Трудовая книжка, принятая от нового работника, регистрируется в книге учёта движения трудовых книжек с указанием серии и номера и передаётся на хранение лицу, которое работодатель назначил приказом. Отдельного срока для регистрации приказ Минтруда № 320н не устанавливает, поэтому её делают в момент передачи. Жёстких сроков два: сведения о приёме по форме ЕФС-1 уходят в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, а запись о приёме вносится в книжку не позднее 5 рабочих дней. Порядок действий зависит от формата: бумажную книжку кадровик регистрирует, хранит и заполняет; если работник выбрал электронную трудовую книжку или устраивается впервые, бумажная книжка у работодателя не хранится, а сведения уходят только через ЕФС-1.
В статье — таблица действий со сроками и нормами, пошаговая регистрация книжки и образец записи о приёме по графам. Отдельно разобраны требования, которых в приказе № 320н нет, хотя их часто считают обязательными: расписка работнику, сейф, учёт принятых книжек как бланков строгой отчётности. Сценарии для совместителей и дистанционных работников, изменения формы ЕФС-1 в 2026 году, штрафы по статье 5.27 КоАП, образцы книг учёта и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что кадровик делает с принятой трудовой книжкой: действия и сроки
Два законных срока из этой цепочки считаются не от дня, когда работник принёс книжку, а от даты приказа о приёме. Поэтому в день передачи книжки кадровик закрывает то, что сроком не ограничено, но без чего дальнейшие сроки не выполнить: проверяет, ведётся ли книжка на этого работника, регистрирует её и передаёт уполномоченному лицу.
| Действие | Срок | Основание | Что проверить |
|---|---|---|---|
| Убедиться, что книжка ведётся на работника | При приёме документов | Статья 66 ТК РФ, пункт 2 Порядка № 320н | Работа основная, работник проработает свыше пяти дней, не выбрал электронный формат |
| Зарегистрировать в книге учёта движения трудовых книжек | Не установлен, делается при передаче | Пункт 40 Порядка № 320н | Серия и номер книжки, книга прошнурована и заверена |
| Передать на хранение уполномоченному лицу | Не установлен | Пункт 42 Порядка № 320н | Есть приказ о назначении ответственного за трудовые книжки |
| Подать ЕФС-1, подраздел 1.1, о приёме | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания документа о приёме | Статья 11 Федерального закона № 27-ФЗ | Дата и номер приказа совпадают с данными в отчёте |
| Внести запись о приёме в трудовую книжку | Не позднее 5 рабочих дней со дня приказа | Пункт 9 Порядка № 320н | Текст записи точно соответствует тексту приказа |
Регистрация и передача на хранение сроком не ограничены, но делать их позже передачи незачем: запись в книге учёта фиксирует серию и номер книжки, которую работник отдал работодателю, и пока книжка лежит у кадровика без регистрации, передача ничем не подтверждена. Сроки по ЕФС-1 и записи о приёме считаются от приказа, поэтому приказ, изданный в пятницу, даёт срок на ЕФС-1 до понедельника.
Что вправе требовать кадровик в этот момент, определяет статья 65 ТК РФ: трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности по статье 66.1, кроме случая, когда трудовой договор заключается впервые. Если у человека нет книжки из-за утраты, повреждения или по иной причине, работодатель по его письменному заявлению с указанием причины оформляет новую, если трудовая книжка на такого работника вообще ведётся.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов при приёме расширяют только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и тем более внутренний регламент компании этого не делают. Если служба безопасности просит принести характеристику или справку о доходах с прошлого места, законного основания нет: кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме за это нельзя. Сверьте свой чек-лист приёма с перечнем статьи 65 ТК РФ.»
Факт: после оформления приёма кадровик вносит запись в трудовую книжку или её электронный аналог, регистрирует книжку в книге учёта движения, отправляет данные о военнообязанных в военкомат и отчёт о приёме в Социальный фонд.
В Добыто приказ о приёме подписывается электронной подписью, и дата подписания фиксируется технически. От этой даты кадровик и отсчитывает оба срока: следующий рабочий день для ЕФС-1 и 5 рабочих дней для записи в книжке.
Когда трудовую книжку не принимают на хранение: впервые, совместители, электронный формат
Бумажную книжку работодатель ведёт только на работника, который проработал у него свыше пяти дней и для которого эта работа основная: так сказано в статье 66 ТК РФ и в пункте 2 Порядка № 320н. Работодатели — физические лица без статуса ИП трудовые книжки не ведут вовсе. Остальные случаи зависят от того, с чем пришёл работник.
| Ситуация | Что предъявляет работник | Что делает кадровик |
|---|---|---|
| Первое трудоустройство после 31.12.2020 | Ничего: договор заключается впервые | Бумажную книжку не оформляет, сведения о работе ведутся только в электронном виде через ЕФС-1 |
| Работник выбрал электронную трудовую книжку | Сведения о трудовой деятельности; бумажная книжка остаётся у него с записью о выборе | Книжку на хранение не берёт, в книгу учёта не вносит, подаёт ЕФС-1 |
| Работник сохранил бумажную книжку | Трудовую книжку | Регистрирует, передаёт на хранение, вносит запись о приёме, подаёт ЕФС-1 |
| Внешний совместитель | Трудовую книжку не предъявляет | Книжку не ведёт; запись о совместительстве по желанию работника вносит работодатель по основному месту работы (пункт 11 Порядка № 320н) |
| Дистанционный работник, выбравший бумажный формат | Трудовую книжку, в том числе заказным письмом с уведомлением | Вносит сведения по желанию работника при условии, что книжка предоставлена (пункт 2 Порядка № 320н) |
| Книжки нет из-за утраты или повреждения | Письменное заявление с указанием причины | Оформляет новую книжку, бланк списывает по книге учёта бланков (статья 65 ТК РФ, пункт 40 Порядка № 320н) |
Самая частая ошибка в этой таблице — вторая строка. Работник с электронной трудовой книжкой приносит бумажную по привычке, кадровик регистрирует её и кладёт в шкаф, хотя работодатель при выборе электронного формата выдаёт имеющуюся книжку работнику. Бумажная книжка при этом силы не теряет и используется наравне с электронной. Как работник смотрит свои сведения в личном кабинете на Госуслугах и чем отличается его выбор, описано на странице Социального фонда об электронной трудовой книжке: этот адрес удобно дать работнику, который сомневается, что его стаж учтён.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности не предъявляет сотрудник, который устраивается впервые либо будет работать по совместительству. Требовать её в этих случаях оснований нет.
Отсутствие книжки у совместителя не значит, что документов с основного места не нужно. Внешних совместителей, которых принимают на вредные производства или опасные виды работ, оформляют со справкой с основного места работы.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «При приёме совместителя на вредное производство вы обязаны выяснить, какие условия у него на основном месте: работать во вредных условиях одновременно и там, и там нельзя. Если не спросили, а человек два года отработал в двойной вредности, ответственность ваша, а не его. Справку с основного места работы запрашивайте до подписания договора.»
Регистрация трудовой книжки в книге учёта движения: порядок и требования
Форму книги учёта работодатель разрабатывает сам, это прямо сказано в пункте 40 Порядка № 320н. Обязательное содержание у неё одно: в книге движения указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, и книжки и вкладыши, выданные работникам вновь, с серией и номером каждой. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя организации или ИП и печатью организации, если печать есть.
Книг учёта две, и путать их нельзя. В книге движения фиксируют заполненные книжки, которые пришли от работников и уйдут к ним при увольнении. В книге учёта бланков трудовой книжки и вкладыша, её в практике называют приходно-расходной, фиксируют все операции с чистыми бланками: получение, расходование, серию и номер каждого бланка. Вести учёт бланков нужно отдельно от учёта движения, даже если за оба журнала отвечает один человек. Когда работник принёс свою книжку, вторая книга не затрагивается; она понадобится, если вы оформляете новую книжку или вшиваете вкладыш.
Как зарегистрировать принятую трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, что книжка ведётся на этого работника: работа для него основная, он проработает свыше пяти дней и не выбирал электронный формат. Если выбрал, книжку не регистрируйте и верните.
- Шаг 2. Сверьте титульный лист с паспортом: фамилию, имя, отчество и дату рождения. Если данные изменились, изменение вносится на титульный лист на основании паспорта, свидетельства о браке или о перемене имени: прежние данные зачёркиваются одной чертой, ссылка на документ ставится на внутренней стороне обложки и заверяется подписью и печатью (пункт 7 Порядка № 320н).
- Шаг 3. Убедитесь, что книга учёта движения пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя. Незаверенную книгу сначала оформите.
- Шаг 4. Внесите в книгу учёта движения дату приёма книжки, фамилию, имя и отчество работника, серию и номер трудовой книжки и, если есть, вкладыша.
- Шаг 5. Передайте книжку уполномоченному лицу, назначенному приказом работодателя. Если такого приказа нет, издайте его до того, как примете первую книжку.
- Шаг 6. Поставьте контроль двух сроков от даты приказа о приёме: ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня, запись о приёме в книжке не позднее 5 рабочих дней.
Чего Порядок № 320н не требует: расписка, сейф, строгая отчётность
Обязанность выдавать работнику расписку в день передачи книжки ни ТК РФ, ни Порядок № 320н не устанавливают. Расписку выдают по внутреннему порядку компании: она фиксирует дату, с которой книжка находится у работодателя, и пригодится обеим сторонам, если книжку придётся искать.
Сейф в приказе тоже не назван. Пункт 42 обязывает работодателя организовать работу по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек и назначить уполномоченное лицо приказом или распоряжением. Как именно хранить книжки, компания решает в своём локальном порядке, и проверяющий оценивает, организован ли учёт и есть ли ответственный.
Режим документов строгой отчётности пункт 41 распространяет на бланки трудовой книжки и вкладыша: чистые бланки хранятся у работодателя и выдаются ответственному по его заявке, ежемесячно ответственный сдаёт в бухгалтерию отчёт о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные книжки, с приходным ордером кассы, а испорченные бланки уничтожают по акту. Заполненная книжка, которую принёс работник, бланком не является и учитывается в книге движения.
Образцы книг учёта и приказа об ответственном за трудовые книжки
Комплект закрывает регистрацию и хранение принятой книжки, начинать стоит с книги учёта движения трудовых книжек.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
ЕФС-1 о приёме в СФР: срок следующего рабочего дня и форма 2026 года
Сведения о приёме подаются в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания документа, подтверждающего оформление трудовых отношений: так установлено статьёй 11 Федерального закона № 27-ФЗ. Отчёт подают на работника независимо от того, хранится ли у вас его бумажная книжка: сведения о трудовой деятельности формируются и для тех, кто сохранил бумажный формат, и для тех, у кого книжка только электронная.
С 30 декабря 2025 года применяется новая форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, она заменила форму по приказу № 2281. В 2026 году вышел ещё приказ СФР от 15.04.2026 № 389: с 30 мая обновлён справочник кодов должностей и профессий для подраздела 1.3, а с 1 июля действует новый электронный формат. Эти изменения касаются сведений о зарплате и условиях работы в государственных и муниципальных учреждениях. Порядок подачи события о приёме в подразделе 1.1 для коммерческой компании они не меняют. Действующую форму, формат и разъяснения по срокам удобно сверять в базе знаний страхователя по форме ЕФС-1 на сайте СФР.
Внимание: в обучающих роликах и старых чек-листах приёма до сих пор фигурирует форма СЗВ-ТД. С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1.
Отчёт о приёме опирается на документы, а не на факт передачи книжки. Если приказа нет или он подписан позже, чем сведения ушли в СФР, электронная запись теряет опору.
Важный нюанс из практики: в решении от 27.06.2025 по делу № 2-2648/2025 Дмитровский городской суд признал недействительной запись о приёме в электронной трудовой книжке. Работодатель не доказал ни заявление о приёме, ни сам факт работы. Для кадровика вывод практический: к каждой строке ЕФС-1 о приёме должны быть приложимы заявление, трудовой договор и приказ с датами, которые не противоречат дате отчёта.
Запись о приёме в трудовой книжке: образец по графам и срок 5 рабочих дней
Запись о приёме вносится на основании приказа или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней и должна точно соответствовать тексту приказа (пункт 9 Порядка № 320н). Если в приказе должность названа «ведущий специалист отдела закупок», в книжке не может стоять «специалист по закупкам». Раздел «Сведения о работе» заполняется так, как показано в таблице.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Графа | Что вносится | Требование Порядка № 320н |
|---|---|---|
| Графа 3, заголовок | Полное наименование организации и сокращённое, если оно есть | Пункт 10, абзац 1 |
| Графа 1 | Порядковый номер записи | Пункт 10, абзац 2 |
| Графа 2 | Дата приёма на работу: число и месяц двузначными, год четырёхзначным, арабскими цифрами | Пункты 3 и 10 |
| Графа 3 | Запись о принятии в структурное подразделение, если это условие включено в трудовой договор; должность, специальность, профессия с квалификацией. При переводе от другого работодателя добавляется, что работник принят в порядке перевода | Пункты 10 и 21 |
| Графа 4 | Дата и номер приказа или иного решения о приёме | Пункт 10, абзац 3 |
Подразделение указывают только тогда, когда оно записано в трудовом договоре, поэтому перед записью кадровик открывает договор, а не штатное расписание. Сокращения запрещены: «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведён» писать нельзя. Записи делают световодостойкими чернилами, пастой или гелем чёрного, синего или фиолетового цвета; допускаются технические средства и оттиск штампа (пункт 3). В Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически, и формулировку для графы 3 кадровик переносит из подписанного приказа, а не набирает заново.
Как исправить неверную запись о приёме
Зачёркивать неточные или неправильные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» запрещено (пункт 12 Порядка № 320н). Исправление оформляется следующей строкой: очередной порядковый номер, дата внесения, в графе 3 текст «Запись за номером таким-то недействительна» и верная формулировка о приёме, в графе 4 реквизиты приказа. Если ошибка найдена в пределах 5 рабочих дней, срок на внесение записи продолжает течь от даты приказа, а не от даты обнаружения ошибки.
Штрафы за нарушения с трудовыми книжками и цена ошибки
Отдельной статьи КоАП о трудовых книжках нет: нарушение сроков записи, порядка учёта или хранения проверяющий квалифицирует как нарушение трудового законодательства. По части 1 статьи 5.27 КоАП РФ это предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для организации.
Деньги за испорченный бланк тоже на работодателе. Если трудовая книжка или вкладыш заполнены неправильно или испорчены не по вине работника, стоимость бланка оплачивает работодатель (пункт 45 Порядка № 320н), а сам испорченный бланк уничтожают по акту. Для книжки, которую принёс работник, неправильная запись означает исправление по пункту 12 и лишнюю строку в документе, который человек сохранит на всю трудовую жизнь.
Большая часть ошибок приходит из устаревших шаблонов: форма отчёта, срок или номер пункта взяты из материала, написанного до изменений.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Когда в обучающем материале устарела одна деталь, например вместо ЕФС-1 названа СЗВ-ТД, проверять нужно все. Мы не берём из таких источников сроки, названия форм и реквизиты, только логику и перечни, потому что они меняются реже. Сроки и формы сверяйте с действующей редакцией приказа № 320н и разъяснениями СФР.»
Что из оформления приёма переводится в КЭДО, а что остаётся на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из кадрового электронного документооборота трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, а также приказ об увольнении, акт о несчастном случае и документы об инструктажах по охране труда. Приём на работу при этом почти целиком электронный: трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, уведомления и согласия подписываются электронной подписью. Бумажной остаётся только сама книжка и её учёт.
В Добыто трудовая книжка в электронный маршрут не включается: в сервисе подписываются трудовой договор, приказ о приёме, заявления и согласия, а бумажную книжку кадровик регистрирует и хранит по Порядку № 320н. Сведения о трудовой деятельности уходят в СФР через ЕФС-1, это отдельный канал отчётности.
Важный нюанс из практики: в практике Добыто бумажный документооборот чаще всего подводит на датах. Соглашение, например об обучении, подписывают, когда у кадровика доходят руки, и потом выясняется, что дата подписания позже даты начала программы; взыскать затраты по такому соглашению затруднительно. При электронном подписании дата фиксируется технически, и спора о хронологии не возникает. Та же логика работает для приказа о приёме: от его даты считаются и ЕФС-1, и 5 рабочих дней на запись в книжке.
Стоимость КЭДО Добыто для оформления приёма: тарифы 2026 года
Итоговая цена зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу |
Для компании до 25 человек, которой хватает ПЭП и УНЭП для приказов о приёме и трудовых договоров, достаточно тарифа «Старт»; УКЭП и связка с 1С:ЗУП появляются с тарифа «Бизнес». Условия каждого тарифа и порядок перехода между ними при росте численности описаны на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Принятая бумажная трудовая книжка в день передачи проходит три действия без законного срока: проверку, что книжка на этого работника вообще ведётся, регистрацию серии и номера в книге учёта движения и передачу ответственному по приказу. Два жёстких срока отсчитываются от приказа о приёме: следующий рабочий день для подраздела 1.1 ЕФС-1 и 5 рабочих дней для записи, которая дословно повторяет приказ. Работник, который устраивается впервые, совместитель или человек, выбравший электронный формат, бумажную книжку на хранение не сдаёт, но сведения о его приёме всё равно уходят в СФР.
Добыто закрывает электронную часть приёма: трудовой договор, приказ и согласия подписываются с технической фиксацией даты, от которой кадровик считает оба срока, а бумажная книжка остаётся в том порядке, который требует Порядок № 320н.
Частые вопросы о приёме и хранении трудовых книжек
Действительна ли трудовая книжка старого образца, которую принёс новый работник?
Да. Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 сохраняет действительность трудовых книжек прежнего образца, которые уже есть у работников, и не требует менять их на новые бланки. Книжку регистрируют в книге учёта движения с её серией и номером и продолжают заполнять по Порядку № 320н.
Что делать, если работник потерял трудовую книжку уже после того, как сдал её на хранение?
Работник обязан немедленно заявить об утрате работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись. Работодатель выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (пункт 27 Порядка № 320н). В правом верхнем углу первой страницы дубликата пишут «Дубликат», а на титульном листе прежней книжки, если она найдётся, — «Взамен выдан дубликат» с его серией и номером. Тот же порядок действует, если книжка обгорела, порвана или испачкана.
В какой срок вернуть книжку работнику, который решил перейти на электронный формат?
При подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ работодатель выдаёт трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (пункт 35 Порядка № 320н). Если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, книжку выдают не позднее дня увольнения.
Вносится ли в трудовую книжку выговор или замечание?
Нет. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (пункт 5 Порядка № 320н). Сведения о награждении за успехи в работе, наоборот, вносятся: для них в книжке есть отдельный раздел.
Можно ли вести трудовую книжку на языке республики?
Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации. На территории республики, установившей свой государственный язык, записи могут вестись и на этом языке, но только наряду с русским (пункт 6 Порядка № 320н). Запись только на языке республики требованиям не соответствует.
Сколько хранить трудовую книжку, которую уволенный работник не забрал?
Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении, а в случае смерти работника — его ближайшими родственниками, хранятся у работодателя до востребования в соответствии с главой IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (пункт 43 Порядка № 320н). Уничтожать такую книжку по истечении какого-либо срока работодатель не вправе.
