Какого года трудовая книжка у сотрудника и почему это важно кадровику

Какого года трудовая книжка у сотрудника, показывают серия бланка и дата заполнения титульного листа: кадровик сверяет их по таблице серий. В обороте четыре образца: 1938 года (без серии и номера), 1973 года (серии АТ, выпуск 1974-2003), 2003 года (серии ТК, выпуск с 2004 года) и форма по приказу Минтруда № 320н, введённая в действие с 01.01.2023. Все они действительны и обмену не подлежат, а бланки старого образца работодатель вправе заполнять без ограничения срока. Если дата заполнения раньше начала выпуска серии, книжку проверяют. Для того, кто впервые устроился на работу после 31.12.2020, бумажная книжка не оформляется: его сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде в Социальном фонде России.

Ниже — таблица серий книжек и вкладышей по годам, признаки каждого образца и сочетания серии и даты, при которых стоит запросить подтверждение. Покажем, как год бланка влияет на подсчёт стажа, выбор бланка для дубликата и вкладыша, записи в книгах учёта и сведения в ЕФС-1. Пошаговая проверка книжки при приёме, сроки по приказу 320н, цена ошибки по статье 5.27 КоАП РФ и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Образцы трудовых книжек с 1938 года: как отличить бланк по форме

Форму бланка задаёт нормативный акт, который действовал в год выпуска книжки. С 1939 года их сменилось четыре, плюс отдельная форма для колхозов. Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 на территории России не действует с 21.02.2020, но выданные по нему книжки остаются действительными: книжки ранее установленного образца обмену на новые не подлежат.

Бланки 2003 года и формы 320н внешне похожи: на обложке и титульном листе у обоих герб России и надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА». Быстрее всего их различает число разворотов в разделах: 10 и 10 у образца 2003 года против 14 и 7 у формы 320н. Вкладыш тоже отличается: 9 и 8 разворотов у образца 2003 года, 12 и 5 у формы 320н.

Серии трудовых книжек и вкладышей по годам выпуска

Серия и номер печатаются на одной из четырёх страниц каждого развёрнутого листа — это требование одинаково записано и в форме 2003 года, и в форме 320н. Распоряжения о присвоении серий бланкам в открытом доступе не публикуются, поэтому на практике пользуются сводной таблицей. Границы периодов в разных справочниках расходятся на несколько месяцев, и расхождение на стыке двух серий само по себе о подделке не говорит.

Серия вкладыша живёт по своему графику и с серией книжки не совпадает: к книжке ТК-II законно вшит вкладыш ВТ-I, если страницы раздела закончились в 2015 году. Сверяйте каждый документ со своей колонкой, а дату выдачи вкладыша берите из штампа «Выдан вкладыш» на титульном листе книжки.

Журналы учёта бланков, приказы и заявления для работы с трудовыми книжками

Начните с книги учёта движения трудовых книжек: в неё при приёме вносятся серия и номер каждой книжки, и расхождения с таблицей серий видны сразу.

Зачем кадровику год бланка: подлинность, стаж, выбор бланка и учёт

Год выпуска бланка кадровик использует в четырёх рабочих задачах: проверка книжки при приёме, подтверждение стажа до 2020 года, выбор бланка для новой книжки, дубликата или вкладыша и регистрация серий в книгах учёта. Ошибка в любой из них всплывает не сразу, а при расчёте пособия, при проверке ГИТ или при назначении пенсии.

Сверка серии с датой заполнения при приёме

Бланк не может быть заполнен раньше, чем его напечатали. Если на титульном листе книжки серии ТК-V стоит дата заполнения 2012 года, такого бланка в 2012 году ещё не существовало. Обратная ситуация — книжка образца 1973 года, заведённая, судя по титульному листу, в 2016 году, — тоже требует уточнения обстоятельств. При очевидном несоответствии кадровик направляет запрос в территориальный орган Социального фонда России, а сам вывод о подделке не делает.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

У бланков с 2004 года есть проверяемые защитные элементы. Бумага с химзащитой от вытравливания, двухтоновый водяной знак «ТК» виден на просвет, фон напечатан ирисовой печатью с плавными переходами цвета. В ультрафиолете светится надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА» и видны вживлённые микроволоски. Книжка прошита специальным швом, который исключает замену листов. У образцов 1973 и 1938 годов такой защиты нет, поэтому для них остаётся только сверка серии, даты и записей.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не отменяет бумагу. Если подлинник — единственное, что подтверждает обстоятельство, суд вправе его истребовать, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в одном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Ниже — сочетания серии и даты, которые встречаются при приёме, и действие кадровика по каждому.

Из семи сценариев только два требуют запроса в СФР. Остальные решаются сверкой по таблице серий и чтением титульного листа, поэтому автоматический отказ кандидату по признаку «старый бланк» не обоснован: все образцы действительны.

Важный нюанс из практики: перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый. Для большинства кандидатов в нём трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, и этого достаточно, чтобы сверить серию и записи. Справка о доходах с прошлого места или характеристика, которые иногда просит служба безопасности, законного основания не имеют.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме расширяют только три источника: закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и тем более внутренний регламент компании к ним не относятся. Кандидат вправе не приносить то, что сверх перечня, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя, поэтому все сомнения по книжке закрывайте через сверку и запрос в СФР.»

Стаж до 2020 года подтверждает бумажная книжка

Электронная трудовая книжка содержит сведения начиная с 2020 года, и более ранние периоды в ней не отражены. Для расчёта стажа по больничному, доплат за выслугу и в других случаях работник предъявляет бумажную книжку за периоды до 01.01.2020 и форму СТД-Р или СТД-СФР за периоды с 01.01.2020. Правила подсчёта страхового стажа (постановление Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015, пункт 11) называют трудовую книжку установленного образца документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору.

Поэтому работнику, выбравшему электронный формат, книжку выдают на руки, а не уничтожают. Если работник при поступлении не представил документы о стаже, общий стаж для пособия определяется из фактически осуществлённой трудовой деятельности. Проверьте, есть ли в личном деле копия книжки или СТД за оба периода, прежде чем рассчитывать первый больничный.

Какой бланк заполнять для новой книжки, вкладыша и дубликата

С 01.01.2023 в действие введены книжки новой формы по приказу 320н, но старые бланки у работодателя не пропадают. Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 в пункте 3 устанавливает, что имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца действительны и используются без ограничения срока. Приказ 320н действует до 01.09.2027, и сроки ведения книжек после этой даты стоит сверять с новой редакцией.

Вкладыш вшивается, когда заполнены все страницы одного из разделов, и ведётся в том же порядке, что и книжка. При выдаче каждого вкладыша на титульном листе книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером вкладыша. Если на титульном листе места нет, запись о следующем вкладыше делают на титульном листе первого вкладыша.

Бланки покупает работодатель, а не работник: он обязан постоянно иметь их в наличии (пункт 44 приказа 320н). Порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей утверждён приказом Минфина России от 11.04.2022 № 55н и применяется с 01.01.2023. Изготовитель бланков — Гознак, купить их можно у него или у официальных распространителей. Верховный Суд РФ в определении от 06.09.2007 № КАС07-416 указал, что иной способ приобретения бланков может квалифицироваться как нарушение по статье 5.27 КоАП РФ.

Серия и номер в книгах учёта

Приказ 320н требует вести учёт двух видов (пункты 39-41). В книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей регистрируются книжки, принятые от работников при поступлении, и книжки и вкладыши, выданные вновь, с указанием серии и номера. В книге учёта бланков фиксируются все операции по получению и расходованию бланков, также с серией и номером каждого. Формы книг работодатель разрабатывает сам; книги нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя и печатью организации при её наличии.

Бланки хранятся как документы строгой отчётности и выдаются ответственному по его заявке. По окончании каждого месяца ответственный отчитывается в бухгалтерию о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши. Испорченные при заполнении бланки уничтожают по акту. Ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу книжек назначают приказом работодателя (пункт 42).

Бумажная трудовая книжка и электронные сведения в СФР в 2026 году

С 01.01.2020 работодатели передают сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России, и по ним формируется электронная трудовая книжка. Работникам, которые трудились до 2021 года, выбор формата давался добровольно; тем, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020, сведения ведутся только в электронном виде, без бумажной книжки. Условия выбора, перечень сведений и формы СТД СФР публикует на официальной странице об электронной трудовой книжке, там же собраны нормативные акты по переходу.

От выбора работника зависит, что кадровик получает при приёме и что ведёт дальше:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• работник подал заявление о переходе на электронный формат: бумажную книжку ему выдали на руки с записью о поданном заявлении, работодатель больше её не ведёт; вернуться к бумажной книжке законодательство не позволяет;
• работник подал заявление о сохранении бумажной книжки: работодатель ведёт её наряду с электронными сведениями, и это право сохраняется у последующих работодателей; позднее работник вправе перейти на электронный формат;
• работник заявление в 2020 году не подавал: книжка ведётся на бумаге; те, кто на 31.12.2020 был в отпуске, на больничном, отстранён от работы или не состоял в трудовых отношениях, подают заявление в любое время, в том числе при трудоустройстве.

При заключении трудового договора работник предъявляет сведения о трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен неё. Год бланка при этом проверяется только у тех, кто принёс бумажную книжку.

С отчётных периодов 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1. О приёме и увольнении СФР узнаёт не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. О переводе на другую постоянную работу и о заявлении работника о выборе формата — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа или заявления. Форма ЕФС-1 и порядок её заполнения на дату публикации утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в материале по кадровым процедурам устарела одна деталь, проверять приходится все остальные. Из видео и статей прошлых лет мы берём логику процедуры и перечни, которые меняются редко, а сроки, названия форм и реквизиты сверяем с действующей редакцией нормы. Перед тем как отправлять сведения о приёме, откройте текущий порядок заполнения ЕФС-1.»

Трудовая книжка остаётся бумажным документом и в КЭДО не переводится, в отличие от трудового договора, дополнительных соглашений, приказов о приёме и заявлений работника. В практике Добыто при настройке КЭДО книжку оставляют за пределами электронного маршрута: заявления, трудовой договор и приказы подписываются электронно, а записи в бумажную книжку кадровик вносит на основании этих приказов в сроки приказа 320н. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, чтобы проверить маршрут заявлений на реальных сотрудниках.

Как проверить трудовую книжку при приёме: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Уточните формат ведения сведений. Если работник перешёл на электронную книжку, возьмите СТД-Р от прошлого работодателя или СТД-СФР, а бумажную книжку — как источник сведений до 2020 года.
2. Шаг 2. Определите образец по обложке и числу разворотов: 10 и 10 у образца 2003 года, 14 и 7 у формы 320н, серии АТ у образца 1973 года, отсутствие серии у образца 1938 года.
3. Шаг 3. Найдите серию и номер на развороте и сверьте период выпуска серии с датой заполнения титульного листа.
4. Шаг 4. Проверьте вкладыши: штамп «Выдан вкладыш» на титульном листе, совпадение серии и номера, серия вкладыша по его собственной таблице.
5. Шаг 5. Прочитайте титульный лист: подпись владельца, подпись ответственного, печать при её наличии; изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения внесены одной чертой со ссылкой на документ на внутренней стороне обложки.
6. Шаг 6. Для бланков с 2004 года проверьте водяной знак «ТК» на просвет, а в ультрафиолете — надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА» и микроволоски.
7. Шаг 7. Зарегистрируйте книжку в книге учёта движения с серией и номером. Если серия не соответствует дате заполнения, направьте запрос в территориальный орган СФР до расчёта стажа.

Исправления, дубликат и выдача трудовой книжки: сроки по приказу 320н

Запись в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивать нельзя (пункт 12 приказа 320н): неверную запись признают недействительной и вносят правильную. Исправляет её работодатель, который внёс ошибку. Если он реорганизован, исправление делает правопреемник, если ликвидирован — работодатель по новому месту работы или по месту последней записи на основании соответствующего документа (пункт 30).

Когда вместо исправления оформляется дубликат

Дубликат выдаётся в трёх ситуациях: книжка утрачена, пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана) или в ней есть признанная недействительной запись об увольнении или переводе. При утрате работник сообщает об этом работодателю по месту последней записи, и тот выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления (пункт 27). Общий стаж до поступления к этому работодателю записывается суммарно, в годах, месяцах и днях, без разбивки по работодателям, а затем по отдельным периодам, если они подтверждены документами (пункт 29).

На первой странице дубликата в правом верхнем углу пишут «Дубликат». На титульном листе прежней книжки делают запись «Взамен выдан дубликат» с серией и номером нового бланка (пункт 31). Серия дубликата соответствует году выпуска бланка, на котором его оформили, а не году первой записи: книжка ТК-VII с записями о работе с 1990-х годов и надписью «Дубликат» — нормальная ситуация.

Выдача книжки работнику и при увольнении

По письменному заявлению работника книжку выдают не позднее трёх рабочих дней для целей обязательного социального страхования (пункт 34). При заявлении о переходе на электронные сведения по статье 66.1 ТК РФ срок тот же, а если заявление подано меньше чем за три рабочих дня до увольнения — не позднее дня увольнения (пункт 35). В день увольнения записи за период работы заверяются подписью работодателя или ответственного и печатью при её наличии, и книжку выдают работнику. Если работник отсутствует или отказывается получать книжку, работодатель направляет уведомление явиться за ней или согласиться на отправку почтой; со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку (пункт 37).

Заявление о выдаче книжки или сведений работник вправе подать на бумаге или в электронном виде. В практике Добыто выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней разводим во времени: совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд оценивает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже при оформленном положении о КЭДО.

Цена ошибки с трудовой книжкой и случаи, когда год бланка проверять не нужно

Нарушение порядка ведения, учёта и выдачи трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей для организации. Этим список последствий не исчерпывается:

• задержка выдачи книжки или сведений о трудовой деятельности при увольнении по вине работодателя обязывает возместить работнику неполученный заработок за всё время задержки (статья 234 ТК РФ);
• неправильная формулировка причины увольнения, помешавшая работнику устроиться на другую работу, — основание для взыскания среднего заработка за всё время вынужденного прогула по решению суда;
• бланк, испорченный при заполнении не по вине работника, оплачивает работодатель (пункт 45 приказа 320н), а сам бланк уничтожают по акту;
• бланки, купленные не у Гознака и не у его официальных распространителей, могут квалифицироваться как нарушение по статье 5.27 КоАП РФ.

Отдельная цена — стаж. Книжка с сомнительной серией, принятая без сверки, становится основанием для расчёта стажа по больничному и доплат за выслугу, а после 2020 года эти периоды сверяются с данными СФР. Сверка серии с датой при приёме занимает несколько минут и снимает этот риск до первого расчёта.

Когда проверка года бланка не нужна

Сверять серию бессмысленно там, где бумажной книжки нет или её ведёт другой работодатель:

• работник впервые поступил на работу после 31.12.2020 — его сведения ведутся только в электронном виде, при приёме он предъявляет СТД-Р или СТД-СФР;
• работник принимается по совместительству — книжку ведёт работодатель по основному месту работы;
• работник проработал у работодателя не больше пяти дней или работа для него не основная — трудовая книжка на него не ведётся (пункт 2 приказа 320н);
• работодатель — физическое лицо без статуса индивидуального предпринимателя: трудовые книжки он не ведёт.

Если работник перешёл на электронный формат, но принёс бумажную книжку как подтверждение стажа до 2020 года, серию всё равно сверяют: записи в ней остаются единственным источником сведений о ранних периодах.

Стоимость КЭДО Добыто для документов приёма и увольнения: тарифы 2026 года

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграций. Трудовая книжка в КЭДО не переводится, тарифы касаются электронных документов вокруг неё: заявлений, трудовых договоров, приказов и уведомлений.

Итог складывается из числа сотрудников и тарифа: для компании до 25 человек подходит «Старт», для электронного архива, УКЭП и синхронизации с 1С:ЗУП нужен «Бизнес». Условия каждого тарифа и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Год трудовой книжки читается по серии бланка и проверяется датой заполнения титульного листа: бланк не может быть заполнен раньше, чем выпущен. Все образцы, от 1938 года до формы 320н, действительны, старые бланки у работодателя заполняются без ограничения срока, поэтому сам по себе старый образец поводом для отказа не служит. Несоответствие серии и даты решается запросом в СФР, а стаж до 2020 года по-прежнему подтверждает только бумажная книжка, которую работник хранит и после перехода на электронный формат.

Документы вокруг книжки — заявления о выборе формата и о выдаче сведений, трудовой договор, приказы о приёме и переводе — в Добыто подписываются электронно, а сведения о приёме уходят в ЕФС-1 в сроки СФР. Бумажная книжка при этом остаётся в ведении кадровика по правилам приказа 320н.

Частые вопросы о трудовых книжках

Как внести в трудовую книжку смену фамилии работника?

Изменения вносятся на титульный лист на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, о перемене имени или другого документа. Прежнюю фамилию зачёркивают одной чертой и записывают новую. Ссылку на документ с его номером, датой и органом, который его выдал, делают на внутренней стороне обложки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью при её наличии (пункт 7 приказа 320н).

Можно ли внести в трудовую книжку работу по совместительству?

Да, по желанию работника: запись делает работодатель по месту основной работы на основании документа, подтверждающего совместительство. Записи о приёме, переводе и увольнении вносятся в хронологическом порядке или блоком после увольнения с каждой работы. Если основной работы сейчас нет, работник вправе обратиться за записью к работодателю, у которого работал по совместительству (пункт 11 приказа 320н).

Ведётся ли бумажная трудовая книжка у дистанционного работника?

Только по желанию работника и при условии, что он предоставит книжку работодателю. Направить её можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением (пункт 2 приказа 320н). Если книжка не передана, сведения о трудовой деятельности дистанционного работника передаются в СФР в составе ЕФС-1 в общем порядке.

Кто платит за бланк трудовой книжки и может ли работник купить его сам?

Бланки приобретает работодатель у Гознака или официальных распространителей и хранит их как документы строгой отчётности. Порядок учитывает суммы, полученные за оформленные книжки и вкладыши (пункт 41), но работодатель вправе выдавать их бесплатно, закрепив это в ЛНА, например в правилах внутреннего трудового распорядка. Вычесть стоимость бланка из зарплаты можно только по заявлению работника. Бланк, испорченный не по вине работника, оплачивает работодатель.

Сколько хранятся трудовые книжки, которые работник не забрал при увольнении?

Не полученные при увольнении книжки и дубликаты, а также книжки умерших работников, не востребованные родственниками, хранятся у работодателя до востребования по правилам главы IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (пункт 43 приказа 320н). Выдать такую книжку родственнику умершего работника можно под расписку при предъявлении свидетельства о смерти или отправить почтой по письменному заявлению.

Как отразить в трудовой книжке переименование организации?

Отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» пишут: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование)». В графе 4 указывают основание — приказ или иное решение работодателя с датой и номером (пункт 13 приказа 320н). В сведениях для СФР переименование отражается отдельным кадровым мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».