Трудовая книжка и награждения какие поощрения вносят в этот раздел

Трудовая книжка и награждения связаны через отдельный раздел «Сведения о награждении». По пункту 25 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, в него вносят государственные награды и почётные звания, награды органов власти и профсоюза, почётные грамоты, нагрудные знаки, значки и дипломы работодателя, а также другие поощрения по законодательству, коллективному договору, правилам внутреннего трудового распорядка, уставам и положениям о дисциплине. Запись делают на основании приказа или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, и она должна точно повторять текст приказа. Взыскания в книжку не вносят, кроме увольнения. Порядок действий зависит от формы ведения: у работника с бумажной книжкой награду записывают в раздел, у работника с электронной книжкой сведения о награде в Социальный фонд России не уходят и остаются в приказе и личной карточке.

Материал закрывает задачу кадровика: определить, подлежит ли поощрение записи, заполнить графы 1-4 и не нарушить срок. Разбираем спорный вопрос с разовыми премиями, исправление неверной записи и подписание приказа о поощрении в КЭДО. Работник найдёт способ проверить свою книжку. Образец записи, пошаговая инструкция, чек-лист, штрафы по статье 5.27 КоАП, стоимость электронного кадрового документооборота и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие поощрения вносят в раздел «Сведения о награждении»

Статья 66 ТК РФ и пункт 4 Порядка 320н относят к содержанию трудовой книжки сведения о награждении за успехи в работе. Пункт 25 раскрывает их через четыре подпункта: «а» — государственные награды, «б» — награды органов власти и профсоюзов, «в» — награды работодателя, «г» — остальные поощрения, предусмотренные законодательством и локальными актами. Последний подпункт отсылает к статье 191 ТК РФ: работодатель объявляет благодарность, выдаёт премию, награждает ценным подарком, почётной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии, а другие виды поощрения закрепляет в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка.

Соотнесём виды поощрений с подпунктами пункта 25 и документом, который указывают в графе 4.

Для наград работодателя решает одно условие: вид поощрения должен быть назван в статье 191 ТК РФ или в локальном акте, и по нему издан приказ. Благодарственное письмо руководителя без приказа основанием для записи не служит, потому что пункт 9 Порядка требует приказа, распоряжения или иного решения работодателя.

Премии: где проходит граница

До 1 сентября 2021 года действовали Правила ведения трудовых книжек, утверждённые постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Их пункт 24 прямо говорил, что премии, предусмотренные системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся. В Порядке 320н этой фразы нет, и в практике сложились две позиции.

• Регулярная премия — ежемесячная, квартальная, годовая по положению об оплате труда — это часть заработной платы, а не награда за трудовые заслуги. Такую премию в раздел не вносят.
• Разовая премия, которую работодатель выдаёт как поощрение по статье 191 ТК РФ отдельным приказом, подпадает под подпункт «г» пункта 25, и запись о ней допустима.

Мы рекомендуем закрепить критерий в положении о поощрении: какие премии относятся к системе оплаты труда, а какие являются поощрением за особые заслуги. Тогда кадровик решает вопрос о записи по тексту локального акта, а не по собственной трактовке. Проверить себя можно по приказу: если в нём есть формулировка о поощрении и указано конкретное достижение, запись обоснована; если приказ только начисляет премию за период, записи нет.

Когда запись о награде не делается

Раздел «Сведения о награждении» ведёт только тот работодатель, у которого хранится трудовая книжка. Запись не появляется в следующих ситуациях.

• Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый: трудовую книжку на него не ведут, награды фиксируются только в документах заказчика.
• Работодатель — физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем: пункт 2 Порядка освобождает его от ведения трудовых книжек.
• Работа не основная или сотрудник проработал не более 5 дней: книжку ведёт работодатель по основному месту работы при стаже у него свыше 5 дней.
• Работник подал заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде: бумажная книжка выдана ему на руки, записи в неё работодатель больше не вносит.
• Человек впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года: по части 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ трудовая книжка на него не оформляется.
• Награду вручил профсоюз работнику, который не состоит в профсоюзе: подпункт «б» пункта 25 ограничивает запись членами профсоюза.

В этих случаях поощрение остаётся в приказе и в личной карточке работника. Перед тем как готовить запись, проверьте в книге учёта движения трудовых книжек, что книжка этого сотрудника действительно находится у вас.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кто вносит запись о награждении и в какой срок

Пункт 9 Порядка 320н даёт на запись не позднее 5 рабочих дней с даты приказа, распоряжения или иного решения работодателя. Вносит её уполномоченное лицо, которое по пункту 42 назначается приказом работодателя и отвечает за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек. Приказ о назначении ответственного стоит издать до первой записи: без него непонятно, чья подпись заверяет сведения при увольнении по пункту 36 Порядка.

Награды работодателя проблем со сроком не создают: приказ издаётся внутри компании, и кадровая служба видит его дату. Сложнее с внешними наградами по подпунктам «а» и «б». Указ, постановление органа власти или решение профсоюза поступают к работодателю с задержкой, а иногда работник приносит удостоверение к награде сам. Основанием для графы 4 служит документ наградившего органа с датой и номером; удостоверение без реквизитов решения запись не обосновывает. Практичный порядок: зарегистрировать поступивший документ во входящих, снять копию в личное дело и внести запись в пределах 5 рабочих дней.

В интерфейсе Добыто у каждого кадрового документа видны статус, цепочка согласующих и срок. Для приказа о поощрении это даёт точку отсчёта: дата подписания приказа руководителем фиксируется в системе, и от неё кадровик считает 5 рабочих дней до записи в бумажной книжке.

Работнику, который хочет убедиться, что награда отражена, достаточно запросить трудовую книжку для ознакомления или копию приказа о поощрении. По статье 62 ТК РФ копии документов, связанных с работой, работодатель выдаёт по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней. Сверьте номер и дату приказа с графой 4 раздела «Сведения о награждении»: расхождение в реквизитах — основание просить исправления.

Как заполнить раздел «Сведения о награждении»: графы и образец записи

В действующей форме трудовой книжки раздел занимает 7 разворотов и состоит из 4 граф: номер записи, дата, сведения о награждении (поощрении), документ-основание. Пункт 26 Порядка 320н задаёт их содержание.

• Заголовок в графе 3. Перед первой записью у вашей организации указывается её полное наименование и сокращённое, если оно есть.
• Графа 1. Порядковый номер записи. Нумерация нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности: если прежний работодатель внёс 3 записи, ваша первая получит номер 4.
• Графа 2. Дата награждения арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным (пункт 3 Порядка).
• Графа 3. Кем награждён работник, за какие достижения и какой наградой.
• Графа 4. Наименование документа-основания, его дата и номер.

Пункт 3 запрещает сокращения вида «пр.» вместо «приказ» и «расп.» вместо «распоряжение». Писать нужно чернилами, пастой или гелем чёрного, синего или фиолетового цвета; допускается оттиск штампа или печать с помощью технических средств. Текст графы 3 по пункту 9 точно соответствует тексту приказа, поэтому формулировку награды выверяют на этапе подготовки приказа, а не при записи.

Условный пример: у работницы уже 3 записи о наградах от прежнего работодателя, в 2026 году её наградили дважды — сначала сама организация, затем орган местного самоуправления.

Для внешней награды в графе 4 указывают решение наградившего органа, а не приказ работодателя: работодатель только переносит сведения в книжку. Номер 5 продолжает общую нумерацию раздела, заголовок с наименованием организации второй раз не повторяется.

Когда документ о внешней награде поступает в электронном виде, до записи стоит понять, что именно у вас на руках: подписанный электронной подписью документ или скан бумажного решения.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Первым делом я выясняю, в каком режиме создан документ. Скан подписанного от руки решения и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте файл: если в нём видно изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Как внести запись о награждении в трудовую книжку: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте основание: вид поощрения назван в статье 191 ТК РФ, коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или относится к подпунктам «а»-«в» пункта 25 Порядка 320н, и есть приказ или решение с датой и номером.
2. Шаг 2. Убедитесь по книге учёта движения трудовых книжек, что книжка хранится у вас, а работник не подавал заявление о ведении сведений в электронном виде.
3. Шаг 3. Если это первая запись от вашей организации, укажите в графе 3 заголовком полное и сокращённое наименование организации.
4. Шаг 4. В графе 1 поставьте следующий номер после последней записи раздела, включая записи прежних работодателей.
5. Шаг 5. В графе 2 укажите дату награждения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
6. Шаг 6. В графе 3 перенесите формулировку из приказа дословно: кем награждён работник, за что и какой наградой, без сокращений.
7. Шаг 7. В графе 4 укажите наименование документа, его дату и номер.
8. Шаг 8. Уложитесь в 5 рабочих дней с даты приказа и продублируйте сведения в личной карточке работника по форме Т-2, раздел VII «Награды (поощрения), почётные звания».

Если запись внесена с ошибкой

Пункт 12 Порядка 320н запрещает зачёркивать в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» ранее внесённые неточные, неправильные или признанные недействительными записи. На практике под следующим порядковым номером в графе 3 указывают, что запись за таким-то номером недействительна, в графе 4 ссылаются на приказ об исправлении, а затем вносят правильную запись. Корректоры и подчистки не используются. Когда книжка возвращается работнику при увольнении, записи за период работы заверяются подписью работодателя или ответственного лица и печатью при её наличии (пункт 36), поэтому ошибку выгоднее найти до этого момента.

Образцы для ведения и исправления трудовых книжек

Комплект закрывает организационную сторону записи о награде, начать стоит с образца исправления записи.

Электронная трудовая книжка и награды: куда уходят сведения

Статья 66.1 ТК РФ определяет состав сведений о трудовой деятельности в электронном виде: данные о работнике, месте работы, трудовой функции, переводах, увольнении с основанием и причиной. Награждений в этом перечне нет. Их нет и в форме СТД-Р, которую работодатель выдаёт работнику, и в подразделе 1.1 формы ЕФС-1, по которому сведения уходят в Социальный фонд России. На странице Социального фонда России об электронной трудовой книжке перечислено, что в ней хранится: даты приёма, перевода и увольнения, место работы, должность, причины увольнения и основания кадровых мероприятий. Поэтому выписка на Госуслугах без строки о грамоте — нормальная ситуация, а не ошибка работодателя.

Если работник подал заявление о ведении сведений в электронном виде, по пункту 35 Порядка 320н работодатель выдаёт ему бумажную книжку не позднее 3 рабочих дней и вносит запись о поданном заявлении со ссылкой на статью 66.1 ТК РФ. С этого момента новые награды в книжку не попадают. Ранее внесённые записи о награждениях сохраняются только в бумажной книжке, поэтому работнику её стоит хранить, а не выбрасывать после перехода.

Порядок фиксации награды зависит от того, где находится книжка и кем является сотрудник.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Для работников с электронной книжкой единственным документальным следом награды у работодателя остаются приказ и личная карточка. Если приказ подписан электронно, срок и порядок его хранения становятся для работника таким же вопросом, как сохранность бумажной книжки.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, проверьте, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Приказ о поощрении: форма, подпись и хранение

Для приказа о поощрении существуют унифицированные формы Т-11 (один работник) и Т-11а (группа работников), утверждённые постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года применять их не обязательно: работодатель вправе утвердить собственную форму. В приказе указывают фамилию, имя, отчество, должность и подразделение работника, мотив поощрения, вид поощрения и основание — обычно представление руководителя. ТК РФ не устанавливает срок ознакомления работника с приказом о поощрении, но в форме Т-11 предусмотрена строка для его подписи. Формулировку приказа составляйте так, чтобы её можно было перенести в графу 3 трудовой книжки без правки: по пункту 9 Порядка текст записи и приказа совпадают.

Приказ о поощрении не входит в перечень документов, которые закон оставляет на бумаге, поэтому его оформляют в КЭДО. Работодатель подписывает кадровые документы усиленной квалифицированной электронной подписью, работник знакомится с приказом той подписью, которая предусмотрена статьёй 22.2 ТК РФ и локальным актом о КЭДО.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Работодатель подписывает как организация, и требования к его подписи строже; работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно простой подписи. Поэтому в одном документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов, и это законно. При этом простая и неквалифицированная подписи равнозначны собственноручной только при соглашении между участниками обмена: проверьте, что оно у вас заключено и описано в локальном акте.»

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП работник получает через партнёров — удостоверяющие центры. Для приказов о поощрении этого хватает: руководитель подписывает УКЭП, сотрудник знакомится своей подписью в личном кабинете.

Важный нюанс из практики: основная организационная нагрузка при переводе ознакомлений в электронный вид — выдача ключей: собрать людей, выдать носители, объяснить про пин-коды, вести журнал и отзывать подписи при увольнении. Государственный сервис подписи снимает эту работу: неквалифицированную подпись получает любой, у кого есть учётная запись на портале госуслуг, а квалифицированную — при наличии биометрического загранпаспорта. Ограничения тоже есть: приложение мобильное и требует смартфона. Такой сервис удобно использовать на первом этапе перехода — для отпусков, командировок и ознакомлений, к которым относится и ознакомление с приказом о поощрении.

Сколько хранить приказ о поощрении

Приказы о поощрениях и награждениях относятся к приказам по личному составу. Их хранят 50 лет, а созданные до 2003 года — 75 лет. Для документов в КЭДО сроки те же, что для бумажных. Электронный приказ должен оставаться читаемым и проверяемым весь этот срок: вместе с файлом подписи и доверенностью, если приказ подписан по ней.

Типичные ошибки при записи наград и их цена

Большинство нарушений в разделе «Сведения о награждении» возникает из-за переноса привычек из старых правил или из раздела «Сведения о работе».

• Запись регулярной премии. Кадровик вносит квартальную премию, потому что в Порядке 320н больше нет прямого запрета из пункта 24 Правил № 225. Премия по системе оплаты труда — часть заработной платы, и такая запись потом признаётся недействительной отдельной строкой.
• Запись без приказа или с формулировкой, отличной от приказа. Награду вписывают по устному распоряжению или пересказывают своими словами. Пункт 9 требует основания и точного соответствия тексту приказа.
• Пропуск срока. Записи о наградах копят и вносят пачкой перед увольнением, хотя на каждую отведено не более 5 рабочих дней.
• Зачёркивание и корректор. Неверную строку правят поверх, что прямо запрещено пунктом 12.
• Запись в книжку работника с электронной формой. Кадровик просит вернуть выданную книжку, чтобы вписать грамоту. После заявления по статье 66.1 ТК РФ оснований для записей у работодателя нет.
• Электронный приказ без комплекта файлов. Приказ о поощрении подписан в КЭДО, но система не выгружает файл подписи отдельно, и через несколько лет подтвердить подписанта нечем.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Спрашивайте у оператора не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобятся файлы, а не изображение на экране. Проверьте выгрузку на одном приказе до того, как переводить в электронный вид весь кадровый массив.»

Во что обходится ошибка

Нарушение порядка ведения трудовых книжек — это нарушение трудового законодательства, за которое ГИТ привлекает по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей, на индивидуального предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей, на организацию от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное аналогичное нарушение квалифицируется по части 2 той же статьи: для должностного лица штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, для организации от 50 000 до 70 000 рублей. Денежные потери дополняются временем: испорченный не по вине работника бланк оплачивает работодатель (пункт 45 Порядка), а ошибочную запись приходится исправлять новой строкой под приказ об исправлении.

Статусы подписания в КЭДО помогают поймать часть ошибок до того, как они попадут в бумажную книжку. В интерфейсе Добыто видно, кто из согласующих не подписал приказ и на каком этапе он задержан, а при интеграции с 1С:ЗУП документы синхронизируются автоматически, и кадровик видит дату подписания в привычной учётной системе.

Чек-лист проверки записи о награждении

• Вид поощрения назван в статье 191 ТК РФ, коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или в подпунктах «а»-«в» пункта 25 Порядка 320н.
• Поощрение не является премией, входящей в систему оплаты труда.
• Есть приказ, распоряжение или решение наградившего органа с датой и номером.
• Трудовая книжка хранится у работодателя, заявления о переходе на электронную форму нет.
• Для награды профсоюза подтверждено членство работника в профсоюзе.
• Перед первой записью организации в графе 3 указано её полное и сокращённое наименование.
• Номер в графе 1 продолжает нумерацию раздела с учётом записей прежних работодателей.
• Дата в графе 2 записана арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Текст графы 3 дословно совпадает с приказом, без сокращений «пр.», «расп.».
• В графе 4 указаны наименование, дата и номер документа-основания.
• С даты приказа прошло не более 5 рабочих дней.
• Награда отражена в разделе VII личной карточки Т-2.

Стоимость электронного кадрового документооборота для приказов о поощрении

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив. Цены приведены на дату публикации.

Итоговая сумма определяется численностью и выбранным набором функций; при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Раздел «Сведения о награждении» заполняется только в бумажной книжке, которая хранится у работодателя, и только на основании приказа или решения наградившего органа. Государственные и ведомственные награды, грамоты и знаки работодателя, благодарности и другие поощрения из статьи 191 ТК РФ и локальных актов записываются в течение 5 рабочих дней, дословно по приказу, с нумерацией, продолжающей записи прежних работодателей. Регулярные премии и взыскания в раздел не попадают, а у работников с электронной книжкой награда живёт в приказе и личной карточке, поэтому её сохранность зависит от архива работодателя.

Приказы о поощрении, ознакомление с ними и хранение подписанных файлов мы переводим в КЭДО в сервисе Добыто, оставляя на бумаге только то, что закон требует вести на бумаге, включая саму трудовую книжку.

Частые вопросы

Что делать, если в разделе «Сведения о награждении» закончились страницы?

По пункту 32 Порядка 320н трудовая книжка дополняется вкладышем, который оформляется и ведётся так же, как книжка, и без неё недействителен. Во вкладыше раздел о награждениях занимает 5 разворотов. При выдаче вкладыша на титульном листе книжки ставят штамп «Выдан вкладыш» с его серией и номером; если места нет, запись о следующем вкладыше делают на титульном листе первого вкладыша.

Переносятся ли награды в дубликат трудовой книжки?

Дубликат выдаёт работодатель по месту последней записи не позднее 15 рабочих дней со дня заявления работника (пункт 27). По подпункту «ж» пункта 28 в дубликат вносятся сведения о работе и награждении, которые вносились в книжку по последнему месту работы. Награды от прежних работодателей автоматически не восстанавливаются, поэтому удостоверения к наградам и копии приказов работнику стоит хранить отдельно.

Кто платит за бланк, испорченный при записи о награде?

Если трудовая книжка или вкладыш испорчены при заполнении не по вине работника, стоимость бланка оплачивает работодатель (пункт 45 Порядка). Испорченные бланки уничтожаются с составлением акта, а бланки хранятся как документы строгой отчётности и выдаются ответственному лицу по его заявке (пункт 41).

На каком языке вносить запись о награждении в национальной республике?

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации; в республике, установившей свой государственный язык, оформление может вестись параллельно и на нём (пункт 6). При увольнении работодатель заверяет оба текста записей подписью и печатью при её наличии (пункт 36).

Может ли работник вернуться с электронной трудовой книжки на бумажную, чтобы в неё вносили награды?

Нет. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ предусматривает переход только в одну сторону: работник, сохранивший бумажную книжку, вправе позднее подать заявление о ведении сведений в электронном виде, а обратного перехода закон не предусматривает. Награды такого работника фиксируются в приказе и в разделе VII личной карточки Т-2, копию приказа он получает по статье 62 ТК РФ в течение 3 рабочих дней.