Вкладыш в трудовую книжку заводят, когда в книжке заполнены все страницы одного из разделов: «Сведения о работе» или «Сведения о награждении». Так сформулирован пункт 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приложение № 2 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н). Вкладыш оформляется и ведётся в том же порядке, что и сама книжка, является её неотъемлемой частью и без неё недействителен. На титульном листе книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером бланка, а нумерация записей продолжается сквозной, без перезапуска с единицы. Развилка, от которой зависит вся процедура: закончились страницы раздела — оформляется вкладыш; книжка утрачена, испорчена или признана недействительной — оформляется дубликат по заявлению работника, и вкладыш эту задачу не решает.
Разберём, где берётся бланк и почему распечатать его самостоятельно нельзя, куда ставится штамп и что делать, если штампа в кадровой службе нет. Покажем, как провести вкладыш по приходно-расходной книге и книге учёта движения, кто оплачивает бланк и в каких случаях расход ложится на работодателя. Сценарная таблица ситуаций, разбор ошибок с ценой каждой, образцы кадровых документов для скачивания и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда трудовая книжка требует вкладыша, а когда дубликата
Основание для вкладыша одно: в книжке заполнены все страницы одного из разделов. Разделы считаются по отдельности. Если закончились развороты «Сведения о работе», а страницы для наград ещё свободны, вкладыш всё равно оформляется: переносить записи о приёме и увольнении в чужой раздел Порядок не разрешает. Обратная ситуация работает так же.
Вторая трудовая книжка взамен закончившейся не заводится. Книжка — документ о трудовой деятельности и стаже работника, и параллельный бланк разрывает историю записей. Пустые листы, вклеенные или подшитые в книжку, тоже не считаются вкладышем: юридическую силу даёт только бланк установленной формы с собственной серией и номером.
Кадровая служба сталкивается с шестью типовыми ситуациями, и документ в каждой из них разный.
| Ситуация | Что оформляют | Основание | Что делает работодатель |
|---|---|---|---|
| Заполнены все страницы раздела «Сведения о работе», книжка цела | Вкладыш | Пункт 32 Порядка (приказ Минтруда № 320н) | Заполняет титульный лист вкладыша, ставит штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером |
| Заполнен раздел «Сведения о награждении», записи о работе ещё помещаются | Вкладыш | Пункт 32 Порядка | Тот же порядок: условие выполняется по любому из двух разделов |
| Книжка утрачена, испорчена или признана недействительной | Дубликат | Раздел V Порядка | Принимает заявление работника и оформляет дубликат, вкладыш здесь не применяется |
| Работник впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года | Бумажный документ не оформляется | Часть 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ | Ведёт сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ |
| Работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получил бумажную на руки | Ничего | Статья 66.1 ТК РФ | Записи в книжку больше не вносит, вкладыш не заводит |
| Бланк вкладыша испорчен при заполнении | Новый бланк плюс акт | Пункт 41 Порядка | Уничтожает испорченный бланк с составлением акта и заполняет следующий |
Из таблицы следует практическое правило отбора: вкладыш решает вопрос нехватки места и только его. Любая ситуация, где под сомнением сама книжка или достоверность записей в ней, уходит в процедуру дубликата, а не в выдачу вкладыша.
Сколько записей помещается во вкладыш нового образца
Бланки нового образца, форма которых утверждена приказом Минтруда № 320н, введены в действие с 1 января 2023 года. В новой трудовой книжке под сведения о работе отведено 14 разворотов вместо прежних 10. Во вкладыше нового образца на сведения о работе приходится 12 разворотов вместо 9, на сведения о награждении — 5 вместо 8. Объём раздела о работе вырос, раздел о наградах сократился: перекос старого бланка, где половина книжки уходила под записи, которых у большинства работников не бывает, законодатель убрал.
Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 закрепило, что трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену не подлежат, а имеющиеся у работодателей бланки книжек и вкладышей старого образца можно использовать без ограничения срока. Если в сейфе кадровой службы лежат бланки, купленные до 2023 года, их не нужно списывать и заменять: они пригодны к выдаче, пока не закончатся.
Количество вкладышей на одну книжку закон не ограничивает. У работников с длинным стажем и частой сменой работодателей их бывает два и три. Каждый следующий вкладыш оформляется по той же схеме, а запись о его выдаче размещается там, где ещё есть свободное место: если титульный лист книжки заполнен штампами полностью, отметка о следующем вкладыше делается на титульном листе первого вкладыша.
Что подготовить до того, как открыть бланк вкладыша
Выдача вкладыша — операция с бланком строгой отчётности, и подготовка к ней занимает больше времени, чем само заполнение. Проверьте пять позиций до того, как возьмёте бланк в руки.
- Бланк производства АО «Гознак». Бланки трудовых книжек и вкладышей изготавливает Гознак, приобрести их можно у изготовителя и его официальных распространителей. Форма, распечатанная на принтере или скачанная из интернета, вкладышем не является.
- Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек. Без него непонятно, кто вправе заполнить титульный лист и расписаться на нём, а инспектор ГИТ запрашивает этот приказ в первую очередь.
- Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё. Бланк вкладыша оприходуется в ней с указанием серии и номера до выдачи работнику, а не после.
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и печатью при её наличии.
- Актуальные данные работника на дату выдачи вкладыша. Фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия или специальность вносятся в титульный лист вкладыша по документам работника на день оформления, а не переписываются с титульного листа книжки.
Последний пункт даёт больше всего исправлений. Работница сменила фамилию восемь лет назад, в книжке старая фамилия зачёркнута и исправлена по правилам, а во вкладыш переносится уже действующая. Работник за это время получил высшее образование — во вкладыше указывается оно, с подтверждением дипломом. Переписанный без проверки титульный лист даёт расхождение между книжкой и вкладышем, а исправить его во вкладыше уже нельзя: бланк придётся менять.
В практике Добыто чаще всего не хватает третьего пункта из списка. Бланки лежат в сейфе кадровой службы, покупались разными людьми в разные годы, а приходно-расходная книга либо не заводилась, либо оборвалась на середине. Восстанавливать её приходится по счетам и накладным задним числом, и это дольше, чем оформить десяток вкладышей.
Образцы кадровых документов по учёту трудовых книжек и вкладышей
Комплект закрывает подготовительную часть процедуры; начинать удобнее с приказа об ответственном, без него остальные документы подписывать некому.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «С 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если у вас менялись наименования или коды должностей, сверьте формулировку в приказе и штатном расписании до того, как перенесёте её во вкладыш: переименование оформляется приказом о внесении изменений в штатное расписание и дополнительными соглашениями к трудовым договорам, а запись во вкладыше должна повторять приказ дословно.»
Как оформить вкладыш в трудовую книжку
Отдельного срока на выдачу вкладыша Порядок не устанавливает, но затягивать нельзя: очередная запись о приёме, переводе или увольнении должна быть внесена в установленный срок, а вносить её некуда. На практике вкладыш заполняют тем же днём, каким оформляется кадровое событие, ставшее причиной нехватки места.
Вшивать вкладыш Порядок не обязывает, прямого требования в нём нет. При этом на портале Роструда «Онлайнинспекция.рф» инспекторы рекомендуют вшивать вкладыш иголкой и плотной ниткой в конец трудовой книжки: так сохраняется единство всех записей и вкладыш не теряется отдельно от книжки. Там же разобрано, куда именно ставить штамп о выдаче.
Как оформить вкладыш: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Убедитесь, что заполнены все страницы одного из разделов книжки, и зафиксируйте основание: последняя запись внесена, свободных строк в разделе нет.
- Шаг 2. Возьмите бланк вкладыша, оприходованный в приходно-расходной книге, и выпишите его серию и номер.
- Шаг 3. Заполните титульный лист вкладыша по документам работника на дату выдачи: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия или специальность. Заверьте подписью ответственного лица, подписью работника и печатью организации при её наличии.
- Шаг 4. Поставьте в трудовой книжке штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите рядом серию и номер бланка. Штамп размещается на титульном листе книжки, на странице со сведениями о работнике и реквизитами самой книжки.
- Шаг 5. Продолжите нумерацию записей во вкладыше сквозной: если последняя запись в книжке имела номер 47, первая запись во вкладыше получает номер 48.
- Шаг 6. Внесите очередную кадровую запись во вкладыш по общим правилам раздела III Порядка, с датой, формулировкой и реквизитами приказа.
- Шаг 7. Зарегистрируйте выдачу: спишите бланк в приходно-расходной книге и отразите серию и номер вкладыша в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Штамп в кадровой службе есть не всегда. Отсутствие клише не блокирует процедуру: надпись «Выдан вкладыш» с серией и номером допустимо сделать от руки, шариковой ручкой синего или чёрного цвета, тем же почерком и теми же чернилами, что и остальные записи. Юридического различия между оттиском и рукописной надписью нет, требование Порядка касается содержания отметки, а не способа её нанесения.
Полезно знать: сроки хранения кадровых документов при переходе в КЭДО не меняются: электронные документы хранятся ровно столько же, сколько их бумажные аналоги. Смена формы документа сама по себе не сокращает ни один архивный срок.
Кто платит за бланк вкладыша
Порядок разрешает работодателю взимать с работника плату при выдаче трудовой книжки или вкладыша в неё. Размер платы определяется размером расходов на приобретение бланка: это не тариф и не наценка, а компенсация фактической закупочной стоимости, подтверждённой первичными документами. Удержать больше, чем организация заплатила поставщику, нельзя.
Из этого правила есть исключение, которое кадровые службы применяют реже, чем следовало бы. Если бланк заполнен неправильно или испорчен не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель. Ошиблись в отчестве на титульном листе — бланк испорчен, исправления на титульном листе вкладыша не допускаются, и второй бланк выдаётся за счёт организации. Испорченный бланк уничтожается с составлением акта по пункту 41 Порядка, а не выбрасывается в корзину.
Выдавать вкладыш бесплатно работодатель тоже вправе. Право взимать плату не превращается в обязанность её взимать, и бесплатную выдачу удобно закрепить в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о кадровом делопроизводстве. Для компаний, где бумажные книжки остались у двух десятков сотрудников из тысячи, администрирование этих удержаний обходится дороже самих бланков.
Учёт вкладыша: две книги, которые проверяет инспектор
Вкладыш проходит через два самостоятельных учётных регистра, и путать их не стоит. Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё ведётся бухгалтерией: в неё заносятся операции получения и расходования бланков с указанием серии и номера каждого. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них ведётся кадровой службой: в ней регистрируются книжки и вкладыши, принятые от работников и выданные им.
Обе книги нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и печатью при её наличии. Срок хранения книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них установлен пунктом 463 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) и составляет 50 лет, если делопроизводство по книге завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних документов.
Важный нюанс из практики: мы проводим сверку учётных книг и журналов перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт. Учётный регистр не выборочный: он показывает и то, что работает против работодателя — пропущенную серию бланка, незакрытую строку, расхождение дат выдачи. Смотреть его надо до того, как спор начался, а не после.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Книга учёта движения трудовых книжек — это не формальность для архива, а первый документ, по которому восстанавливается история бланка при споре. Когда работник заявляет, что вкладыш ему не выдавали, а запись о приёме появилась задним числом, проверяют именно связку приходно-расходной книги и книги учёта: дату оприходования бланка, дату выдачи и подпись работника. Откройте свою книгу учёта и проверьте, все ли строки по выданным вкладышам закрыты подписями.»
Ошибки при оформлении вкладыша и цена каждой
Ошибки во вкладыше делятся на две группы: испорченный бланк, который нужно просто заменить, и дефект процедуры, который всплывает через годы при назначении пенсии или в трудовом споре. Вторая группа дороже.
| Что сделали | Чем оборачивается | Как исправлять |
|---|---|---|
| Завели работнику вторую трудовую книжку вместо вкладыша | Записи разорваны между двумя документами, стаж по второй книжке подтверждается отдельно | Оформить вкладыш и перенести сведения по правилам, вторую книжку не вести |
| Вклеили или подшили в книжку чистые листы | Записи на таких листах не имеют силы, бланк установленной формы отсутствует | Выдать бланк вкладыша и внести записи заново, книжку не переоформлять |
| Не поставили штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером | Связь вкладыша с книжкой формально не подтверждена, вкладыш без книжки недействителен | Проставить отметку на титульном листе книжки штампом или от руки |
| Начали нумерацию записей во вкладыше с единицы | Две записи с одинаковыми номерами, вопросы при подсчёте периодов работы | Признать записи недействительными и внести заново со сквозной нумерацией |
| Исправили ошибку прямо на титульном листе вкладыша | Бланк испорчен, исправления на титульном листе вкладыша не допускаются | Уничтожить бланк с составлением акта и заполнить новый за счёт работодателя |
| Выдали бланк, не оприходовав его в приходно-расходной книге | Бланк строгой отчётности не учтён, расхождение с остатками при проверке | Восстановить записи в обеих книгах по фактическим серии и номеру |
Первые две строки таблицы объединяет общий мотив: кадровик экономит время и обходит процедуру закупки бланка. Третья и четвёртая — следствие спешки при заполнении. Шестая почти всегда означает, что бланки лежат в кадровой службе, а приходно-расходная книга ведётся в бухгалтерии, и никто не сверяет одно с другим.
Как работнику самому проверить свой вкладыш
Проверка занимает несколько минут и делается по четырём точкам. Первая: на титульном листе трудовой книжки есть отметка «Выдан вкладыш» с серией и номером, и эти серия с номером совпадают с тем, что напечатано на самом бланке вкладыша. Вторая: номер первой записи во вкладыше на единицу больше номера последней записи в книжке. Третья: фамилия, имя, отчество и дата рождения на титульном листе вкладыша совпадают с паспортом, а подпись работника на нём стоит. Четвёртая: каждая запись о работе имеет дату, формулировку и реквизиты приказа в графе основания.
Сведения о периодах работы после 2020 года дополнительно сверяются с выпиской о трудовой деятельности из информационных ресурсов Социального фонда России, которая заказывается в личном кабинете на gosuslugi.ru. Расхождение бумажной записи и электронных сведений закрывается справкой работодателя или корректирующей формой ЕФС-1, и делать это проще, пока организация существует.
Сколько стоит ошибка во вкладыше
Прямые расходы на замену испорченного бланка невелики: это стоимость нового бланка Гознака, которую в такой ситуации несёт работодатель. Дорого обходится остальное.
Нарушение порядка ведения трудовых книжек квалифицируется по статье 5.27 КоАП РФ как нарушение трудового законодательства. По части 1 предусмотрены предупреждение или штраф: на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей, на индивидуального предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей, на организацию от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении по части 2 суммы вырастают: на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, на организацию от 50 000 до 70 000 рублей. Штраф считается по каждому выявленному нарушению, а проверка книжек идёт сплошным порядком, не выборочно.
Внимание: нарушения кадрового учёта квалифицируются по статье 5.27 КоАП РФ, где предусмотрены отдельные суммы для должностного лица и для организации, а при повторном нарушении к штрафу добавляется дисквалификация руководителя.
Вторая часть цены не измеряется штрафом. Запись, внесённая во вкладыш с дефектом, всплывает при назначении пенсии и в спорах о стаже, иногда через 10 и 15 лет после увольнения, когда организации уже нет и восстановить сведения неоткуда. В практике Добыто именно расхождения между бумажной книжкой и переданными в Социальный фонд России сведениями дают основную долю обращений работников за справками к бывшим работодателям.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре о стаже подлинник остаётся сильным доказательством: суд вправе истребовать оригинал, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Копия вкладыша, не подкреплённая предъявлением оригинала, эту роль не выполняет. Проверьте, где физически хранятся оригиналы книжек и вкладышей ваших работников и чем вы подтвердите подлинность записей, если оригинал запросят.»
Вкладыш, электронная трудовая книжка и КЭДО
Для части работников вопрос вкладыша закрыт навсегда. По части 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ сведения о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, формируются по статье 66.1 ТК РФ, а трудовые книжки на них не оформляются. Нет книжки — нет и вкладыша: подтверждением стажа служат сведения в информационных ресурсах Социального фонда России, форма СТД-Р от работодателя и сведения по форме ЕФС-1.
Работники, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получили бумажную на руки, тоже выпадают из процедуры: записи в возвращённую книжку не вносятся, вкладыш в неё не заводится. Вкладыш остаётся актуальным только для тех, кто сохранил бумажную книжку и продолжает трудовую деятельность.
Когда вкладыш не нужен
Четыре ситуации, в которых процедура не запускается: работник впервые трудоустроился после 31 декабря 2020 года; работник отказался от бумажной книжки в пользу электронной; в разделе «Сведения о работе» ещё остаются свободные строки, пусть их и мало; книжка требует дубликата, а не дополнения. В последнем случае выдача вкладыша не только бесполезна, но и создаёт лишний документ, который придётся объяснять при проверке.
Факт: перевести в электронный вид нельзя четыре кадровых документа: приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае и бумажную трудовую книжку. Внедрение КЭДО эти исключения не отменяет.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы предупреждаем об этом на каждом внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Компания рассчитывает полностью убрать бумагу из кадрового процесса, а получает гибрид: приказ об увольнении и ознакомление с ним оформляются на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, трудовая книжка и вкладыш в неё в КЭДО не переводятся вовсе. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас останутся только в бумажной форме, и заранее решите, кто и где их хранит.»
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что бумажные книжки у вас всё равно остаются, а значит и переходить некуда, — логика обратная. Чем меньше бумажных документов остаётся в обороте, тем проще контролировать те, что остались: когда приказы, заявления и ознакомления с ЛНА ушли в электронный вид, кадровая служба физически работает с несколькими десятками книжек, а не с несколькими тысячами документов. В сервисе Добыто маршрут подписания собирается в интерфейсе, а бумажный контур сужается до перечня из четырёх исключений.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа: районный суд отказал работнику, апелляция жалобу отклонила, кассация акты отменила, при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, фактически за работника документы подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система работодателя. Для кадрового учёта вывод общий с бумажными бланками: исход определяет порядок оформления, а не форма документа.
Стоимость перехода на КЭДО и что входит в тарифы
Стоимость зависит от численности сотрудников и от набора функций: интеграции с 1С, электронного архива, требований к уровню поддержки. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период 12 месяцев |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно | на всех тарифах |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: на «Старте» ограничение по количеству сотрудников жёсткое, на «Бизнесе» численность не ограничена, но действует минимальный платёж. Полные условия по каждому тарифу, включая состав функций и порядок пересчёта при смене тарифа, собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Вкладыш оформляется по единственному основанию: в трудовой книжке закончились страницы одного из разделов. Процедура состоит из трёх связанных частей, и выпадение любой обесценивает остальные: правильно заполненный титульный лист вкладыша на дату выдачи, отметка «Выдан вкладыш» с серией и номером на титульном листе книжки и сквозная нумерация записей. Учётный контур закрывают приходно-расходная книга по бланкам и книга учёта движения. Для работников, впервые трудоустроенных после 31 декабря 2020 года, вопрос не возникает вовсе: у них только электронные сведения о трудовой деятельности.
Бумажная книжка и вкладыш в неё остаются за периметром электронного документооборота, а всё остальное кадровое делопроизводство в него переводится. В практике Добыто мы выстраиваем именно такой контур: электронные приказы, заявления, ознакомления и согласия в системе, а короткий бумажный перечень из четырёх исключений под отдельным контролем ответственного лица.
Частые вопросы о вкладыше в трудовую книжку
Сколько вкладышей можно вшить в одну трудовую книжку
Ограничения по количеству нет. Когда заканчивается первый вкладыш, выдаётся второй, затем третий, и так до конца трудовой деятельности работника. Каждый оформляется отдельным бланком со своими серией и номером, каждый регистрируется в приходно-расходной книге и в книге учёта движения. Если на титульном листе трудовой книжки не осталось места для отметки о следующем вкладыше, её делают на титульном листе первого вкладыша.
Что делать, если работник потерял вкладыш, а трудовая книжка цела
Вкладыш не восстанавливается отдельно от книжки: он является её неотъемлемой частью и самостоятельным документом не признаётся. Работнику оформляется дубликат трудовой книжки по его письменному заявлению, в дубликат переносятся сведения об общем стаже и записи, подтверждённые документами прежних работодателей. Записи, которые находились только в утраченном вкладыше, подтверждаются справками, приказами и копиями трудовых договоров.
Можно ли использовать вкладыш нового образца с трудовой книжкой старого образца
Да. Бланки книжек и вкладышей старого образца действительны и используются без ограничения срока, а книжки прежнего образца обмену не подлежат по постановлению Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250. Обратное сочетание тоже работает: вкладыш нового образца вшивается в книжку, заведённую до 2023 года, разных требований к комплектности форма не устанавливает.
Нужно ли отражать выдачу вкладыша в сведениях для Социального фонда России
Нет. Форма ЕФС-1 содержит сведения о кадровых мероприятиях: приёме, переводе, увольнении, установлении квалификации. Выдача вкладыша кадровым мероприятием не является и в отчётность не попадает. В сведениях отражается само событие, запись о котором вносится во вкладыш, а не факт того, что для этой записи понадобился новый бланк.
Кто расписывается на титульном листе вкладыша и нужна ли печать
Титульный лист заверяют подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек по приказу работодателя, и подписью самого работника, подтверждающего правильность внесённых сведений. Печать организации проставляется при её наличии: с 2015 года печать для хозяйственных обществ не обязательна, и её отсутствие титульный лист не порочит. Подпись работника получают в момент оформления, а не задним числом.
Можно ли внести запись во вкладыш, если сама трудовая книжка находится у работника на руках
Нет. Записи вносятся в присутствии обоих документов, поскольку нумерация во вкладыше продолжает нумерацию книжки, а отметка о выдаче вкладыша проставляется именно в книжке. Работодатель хранит трудовые книжки работников у себя и выдаёт их на руки только в предусмотренных законом случаях, в том числе для предъявления в органы социального страхования, с возвратом в установленный срок.
Что делать, если предыдущий работодатель не поставил штамп о выдаче вкладыша
Новый работодатель чужие отметки за предшественника не проставляет и записи в чужих разделах не правит. Отсутствие штампа само по себе не аннулирует записи во вкладыше, но при назначении пенсии может потребовать подтверждения: справки от прежнего работодателя, копии приказов, архивной выписки. Свои записи вы вносите дальше по общим правилам, продолжая сквозную нумерацию.
