Запись в трудовой книжке нужна, когда человек работает у вас по основному месту больше 5 дней и не отказался от бумажной книжки. В неё вносят приём, перевод на другую постоянную работу, квалификацию, награждения, переименование организации и увольнение с основанием. Записи о работе и переводе делают не позднее 5 рабочих дней после приказа, об увольнении — в день увольнения, и текст записи точно повторяет приказ. Не вносят дисциплинарные взыскания, кроме увольнения, временный перевод и договоры ГПХ, а совместительство — только по желанию работника. Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку или впервые устроился на работу с 2021 года, бумажную книжку не ведут: сведения уходят в СФР по форме ЕФС-1.
Материал помогает кадровику проверить конкретное кадровое событие и не пропустить срок записи, а работнику — понять, почему в книжке нет строки о выговоре или подработке и где смотреть стаж. Отдельно разобраны исправление неверной записи, выдача книжки и дубликат, а также граница между бумажной книжкой и КЭДО. Сценарная таблица «нужна запись или нет», пошаговая инструкция, образцы документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому работодатель ведёт бумажную трудовую книжку, а кому нет
Прежде чем решать вопрос о конкретной записи, проверьте, ведёте ли вы книжку этого человека вообще. Если книжки у вас нет или вести её вы не обязаны, вопрос о записи снимается целиком, остаётся только отчётность в СФР.
Статья 66 ТК РФ называет трудовую книжку установленного образца основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, в пункте 2 уточняет два условия: работодатель ведёт книжку на каждого работника, который проработал у него свыше 5 дней, и только если эта работа для него основная. Оба условия выполняются одновременно.
Третье условие появилось с 2020 года, когда в ТК РФ добавили статью 66.1 об электронных сведениях о трудовой деятельности. Работник, который не подавал заявление о переходе на электронную форму, сохраняет бумажную книжку, и работодатель продолжает вносить в неё записи. Тем, кто впервые устроился на работу с 2021 года, бумажную книжку не оформляют вовсе: их трудовая история существует только в электронном виде у СФР, а посмотреть её можно на Госуслугах, в СФР, в МФЦ или у работодателя.
| Категория | Бумажная книжка у этого работодателя | Сведения в СФР по ЕФС-1 |
|---|---|---|
| Работник по основному месту, проработал свыше 5 дней, бумажную форму сохранил | Ведётся, записи обязательны | Подаются |
| Работник по основному месту, проработал 5 дней или меньше | Обязанности вести нет (пункт 2 Порядка) | Подаются: приём и увольнение не позднее следующего рабочего дня |
| Работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку | Выдаётся на руки не позднее 3 рабочих дней с записью о подаче заявления, дальше не ведётся | Подаются |
| Впервые устроился на работу с 2021 года | Не оформляется | Подаются |
| Внешний совместитель | Не ведётся; запись о совместительстве по желанию работника делает основной работодатель | Подаются |
| Исполнитель по договору ГПХ | Не ведётся: исполнитель не работник | Подаются, если договор облагается страховыми взносами |
| Самозанятый исполнитель | Не ведётся | Не подаются: страховые взносы с выплат самозанятому не начисляются |
По таблице видно, что отчётность в СФР шире бумажной книжки: подработка до 5 дней, совместительство и облагаемые взносами договоры ГПХ попадают в ЕФС-1, но не порождают записи в книжке. Отсюда частое расхождение, которое видит работник: в выписке с Госуслуг период есть, а в бумажной книжке его нет, и это не ошибка кадровика.
Выбор электронной формы необратим: после заявления по статье 66.1 ТК РФ вернуться к ведению бумажной книжки нельзя. Книжку, выданную на руки, работник хранит сам, она подтверждает стаж за периоды до перехода. Проверьте по личному делу, есть ли у работника такое заявление, прежде чем вносить любую новую запись.
Какие записи в трудовую книжку вносятся обязательно и в какие сроки
Пункт 4 Порядка № 320н перечисляет содержание книжки закрыто: сведения о работнике, выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении с основанием прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Пункт 9 добавляет записи о квалификации и задаёт единый механизм: запись вносят на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, и она должна точно соответствовать тексту приказа. Полный текст норм можно сверить по приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, опубликованному на портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ».
Сроки два. Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и награждениях вносят не позднее 5 рабочих дней с даты приказа. Запись об увольнении вносят в день увольнения, потому что в этот же день книжку нужно отдать работнику.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Приём, перевод, квалификация и увольнение
В графе 3 раздела «Сведения о работе» заголовком указывают полное наименование организации и сокращённое, если оно есть. Ниже пишут запись о приёме: должность (работу), специальность, профессию с указанием квалификации. Структурное подразделение указывают, только если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор. Если подразделения в трудовом договоре нет, в книжке его тоже не будет, даже если в приказе о приёме оно указано для внутреннего учёта.
Даты пишут арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным. Сокращения запрещены: нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Записи можно делать от руки чернилами, пастой или гелем чёрного, синего или фиолетового цвета либо полностью или частично с помощью технических средств.
Запись об увольнении содержит основание прекращения трудового договора со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ так, как они указаны в приказе. Если основанием стало дисциплинарное взыскание, например увольнение за прогул, это единственный случай, когда взыскание попадает в книжку.
Награждения и переименование организации
В раздел «Сведения о награждении» пункт 25 Порядка разрешает вносить 4 группы сведений:
- о государственных наградах, включая присвоение государственных почётных званий, на основании указов и иных решений;
- о наградах Президента РФ и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (для членов профсоюзов);
- о награждении работодателем почётными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Разовая премия, которую не предусматривает ни один из перечисленных документов, под пункт 25 не подпадает. Перед записью о поощрении найдите в коллективном договоре или ПВТР норму, которая называет этот вид поощрения.
Переименование организации оформляют отдельной строкой в графе 3: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)». В графе 4 указывают основание: приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, его дату и номер. Запись делают всем работникам, чьи бумажные книжки хранятся у работодателя на дату переименования.
Приказ, на основании которого делается запись, можно оформить и подписать электронно: в Добыто приказы о приёме и переводе подписываются электронной подписью, а документы синхронизируются с 1С:ЗУП. Саму запись в бумажную книжку кадровик вносит по реквизитам подписанного приказа, дата и номер в графе 4 берутся из него.
Как внести запись в трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, ведёте ли вы книжку этого работника: работа основная, срок свыше 5 дней, заявления о переходе на электронную форму в личном деле нет.
- Шаг 2. Определите, входит ли событие в перечень пунктов 4, 9, 13 и 25 Порядка № 320н: приём, перевод на другую постоянную работу, квалификация, награждение, переименование, увольнение. Если не входит, запись не вносится.
- Шаг 3. Убедитесь, что есть приказ (распоряжение) или иное решение работодателя. Без приказа запись не делается.
- Шаг 4. Впишите в графу 1 порядковый номер записи, в графу 2 дату арабскими цифрами, в графу 3 текст, дословно совпадающий с приказом, без сокращений, в графу 4 наименование, дату и номер приказа.
- Шаг 5. Соблюдите срок: не позднее 5 рабочих дней с даты приказа, запись об увольнении в день увольнения.
- Шаг 6. Подайте сведения в СФР по ЕФС-1, если событие входит в перечень подраздела 1.1: приём и увольнение не позднее следующего рабочего дня, перевод и переименование не позднее 25-го числа следующего месяца.
Когда запись в трудовую книжку вносить не надо
Пункт 5 Порядка № 320н прямо запрещает вносить сведения о взысканиях, кроме случаев, когда взысканием стало увольнение. Замечание и выговор остаются в приказе и личном деле работника, но в книжку не попадают. Если работник просит «убрать выговор из трудовой», убирать нечего: его там быть не должно, а если он там оказался, запись признаётся недействительной в порядке исправления.
Временный перевод в книжку тоже не вносят: пункт 9 говорит о переводе на другую постоянную работу, и Минтруд подтвердил это в письме от 12.07.2024 № 14-6/ООГ-4252. Если временный перевод по соглашению сторон затем становится постоянным, запись вносят с даты приказа о постоянном переводе.
Остальные «незаписываемые» события следуют из того, что перечень пунктов 4 и 9 закрытый. Изменение оклада, отпуска, включая отпуск по уходу за ребёнком, перемещение на другое рабочее место в той же должности, смена графика работы, командировки в этом перечне не названы. Такие события оформляют приказом и дополнительным соглашением к трудовому договору, если меняются его условия, но строкой в книжке они не отражаются.
Совместительство записывают только по желанию работника и только по месту основной работы, на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Работодатель, у которого человек работает по совместительству, книжку не ведёт и записей не делает. Записи о приёме, переводе и увольнении совместителя основной работодатель вправе вносить в хронологическом порядке либо блоком, одновременно о приёме и увольнении, после увольнения из организации-совместителя.
Работа по договору ГПХ и с самозанятым исполнителем в книжке не отражается никогда: это не трудовые отношения, а исполнитель не работник. Перенос требований к работникам на исполнителей здесь не работает ни в одну сторону.
Сценарная таблица: нужна ли запись в трудовой книжке
Таблица сводит типовые кадровые события с тем, что по ним делает кадровик: вносит ли запись в бумажную книжку, в какой срок и передаёт ли сведения в СФР.
| Событие | Запись в бумажную книжку | Срок записи | ЕФС-1, подраздел 1.1 |
|---|---|---|---|
| Приём на основную работу | Нужна | Не позднее 5 рабочих дней с приказа | Не позднее следующего рабочего дня после приказа |
| Перевод на другую постоянную работу | Нужна | Не позднее 5 рабочих дней с приказа | Не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Присвоение второй и последующей профессии | Нужна (запись о квалификации) | Не позднее 5 рабочих дней с приказа | Не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Переименование организации | Нужна, отдельной строкой | На основании приказа или иного решения | Не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Награждение, предусмотренное пунктом 25 Порядка | Нужна, в разделе «Сведения о награждении» | Не позднее 5 рабочих дней с приказа | Событие в перечне не названо |
| Увольнение, в том числе как дисциплинарное взыскание | Нужна, с основанием по ТК РФ | В день увольнения | Не позднее следующего рабочего дня после приказа |
| Замечание, выговор | Не вносится (пункт 5 Порядка) | — | Событие в перечне не названо |
| Временный перевод | Не вносится | — | Перечень называет перевод без уточнения; временный перевод на практике не подаётся |
| Работа по совместительству | По желанию работника, у основного работодателя | Хронологически или блоком после увольнения | Подаёт работодатель-совместитель |
| Договор ГПХ, облагаемый страховыми взносами | Не вносится | — | Не позднее следующего рабочего дня после заключения и прекращения |
| Приостановление и возобновление трудового договора | В перечне Порядка не названо | — | Не позднее следующего рабочего дня после приказа |
Самые частые расхождения дают строки с разными ответами в двух колонках: совместительство, ГПХ и приостановление договора видны в СФР, но не в книжке, а награждение видно в книжке, но не в СФР. Если работник сравнивает бумажную книжку с электронной выпиской, он увидит ровно эти различия.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Электронная трудовая книжка и ЕФС-1: что уходит в СФР вместо записи
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Их передают по всем работникам, независимо от того, сохранили они бумажную книжку или нет, поэтому у работника с бумажной книжкой одно и то же событие отражается дважды: записью на бумаге и строкой в ЕФС-1.
Сроки подраздела 1.1 зависят от события. Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, заключение и расторжение облагаемого взносами договора ГПХ подают не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или заключения (прекращения) договора. Перевод, переименование, присвоение второй и последующей профессии, запрет занимать должность подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа. Актуальный перечень событий и сроков СФР публикует в базе знаний для страхователей по форме ЕФС-1; сверяйтесь с ней при каждом нестандартном кадровом событии.
С 30 декабря 2025 года форму ЕФС-1 и порядок её заполнения регулирует приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, который заменил приказ № 2281. Редакция приказа № 1462 от 15.04.2026 действует с 30 мая 2026 года и, в частности, обновляет классификатор должностей для подраздела 1.3 бюджетных учреждений. Если ваша учётная система ещё формирует файл по старому приказу, проверьте, установлено ли обновление формата.
Работник видит свои сведения через Госуслуги, клиентскую службу СФР или МФЦ, а у текущего работодателя может запросить выписку. По заявлению работника работодатель выдаёт сведения о трудовой деятельности за период работы у него не позднее 3 рабочих дней, а при увольнении — в день увольнения.
В Добыто кадровые приказы, из которых берутся даты и основания для ЕФС-1, хранятся в электронном архиве и синхронизируются с 1С:ЗУП, так что реквизиты приказа в отчёте и в книжке совпадают без ручного переноса. Перед отправкой сверьте дату и номер приказа в ЕФС-1 с графой 4 бумажной книжки.
Как исправить неверную запись в трудовой книжке
Зачёркивать неточные, неправильные или признанные недействительными записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» пункт 12 Порядка № 320н запрещает. Ошибочную запись признают недействительной новой строкой: в графе 1 ставят следующий порядковый номер, в графе 2 дату, в графе 3 пишут, что запись за таким-то номером недействительна, и затем вносят правильную запись, а в графе 4 указывают приказ, на основании которого делается исправление.
Тем же способом признают недействительной запись об увольнении или переводе, если незаконность увольнения или перевода установил сам работодатель, контрольно-надзорный орган, орган по рассмотрению трудовых споров или суд, и работника восстановили на прежней работе либо изменили формулировку причины увольнения.
Кто исправляет запись, если прежнего работодателя уже нет
Исправляет запись работодатель, который её внёс. Если эта организация реорганизована, исправление делает её правопреемник. Если организация ликвидирована, пункт 30 Порядка переносит обязанность на работодателя по новому месту работы или по месту работы, где внесена последняя запись, и тот исправляет запись на основании соответствующего документа: архивной справки, копии приказа, решения суда.
Для работника это означает простой порядок действий: запросить в архиве или у правопреемника документ, подтверждающий правильные сведения, и передать его текущему работодателю вместе с книжкой. Без подтверждающего документа кадровик нового работодателя исправлять чужую запись не вправе.
Во что обходится ошибка с записью или книжкой
Пропущенный срок записи, запись без приказа или с сокращениями, внесённый в книжку выговор квалифицируют как нарушение трудового законодательства. Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает за него предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц. Штраф назначается за каждое выявленное нарушение, поэтому системная ошибка по нескольким работникам стоит кратно дороже.
Дороже штрафа обычно выходит задержка выдачи книжки при увольнении. Статья 234 ТК РФ обязывает работодателя возместить работнику неполученный заработок за всё время, пока задержка мешала ему устроиться на работу. От этой ответственности освобождает статья 84.1 ТК РФ: если в день увольнения книжку выдать невозможно, потому что работник отсутствует или отказался её получить, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте. Со дня направления уведомления работодатель за задержку не отвечает, поэтому сохраните опись вложения и почтовую квитанцию.
Образцы документов для записей, исправлений и выдачи трудовых книжек
Комплект закрывает оформление книжек от назначения ответственного до выдачи на руки; начните с приказа об ответственном, если в компании его ещё нет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом заполнения | Скачать |
| Расписка работника о получении трудовой книжки | Скачать |
Выдача трудовой книжки на руки: увольнение, переход на электронную форму, дубликат
В день увольнения, то есть в последний день работы, работодатель обязан выдать работнику книжку с внесённой записью об увольнении (пункт 36 Порядка). Запись об увольнении и выдача происходят в один день, поэтому книжку увольняемого готовят заранее, а получение фиксируют распиской или подписью в книге учёта движения трудовых книжек.
Если работник подал заявление о переходе на электронные сведения по статье 66.1 ТК РФ, книжку выдают не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. При выдаче в неё вносят запись о подаче такого заявления (пункт 35 Порядка). Эта запись последняя: дальше работодатель книжку не ведёт, а работник хранит её как подтверждение стажа за прошлые периоды.
При утрате или порче книжки работник подаёт заявление о дубликате, и работодатель выдаёт его не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (пункт 27 Порядка). В дубликат вносят сведения о работе и награждениях, которые вносились в книжку по последнему месту работы (пункт 28). Периоды у прежних работодателей работник подтверждает документами от них, иначе в дубликате их не будет.
Стаж по трудовой книжке: почему сумма дат не совпадает с данными СФР
Для стажа трудовая книжка остаётся основным документом за периоды до перехода на электронные сведения, а после перехода стаж подтверждают данные индивидуального лицевого счёта в СФР. Однако страховой стаж для пенсии считают по Правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015, а не простым сложением дат из книжки: каждые 30 дней учитываемых периодов переводят в месяц, каждые 12 месяцев — в полный год. На длинной трудовой истории с множеством коротких периодов результат расходится с «календарным» подсчётом на дни и недели.
Второй источник расхождений — периоды, которые засчитываются в страховой стаж, но в книжке строкой не отражены: уход за ребёнком, уход за инвалидом I группы, ребёнком-инвалидом или человеком старше 80 лет. С 1 января 2026 года постановлением Правительства РФ от 19.01.2026 № 11 снят прежний общий предел учёта периодов ухода за детьми в 6 лет, а периоды ухода одного из родителей за каждым ребёнком до полутора лет при многоплодной беременности суммируются по фактической длительности. Постановление Правительства РФ от 01.06.2026 № 665 уточнило подтверждение периодов ухода за инвалидом I группы, ребёнком-инвалидом или человеком старше 80 лет: основная часть этих правил вступает в силу 1 января 2027 года, отдельное переходное положение действует с даты опубликования.
Калькулятор на сайте СФР принимает уже рассчитанные страховой стаж и индивидуальный пенсионный коэффициент и показывает, выполнены ли условия для страховой пенсии. Периоды по датам из трудовой книжки он не считает. Практичный порядок проверки для работника: заказать на Госуслугах выписку из индивидуального лицевого счёта, сверить её с книжкой построчно и отдельно выписать периоды, которые в книжке есть, а в выписке отсутствуют. По ним в СФР подают документы о стаже: книжку, справки, архивные документы.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что споры о стаже вас не касаются, учтите: подтверждать периоды работы будут по вашим приказам и вашей ЕФС-1. В Добыто кадровые приказы хранятся в электронном архиве вместе с отметками о подписании, и выгрузить подтверждение периода работы можно без поиска бумажного оригинала.
Трудовая книжка и КЭДО: какие документы остаются на бумаге
Факт: в КЭДО нельзя перевести 4 вида документов: приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда, акт о несчастном случае и бумажную трудовую книжку. Они оформляются только на бумаге.
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из кадрового электронного документооборота трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Для бумажной книжки это значит, что переход компании на КЭДО не отменяет ни одной записи: книжка продолжает вестись от руки или с помощью технических средств, хранится у работодателя и выдаётся в день увольнения.
Приказ о приёме, приказ о переводе, дополнительное соглашение и заявление работника при этом подписываются электронно. Запись в книжку делается по реквизитам электронного приказа так же, как по реквизитам бумажного: пункт 9 Порядка требует приказа или иного решения работодателя, но не требует его бумажной формы. Исключение одно — увольнение: приказ об увольнении оформляется на бумаге, и запись вносится по нему.
Когда КЭДО не снимает работу с трудовыми книжками
Компания, где большинство работников сохранили бумажные книжки, после внедрения КЭДО продолжает вести книгу учёта движения трудовых книжек, хранить книжки и вносить записи в срок 5 рабочих дней. Электронный документооборот ускоряет подписание приказов, но трудоёмкость по самим книжкам зависит только от того, сколько работников ещё не подали заявление по статье 66.1 ТК РФ. Посчитайте их по личным делам: это и есть объём бумажной работы, который останется после перехода.
Полезно знать: трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков, табели, уведомления и согласия можно вести в электронном виде, а трудовая книжка в этом перечне остаётся в колонке «только на бумаге».
Мы в Добыто закладываем эту границу в настройку маршрутов: приказ об увольнении и работа с бумажной книжкой идут отдельным бумажным контуром, остальные кадровые документы подписываются ПЭП, УНЭП или УКЭП в зависимости от вида документа.
Стоимость КЭДО для кадровых документов в Добыто на 2026 год
Стоимость зависит от численности работников, видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив. Цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и набора подписей; перейти на другой тариф можно в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Запись в бумажную трудовую книжку порождают только события из закрытого перечня Порядка № 320н: приём, постоянный перевод, квалификация, награждение, переименование организации и увольнение, и только у работника, для которого работа основная, длится больше 5 дней и который не перешёл на электронную форму. Выговоры, временные переводы, изменение оклада, договоры ГПХ и самозанятые в книжку не попадают, а совместительство вносится лишь по просьбе работника. Параллельно почти любое событие уходит в СФР по ЕФС-1 в свои сроки, поэтому бумажная книжка и электронная выписка законно различаются.
Добыто переводит в электронный вид кадровые приказы, на основании которых делаются записи и формируется ЕФС-1, и держит на бумаге то, что закон на бумаге оставляет: трудовую книжку и приказ об увольнении.
Частые вопросы о записях в трудовой книжке
Нужна ли запись в трудовой книжке, если человек проработал 5 дней или меньше?
Пункт 2 Порядка № 320н обязывает вести трудовую книжку на работника, проработавшего у работодателя свыше 5 дней по основному месту работы. При работе 5 дней и меньше обязанности вносить запись нет. Сведения о приёме и увольнении такого работника в СФР по ЕФС-1 всё равно подают, каждое не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа.
Вносят ли в трудовую книжку военную и государственную службу?
Да. Пункт 14 Порядка № 320н предусматривает, что записи о государственной гражданской и муниципальной службе, военной службе и государственной службе иных видов вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы. Если записи нет, её вносят на основании документов о службе.
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после заявления об электронной?
Нет. Выбор электронной формы по статье 66.1 ТК РФ окончательный: после заявления работодатель выдаёт бумажную книжку на руки не позднее 3 рабочих дней с записью о подаче заявления и больше её не ведёт. Выданную книжку работник хранит сам: она подтверждает стаж за периоды до перехода.
Что делать, если организация, внёсшая неверную запись, ликвидирована?
По пункту 30 Порядка № 320н запись исправляет работодатель по новому месту работы или по месту работы, где внесена последняя запись, на основании документа, подтверждающего правильные сведения. Работнику нужно получить такой документ, чаще всего архивную справку или копию приказа, и передать его вместе с книжкой. При реорганизации исправление делает правопреемник.
Отражается ли в трудовой книжке отпуск по уходу за ребёнком?
Нет: отпуска в перечне пунктов 4 и 9 Порядка № 320н не названы, трудовой договор на время отпуска продолжает действовать, и новой записи не требуется. В страховой стаж период ухода засчитывается по данным СФР, а с 1 января 2026 года прежний общий предел учёта ухода за детьми в 6 лет снят постановлением Правительства РФ от 19.01.2026 № 11.
Сколько записей о совместительстве внесут, если подработок было несколько?
Записи о каждой работе по совместительству вносит основной работодатель по желанию работника и на основании документа, подтверждающего работу. Их можно вносить в хронологическом порядке или блоками, одновременно о приёме и увольнении, после увольнения из каждой организации-совместителя. Если работник документ не принёс, запись не делается, а период подтверждается сведениями в СФР.
