Когда выдают дубликат трудовой книжки и кто его оформляет
Ситуации, в которых работник получает дубликат, описаны в пунктах 27-31 Порядка ведения трудовых книжек. Порядок утверждён приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Таких ситуаций четыре. Для каждой определён работодатель, который выдаёт дубликат, и источник записей. В пятой ситуации дубликат не выдаётся, потому что бумажной книжки у работника нет.
| Ситуация | Кто выдаёт дубликат | Записи и отметки | Норма |
|---|---|---|---|
| Работник утратил трудовую книжку | Работодатель по месту работы, где внесена последняя запись. Срок выдачи: не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления | Сведения о работнике. Общий стаж до поступления к этому работодателю: сначала суммарно, затем по подтверждённым периодам. Сведения о работе и награждении по последнему месту работы | пп. 27-29 Порядка 320н |
| В книжке есть недействительная запись об увольнении или переводе | Работодатель, который внёс неправильную запись, по письменному заявлению работника. Для исправления записи можно обратиться также к работодателю по новому месту работы или к тому, кто внёс последнюю запись | Все записи трудовой книжки, кроме признанной недействительной | п. 30 Порядка 320н |
| Работодатель массово утратил книжки при чрезвычайной ситуации | Работодатель на основании акта комиссии по установлению стажа. Комиссию создают органы исполнительной власти субъекта РФ | Периоды работы, профессия (должность) и продолжительность стажа из акта комиссии | п. 31 Порядка 320н |
| Книжка или вкладыш пришли в негодность: обгорели, порваны, испачканы | Работодатель в том же порядке, что и при массовой утрате | На первой странице прежней книжки пишут «Взамен выдан дубликат» и указывают серию и номер дубликата | п. 31 Порядка 320н |
| Работник впервые поступил на работу после 31.12.2020 | Дубликат не выдаётся: бумажную книжку такому работнику не оформляли | Сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде | ст. 66.1 ТК РФ, 439-ФЗ |
Первые две строки задают разный объём работы кадровой службы. При утрате записи восстанавливают по документам, которые представил работник. При недействительной записи их переносят из книжки, которая у работника на руках. Об утрате работник обязан немедленно заявить работодателю по месту работы, где внесена последняя запись. Со дня подачи заявления начинает идти срок в 15 рабочих дней.
Когда бумажный дубликат не оформляют
С 2020 года сведения о трудовой деятельности переводятся в электронную форму. Порядок перехода установлен Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ и статьями 66 и 66.1 ТК РФ. Работник, который подал заявление о продолжении ведения бумажной книжки до 31 декабря 2020 года, сохраняет это право. На него распространяются правила о дубликате из Порядка 320н. Работнику, который выбрал электронные сведения, бумажную книжку выдали на руки, и возобновление её ведения не предусмотрено.
Кто впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года, получает сведения о трудовой деятельности только в электронном виде, без оформления бумажной трудовой книжки. Правила выбора формы и способы получения выписки описаны в разделе СФР об электронной трудовой книжке. Там же указано, что работник запрашивает сведения через Госуслуги, клиентскую службу СФР или МФЦ.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Бумажная книжка подтверждает периоды работы до 2020 года, и её дубликат электронные сведения не заменяет. Если работник выбрал электронную форму, ведение бумажной книжки не возобновляется, даже когда он об этом просит. Периоды после перехода подтверждайте сведениями о трудовой деятельности из СФР и сверяйте их с записями дубликата.»
Прежде чем принимать заявление о дубликате, проверьте, подавал ли работник до конца 2020 года заявление о продолжении ведения бумажной книжки. От этого зависит, по какому документу подтверждать его стаж.
Какие записи переносят в дубликат трудовой книжки
Дубликат заполняется по главам I-IV Порядка 320н. Состав сведений определяет пункт 28. В дубликат вносят:
- сведения о работнике;
- общий стаж до поступления к этому работодателю, если он подтверждён документально;
- сведения о работе и награждении, которые вносились в книжку по последнему месту работы.
Порядок действует до 1 сентября 2027 года. Его текст опубликован в виде приказа Минтруда № 320н на официальном сайте министерства, файл размещён в формате DOCX.
Прежний стаж записывают в два этапа: сначала одной суммарной записью, затем по отдельным периодам. Остальные сведения распределяются по разделам и графам так:
| Раздел и графа | Что вносится | Пункт Порядка 320н |
|---|---|---|
| Первая страница (титульный лист) | Надпись «Дубликат» в правом верхнем углу. Фамилия, имя, отчество полностью, без инициалов. Дата рождения полностью: число, месяц, год. Образование по аттестату, удостоверению или диплому. Профессия, специальность. Дата заполнения. Подпись работника, подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, печать при наличии | п. 28, п. 31 |
| «Сведения о работе», графа 3, первая запись | Общий стаж до поступления к этому работодателю суммарно: количество лет, месяцев и дней. Работодатели, периоды и должности в этой записи не указываются | п. 29 |
| «Сведения о работе», графа 2 | Дата приёма по каждому подтверждённому периоду, затем дата увольнения (прекращения трудового договора) | п. 29 |
| «Сведения о работе», графа 3 | Наименование организации, структурное подразделение, должность, специальность, профессия с указанием квалификации. Переводы на другую постоянную работу, если они подтверждены. Причина увольнения, если она есть в документе | п. 29 |
| «Сведения о работе», графа 4 | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | п. 29 |
| Записи по последнему месту работы | Сведения о работе и награждении, которые вносились в книжку по последнему месту работы | п. 28 «ж» |
| «Сведения о награждении» | Заголовок с полным и сокращённым (при наличии) наименованием организации. Графа 1: порядковый номер. Графа 2: дата награждения. Графа 3: кем, за какие достижения и какой наградой награждён работник. Графа 4: документ-основание с датой и номером | п. 26, п. 28 «ж» |
Если документ о прежней работе содержит не все сведения, в дубликат вносят только те, что в нём есть. Недостающий реквизит не восстанавливают по рассказу работника. Записи об образовании тоже опираются только на документы об образовании.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в образце дубликата весь прежний стаж уместился в одну суммарную строку, значит, образец пересказывает Инструкцию № 69 2003 года. Пункт 29 Порядка 320н требует после суммарной записи расписать каждый подтверждённый период: дату приёма, работодателя, подразделение, должность, переводы, дату и основание увольнения. Сверьте свой шаблон с этим пунктом до того, как заполнять бланк: бланк, испорченный не по вине работника, оплачивает работодатель.»
Для записей по последнему месту работы основанием служат приказы этого работодателя. В Добыто приказы о приёме, переводе и увольнении подписываются электронной подписью и хранятся в электронном архиве на тарифе «Бизнес». Номер и дату приказа для графы 4 кадровик берёт из архива и не ищет их в бумажных папках.
Перед заполнением бланка выпишите из документов работника реквизиты по каждому периоду: дату приёма, работодателя, должность, дату и основание увольнения. Реквизит, которого в документе нет, в дубликат не попадает.
Документы о прежнем стаже: что принимать и где их получить
Каждая запись о прежней работе в графе 4 ссылается на название, дату и номер документа, который представил работник. Поэтому стаж до поступления к работодателю записывают только при наличии надлежаще оформленных документов.
Перечень документов, подтверждающих периоды работы, дают пункты 10-11 Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа, утверждённых постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015. Это архивные справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости. Если сведения индивидуального учёта неполные, периоды подтверждают этими документами. Правила написаны для пенсионного стажа, но набор документов совпадает с тем, что принимают при заполнении дубликата.
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-СФР работник запрашивает через Госуслуги, клиентскую службу СФР или МФЦ. Онлайн выписку заказывают через услугу получения сведений о трудовой деятельности на Госуслугах. Сведения СФР могут не охватывать старые периоды. По годам, которые в выписку не попали, работнику понадобятся архивные справки.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Если книжка утрачена по вине работодателя, Порядок 320н обязывает его помочь работнику получить документы о прежнем стаже. Оригиналы справок и выписок у работодателя не остаются: с них снимают копии, заверяют их и возвращают оригиналы владельцу. Запросы в архивы отправляйте сразу после подачи заявления, потому что дубликат нужно выдать не позднее 15 рабочих дней.»
Составьте вместе с работником перечень мест работы до поступления к вам. Отметьте, по каким периодам документы уже есть, а по каким нужен запрос в архив или в СФР.
Образцы заявления о дубликате, расписки и книги учёта трудовых книжек
Комплект шаблонов Добыто для оформления дубликата лучше начать с заявления о выдаче дубликата: в файле есть бланк и образец заполнения.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Порядок выдачи дубликата: заявление, бланк, книга учёта
При утрате книжки на всю процедуру, от приёма заявления до выдачи дубликата, у работодателя есть 15 рабочих дней. Последовательность действий задают пункты 27-31 Порядка 320н.
Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите письменное заявление работника и зафиксируйте дату подачи. С этой даты считается срок выдачи дубликата: не позднее 15 рабочих дней.
- Шаг 2. Определите основание по пунктам 27-31 Порядка 320н: утрата, недействительная запись, негодность книжки или массовая утрата. При недействительной записи переносят все записи, кроме признанной недействительной. При массовой утрате основанием служит акт комиссии субъекта РФ.
- Шаг 3. Запросите у работника документы о работе до поступления к вам. Если книжка утрачена по вине работодателя, он обязан помочь работнику их получить.
- Шаг 4. Снимите копии с документов о стаже, заверьте их и верните оригиналы работнику.
- Шаг 5. Заполните первую страницу. Укажите фамилию, имя и отчество полностью, дату рождения полностью, образование и профессию по документам, дату заполнения. В правом верхнем углу напишите «Дубликат».
- Шаг 6. Внесите сведения о работе. Сначала в графу 3 запишите суммарный стаж. Затем распишите каждый подтверждённый период: даты в графе 2, работодателя, должность, переводы и основание увольнения в графе 3, реквизиты документа в графе 4. После этого перенесите записи о работе и награждении по последнему месту работы.
- Шаг 7. Работник подписью заверяет правильность сведений на первой странице. Затем её подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и ставит печать, если она есть.
- Шаг 8. Если прежняя книжка сохранилась, на её первой странице напишите «Взамен выдан дубликат» и укажите серию и номер дубликата.
- Шаг 9. Внесите серию и номер дубликата в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей и выдайте дубликат работнику.
Форму книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей работодатель разрабатывает сам (пункты 39-40 Порядка 320н). Для каждой выданной книжки и вкладыша в ней обязательно отражают серию и номер бланка.
Если приказы подписываются в КЭДО, модуль Добыто для 1С:ЗУП синхронизирует документы с учётной системой автоматически. Модуль устанавливается и настраивается за один день.
Сверьте дату в книге учёта с датой заявления работника: так видно, уложились ли вы в 15 рабочих дней.
Дубликат при недействительной записи об увольнении или переводе
Если запись об увольнении или переводе признана недействительной, работник подаёт письменное заявление и получает дубликат без этой записи. Выдаёт его работодатель, который внёс неправильную запись. Для исправления недействительной записи пункт 30 Порядка 320н разрешает обратиться также к работодателю по новому месту работы или к тому, кто внёс последнюю запись.
В такой дубликат переносят все записи трудовой книжки, кроме признанной недействительной. Ограничение «только последнее место работы», которое действует при утрате, в этом случае не применяется. Записи берут из существующей книжки, поэтому собирать документы о прежнем стаже не нужно.
Как выглядит исправленная запись в трудовой книжке
Неверную запись можно исправить в самой книжке, для этого в комплекте документов выше есть образец исправления записи. Если после исправления работник просит книжку без недействительной записи, ему оформляют дубликат по пункту 30. Работнику остаётся выбрать, к кому подать заявление: к работодателю, который внёс неправильную запись, или к работодателю по новому месту работы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ответственность работодателя за нарушение порядка выдачи дубликата
Несоблюдение Порядка 320н относится к нарушениям трудового законодательства. Ответственность за них установлена статьёй 5.27 КоАП РФ:
| Кто отвечает | Ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ | Ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ (повторное нарушение) |
|---|---|---|
| Должностное лицо | Предупреждение или штраф 1 000-5 000 руб. | Штраф 10 000-20 000 руб. или дисквалификация |
| ИП | Предупреждение или штраф 1 000-5 000 руб. | Штраф 10 000-20 000 руб. |
| Юридическое лицо | Предупреждение или штраф 30 000-50 000 руб. | Штраф 50 000-70 000 руб. |
Повторное нарушение для должностного лица может закончиться дисквалификацией. Для юридического лица верхняя граница штрафа растёт с 50 000 до 70 000 рублей.
Кроме штрафа, работодатель рискует выплатой по статье 234 ТК РФ. Если задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя незаконно лишила работника возможности трудиться, работодатель возмещает неполученный заработок.
Ошибка при заполнении тоже стоит денег. По пункту 45 Порядка 320н бланк, который неправильно заполнен или испорчен не по вине работника, оплачивает работодатель. Единой фиксированной цены бланка нет: Гознак направляет к официальным распространителям, и цену уточняют у них.
Работник, которому не выдают книжку или дубликат, найдёт официальные разъяснения Роструда в ситуации о выдаче трудовой книжки на портале Онлайнинспекция.РФ. Работодателю стоит сверить сроки по каждому открытому заявлению о дубликате с книгой учёта.
Стоимость кадрового электронного документооборота на 2026 год
Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С. Бумажная трудовая книжка и её дубликат по-прежнему оформляются на бланке по Порядку 320н.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указаны |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указаны |
| Интеграция с 1С: модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указаны |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | не указаны |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | не указаны |
Итоговая сумма складывается из численности сотрудников и выбранного тарифа. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав и условия каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Кто выдаёт дубликат и какие записи в него попадают, зависит от причины: утрата, недействительная запись, негодность книжки или массовая утрата при чрезвычайной ситуации. Прежний стаж фиксируют одной суммарной строкой и затем по каждому периоду, подтверждённому документами, и только в том объёме, который в этих документах есть. Работнику, который перешёл на электронные сведения, ведение бумажной книжки не возобновляют, а периоды после перехода подтверждают сведения о трудовой деятельности из СФР.
Добыто переводит кадровые приказы в электронный вид с подписями ПЭП и УНЭП, которые для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Если работнику понадобится дубликат, основания для записей по последнему месту работы уже будут собраны в одной системе.
Частые вопросы о дубликате трудовой книжки
Что делать, если работодатель, внёсший последнюю запись, ликвидирован?
При утрате книжки пункт 27 Порядка 320н называет только работодателя, у которого внесена последняя запись. Нормы, по которой полный дубликат вместо ликвидированной организации выдаёт новый работодатель, в тексте Порядка нет. Для исправления недействительной записи пункт 30 разрешает обратиться к работодателю по новому месту работы. Стаж в такой ситуации подтверждают архивными справками, выписками из приказов, лицевыми счетами и ведомостями по пунктам 10-11 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015, а также сведениями СФР о трудовой деятельности.
Заменяет ли выписка из индивидуального лицевого счёта дубликат трудовой книжки?
Нет. Выписка СЗИ-ИЛС содержит периоды работы и сведения о пенсионных правах, но дубликатом трудовой книжки не считается. Сведения в ней могут не охватывать старые периоды. Записи в дубликат по пункту 29 Порядка 320н вносят по документам, подтверждающим работу, с указанием в графе 4 их наименования, даты и номера.
Можно ли подтвердить прежний стаж свидетельскими показаниями?
Только в ограниченных случаях. Порядок 320н принимает показания двух и более свидетелей, которые знают работника по совместной работе у одного работодателя или в одной системе. Такое возможно при массовой утрате книжек в чрезвычайной ситуации, если у работника нет документов. Стаж в этом случае устанавливает комиссия субъекта РФ и оформляет акт. Для пенсионного стажа Правила № 1015 допускают свидетельские показания по пунктам 37-39, в частности при утрате документов из-за стихийного бедствия. При обычной утрате книжки показания не заменяют документы. Если документы не сохранились, стаж можно подтвердить в судебном порядке.
Что делать, если уволенный работник не забирает трудовую книжку?
По статье 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель выдаёт бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности у него. Если работника нет или он отказывается получить документ, работодатель направляет уведомление: явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её по почте. Работникам без бумажной книжки сведения о трудовой деятельности направляют заказным письмом.
По какой форме работодатель передаёт сведения о трудовой деятельности в СФР в 2026 году?
С 30 декабря 2025 года применяется форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (зарегистрирован в Минюсте 18.12.2025 № 84665). Она заменила форму по приказу СФР № 2281. Сведения о трудовой деятельности отражаются в подразделе 1.1 приложения № 1.
