Место работы в трудовой книжке при смене названия компании отражают отдельной строкой в разделе «Сведения о работе»: указывают прежнее и новое наименования, дату переименования и документ-основание. Графы 1 и 2 оставляют пустыми, запись о первоначальном приёме сохраняют. Работа у того же работодателя продолжается, период стажа не начинается заново. Если бумажная книжка ведётся, изменение отражают и в ней, и в сведениях Социального фонда России (СФР). После выбора электронной трудовой книжки новые события передают только в электронные сведения. Для СФР используют подраздел 1.1 единой формы сведений ЕФС-1 с мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», срок подачи — не позднее 25-го числа следующего месяца.
Для правильной записи нужно различить дату регистрации нового названия в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) и дату внутреннего приказа: они могут не совпадать. Формулировка о переименовании подходит для изменения наименования работодателя; переход в другую организацию и изменение должности оформляют по своим основаниям. Во второй половине материала находятся порядок исправления ненумерованной строки, проверка стажа, 6 шагов кадрового оформления и стоимость КЭДО на 2026 год. Шаблон записи позволяет сверить графы без подстановки чужих дат и номеров документов.
Как отличить переименование компании от изменения места работы
При переименовании прежняя организация продолжает быть стороной трудового договора. В трудовой книжке фиксируют новое официальное наименование работодателя. Адрес рабочего кабинета, название торговой точки или фамилия нового директора сами по себе не подтверждают переименование юридического лица.
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ разграничивает сведения о работодателе и условия трудового договора. По статье 57 наименование работодателя относится к сведениям, а место работы — к обязательным условиям. Если работник принят в филиал, представительство или другое обособленное подразделение в другой местности, условие о месте работы должно указывать подразделение и его местонахождение. Изменение такого условия проверяют отдельно от нового названия головной организации.
Для переименования, реорганизации и перехода к другому работодателю проверяют разные основания.
| Ситуация | Что проверить | Как выбрать оформление |
|---|---|---|
| Изменилось официальное наименование того же юридического лица | Прежнее и новое названия, дату государственной регистрации изменения | Запись о переименовании по пункту 13 порядка № 320н |
| Проведена реорганизация с правопреемством | Форму реорганизации, правопреемника, продолжение трудовых отношений | Отразить реорганизацию; для ЕФС-1 предусмотрено мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» |
| Работник действительно переходит к другому работодателю | Основание прекращения прежнего договора и заключение нового | Оформить прекращение прежних отношений и приём, без подмены переименованием |
Реорганизация по статье 75 ТК РФ сама по себе не прекращает трудовые отношения. Кадровые сведения должны отражать её форму и правопреемство.
Для подготовки записи сопоставляют трудовой договор с регистрационными документами: какое юридическое лицо наняло работника и продолжает ли оно существовать. При обычном переименовании сохраняются ИНН и ОГРН; при реорганизации проверяют документы о правопреемстве. Одного совпадения названия или адреса для определения работодателя недостаточно.
Шаблоны для проверки и восстановления кадровых сведений
Первым рассматривают образец исправления записи, если обнаружена ошибка; остальные файлы относятся к выдаче сведений и восстановлению утраченной книжки.
| Документ и область применения | Скачать |
|---|---|
| Образец исправления записи трудовой книжки: нумерованная запись о работе | Скачать |
| Форма СТД-Р: рабочий шаблон для сверки сведений у одного работодателя | Скачать |
| Заявление о дубликате трудовой книжки: при утрате или наличии другого предусмотренного основания | Скачать |
Образец исправления рассчитан на нумерованную запись о работе. Для выдачи СТД-Р проверяют обязательные поля действующей формы, утверждённой приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н о формах сведений о трудовой деятельности. Ненумерованную строку о названии компании исправляют по отдельной формулировке; наличие последующих записей само по себе не является основанием для дубликата.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как указать новое название в бумажной трудовой книжке
Пункт 13 порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», предусматривает отдельную строку в графе 3 раздела «Сведения о работе». Старый заголовок работодателя сохраняют: он подтверждает, под каким наименованием организация принимала сотрудника.
При первоначальном оформлении пункт 10 порядка № 320н требует указать полное наименование организации и сокращённое, если оно есть. Для переименования старое и новое названия сверяют с учредительными и регистрационными документами, включая организационно-правовую форму. Произвольное сокращение или коммерческое обозначение вместо официального наименования не используют.
Для строки о переименовании предусмотрен следующий порядок заполнения граф.
| Графа | Содержание записи |
|---|---|
| 1. Номер записи | Не заполняется |
| 2. Дата | Не заполняется: дата переименования входит в текст графы 3 |
| 3. Сведения о работе | Прежнее название организации, дата переименования, новое название |
| 4. Основание | Приказ, распоряжение или иное решение работодателя, его дата и номер |
Следующая запись о переводе или увольнении продолжает нумерацию кадровых записей. Ненумерованная строка о названии организации самостоятельного номера в этой последовательности не получает.
Образец формулировки без условных реквизитов
Шаблон для графы 3: «Организация (прежнее наименование) с (дата переименования) переименована в (новое наименование)». Слова в круглых скобках заменяют проверенными сведениями. В графе 4 указывают фактическое наименование документа-основания, затем его дату и номер; выдуманные реквизиты примера в книжку не переносят.
При нескольких последовательных переименованиях каждая строка связывает прежнее название с новым на соответствующую дату. Если работник всё это время состоял в трудовых отношениях, эта последовательность объясняет, почему запись о приёме и последующая запись об увольнении относятся к организации с разными названиями.
Внимание: В разделе «Сведения о работе» ошибочную запись нельзя зачёркивать, стирать или закрывать корректором. Для исправления сохраняют первоначальную строку и оформляют признание её недействительной.
Какую дату и документ поставить в основание
Датой переименования является дата государственной регистрации изменения в ЕГРЮЛ. Пункт 2 статьи 11 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» связывает момент регистрации с внесением записи в реестр. Поэтому дату решения учредителя или более позднего кадрового приказа нельзя автоматически использовать вместо даты регистрации.
В графе 3 указывают дату изменения названия, а в графе 4 — реквизиты документа-основания. Различие между этими датами разобрано в разъяснении Роструда о регистрации переименования: основанием служит приказ, распоряжение или иное решение работодателя.
Пункт 13 порядка № 320н не выделяет отдельного срока для переименования. Для перечисленных в пункте 9 записей о работе действует срок не позднее 5 рабочих дней, для увольнения — день увольнения. Организационный контроль переименования целесообразно привязать к внесению записи после регистрации, без ожидания ближайшего перевода или увольнения; срок отчётности СФР относится к другой обязанности. Перед заполнением сверяют дату реестра и реквизиты основания раздельно.
Как передать переименование в электронную трудовую книжку
В 2026 году применяется форма ЕФС-1 и порядок её заполнения по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, с изменениями приказа от 15.04.2026 № 389. Электронная трудовая книжка представляет собой сведения в информационных ресурсах фонда. Изменение названия в кадровой программе, загрузка скана книжки или выдача выписки работнику сами по себе не передают мероприятие в СФР.
Переименование отражают в подразделе 1.1 подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1 в отношении соответствующего зарегистрированного лица. На титульном листе указывают актуальные сведения страхователя. В строке мероприятия указывают «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», дату изменения, а в поле трудовой функции описывают переход от старого наименования к новому. В подразделе «Основание» приводят наименование подтверждающего документа, его дату и номер.
Прежний и новый регистрационные номера страхователя в СФР также входят в сведения о мероприятии. Если номер не изменился, действующий номер указывают дважды. Для проверки этих полей предназначены официальные правила заполнения ЕФС-1 при переименовании. Старый образец отчёта без регистрационных номеров не отражает действующий порядок.
Срок подачи при переименовании — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания соответствующего приказа или оформления подтверждающего решения. Его нельзя подменять сроком следующего рабочего дня, который применяется, в частности, к приёму и увольнению. Дату самого мероприятия при этом определяют по состоявшемуся изменению наименования.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
После отправки проверяют результат приёма: отрицательный протокол или частичное принятие требуют действий в отношении указанных в нём сведений. Сохранённый отправленный файл подтверждает отправку, но не заменяет проверку результата обработки. Работник впоследствии сверяет отражение события по сведениям СФР.
Важный нюанс из практики: СТД-Р нельзя выдавать взамен бумажной трудовой книжки сотруднику, который не отказался от её ведения. Форма сведений не меняет ранее выбранный способ учёта; бумажный бланк продолжают вести.
Факт: СТД-Р содержит сведения о работе у выдавшего её работодателя. Сведения нескольких работодателей работник получает в СФР или через Госуслуги.
В тарифе «Бизнес» сервиса Добыто предусмотрен электронный архив кадровых документов. Сохранение приказа о переименовании в архиве и принятие подраздела 1.1 ЕФС-1 фондом проверяют отдельно: наличие файла в кадровой системе не подтверждает внесение события в электронную трудовую книжку.
Какие документы проверить при смене названия работодателя
При обычном переименовании трудовой договор продолжает действовать. По статье 57 ТК РФ проверяют сведения о стороне договора и формулировку места работы. Стороны вправе оформить дополнительное соглашение, которое связывает прежнее и новое наименования. Само по себе отсутствие такого соглашения из-за изменения только названия не означает прекращения трудовых отношений.
Если одновременно меняются обусловленное договором подразделение, местность работы или трудовая функция, проверяют уже условия договора. Их изменение оформляют по применимым статьям 72 и 72.1 ТК РФ. Общий приказ о названии компании не подтверждает согласие работника на изменение его работы.
В Добыто предусмотрена интеграция кадровых документов с 1С в тарифе «Бизнес». При смене наименования отдельно проверяют реквизиты в учётной системе и содержание подписываемого документа: наличие интеграции не освобождает работодателя от выбора правильного основания и проверки даты.
Как сохранить электронный документ с новым наименованием
Для электронного кадрового документа сохраняют исходный файл и данные электронной подписи; при откреплённой подписи нужен отдельный файл подписи. Печатная форма позволяет прочитать содержание, но не содержит исходного электронного комплекта для проверки подписания. Название организации в распечатке должно совпадать с подписанным файлом, который сохраняют в архиве.
В заявлении на СТД-Р работник, которому бумажная книжка не ведётся, указывает способ получения: заверенный бумажный документ либо электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), если она имеется у работодателя. Электронный архив дополнительных соглашений не определяет форму выдачи этих сведений.
Как оформить переименование: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите событие по регистрационным документам. При изменении наименования того же юридического лица используется процедура переименования; при реорганизации дополнительно устанавливают правопреемство.
- Шаг 2. Сопоставьте прежнее и новое наименования, дату записи в ЕГРЮЛ и документ-основание. Проверьте, что приказ или иное решение подтверждают состоявшееся изменение, а дата события не подменена датой подписания приказа.
- Шаг 3. Установите, ведётся ли бумажная книжка сотрудника. В действующем бумажном бланке заполните отдельную строку по пункту 13 порядка № 320н, оставив графы 1 и 2 пустыми. При электронном учёте новые бумажные записи не возобновляют.
- Шаг 4. Подготовьте подраздел 1.1 ЕФС-1 по действующему порядку. Проверьте мероприятие, дату и основание, прежний и новый регистрационные номера страхователя; неизменившийся номер отражают дважды.
- Шаг 5. Передайте сведения в срок и проверьте протокол СФР. Отрицательный результат требует устранения указанных ошибок; проверка не заканчивается подтверждением отправки.
- Шаг 6. Сопоставьте обновлённые сведения с кадровыми документами. При выдаче копии книжки или сведений работнику проверьте наименование работодателя и сохранение первоначальной даты приёма.
Комплект для проверки готов, когда дата изменения и документ-основание определены, бумажная запись соответствует режиму учёта сотрудника, а обработка электронных сведений подтверждена результатом СФР.
Как исправить ошибочное название и подтвердить стаж
Неверное название в ненумерованной строке о переименовании требует отличать эту строку от нумерованной записи о приёме или переводе. В разъяснении Роструда предусмотрена возможность признать недействительной именно запись о переименовании, указав её содержание и реквизиты основания. Номер соседней кадровой записи для этого использовать нельзя.
Рабочая формулировка для исправления: «Запись о переименовании организации (прежнее название) с (дата) в (новое название), внесённую на основании (документ, дата, номер), считать недействительной». Затем вносят правильную запись о переименовании. Такой способ описывает официальное разъяснение об исправлении ненумерованной строки; это позиция консультационного сервиса Роструда по применению порядка № 320н.
Для ошибки в нумерованной записи о работе действует общий порядок пункта 12. На иллюстрации исправляют неверную должность, поэтому у корректирующей записи есть номер и дата. Эти поля нельзя автоматически переносить на первоначальную запись о переименовании организации, которая оформляется без номера и без заполнения графы 2.
Важный нюанс из практики: При исправлении нумерованной записи в графе 2 указывают дату фактического внесения исправления. Дату ошибочной записи вместо неё не переносят; новый номер продолжает последовательность записей.
Если неверные сведения уже переданы в СФР, исправление бумажной книжки не заменяет корректировку отчёта. Для отмены ранее принятых сведений подраздел 1.1 заполняют в соответствии с отменяемой строкой и ставят «X» в графе 11 «Признак отмены записи». Следующей строкой передают правильные сведения по действующему порядку заполнения ЕФС-1.
Как проверить непрерывность работы после переименования
Дата первоначального приёма остаётся началом работы по продолжающемуся трудовому договору. Для подтверждения связи между названиями работник запрашивает справку о переименовании и копию трудовой книжки или нужных приказов. Статья 62 ТК РФ предусматривает бесплатную выдачу связанных с работой документов по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней.
Ошибку прежнего работодателя исправляют там, где она была допущена, либо по новому месту работы на основании официального документа прежнего работодателя. Этот порядок предусмотрен в памятке Роструда о трудовых книжках. Если работник уже уволен, сначала устанавливают, у кого получить документ-основание для исправления.
Если прежний работодатель ликвидирован, подтверждающие документы ищут в архиве, куда переданы его кадровые документы. Сведения о последовательности названий помогают связать записи, но не заменяют подтверждение самих периодов работы. При пропущенном переименовании необходимо восстановить документальную связь между работодателем в записи о приёме и работодателем в записи об увольнении.
Для проверки пенсионного учёта сопоставляют сведения о трудовой деятельности и выписку из индивидуального лицевого счёта в СФР. Это разные документы: кадровые события не исчерпывают все сведения о страховом стаже. Калькулятор стажа по трудовой книжке подсчитывает введённые интервалы, но не устанавливает достоверность названия работодателя и не подтверждает пенсионные права.
Цена ошибки в записи и отчётности
Неверная дата, пропуск переименования или преждевременное увольнение вместо продолжения договора требуют исправлений в соответствующих документах. За несвоевременное представление либо неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности часть 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф для должностного лица от 300 до 500 рублей. Эта ответственность относится к указанным нарушениям отчётности; её нельзя автоматически применять к любой опечатке в бумажной книжке.
Расчёт «500 рублей за каждого работника» также нельзя переносить на обычное мероприятие о переименовании по трудовому договору. СФР разграничивает основания финансовых санкций за ЕФС-1: санкция за каждого застрахованного применяется к установленным категориям сведений, включая договоры ГПХ и страховой стаж. Перед оценкой последствий определяют, какой раздел отчёта и какой вид сведений нарушены.
Когда КЭДО помогает и что он не заменяет
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) по статьям 22.1-22.3 ТК РФ позволяет организовать электронные кадровые документы в пределах установленного законом режима. Он не заменяет ведение бумажной книжки и передачу сведений о трудовой деятельности в СФР. Для единственной записи о новом названии покупать систему КЭДО не требуется.
Из общего режима КЭДО исключены трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности, приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Возможность электронного оформления по специальным нормам, в частности для дистанционной работы, рассматривают отдельно. Перечень исключений проверяют до выбора электронного маршрута документа.
В тарифах Добыто простая электронная подпись (ПЭП) и усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) включены без отдельной платы. Их допустимость проверяют для конкретного кадрового документа по статье 22.3 ТК РФ. Для электронного представления ЕФС-1 требуется УКЭП: наличие ПЭП или УНЭП у работников этого требования не меняет.
Стоимость КЭДО для кадровых документов при переименовании
Стоимость зависит от численности сотрудников и выбранного тарифа; это плата за кадровый сервис, которая не определяет обязанность работодателя внести запись в трудовую книжку.
| Услуга или тариф | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| «Старт»: до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | Срок внедрения не указан |
| «Бизнес»: без ограничения численности, с интеграцией 1С и архивом | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Срок полного внедрения не указан |
| «Корпорация»: индивидуальные условия | По запросу | В опубликованных условиях не указан |
| Установка и настройка модуля для 1С:ЗУП в составе интеграции | Интеграция включена в тариф «Бизнес»; отдельная цена не опубликована | За один день |
Для «Бизнес» установлено условие: «Минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год». При выборе сравнивают не только ставку на сотрудника, но и этот минимум по условиям тарифов КЭДО. Указанный день относится к установке и настройке модуля 1С:ЗУП. Общий срок оформления переименования или полного внедрения КЭДО на странице тарифов не указан.
Цены для оценки бюджета указаны на дату подготовки материала — 03.10.2026. Перед заключением договора проверяют действующие условия; сроки записи и отчётности определяются нормативными требованиями независимо от тарифа.
Выводы
Смена официального наименования отражается как событие в истории того же работодателя при сохранении трудового договора. В бумажном бланке связывают прежнее и новое названия, не изменяя первоначальную запись о приёме; в электронных сведениях контролируют мероприятие и результат обработки отчёта. При расхождении названий для подтверждения стажа нужен документ, объясняющий их последовательность.
В Добыто кадровые документы можно вести с электронным архивом и интеграцией 1С в рамках соответствующего тарифа. При этом запись в книжке и отчётность СФР остаются отдельными обязанностями работодателя, которые проверяют по своим правилам.
Частые вопросы
Нужно ли писать о прежнем названии сотруднику, принятому после переименования?
Нет, приём оформляют под официальным наименованием, действующим на дату начала работы. Пункт 13 порядка № 320н относится к изменению названия за время работы сотрудника. Историю переименований, произошедших до его приёма, в новую запись о работе не переносят.
Как отразить переименование, если есть основная работа и внутреннее совместительство?
Для ЕФС-1 мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» заполняют в отношении каждого вида договора зарегистрированного лица со страхователем. Основной трудовой договор и трудовой договор по совместительству учитывают отдельно. Наличие одного человека в кадровой базе не отменяет проверки обоих видов отношений по порядку заполнения подраздела 1.1.
Нужно ли подавать сведения за сотрудницу в отпуске по уходу за ребёнком?
Отпуск по уходу за ребёнком сохраняет место работы по статье 256 ТК РФ. Если трудовой договор продолжает действовать, отсутствие сотрудницы на рабочем месте не исключает её из оформления переименования работодателя. В отношении неё проверяют бумажную книжку, если она ведётся, и передачу мероприятия в СФР.
Куда внести новое название, если страницы раздела «Сведения о работе» закончились?
По пункту 32 порядка № 320н книжку дополняют вкладышем, который оформляют и ведут в том же порядке. Самостоятельно без трудовой книжки вкладыш недействителен. При выдаче ставят штамп «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер по пункту 33; запись о работе не переносят в раздел награждений.
Что делать, если трудовая книжка с прежними названиями потеряна?
По пункту 27 порядка № 320н работник заявляет об утрате работодателю по месту работы, где внесена последняя запись. Дубликат выдают не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления. Периоды прежней работы подтверждают документами; их не восстанавливают только со слов работника или по вычисленному стажу.
Нужна ли запись о переименовании исполнителю по договору ГПХ?
В бумажную трудовую книжку сведения об исполнении гражданско-правового договора не вносят. Однако мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» в подразделе 1.1 ЕФС-1 предусмотрено и для соответствующего вида договора ГПХ зарегистрированного лица со страхователем. Этот порядок отчётности не превращает исполнителя в работника по трудовому договору.
