Записи в трудовой книжке вносятся по Порядку, утверждённому приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н: о приёме, переводе, квалификации и награждении — не позднее 5 рабочих дней после приказа, об увольнении — в день увольнения. Формулировку берут из приказа и штатного расписания, а причину увольнения пишут дословно по Трудовому кодексу со ссылкой на пункт, часть и статью, как требует статья 84.1 ТК РФ. От чего зависит, будет ли запись вообще: работнику, который до 31 декабря 2020 года выбрал бумажную книжку, записи вносят на бумаге; тому, кто перешёл на электронную, и всем, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года, бумажных записей не делают, вместо них подают ЕФС-1 и выдают СТД-Р.
Ниже собраны готовые формулировки для приёма, перевода, совместительства, переименования организации, награждения и одиннадцати оснований увольнения с указанием нормы и документа-основания. Отдельно разберём, как признать запись недействительной, не зачёркивая её, и когда вместо исправления нужен дубликат. Покажем четыре требования старых правил, отменённых с 1 сентября 2021 года: их до сих пор выполняют по привычке. Цена ошибки в цифрах КоАП, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому в 2026 году ещё вносят записи в бумажную трудовую книжку
Бумажная книжка сохранилась не у всех. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ дал работникам выбор до 31 декабря 2020 года: оставить бумажный документ или перейти на сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Тем, кто впервые поступил на работу с 1 января 2021 года, трудовая книжка не оформляется вовсе. Поэтому перед тем, как подбирать формулировку, кадровик отвечает на другой вопрос: ведём ли мы на этого человека бумажный документ.
| Категория работника | Запись в бумажную книжку | Что оформляем вместо неё |
|---|---|---|
| Сохранил бумажную книжку заявлением 2020 года | Вносим по Порядку 320н | Плюс подраздел 1.1 ЕФС-1 по каждому кадровому мероприятию |
| Подал заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности | Не вносим, книжка выдана на руки | ЕФС-1, при увольнении — СТД-Р в день прекращения договора |
| Впервые поступил на работу с 01.01.2021 | Книжка не заводится (439-ФЗ) | Только электронные сведения, ЕФС-1 и СТД-Р |
| Совместитель | Только по желанию работника и по основному месту работы | ЕФС-1 подаёт работодатель по совместительству |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | Записи не вносятся никогда | Трудовых отношений нет, кадровое мероприятие не возникает |
| Работник у работодателя — физического лица без статуса ИП | Такой работодатель книжки не ведёт (ст. 309 ТК РФ) | Стаж подтверждается трудовым договором |
Из таблицы следует практический фильтр: у двух работников на одной и той же должности документальный след может отличаться, и запись, внесённая «на всякий случай» тому, кто перешёл на электронные сведения, окажется лишней. Проверить, какие сведения о человеке уже числятся в системе учёта, можно по выписке, которую работник сам заказывает в разделе про электронную трудовую книжку на сайте Социального фонда России.
Внимание: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности остаются вне кадрового электронного документооборота. Кроме них на бумаге ведутся акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Компания рассчитывает полностью убрать бумагу из кадрового процесса, а получает гибрид: заявление работник подаёт электронно, а приказ об увольнении и ознакомление с ним всё равно уходят на бумагу, вместе с записью в книжке. Посчитайте заранее, какая доля ваших работников сохранила бумажный документ: именно на неё бумажный контур останется.»
Когда бумажной записи не будет, даже если книжка лежит в сейфе
Сама по себе книжка в сейфе основанием для записи не является. Записи не вносят при временном переводе, при совмещении должностей и при дистанционной работе, если трудовой договор заключался обменом электронными документами: по статье 312.2 ТК РФ сведения о дистанционной работе вносятся по желанию работника и при условии, что он предоставил книжку. Испытательный срок в книжке тоже не отражается, хотя в приказе он есть.
Из чего состоит запись: четыре графы и документ-основание
Раздел «Сведения о работе» устроен одинаково для любой ситуации, и ошибка чаще возникает не в тексте, а в реквизитах. Порядок 320н требует вносить записи без сокращений и нумеровать их подряд в пределах раздела.
| Графа | Что вносится | Частая ошибка |
|---|---|---|
| 1. Номер записи | Сквозная нумерация внутри раздела | Номер ставят заголовку с названием организации и записи о переименовании |
| 2. Дата | Дата события: приёма, перевода, увольнения | Ставят дату внесения записи или дату приказа |
| 3. Сведения о работе | Подразделение, должность или профессия с квалификацией по штатному расписанию | Сокращения, наименование должности не как в штатном расписании |
| 4. Основание | Наименование, дата и номер приказа | Ссылка на трудовой договор вместо приказа |
Отсюда правило проверки: запись сверяется с приказом и со штатным расписанием, а не с трудовым договором. В практике Добыто HR-специалисты чаще всего спотыкаются на графе 2: в книжку переносят дату приказа, хотя там должна стоять дата самого события.
Полезно знать: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если наименование или код должности изменились, сначала издаётся приказ по штатному расписанию и оформляется дополнительное соглашение, и только потом формулировка попадает в книжку.
Как внести запись о приёме на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, ведётся ли на работника бумажная книжка: заявление 2020 года о сохранении бумажного документа либо стаж до 2021 года при отсутствии заявления о переходе на электронные сведения.
- Шаг 2. Издайте приказ о приёме и сверьте в нём наименование подразделения и должности со штатным расписанием.
- Шаг 3. В графе 3 напишите заголовок с полным наименованием организации и сокращённым, если оно есть в уставе. Номер и дату этому заголовку не присваивают.
- Шаг 4. Внесите саму запись: номер по порядку, дата приёма из приказа, текст «Принят в… на должность…», в графе 4 — дата и номер приказа.
- Шаг 5. Уложитесь в 5 рабочих дней с даты приказа, как требует Порядок 320н.
- Шаг 6. В тот же день, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1, и отразите движение книжки в книге учёта.
Сформируйте приказ о приёме, на который сошлётесь в графе 4
Образцы формулировок для типовых кадровых ситуаций
Формулировки ниже приведены в том виде, в каком они вносятся в графу 3. Даты и номера приказов условные, их заменяют своими.
| Ситуация | Формулировка в графе 3 | Основание и норма |
|---|---|---|
| Приём на работу | Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам | Приказ от 12.01.2026 № 3-к; ст. 66 ТК РФ, п. 10 Порядка 320н |
| Приём по профессии с разрядом | Принят в ремонтный цех электромонтёром по ремонту оборудования 4 разряда | Приказ о приёме; квалификация указывается по штатному расписанию |
| Постоянный перевод | Переведён в отдел логистики на должность старшего специалиста | Приказ о переводе; дополнительное соглашение к трудовому договору |
| Присвоение разряда, класса, категории | Присвоен 5 разряд по профессии «электромонтёр по ремонту оборудования» | Приказ по итогам квалификационного экзамена |
| Переименование должности | Должность «менеджер» с 01.02.2026 переименована в должность «специалист по продажам» | Приказ об изменении штатного расписания |
| Переименование организации | Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» с 01.03.2026 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Василёк» | Приказ или решение участника; номер записи и дата в графах 1 и 2 не ставятся |
| Работа по совместительству | Принят на работу по совместительству в отдел маркетинга на должность дизайнера | Вносит основной работодатель по желанию работника на основании документа с места работы по совместительству, п. 11 Порядка 320н |
| Военная служба по призыву | Служба в Вооружённых Силах Российской Федерации по призыву с 15.05.2024 по 14.05.2025 | Военный билет; запись вносит работодатель по месту работы |
| Награждение | Награждена Почётной грамотой за многолетний добросовестный труд | Приказ о награждении; вносится в раздел «Сведения о награждении» |
Две строки таблицы нумеруются иначе, чем остальные. Заголовок с наименованием организации и запись о её переименовании порядкового номера не получают: номер присваивается только записи о конкретном кадровом событии.
Формулировки увольнения: одиннадцать оснований
Статья 84.1 ТК РФ требует писать причину прекращения договора в точном соответствии с формулировками кодекса и со ссылкой на пункт, часть и статью. Расхождение в одном слове превращает запись в предмет спора.
| Основание | Формулировка в графе 3 |
|---|---|
| По собственному желанию | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| По собственному желанию в связи с выходом на пенсию | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| По соглашению сторон | Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Истечение срока договора | Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Перевод к другому работодателю | Трудовой договор прекращён в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Отказ работать в изменённых условиях | Трудовой договор прекращён в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определённых сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Ликвидация организации | Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Сокращение численности или штата | Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Неудовлетворительный результат испытания | Трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Призыв на военную службу | Трудовой договор прекращён в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Смерть работника | Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации |
Глагол в формулировке не произвольный. По пунктам 3 и 4 части первой статьи 77 договор расторгается, по остальным основаниям той же статьи и по статье 83 — прекращается. Причину увольнения по собственному желанию дописывают тогда, когда с ней закон связывает льготы: выход на пенсию, перевод супруга, уход за ребёнком-инвалидом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы кадровых документов по трудовым книжкам
Комплект собран под задачи этой статьи; начните с образца исправления записи, если ошибка уже внесена.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Ошибка уже внесена: как исправить запись и когда нужен дубликат
Зачёркивать записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» запрещает пункт 12 Порядка 320н. Исправление оформляется новой записью: под очередным порядковым номером пишется «Запись за № 5 недействительна», ниже вносится правильный текст, а в графе 4 указывается приказ или документ, на основании которого вносится исправление.
Исправляет ошибку либо тот работодатель, который её допустил, либо нынешний — но только на основании документа от прежнего: справки, копии приказа, выписки. Ссылаться в графе 4 на слова работника нельзя. Если прежняя организация ликвидирована, основанием становятся архивные справки или документы, подтверждающие факт работы. В практике Добыто мы сверяем кадровый комплект перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем спор: расхождение приказа и записи дешевле закрыть до конфликта, чем после.
Когда исправления недостаточно
Дубликат оформляется при утрате книжки, её порче, массовой утрате документов работодателем, а также когда в книжке есть запись об увольнении, признанная недействительной по решению суда или по решению работодателя. Дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления. В дубликат переносится общий стаж работы до поступления к данному работодателю суммарной записью, а затем стаж расшифровывается по документам.
Важный нюанс из практики: ошибки в фамилии и дате рождения исправляются иначе, чем ошибки в сведениях о работе. На титульном листе прежние данные зачёркиваются одной чертой, рядом записываются новые, а ссылка на паспорт или свидетельство о заключении брака делается на внутренней стороне обложки и заверяется подписью ответственного лица и печатью при её наличии.
Четыре требования, которые отменены, но кадровики их выполняют
Порядок 320н заменил Правила, утверждённые постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, и снял часть привычных обязанностей. На проверках это не нарушение, но лишняя работа и лишние документы.
| Правило | До 01.09.2021 | С 01.09.2021 |
|---|---|---|
| Ознакомление с каждой записью | Под роспись в личной карточке | Не требуется |
| Заверение записей при увольнении | Подпись работодателя и подпись работника | Подпись работодателя или ответственного лица и печать при наличии |
| Оформление первой книжки | В присутствии работника | Требование снято, книжки впервые поступающим не заводятся с 01.01.2021 |
| Срок внесения записи о приёме и переводе | Недельный срок | Не позднее 5 рабочих дней |
| Способ внесения | Только от руки чернилами | Допускаются технические средства и оттиск штампа |
| Формы книг учёта | Унифицированные из постановления № 225 | Работодатель утверждает сам (постановление Правительства от 24.07.2021 № 1250) |
Возможность печатать записи техническими средствами закрывает давний спор о почерке: напечатанная запись законна, если соблюдены реквизиты граф. Сам Порядок 320н рассчитан на срок до 1 сентября 2027 года, и это стоит учитывать при планировании архива.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Что оформляется параллельно записи: ЕФС-1, СТД-Р и книги учёта
Запись в книжке закрывает только один контур. По каждому кадровому мероприятию работодатель подаёт подраздел 1.1 формы ЕФС-1: при приёме и увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, по переводу и другим мероприятиям — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Работнику, отказавшемуся от бумажной книжки, в день прекращения трудового договора выдаётся форма СТД-Р.
Движение бланков и самих книжек фиксируется в двух регистрах: книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей и приходно-расходной книге по учёту бланков. Формы обеих книг с 1 сентября 2021 года работодатель утверждает самостоятельно. Ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу книжек назначают приказом: без такого приказа подпись под записью формально принадлежит неуполномоченному лицу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кейс из практики: в компании на несколько филиалов кадровые заявления и справки шли по электронной почте и через курьера, а бумажный контур по трудовым книжкам оставался в головном офисе. После перевода заявлений, справок и расчётных листков в электронный вид временные затраты на обработку сократились минимум втрое, а бумажными остались четыре категории документов, включая трудовые книжки. В практике Добыто мы сразу разделяем эти два контура на старте внедрения, чтобы отдел кадров не ждал от системы того, чего закон в неё не пускает.
Чек-лист проверки перед внесением записи
- Работник сохранил бумажную книжку: есть заявление 2020 года либо стаж до 2021 года без заявления о переходе на электронные сведения.
- Приказ издан, его дата и номер совпадают с тем, что вы напишете в графе 4.
- Наименование должности в приказе дословно совпадает со штатным расписанием, а штатное расписание приведено в соответствие с ОК 016-2025.
- В разделе «Сведения о работе» есть свободные строки, иначе оформляется вкладыш.
- Ответственный за ведение книжек назначен действующим приказом.
- Движение книжки отражено в книге учёта, а бланк вкладыша списан по приходно-расходной книге.
Сколько стоит ошибка в записи
Неверная формулировка обходится дороже, чем переоформление строки. Нарушение порядка ведения трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 4 той же статьи даёт штраф на юридическое лицо от 50 000 до 70 000 рублей, а должностное лицо можно дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет.
Второй счёт выставляет сам работник. Если неправильная формулировка причины увольнения помешала ему устроиться на другую работу, работодатель возмещает не полученный за это время заработок по статье 234 ТК РФ, а суд по статье 394 ТК РФ обязывает изменить запись. Третий счёт приходит от отчётности: за нарушение срока подачи сведений персонифицированного учёта предусмотрен штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Одна пропущенная дата приказа в крупной компании превращается в сумму, кратную численности.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы просим не повторять фразу, что электронный документ суд не примет: она противоречит нормам о письменных доказательствах. Проигрывают не из-за формата, а из-за дефектов процедуры — момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. Проверьте у себя, описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности работников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в рамках подключения |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и потребности в УКЭП для кадровой службы. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано минимальное количество сотрудников для пакета «Бизнес».
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных. На бумажный контур по трудовым книжкам тариф не влияет: этот участок остаётся ручным независимо от того, какая система подключена.
Выводы
Текст записи определяется тремя документами: приказом, штатным расписанием и нормой ТК РФ, на которую даётся ссылка при увольнении. Сроки жёсткие — 5 рабочих дней на приём, перевод и награждение, день увольнения для записи о прекращении договора, следующий рабочий день для подраздела 1.1 ЕФС-1. Ошибку в сведениях о работе закрывают записью о недействительности, а не зачёркиванием, и только на основании документа. Часть привычных действий с 1 сентября 2021 года не нужна: подпись работника под записями и ознакомление с каждой записью в личной карточке отменены.
Бумажный контур по трудовым книжкам остаётся ручным при любой степени автоматизации, зато всё, что вокруг него, переводится в электронный вид: заявления, приказы о переводе, дополнительные соглашения, ЛНА, справки. В Добыто мы разделяем эти два контура на старте внедрения и настраиваем маршруты так, чтобы кадровая служба видела, какие документы уходят в электронный архив, а какие нужно оформить на бумаге в тот же день.
Частые вопросы
Нужно ли вносить запись о дистанционной работе
Если трудовой договор заключён путём обмена электронными документами, сведения о дистанционной работе вносятся в трудовую книжку по желанию работника и при условии, что он предоставил книжку работодателю, в том числе направил её заказным письмом с уведомлением. Формулировка при этом обычная: слово «дистанционно» в запись не добавляется, указываются подразделение и должность по штатному расписанию.
Как оформить запись, если организация реорганизована, а не переименована
Запись вносится по той же схеме, что и при переименовании: в графе 3 без порядкового номера указывается, что организация реорганизована, с формой реорганизации и датой, а в графе 4 приводится основание — решение уполномоченного органа или приказ. Трудовые отношения при реорганизации не прекращаются по статье 75 ТК РФ, поэтому запись об увольнении и новом приёме не делается.
Обязательна ли печать под записью об увольнении
Записи заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя при её наличии. Организации, отказавшиеся от печати, оттиск не ставят, и отсутствие печати само по себе не делает запись недействительной. Подпись увольняемого работника под записями с 1 сентября 2021 года не требуется.
Что делать, если работник не пришёл за книжкой в день увольнения
В день прекращения договора работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её по почте. С даты отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Невостребованные книжки хранятся 50 лет, после чего могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.
Можно ли внести пропущенную запись за прошлый год
Запись вносится текущим порядковым номером, дата события в графе 2 остаётся фактической, а основанием служит приказ того периода. Задним числом между существующими строками записи не вставляются: в разделе «Сведения о работе» нумерация сквозная и хронология не переписывается. Если пропущена запись прежнего работодателя, нынешний вносит её на основании полученного от него документа.
Как считать стаж, если часть записей есть только в электронных сведениях
Стаж за период до перехода на электронные сведения подтверждается бумажной книжкой, за последующий — выпиской из сведений о трудовой деятельности. Работник получает такую выписку сам через личный кабинет Социального фонда России или портал государственных услуг, работодатель по своей инициативе её запросить не может. При расхождении дат в книжке и в электронных сведениях исправление вносит тот работодатель, который допустил ошибку в отчётности.
