Страницы трудовой книжки нумеровать не требуется. Порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, и в нём номер получает каждая запись, а не лист. Этот номер ставится в графе 1, во вкладыше нумерация записей продолжается. Ошибочную запись в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивать нельзя: её признают недействительной и вносят правильную. Если книжка или вкладыш обгорели, порваны или испачканы, работодатель по последнему месту работы выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления работника. Ошибку в тексте записи исправляют новой записью в той же книжке, при негодности книжки или вкладыша оформляют дубликат. Отдельной процедуры замены одного листа в Порядке нет.
Материал показывает, как продолжать нумерацию записей у нового работодателя и во вкладыше. Он объясняет, чем исправление записи отличается от замены бланка и что Порядок говорит о повреждении одного листа. Сценарная таблица из 8 ситуаций раскладывает, когда хватает исправительной записи, когда нужен вкладыш и когда дубликат. Во второй половине статьи собраны пошаговый порядок оформления дубликата, правила подтверждения стажа, связь бумажной книжки со сведениями СФР и КЭДО, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Как нумеровать записи в трудовой книжке: графа 1 и порядковый номер
Нумерацию задаёт приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Приложение № 1 к нему утверждает форму трудовой книжки, приложение № 2 утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Приказ зарегистрирован Минюстом 01.06.2021 под № 63748 и применяется с 01.09.2021. По пункту 15 Порядка в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приёма на работу.
Правила о нумерации листов бланка в Порядке нет. Обязательная нумерация относится к кадровым записям: номер в графе 1 обозначает запись, лист с этой записью он не обозначает. Прямого запрета ставить номера страниц Порядок тоже не содержит. Вывод о том, что такая нумерация не нужна, следует из утверждённой формы книжки и правил её заполнения.
Порядковый номер продолжает счёт записей, которые уже есть в книжке. Кадровик нового работодателя находит последнюю запись и ставит следующий номер. Если запись признали недействительной, правильная запись вносится как новая и получает свой порядковый номер в графе 1. Вкладыш ведётся в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 32), поэтому нумерация записей в нём продолжается.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «В графе 1 нумеруются записи, листы бланка Порядок № 320н не нумерует. Вкладыш ведётся в том же порядке, что и книжка, и счёт записей в нём продолжается. Перед первой записью у нового работника найдите последнюю запись в книжке и во вкладыше и продолжайте нумерацию с неё.»
Перед внесением записи новому работнику проверьте, нет ли на книжке штампа «Выдан вкладыш». Если вкладыш выдан, последнюю запись ищите и в нём: штамп содержит его серию и номер.
Ошибка в записи, заполненный раздел или испорченный бланк: какой инструмент выбрать
Порядок № 320н предлагает для проблем со страницами книжки 3 инструмента: исправительную запись, вкладыш и дубликат. Выбор зависит от того, что произошло. Неверный текст записи исправляют в той же книжке. Заполненный раздел дополняют вкладышем. Негодную книжку или негодный вкладыш заменяют дубликатом.
Типовые ситуации, решения и основания сведены в таблицу.
| Ситуация | Что делать | Основание |
|---|---|---|
| Нужно внести очередную запись в «Сведения о работе» | Поставить в графе 1 порядковый номер записи, листы не нумеровать | п. 15 приложения № 2 к приказу № 320н |
| Неверная запись в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» | Не зачёркивать, признать запись недействительной и внести правильную | п. 12 |
| Нужно дополнить сведения об образовании, профессии или специальности на титульном листе | Дополнить, не зачёркивая прежних записей | п. 8 |
| Заполнены все страницы одного из разделов | Выдать вкладыш, на книжке поставить штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером | пп. 32-33 |
| Книжка или вкладыш обгорели, порваны, испачканы | Оформить дубликат в порядке, установленном для утраты | п. 31 |
| Книжка утрачена | Заявление работодателю по последнему месту работы, дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления | п. 27 |
| Повреждён отдельный лист, но книжку и вкладыш нельзя назвать негодными | Отдельной процедуры нет, удаление и замена листа Порядком не предусмотрены | прямо не урегулировано |
| Работник впервые поступил на работу после 31.12.2020 | Бумажную трудовую книжку не оформлять | ст. 66 и 66.1 ТК РФ |
Дубликат нужен в 2 строках из 8: при утрате и при негодности книжки или вкладыша. Строка о повреждённом листе единственная осталась без пункта-основания, потому что норма этот случай отдельно не регулирует. В остальных ситуациях бланк сохраняется, а записи вносят по правилам пунктов 8, 12, 15 и 32-33.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как исправить запись в трудовой книжке без зачёркивания
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивать неточные, неправильные или иные признанные недействительными записи нельзя (п. 12). Неверную запись признают недействительной и вносят правильную. Исправление оформляется новой записью с очередным порядковым номером в графе 1. Лист с ошибкой остаётся в книжке.
Для титульного листа действует пункт 8. Сведения об образовании, профессии и специальности дополняют, не зачёркивая прежних записей. Роструд приводит это правило в Руководстве по соблюдению обязательных требований, утверждённом приказом Роструда от 11.11.2022 № 253. Там оно приведено отдельно от запрета пункта 12, который прямо относится к двум разделам с записями.
Перед исправлением определите раздел, где стоит ошибка. Для «Сведений о работе» и «Сведений о награждении» применяется пункт 12, для сведений об образовании, профессии и специальности на титульном листе применяется пункт 8.
Повреждён один лист трудовой книжки: что предусматривает Порядок
Пункт 31 Порядка говорит о негодности трудовой книжки или вкладыша и приводит примеры: книжка или вкладыш «обгорела, порвана, испачкана». Отдельной процедуры для одного повреждённого листа Порядок не устанавливает. В нём нет критерия, по которому повреждение одного листа означает негодность всей книжки. Нет в нём и порядка замены листа.
Из этой нормы нельзя вывести обязанность выдавать дубликат при любом дефекте листа. Разрешения вырвать лист, вклеить новый или переписать записи на чистую страницу в ней тоже нет. Решение принимается по пункту 31: работодатель оценивает, пришла ли в негодность книжка или вкладыш, и при негодности оформляет дубликат.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Пункт 31 Порядка № 320н говорит о негодности книжки или вкладыша, отдельной замены листа в нём нет. Вырывать лист, вклеивать новый или переносить записи на чистую страницу я не рекомендую: такого способа норма не предусматривает. Если книжка или вкладыш обгорели, порваны или испачканы, работник подаёт заявление о дубликате, и работодатель выдаёт его не позднее 15 рабочих дней.»
Дубликат взамен испорченной трудовой книжки или вкладыша
При негодности книжки или вкладыша дубликат выдают в том же порядке, что и при утрате (п. 31). По пункту 27 его оформляет работодатель по последнему месту работы, где в книжку внесена запись, не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления. Пункт 31 срок для порчи отдельно не повторяет: срок применяется через отсылку к порядку для утраты.
Срок отсчитывается от даты заявления, поэтому работнику стоит начать с него. На портале Онлайнинспекция.рф опубликован образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с утратой или повреждением, его можно взять за основу.
На первой странице дубликата в правом верхнем углу делают надпись «Дубликат». На первой странице, то есть на титульном листе прежней книжки, пишут «Взамен выдан дубликат» и указывают серию и номер нового бланка.
Что об этом думает Роструд: законодательство не урегулировало, что делать с прежней книжкой после выдачи дубликата. В Руководстве № 253 Роструд рекомендует работодателю письменно зафиксировать её уничтожение или передачу работнику.
Дубликат оформляют на бумажном бланке трудовой книжки. Заявление работника в компании на КЭДО подписывается электронно, потому что заявления входят в число документов, которые переводят в электронный вид. В Добыто сотрудники подписывают заявления ПЭП или УНЭП, подписи для них выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Как подтвердить стаж в дубликате трудовой книжки
В дубликат трудовой книжки вносят только сведения, которые есть в документах (пп. 28-29). Первой записывают документально подтверждённый общий стаж работы до поступления к работодателю, который выдаёт дубликат. После него записывают отдельные периоды работы в объёме подтверждающих документов. В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись. Оригиналы документов после заверения копий возвращают владельцу.
Период, по которому документа нет, в дубликат не попадёт, и записи о нём в бумажной книжке у работника не будет. Добавить такой период позднее можно только на основании документа, который его подтверждает.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Работнику с испорченной книжкой я советую сначала собрать документы по каждому месту работы и только потом подавать заявление. Срок в 15 рабочих дней идёт с даты заявления, а в дубликат попадёт только то, что подтверждено документами. Оригиналы после заверения копий возвращаются владельцу, так что отдавать их работодателю насовсем не придётся.»
Как оформить дубликат взамен испорченной книжки: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата работодателю по последнему месту работы, где в книжку внесена запись. С даты заявления начинается срок 15 рабочих дней.
- Шаг 2. Работник собирает и предъявляет документы, подтверждающие общий стаж и каждый период работы до поступления к этому работодателю.
- Шаг 3. Работодатель заполняет новый бланк и в правом верхнем углу первой страницы делает надпись «Дубликат».
- Шаг 4. В дубликат вносят документально подтверждённый общий стаж, затем отдельные периоды работы в объёме документов. В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа-основания.
- Шаг 5. Работодатель заверяет копии документов и возвращает оригиналы владельцу.
- Шаг 6. На титульном листе прежней книжки пишут «Взамен выдан дубликат» и указывают серию и номер нового бланка.
- Шаг 7. Дубликат выдают работнику не позднее 15 рабочих дней со дня заявления. Уничтожение прежней книжки или её передачу работнику фиксируют письменно.
Вкладыш в трудовую книжку: когда бланк дополняют без замены
Если заполнены все страницы одного из разделов, трудовую книжку дополняют вкладышем (п. 32). Дубликат в этой ситуации не оформляют: бланк годен, в разделе закончилось место. Вкладыш становится неотъемлемой частью трудовой книжки и без неё недействителен. При выдаче каждого вкладыша на книжке ставят штамп «Выдан вкладыш» и указывают его серию и номер (п. 33).
Что об этом думает Роструд: пункт 32 требует дополнить книжку вкладышем, но вшивать его не обязывает. В материале Роструда для кадровых работников указано, что достаточно штампа или записи о выдаче вкладыша на титульном листе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Книжку и вкладыш связывает штамп с серией и номером. Вкладыш, предъявленный без книжки, силы не имеет. Негодный вкладыш подпадает под пункт 31 так же, как и сама книжка.
При выдаче вкладыша сверьте серию и номер в штампе с бланком вкладыша до того, как вносить в него первую запись.
Что проверить до исправления записи или оформления дубликата
От ответа на каждый вопрос ниже зависит, какой пункт Порядка № 320н применяется и какой срок начинает течь. Кадровику и работнику стоит пройти этот перечень до первого действия с книжкой.
- Тип проблемы: неверная запись, дополнение сведений на титульном листе, заполненный раздел, негодность книжки или вкладыша, утрата. Для каждого типа применяется свой пункт: 12, 8, 32-33, 31 или 27.
- Раздел с ошибкой. Запрет зачёркивания по пункту 12 касается «Сведений о работе» и «Сведений о награждении».
- Номер последней записи в графе 1 с учётом вкладыша. Исправительная запись получает очередной номер.
- Наличие вкладыша и штампа «Выдан вкладыш» с серией и номером. Вкладыш без книжки недействителен.
- Последний работодатель, внёсший запись. Он оформляет дубликат.
- Документы по каждому периоду работы. В дубликат попадут только сведения из них.
- Дата заявления работника. От неё отсчитывают 15 рабочих дней на выдачу дубликата.
- Порядок, в котором компания письменно зафиксирует уничтожение прежней книжки или её передачу работнику.
Если приказ о приёме или переводе подписан в КЭДО, его находят в электронном архиве: в Добыто архив входит в тариф «Бизнес». Приказ об увольнении в КЭДО не переводят, поэтому запись об увольнении сверяют с бумажным оригиналом.
Бумажная трудовая книжка и электронная трудовая книжка в СФР
Работникам, которые впервые поступили на работу после 31.12.2020, бумажную трудовую книжку не оформляют. У работников, сохранивших бумажную книжку, её продолжают вести по Порядку № 320н (ст. 66 и 66.1 ТК РФ). Правила нумерации записей, исправления и выдачи дубликата относятся именно к таким книжкам.
Сведения о трудовой деятельности в электронном виде Социальный фонд России отражает начиная с 2020 года. Состав этих сведений и порядок их получения работником описаны в разделе об электронной трудовой книжке на сайте СФР. За периоды до 2020 года бумажная книжка сохраняет значение как носитель записей о работе.
Электронные сведения не повторяют записи, сделанные в бумажной книжке до 2020 года. Если такая книжка пришла в негодность, эти периоды в дубликате подтверждают документами по правилам пунктов 28-29. Поиск справок и копий по ранним местам работы лучше начинать сразу.
Добыто ведёт кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, и бумажная трудовая книжка в сервисе остаётся на бумаге. В электронный вид переводят трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия. Модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за 1 день, документы синхронизируются автоматически.
Полезно знать: в КЭДО не переводят 4 вида документов: приказ об увольнении, инструктаж по охране труда, акт о несчастном случае и бумажную трудовую книжку. Даже в компании, где остальные кадровые документы подписываются электронно, эти документы ведут на бумаге.
Стоимость КЭДО для кадровой службы с бумажными трудовыми книжками
Стоимость подключения зависит от численности сотрудников и выбранного тарифа. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и набора функций. Тариф «Старт» рассчитан на компании до 25 сотрудников, а «Бизнес» снимает ограничение по численности и добавляет УКЭП, интеграцию с 1С и электронный архив. Состав каждого тарифа и условия перехода между ними описаны на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Номер в бумажной трудовой книжке получает каждая запись, и счёт продолжается при смене работодателя и во вкладыше. Ошибки исправляют новой записью без зачёркивания, а для титульного листа действует отдельное правило о дополнении сведений. Замена бланка возможна только через дубликат, если негодной стала книжка или вкладыш. Выдать дубликат нужно в течение 15 рабочих дней, и в нём будет только то, что подтверждено документами.
Бумажную книжку закон оставляет на бумаге, а заявления, приказы о приёме и остальные кадровые документы вокруг неё Добыто переводит в электронный вид с подписями ПЭП и УНЭП для сотрудников. Кадровая служба при этом получает электронный архив документов-оснований.
Частые вопросы о страницах трудовой книжки
Действует ли приказ № 320н в 2026 году и до какого срока?
Да. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н применяется с 01.09.2021 и по пункту 3 действует до 01.09.2027. Он заменил Инструкцию, утверждённую постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. На 23.10.2026 правила о нумерации записей, исправлении записей, дубликате и вкладыше в приказе не менялись.
Что делать, если испорчен только вкладыш?
Пункт 31 Порядка называет основанием для выдачи дубликата трудовой книжки негодность как книжки, так и вкладыша. Вкладыш служит неотъемлемой частью книжки и без неё недействителен (п. 32). Дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы не позднее 15 рабочих дней со дня заявления работника. На титульном листе прежней книжки при этом пишут «Взамен выдан дубликат» с серией и номером нового бланка.
Помогает ли работодатель собрать документы о стаже, если книжка утрачена по его вине?
Да. По пункту 29 Порядка работодатель, по вине которого утрачена книжка, содействует работнику в получении документов о прежнем стаже. Пункт 31 отсылает к этому же порядку при негодности книжки, но прямо о вине работодателя в порче не говорит. Содействие не меняет правил внесения: в дубликат попадут только периоды, подтверждённые документами.
Когда работник должен сообщить работодателю об утрате или порче книжки?
Об утрате работник заявляет немедленно, работодателю по последнему месту работы (п. 27). Для порчи пункт 31 специального срока заявления не устанавливает. В обоих случаях 15 рабочих дней на выдачу дубликата отсчитываются от даты заявления, поэтому позднее заявление сдвигает и дату получения дубликата.
Есть ли ответственность за ненумерованные страницы трудовой книжки?
Порядок № 320н не требует нумеровать листы книжки, поэтому ненумерованные страницы его не нарушают. Обязательна нумерация записей: в графе 1 ставится порядковый номер каждой вносимой записи (п. 15). Отдельной санкции именно за ненумерованные листы Порядок не содержит. Роструд в Руководстве № 253 среди обязательных требований разбирает запрет зачёркивания записей в двух разделах и правила выдачи дубликата.
