Стаж по трудовой книжке: какие периоды учесть в 2026

Стаж работы по трудовой книжке кадровик считает не один раз и не по одному правилу: записи о приёме и увольнении дают основу, но каждый вид стажа собирается из своих периодов. Для страховой пенсии учитываются периоды работы плюс нестраховые периоды по статье 12 закона 400-ФЗ. Для больничного — периоды с уплатой взносов по правилам приказа Минтруда № 585н. Для ежегодного отпуска — стаж по статье 121 ТК РФ, откуда выпадают отпуск по уходу за ребёнком и дни за свой счёт свыше 14 календарных дней в рабочем году. Главная развилка при подсчёте — дата регистрации человека в системе индивидуального (персонифицированного) учёта: периоды до неё подтверждает трудовая книжка, периоды после неё — сведения индивидуального лицевого счёта, которые работодатель сам подаёт в Социальный фонд России формой ЕФС-1.

Разберём каждый вид стажа по периодам: какие записи кадровик обязан учесть, каких периодов в книжке нет вовсе и какие в ней есть, но в отпускной стаж не идут. Дадим порядок сверки книжки с выпиской из лицевого счёта и правило пересчёта дней в месяцы и годы. Отдельно покажем, что делать с дефектной записью и когда оформляется дубликат. Сроки подачи ЕФС-1 и размеры штрафов, сценарная таблица по формам занятости, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Четыре вида стажа: кадровик считает не один срок, а несколько

Одна и та же запись в трудовой книжке работает по-разному в четырёх расчётах. Период работы, который целиком вошёл в страховой стаж для пенсии, может частично выпасть из стажа для ежегодного отпуска, если внутри него был отпуск по уходу за ребёнком. Поэтому вопрос «какой у сотрудника стаж» без уточнения вида стажа ответа не имеет.

Ниже — разграничение, от которого зависят все дальнейшие действия кадровика.

Из таблицы следует практический порядок: сначала определите, для какой задачи считается стаж, и только потом открывайте трудовую книжку. Для больничного и для отпуска записи одного и того же периода читаются по разным правилам, и универсальной цифры «общий стаж сотрудника» в кадровых документах не существует.

Периоды из трудовой книжки, которые кадровик учитывает без оговорок

Основа страхового стажа — периоды работы по трудовому договору, за которые начислялись и уплачивались страховые взносы. В трудовой книжке они видны как пары записей: приём и увольнение со ссылкой на приказ. В расчёт идёт весь календарный период между этими датами, включая испытательный срок, время переводов внутри компании, дни командировок и оплачиваемых отпусков.

Несколько случаев, где кадровики регулярно ошибаются в большую сторону. Совместительство не удваивает стаж: если человек параллельно работал в двух местах, в страховой стаж войдёт один календарный период, а не два. Запись о работе по совместительству в книжку вносится только по желанию работника и на основании подтверждающего документа с основного места. Периоды по договору подряда или оказания услуг в трудовую книжку не вносятся вообще, хотя в страховой стаж для пенсии они идут — при условии уплаты взносов.

Как считать стаж при разных формах занятости

Требования к работнику по трудовому договору не переносятся на исполнителей по договору ГПХ и на самозанятых. Таблица показывает, что учитывается и чем это подтверждается.

Практический вывод для приёма нового сотрудника: если человек несколько лет работал на себя или по договорам оказания услуг, пустой промежуток в трудовой книжке не означает отсутствия стажа, а наличие договора не означает его наличия. Решает факт уплаты взносов, а не форма документа на руках.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Периоды, которых в трудовой книжке нет, но в стаж они входят

Статья 12 закона 400-ФЗ перечисляет нестраховые периоды, засчитываемые в страховой стаж, если им предшествовала или за ними следовала работа с уплатой взносов. Записи в трудовой книжке по ним чаще всего нет, а стаж есть. Кадровику это нужно при подсчёте стажа для больничного и при консультировании сотрудника перед обращением за пенсией.

• Военная служба по призыву и по контракту. Подтверждается военным билетом и справками воинских частей.
• Период участия в специальной военной операции. Учитывается в страховом стаже в двойном размере: один день службы за два дня стажа. Правило распространяется на мобилизованных, контрактников и добровольцев.
• Отпуск по уходу за ребёнком до полутора лет. С 1 января 2026 года прежний предел «не более 6 лет в общей сложности» отменён: засчитываются все периоды ухода за каждым ребёнком. Изменение внесено постановлением Правительства РФ от 19.01.2026 № 11 и распространяется на правоотношения с 1 января 2026 года. При рождении двойни или тройни периоды ухода за каждым ребёнком суммируются.
• Периоды временной нетрудоспособности с получением пособия по обязательному социальному страхованию.
• Уход за инвалидом I группы, ребёнком-инвалидом или лицом старше 80 лет.
• Период получения пособия по безработице. Подтверждается справкой службы занятости.

Проверить, попали ли эти периоды на лицевой счёт, сотрудник может сам в выписке из индивидуального лицевого счёта на портале госуслуг. Если периода нет, его восстанавливают по заявлению в СФР с приложением подтверждающих документов, а не через запись в трудовой книжке задним числом.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровику стоит держать в голове, что классификаторы должностей тоже влияют на стаж. С 1 января 2026 года действует новый классификатор ОК 016-2025 вместо ОК 016-94, а связанный с ним ОКЗ используется для кода трудовой функции в ЕФС-1. При переименовании должности мы издаём приказ об изменении штатного расписания и оформляем дополнительные соглашения, иначе сведения о трудовой деятельности уйдут в СФР с кодом, которого больше нет. Проверьте по своему штатному расписанию, какие наименования должностей вы не привели в соответствие.»

Что записано в трудовой книжке, но в отпускной стаж не идёт

Статья 121 ТК РФ считает стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска по своим правилам. В него входит время фактической работы, время ежегодного отпуска, выходные и нерабочие праздничные дни, вынужденный прогул при незаконном увольнении с последующим восстановлением, а также отпуск без сохранения заработной платы в пределах 14 календарных дней в течение рабочего года.

Из отпускного стажа выпадают три группы периодов: отпуск по уходу за ребёнком до достижения им установленного законом возраста, отсутствие на работе без уважительных причин, дни отпуска за свой счёт сверх 14 календарных дней в рабочем году. Механика последнего пункта важна для расчёта: превышение сдвигает окончание рабочего года на число «лишних» дней, и дата, с которой сотрудник заработал очередной отпуск, смещается вперёд.

Пример на конкретных цифрах. Сотрудник принят 1 марта, за рабочий год взял 30 календарных дней за свой счёт. В стаж войдут 14 дней, оставшиеся 16 из него выпадут, и его рабочий год закончится не 28 февраля, а 16 марта следующего года. Если кадровик этого не учёл и отпуск предоставлен авансом, при увольнении придётся удерживать отпускные за неотработанные дни в пределах ограничений статьи 138 ТК РФ.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Ошибка в отпускном стаже редко всплывает сразу: она проявляется при увольнении, когда компенсация посчитана по завышенному числу дней. Мы советуем сверять периоды без сохранения зарплаты не в момент увольнения, а один раз в конце каждого рабочего года по каждому сотруднику. Откройте табели и приказы за рабочий год и посчитайте, у кого сумма дней за свой счёт перевалила за 14.»

Как посчитать стаж по трудовой книжке: порядок и проверка

Подсчёт по книжке идёт по календарным правилам: считается период от даты приёма до даты увольнения включительно, затем периоды суммируются. При подсчёте страхового стажа для пособий каждые 30 дней переводятся в полные месяцы, а каждые 12 месяцев — в полные годы. Округлять в пользу работника или работодателя нельзя.

Что проверить до начала подсчёта

1. Титульный лист: совпадают ли фамилия, имя, отчество и дата рождения с паспортом, есть ли отметки об изменении фамилии со ссылкой на документ-основание.
2. Форма бланка: с 1 января 2023 года применяется форма трудовой книжки, утверждённая приказом Минтруда № 320н, но бланки образца 2003 года у сотрудников остаются действительными.
3. Печать и подпись на каждой записи об увольнении, а также ссылка на приказ с датой и номером.
4. Нет ли записей, внесённых с нарушением порядка, действовавшего на день их внесения: такие записи при назначении пенсии могут не принять.
5. Дата регистрации работника в системе индивидуального (персонифицированного) учёта: периоды после неё подтверждаются лицевым счётом, а не книжкой.

Как посчитать стаж по трудовой книжке: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, для чего считается стаж: пособие, отпуск, пенсия или льгота. От этого зависит перечень периодов.
2. Шаг 2. Выпишите все пары «приём — увольнение» из книжки с точными датами и реквизитами приказов.
3. Шаг 3. Уберите пересечения периодов: при совместительстве календарный период учитывается один раз.
4. Шаг 4. Добавьте периоды, которых в книжке нет: служба, уход за ребёнком, пособие по безработице, работа по ГПХ и в статусе ИП с подтверждением уплаты взносов.
5. Шаг 5. Исключите периоды, которые не идут в нужный вид стажа: для отпускного — уход за ребёнком и дни за свой счёт свыше 14 календарных дней в рабочем году.
6. Шаг 6. Переведите сумму дней в месяцы и годы по правилу «30 дней — месяц, 12 месяцев — год».
7. Шаг 7. Сверьте результат с выпиской из индивидуального лицевого счёта и зафиксируйте расчёт в кадровых документах: в личной карточке, в расчёте пособия, в записке-расчёте при увольнении.

Соберите личную карточку работника с разделом о стаже

Конструктор формирует .docx личной карточки Т-2 с общими сведениями и таблицей приёма и переводов, куда переносятся периоды из трудовой книжки.

В практике Добыто мы просим кадровика вести подсчёт не в отдельном файле, а рядом с данными сотрудника: в сервисе карточка сотрудника, график отсутствий и подписанные документы лежат в одном окне, поэтому периоды отпусков без сохранения зарплаты видны при расчёте, а не всплывают при увольнении.

Расхождения, дефектные записи и дубликат книжки

Трудовая книжка остаётся основным документом о периодах работы до регистрации человека в системе персонифицированного учёта. Если книжки нет или записи в ней неполные, периоды подтверждаются письменным трудовым договором, справкой работодателя или государственного органа, выпиской из приказа либо из лицевого счёта. Порядок и полный перечень документов по каждому виду периодов приведены в разъяснении Социального фонда России о том, как подтвердить страховой стаж, отсутствующий в персонифицированном учёте.

Копии кадровых документов бывший работодатель обязан выдать по письменному заявлению не позднее трёх рабочих дней. Если организация ликвидирована, запрос уходит к правопреемнику или в архив. Утраченные не по вине работника документы допускается заменить свидетельскими показаниями по Правилам подсчёта стажа, но характер работы, дающий право на досрочную пенсию, свидетелями не подтверждается.

Как исправляют неверную запись

Способ исправления зависит от того, где обнаружена ошибка и кто её допустил. Запись в разделе о работе не зачёркивается: недействительной её признают отдельной записью со ссылкой на приказ, после чего вносят верную. Ошибку прежнего работодателя исправляет либо он сам, либо текущий работодатель на основании официального документа от прежнего.

Как выглядит корректная исправляющая запись

Формулировка имеет значение при назначении пенсии: без ссылки на документ-основание СФР вправе не принять период. В сервисе Добыто приказы и дополнительные соглашения по такому сотруднику поднимаются поиском по карточке за минуту, поэтому реквизиты для исправляющей записи не приходится искать по папкам.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Когда оформляется дубликат

Дубликат выдаётся при утрате книжки, её порче и в ряде других случаев по Порядку ведения и хранения трудовых книжек. В дубликате общий стаж работы до поступления к текущему работодателю указывается суммарно, без разбивки по организациям, а затем расшифровывается по каждому периоду на основании подтверждающих документов. Если документы по части периодов не собраны, суммарная запись делается только по подтверждённым: вписывать в дубликат стаж со слов работника нельзя.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные кадровые документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а распечатка электронного документа остаётся копией и требует заверения. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы о стаже существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность через 10 лет.»

Образцы документов по трудовым книжкам и стажу

Комплект закрывает четыре типовые ситуации кадровика; начните с образца исправления записи, если расхождение уже найдено.

Электронная трудовая книжка, СТД-Р и ЕФС-1: где стаж фиксируется сейчас

С 2020 года сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ. Работники, подавшие заявление о сохранении бумажной книжки, продолжают получать в неё записи; те, кто впервые устроился на работу начиная с 2021 года, бумажную книжку не получают вовсе, и весь их стаж существует только в виде сведений лицевого счёта. Выписку сотрудник получает у работодателя по форме СТД-Р или самостоятельно через портал госуслуг и СФР.

Работодатель подаёт сведения формой ЕФС-1. Подраздел 1.1 о трудовой деятельности при приёме и увольнении подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа; при переводе и подаче заявления о выборе формы книжки — не позднее 25-го числа следующего месяца. Подраздел 1.2 о страховом стаже сдаётся раз в год, не позднее 25 января года, следующего за отчётным, и только на тех работников, у кого были особые обстоятельства: льготный стаж, отпуск по уходу за ребёнком, простой, отпуск без сохранения заработной платы, работа в зонах радиоактивного загрязнения. С отчётности за 2026 год сведения о стаже подаются на всех работников, использовавших отпуск по уходу за ребёнком, независимо от возраста ребёнка.

Форма ЕФС-1 обновлена: с 30 декабря 2025 года действует бланк, утверждённый приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Требования к самой бумажной книжке при этом не изменились: действует форма и порядок ведения из приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, срок действия которого истекает 1 сентября 2027 года.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «На внедрении это почти всегда оказывается неожиданностью: компания рассчитывает убрать бумагу из увольнения целиком, а получает гибридный процесс. Расчётный листок показателен по той же причине: электронно он отправляется только при введённом КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ, потому что появляется правовое основание для электронного взаимодействия. Проверьте, какие документы у вас идут по почте без локального акта, — именно они и рассыпаются при проверке.»

Мы обычно связываем кадровый контур с расчётной программой, чтобы приказ и сведения в СФР не набирались дважды: готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически.

Цена ошибки в стаже и когда пересчёт не нужен

Ошибка в стаже стоит дороже переоформления одного документа. Нарушение порядка ведения трудовых книжек попадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо и от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо. Опоздание с подразделом 1.1 ЕФС-1 даёт 500 рублей штрафа за каждое застрахованное лицо по статье 17 закона 27-ФЗ и от 300 до 500 рублей на должностное лицо по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ. Штрафа можно избежать, если подать уточнённые сведения в течение 5 рабочих дней после уведомления СФР об ошибках либо исправиться раньше, чем ошибку найдёт фонд.

Занижение стажа при расчёте больничного даёт недоплату пособия, которую придётся доплатить с процентами по статье 236 ТК РФ. Завышение отпускного стажа оборачивается лишними днями отпуска и переплатой компенсации, которую при увольнении удаётся удержать не всегда. Отдельная категория — утраченные документы: если приказы по личному составу не сохранились, подтвердить период работы будет нечем.

Когда пересчитывать стаж по трудовой книжке не нужно

Не каждая кадровая задача требует поднимать книжку. Для сотрудника, который отработал у вас более 8 лет непрерывно, процент больничного уже максимальный, и подтверждение прежних периодов на расчёт не влияет. Для работника, впервые устроившегося с 2021 года, бумажной книжки нет вовсе: весь стаж берётся из сведений лицевого счёта. Для расчёта отпускного стажа периоды у прошлых работодателей не нужны: он считается только по работе в вашей организации со дня приёма.

Пересчёт обязателен в других ситуациях: назначение пособия сотруднику со стажем около порогов 5 и 8 лет, оформление досрочной пенсии, спор о компенсации при увольнении, запрос СФР по расхождению данных.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Журнал действий и кадровые документы надо смотреть до того, как начался спор, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт: расхождение между табелем, приказами и записью в книжке в этот момент ещё можно закрыть документом. После подачи иска это уже позиция другой стороны.»

Стоимость подключения КЭДО и тарифы для кадровой службы

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: на «Бизнесе» оплата считается минимум за 50 сотрудников, а электронные подписи ПЭП и УНЭП отдельно не покупаются. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Записи о приёме и увольнении дают только каркас расчёта. Дальше периоды раскладываются по видам стажа: страховому, стажу для пособий, отпускному и льготному, и в каждом действует свой перечень исключений. Периоды после регистрации в системе персонифицированного учёта подтверждает лицевой счёт, а не книжка, поэтому сверка с выпиской обязательна перед любым значимым расчётом. Отдельно проверяются периоды без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребёнком и записи, оформленные с нарушением действовавшего порядка.

Мы в Добыто ведём кадровые документы, маршруты подписания и электронный архив в одном контуре, чтобы приказы, табели и сведения для СФР сходились между собой, а расхождение по стажу можно было увидеть до проверки, а не в момент спора с работником.

Частые вопросы о стаже и трудовой книжке

Входит ли учёба в вузе в стаж по трудовой книжке?

В страховой стаж по закону 400-ФЗ период очного обучения не входит: взносы за студента никто не платит. Запись об учёбе в трудовой книжке иногда встречается у сотрудников старшего возраста, потому что прежние правила допускали такие отметки для общего трудового стажа до 2002 года. При подсчёте стажа для больничного период учёбы не учитывается вовсе.

Что делать, если период есть в трудовой книжке, но отсутствует в выписке из лицевого счёта?

Расхождение исправляется через заявление о корректировке сведений персонифицированного учёта, которое подаётся на портале госуслуг или в территориальный орган СФР. К заявлению прикладываются трудовой договор, справки работодателя, выписки из приказов. Периоды до регистрации в системе учёта и до 1 января 2002 года требуют документов, подтверждающих недостоверность сведений на лицевом счёте.

Сколько дней даётся работодателю на выдачу СТД-Р?

При увольнении сведения о трудовой деятельности выдаются в день прекращения трудового договора. По письменному заявлению работающего сотрудника — в течение трёх рабочих дней. Тот же срок действует для копий приказов и справок, которые нужны для подтверждения стажа.

Влияет ли перерыв между работами на размер больничного?

Не влияет. Считается общий страховой стаж, а не непрерывный: 8 лет и более дают 100% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, менее 5 лет — 60%. Перерыв между работами просто не попадает в стаж, но ранее накопленные периоды не обнуляет.

Как считать стаж, если в книжке нет печати при увольнении?

Отсутствие печати само по себе период не аннулирует, но при назначении пенсии такую запись могут не принять. Период подтверждается дополнительно: трудовым договором, справкой прежнего работодателя, выпиской из приказа, архивной справкой при ликвидации организации. Запрашивать документы лучше заранее, а не в момент оформления пенсии.

Нужно ли заводить бумажную трудовую книжку сотруднику, который принят впервые?

Нет. Тем, кто впервые начал работать с 2021 года, бумажная книжка не оформляется, сведения ведутся только в электронном виде. Работодатель подаёт данные о приёме формой ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, а сотрудник видит период в выписке из лицевого счёта.

Засчитывается ли в стаж отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет?

В страховой стаж для пенсии засчитывается период ухода до полутора лет за каждым ребёнком, причём с 1 января 2026 года прежний предел в 6 лет суммарно отменён. Период с полутора до трёх лет в страховой стаж не идёт. В стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска по статье 121 ТК РФ отпуск по уходу не включается ни в какой части.