Где в компании хранится трудовая книжка в электронном виде — вопрос о двух разных массивах документов. Электронная трудовая книжка представляет собой сведения о трудовой деятельности в информационных ресурсах Социального фонда России (СФР), в индивидуальном лицевом счете работника. Компания передает туда кадровые мероприятия, а у себя сохраняет документы-основания, сведения за собственный период и подтверждения отчетности. СТД-Р работнику без бумажной книжки выдают по заявлению не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора. Если работник сохранил бумажную книжку, работодатель продолжает вести ее и одновременно направляет сведения в СФР.
Чтобы найти нужный документ, сначала определяют задачу: подтвердить работу в конкретной компании, получить общую трудовую историю или проверить пенсионный стаж. У этих запросов разные формы и адресаты. Для организации хранения нужно также отделить электронный оригинал от скана, определить сроки по видам документов и назначить права доступа. Во второй половине материала находятся порядок исправления сведений, образцы для кадровой службы и стоимость электронного архива. Чек-лист помогает проверить, сохраняет ли компания доказательства принятой отчетности вместе с документами, из которых возникла запись.
Где находятся сведения СФР и документы работодателя
Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности и передает их в СФР по статье 66.1 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ. Государственная трудовая история не ограничивается рабочей базой одной организации. Поэтому вопрос «в какой папке лежит электронная трудовая книжка сотрудника» нельзя решить поиском единственного файла на сервере.
В компании может быть кадровая программа, сервис сдачи отчетности, электронный архив и бумажные дела. Закон не закрепляет за электронной книжкой название раздела в 1С или обязательный путь к сетевой папке. Конкретное расположение локальных документов определяется используемой системой и порядком хранения у работодателя. Для поиска нужен ответственный специалист и вид документа, который требуется получить.
Разделение по назначению позволяет выбрать правильный источник сведений.
| Что требуется | Где находится | Какой документ получить |
|---|---|---|
| Сведения о трудовой деятельности из ресурсов фонда | СФР; получение также через Госуслуги и МФЦ | СТД-СФР |
| Сведения о работе у текущего или бывшего работодателя | У соответствующего работодателя | СТД-Р за его период |
| Пенсионные права и страховой стаж | Индивидуальный лицевой счет в СФР | Выписка из индивидуального лицевого счета |
| Основание приема, перевода или увольнения | Кадровые документы и архив компании | Надлежаще заверенная копия документа-основания |
СТД-СФР и выписка из индивидуального лицевого счета решают разные задачи. Вторая включает сведения о пенсионных правах, взносах и страховом стаже; по одной трудовой истории нельзя проверить все составляющие будущей пенсии.
Порядок получения сведений и различия бумажного и электронного учета изложены на официальной странице СФР об электронной трудовой книжке. Работнику стоит сопоставить нужный период работы с видом запрашиваемой справки.
Что компания хранит в 1С, КЭДО и бумажном архиве
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) и электронная трудовая книжка регулируются разными правилами. Статья 22.1 ТК РФ исключает трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности из общего режима КЭДО. Размещение файла СТД-Р в корпоративном архиве не меняет требований к его оформлению и выдаче.
В локальном комплекте связывают кадровое событие с его основанием и результатом передачи в фонд. Для такого учета сохраняют документы-основания, отправленные сведения ЕФС-1, ответы о приеме или об ошибках, а также экземпляры либо копии выданных сведений. ЕФС-1 — единая форма сведений, через подраздел 1.1 которой передают соответствующие кадровые мероприятия. Состав конкретного дела зависит от его назначения и правил компании.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если исходный документ создан на бумаге, скан используется как электронный образ. При законном создании документа в электронной форме сохраняют электронный оригинал и сведения, необходимые для проверки подписи. Приказ об увольнении также исключен из общего режима статей 22.1-22.3 ТК РФ: наличие в системе его изображения не означает, что бумажный подлинник можно уничтожить.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «При проверке документов мы сначала определяем, как они были созданы. Изображение подписанного от руки договора отличается от файла, подписанного электронной подписью. Перед выбором способа хранения проверьте, какой из этих вариантов находится в вашем архиве.»
В Добыто при внедрении КЭДО отдельно проверяют порядок выдачи электронной подписи и идентификации работника. Эти сведения относятся к доказательствам работы с кадровыми документами; они не заменяют принятую фондом отчетность. Для локального архива фиксируют, в какой системе находятся оригиналы и кто обеспечивает их выдачу.
Как назначить сроки хранения и сохранить доказательства
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника относятся к статье 450 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для них установлен срок 50/75 лет. Для современных документов действует 50-летний срок, для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003, — 75-летний. Электронный носитель сам по себе срок не сокращает.
У кадрового архива нет одного срока для всех файлов. Приказы о приеме, переводе и увольнении относятся к длительному хранению, а для приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках предусмотрен срок 5 лет. Назначение файла проверяют до его включения в дело: одинаковое расширение .pdf не означает одинаковую архивную категорию.
ЕФС-1 объединяет сведения разного назначения. Поэтому нельзя автоматически присвоить каждому разделу формы и каждой технической квитанции срок из статьи 450. Для файла отчетности определяют, какие сведения он содержит; для подтверждения приема — какую функцию оно выполняет в соответствующем деле. Отдельный универсальный срок именно для квитанции ЕФС-1 в Перечне не установлен.
Сохранение документа и подтверждение отчетности закрывают разные вопросы. Подписанный трудовой договор подтверждает договоренность сторон, но не доказывает, что кадровое событие принято СФР. Файл подготовленной ЕФС-1 без результата приема также не подтверждает завершение передачи. В архивном комплекте должна прослеживаться связь события с направленными сведениями и ответом фонда.
Что проверить до переноса кадровых файлов в архив
Для каждого вида документов устанавливают место хранения подлинника, ответственного за выдачу и архивную категорию. Если документы распределены между учетной программой, отчетным сервисом и бумажным делом, порядок поиска должен учитывать все эти места. Перенос только печатных форм из 1С оставляет за пределами выгрузки сведения, которые могут потребоваться для подтверждения электронной подписи.
Важный нюанс из практики: При подготовке электронных документов к представлению в суд проверяют, какой файл является подлинником и чем подтверждается его достоверность. Возможность распечатать документ не отвечает на вопрос, сохранен ли электронный оригинал.
Полезно знать: Распечатка электронного документа является его копией. Если потребуется подлинник, одна распечатка не заменит сохраненный электронный файл.
По статье 22.3 ТК РФ работодатель обеспечивает сохранность кадровых электронных документов в сроки, установленные архивным законодательством. Выбор корпоративной системы или платформы «Работа в России» не освобождает от этой обязанности. Для документов, исключенных из общего режима КЭДО, применяются их специальные правила.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «До отказа от бумажного архива мы проверяем, какие документы действительно существуют только в электронной форме. Если потребуется подлинник, нужно понимать, как подтвердить его достоверность. Проверьте это для каждого вида документов, который планируете оставить без бумажного экземпляра.»
Как организовать хранение электронных трудовых сведений: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделить документы по назначению. Сведения для СФР, документы-основания, выданные СТД-Р и обычные документы КЭДО учитываются с сохранением различий их правового режима.
- Шаг 2. Определить местонахождение подлинников. Для бумажных документов указать дело, для электронных — систему и состав сохраняемого электронного комплекта. Отдельно установить, где доступны результаты приема отчетности.
- Шаг 3. Назначить сроки по содержанию. Применить Перечень № 236 к конкретным видам документов. Проверить, что срок для сведений о трудовой деятельности не распространен без обоснования на всю сводную отчетность.
- Шаг 4. Установить права доступа и порядок выдачи. Определить уполномоченных сотрудников и регистрацию действий с персональными данными. Обеспечить поиск документов для исполнения запросов работников в установленные сроки.
- Шаг 5. Проверить полноту сохраняемого комплекта. Для кадрового события сопоставить основание, направленные сведения и результат приема; для электронного оригинала проверить наличие данных, необходимых для подтверждения его подлинности.
Перед изменением системы хранения проверяют, останутся ли доступными документы и подтверждения за прежние периоды. Новый интерфейс архива не исправляет неполный комплект ранее сохраненных файлов.
Кто получает доступ к трудовым сведениям
Хранение кадровых сведений является обработкой персональных данных. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует ограничивать доступ и защищать информацию. По статье 19 устанавливают правила доступа к данным в информационной системе и учитывают действия с ними. Общее расположение файлов в корпоративной сети не дает всем работникам права просматривать чужую трудовую историю.
Для обязательной кадровой обработки и отчетности правовым основанием может быть исполнение обязанностей по закону и трудового договора, предусмотренное статьей 6 152-ФЗ. Отдельное согласие на такую обработку требуется не во всех случаях. Согласие на участие в КЭДО решает другую задачу и не заменяет определение основания обработки персональных данных.
Увольнение и отзыв согласия не отменяют обязательные архивные сроки. Одновременно нельзя сохранять дополнительные персональные данные бессрочно только потому, что их удобно иметь в папке работника. Для каждой категории проверяют цель, правовое основание и срок хранения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как работнику получить сведения и проверить свой период работы
СТД-Р выдает работодатель, а СТД-СФР формируется из информационных ресурсов фонда. Справка компании охватывает работу у нее, поэтому запрос в кадровую службу не заменяет получение общей трудовой истории через СФР, Госуслуги или МФЦ. Доступ компании к собственной отчетности также не означает доступ ко всем прежним местам работы сотрудника.
Формы СТД-Р и СТД-СФР утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н. При получении сведений проверяют работодателя, даты кадровых мероприятий, должность и основание записи. Если подтверждение нужно за несколько мест работы, проверка не ограничивается последней компанией.
Сроки выдачи СТД-Р и копий кадровых документов
Работнику, на которого не ведется бумажная трудовая книжка, СТД-Р предоставляют по заявлению не позднее 3 рабочих дней с даты его подачи. При увольнении сведения выдают в день прекращения трудового договора. Способ получения указывают в заявлении: бумажный документ либо электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), если она имеется у работодателя.
Бумажную СТД-Р подписывает руководитель или уполномоченное лицо, печать ставят при наличии. Электронная выдача требует установленного оформления: отправка скана подписанной бумаги на электронную почту сама по себе не превращает его в СТД-Р, подписанную УКЭП.
Копии связанных с работой документов запрашивают по статье 62 ТК РФ. Например, можно запросить копию приказа о приеме или переводе, если нужно проверить основание спорной записи. Такие копии выдают бесплатно, надлежащим образом заверенными, не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления. Заявление на копии и запрос СТД-Р имеют разные предметы, хотя сроки во время работы совпадают.
Если в день увольнения работник отсутствует или отказывается получать сведения, статья 84.1 ТК РФ предусматривает направление бумажных сведений заказным письмом с уведомлением. После обращения уволенного работника, который не получил сведения, срок выдачи составляет не позднее 3 рабочих дней. Для бумажной трудовой книжки установлен другой порядок: уведомление о необходимости явиться за ней или согласиться на почтовую отправку.
Если вы работодатель, организация выдачи начинается с доступности документа и фиксации обращения, даже когда сотрудник уже уволен. В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес»; он используется для корпоративных кадровых документов и не подменяет государственный учет трудовой деятельности. Проверка внутреннего порядка выдачи показывает, сможет ли уполномоченный специалист найти нужный комплект в срок.
Образцы для выдачи сведений и учета бумажной книжки
Для выдачи электронных трудовых сведений сначала сверяют форму СТД-Р; остальные образцы нужны, если компания также ведет бумажные книжки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец исправления записи в бумажной трудовой книжке | Скачать |
| Расписка о получении бумажной трудовой книжки | Скачать |
Перед применением образца СТД-Р его сверяют с действующей редакцией приказа № 713н. Образец исправления бумажной записи не используют для корректировки ЕФС-1, а расписка о получении книжки не заменяет подтверждение передачи электронных сведений.
Как исправить расхождение между архивом и сведениями СФР
Изменение даты или должности в учетной программе не исправляет автоматически запись, уже принятую СФР. По статье 66.1 ТК РФ работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить неполные либо неверные сведения и передать их в фонд. Сначала сравнивают запись с документом-основанием и выясняют, в каком звене возникла ошибка.
Если ошибочные сведения уже приняты в подразделе 1.1 ЕФС-1, первоначальную запись отменяют, представив ее с признаком отмены «X», и направляют правильную запись. Когда мероприятие нужно только аннулировать, правильную заменяющую строку не добавляют. Этот порядок не смешивают с отметками корректирующей или отменяющей отчетности для других подразделов формы.
В 2026 году форму ЕФС-1 и порядок заполнения определяет приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, электронные форматы — приказ от 17.11.2025 № 1463 с действующими изменениями. Архив старых отчетов сохраняют, но для новой подачи проверяют актуальность формы и формата. Обновление программы касается следующей передачи сведений и не служит основанием удалять ранее принятые документы.
Прием и увольнение по трудовому договору отражают не позднее следующего рабочего дня после соответствующего приказа или иного документа, подтверждающего событие. Для перевода на другую постоянную работу срок — не позднее 25-го числа следующего месяца. Правила и действующие формы доступны в разделе СФР об отчетности ЕФС-1; сроки передачи не следует смешивать со сроками выдачи СТД-Р.
Бумажная запись и электронные сведения исправляются отдельно
Если работодатель продолжает вести бумажную книжку, ошибка в ней и ошибка в сведениях СФР требуют проверки каждого носителя. Исправленный бумажный документ не отменяет ранее переданную электронную запись. Обратная ситуация также возможна: корректная СТД-СФР не подтверждает, что бумажная запись оформлена без ошибок.
После корректировки сохраняют исправленный комплект и результат приема. Работник сопоставляет обновленные сведения с основанием записи; организация проверяет, что исправление завершилось приемом в фонде, а не только сохранением нового файла.
Какие изменения формата учитывать в 2026 году
Приказы СФР № 1462 и № 1463 вступили в силу 30.12.2025. Для электронной подачи также учитывают приказ СФР от 15.04.2026 № 389: сам он действует с 30.05.2026, а обязательный переход на обновленный электронный формат ЕФС-1 установлен с 01.07.2026. Изменение кодов должностей касается подраздела 1.3 бюджетных учреждений, но обновленный формат электронной ЕФС-1 применяется всеми страхователями.
В разъяснении СФР о переходе на новый формат разделены требования к отчетности. Для компании, которая передает только сведения подраздела 1.1, это означает проверку обновления отчетного программного обеспечения; правила учета кадрового мероприятия и срок его представления остаются самостоятельными требованиями.
С 08.08.2026 действуют изменения приказа № 713н, внесенные приказом Минтруда от 25.06.2026 № 271н. Сама форма СТД-Р по существу не изменилась. В порядке электронной выдачи СТД-СФР указан запрос через Единый портал государственных и муниципальных услуг. Проверка актуальной формы нужна при новой выдаче; обновление порядка не означает необходимость заново создавать весь архив ранее выданных сведений.
Когда корпоративного электронного архива недостаточно
Покупка КЭДО не является условием ведения электронной трудовой книжки. Для передачи сведений нужен установленный канал отчетности в СФР, а для выдачи СТД-Р — соблюдение специальных требований к форме и подписи. Корпоративный архив нужен для собственных документов компании и их сохранности; он не заменяет эти действия.
Важный нюанс из практики: При оценке электронного кадрового документа проверяется фактическая возможность работника пользоваться системой. Запись об ознакомлении с порядком работы не подтверждает, что человек самостоятельно выполнял действие.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы используем пилотную группу до развертывания КЭДО на всю компанию, чтобы проверить работу сотрудников в системе. Нужно оценивать фактическую способность пользоваться электронной подписью. Проверьте, умеет ли работник самостоятельно выполнить предусмотренное кадровое действие.»
Факт: При сомнениях в подлинности документа суд может назначить экспертизу самого документа, его отдельных реквизитов или подписи. Наличие файла в архиве не исключает проверки его достоверности.
Выбор системы хранения начинается с определения задачи: передать событие в СФР, выдать сведения работнику или сохранить электронный оригинал кадрового документа. Для каждой задачи проверяют отдельный результат. Тариф электронного архива имеет смысл оценивать после такой проверки.
Стоимость КЭДО и электронного архива кадровых документов
Стоимость корпоративного КЭДО зависит от тарифа и числа сотрудников. Эти расходы относятся к кадровым документам компании и не являются платой за хранение электронной трудовой книжки в ресурсах СФР. Условия приведены по переданному прайсу для проверки на 03.10.2026.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| КЭДО «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | Не указаны |
| КЭДО «Бизнес», включая электронный архив и интеграцию с 1С | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Не указаны |
| КЭДО «Корпорация» | По запросу | Не указаны |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников на всех тарифах | Бесплатно | Не указаны |
Для «Бизнес» установлена минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год; ориентироваться только на помесячную ставку при меньшей численности нельзя. Состав услуг и условия расчетов уточняют по тарифам Добыто КЭДО. Простая электронная подпись (ПЭП) и усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) не заменяют УКЭП при электронной выдаче СТД-Р.
Для модуля интеграции с 1С:ЗУП указан срок установки и настройки 1 день. Он относится к модулю, а не ко всему переходу на КЭДО, подготовке локальных документов или переносу архива. До выбора тарифа проверяют численность, состав сохраняемых документов и требования к выгрузке.
Выводы
Государственная трудовая история остается в СФР, а компания отвечает за свои кадровые основания, переданные сведения и подтверждения их приема. Для поиска документа выбирают нужную форму, для хранения — архивную категорию и подлинник. Передача отчетности, выдача сведений и сохранение кадрового архива должны проверяться отдельно.
Добыто предоставляет КЭДО с электронным архивом корпоративных документов. Его применение сохраняет разграничение между кадровыми документами работодателя и учетом трудовой деятельности в СФР.
Частые вопросы
Как добавить в электронные сведения работу до 2020 года?
Электронный учет кадровых мероприятий начался с 01.01.2020, поэтому для более ранних периодов сохраняют бумажную трудовую книжку. Дополнить индивидуальный лицевой счет такими сведениями можно через СФР, подав заявление о корректировке и подтверждающие документы. Рассмотрение заявления с необходимыми документами составляет 10 рабочих дней. Калькулятор стажа по трудовой книжке не заменяет внесение подтвержденных сведений в учет фонда.
Где хранится книжка человека, впервые устроившегося после 2020 года?
Для впервые поступивших на работу после 31.12.2020 бумажная трудовая книжка не оформляется. Сведения ведутся электронно и передаются в СФР, а документы о трудовых отношениях сохраняются у работодателя по своим правилам. Это касается первого трудоустройства, а не любого приема в новую компанию после указанной даты.
Что делать, если потерян скачанный файл СТД-СФР?
Потеря локального файла не удаляет сведения из информационных ресурсов СФР. Работник может запросить их повторно; для электронной СТД-СФР действующий пункт 19 порядка по приказу № 713н предусматривает обращение через Госуслуги. Если исчез не файл, а конкретная запись в новых сведениях, проверяют данные и документы-основания, а не восстанавливают старую копию на устройстве.
Должен ли работодатель выдать весь файл ЕФС-1 с данными коллег?
Запрос о собственных документах не предоставляет работнику доступ к персональным данным других сотрудников. Статья 62 ТК РФ предусматривает выдачу документов, связанных с работой заявителя, а статья 7 152-ФЗ устанавливает конфиденциальность персональных данных. В заявлении указывают нужный документ и свой период работы; состав выдаваемого комплекта определяют с учетом этих границ.
Можно ли включить согласие на дополнительную обработку данных в другой кадровый документ?
С 01.09.2025, когда основанием обработки служит именно согласие, оно оформляется отдельно от иных сведений и документов, которые субъект подписывает или подтверждает. Это требование статьи 9 152-ФЗ в редакции Федерального закона от 24.06.2025 № 156-ФЗ. Оно касается оформления необходимого согласия и не вводит обязанность получать его для каждой операции обязательной кадровой отчетности.
