Трудовая книжка недействительна — так в кадровой практике говорят, когда недействительной признана отдельная запись в ней: о приёме, переводе, увольнении или награждении, внесённая с ошибкой или по основанию, которое потом отменили. Зачёркивать такую запись запрещает пункт 12 Порядка ведения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда № 320н. Под следующим порядковым номером ставят дату, пишут «Запись за № … недействительна» со ссылкой на документ-основание и только после этого вносят верную запись. При реорганизации прежнего работодателя запись исправляет правопреемник, при ликвидации — новый работодатель. Бумажную книжку правят новой строкой, электронную — через ЕФС-1: строкой с признаком отмены «X» и затем правильными сведениями.
Материал закрывает обе стороны. Работнику он показывает, куда идти с ошибочной записью, если прежний работодатель отказывает или уже ликвидирован, а кадровику — как оформить отменяющую строку, чтобы при проверке ГИТ и СФР не обнаружилась новая ошибка. Отдельно разобраны дубликат без недействительной записи, изменение формулировки увольнения через суд и новые варианты корректировки ЭТК на Госуслугах, которые СФР описал в октябре 2026 года. Сроки обращения в суд, штрафы по статье 5.27 КоАП, влияние ошибки на стаж и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда запись в трудовой книжке признают недействительной
Пункт 12 Порядка ведения трудовых книжек (приложение № 2 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, действует с 01.09.2021 до 01.09.2027) называет два раздела, где зачёркивание запрещено: «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Неточная, неправильная или признанная недействительной запись там остаётся на месте, а её недействительность фиксируют отдельной строкой. Тот же порядок применяется, когда незаконным признали увольнение или перевод: работника восстановили на прежней работе или изменили формулировку причины увольнения.
Основания на практике делятся на две группы. Первая — техническая ошибка при внесении: неверная дата, номер приказа, статья ТК РФ или должность. Вторая — правовая: по форме запись была верной, но документ, на котором она держалась, отменён решением суда, органа по рассмотрению трудовых споров или самим работодателем. Для обеих групп новая запись подчиняется части 5 статьи 84.1 ТК РФ: формулировка основания увольнения должна точно повторять закон и содержать ссылку на статью, часть и пункт.
Кто исправляет и что в итоге получает работник, зависит от ситуации. Сценарии собраны в таблице.
| Ситуация | Кто вносит исправление | Основание | Результат для работника |
|---|---|---|---|
| Ошибка в записи о приёме, переводе или увольнении | Работодатель, внёсший запись | Пункт 12 Порядка № 320н, приказ, по которому внесена запись | Строка о недействительности и верная запись; ошибочная строка остаётся в книжке |
| Увольнение или перевод признаны незаконными, работник восстановлен | Работодатель, внёсший запись | Решение суда или органа по рассмотрению трудовых споров | Запись признаётся недействительной; по письменному заявлению — дубликат без неё (пункт 30) |
| Суд изменил формулировку причины увольнения | Работодатель, внёсший запись | Части 4, 5 и 7 статьи 394 ТК РФ | Новая формулировка со ссылкой на норму закона и новая дата увольнения; право на дубликат |
| Прежний работодатель реорганизован | Правопреемник | Пункт 30 Порядка № 320н | Исправление в той же книжке |
| Прежний работодатель ликвидирован | Работодатель по новому месту работы или работодатель, у которого внесена последняя запись | Пункт 30 Порядка № 320н и документ, подтверждающий верные сведения | Исправление возможно только при наличии подтверждающего документа |
| Ошибка в электронной трудовой книжке | Работодатель, подавший сведения в СФР | Письменное заявление работника, часть 6 статьи 66.1 ТК РФ | ЕФС-1 с признаком отмены «X» и правильные сведения |
Дубликат без ошибочной строки предусмотрен только для записей об увольнении и переводе. При других ошибках в книжке навсегда остаются и неверная запись, и строка о её недействительности, поэтому до обращения к работодателю выпишите номер ошибочной записи, её дату и реквизиты документа, по которому она внесена.
Кто исправляет запись: прежний работодатель, правопреемник или новый
Пункт 30 Порядка № 320н прямо регулирует два случая, когда работодатель, допустивший ошибку, недоступен. Если организацию реорганизовали, запись исправляет правопреемник. Если её ликвидировали, исправление вносит работодатель по новому месту работы либо работодатель, у которого в книжке сделана последняя запись, и только на основании документа, подтверждающего правильные сведения: выписки из приказа, архивной справки, решения суда.
Для остальных ситуаций Порядок общей процедуры не расписывает, и в кадровой практике исправление вносит тот, кто ошибся: у него хранятся приказ и личная карточка, по которым видно, какая запись верна. Если работник уже уволился и книжка у него на руках, он приходит к прежнему работодателю с книжкой и письменным заявлением. Заявление стоит передать так, чтобы осталась отметка о получении или почтовое подтверждение: при отказе это первый документ для ГИТ и суда.
Новому работодателю пункт 30 даёт право исправлять чужую запись только при ликвидации прежнего. Пока организация, внёсшая ошибку, действует, правильный адресат заявления — она, даже если работник давно трудится в другой компании.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если прежний работодатель ликвидирован, сначала соберите документ, подтверждающий верные сведения о периоде работы: выписку из приказа, справку работодателя или государственного органа, трудовой договор. Без такого документа новый работодатель исправление по пункту 30 не внесёт.
Как оформить запись о недействительности в бумажной трудовой книжке
Дословный текст исправительной строки Порядок № 320н не задаёт. Ориентир дал Минтруд в письме от 24.09.2024 № 14-6/ООГ-5613: следующий порядковый номер, дата внесения записи, формулировка «Запись за номером таким-то недействительна» и реквизиты документа-основания. Само письмо оговаривает, что мнение ведомства не является нормативным правовым актом, поэтому юридическую опору даёт пункт 12 Порядка, а письмо подсказывает формат.
Верная запись идёт следующей строкой под очередным номером. Если ошибочной была запись об увольнении и формулировку изменил суд, в новой строке указывают основание из решения суда с точной ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ, а в графе документа-основания — реквизиты решения или приказа, изданного на его основании.
Пункт 12 запрещает зачёркивать записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Правка цифр поверх текста, подчистка и корректор Порядком тоже не предусмотрены: единственный допустимый способ — новая строка. Зачёркивание одной чертой Порядок разрешает только на титульном листе, когда меняются персональные данные работника, например фамилия (пункт 7).
Как признать запись недействительной и внести верную: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте ошибочную запись с приказом или другим документом, по которому она внесена, и определите, что именно неверно: дата, номер документа, формулировка, ссылка на статью ТК РФ.
- Шаг 2. Определите, кто вносит исправление: работодатель, внёсший запись, правопреемник при реорганизации или новый работодатель при ликвидации прежнего (пункт 30 Порядка № 320н).
- Шаг 3. Если отменяется само основание записи, оформите документ, на который будет ссылка: приказ об отмене приказа либо решение суда.
- Шаг 4. Под следующим порядковым номером внесите дату исправления, текст «Запись за № … недействительна» и реквизиты документа-основания. Ошибочную запись не зачёркивайте.
- Шаг 5. Следующей строкой внесите верную запись. Формулировка увольнения должна точно повторять ТК РФ со ссылкой на статью, часть и пункт (часть 5 статьи 84.1 ТК РФ).
- Шаг 6. Если ошибочные сведения уже ушли в СФР, подайте ЕФС-1 со строкой, отменяющей прежние данные признаком «X», и правильными сведениями.
- Шаг 7. Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, сообщите работнику, что по письменному заявлению он вправе получить дубликат без этой записи.
Образец исправительной записи в трудовой книжке
Шаблон помогает сверить по графам отменяющую строку и следующую за ней верную запись до того, как вносить их в книжку.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец исправления записи в трудовой книжке (.docx) | Скачать |
Дубликат трудовой книжки без недействительной записи
Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник по письменному заявлению вправе получить у работодателя, который внёс ошибочную запись, дубликат трудовой книжки (пункт 30 Порядка № 320н). В дубликат переносятся все произведённые записи, за исключением признанной недействительной: новый работодатель не увидит ни спорной формулировки, ни строки о её отмене.
Для ошибок в записях о приёме, о квалификации или в датах пункт 30 дубликата не предусматривает, и в книжке остаются обе строки. Заполняют дубликат по пунктам 28 и 29: в него вносят сведения о работнике, подтверждённый документами общий стаж и отдельные периоды работы, а при неполных документах — только те сведения, которые подтверждены. Для дубликата при утрате книжки пункт 27 устанавливает 15 рабочих дней со дня заявления работника.
В заявлении укажите номер и дату записи, признанной недействительной, реквизиты решения суда или приказа, на основании которого её отменили, и прямо сошлитесь на пункт 30 Порядка. Копию заявления с отметкой о приёме сохраните у себя.
Электронная трудовая книжка: как отменить ошибочную запись через ЕФС-1
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в СФР в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. С 30.12.2025 применяются новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения, утверждённые приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (зарегистрирован Минюстом России 18.12.2025 № 84665). Ошибочную строку в электронных сведениях, как и в бумажной книжке, отменяют отдельной записью.
Механика описана в пунктах 51 и 52 порядка заполнения ЕФС-1, утверждённого приказом СФР № 1462: в отменяющей записи повторяют исходные сведения и ставят знак «X» в графе 11 «Признак отмены записи». Для корректировки вслед за отменой указывают правильные данные о том же кадровом мероприятии, а подаются обе строки вместе с титульным листом.
Сроки подачи привязаны к виду мероприятия. Сведения о приёме и увольнении подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, о постоянном переводе и ряде других кадровых событий — не позднее 25-го числа следующего месяца. Если неточность в ЕФС-1 обнаружил СФР, фонд направляет уведомление, и на исправление, согласно памятке СФР работодателям о единой форме отчётности 2026 года, отводится 5 рабочих дней.
Работнику для исправления ЭТК достаточно письменного заявления: по части 6 статьи 66.1 ТК РФ работодатель обязан исправить или дополнить неверные либо неполные сведения и представить их в СФР. Отдельного срока для такого исправления статья не называет. Пока работник трудится в компании, выписку СТД-Р работодатель выдаёт по его заявлению не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора. Выписку СТД-СФР можно получить в личном кабинете на Госуслугах, в СФР, МФЦ или у работодателя по последнему месту работы; способы собраны на странице СФР об электронной трудовой книжке.
С 06.10.2026 СФР разводит на Госуслугах два варианта обращения: «Скорректировать ЭТК» — для записей электронной трудовой книжки и «Скорректировать ИЛС» — для стажа и других пенсионных сведений. Если фонд запросит оригиналы подтверждающих документов, их представляют в территориальный орган в течение 3 рабочих дней после уведомления. Ошибку СФР сначала предлагает исправить через работодателя, поэтому заявление в фонд подают, когда работодатель сведения не исправил или его уже нет.
В сервисе Добыто заявление работника об исправлении сведений подписывается ПЭП или УНЭП и сохраняется в электронном архиве с датой подписания: у работодателя остаётся подтверждение, когда пришёл запрос, у работника — когда он его направил.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: бумажная трудовая книжка входит в число документов, которые нельзя перевести в КЭДО, вместе с приказом об увольнении, журналом инструктажей по охране труда и актом о несчастном случае. Исправительная строка в ней вносится только на бумажном носителе, даже если остальной кадровый документооборот в компании электронный.
Если работодатель отказывается исправить запись: ГИТ и суд
Отказ или молчание работодателя оспаривают двумя путями. Первый — обращение в ГИТ через раздел «Сообщить о проблеме» на портале Онлайнинспекция.рф; к обращению приложите копию заявления работодателю с отметкой о приёме и копию страницы с ошибочной записью или выписку СТД-СФР. Второй — суд, и для спора о формулировке увольнения он даёт результат, прямо предусмотренный статьёй 394 ТК РФ.
Срок обращения в суд по спору об увольнении — 1 месяц со дня вручения копии приказа, выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности. По иным индивидуальным трудовым спорам работника срок 3 месяца (части 1 и 2 статьи 392 ТК РФ). Спор о неверной формулировке увольнения относится к спорам об увольнении, поэтому месяц отсчитывают с того дня, когда книжку или сведения выдали на руки.
Что суд вправе решить по статье 394 ТК РФ:
- часть 4: если увольнение признано незаконным, по заявлению работника основание может быть заменено на увольнение по собственному желанию;
- часть 5: если формулировка основания неправильная или не соответствует закону, суд указывает правильную с точной ссылкой на норму закона;
- часть 7: при изменении основания дата увольнения меняется на дату решения суда, а если работник к этому времени поступил на другую работу — на день, предшествующий началу новой работы;
- часть 8: если неправильная формулировка в трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению на другую работу, суд взыскивает средний заработок за время вынужденного прогула.
На основании решения суда работодатель вносит в книжку строку о недействительности прежней записи и новую запись, а в электронные сведения — отменяющую строку ЕФС-1 и правильные данные. Статья 234 ТК РФ отдельно обязывает работодателя возместить неполученный заработок, если работник был лишён возможности трудиться из-за неправильной или незаконной формулировки причины увольнения.
Кейс из практики: работника уволили по заявлению, поданному через систему кадрового электронного документооборота. У работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и согласие работника. Районный суд решением от 03.06.2022 в иске отказал, апелляция решение оставила, но Девятый кассационный суд общей юрисдикции акты отменил: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодатель не выяснил причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, подписывал за него другой человек, и это зафиксировала система самого работодателя. Когда суд признаёт увольнение незаконным, для трудовой книжки итог один — строка о недействительности записи об увольнении и право работника на дубликат без неё.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что заявление об увольнении сформировано в системе от имени работника, для работодателя недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в локальном акте такой порядок не описан, спор проигрывается и при технически исправной подписи. Откройте своё Положение о КЭДО и проверьте, есть ли в нём раздел об идентификации работника при подписании.»
Внимание: распечатка электронного документа юридически остаётся его копией. Чтобы она имела доказательственное значение, её заверяют оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что спор об увольнении через КЭДО вас не коснётся, проверьте три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию: на ней видно, способны ли работники пользоваться системой сами.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Сверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Как неверная запись в трудовой книжке влияет на стаж и пенсию
Для периодов работы после регистрации в системе персонифицированного учёта стаж подтверждается сведениями, которые уже есть в СФР, а данные индивидуального лицевого счёта (ИЛС) используются при расчёте будущей пенсии. Ошибка в электронных сведениях или в ИЛС за эти годы влияет на пенсию напрямую, даже если бумажная запись верна.
Для периодов до регистрации трудовая книжка остаётся основным документом о стаже. Если в ней неверные или неполные сведения, СФР принимает в подтверждение письменный трудовой договор, справку работодателя или государственного органа, выписку из приказа, из лицевого счёта либо ведомость о выдаче заработной платы. Неверную запись за эти годы закрывают одним из двух способов: исправлением в самой книжке по правилам Порядка № 320н или представлением в СФР подтверждающих документов.
Ошибку или пропущенный период в ИЛС по работе по трудовому или гражданско-правовому договору СФР предлагает сначала исправить через работодателя. Если это не получилось, заявление о корректировке ИЛС с подтверждающими документами подают через Госуслуги или лично в клиентскую службу СФР. Калькулятор СФР считает условия приобретения права на страховую пенсию по данным, которые человек вводит сам, и ошибку в записи не исправляет: сверьте каждый период ИЛС с трудовой книжкой заранее, до обращения за назначением пенсии.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Посмотрите, какие документы о вашей работе существуют только в электронном виде, и решите заранее, чем вы подтвердите их подлинность.»
В сервисе Добыто приказы и заявления, подписанные электронно, хранятся в электронном архиве. Именно на такие приказы ссылается исправительная запись в графе документа-основания, и именно выписка из приказа подтверждает период работы, когда запись в книжке неверна.
Во что обходится ошибка в трудовой книжке
Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф: для должностного лица и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для организации — от 30 000 до 50 000 рублей. Подпадает ли под эту часть конкретная ошибка в трудовой книжке, оценивают отдельно по обстоятельствам дела.
Кроме штрафа, работодатель рискует выплатой среднего заработка за время вынужденного прогула, если неправильная формулировка причины увольнения помешала работнику устроиться на другую работу. Размер такой выплаты зависит от среднего заработка работника и длительности периода, а к ней добавляются повторная подача ЕФС-1 и выдача дубликата по заявлению.
Стоимость КЭДО Добыто для кадровых документов
Стоимость зависит от тарифа и числа сотрудников, подключённых к сервису; цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и набора функций: интеграция с 1С и электронный архив входят в «Бизнес», выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Полные условия опубликованы на странице тарифов КЭДО Добыто; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Ошибочную запись в трудовой книжке оставляют на месте и отменяют отдельной строкой со ссылкой на документ-основание, следом вносят правильные сведения. Для бумажной книжки порядок задают пункты 12 и 30 приказа № 320н, для электронной — порядок заполнения ЕФС-1 с признаком отмены «X». Исправляет работодатель, внёсший запись, а при его реорганизации или ликвидации — правопреемник или новый работодатель. Если исправлять отказываются, работник обращается в ГИТ или в суд, а по спору об увольнении на это есть 1 месяц.
Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде: приказы и заявления, на которые ссылается исправительная запись, подписываются ПЭП, УНЭП или УКЭП и хранятся в электронном архиве, поэтому документ-основание для исправления у кадровой службы под рукой.
Частые вопросы о недействительных записях в трудовой книжке
Нужно ли заверять исправительную запись подписью и печатью?
Отдельного требования заверять каждое исправление пункт 12 Порядка № 320н не содержит. При увольнении все записи, внесённые за время работы у этого работодателя, заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью при её наличии (пункт 36), и исправительная строка, внесённая до увольнения, попадает под это заверение. Если у организации нет печати, Порядок её не требует.
Как исправить ошибку в разделе «Сведения о награждении»?
Запрет зачёркивания из пункта 12 Порядка № 320н действует и в этом разделе. Неверную запись о награждении признают недействительной отдельной строкой со ссылкой на документ о награждении, затем вносят правильную. Сама запись о награждении, как и о приёме, переводе или квалификации, вносится не позднее 5 рабочих дней (пункт 9), сведения о награждении размещаются в своём разделе по пункту 26.
Сколько времени у работодателя на исправление ошибочной записи?
Часть 6 статьи 66.1 ТК РФ обязывает работодателя исправить сведения электронной трудовой книжки по письменному заявлению работника, но срок не называет. Для бумажной книжки общий срок исправления уже внесённой записи в Порядке № 320н тоже не установлен: пункт 9 задаёт 5 рабочих дней только для записей о приёме, переводе, квалификации и награждении, а запись об увольнении вносят в день увольнения. Если ошибку в ЕФС-1 обнаружил СФР и направил уведомление, на исправление даётся 5 рабочих дней.
Как внести в трудовую книжку новую фамилию после её смены?
По пункту 7 Порядка № 320н изменения на титульном листе вносят на основании документа: паспорта, свидетельства о заключении брака, о расторжении брака или о перемене имени со ссылкой на номер, дату и орган, выдавший документ. Прежние данные зачёркивают одной чертой и записывают новые. Ссылку на документ помещают на внутренней стороне обложки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью при её наличии.
Что делать, если в ЕФС-1 подали мероприятие, которого не было?
Ошибочно поданный приём, перевод или увольнение отменяют строкой подраздела 1.1, в которой повторяют первоначальные сведения и ставят «X» в графе 11 «Признак отмены записи», вместе с титульным листом. Правильные данные после отмены добавляют только тогда, когда мероприятие было, но с другими реквизитами. Если события не было вовсе, достаточно отменяющей строки.
В какой срок идти в суд, если отказались исправить запись о приёме или переводе?
Спор об исправлении записи, не связанной с увольнением, относится к иным индивидуальным трудовым спорам: срок обращения в суд — 3 месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права (часть 1 статьи 392 ТК РФ). Началом отсчёта обычно служит дата письменного отказа работодателя или дата, когда истёк разумный срок ответа на заявление, поэтому заявление стоит подавать с отметкой о приёме.
