Запись в трудовой книжке, которая относится к другой организации, другому периоду или другому человеку, исправляет работодатель, внёсший её. Пункт 12 приложения № 2 к приказу Минтруда России № 320н запрещает зачёркивать строки в разделе «Сведения о работе». Ошибочную запись признают недействительной следующей строкой: с новым порядковым номером, датой исправления и реквизитами документа-основания. Отдельных правил для записи, внесённой не тому человеку, приказ не содержит, поэтому действует тот же механизм. Если запись сделал прежний работодатель, её исправляет он или его правопреемник. Новое место работы вносит исправление при ликвидации организации, при прекращении деятельности ИП или, по позиции ГИТ, на основании официального документа ошибшегося работодателя.
Материал помогает специалисту по кадрам определить, кто вправе править конкретную запись, и оформить строку о недействительности без повторной ошибки. Он также помогает решить, положен ли работнику дубликат, и привести электронные сведения в СФР в соответствие с бумажной книжкой через подраздел 1.1 ЕФС-1. Работник найдёт порядок действий на случай, когда организация-автор записи ликвидирована. Во второй половине статьи — отмена строки в ЕФС-1, штрафы по статье 5.27 КоАП, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Какую запись в трудовой книжке считать чужой и что проверить до исправления
Чужой на практике оказывается строка раздела «Сведения о работе», которую не подтверждает ни один документ работника. Это может быть приём в организацию, где он не работал, перевод на должность, которой у него не было, увольнение с неверной формулировкой или запись с датами и должностью другого сотрудника. Основание каждой записи указано в графе 4, и с него начинается проверка. До того как вносить исправление, пройдите четыре проверки. Они отсекают ситуации, где строка о недействительности не нужна или где её должна вносить другая организация.
- Документ-основание. Найдите в кадровом архиве приказ или иной документ, реквизиты которого стоят в графе 4. Если такого документа нет или он оформлен на другого человека, запись подлежит исправлению.
- Переименование. Наименование, которое отличается от текущего, не всегда означает ошибку. По пункту 13 приложения № 2 к 320н при переименовании в графе 3 отдельной строкой пишут: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)». В графе 4 указывают основание — приказ или решение, его дату и номер. Если такой строки в книжке нет, её добавляют, а прежние записи остаются действительными.
- Раздел книжки. Изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения вносят на титульный лист по отдельному правилу пункта 7 приложения № 2 к 320н. Механизм недействительной записи применяют к разделам «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
- Автор записи. Установите, какая организация внесла строку. От этого зависит, исправляете вы её сами или вам нужен документ прежнего работодателя.
Требования к ведению книжек установлены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, в приложении № 2 к которому утверждён Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Приказ вступил в силу 01.09.2021. На странице Минтруда текст доступен для скачивания: его удобно держать под рукой при сверке формулировок исправительной строки.
Общий порядок исправления записей законом не урегулирован: Роструд прямо указал на это в ответе на портале онлайнинспекция.рф от 30.05.2023. Ориентиром служат пункт 12 приложения № 2 к 320н и письмо Минтруда России от 24.09.2024 № 14-6/ООГ-5613. В письме разобрано оформление строки о недействительности на примере ошибочной записи об увольнении. Письмо выражает мнение ведомства и нормативной силы не имеет.
Если документа из графы 4 в вашем архиве нет, а запись внесла ваша организация, исправление вносите вы. Если строку внёс другой работодатель, исполнителя определяет сценарий из таблицы в следующем разделе.
Кто вправе исправить запись в трудовой книжке: работодатель, правопреемник или новое место работы
Право исправить запись принадлежит прежде всего работодателю, который её внёс. Пункт 30 приложения № 2 к 320н передаёт это право другим лицам в трёх случаях. При реорганизации исправление вносит правопреемник. При ликвидации организации и при прекращении деятельности ИП-работодателя исправление вносит работодатель по новому месту работы или по месту, где внесена последняя запись, на основании соответствующего документа. Для электронных сведений СФР установил отдельное правило.
Сценарии сведены в таблицу, в последней колонке указан источник, на который можно сослаться при проверке:
| Ситуация | Кто исправляет | На основании чего | Источник |
|---|---|---|---|
| Ошибку допустила ваша организация, она действует | Ваша организация | Строка о недействительности следующей записью, реквизиты основания в графе 4 | П. 12 приложения № 2 к 320н; письмо Минтруда от 24.09.2024 № 14-6/ООГ-5613 |
| Ошибку допустил прежний работодатель, он действует | Прежний работодатель; новый работодатель — по документу ошибшегося работодателя | Официальный документ работодателя, допустившего ошибку | Памятка ГИТ в Ростовской области (позиция инспекции, в тексте 320н её нет) |
| Организация, внёсшая запись, реорганизована | Правопреемник | Пункт 30 называет исполнителя, вид документа не конкретизирует | П. 30 приложения № 2 к 320н |
| Организация, внёсшая запись, ликвидирована | Работодатель по новому месту работы или по месту, где внесена последняя запись | Соответствующий документ | П. 30 приложения № 2 к 320н |
| Запись внёс ИП, его деятельность прекращена | Работодатель по новому месту работы или по месту, где внесена последняя запись сведений о работе | Соответствующий документ | П. 30 приложения № 2 к 320н |
| Ошибка в электронных сведениях, страхователь действует | Страхователь, допустивший ошибку; новый работодатель передавать сведения за прежнего не вправе | Отмена строки в подразделе 1.1 ЕФС-1 и подача верных сведений | Разъяснение СФР от 01.03.2026 |
| Ошибка в электронных сведениях, страхователь ликвидирован | Работник обращается в СФР | Заявление и подтверждающие документы | Разъяснение СФР от 01.03.2026 |
Пока организация-автор записи действует, новый работодатель не может исправить её запись без её документа. В бумажной книжке такая правка не предусмотрена приказом 320н, а для электронных сведений её прямо исключает разъяснение СФР.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Право нового работодателя исправить запись по документу прежнего сформулировано в памятке Государственной инспекции труда в Ростовской области, опубликованной 15.07.2021. Исправление производит работодатель, внёсший запись, либо работодатель по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. В пунктах 12, 13, 29 и 30 действующего приказа 320н такой формулировки нет. Поэтому реквизиты документа прежнего работодателя указывайте в графе 4 исправительной строки: при проверке они показывают, на каком основании ваша организация исправила чужую запись.
Способ исправления выбирают по двум признакам: кто внёс запись и что она фиксирует. Ошибочная запись об увольнении или переводе дополнительно даёт работнику право на дубликат.
Если исполнитель по таблице — другая организация, работник запрашивает у неё исправление или документ, по которому запись исправит новое место работы. Если исполнитель — ваша компания, переходите к оформлению строки о недействительности.
Как оформить недействительную запись в трудовой книжке
Пункт 12 приложения № 2 к 320н запрещает зачёркивать в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» неточные, неправильные и иные записи, признанные недействительными. Тем же способом признают недействительной запись об увольнении или о переводе на другую постоянную работу, если работника восстановили на прежней работе или изменили формулировку причины увольнения. Основанием служит признание незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом. Запись о работе другого человека относится к неправильным и оформляется по тому же правилу пункта 12.
Состав исправительной строки Минтруд разобрал в письме от 24.09.2024 № 14-6/ООГ-5613 на примере ошибочной записи об увольнении:
| Графа | Что вносится в исправительную строку |
|---|---|
| Графа 1 — номер записи | Следующий порядковый номер |
| Графа 2 — дата | Дата внесения исправления |
| Графа 3 — сведения о работе | «Запись за № … недействительна» с номером исправляемой строки |
| Графа 4 — основание | Реквизиты документа-основания: наименование, дата, номер |
Номер в формулировке графы 3 совпадает с номером ошибочной строки из графы 1. Если по документам у работника должна быть верная запись вместо ошибочной, её вносят следующей строкой с собственным основанием в графе 4.
Как исправить чужую запись в трудовой книжке, если её внесла ваша компания: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте строку с документом-основанием из графы 4. Убедитесь, что расхождение не объясняется переименованием организации и не относится к титульному листу.
- Шаг 2. Подтвердите, что запись внесла ваша организация. Если её внёс другой работодатель, исправление возможно только в случаях пункта 30 приложения № 2 к 320н или по официальному документу работодателя, допустившего ошибку.
- Шаг 3. Оставьте ошибочную строку без изменений: пункт 12 запрещает зачёркивание в разделе «Сведения о работе».
- Шаг 4. Внесите следующую по порядку запись о недействительности. Укажите дату исправления и номер ошибочной строки, а в графе 4 — реквизиты основания.
- Шаг 5. Если по документам у работника должна быть верная запись, внесите её отдельной строкой со своим основанием.
- Шаг 6. Если ошибочная запись передавалась в СФР, отмените её в подразделе 1.1 ЕФС-1 отметкой «Х» в поле «Признак отмены». Верные сведения подайте следующей строкой.
- Шаг 7. Если недействительной признана запись об увольнении или переводе и работник подал письменное заявление, оформите дубликат без недействительной строки.
Реквизиты для графы 4 надёжнее переносить из подписанного документа, чем восстанавливать по журналам. В Добыто бумажная трудовая книжка в электронный маршрут не входит. На тарифе «Бизнес» подписанные кадровые документы хранятся в электронном архиве сервиса, откуда специалист по кадрам берёт наименование, дату и номер основания.
Когда работнику положен дубликат трудовой книжки без недействительной записи
Строка о недействительности остаётся в книжке рядом с ошибочной записью. Пункт 30 приложения № 2 к 320н позволяет получить дубликат при трёх условиях. Первое: недействительной признана запись об увольнении или о переводе на другую работу. Второе: работник подал письменное заявление. Третье: дубликат оформляет работодатель по месту, где внесли неправильную или неточную запись. В дубликат переносят все произведённые записи, кроме признанной недействительной.
Для недействительной записи о приёме или о награждении пункт 30 право на дубликат не формулирует: оно привязано только к записям об увольнении и переводе.
Дубликат заполняют по пункту 29 приложения № 2 к 320н:
- сначала вносят общий стаж работы до поступления суммарно в годах, месяцах и днях по подтверждающим документам;
- затем стаж по отдельным периодам: в графе 2 — дата приёма, в графе 3 — наименование организации, подразделение и должность;
- далее вносят переводы, а также дату и причину увольнения, если они есть в документах;
- если документы неполные, вносят только те сведения, которые в них есть;
- в графе 4 указывают наименование, дату и номер документа-основания;
- оригиналы документов после снятия заверенных копий возвращают владельцу.
Срок 15 рабочих дней пункт 27 приложения № 2 к 320н устанавливает для дубликата при утрате трудовой книжки. Для дубликата из-за недействительной записи пункт 30 срок не называет, поэтому переносить на него 15 рабочих дней без оговорки нельзя. Получив заявление, проверьте вид недействительной записи и место, где её внесли: от этого зависит, обязана ли ваша организация оформить дубликат.
Образцы заявления о дубликате и исправления записи в трудовой книжке
Если работнику нужна только исправительная строка, начните с образца исправления записи, а заявление о дубликате используйте при недействительной записи об увольнении или переводе.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
Электронная трудовая книжка: как исправить сведения в СФР через ЕФС-1
По статье 66 ТК РФ трудовая книжка служит основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже. Её ведут на работника, если работа у работодателя основная и длится свыше 5 дней. Работник, выбравший электронные сведения, получает бумажную книжку на руки с записью о выборе. Тем, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют. Чужая запись может оказаться в бумажной книжке, в электронных сведениях или в обоих носителях сразу, и исправляют каждый носитель отдельно. Как устроены электронные сведения и где их увидеть, СФР объясняет на странице об электронной трудовой книжке.
Работник может обратиться за исправлением сам. В этом случае по части 6 статьи 66.1 ТК РФ работодатель обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в СФР. Обязанность лежит на страхователе, допустившем ошибку. СФР разъяснил 01.03.2026, что новый работодатель не вправе передавать сведения за прежнего или исправлять его ошибку.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
С 30.12.2025 сведения подают по форме ЕФС-1, утверждённой приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (зарегистрирован Минюстом 18.12.2025 № 84665). Порядок заполнения к этому приказу в пунктах 51-52 предписывает отменить ошибочные сведения подраздела 1.1 отметкой «Х» в поле «Признак отмены», а в следующей строке подать верные. В базе знаний СФР по ЕФС-1 правило сформулировано в той же последовательности: сначала отмена ранее представленных сведений, затем строка с верными данными.
Сроки первичной подачи подраздела 1.1 зависят от кадрового мероприятия. Приём и увольнение подают не позднее следующего рабочего дня после издания документа, перевод и другие мероприятия — не позднее 25-го числа следующего месяца. Если неточность выявил СФР и прислал уведомление, на исправление отводится 5 рабочих дней. Общего срока для исправления по собственной инициативе памятка СФР для работодателей на 2026 год не указывает.
Полезно знать: бумажная трудовая книжка входит в четыре исключения КЭДО вместе с приказом об увольнении, инструктажем по охране труда и актом о несчастном случае. Исправительную строку в ней вносят на бумаге, даже если остальные кадровые документы компания подписывает электронно.
При интеграции Добыто с 1С:ЗУП документы синхронизируются между системами автоматически, а модуль устанавливается и настраивается за один день. После отправки ЕФС-1 сверьте исправленную строку бумажной книжки с электронными сведениями работника: даты, должность и реквизиты документа-основания должны совпадать.
Когда компания не может исправить запись в трудовой книжке сама
Без участия автора записи её исправляют только в ситуациях, прямо названных в пункте 30 приложения № 2 к 320н или в разъяснениях ведомств. В остальных случаях работодатель по новому месту работы связан четырьмя ограничениями.
- Автор записи действует. Новый работодатель вносит исправление только по официальному документу ошибшегося работодателя. Без такого документа строка о недействительности за чужую организацию не опирается ни на 320н, ни на позицию ГИТ.
- Ошибка в электронных сведениях прежнего страхователя. Отменить через ЕФС-1 сведения, поданные другим страхователем, или подать их за него новый работодатель не вправе.
- Спор о формулировке увольнения. Если работник считает запись незаконной, а работодатель-автор ошибку не признаёт, признать её недействительной может контрольно-надзорный орган, орган по рассмотрению трудовых споров или суд (пункт 12 приложения № 2 к 320н).
- Судебное подтверждение стажа. Пункт 31 приложения № 2 к 320н упоминает подтверждение стажа в судебном порядке только при массовой утрате трудовых книжек, если документы не сохранились. Для единичной ошибочной записи такой порядок приказом не описан.
Если организация, внёсшая ошибочные электронные сведения, ликвидирована, работник обращается в СФР с заявлением и подтверждающими документами. Заявление о корректировке индивидуального лицевого счёта подают через Госуслуги или лично в клиентской службе СФР. В числе документов к нему — архивные справки и трудовая книжка. Бумажную книжку в такой ситуации исправляет работодатель по новому месту работы или по месту последней записи на основании соответствующего документа.
Сервис КЭДО этих ограничений не снимает. В Добыто трудовая книжка остаётся бумажной, а электронный маршрут охватывает документы, которые закон разрешает оформлять электронно. ПЭП и УНЭП для сотрудников мы выпускаем бесплатно на всех тарифах, но документ ошибшегося работодателя или решение органа по трудовому спору подпись работника не заменяет.
Чем грозит неисправленная запись в трудовой книжке: штрафы и неполученный заработок
Ответственность юрлица за нарушение трудового законодательства, включая правила ведения трудовых книжек, установлена статьёй 5.27 КоАП РФ:
- часть 1 — предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 руб.;
- часть 2, повторное аналогичное нарушение, — штраф от 50 000 до 70 000 руб.
Статья 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ устанавливает штраф 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Он применяется за непредставление сведений в срок либо за неполные или недостоверные сведения по категориям, которые перечисляет СФР, в частности по периодам работы в подразделе 1.2 ЕФС-1. За несоблюдение порядка представления сведений в электронной форме штраф составляет 1 000 руб. Автоматического штрафа по 27-ФЗ за ошибку в бумажной книжке или за строку подраздела 1.1 эта норма не предусматривает.
Отдельный риск — требование работника о неполученном заработке. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает заработок, если незаконно лишил работника возможности трудиться. Это касается и неправильной или незаконной формулировки причины увольнения в трудовой книжке или в электронных сведениях. Возмещение не возникает автоматически из-за любой ошибки: нужна причинная связь между записью и невозможностью трудиться.
Перед ответом на претензию работника сверьте спорную строку с документом-основанием и с электронными сведениями. Расхождение между носителями показывает, какую часть исправления ещё предстоит сделать: строку в книжке, отмену в подразделе 1.1 ЕФС-1 или дубликат.
Стоимость КЭДО для кадровых документов, сопровождающих исправление записей
Стоимость зависит от тарифа, численности сотрудников и нужных видов электронной подписи. Трудовая книжка при этом остаётся бумажной.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | не указан |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | не указан |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| Модуль для 1С:ЗУП (интеграция с 1С в тарифе «Бизнес») | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | не указан |
Цены приведены на дату публикации по тарифам Добыто КЭДО. Итог зависит от численности сотрудников и выбранного набора подписей. Тариф можно повысить или понизить в любое время, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Ошибочную строку в разделе «Сведения о работе» не стирают и не зачёркивают. Её отменяет следующая запись с номером, датой и основанием, которую вносит организация, допустившая ошибку, её правопреемник, а при ликвидации или закрытии ИП — новое место работы по документу. Электронные сведения исправляют отдельно, отменой строки в подразделе 1.1 ЕФС-1, и сделать это может только страхователь, который их подал. Работнику с недействительной записью об увольнении или переводе по письменному заявлению положен дубликат без этой строки.
В Добыто мы ведём электронную часть этой работы: документы-основания подписываются ПЭП, УНЭП или УКЭП и хранятся в электронном архиве, а бумажная трудовая книжка остаётся в форме, которую требует закон.
Частые вопросы о чужой записи в трудовой книжке
Нужно ли знакомить работника с исправительной записью под подпись?
С 01.09.2021 приказ 320н не требует знакомить работника под подпись с каждой записью в трудовой книжке и не обязывает вести личную карточку Т-2. Минтруд подтвердил это письмом от 24.12.2021 № 14-6/В-1487. Если компания вводит такое ознакомление, его закрепляют во внутренних документах, и обязательной нормой приказа оно не становится.
Как подтвердить стаж, если запись о периоде работы признана недействительной?
Недействительная запись период работы не подтверждает, поэтому опорой служат другие документы. Пункты 11-13 Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа, утверждённых постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015, допускают подтверждение периодов работы документами работодателя и архивными документами. Если работник в этот период действительно работал, но запись внесли с ошибкой, верную строку вносят отдельно с основанием в графе 4.
Где работнику получить сведения о трудовой деятельности, чтобы сверить записи?
По статье 66.1 ТК РФ работодатель выдаёт сведения о трудовой деятельности у него по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней, а при увольнении — в день прекращения трудового договора. Сведения из информационных ресурсов СФР работник получает через Госуслуги, МФЦ или СФР. Сравнение выписки СФР с бумажной книжкой показывает, затронула ли ошибка электронные сведения.
Что делать, если расхождение касается титульного листа, а не раздела «Сведения о работе»?
По пункту 7 приложения № 2 к 320н изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения вносят на титульный лист. Прежние сведения зачёркивают одной чертой, новые записывают по документам, а ссылки на эти документы делают на внутренней стороне обложки. Отдельного порядка для трудовой книжки или записи, ошибочно относящейся к другому человеку, 320н прямо не устанавливает. Разъяснений Минтруда и Роструда или судебных актов по такой ситуации также нет.
До какого срока действует приказ 320н и менялись ли правила исправления записей в 2026 году?
Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н действует до 01.09.2027. На дату публикации правила исправления бумажных записей по нему в 2025-2026 годах не менялись. Изменения порядка заполнения ЕФС-1, внесённые приказом СФР от 15.04.2026 № 389, касаются кодов должностей в подразделе 1.3 и не затрагивают отмену строк в подразделе 1.1.
