Трудовая книжка при приёме на работу предоставляется в той форме, которую выбрал сотрудник: бумажная книжка либо сведения о трудовой деятельности СТД-Р или СТД-СФР. Впервые устроившемуся после 31 декабря 2020 года бумажную книжку не оформляют: по статье 66.1 ТК РФ сведения ведутся только в электронном виде. Статья 65 ТК РФ устанавливает закрытый перечень обязательных документов: паспорт, подтверждение регистрации в системе индивидуального учёта, а документы воинского учёта, об образовании и справки о судимости требуются только для установленных законом категорий. Главное различие, от которого зависит комплект документов, — это статус сотрудника: впервые трудоустраивающийся, работник с опытом, совместитель, иностранец или несовершеннолетний.
Разберём обязательные и дополнительные документы по категориям, изменения 2025-2026 годов в формах СТД-СФР и ЕФС-1, что работодатель требовать не вправе и за что отвечает по статье 5.27 КоАП РФ. Покажем, как получить СТД-СФР через Госуслуги с 8 августа 2026 года, почему электронная форма не содержит сведений до 2020 года и чем подтвердить старый стаж. Порядок подачи ЕФС-1, образцы документов, ответы на частые вопросы и таблица стоимости подключения КЭДО — во второй половине статьи.
Обязательные документы при приёме: что требует статья 65 ТК РФ
Статья 65 ТК РФ устанавливает закрытый перечень документов, которые предъявляет поступающий на работу. Требовать документы сверх этого перечня можно только на основании самого Трудового кодекса, федерального закона, указа Президента или постановления Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании расширить список не могут.
Обязательные для всех:
- документ, удостоверяющий личность: паспорт гражданина РФ или иной документ;
- трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ, кроме случаев, когда работник поступает впервые или по совместительству;
- документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта: уведомление с номером СНИЛС в электронном виде или ранее выданное пластиковое страховое свидетельство.
Обязательные для отдельных категорий:
- документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании или о квалификации либо наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования — для установленных законом видов работ, к которым не допускаются лица с судимостью;
- справка о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача — для установленных законом видов работ.
Если работник поступает впервые, он не предъявляет трудовую книжку или сведения о прошлой работе, а работодатель обязан передать в СФР данные для регистрации в системе персонифицированного учёта, если индивидуальный лицевой счёт ещё не открыт. На практике работник заполняет анкету АДВ-1 и передаёт её работодателю для направления в Фонд.
Факт: Статья 65 ТК РФ требует паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, но не паспорт с отметкой о регистрации по месту жительства. Статья 64 ТК РФ прямо запрещает ограничения при найме из-за наличия или отсутствия регистрации: работодатель не вправе отказать кандидату по этому основанию.
Иностранные граждане сверх общего списка предъявляют документы по своему статусу: разрешение на временное проживание или вид на жительство, патент или разрешение на работу для временно пребывающих. Воинские документы иностранцы не предъявляют, кроме специально предусмотренных исключений.
| Документ | Все работники | Впервые | Совместитель | Для должности |
|---|---|---|---|---|
| Паспорт | Да | Да | Да | — |
| Трудовая книжка / СТД | Да | Нет | Нет | — |
| Подтверждение СНИЛС | Да | Да | Да | — |
| Документы воинского учёта | — | — | — | Военнообязанные и призывники |
| Диплом или свидетельство | — | — | — | Требующая специальных знаний |
| Справка о судимости | — | — | — | Педагоги и другие по закону |
| Медицинская книжка | — | — | — | Образование, медицина, торговля, общепит |
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень в статье 65 закрытый, и расширить его может только федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства. Служба безопасности регулярно просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания для этого нет. Кандидат вправе отказать, а отказать ему в приёме на таком основании работодатель не может.»
Трудовая книжка: бумажная или электронная сведения о трудовой деятельности
С 1 января 2020 года работник вправе выбрать формат ведения сведений о трудовой деятельности: продолжать вести бумажную трудовую книжку либо перейти на электронные сведения. Впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года бумажную трудовую книжку не оформляют: сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде по правилам статьи 66.1 ТК РФ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, работодатель продолжает вести её параллельно с электронными сведениями. Бумажная книжка остаётся значимой для подтверждения периодов работы до 1 января 2020 года.
Работник, выбравший электронные сведения, получил бумажную трудовую книжку на руки. Выбор зафиксирован заявлением и необратим: вернуться к бумажной книжке нельзя. При следующем трудоустройстве такой работник предъявляет сведения о трудовой деятельности в одной из двух форм:
- СТД-Р — сведения, выданные работодателем по последнему месту работы за период работы у этого работодателя;
- СТД-СФР — сведения, сформированные из информационных ресурсов Социального фонда России, охватывающие данные, поступившие от разных работодателей.
Форма СТД-Р выдаётся работодателем по письменному заявлению работника не позднее трёх рабочих дней, а при увольнении — в день прекращения трудового договора. Работнику, на которого ведётся бумажная трудовая книжка, работодатель выдаёт при увольнении саму книжку, а не подменяет её СТД-Р.
Изменения 2025-2026 годов: получение СТД-СФР только через Госуслуги и новый формат ЕФС-1
С 8 августа 2026 года электронную форму СТД-СФР запрашивают исключительно через портал Госуслуги. Приказ Минтруда России от 25 июня 2026 года № 271н исключил из порядка получения отдельный запрос через личный кабинет на сайте СФР. Работник входит в личный кабинет на портале Госуслуг по подтверждённой учётной записи и скачивает сведения в электронном виде либо запрашивает бумажную выписку через МФЦ.
Внимание: С 22 сентября 2025 года форма СТД-СФР не содержит сведения о трудовой деятельности за периоды до 1 января 2020 года. Такие периоды подтверждают бумажной трудовой книжкой, а при её отсутствии или ошибках — письменным трудовым договором, справкой работодателя или выпиской из приказа по правилам, установленным для подтверждения стажа.
Это изменение введено приказом Минтруда России от 8 августа 2025 года № 489н и означает, что работник, выбравший электронные сведения и утративший бумажную трудовую книжку, не увидит в СТД-СФР свою работу до 2020 года. Гражданин может обратиться в СФР для включения старых сведений в лицевой счёт, но это отдельная процедура, а не автоматическое заполнение формы.
С 1 июля 2026 года страхователи обязаны направлять ЕФС-1 в СФР только в новом электронном формате, предусмотренном приказом СФР от 17 ноября 2025 года № 1463. Форма и порядок заполнения ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года установлены приказом СФР от 17 ноября 2025 года № 1462: сведения о приёме работника подают в подразделе 1.1 раздела 1 не позднее следующего рабочего дня после издания документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.
Приказ № 1462 исключил коды «ДИСТ» и «НДОМ» из подраздела 1.1 ЕФС-1: перевод на дистанционную работу или работу на дому отдельно не отражают, но приём и увольнение дистанционного работника передают в общем порядке. Бумажная подача ЕФС-1 не отменена для всех: сведения по 10 и менее работающим лицам можно представить как в форме электронного документа, так и на бумажном носителе, а для 11 и более лиц — только в электронном виде.
Официальная страница СФР о электронных трудовых книжках содержит актуальную информацию о порядке перехода, получении сведений и подтверждении стажа: sfr.gov.ru/grazhdanam/etk.
Документы для отдельных категорий: военнообязанные, несовершеннолетние, иностранцы, совместители
Документы воинского учёта предъявляют не по возрастному порогу, а только те, кто относится к военнообязанным или лицам, подлежащим призыву на военную службу. Это военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Для иностранных граждан воинские документы не требуются, кроме специально предусмотренных исключений.
Для совместителя, принимаемого на работу с вредными условиями труда или на работы, связанные с опасностью для жизни и здоровья, работодатель обязан запросить справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Смысл нормы в том, что нельзя работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству: организм у человека один. При внешнем совместительстве трудовую книжку не предъявляют, если её ведёт основной работодатель или книжка не оформлялась.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Справка с основного места работы для совместителя на вредное производство — то место, где компании попадают регулярно. Не запросили справку, взяли человека, он отработал два года в двойной вредности — это ответственность работодателя, а не работника. Суть нормы не формальная: нельзя копить вредность на двух рабочих местах.»
Несовершеннолетние работники предъявляют дополнительные документы в зависимости от возраста:
- согласие одного из родителей или законного представителя на заключение трудового договора для лица младше 15 лет;
- разрешение органа опеки и попечительства на трудоустройство лица младше 14 лет;
- согласие законного представителя или органа опеки для сироты или ребёнка до 14 лет.
Иностранные граждане сверх общего списка предъявляют документы в зависимости от статуса пребывания в России:
- временно пребывающие — разрешение на работу или патент, кроме высококвалифицированных специалистов и предусмотренных исключений;
- временно проживающие — разрешение на временное проживание либо разрешение на временное проживание в целях получения образования;
- постоянно проживающие — вид на жительство.
Что работодатель требовать не вправе: ИНН, фотография, заявление о приёме, справка 182н
ИНН и фотография не названы в общем перечне статьи 65 ТК РФ. Требовать их как универсальное условие заключения трудового договора нельзя. Работник может принести ИНН и свидетельства о рождении детей по собственной инициативе, если хочет получить налоговый вычет или воспользоваться дополнительными гарантиями, но это не документ для приёма, а документ для вычета. Его место в бухгалтерии, а не в личном деле.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Заявление о приёме не установлено Трудовым кодексом как обязательный документ. Статья 68 ТК РФ предусматривает, что приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать на основании заключённого договора. Возможны специальные случаи, где заявление или иной документ предусмотрен отдельным законодательством, но это не превращает заявление в обязательный документ для каждого соискателя.
Полезно знать: С 1 января 2023 года обязанность выдавать справку по форме 182н о заработке для расчёта пособий отменена, форма утратила силу. Сведения о заработке передаются по механизму взаимодействия страхователя с СФР. Требовать справку 182н у нового работника как обязательный документ при приёме не следует.
Общее согласие на обработку персональных данных не является универсальным обязательным документом для данных, обработка которых необходима для заключения и исполнения трудового договора или выполнения обязанностей работодателя по закону: у оператора есть соответствующие основания без согласия субъекта по пунктам 2 и 5 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Если работодатель получает данные работника у третьего лица, а не у самого работника, статья 86 ТК РФ требует заранее уведомить его и получить письменное согласие.
Закон не устанавливает общего требования снимать и хранить копии всех предъявленных документов при приёме. Объём данных должен соответствовать целям, а хранение не должно продолжаться дольше необходимого, если срок не установлен законом. Практический вывод: проверить оригинал и зафиксировать только нужные реквизиты предпочтительнее, чем собирать копии про запас.
Как получить СТД-СФР: пошаговая инструкция
Как получить сведения о трудовой деятельности через Госуслуги: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг по подтверждённой учётной записи. Если учётная запись не подтверждена, пройдите подтверждение личности через банк, МФЦ или онлайн по паспорту и СНИЛС.
- Шаг 2. В разделе «Документы» или через поиск найдите услугу «Сведения о трудовой деятельности». Выберите способ получения: электронный документ для скачивания или бумажная выписка через МФЦ.
- Шаг 3. Для электронного документа нажмите «Получить сведения». Система сформирует СТД-СФР из информационных ресурсов Социального фонда России за периоды с 1 января 2020 года.
- Шаг 4. Скачайте файл в формате PDF с усиленной квалифицированной электронной подписью СФР. Этот документ предъявляется новому работодателю в электронном виде или распечатывается.
- Шаг 5. Если нужны сведения о работе до 1 января 2020 года, предъявьте бумажную трудовую книжку либо обратитесь в СФР для включения старых сведений в лицевой счёт по отдельной процедуре.
Частые ошибки работодателей при сборе документов
Требование документов сверх перечня статьи 65 ТК РФ без законного основания. Служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места, характеристику или выписку из трудовой книжки для проверки. Перечень в статье 65 закрытый, и расширить его может только федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства. Кандидат вправе отказать, а отказать ему в приёме на этом основании работодатель не может.
Отказ в приёме из-за отсутствия регистрации по месту жительства. Статья 64 ТК РФ прямо запрещает ограничения при найме, в том числе по признаку наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания. Паспорт предъявляется как документ, удостоверяющий личность, а не как подтверждение регистрации.
Требование ИНН и фотографии как обязательных документов. ИНН не входит в перечень статьи 65 ТК РФ: налоговая не может отказать работодателю в приёме отчётов, в которых отсутствует ИНН в сведениях о физических лицах. Фотография не названа в общем перечне, и для её обработки нужна самостоятельная законная цель и основание по 152-ФЗ. Работник может принести ИНН и фото по своей инициативе, но требовать их нельзя.
Непроверка того, что работник-совместитель, принимаемый на вредные работы, не работает во вредных условиях по основному месту. Статья 283 ТК РФ требует справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Не запросили справку, взяли человека, он отработал два года в двойной вредности — это ответственность работодателя, а не работника.
Хранение копий всех предъявленных документов без конкретной цели обработки. Закон № 152-ФЗ требует минимизации персональных данных: объём должен соответствовать целям, а хранение не должно продолжаться дольше необходимого. Проверить оригинал и зафиксировать нужные реквизиты предпочтительнее, чем собирать копии про запас.
КЭДО и электронная подпись: согласие работника и виды подписи для трудового договора
При приёме на работу соискателя информируют о применении кадрового электронного документооборота. По статье 22.2 ТК РФ согласие работника на применение КЭДО требуется, если он имел трудовой стаж на 31 декабря 2021 года. Впервые поступающим на работу после этой даты без трудового стажа согласие не требуется. Отсутствие согласия или электронной подписи не является основанием отказа в приёме на работу.
Трудовой договор в информационной системе работодателя подписывает усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя. Работник подписывает договор усиленной квалифицированной электронной подписью либо усиленной неквалифицированной электронной подписью одного из предусмотренных статьёй 22.3 ТК РФ видов с установленными условиями. Простая электронная подпись работника предусмотрена для иных кадровых документов, а не универсальна для трудового договора. Расходы на электронную подпись работника несёт работодатель.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Правильно оформленное КЭДО защищает компанию, пока спор идёт про документы. Как только суд доходит до того, когда выдали ключ и мог ли человек вообще им пользоваться, положение и перечень уже не работают. Мы разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно смотрим, умеет ли человек работать в системе. Суд оценивает фактическую способность, а не подпись в журнале ознакомления.»
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает из процедур КЭДО трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником. Это не отменяет отдельную электронную отчётность в СФР: сведения о приёме работника подают в подразделе 1.1 раздела 1 ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.
Образцы кадровых документов для оформления сотрудника
Пять готовых шаблонов документов для приёма на работу и ведения трудовых книжек. Начните с формы СТД-Р и трудового договора.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
Стоимость и сроки подключения КЭДО для автоматизации приёма на работу
Стоимость подключения кадрового электронного документооборота зависит от численности сотрудников, выбранного тарифа и объёма интеграции с учётными системами. Добыто КЭДО предлагает три тарифа с разными уровнями автоматизации и поддержки.
| Тариф | Стоимость | Численность |
|---|---|---|
| Старт | от 30 ₽ за сотрудника / мес | До 25 сотрудников |
| Бизнес | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Неограниченно |
| Корпорация | По запросу | Неограниченно |
Тариф «Старт» включает подключение до 25 сотрудников, электронные подписи ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны документов и техническую поддержку. Тариф «Бизнес» включает неограниченное количество сотрудников, все виды электронных подписей включая УКЭП, кастомные шаблоны, интеграцию с 1С, приоритетную поддержку и электронный архив. Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» составляет 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Подробная информация о тарифах и условиях подключения доступна на странице тарифов Добыто КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. УКЭП можно получить через партнёров-удостоверяющих центров. Интеграция с 1С:ЗУП выполняется через готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день. Документы синхронизируются автоматически.
Выводы
Статья 65 ТК РФ устанавливает закрытый перечень обязательных документов при приёме на работу: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, подтверждение регистрации в системе индивидуального учёта, а документы воинского учёта, об образовании и справки о судимости — для установленных законом категорий. Расширить этот перечень могут только федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства. С 8 августа 2026 года электронную форму СТД-СФР запрашивают исключительно через Госуслуги, а с 22 сентября 2025 года она не содержит сведений о работе до 1 января 2020 года: старые периоды подтверждают бумажной трудовой книжкой или документами по отдельной процедуре. Новый электронный формат ЕФС-1 действует с 1 июля 2026 года, сведения о приёме подают не позднее следующего рабочего дня после документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.
Добыто КЭДО автоматизирует оформление приёма на работу через электронные подписи для сотрудников, интеграцию с 1С и готовые шаблоны кадровых документов. Платформа полностью соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Электронные подписи ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно, документы подписываются удалённо, а отчётность в СФР формируется автоматически.
Часто задаваемые вопросы
Может ли работодатель требовать ИНН при приёме на работу?
ИНН не входит в перечень обязательных документов по статье 65 ТК РФ. Налоговая не может отказать работодателю в приёме отчётов, в которых отсутствует ИНН в сведениях о физических лицах. Работник может принести ИНН по своей инициативе, если это упростит работу бухгалтерии, но требовать его как обязательное условие заключения трудового договора нельзя.
Что делать, если работник потерял трудовую книжку?
По части 5 статьи 65 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника с указанием причины отсутствия трудовой книжки оформить новую книжку. Это не дубликат: дубликат выдаёт работодатель по последнему месту работы, где сделана запись, не позднее 15 рабочих дней со дня заявления. Новая книжка оформляется новым работодателем при поступлении на работу, если прежней нет из-за утраты, повреждения или иной причины и бумажная книжка работнику полагается.
Нужно ли совместителю предъявлять трудовую книжку?
При внешнем совместительстве трудовую книжку не предъявляют, если её ведёт основной работодатель или книжка не оформлялась. Для работы, требующей специальных знаний, предъявляют документ об образовании или о квалификации либо заверенную копию. Для работы с вредными условиями труда или опасных работ работодатель обязан запросить справку о характере и условиях труда по основному месту работы.
Что делать, если в СТД-СФР нет сведений о прошлой работе?
С 22 сентября 2025 года форма СТД-СФР не содержит сведения о трудовой деятельности за периоды до 1 января 2020 года. Такие периоды подтверждают бумажной трудовой книжкой, а при её отсутствии или ошибках — письменным трудовым договором, справкой работодателя, выпиской из приказа или иными документами по правилам, установленным для подтверждения стажа. Гражданин может обратиться в СФР для включения старых сведений в лицевой счёт.
Можно ли требовать фотографию при приёме на работу?
Фотография не названа в общем перечне статьи 65 ТК РФ. Требовать её как универсальное условие заключения трудового договора нельзя. Если работодатель собирается использовать фото для отдельной цели, например для пропуска, нужна самостоятельная законная цель и основание обработки персональных данных по 152-ФЗ. Само по себе желание положить фото в кадровое дело не добавляет его к списку статьи 65.
Какие документы нужны при приёме иностранного работника?
Иностранные граждане сверх общего списка предъявляют документы в зависимости от статуса пребывания в России: временно пребывающие — разрешение на работу или патент, кроме высококвалифицированных специалистов и предусмотренных исключений; временно проживающие — разрешение на временное проживание либо разрешение на временное проживание в целях получения образования; постоянно проживающие — вид на жительство. Воинские документы иностранцы не предъявляют, кроме специально предусмотренных исключений.
Когда справка о судимости обязательна при приёме?
Справка о наличии или отсутствии судимости и факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования предъявляется только для установленных законом видов работ, к которым не допускаются лица, имевшие или имеющие непогашенную или неснятую судимость. В первую очередь речь о педагогических работниках. Для остальных должностей справка не входит в обязательный перечень и требовать её нельзя.
