Трудовая книжка с 1 января 2023 года оформляется на бланке по форме из приложения № 1 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Бланки изготавливает АО «Гознак». Новый бланк отличается от прежнего числом разворотов: 14 вместо 10 для сведений о работе и 7 вместо 10 для награждений. Ещё два отличия: пометки «при наличии» у отчества и печати и единая графа даты. Выданные ранее книжки, включая советские 1974 года, действительны и обмену не подлежат. Запас старых бланков работодатель расходует без ограничения срока. Бумажную книжку ведут работникам, сохранившим её при выборе до 31.12.2020. Впервые поступившим на работу после этой даты её не оформляют: сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде.
Сравнительная таблица по книжке и вкладышу помогает определить, по какой форме выпущен бланк у вас на руках. Сценарная таблица показывает, когда нужен новый бланк, а когда достаточно формы СТД-Р или СТД-СФР. Работодателю материал даёт порядок закупки, учёта и хранения бланков по Порядку 320н и пошаговую инструкцию для кадровой службы. Сроки внесения записей, правила исправления ошибок, штрафы по КоАП РФ, стоимость сопутствующего КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Действующая форма бланка трудовой книжки: приказ 320н и дата перехода
Форму трудовой книжки и вкладыша в неё утверждает приложение № 1 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Тот же приказ утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек. По нему кадровая служба вносит записи, учитывает бланки и выдаёт книжку сотрудника на руки. Пункт 3 приказа ограничивает срок его действия: с 01.09.2021 по 01.09.2027.
Бланки по новой форме применяются с 01.01.2023, то есть позже вступления приказа в силу. Эту дату установило постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250. Текст приказа с приложениями, включая образец трудовой книжки и вкладыша, опубликован в карточке приказа № 320н на сайте Минтруда России. По нему сверяют бланк, если кадровая служба сомневается, к какому образцу он относится.
Поколение бланка подсказывает серия. Серии ТК и от ТК-I до ТК-V относятся к прежним бланкам, бланки образца 2023 года продаются с серией ТК-VII. Приказ 320н серию не устанавливает: это маркировка выпуска, которую ставит изготовитель.
Для трудовых книжек Гознак перечисляет следующие средства защиты:
- двухтоновый водяной знак;
- защитные волокна;
- химическая защита от вытравливания;
- гильоширная сетка;
- ирисный переход;
- микротекст;
- невидимая УФ-краска;
- специальная нить;
- номер с магнитными свойствами.
Перечень дан для трудовых книжек без разбивки по сериям, поэтому сравнить по нему защиту ТК-VII с бланками ТК-IV и ТК-V нельзя.
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, по которому выпускались прежние бланки, утратило силу с 01.09.2021. Выданные по нему и более ранние книжки, включая книжки советского образца 1974 года, действительны и обмену на новые не подлежат. Срок обязательного обмена не установлен. Бланки старого образца, оставшиеся у работодателя, разрешено использовать без ограничения срока. Перед закупкой новой партии сверьте остатки старых бланков по журналу учёта: пока они есть, покупать бланки ТК-VII не требуется.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы кадровых документов для учёта бланков и записей в трудовой книжке
Комплект из библиотеки Добыто закрывает учёт бланков, исправление записей и выдачу сведений о трудовой деятельности; первым оформляют приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Чем новая трудовая книжка отличается от прежней: развороты, графы, вкладыш
Набор полей титульного листа сохранился. На нём указывают:
- фамилию, имя и отчество;
- дату рождения;
- образование;
- профессию или специальность;
- дату заполнения;
- подпись владельца книжки;
- подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Изменились пометки на титуле, число разворотов и графы раздела «Сведения о работе». Отличия по книжке и вкладышу сведены в таблицу:
| Параметр | Бланк по постановлению № 225 | Бланк по приказу № 320н (с 01.01.2023) |
|---|---|---|
| Развороты «Сведения о работе» в книжке | 10 | 14 |
| Развороты для сведений о награждении в книжке | 10 | 7 |
| Развороты для сведений о работе во вкладыше | 9 | 12 |
| Развороты для сведений о награждении во вкладыше | 8 | 5 |
| Отчество на титуле книжки и вкладыша | «Отчество» | «Отчество (при наличии)» |
| Место печати на титуле | «М.П.» | «М.П. (при наличии)» |
| Графа даты в «Сведениях о работе» | Разделена на число, месяц и год | Одна графа |
| Графа сведений о работе | Квалификация в названии графы не упоминается | Прямо включает квалификацию |
| Серия бланков (маркировка изготовителя) | ТК, ТК-I … ТК-V | ТК-VII |
| Акт, задающий форму | Постановление Правительства РФ № 225, утратило силу с 01.09.2021 | Приказ Минтруда России № 320н, действует до 01.09.2027 |
Место в бланке перераспределено в пользу записей о работе. В книжке под них на 4 разворота больше, во вкладыше на 3, а разворотов для награждений в обоих документах стало на 3 меньше. Пометки «при наличии» позволяют оставить поле пустым, если у работника нет отчества, а у работодателя нет печати.
В разделе «Сведения о работе» нового бланка четыре графы:
- номер записи;
- дата;
- сведения о работе, включая квалификацию;
- наименование и реквизиты документа, на основании которого внесена запись.
Каждая запись в трудовой книжке, от приёма до увольнения, заполняется в этой последовательности граф.
Поколение бланка определяют по разделу «Сведения о работе». Дата одной графой и 14 разворотов соответствуют форме 2023 года, дата в трёх графах и 10 разворотов — прежней форме.
Бумажная или электронная трудовая книжка: что оформлять в вашей ситуации
Выбор формы учёта регулирует закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Он ввёл в Трудовой кодекс РФ статью 66.1 о сведениях о трудовой деятельности в электронном виде. Работники со стажем подавали работодателю заявление о выборе формы до 31.12.2020 включительно. Работник, сохранивший бумажную книжку, вправе в любое время перейти на электронный учёт. От этого выбора зависит, нужен ли работодателю бланк трудовой книжки в конкретном случае:
| Ситуация | Что оформляет работодатель | Основание |
|---|---|---|
| Работник сохранил бумажную книжку | Вносит записи в бумажную книжку по Порядку 320н; работник может в любое время перейти на электронный учёт | Приказ № 320н; ч. 5-6 ст. 2 закона № 439-ФЗ |
| Работник выбрал электронный учёт | Бумажную книжку не ведёт; сведения о трудовой деятельности выдаёт по форме СТД-Р | Ст. 66.1 ТК РФ |
| Первое трудоустройство после 31.12.2020 | Бумажную книжку не оформляет, сведения ведутся в электронном виде | Ч. 2 и 8 ст. 2 закона № 439-ФЗ |
| Книжка утеряна или пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана | Выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления работника | Пп. 27 и 31 Порядка 320н |
| Увольнение работника с бумажной книжкой | Выдаёт книжку в последний день работы. Если работник отсутствует или отказывается её получить, направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой или согласиться на отправку почтой. Почтой книжку отправляют только с согласия работника | Пп. 36-37 Порядка 320н, ст. 84.1 ТК РФ |
Из пяти сценариев бланк трудовой книжки расходуется только на дубликат. В остальных работодатель вносит записи в уже выданную книжку или работает с электронными сведениями. Срок 15 рабочих дней для дубликата установлен Порядком 320н, отдельно от сроков статьи 66 ТК РФ.
Где получить сведения из электронной трудовой книжки
Сведения о трудовой деятельности выдаются по двум формам. СТД-Р оформляет работодатель, СТД-СФР формирует Социальный фонд России (СФР) из своей информационной системы (ч. 4-5 ст. 66.1 ТК РФ). Получить сведения можно у работодателя, в СФР, в МФЦ и на Госуслугах.
Каналы получения выписки и состав электронной трудовой книжки Социальный фонд описывает на странице СФР об электронной трудовой книжке. Если вы ищете, где посмотреть записи о своей работе без бумажной книжки, начните с этой страницы.
Если вы работодатель и решаете, какие кадровые документы переводить в электронный вид, бумажная трудовая книжка в этот перечень не войдёт. В сервисе Добыто в КЭДО подписывают трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия. Трудовая книжка и журналы её учёта остаются на бумаге.
Бланки трудовых книжек у работодателя: закупка, учёт и хранение
Бланки работодатель покупает за свой счёт. Изготовление и обеспечение бланками регулирует приказ Минфина России от 11.04.2022 № 55н, который действует с 01.01.2023. Изготовитель по этому приказу — АО «Гознак». Работодателям бланки продаёт сам изготовитель или распространители по договорам. Цену бланка нормативные акты не устанавливают, её указывает продавец.
Полезно знать: в перечне документов, которые нельзя перевести в КЭДО, четыре позиции: приказ об увольнении, инструктаж по охране труда, акт о несчастном случае и бумажная трудовая книжка. Для каждой из них сохраняется бумажная форма.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Порядок 320н описывает учёт бланков через журналы, ответственное лицо и режим хранения. Ниже эти требования разложены в последовательность действий для кадровой службы.
Как перейти на бланки трудовой книжки нового образца: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Пересчитайте остатки бланков и вкладышей старого образца. Их разрешено использовать без ограничения срока, поэтому новую партию закупают после того, как старые бланки закончатся.
- Шаг 2. Издайте приказ о назначении лица, уполномоченного на учёт, хранение, заполнение и выдачу трудовых книжек и бланков (пп. 41-42 Порядка 320н).
- Шаг 3. Утвердите формы двух журналов: учёта бланков и учёта движения трудовых книжек. Формы работодатель разрабатывает сам, типовая приходно-расходная книга из постановления № 225 не обязательна. Журналы пронумеруйте, прошнуруйте и заверьте (п. 40).
- Шаг 4. Закупите бланки серии ТК-VII у АО «Гознак» или у распространителя по договору и отразите поступление в журнале учёта бланков.
- Шаг 5. Храните бланки как документы строгой отчётности. Бланк, испорченный при заполнении, уничтожьте по акту (пп. 41-42).
Запись в трудовой книжке и сведения в СФР: сроки, исправления, штрафы
Запись в бумажную книжку вносится не позднее 5 рабочих дней. Запись об увольнении вносится в день увольнения (п. 9 Порядка 320н).
С 01.01.2023 кадровые сведения подаются в СФР в составе единой формы сведений ЕФС-1. Первоначальную форму утверждало постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п, на 2026 год действует форма по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462. Сроки подачи установлены подп. 2-3 п. 5 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ:
- о приёме и увольнении работодатель отчитывается не позднее следующего рабочего дня;
- о переводе и о заявлении работника о выборе формы ведения сведений — не позднее 25-го числа следующего месяца.
Неточную, неправильную или признанную недействительной запись зачёркивать запрещено (п. 12 Порядка 320н). Ошибку исправляют двумя записями: сначала вносится запись о признании предыдущей недействительной, затем правильная запись (пп. 12 и 30). Перед исправлением определите способ по схеме ниже и сверьте документ-основание.
Во что обходится ошибка с трудовой книжкой и сведениями в СФР
Нарушения трудового законодательства, включая правила ведения трудовых книжек, квалифицируются по ст. 5.27 КоАП РФ:
- по ч. 1 — предупреждение или штраф 1 000-5 000 руб. для должностного лица и ИП, 30 000-50 000 руб. для организации;
- по ч. 2 при повторном нарушении — 10 000-20 000 руб. или дисквалификация для должностного лица, 10 000-20 000 руб. для ИП, 50 000-70 000 руб. для организации.
Отдельно действует статья 234 ТК РФ. Если работодатель задержал выдачу трудовой книжки и этим незаконно лишил работника возможности трудиться, он возмещает неполученный заработок.
За нарушения при подаче сведений о трудовой деятельности в СФР применяется ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ: штраф для должностного лица 300-500 руб. Штраф 500 руб. по ст. 17 закона № 27-ФЗ относится к иным сведениям персонифицированного учёта. К трудовым событиям в ЕФС-1 он автоматически не применяется, как сказано в разъяснении СФР о финансовых санкциях по ЕФС-1.
Лайфхак: выдачу бумажной трудовой книжки на руки оформляйте распиской работника о получении трудовой книжки. Расписка остаётся у работодателя как подтверждение выдачи.
Даты выдачи книжек и внесения записей проверяют по книге учёта движения трудовых книжек. В ней видно, укладывается ли кадровая служба в 5 рабочих дней и выдана ли книжка в последний день работы.
Стоимость КЭДО для кадровых документов, которые ведутся рядом с трудовой книжкой
Бланки трудовых книжек работодатель покупает отдельно у АО «Гознак» или распространителя. Стоимость сервиса относится к электронному документообороту по остальным кадровым документам и зависит от трёх параметров: численности, вида подписей и интеграции с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки и условия |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | до 25 сотрудников |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год; неограниченно сотрудников |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно | на всех тарифах |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников | по запросу | через партнёров — удостоверяющие центры |
Итоговый платёж складывается из численности и выбранного тарифа. На «Старте» действует лимит 25 сотрудников, на «Бизнесе» минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия всех трёх тарифов собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Бланк трудовой книжки образца 2023 года отличается от прежнего числом разворотов, пометками «при наличии» на титуле и устройством граф раздела о работе. Требования к нему задаёт приказ Минтруда № 320н, рассчитанный до 01.09.2027. Выданные ранее книжки и остатки старых бланков менять не нужно. Новые бланки уходят на работников, сохранивших бумажный учёт; для остальных сведения ведутся в электронном виде и выдаются по формам СТД-Р и СТД-СФР.
Добыто ведёт в электронном виде кадровые документы вокруг трудовой книжки: трудовые договоры, приказы, заявления, графики отпусков и табели. Сама книжка и журналы её учёта остаются в бумажном контуре кадровой службы.
Частые вопросы о бланке трудовой книжки
Кто оплачивает бланк трудовой книжки?
Если бланк заполнен неправильно или испорчен не по вине работника, его стоимость несёт работодатель (п. 45 Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н). Общей обязанности работника оплачивать бланк в пп. 44-45 действующего Порядка нет. Цену бланка нормативные акты не фиксируют: её указывает АО «Гознак» или распространитель.
Сколько бланков работодатель обязан держать в запасе?
Пункт 44 Порядка 320н обязывает работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в неё. Конкретное число Порядок не называет. Бланки учитываются в журнале учёта бланков (п. 40), поэтому фактический остаток на любую дату виден по этому журналу.
Есть ли на новом бланке QR-код или отдельный идентификационный номер?
Нет. В форме по приказу 320н нет ни QR-кода, ни отдельного ID-номера. По сноске к форме серия и номер бланка указываются на одной из четырёх страниц каждого развёрнутого листа. Подлинность бланка сверяют по серии ТК-VII и защитным элементам, которые описывает изготовитель.
Можно ли вернуться с электронной трудовой книжки на бумажную?
Нет. По ч. 5-6 ст. 2 закона № 439-ФЗ работник, выбравший электронный учёт, вернуться к бумажной книжке не может. Обратное направление открыто: работник, сохранивший бумажную книжку, вправе перейти на электронный учёт в любое время, без привязки к дате 31.12.2020.
Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?
Нет, вкладыш без трудовой книжки недействителен. Вкладыш нового образца рассчитан на 12 разворотов для сведений о работе и 5 для награждений, прежний — на 9 и 8. Титул нового вкладыша заполняется с теми же пометками «при наличии» у отчества и печати, что и титул книжки.
Будет ли новый бланк трудовой книжки после 1 сентября 2027 года?
Приказ Минтруда № 320н по его п. 3 действует до 01.09.2027. На октябрь 2026 года новый бланк не утверждался, акта взамен приказа 320н нет. До 01.09.2027 форма и Порядок 320н применяются в действующей редакции. Появление замещающего акта проверяют по разделу документов Минтруда России.
