Трудовая книжка в Госуслугах — это выписка из электронной трудовой книжки по форме СТД-СФР, которую Социальный фонд формирует из сведений, поданных работодателями. Заказывается в личном кабинете бесплатно, приходит за несколько минут и по юридической силе равна бумажной справке с печатью. В выписке есть даты приёма, переводов и увольнения, должность, код трудовой функции, основания кадровых мероприятий. В ней нет ничего, что происходило до 1 января 2020 года: ранние периоды остались в бумажной книжке и в выписке из индивидуального лицевого счёта. Отвечая сотруднику, сначала разделите два запроса: про периоды работы с 2020 года отвечает СТД-СФР, про общий страховой стаж и пенсионные баллы — выписка из лицевого счёта в СФР.
Разберём вопросы, которые чаще всего доходят до кадровой службы: почему в выписке нет записи о приёме, куда делся стаж за прошлые годы, что делать, когда банк не принимает присланный файл, и как исправляют ошибочную запись. Покажем сроки подачи подраздела 1.1 ЕФС-1, за которыми стоит штраф по статье 15.33.2 КоАП, и формулировки, снимающие половину обращений. Сценарная таблица под конкретную задачу сотрудника, образцы кадровых документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что показывает трудовая книжка в Госуслугах и чего в ней нет
Электронная трудовая книжка ведётся с 1 января 2020 года и существует не как файл у работника, а как набор записей в информационных ресурсах Социального фонда. Наполняют её работодатели: каждое кадровое мероприятие уходит в фонд подразделом 1.1 формы ЕФС-1, и только после этого сотрудник видит новую строку у себя в личном кабинете. Состав сведений закреплён статьёй 66.1 ТК РФ: данные о работнике, даты приёма, перевода на другую работу, приостановления и возобновления трудового договора, наименование работодателя и его изменения, должность, специальность, квалификация, структурное подразделение, вид поручаемой работы, код выполняемой функции, основания кадровых мероприятий и причины увольнения.
Сотрудник этой механики не знает и приходит с вопросом в той формулировке, в которой он у него звучит. Дальше кадровая служба тратит время на объяснение, хотя ответ почти всегда сводится к одному: сведения лежат не там, где человек их ищет.
| Вопрос сотрудника | Где на самом деле лежит ответ | Действие кадровой службы |
|---|---|---|
| «Где вообще моя трудовая книжка?» | Бумажная — у работодателя, если работник её не забрал. Электронная — в ресурсах СФР | Сверить по книге учёта движения трудовых книжек, показать расписку |
| «Почему не видно работы за 2012 год?» | ЭТК содержит сведения только с 2020 года | Направить к выписке из индивидуального лицевого счёта и к бумажной книжке |
| «Меня приняли вчера, записи нет» | Подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся не позднее следующего рабочего дня после приказа | Проверить дату отправки отчёта и протокол приёма от фонда |
| «В должности опечатка» | Исправляет работодатель, подавший неверные сведения | Принять письменное заявление, отправить корректирующий подраздел 1.1 |
| «Банк не принимает файл с Госуслуг» | Выписка подписана электронной подписью фонда, распечатка остаётся копией | Выдать СТД-Р на бланке организации за период работы у вас |
| «Нужен документ для суда» | Суд вправе истребовать подлинник, если только он подтверждает обстоятельство дела | Подготовить заверенные копии приказов и трудового договора по статье 62 ТК РФ |
Три верхние строки таблицы закрываются одной фразой сотруднику и не требуют ни одного документа. Три нижние требуют действия кадровика в конкретный срок, и именно на них компании получают предписания.
Стаж до 2020 года: почему его нет в выписке и чем он подтверждается
Вопрос про пропавший стаж возникает у каждого, кто впервые открыл выписку. Ответ жёсткий: в СТД-СФР нет данных о трудовой деятельности до 1 января 2020 года, и появиться они там не могут, потому что до этой даты работодатели такие сведения в фонд в таком виде не подавали. Человек, отработавший 25 лет, видит в выписке две строки и решает, что стаж потерян.
Стаж за ранние периоды хранится в двух местах. Первое — бумажная трудовая книжка, которая юридическую силу сохраняет и остаётся основным подтверждением работы до 2020 года. Второе — индивидуальный лицевой счёт, где собраны сведения персонифицированного учёта: периоды, за которые уплачены взносы, и пенсионные коэффициенты. Заказать выписку из лицевого счёта в СФР сотрудник может сам, документ готовится в тот же день.
Если периода нет и в лицевом счёте, работает механизм подтверждения по постановлению Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015. Для периодов до 2002 года принимаются трудовая книжка установленного образца, письменный трудовой договор, справка работодателя или государственного органа, выписка из приказа, лицевого счёта или ведомости на выплату зарплаты. По договорам гражданско-правового характера нужен сам договор плюс документ об уплате обязательных платежей. Порядок и перечень документов подробно описаны в разделе Социального фонда о том, как подтвердить страховой стаж. Заявление о выдаче копий документов работодателю того периода подаётся в произвольной форме, копии выдаются не позднее трёх рабочих дней.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью электронного увольнения не существует даже в компании с внедрённым КЭДО.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Выписка пришла, а её не принимают: электронный документ и его распечатка
Сотрудник скачал выписку, распечатал на принтере, принёс в банк и получил отказ. Это не сбой Госуслуг и не ошибка сотрудника банка. Распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки документа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Практический выход из ситуации простой. Если принимающей стороне нужен именно электронный документ, сотрудник передаёт файл целиком, вместе с подписью, а не распечатку. Если нужна бумага — выдаётся СТД-Р за период работы у вас, на бланке организации, с подписью уполномоченного лица. Отправлять человека обратно на Госуслуги в этом случае бессмысленно: фонд бумажную форму с синей печатью через портал не выдаёт.
Проверьте электронную подпись на выписке перед тем, как спорить с банком
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает, кто и когда подписал файл и действует ли сертификат. Если подпись валидна, вопрос переходит в плоскость внутренних правил принимающей организации, и требовать от кадровой службы «нормальный документ» уже не нужно. В сервисе Добыто такая проверка запускается из браузера, без установки криптопровайдера на рабочий компьютер сотрудника.
Лайфхак: храните электронные документы вместе с файлами подписи. Распечатка без заверения не подтверждает ничего, а вот пара «документ плюс подпись» проверяется в любой момент и любой стороной.
В выписке нет нового места работы: сроки ЕФС-1 и кто за что отвечает
Запись о приёме появляется в электронной трудовой книжке не в день выхода на работу, а после того, как работодатель отправит подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и фонд примет отчёт. Сроки различаются по видам кадровых мероприятий, и это основной источник недоразумений: сотрудник, которого перевели на другую должность 3 марта, ищет новую строку в выписке в тот же вечер, а законный срок подачи истекает только 25 апреля.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Событие | Что подаёт или выдаёт работодатель | Срок |
|---|---|---|
| Приём на работу | Подраздел 1.1 ЕФС-1 | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Увольнение | Подраздел 1.1 ЕФС-1 | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Перевод на другую постоянную работу | Подраздел 1.1 ЕФС-1 | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа |
| Заявление работника о выборе формы трудовой книжки | Подраздел 1.1 ЕФС-1 | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления |
| Увольнение: документ на руки | Форма СТД-Р | В день прекращения трудового договора |
| Запрос сведений в период работы | Форма СТД-Р | Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления |
Из таблицы следует ответ на самый частый упрёк сотрудника. Отсутствие записи о переводе через неделю после приказа нарушением не является, отсутствие записи о приёме через неделю — является. Срок считается от даты приказа, а не от даты фактического выхода на работу.
Цена нарушения невелика в рублях и неприятна в последствиях. Непредставление в срок или представление неполных и недостоверных сведений персонифицированного учёта даёт по статье 15.33.2 КоАП предупреждение или штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей. Отдельно работает статья 5.27 КоАП: нарушение трудового законодательства влечёт штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. Под неё попадает невыдача СТД-Р в день увольнения. В практике Добыто проблема почти всегда одна и та же: приказ издан задним числом или подписан в пятницу вечером, а отчёт ушёл в понедельник.
Внимание: инструкции, где сведения о трудовой деятельности подаются формой СЗВ-ТД, устарели. С 2023 года эти сведения входят в состав единой формы ЕФС-1. Материалы 2022-2024 годов по этой теме нужно сверять целиком, а не только в части названия формы.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Устаревшая деталь в инструкции — это индикатор, а не мелочь. Если в источнике названа СЗВ-ТД вместо ЕФС-1, проверять надо всё остальное: сроки, реквизиты, перечни. Мы из таких материалов берём только логику и перечни, которые меняются реже, а даты и названия форм сверяем заново.»
Ошибка в записи: как её исправляют и что подписывает работник
Исправляет тот, кто ошибся. При выявлении работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Социального фонда. Устное обращение основанием для корректировки не является: без заявления кадровая служба не сможет обосновать повторную отправку отчёта.
Отдельная развилка возникает, когда ошибка сделана предыдущим работодателем. Текущая компания исправить чужую запись не может: заявление подаётся туда, где ошиблись. Если организация ликвидирована, корректировку проводит фонд на основании документов, которые представит сам работник.
Как исправить ошибку в сведениях о трудовой деятельности: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сотрудник заказывает выписку из электронной трудовой книжки и распечатывает или сохраняет фрагмент с неверной записью. Без выписки непонятно, что именно ушло в фонд.
- Шаг 2. Сверьте спорную запись с кадровыми документами: приказом, трудовым договором, дополнительным соглашением. Ошибка может быть не в отчёте, а в самом приказе, и тогда сначала правится приказ.
- Шаг 3. Примите от работника письменное заявление с указанием, какая запись неверна и какие сведения он считает правильными. Заявление регистрируется как входящий документ.
- Шаг 4. Отправьте корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с отменяющим или исправленным мероприятием и дождитесь протокола о приёме сведений от фонда.
- Шаг 5. Выдайте работнику СТД-Р с исправленными сведениями и предложите заказать новую выписку на Госуслугах через сутки после приёма отчёта.
- Шаг 6. Если ошибку допустил предыдущий работодатель, а он ликвидирован, работник обращается в территориальный орган СФР с документами: трудовой книжкой, трудовым договором, справкой или архивной выпиской.
Образцы кадровых документов по трудовым книжкам и сведениям о работе
Комплект закрывает цикл от учёта бланков до выдачи сведений на руки, первой смотрите форму СТД-Р: именно её чаще всего просят заполнить в обход установленной формы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
Бумажная трудовая книжка в 2026 году: у кого осталась и кто её хранит
Выбор формы делался до конца 2020 года. Те, кто подал заявление о сохранении бумажной книжки, ведут обе формы параллельно: работодатель вносит запись в бумажную книжку и подаёт те же сведения в фонд. Те, кто выбрал электронную, получили бумажную книжку на руки, и обязанность работодателя по её ведению прекратилась. Принятые на работу впервые начиная с 2021 года ведутся только электронно, бумажная книжка им не заводится.
Бумажная книжка, выданная на руки, остаётся юридически значимым документом. Она подтверждает всё, что было до 2020 года, и её потеря превращается в отдельную процедуру с дубликатом и архивными справками. Сотрудникам, которые спрашивают, можно ли её выбросить, ответ один: нельзя, это единственный компактный носитель раннего стажа.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что у вас до сих пор лежит сейф с невостребованными книжками, разбор начинается не с КЭДО, а с книги учёта движения трудовых книжек: по ней видно, кому книжку выдали под расписку, а кому направляли уведомление явиться. Мы закладываем такую сверку в подготовку к внедрению, до того как настраивать маршруты подписания.
Какой документ нужен сотруднику под конкретную задачу
Универсального ответа «возьмите выписку на Госуслугах» не существует: под разные задачи подходят разные документы, и половина повторных обращений в кадровую службу возникает из-за того, что человек принёс не то.
| Задача сотрудника | Что подходит | Ограничение |
|---|---|---|
| Кредит или ипотека | СТД-Р от работодателя либо СТД-СФР с Госуслуг | Банк вправе установить свою форму справки о работе и доходе |
| Виза и консульские документы | Справка с места работы плюс СТД-Р | СТД-СФР не содержит периодов до 2020 года и сведений о доходе |
| Оформление пенсии | Выписка из индивидуального лицевого счёта и бумажная трудовая книжка | Периоды до 2002 года подтверждаются по постановлению № 1015 |
| Трудоустройство к новому работодателю | СТД-Р с последнего места работы или СТД-СФР | У тех, кто сохранил бумажную книжку, она предъявляется вместе с выпиской |
| Трудовой спор в суде | Заверенные копии приказов, трудового договора, выписка | Суд вправе потребовать подлинники и назначить экспертизу |
| Восстановление утраченной бумажной книжки | Заявление о выдаче дубликата, архивные справки | Дубликат оформляет последний работодатель по имеющимся документам |
Закономерность в правом столбце общая: выписка с Госуслуг закрывает периоды работы, но не закрывает доход, ранний стаж и подлинность. Там, где принимающая сторона считает деньги или проверяет стаж за девяностые, нужен второй документ.
Полезно знать: перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый. Расширить его могут указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и не внутренний регламент компании.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя. Прежде чем требовать документ сверх перечня, проверьте, каким из трёх источников он предусмотрен: законом, указом Президента или постановлением Правительства.»
Когда выписки из Госуслуг недостаточно
Выписка не подходит, если задача касается периодов до 2020 года. Это самая частая ситуация: человеку нужно подтвердить работу в конкретной организации в 2008 году, а он приносит СТД-СФР, где этой организации нет и быть не может.
Выписка не подходит, когда принимающей стороне нужен документ с расшифровкой заработка. Сведения о трудовой деятельности содержат должность и даты, но не суммы: справку о доходах выдаёт работодатель или налоговый орган.
Выписка не подходит, когда организации требуется бумажный оригинал с подписью и печатью. В этом случае выдаётся СТД-Р за период работы у вас: часть сведений у вас есть, за периоды у прежних работодателей отвечают они.
И отдельный случай: если в компании внедрён КЭДО, сотрудник иногда ждёт, что вообще все кадровые документы можно получить в электронном виде. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним придётся подписывать на бумаге независимо от настроек системы, и это стоит проговаривать заранее, а не в последний день работы.
Стоимость перевода кадрового документооборота на КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и потребности в интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | период оплаты 1 год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | включается при подключении |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а на тарифе «Старт» действует ограничение по численности. Состав тарифов, условия перехода между ними и перерасчёт при повышении описаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Тариф меняется в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Электронная трудовая книжка отвечает только за периоды работы начиная с 2020 года, и почти все вопросы сотрудников сводятся к попытке найти в ней то, чего там нет: ранний стаж, доход, подлинность бумажного оригинала. Кадровой службе достаточно разделить запрос на три адреса — СТД-СФР на Госуслугах, выписка из лицевого счёта, документы работодателя — и назвать срок, в который сведения физически попадают в фонд. Сроки подачи подраздела 1.1 ЕФС-1 различаются по видам мероприятий, и запись о переводе появляется существенно позже записи о приёме.
Мы в Добыто собираем кадровые процессы так, чтобы дата приказа, дата подписания и дата отправки сведений были видны в одном месте: тогда ответ сотруднику занимает минуту, а не переписку между кадрами и бухгалтерией. Проверка электронной подписи и работа с электронными документами доступны и вне подключения к платформе.
Частые вопросы
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после того, как выбрал электронную?
Нет. Выбор электронного формата необратим: получив бумажную книжку на руки, работник забирает её насовсем, и обязанность работодателя вести бумажную форму прекращается. Обратного заявления законодательство не предусматривает. Забранную книжку нужно сохранить: она остаётся подтверждением периодов работы до 2020 года, и при оформлении пенсии её предъявляют вместе с выпиской из лицевого счёта.
Работодатель ликвидирован, а периода в выписке нет. Как подтвердить эту работу?
Обращаться нужно в территориальный орган СФР с подтверждающими документами. По постановлению Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015 принимаются трудовая книжка установленного образца, письменный трудовой договор, справка работодателя или государственного органа, выписка из приказа, лицевого счёта или ведомости на выплату зарплаты, документы архивных учреждений. Для работы на территории России допускаются свидетельские показания двух свидетелей. Если организация имела правопреемника, документы запрашиваются у него или у вышестоящей организации.
Видит ли новый работодатель мою трудовую историю через Госуслуги?
Нет. Сведения из информационных ресурсов фонда предоставляются самому зарегистрированному лицу, а работодатель располагает данными только по своим работникам и только за период работы у него. Свою историю кандидат показывает сам: приносит СТД-Р с прежнего места либо заказывает СТД-СФР и передаёт файл. Требовать доступ к личному кабинету кандидата на Госуслугах работодатель не вправе.
Нужна ли работнику электронная подпись, чтобы получить выписку на Госуслугах?
Нет, отдельная электронная подпись для заказа выписки не требуется: достаточно подтверждённой учётной записи на портале. Подпись понадобится в другом сценарии — когда работник подписывает кадровые документы в системе КЭДО работодателя. Виды подписи и перечень документов, которые ими подписываются, определяются статьями 22.1-22.3 ТК РФ и локальным актом компании, а не настройками портала.
Почему стаж в выписке не совпадает с подсчётом по трудовой книжке?
Страховой стаж считается по правилам персонифицированного учёта, а не сложением строк книжки. Периоды, совпадающие по времени, например основная работа и совместительство, учитываются один раз. Периоды, за которые взносы не уплачивались, в страховой стаж не входят, хотя запись в книжке о них есть. Расхождение на несколько месяцев — обычная ситуация, а вот отсутствие целого места работы требует корректировки лицевого счёта.
Что делать, если сотрудник просит выписку за другого человека?
Выдавать нельзя. Сведения о трудовой деятельности предоставляются самому зарегистрированному лицу, а работодатель формирует СТД-Р только на своего работника и только за период работы в организации. Запрос от родственника, супруга или коллеги удовлетворяется исключительно по нотариальной доверенности. Передача сведений о работнике третьему лицу без законного основания — нарушение требований к обработке персональных данных.
