Запись в трудовой книжке об увольнении состоит из четырёх граф: порядковый номер, дата увольнения, формулировка причины со ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ, реквизиты приказа. Вносят её в день увольнения, то есть в последний рабочий день, а формулировка обязана дословно повторять норму кодекса или другого федерального закона — это требование Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Все записи за время работы у этого работодателя заверяются подписью ответственного лица и печатью, если печать есть. Главное различие: сотруднику с бумажной книжкой запись вносят и книжку выдают на руки, а тому, кто перешёл на электронную трудовую книжку или впервые устроился после 1 января 2021 года, вместо записи выдают форму СТД-Р.
Разберём формулировки для семи частых оснований, реквизиты, из-за которых запись оспаривают, и порядок исправления ошибки без выдачи дубликата. Покажем, кому запись в бумажную книжку не вносят вообще и почему у совместителя она появляется только по его заявлению. Отдельно посчитаем цену ошибки по статье 234 ТК РФ, части 8 статьи 394 ТК РФ и статье 5.27 КоАП. Сроки сдачи ЕФС-1, чек-лист проверки перед днём увольнения, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Из чего состоит запись об увольнении и чем она регулируется
Запись собирается из трёх документов сразу: приказа об увольнении, нормы ТК РФ, по которой прекращается трудовой договор, и формы книжки из приказа Минтруда № 320н. Ни один из них не заменяет другой. Приказ даёт дату и реквизиты для графы 4, кодекс — точную формулировку для графы 3, Порядок 320н — правила оформления самой строки: без сокращений, сквозной порядковый номер в пределах раздела, арабские цифры в дате.
Общий порядок задаёт статья 84.1 ТК РФ: днём прекращения трудового договора считается последний день работы, и в этот же день работодатель выдаёт трудовую книжку либо предоставляет сведения о трудовой деятельности. Отсюда следует практический вывод, который кадровики регулярно нарушают: дата в графе 2 — это дата увольнения из приказа, а не дата, когда сотрудник кадровой службы физически заполнил строку.
Действующий Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, вступил в силу 1 сентября 2021 года и действует до 1 сентября 2027 года. Он же отменил прежнюю обязанность знакомить увольняемого с внесёнными записями под роспись в книжке — требование из старых Правил, которое до сих пор встречается в шаблонах и внутренних инструкциях.
Ниже — разбор всех четырёх граф с указанием источника данных для каждой.
| Графа | Что вносится | Источник данных | Частая ошибка |
|---|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи | Предыдущая строка раздела «Сведения о работе» | Нумерация начинается заново у каждого работодателя |
| 2 | Дата увольнения арабскими цифрами | Приказ об увольнении, статья 84.1 ТК РФ | Ставят дату издания приказа вместо последнего дня работы |
| 3 | Причина увольнения со ссылкой на пункт, часть и статью | Норма ТК РФ или иного федерального закона | Пересказ нормы своими словами, сокращения «ТК РФ», «п. 3 ч. 1 ст. 77» |
| 4 | Дата и номер приказа об увольнении | Приказ по форме Т-8 или по форме работодателя | Указывают номер заявления или соглашения вместо приказа |
Три ошибки из четырёх в этой таблице ловятся сверкой книжки с приказом до того, как запись внесена ручкой. Четвёртая, с нумерацией, видна при беглом просмотре предыдущего разворота.
Формулировка причины: как заполнить графу 3 по семи частым основаниям
Порядок 320н требует, чтобы причина увольнения в книжке совпадала с формулировкой ТК РФ или другого федерального закона. Практический смысл требования в том, что суд при споре сверяет три текста: приказ, книжку и норму. Расхождение между ними работник использует как довод о том, что реальное основание увольнения было другим.
Отдельная развилка — выбор между статьями 77, 80, 81 и 71 ТК РФ. Статья 80 описывает процедуру расторжения договора по инициативе работника, а основанием прекращения остаётся пункт 3 части первой статьи 77. В книжке пишут пункт статьи 77, а статью 80 в скобках указывать не обязательно. Для увольнения в период испытания норма другая: часть первая статьи 71 ТК РФ, и пункта у неё нет.
| Ситуация | Формулировка в графе 3 | Что проверить до внесения записи |
|---|---|---|
| Заявление работника | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Заявление не отозвано до окончания срока предупреждения |
| Соглашение сторон | Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Дата в соглашении совпадает с датой в приказе |
| Истечение срока договора | Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Уведомление вручено не позднее чем за три календарных дня |
| Сокращение численности или штата | Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации | В приказе указано именно то, что сокращалось: численность или штат |
| Неудовлетворительный результат испытания | Трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации | Испытание вообще могло быть установлено этому работнику |
| Перевод к другому работодателю | Трудовой договор прекращён в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Есть письменное согласие работника и приглашение принимающей стороны |
| Призыв на военную службу | Трудовой договор прекращён в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации | К приказу приложен документ военкомата |
Первый столбец таблицы отвечает на вопрос «что произошло», второй — «что писать», третий закрывает то, из-за чего запись потом признают недействительной: основание в приказе оформлено с дефектом, а книжка его повторяет.
Лайфхак: журнал подписания в системе КЭДО стоит смотреть до того, как спор начался, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре об увольнении суд читает подряд три документа: заявление или соглашение, приказ и запись в книжке. Работник строит позицию на расхождении между ними, поэтому переписывать норму своими словами в графе 3 нельзя даже ради читаемости. Сверьте формулировку в приказе и в книжке дословно, прежде чем заверять запись.»
Соберите приказ, на который сошлётесь в графе 4
Дата, номер и заверение: реквизиты, из-за которых запись оспаривают
Дата в графе 2 записывается арабскими цифрами и берётся из приказа. Если последний день работы приходится на выходной или на период отпуска с последующим увольнением, датой увольнения всё равно остаётся та, что указана в приказе, а не ближайший рабочий день кадровой службы.
Заверение при увольнении регулируется пунктом 36 Порядка 320н: все записи, внесённые в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя либо кадровой службы при наличии печатей. Расшифровка подписи в этом пункте не требуется, поэтому отсутствие фамилии и должности рядом с подписью само по себе дефектом записи не является.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Печать ставится только при её наличии. Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе работать без печати, и запись без оттиска в таком случае действительна. Претензии к этому чаще возникают у нового работодателя, а не у ГИТ.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Как внести запись об увольнении: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, ведётся ли на работника бумажная трудовая книжка. Если он перешёл на электронную трудовую или впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, записи не будет — готовьте форму СТД-Р.
- Шаг 2. Издайте приказ об увольнении и сверьте в нём основание с нормой ТК РФ. Всё, что попадёт в книжку, берётся отсюда.
- Шаг 3. Проставьте в графе 1 очередной порядковый номер в пределах раздела «Сведения о работе», продолжая нумерацию предыдущего работодателя.
- Шаг 4. В графе 2 укажите дату увольнения арабскими цифрами — последний день работы по приказу.
- Шаг 5. В графе 3 воспроизведите формулировку кодекса целиком, без сокращений, с указанием пункта, части и статьи.
- Шаг 6. В графе 4 запишите дату и номер приказа об увольнении.
- Шаг 7. Заверьте все записи периода работы подписью ответственного лица и печатью при её наличии, выдайте книжку под расписку и внесите отметку в книгу учёта движения трудовых книжек.
Важный нюанс из практики: компания, переходящая на электронный документооборот, рассчитывает полностью убрать бумагу из процедуры увольнения, а получает гибрид. Заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление с ним всё равно уходят на бумагу. Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью.
Кому запись в бумажную книжку не вносят вообще
Бумажная трудовая книжка с 2021 года ведётся не у всех. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ дал работникам право выбора, и по итогам этого выбора сложились три группы, у которых порядок оформления увольнения различается.
- Работник сохранил бумажную книжку. Вносится запись, книжка выдаётся на руки в день увольнения, сведения дублируются в ЕФС-1.
- Работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Бумажная книжка уже выдана ему на руки ранее, записи в неё не вносятся. В день увольнения выдаётся форма СТД-Р.
- Работник впервые поступил на работу после 1 января 2021 года. Бумажная книжка ему не заводится вообще, ведение только электронное, при увольнении выдаётся СТД-Р.
Отдельно стоит совместительство. Запись о работе по совместительству вносится по месту основной работы и только по желанию работника, на основании документа, подтверждающего работу у другого работодателя. Работодатель по совместительству трудовую книжку не ведёт и запись об увольнении в неё не вносит.
Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые в этой логике не участвуют вовсе: трудовая книжка на них не ведётся, запись об увольнении не появляется, потому что трудового договора нет. Сведения о работе по ГПХ подаются в СФР отдельно и на стаж по трудовой книжке не влияют.
Формы и образцы для дня увольнения
Комплект собран под последний рабочий день сотрудника; начните с уведомления о явке за книжкой, если человек на работу не вышел.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
ЕФС-1 и СТД-Р: что уходит в СФР в день увольнения
Запись в книжке закрывает только бумажный контур. Параллельно работодатель подаёт в Социальный фонд России подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием «Увольнение». Срок жёсткий: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Срок привязан именно к дате приказа, а не к дате фактического прекращения трудовых отношений, и на этом чаще всего теряют день.
Цена просрочки считается по головам: 500 рублей за каждое застрахованное лицо, сведения о котором поданы с нарушением срока, по части 3 статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Плюс административный штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ. Для компании, увольняющей 20 человек в месяц при сбое в регламенте, счёт складывается быстро.
Работник видит результат в личном кабинете: сведения о кадровых мероприятиях доступны через электронную трудовую книжку на сайте Социального фонда России, там же опубликованы актуальные формы СТД-Р и СТД-СФР. Расхождение между записью в бумажной книжке и данными ЕФС-1 обнаруживается именно оттуда: человек сверяет выписку и приходит с вопросом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В практике Добыто именно связка «дата приказа — срок ЕФС-1» даёт больше всего ошибок при увольнении: приказ издают заранее, отправку сведений привязывают к последнему рабочему дню и опаздывают на несколько дней.
Ошибка в записи: исправление, недействительность и дубликат
Зачёркивать в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» запрещено пунктом 12 Порядка 320н. Неверная запись не удаляется, а признаётся недействительной, после чего вносится правильная. Технически это три новые строки: очередной номер, дата внесения исправления, текст «Запись за номером таким-то недействительна», и следом — корректная запись с прежней датой увольнения и ссылкой на приказ.
Исправление вносит либо тот работодатель, который допустил ошибку, либо новый — но только на основании официального документа прежнего работодателя. Просто со слов работника новый кадровик исправлять чужую запись не вправе.
Когда исправления недостаточно и нужен дубликат
Если в книжке есть запись об увольнении, признанная недействительной, работник по письменному заявлению получает дубликат по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись. В дубликат переносятся все записи, кроме признанной недействительной. Работник обращается за дубликатом обычно тогда, когда запись об увольнении по инициативе работодателя мешает трудоустройству, и следов этой записи он в книжке видеть не хочет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Исправление записи об увольнении почти всегда тянет за собой корректировку ЕФС-1: если в СФР ушло одно основание, а в книжке появилось другое, расхождение сохранится в выписке работника. Сверяйте после исправления две вещи — текст в книжке и последнее принятое фондом мероприятие по этому сотруднику.»
Во что обходится неверная запись об увольнении
Статья 234 ТК РФ обязывает работодателя возместить работнику неполученный заработок в трёх случаях: задержка выдачи трудовой книжки, задержка предоставления сведений о трудовой деятельности и внесение в книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения. Период считается до фактической выдачи книжки или до внесения правильной формулировки на основании решения суда, то есть счётчик тикает всё время спора.
Отдельная норма — часть 8 статьи 394 ТК РФ: если неправильная формулировка причины увольнения препятствовала поступлению работника на другую работу, суд взыскивает средний заработок за время вынужденного прогула. Здесь важна доказуемость: работник приносит отказы потенциальных работодателей, а не рассуждает о репутации.
Административная часть считается по статье 5.27 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства по части 1 даёт для юридического лица штраф от 30 000 до 50 000 рублей, повторное в течение года по части 2 — от 50 000 до 70 000 рублей, а для должностного лица возможна дисквалификация на срок от одного года до трёх лет. К этому добавляется 500 рублей за каждого работника по просроченному ЕФС-1.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 отказал работнику, апелляция жалобу отклонила, Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 акты отменил, и при новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
Полезно знать: первые дни работы сотрудника в системе КЭДО — зона повышенного риска. Суд прямо рассматривает первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибка вероятна, поэтому заявление об увольнении в этот период стоит подтверждать вне системы.
Что проверить до дня увольнения
Большая часть претензий по записи снимается за 15 минут накануне, пока приказ ещё не подписан и книжка не заполнена. Ниже — последовательность проверки, которую мы используем при сопровождении увольнений.
- Формат трудовой книжки работника: бумажная, электронная, или человек перешёл на электронную в середине работы.
- Основание увольнения в проекте приказа и его точная норма: пункт, часть, статья.
- Наличие документа-основания: заявление, соглашение, уведомление, приглашение, документ военкомата.
- Отсутствие пропусков и незакрытых записей в разделе «Сведения о работе» за период работы у вас.
- Дата увольнения: последний день работы, а не дата издания приказа.
- Кто заверяет записи и есть ли действующий приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.
- Готовность формы СТД-Р, если книжка электронная, и черновика подраздела 1.1 ЕФС-1.
- Свободное место на текущем развороте книжки: при его отсутствии оформляется вкладыш.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Что при увольнении нельзя перевести в электронный вид
Перечень исключений из КЭДО закрытый и короткий: трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Всё остальное в кадровом контуре допускает электронную форму без дублирования на бумаге при введённом КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ.
Электронная часть процедуры при этом полноценна: заявление, соглашение о расторжении, обходной лист, записка-расчёт и уведомления подписываются в системе. Спор в такой категории всегда сопровождается доказыванием четырёх обстоятельств: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли электронную подпись, получил ли электронный документ.
Отсюда требование к системе, которое вытекает из практики: она должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника. Тогда при споре работодатель подтверждает факты отправки и доставки документов и работы с документом конкретного пользователя. Обратная сторона та же: журнал не выборочный и покажет дату выдачи ключа и отсутствие активности работника при формально подписанном документе.
В Добыто маршрут увольнения собран под этот гибрид: заявление и расчётные документы идут электронно, приказ печатается и подписывается на бумаге, а запись в книжку вносит ответственный за трудовые книжки по данным подписанного приказа.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость КЭДО в Добыто: тарифы и сроки подключения
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и того, нужна ли интеграция с 1С. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | период 12 месяцев |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | выпуск в сервисе |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и SLA относятся к «Корпорации». Актуальные условия по каждому пакету и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
Запись об увольнении держится на трёх опорах: дата последнего рабочего дня из приказа, дословная норма ТК РФ в графе 3 и реквизиты приказа в графе 4, заверенные подписью ответственного и печатью при её наличии. Ошибку в такой записи не зачёркивают, а признают недействительной, и при необходимости выдают дубликат по письменному заявлению работника. Параллельно с бумажным контуром идёт электронный: подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, а работникам с электронной трудовой книжкой вместо записи выдаётся СТД-Р.
Мы в Добыто ведём кадровый электронный документооборот там, где закон это допускает, и отдельно выстраиваем бумажный участок увольнения: приказ, ознакомление, запись в книжке и её выдачу под расписку. Такой разделённый маршрут снимает основную часть споров о том, чем именно подтверждается основание увольнения.
Частые вопросы
Нужно ли знакомить работника с записью об увольнении под роспись в книжке?
Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, обязанности заверять запись подписью самого работника не содержит: это требование прежних Правил, действовавших до 1 сентября 2021 года. Факт получения книжки при этом подтверждать нужно — распиской работника и отметкой в книге учёта движения трудовых книжек.
Работник не пришёл за трудовой книжкой в день увольнения. Что делать?
По статье 84.1 ТК РФ работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Уведомление отправляют заказным письмом с описью вложения и сохраняют почтовые документы: именно они фиксируют дату, с которой ответственность снята.
Нужен ли СТД-Р тому, у кого осталась бумажная трудовая книжка?
Форма СТД-Р выдаётся в день увольнения тем, кто отказался от бумажной книжки и перешёл на электронную, а также тем, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года. Работнику с бумажной книжкой в день увольнения выдают саму книжку. Выдать СТД-Р дополнительно можно по его письменному заявлению.
Как оформляется увольнение с работы по совместительству?
Работодатель по совместительству трудовую книжку не ведёт и запись в неё не вносит. Запись о работе по совместительству и о её прекращении вносится по месту основной работы, только по желанию работника и на основании документа, подтверждающего работу у другого работодателя: копии приказа или справки. ЕФС-1 по совместителю при этом подаёт именно работодатель по совместительству.
Можно ли отправить трудовую книжку почтой?
Только при письменном согласии работника на отправление по указанному им адресу. Без такого согласия отправка почтой считается нарушением порядка выдачи, и период до фактического получения книжки работник вправе предъявить по статье 234 ТК РФ. Согласие оформляют отдельным документом или получают в ответ на уведомление о явке.
Ошибку в записи обнаружил новый работодатель. Кто исправляет?
Исправление вносит работодатель, допустивший ошибку, либо новый работодатель — но только на основании официального документа прежнего работодателя: копии приказа, справки, выписки. Со слов работника чужую запись не исправляют. Если прежняя организация ликвидирована, документом-основанием служат сведения из архива или решение суда.
