Трудовая книжка ведется по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н: он действует с 1 сентября 2021 года до 1 сентября 2027 года и заменил правила 2003 года. Работодатель назначает ответственного приказом, ведет две книги учета — книгу движения трудовых книжек и приходно-расходную книгу бланков, хранит бланки как документы строгой отчетности и параллельно подает сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России через подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Главное различие проходит по выбору работника: у тех, кто до 31 декабря 2020 года не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажный бланк остается и заполняется по всем правилам; у перешедших на электронный формат и у всех, кто впервые вышел на работу с 1 января 2021 года, бумажной книжки нет, а при увольнении им выдают форму СТД-Р.
Материал закрывает участок целиком: какие записи вносить при приеме, переводе и увольнении, какие сроки связывают запись в книжке с отчетом в СФР, как исправить ошибку без зачеркивания и за сколько дней выдать дубликат. Отдельно показываем, что происходит с трудовыми книжками при переходе на КЭДО и почему этот участок остается бумажным. Сроки хранения невостребованных книжек, цена ошибки по статье 5.27 КоАП, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому в 2026 году нужна бумажная трудовая книжка, а кому нет
Работников в компании сейчас три категории, и порядок действий кадровой службы для каждой свой. Первая — те, кто до 31 декабря 2020 года подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или вообще ничего не подавал. У них книжка ведется в полном объеме, и одновременно на них подаются сведения в СФР. Вторая — те, кто выбрал электронный формат по статье 66.1 ТК РФ: книжку им выдали на руки под подпись, и с этого момента работодатель не отвечает за ее ведение и хранение. Третья — те, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года: бумажный бланк им не оформляется вообще, это прямая норма Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Право перейти на электронный формат не сгорело вместе с 2020 годом. Работник может подать заявление в любой момент, и тогда книжку нужно выдать ему на руки, внеся перед этим запись о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ. Обратный переход законом не предусмотрен: вернуть работника на бумагу нельзя даже по его просьбе.
| Категория работника | Бумажная книжка | Что выдаем при увольнении |
|---|---|---|
| Сохранил бумажную книжку (заявление до 31.12.2020 или его отсутствие) | Ведется и хранится у работодателя | Трудовая книжка с записью об увольнении, в день прекращения договора |
| Перешел на электронную трудовую книжку по статье 66.1 ТК РФ | Выдана на руки, у работодателя не хранится | Форма СТД-Р |
| Впервые устроился на работу с 01.01.2021 | Не оформляется | Форма СТД-Р |
| Совместитель | Запись вносит основной работодатель по желанию работника | Документ о работе по совместительству для основного работодателя |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | Не ведется, трудовых отношений нет | Акт по договору, кадровые формы не применяются |
Из таблицы следует практический вывод для приема: до подписания трудового договора кадровик должен понять, к какой строке относится кандидат. От этого зависит, заводится бланк или нет и какой документ человек получит на выходе.
Образцы приказов, книг учета и уведомлений по трудовым книжкам
Комплект собран под весь цикл ведения участка, начинать удобнее с приказа о назначении ответственного — без него остальные документы подписывать некому.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учету бланков | Скачать |
| Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
Что должно быть на участке трудовых книжек до первой записи
Участок держится на четырех вещах: приказ о назначении ответственного, две книги учета, запас чистых бланков и место хранения с ограниченным доступом. Ответственный назначается приказом руководителя персонально, а не «отделом кадров» в целом: при проверке инспектор спрашивает фамилию и приказ. Если кадровой службы нет, руководитель назначает ответственным себя тем же приказом.
Книг именно две, и они решают разные задачи. Приходно-расходная книга по учету бланков фиксирует движение чистых бланков трудовых книжек и вкладышей: сколько получено, сколько выдано ответственному, сколько испорчено. Книга учета движения трудовых книжек фиксирует уже заполненные книжки: чью приняли, когда, серия и номер, когда выдали и под какую подпись. С 1 сентября 2021 года обязательных форм этих книг нет — работодатель разрабатывает форму сам, но обе книги нумеруются, прошнуровываются и заверяются подписью руководителя и печатью организации, если печать используется.
Приказ о назначении ответственного, уведомления и заявления по трудовым книжкам повторяются от сотрудника к сотруднику. В практике Добыто такие документы собираются из сохраненного шаблона с автоподстановкой данных работника, поэтому кадровик заполняет три поля, а не набирает текст заново.
Бланки трудовых книжек нового образца применяются с 1 января 2023 года. Книжки образцов 1974 и 2003 годов остаются действительными: менять их на новые не нужно, новый бланк идет только на новую книжку, вкладыш или дубликат.
Факт: трудовая книжка входит в короткий перечень документов, которые нельзя перевести в электронный вид ни при каких условиях. В том же перечне — акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Чек-лист: что проверить перед тем, как принять участок трудовых книжек
Проверка занимает один рабочий день и снимает большую часть претензий при передаче дел.
- Приказ об ответственном. Действующий, с фамилией текущего сотрудника, а не уволившегося три года назад.
- Сверка книги учета с фактом. Каждая книжка в сейфе есть в книге учета движения, каждая строка книги подтверждена физической книжкой или подписью работника о получении.
- Остаток бланков. Количество чистых бланков и вкладышей совпадает с остатком в приходно-расходной книге.
- Список перешедших на электронный формат. По каждому есть заявление, запись в книжке о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ и подпись работника о получении книжки на руки.
- Невостребованные книжки. Лежат отдельно от действующих, по каждой понятно, кому она принадлежит и когда закончено делопроизводство.
- Сверка с отчетностью. Кадровые события за последний год в книжках совпадают с тем, что ушло в СФР по подразделу 1.1 формы ЕФС-1.
Расхождение по последнему пункту вскрывается раньше всего: работник заказывает выписку из электронной трудовой книжки и видит, что перевода в ней нет, хотя в бумажной книжке запись стоит.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как заполнять трудовую книжку: требования к записям
Записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета либо с использованием технических средств — с 1 сентября 2021 года печатный способ разрешен прямо. Сокращения не допускаются: не «пр.», а «приказ», не «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» в усеченном виде, а полная формулировка основания увольнения так, как она дана в кодексе. Записи нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией внутри раздела.
Срок внесения записи привязан к событию. Запись о приеме вносится не позднее пяти рабочих дней со дня начала работы, запись об увольнении — в день прекращения трудового договора, потому что в этот же день книжку нужно отдать работнику. Запись о переводе на другую постоянную работу вносится после издания приказа, запись о награждении — при наличии соответствующего документа работодателя.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Формулировка основания увольнения переносится в книжку буквально из статьи Трудового кодекса, вместе с номером пункта и части. Именно эта запись читается при следующем трудоустройстве и в суде, а исправить ее потом можно только через признание записи недействительной. Перед подписью сверьте текст графы 3 с текстом приказа: расхождение в одном слове дает работнику основание требовать изменения записи.»
Как внести запись о приеме на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, ведется ли работнику бумажная книжка. Если он впервые устроился на работу с 1 января 2021 года или подавал заявление о переходе на электронный формат, бланк не заводится.
- Шаг 2. Примите книжку у работника и в тот же день внесите ее в книгу учета движения трудовых книжек: фамилия, серия и номер бланка, дата приема, должность.
- Шаг 3. Если книжки нет и работник не относится к тем, кому она не оформляется, оформите новый бланк по заявлению работника и спишите его в приходно-расходной книге.
- Шаг 4. В графе 3 раздела «Сведения о работе» укажите полное и сокращенное наименование работодателя отдельной строкой без номера.
- Шаг 5. Внесите запись о приеме: порядковый номер в графе 1, дата приема в графе 2, наименование подразделения и должности по штатному расписанию в графе 3, реквизиты приказа в графе 4.
- Шаг 6. Сдайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.
- Шаг 7. Уберите книжку в сейф и зафиксируйте место хранения. Дальше она достается только для новой записи или для выдачи работнику.
Лайфхак: сведения о приеме уходят в СФР по приказу, а не по дате начала работы. Ведите реестр приказов по личному составу с отметкой о сдаче подраздела 1.1 — тогда просроченных отчетов по кадровым событиям не будет даже в неделю массового приема.
Исправление ошибок и дубликат трудовой книжки
Способ исправления зависит от раздела книжки. На титульном листе, в сведениях о работнике, неверные данные зачеркиваются одной чертой, рядом пишутся правильные, а на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание — свидетельство о браке, паспорт, диплом. Ссылка заверяется подписью ответственного и печатью работодателя или кадровой службы, если печать применяется.
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивание запрещено. Ошибочная запись гасится новой: под следующим порядковым номером вносится текст о том, что запись за таким-то номером недействительна, и сразу после нее — правильная запись. В графе 4 указывается тот приказ, на основании которого вносится верная запись.
Отдельный случай — ошибка предыдущего работодателя. Исправить ее вправе как та организация, которая допустила запись, так и новый работодатель, но только на основании официального документа от прежнего работодателя: копии приказа, справки, выписки. Без такого документа вносить исправление нельзя, и это частая причина конфликта при приеме: работник просит поправить чужую запись «по логике», а оснований для этого нет.
Дубликат оформляется, если книжка утрачена, пришла в негодность или содержит запись об увольнении, признанную недействительной по решению суда либо самим работодателем. Работник подает заявление по последнему месту работы, где вносилась последняя запись, и работодатель выдает дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления. В дубликат переносится общий стаж работы до прихода к текущему работодателю — суммарно, без расшифровки по организациям, если работник не принес подтверждающие документы, — и затем полностью воспроизводятся записи по текущему месту работы.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Пятнадцать рабочих дней на дубликат считаются от даты заявления, а не от момента, когда работник донесет справки из прежних организаций. Поэтому заявление регистрируйте сразу и параллельно запрашивайте документы: если справки не пришли, в дубликат вносится общий стаж без разбивки, а недостающие периоды дописываются позже по мере поступления подтверждений.»
Хранение трудовых книжек, бланков и невостребованных книжек
Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся как документы строгой отчетности — в бухгалтерии, и выдаются ответственному за ведение по его заявке. Заполненные книжки работающих сотрудников хранятся у ответственного в сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом. Невостребованные книжки уволенных лежат там же, но отдельно от действующих, чтобы их нельзя было перепутать при выдаче.
Сроки хранения невостребованных книжек заданы Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: по статье 449 книжка хранится 50 лет, если делопроизводство по ней закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если до этой даты. По истечении срока книжка уничтожается по акту.
Испорченные при заполнении бланки не выбрасываются и не остаются в столе. Они списываются и уничтожаются по акту, а номера испорченных бланков указываются в акте и в приходно-расходной книге. Проверка почти всегда начинается со сверки остатка бланков с книгой, и необъясненная разница в две-три штуки дает инспектору повод посмотреть участок глубже.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: по статье 13 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле» организация вправе самостоятельно создать архив и организовать хранение. В конце каждого календарного года подразделения формируют дела по утвержденной на этот год номенклатуре и передают их в архив.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Трудовой кодекс обязывает работодателя хранить кадровые документы, но не описывает, как именно это делать. Правила хранения приходится собирать из закона об архивном деле, номенклатуры дел и внутреннего порядка, а требования к бумажному хранению переносятся и на электронные документы. Проверьте, есть ли у вас утвержденная номенклатура дел на текущий год: без нее архив кадровых документов формально не сформирован.»
Выдача трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности
В день прекращения трудового договора работодатель выдает трудовую книжку под подпись в книге учета движения. Если работник в этот день отсутствует или отказался ее забрать, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку почтой. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи — именно поэтому важна доказанная дата отправки, а не сам факт разговора.
Задержка без уведомления оборачивается статьей 234 ТК РФ: работодатель возмещает работнику не полученный за период задержки заработок. Это отдельная сумма поверх административного штрафа, и считается она по среднему заработку за все дни задержки.
Работникам, перешедшим на электронный формат, при увольнении выдается форма СТД-Р. В период работы любой сотрудник вправе запросить копию книжки, выписку из нее или сведения о трудовой деятельности: документы выдаются в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Важный нюанс из практики: уведомление о явке за трудовой книжкой имеет смысл направлять и заказным письмом с описью, и через кадровый сервис. В Добыто.КЭДО в таблице документов видны статус и дата отправки по каждому адресату, поэтому дату уведомления не приходится восстанавливать по почтовым квитанциям спустя полгода.
Сведения в СФР: как ЕФС-1 связана с записями в книжке
Бумажная книжка и электронные сведения ведутся параллельно, но по разным срокам, и именно здесь чаще всего возникает рассинхрон. Запись в книжке о приеме может быть внесена на пятый рабочий день, а подраздел 1.1 формы ЕФС-1 по этому же приему должен уйти в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
| Кадровое событие | Что делаем в бумажной книжке | Срок подачи подраздела 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|---|
| Прием на работу | Запись о приеме не позднее 5 рабочих дней со дня начала работы | Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа |
| Увольнение | Запись об увольнении и выдача книжки в день прекращения договора | Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа |
| Перевод на другую постоянную работу | Запись о переводе на основании приказа | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа |
| Подача заявления о выборе формы трудовой книжки | Запись о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ и выдача книжки на руки | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления |
| Награждение | Запись в разделе «Сведения о награждении» по документу работодателя | Не подается, событие в подразделе 1.1 не отражается |
Практический вывод из таблицы: прием и увольнение живут в режиме одного дня, перевод и выбор формы книжки — в режиме месяца. Работник, в свою очередь, видит все переданные сведения сам: состав данных, порядок ведения и форму запроса выписки Социальный фонд публикует в разделе про электронную трудовую книжку, и расхождение с бумажной книжкой обнаруживается именно оттуда.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор о стаже почти всегда начинается не с книжки, а с выписки из СФР: работник видит, что периода в ней нет, и приходит с вопросом. Бумажная запись сама по себе не заменяет непереданные сведения, поэтому раз в квартал сверяйте кадровые приказы с отправленными подразделами 1.1. Расхождение проще закрыть корректирующей формой, чем восстанавливать стаж через суд.»
Трудовая книжка при переходе на КЭДО: что остается на бумаге
Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ снимает бумагу почти со всего массива: трудовые договоры и допсоглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия переводятся в электронный вид без дублирования. Трудовая книжка в этот периметр не входит и остается бумажной вместе с приказом об увольнении, актом о несчастном случае и документами об инструктажах по охране труда.
Практический смысл в том, что сейф из компании не исчезает, а объем ручной работы вокруг него сокращается. Приказ о назначении ответственного, уведомление о явке за книжкой, заявление о выдаче дубликата, согласие на отправку почтой — все это электронные документы, которые подписываются в сервисе. В Добыто.КЭДО под каждый такой документ заводится свой тип и маршрут подписания, а после исполнения документ уходит во вкладку «Архив» и остается доступен сотрудникам с соответствующими правами.
Кейс из практики: при переходе кадровой службы на электронный документооборот временные затраты на оформление сокращаются минимум в три раза за счет отказа от курьерской доставки, печати и очного подписания. Участок трудовых книжек при этом остается ручным: сокращается не он, а все, что вокруг него — приказы, уведомления, заявления и согласия.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадрового работника документы подписываются усиленной квалифицированной подписью, со стороны сотрудника — усиленной неквалифицированной, которую он получает прямо в сервисе за пару кликов и сам задает к ней пароль. На трудовую книжку это не распространяется: она заполняется от руки или печатью и заверяется живой подписью ответственного. Разделите в положении о КЭДО электронный контур и бумажный, чтобы у кадровика не было соблазна подписать электронно то, что закон оставил на бумаге.»
Когда КЭДО не решает задачу трудовых книжек
Сервис не поможет в трех ситуациях. Первая — компания рассчитывает закрыть с его помощью сам участок книжек: этого не произойдет, бланки, сейф и книги учета остаются. Вторая — в штате преобладают работники, у которых нет ни смартфона, ни электронной почты; для них кадровый оборот продолжают вести на бумаге, а перевод в электронный вид касается только тех, кто дал согласие. Третья — работники, принятые до 31 декабря 2021 года, не дали письменное согласие на КЭДО: без согласия перевести их документы в электронный вид нельзя, а отказ не является основанием для увольнения или иных санкций.
Внимание: согласие на КЭДО обязательно для работников, принятых до 31 декабря 2021 года. Тех, кто устроился позже или для кого это первая работа, достаточно уведомить. Отказ работника от электронного документооборота не дает работодателю права уволить его или применить санкции.
Во что обходится ошибка в трудовой книжке
Нарушение правил ведения трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей, на должностное лицо и на предпринимателя без образования юрлица — от 1000 до 5000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит дороже: юрлицу от 50 000 до 70 000 рублей, должностному лицу от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет.
Задержка выдачи книжки считается отдельно. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает работнику средний заработок за весь период задержки, и при зарплате 80 000 рублей месяц простоя обходится в сумму, сопоставимую со штрафом. Уведомление о необходимости явиться за книжкой закрывает этот риск с даты отправки, поэтому его отправляют в день увольнения, а не «когда дойдут руки».
Третья статья расходов не выражается в рублях напрямую. Несданный вовремя подраздел 1.1 формы ЕФС-1 означает, что период работы не попал в индивидуальный лицевой счет работника. Восстановление данных задним числом идет через корректирующие формы и переписку с СФР, а если человек уже уволился и обратился за назначением пенсии — через подтверждение стажа документами и, в отдельных случаях, через суд.
Стоимость перевода кадрового документооборота в Добыто
Цена зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к SLA.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| Получение УКЭП через партнеров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Электронные подписи для сотрудников выпускаются в рамках тарифа и отдельно не оплачиваются. Полный состав функций по каждому пакету, условия перехода между тарифами и порядок пересчета при повышении собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Расчет под конкретную численность считается от фактического числа сотрудников, подключенных к сервису, поэтому компании до 25 человек и компании с несколькими филиалами получают разные итоговые суммы при одинаковом наборе функций.
Выводы
Участок трудовых книжек в 2026 году держится на приказе Минтруда № 320н, двух книгах учета и назначенном приказом ответственном. Бумажный бланк ведется только тем, кто сохранил его по своему выбору; остальные получают форму СТД-Р, а сведения о трудовой деятельности идут в СФР через подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с собственными сроками — день для приема и увольнения, до 25-го числа следующего месяца для перевода. Ошибки в записях исправляются признанием записи недействительной, дубликат выдается за 15 рабочих дней, невостребованные книжки хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства.
Полностью убрать этот участок в электронный вид закон не позволяет, но все, что его окружает, переводится в цифру: приказы, уведомления, заявления, согласия и их архив. Мы в Добыто настраиваем эти маршруты вместе с типами документов и шаблонами, чтобы кадровая служба тратила время на записи в книжках и сверку с СФР, а не на печать и разноску бумаг по кабинетам.
Частые вопросы о ведении трудовых книжек
Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о работе по совместительству?
Запись вносится по желанию работника и только по основному месту работы. Совместитель приносит основному работодателю документ, подтверждающий работу по совместительству: копию приказа о приеме, справку или трудовой договор. Основной работодатель на этом основании вносит запись, указывая в графе 4 реквизиты документа второго работодателя. Сам работодатель по совместительству трудовую книжку не запрашивает и записей в нее не вносит.
Действительна ли трудовая книжка старого образца 1974 или 2003 года?
Да, книжки образцов 1974 и 2003 годов действительны и обмену на новый бланк не подлежат. Бланки нового образца применяются с 1 января 2023 года, но только для книжек, которые оформляются впервые, а также для вкладышей и дубликатов. Требовать от работника замены старой книжки или отказывать в приеме из-за старого бланка работодатель не вправе.
Как посчитать стаж по записям в трудовой книжке?
Стаж считается сложением периодов между датой приема и датой увольнения по каждой записи, в календарном порядке: сначала дни, затем месяцы, затем годы, с переводом 30 дней в месяц и 12 месяцев в год. Пересекающиеся периоды — например, основная работа и параллельная запись о совместительстве — учитываются один раз. Периоды после 1 января 2020 года удобнее сверять по выписке из электронной трудовой книжки: там указаны даты и основания без ручного пересчета.
Что делать с трудовыми книжками при ликвидации или реорганизации компании?
При реорганизации книжки передаются правопреемнику вместе с книгой учета движения и остатком бланков, новые записи вносит правопреемник. При ликвидации книжки выдаются работникам при увольнении под подпись, а невостребованные вместе с документами по личному составу передаются на хранение в государственный или муниципальный архив по правилам Федерального закона № 125-ФЗ. Уничтожать невостребованные книжки при ликвидации нельзя.
Ведется ли трудовая книжка иностранному работнику?
Иностранный гражданин, работающий по трудовому договору в российской организации, попадает под общие правила: если у него есть трудовая книжка российского образца, работодатель вносит в нее записи, если нет — оформляет новый бланк по заявлению работника, при условии что работник не относится к тем, кому книжка не оформляется с 1 января 2021 года. Трудовая книжка иностранного государства работодателем не ведется и записи в нее не вносятся: стаж по ней подтверждается отдельно.
Можно ли отправить трудовую книжку уволенному работнику курьерской службой?
Книжка отправляется только почтой и только после письменного согласия работника на такую отправку. Согласие запрашивается тем же уведомлением, которым работника приглашают явиться за книжкой. Без согласия отправлять книжку нельзя ни почтой, ни курьером, ни через коллег: до получения ответа она остается в сейфе работодателя как невостребованная, а ответственность за задержку с работодателя снята с даты направления уведомления.
