Калькулятор стажа по трудовой книжке: расчёт периодов 2026

Калькулятор стажа по трудовой книжке решает одну арифметическую задачу: сложить периоды работы из записей и перевести их в годы, месяцы и дни по правилу «30 дней — полный месяц, 12 месяцев — полный год». Период берётся с даты приёма по дату увольнения включительно, а периоды, которые накладываются друг на друга, учитываются один раз. Главное различие, от которого зависит результат: стаж для пособия по временной нетрудоспособности и стаж для отпуска считаются по разным правилам. В первом случае работает приказ Минтруда от 09.09.2020 № 585н, и в расчёт идут все периоды работы по трудовому договору. Во втором — статья 121 ТК РФ, и из расчёта выпадают отпуск по уходу за ребёнком и дни за свой счёт сверх 14 календарных дней за рабочий год.

Разберём, какие четыре цифры стажа кадровая служба получает из одной трудовой книжки и почему они не совпадают, откуда брать периоды у работника без бумажной книжки и какие записи ломают автоматический расчёт. Покажем правило округления неполных месяцев, порядок сверки книжки с выпиской из Социального фонда России и способ исправить недействительную запись. Сценарная таблица по типам работников, образцы кадровых документов для скачивания, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Четыре вида стажа, которые считают по одной трудовой книжке

Одна и та же книжка даёт кадровику минимум четыре разных числа, и подставлять их друг вместо друга нельзя. У работника с девятью годами записей больничный оплачивается по ставке 100%, отпускной стаж при этом отсчитывается заново от даты приёма к текущему работодателю, а надбавка за выслугу лет может оказаться нулевой. Каждая цифра посчитана по своей норме и по своему набору периодов.

Из таблицы видно, где чаще всего подменяют цифру: непрерывный стаж работник считает сам, приносит его в отдел кадров и требует 100% больничного, хотя с 2007 года процент определяется страховым стажем. Второе типовое место подмены — надбавка за выслугу лет: её база задаётся вашим локальным актом, и переносить туда результат общего расчёта нельзя.

Откуда брать периоды в 2026 году: книжка, СТД-Р и выписка из СФР

Бумажная трудовая книжка перестала быть единственным источником в 2020 году, когда заработал Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Работники, устроившиеся впервые с 1 января 2021 года, бумажную книжку не получают вовсе: их трудовая деятельность существует только в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ. Остальные до конца 2020 года выбирали, продолжать бумажное ведение или перейти на сведения о трудовой деятельности.

Практический вывод для расчёта: у трёх работников одного отдела периоды придётся собирать из трёх разных источников. У сотрудника с бумажной книжкой — из самой книжки. У отказавшегося от бумаги — из книжки, выданной на руки, плюс форма СТД-Р от последующих работодателей. У впервые трудоустроенного после 2021 года — из формы СТД-СФР, которую работник получает через личный кабинет на Госуслугах, в МФЦ или в отделении фонда. Порядок получения выписки и образцы форм разобраны в разделе об электронной трудовой книжке на сайте Социального фонда России, там же лежат бланки для заполнения.

Ловушка, о которой редко предупреждают: выписка из фонда не заменяет книжку при подсчёте длинного стажа. При первой подаче сведений работодатели передавали в фонд только последнее кадровое мероприятие по состоянию на 1 января 2020 года. Всё, что было раньше, в электронный ресурс не переносилось. Работник с 20-летним стажем увидит в выписке одну строку о приёме на текущее место, и посчитать по ней страховой стаж для пособия невозможно.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Электронная выписка удобна для проверки последних мест работы, но за периодами до 2020 года всё равно идём в бумажную книжку и в архивные справки. Когда книжка утрачена, а фонд показывает только текущее место, стаж подтверждается трудовыми договорами, приказами и справками прежних работодателей. Прежде чем считать процент больничного, посмотрите, с какого года у вас в источнике вообще есть данные.»

Что проверить до того, как запускать расчёт

Расчёт по неполным исходным данным даёт аккуратное на вид, но неверное число. До того как вводить даты, проверьте шесть позиций.

1. Форма ведения книжки. Ведётся бумажная или работник отказался от неё: от этого зависит, какие годы вообще есть в книжке.
2. Первая и последняя записи. Есть ли запись о приёме на первое место работы и закрыт ли последний период записью об увольнении.
3. Сквозная нумерация. Пропуск номера записи означает либо изъятую страницу, либо неучтённый период.
4. Переименования организаций. Запись о переименовании не разрывает период работы, но неопытный расчёт делит его на два и теряет дни.
5. Титульный лист. Расхождение фамилии в книжке и в паспорте закрывает работнику доступ к периоду при обращении в фонд.
6. Совместительство. Записи о работе по совместительству вносятся по желанию работника, и параллельный период легко посчитать дважды.

Как онлайн-калькулятор считает периоды и где он округляет

Механика расчёта одинакова у любого корректного калькулятора стажа. Каждый период переводится в календарные дни: от даты приёма до даты увольнения включительно, потому что днём прекращения трудового договора по статье 84.1 ТК РФ считается последний день работы. Дни всех периодов складываются. Затем сумма сворачивается: каждые 30 дней превращаются в полный месяц, каждые 12 месяцев — в полный год. Правило одинаково сформулировано и в правилах подсчёта пенсионного стажа по постановлению № 1015, и в правилах для пособий по приказу № 585н.

Отсюда расхождение, из-за которого кадровика чаще всего вызывают объясняться. Сотрудник считает срок в календаре и получает, например, 8 лет и 2 дня. Калькулятор сворачивает остатки по 30 дней и выдаёт 7 лет 11 месяцев 28 дней. Процент больничного в такой ситуации остаётся 80, а не 100, и спорить тут не с чем: арифметика задана нормой, а не программой.

Как посчитать стаж по трудовой книжке: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выпишите из книжки все периоды парами «дата приёма — дата увольнения», не пропуская записи о переводах внутри одной организации: перевод период не прерывает.
2. Шаг 2. Закройте открытый период. Если работник трудится у вас сейчас, второй датой ставьте дату, на которую считаете: день начала больничного, день начала отпуска, дату приказа о надбавке.
3. Шаг 3. Уберите наложения. Если два периода пересекаются по датам, в расчёт идёт один из них: при совпадении периодов по времени учитывается тот, который выбирает сам работник.
4. Шаг 4. Отметьте периоды, которые в конкретный вид стажа не входят. Для больничного это, например, учёба в вузе, для отпускного — время ухода за ребёнком.
5. Шаг 5. Сложите календарные дни всех оставшихся периодов и сверните сумму: 30 дней в месяц, 12 месяцев в год.
6. Шаг 6. Сверьте результат со вторым источником: бумажную книжку — с выпиской из фонда, выписку — с формами СТД-Р, которые работник принёс от прежних работодателей.
7. Шаг 7. Зафиксируйте расчёт в кадровом документе: в личной карточке, в записке-расчёте или в справке о стаже, чтобы через год не пересчитывать заново и иметь чем подтвердить цифру при проверке.

Кейс из практики: производственная компания на 400 человек считала периоды вручную по книжкам при каждом больничном и каждом заявлении на отпуск, а сводный график отпусков вела на бумажном листе формата А1. Разобраться в нём мог только один руководитель кадровой службы, и на время её отсутствия процесс останавливался. После перевода заявлений, справок и согласований в личный кабинет сотрудника временные затраты кадровой службы снизились минимум в три раза, а расчёт остатка дней перестал зависеть от одного человека.

Соберите личную карточку Т-2 с рассчитанным стажем

Личная карточка — то место, где посчитанный стаж живёт дальше. В карточке сотрудника в Добыто КЭДО периоды приёма, переводов и увольнения хранятся рядом с самими документами и маршрутом их подписания, поэтому при следующем расчёте период не приходится собирать по папкам и подшивкам.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Когда за человека документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы поэтому закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.»

Отпускной стаж по статье 121: почему цифра не совпадает со страховой

Отпускной стаж считается не от общей длины работы, а от рабочего года конкретного работника, который начинается с даты приёма, а не с 1 января. Статья 121 ТК РФ включает в него время фактической работы, время, когда за работником сохранялось место работы, включая ежегодный отпуск, выходные и нерабочие праздничные дни, время вынужденного прогула при незаконном увольнении с последующим восстановлением, период отстранения работника, не прошедшего обязательный медосмотр не по своей вине, а также отпуск без сохранения заработной платы — не более 14 календарных дней в течение рабочего года.

Не входят два периода: отсутствие работника без уважительных причин и отпуск по уходу за ребёнком до достижения им установленного законом возраста. Именно они сдвигают рабочий год вперёд, и работник, вернувшийся из отпуска по уходу, получает меньше дней, чем ожидает по календарю.

Внутри отпускного стажа работает своё округление, которого нет ни в одном пенсионном правиле: излишки менее половины месяца из подсчёта исключаются, излишки свыше половины месяца округляются до полного месяца. За полный месяц при отпуске в 28 календарных дней работник зарабатывает 2,33 дня. Отработанные 5 месяцев и 20 дней дают 6 полных месяцев и 13,98 дня, а 5 месяцев и 10 дней — 5 месяцев и 11,65 дня.

Важный нюанс из практики: сложнее всего считаются не длинные периоды, а дробные. Сотрудник берёт три отрезка по 10 дней, уходит каждую пятницу в течение нескольких месяцев или распределяет отпуск так, чтобы не задеть выходные. Такие схемы съедают у кадровика больше времени, чем весь остальной расчёт, и именно на них чаще всего появляется ошибка в днях.

Стаж для больничного и надбавки: как считать по типу работника

Один и тот же алгоритм даёт разный результат в зависимости от того, кто перед вами. Таблица показывает, на что смотреть в первую очередь и что можно отложить.

Строка про совместителя даёт самую частую ошибку в пользу работника, а строка про периоды до 2020 года — самую частую ошибку не в его пользу. Проверьте эти две позиции первыми, а военный билет и договоры ГПХ поднимайте только у тех, у кого такие периоды реально были.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Ручной подсчёт периодов ломается не на сложных случаях, а на объёме. Когда кадровик держит в голове рабочие годы двухсот человек, ошибка появляется в дробных остатках, и находят её через полгода при увольнении. Заведите одно место, где остаток дней и стаж на дату видны без пересчёта, и сверяйте с ним каждое заявление.»

Когда онлайн-калькулятору доверять нельзя

Калькулятор складывает даты. Всё, что требует правовой квалификации периода, он не решает, и это его штатное ограничение, а не недостаток конкретного сервиса.

• Льготный и специальный стаж. Работа во вредных условиях, в районах Крайнего Севера, лётный и медицинский стаж считаются по отдельным правилам исчисления. Обычный калькулятор выдаст календарную длительность, и она не равна льготной.
• Нестраховые периоды. Уход за ребёнком, уход за инвалидом I группы, периоды получения пособия по безработице учитываются по своим основаниям и подтверждаются не книжкой, а отдельными документами.
• Периоды работы за пределами России. Их учёт зависит от международного договора и от факта уплаты взносов, а не от наличия записи в книжке.
• Записи с дефектами. Запись без ссылки на приказ, без печати организации там, где она требовалась, с исправленной от руки датой сначала приводится в порядок, и только потом считается.
• Стаж для надбавки за выслугу лет. Здесь состав периодов задан вашим локальным нормативным актом, и универсальная формула его не заменит.

Порядок для спорного периода другой: запросить у работника подтверждающий документ, зафиксировать основание в кадровом документе и посчитать этот период отдельно от основного расчёта. В практике Добыто такие периоды ведут отдельным списком и закрывают документами до того, как назначено пособие, а не после обращения работника с претензией.

Ошибки в записях и цена неверного стажа

Неверная цифра стажа стоит не переоформления бумаги. Заниженный процент больничного — это недоплата работнику, которую после проверки придётся доначислить. Завышенный — переплата пособия, которую фонд возвращает через работодателя. Нарушение трудового законодательства при этом квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридического лица это от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении по части 2 — от 50 000 до 70 000 рублей и дисквалификация должностного лица на срок от одного года до трёх лет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отдельная стоимость — у сведений, которые уходят в фонд. Сведения о трудовой деятельности по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 при приёме и увольнении подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Ошибка в дате приёма или увольнения в этой отчётности превращается в ошибочный период в электронном ресурсе, из которого потом другой работодатель будет считать стаж этого же человека.

В разделе сведений о работе неверную запись не зачёркивают. Вносится следующая по номеру запись о том, что запись за таким-то номером недействительна, и следом правильная. Зачёркивание допустимо только на титульном листе при изменении фамилии или имени. Если недействительной признана запись об увольнении, работник вправе получить дубликат книжки без порочащей записи.

Важный нюанс из практики: информационная система фиксирует всё, включая то, что работает против работодателя: дату выдачи ключа подписи, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Журнал не выборочный. В практике Добыто выгрузку журнала действий по спорному документу делают до проверки и до конфликтного увольнения, а не после того, как спор начался.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по кадровым электронным документам доказывают четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли он свою электронную подпись и получил ли документ. Порядок именно такой: если рассыпается первое, до аккуратности журнала подписания дело не доходит. Проверьте, описан ли у вас в локальном акте порядок идентификации работника при подписании.»

Образцы документов для работы с трудовыми книжками и стажем

Комплект закрывает весь цикл работы с книжкой, от назначения ответственного до выдачи сведений; начните с приказа об ответственном, если он у вас не переиздавался.

Стоимость КЭДО и сроки подключения в 2026 году

Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Итоговая сумма собирается из численности и набора функций: до 25 человек хватает базовых шаблонов, а интеграция с 1С:ЗУП, кастомные шаблоны и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес». Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Из одной трудовой книжки кадровая служба получает несколько разных цифр, и подставлять их друг вместо друга нельзя: страховой стаж для пособия сворачивается по 30 дней и 12 месяцев, отпускной считается от рабочего года с округлением половины месяца, а надбавка за выслугу опирается на состав периодов из локального акта. Онлайн-расчёт снимает рутину сложения дат, но не квалифицирует льготные, нестраховые и зарубежные периоды. Источник данных в 2026 году зависит от работника: у одного это бумажная книжка, у другого — выписка из фонда, где до 2020 года есть только последнее кадровое мероприятие.

Мы в Добыто занимаемся кадровым электронным документооборотом и видим одну и ту же связку: пока периоды живут в бумажных подшивках и личных таблицах кадровика, расчёт стажа зависит от одного человека и его памяти. Когда приказы, заявления и сведения о работнике собраны в одном контуре с журналом действий, цифру стажа можно и получить быстрее, и подтвердить при проверке.

Частые вопросы

Считается ли день увольнения в стаж, если работник уволен в выходной день

Считается. Днём прекращения трудового договора по статье 84.1 ТК РФ признаётся последний день работы, и он входит в период независимо от того, рабочий это день по графику или выходной. При расчёте период всегда берётся по дату увольнения включительно, поэтому между двумя соседними местами работы не должно образовываться «лишнего» дня.

Как считать стаж, если организация переименовывалась и в книжке две записи

Запись о переименовании не прерывает период работы: она вносится отдельной строкой со ссылкой на приказ или решение о переименовании, а период считается от даты первоначального приёма до даты увольнения. Ошибка возникает, когда переименование принимают за увольнение и перевод, разбивают период надвое и теряют дни на стыке. Проверяйте формулировку записи: у перевода есть основание в виде приказа о переводе, у переименования — только сведения о смене наименования.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку и стаж подтвердить нечем

Работник подаёт заявление о выдаче дубликата последнему работодателю. В дубликат вносятся общий стаж работы до поступления к этому работодателю суммарно и сведения по каждому периоду отдельно — при наличии подтверждающих документов: трудовых договоров, приказов, справок прежних работодателей или архивных учреждений. Периоды, которые подтвердить нечем, в дубликат не попадают, поэтому запрос архивных справок начинают сразу, не откладывая до момента расчёта пособия.

Нужно ли учитывать учёбу в вузе при расчёте процента больничного

Нет. В страховой стаж для пособий по приказу Минтруда № 585н входят периоды работы по трудовому договору, государственной гражданской и муниципальной службы, военной и приравненной к ней службы. Обучение в вузе или колледже в этот перечень не входит, даже если запись о нём есть в трудовой книжке старого образца. Для пенсионного стажа набор периодов другой, и это одна из причин, по которым две цифры расходятся.

Как посчитать стаж совместителю, если записи о совместительстве в книжке нет

Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по основному месту работы только по желанию работника, поэтому её отсутствие ничего не означает. Период подтверждается трудовым договором о работе по совместительству и справкой этого работодателя. При расчёте помните: если период совместительства полностью или частично совпадает с периодом по основному месту работы, учитывается только один из совпадающих периодов, по выбору самого работника.

Сколько хранятся трудовые книжки, которые работник не забрал при увольнении

Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя 50 лет. До момента выдачи работодатель обязан направить бывшему работнику уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на её отправку по почте: с даты такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Факт выдачи фиксируется распиской и записью в книге учёта движения трудовых книжек.