Запись в трудовой книжке вносится на основании приказа и по тексту совпадает с ним дословно: должность пишется так, как она названа в штатном расписании, основание увольнения — так, как оно сформулировано в статье ТК РФ. Срок на внесение — не позднее 5 рабочих дней после издания приказа, запись об увольнении вносится в день увольнения. Форму бланка и порядок ведения задаёт приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, он действует до 1 сентября 2027 года. Бумажную книжку ведут только тем, кто до 31.12.2020 подал заявление о её сохранении; тем, кто впервые вышел на работу после этой даты, книжку не заводят, по ним работодатель отчитывается сведениями о трудовой деятельности и подразделом 1.1 ЕФС-1.
Разберём структуру записи по четырём графам, сроки для книжки и для подраздела 1.1 ЕФС-1, порядок исправления собственной и чужой ошибки, а также случаи, когда вместо исправления оформляют дубликат. Покажем формулировки, которые инспектор ГИТ читает как нарушение, и то, что работник может проверить сам по сведениям СФР. Сценарная таблица исправлений, образцы кадровых документов, цена ошибки по статье 5.27 КоАП и тарифы КЭДО на 2026 год — во второй половине статьи.
Кому в 2026 году ещё ведут бумажную трудовую книжку
Обязанность вести книжку возникает не с первого дня работы. По статье 66 ТК РФ работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа для работника основная. Пятидневный порог считается по фактически отработанным дням, а не по календарным, и на срочный договор он распространяется так же, как на бессрочный.
Дальше работает разделение, введённое Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Работники, подавшие до 31.12.2020 заявление о сохранении бумажной книжки, продолжают вести её параллельно с электронными сведениями. Тем, кто впервые устроился на работу после 31.12.2020, книжку не заводят вовсе: их трудовая деятельность существует только в виде сведений по статье 66.1 ТК РФ. Работник с бумажной книжкой вправе в любой момент подать заявление о переходе на электронные сведения, после чего книжка выдаётся ему на руки с записью о поданном заявлении. Обратный переход законом не предусмотрен.
Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые в эту схему не попадают: трудовая книжка на них не ведётся, потому что трудовых отношений нет. При этом сведения по подразделу 1.1 ЕФС-1 на исполнителей по гражданско-правовым договорам подаются, и это регулярный источник путаницы в кадровых службах.
В практике Добыто это первое, что мы разводим на старте внедрения: электронный контур закрывает договоры, приказы, заявления и ознакомления, а книжка и приказ об увольнении остаются бумажными. Компания, которая рассчитывала убрать бумагу полностью, получает гибридный процесс, и к нему лучше готовиться заранее, чем обнаруживать его на первом увольнении.
Из чего собирается запись: четыре графы и текст приказа
Раздел «Сведения о работе» устроен как таблица из четырёх граф, и ошибка почти всегда живёт в одной из них. Графа 1 — порядковый номер записи, сквозной в пределах раздела. Графа 2 — дата события в формате арабскими цифрами. Графа 3 — текст записи. Графа 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого запись внесена.
Текст в графе 3 должен точно соответствовать приказу. Наименование должности берётся из штатного расписания, а не из вакансии и не из разговорной практики компании: «менеджер по работе с клиентами» и «клиентский менеджер» — это разные записи, и вторая не подтверждается ни одним документом. Записи производятся без сокращений: «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «перевод» инспектор читает как дефект оформления.
Технические требования проще, чем принято думать. Пишут световодостойкими чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, при этом приказ Минтруда России № 320н прямо разрешил заполнять книжку техническими средствами: переносом красителей или оттиском штампа. Печать проставляется при её наличии у работодателя. С 1 сентября 2021 года отменено требование знакомить работника с каждой записью под подпись в личной карточке, и попытки сохранить эту процедуру только добавляют работы.
Факт: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к трудовым договорам, а новое наименование пойдёт в записи и в код трудовой функции в ЕФС-1.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Наименование должности в записи — это не творчество кадровика, а цитата из штатного расписания. После перехода на ОК 016-2025 мы просим клиентов начинать не с книжек, а со штатки: сначала приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения, потом уже записи. Если сделать наоборот, запись не будет подтверждаться ни одним документом, и на проверке это первое, что видно».
Что проверить до того, как взять ручку
Исправление остаётся в книжке до конца её срока, и работник объясняет его в каждой следующей кадровой службе. Перед внесением записи проверьте шесть позиций.
- Приказ издан и подписан. Запись без изданного приказа не имеет основания для графы 4.
- Наименование должности совпадает с действующей редакцией штатного расписания, а не с текстом вакансии.
- Дата события в приказе и дата, которую вы поставите в графу 2, — это одна и та же дата.
- Порядковый номер продолжает сквозную нумерацию раздела и не дублирует уже существующий.
- Основание увольнения процитировано из ТК РФ с указанием пункта, части и статьи в той формулировке, которая стоит в приказе.
- Свободное место в разделе. Если строки закончились, сначала оформляется вкладыш, и только потом вносится запись.
Как внести запись в трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ и сверьте в нём наименование должности и подразделения со штатным расписанием.
- Шаг 2. Найдите в книжке раздел «Сведения о работе» и определите следующий порядковый номер записи.
- Шаг 3. Если это первая запись у данного работодателя, внесите в графу 3 полное наименование организации, а при наличии — сокращённое; строке с наименованием порядковый номер не присваивается.
- Шаг 4. Внесите дату события в графу 2 арабскими цифрами и текст записи в графу 3 без сокращений.
- Шаг 5. Заполните графу 4: вид документа, его дата и номер. Для приёма и перевода это приказ, для увольнения — приказ, для награждения — приказ или иное решение работодателя.
- Шаг 6. Сверьте графу 3 с текстом приказа посимвольно в части должности и основания увольнения.
- Шаг 7. Внесите запись в книгу учёта движения трудовых книжек и подайте подраздел 1.1 ЕФС-1 в срок, установленный для этого кадрового события.
Соберите приказ, на который будет ссылаться запись
Сроки: что идёт в книжку, что в ЕФС-1 и когда
Два срока живут параллельно и считаются по-разному: срок внесения записи в книжку установлен порядком № 320н, срок подачи сведений в Социальный фонд России — законодательством о персонифицированном учёте. Форма ЕФС-1, действующая в 2026 году, утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.
| Событие | Запись в трудовой книжке | Подраздел 1.1 ЕФС-1 | Основание |
|---|---|---|---|
| Приём на работу | не позднее 5 рабочих дней после издания приказа | не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | приказ о приёме |
| Перевод на другую постоянную работу | не позднее 5 рабочих дней после издания приказа | не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события | приказ о переводе |
| Увольнение | в день увольнения | не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | приказ об увольнении |
| Присвоение квалификации, разряда, класса | не позднее 5 рабочих дней после издания приказа | не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события | приказ работодателя |
| Награждение за успехи в работе | не позднее 5 рабочих дней, раздел «Сведения о награждении» | не подаётся | приказ или иное решение работодателя |
| Заявление работника о переходе на электронные сведения | запись о поданном заявлении, книжка выдаётся работнику на руки | не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи | письменное заявление работника |
Из таблицы видно ловушку: по приёму и увольнению срок для фонда короче срока для книжки. Кадровик, который держит в голове только пятидневный срок, спокойно опаздывает с отчётом на четыре дня и получает финансовую санкцию раньше, чем успевает взять книжку в руки.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: при переводе ситуация обратная — запись в книжку вносится за 5 рабочих дней, а сведения в фонд уходят только к 25-му числу следующего месяца. Компании, которые ставят подачу ЕФС-1 «сразу после записи», в этом случае ничего не нарушают, но теряют возможность собрать переводы за месяц одним пакетом. В проектах Добыто мы настраиваем маршрут так, чтобы приём и увольнение уходили в фонд следующим рабочим днём, а переводы копились до 25-го числа.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы в электронном виде, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. С книжкой то же самое: сначала проверяется, был ли приказ и совпадает ли он с записью, а уже потом — как запись выглядит».
Образцы кадровых документов по учёту трудовых книжек
Комплект закрывает весь цикл работы с бумажной книжкой; начинать удобно с приказа о назначении ответственного, без него остальные документы некому подписывать.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Ошибка уже внесена: как исправить и когда нужен дубликат
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивание неточной или неправильной записи не допускается. Правильный механизм другой: следующей по порядку записью вносится «Запись за номером таким-то недействительна», затем сразу вносится верная запись, а в графе 4 указывается документ-основание. Дата в графе 2 у записи об аннулировании — дата фактического исправления, а не дата исходного события.
Титульный лист правится иначе. Прежняя фамилия, имя или отчество зачёркиваются одной чертой, рядом записываются новые данные, а ссылка на документ-основание, например на свидетельство о заключении брака, делается на внутренней стороне обложки и заверяется подписью работодателя или ответственного лица и печатью при её наличии. Тот же порядок применяется к дате рождения и сведениям об образовании.
Чужая ошибка и что с ней делать
Исправление вносит тот работодатель, который ошибку допустил. Текущий работодатель вправе исправить запись предыдущего, но только на основании официального документа этого предыдущего работодателя: справки, копии приказа, выписки. Самостоятельно перебивать чужую запись «по логике» нельзя, и именно на этом кадровые службы чаще всего выходят за рамки своих полномочий.
Сценарии и правильные ответы удобнее держать в одной таблице.
| Ситуация | Что делать | Чем оформляется |
|---|---|---|
| Опечатка в должности, ошибку допустили вы | признать запись недействительной и внести верную | приказ работодателя |
| Неверная дата приёма или увольнения | аннулировать запись и повторить её с правильной датой из приказа | приказ, на который ссылается графа 4 |
| Ошибку допустил предыдущий работодатель | запросить у него официальный документ и исправить по нему | справка или копия приказа прежнего работодателя |
| Сменилась фамилия работника | зачеркнуть прежние данные одной чертой на титульном листе | свидетельство о заключении или расторжении брака |
| Признана недействительной запись об увольнении или переводе | по письменному заявлению работника оформить дубликат без порочащей записи | заявление работника и документы о стаже |
| Книжка утрачена или пришла в негодность | выдать дубликат в течение 15 рабочих дней со дня подачи заявления | заявление работника, подтверждающие документы |
Дубликат заполняется по документам о стаже: приказам, справкам, договорам, архивным выпискам. Общий стаж до поступления к данному работодателю записывается суммарно без расшифровки по организациям, а дальше сведения переносятся по каждому подтверждённому периоду. Если подтверждающих документов нет, стаж в дубликат не попадает, и восстанавливать его придётся через суд.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно: заявление работник подаёт электронно, а приказ, ознакомление и запись в книжке уходят на бумагу.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Компания рассчитывает полностью убрать бумагу из процесса увольнения, а получает гибрид. Проверьте по своему регламенту увольнения, кто физически берёт в руки книжку в последний рабочий день сотрудника и что он делает, если сотрудник в этот день не пришёл».
Что делать работнику, если запись неверная
Работник видит ошибку обычно не в момент внесения, а через несколько лет, при оформлении пенсии или при трудоустройстве. Проверить свои данные можно раньше: сведения о трудовой деятельности из информационных ресурсов фонда выдаются в форме СТД-СФР, и посмотреть их можно в личном кабинете на портале госуслуг или заказать бумажную выписку. Порядок получения и состав сведений описаны в разделе про электронную трудовую книжку на сайте Социального фонда России.
Если расхождение обнаружено, порядок такой. Сначала письменное обращение к работодателю, который внёс запись: по статье 62 ТК РФ он обязан выдать копии документов, связанных с работой, в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Копия приказа покажет, где именно расходятся приказ и запись. Дальше — заявление об исправлении. Если работодатель отказал или ликвидирован, следующие адреса — государственная инспекция труда и суд.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельно стоит проверять формулировку основания увольнения. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает работнику не полученный им заработок, если тот не мог трудоустроиться из-за внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения. Требование здесь денежное: работник взыскивает заработок за период, когда не смог устроиться на работу.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что проверять записи по всей компании некому, сплошная сверка книжек с приказами делается один раз перед проверкой, а дальше поддерживается автоматически: в КЭДО Добыто приказ и данные сотрудника хранятся в одной карточке, и расхождение видно без поднятия архива.
Сколько стоит ошибка в записи
Нарушение порядка ведения трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо, от 1000 до 5000 рублей на индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, от 50 000 до 70 000 рублей на организацию.
К административному штрафу добавляется финансовая санкция за сведения: непредставление в срок или представление неполных и недостоверных сведений по подразделу 1.1 ЕФС-1 стоит 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ. При штате 300 человек и системной ошибке в подаче это 150 000 рублей. Санкцию можно уплатить в размере половины суммы, если перечислить её в течение первых 10 календарных дней с даты получения требования.
Третья часть цены не оформляется постановлением: это время. Один дубликат — это заявление работника, сбор подтверждающих документов по всем прежним местам работы, заполнение нового бланка и 15 рабочих дней срока. Мы считаем этот сценарий самым дорогим, потому что он полностью ложится на кадровую службу и не ускоряется деньгами.
Когда бумажная книжка и КЭДО не закрывают задачу
КЭДО не решает вопрос трудовой книжки и не должен его решать. Электронный документооборот убирает бумагу из договоров, приказов, заявлений и ознакомлений, но книжка остаётся физическим документом, который хранится в сейфе, выдаётся под расписку и заполняется от руки или штампом. Компании, у которых остался один работник с бумажной книжкой, всё равно ведут книгу учёта движения и приходно-расходную книгу бланков.
Обратная ситуация тоже встречается: если в компании не осталось ни одного работника с бумажной книжкой, задача сводится к своевременной подаче ЕФС-1 и выдаче СТД-Р при увольнении. Разворачивать под это отдельный процесс работы с бланками не нужно, достаточно закрыть учёт бланков и оставить хранение уже закрытых книг.
Полезно знать: Минтруд разработал законопроект, допускающий использование отечественного мессенджера MAX для электронного документооборота между работником и работодателем. На сегодня это проект, а не действующая норма: виды подписи для конкретных кадровых документов определяются действующей редакцией статей 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд работнику отказал: положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников и письменное согласие работника у работодателя были. Кассация акты отменила, при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а собственная система работодателя всё это зафиксировала. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом, и чтобы она что-то значила, её заверяют: оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие кадровые документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность».
Стоимость КЭДО Добыто и сроки подключения
Стоимость зависит от численности сотрудников, состава видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, персональный менеджер, API | по запросу | SLA 99.9% |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма собирается из численности и набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Правильная запись держится на трёх опорах: изданный приказ, совпадение текста записи с приказом и соблюдение двух параллельных сроков — пяти рабочих дней для книжки и следующего рабочего дня для подраздела 1.1 ЕФС-1 по приёму и увольнению. Ошибку в разделах о работе и о награждении не зачёркивают, а аннулируют отдельной записью и повторяют верную. Дубликат нужен там, где исправление невозможно: при утрате книжки, её негодности и при недействительной записи об увольнении или переводе. Работник проверяет свои данные по сведениям СФР и требует копии документов по статье 62 ТК РФ в трёхдневный срок.
Бумажная книжка останется вне электронного контура и после перехода на КЭДО, поэтому мы в Добыто с самого начала разделяем два потока: то, что уходит в электронный вид, и то, что остаётся на бумаге с сейфом, книгой учёта и ответственным лицом. Такая развилка, зафиксированная на старте, снимает большую часть вопросов на первой же проверке.
Частые вопросы
Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о работе по совместительству
Запись вносится по желанию работника и только по месту основной работы. Основанием служит документ, подтверждающий работу по совместительству: справка или копия приказа от второго работодателя. Работодатель по совместительству книжку не ведёт и не хранит. Если работник о такой записи не просил, отсутствие сведений о совместительстве нарушением не является.
Что делать, если в разделе «Сведения о работе» закончились строки
Оформляется вкладыш, который заполняется и ведётся в том же порядке, что и сама книжка. На титульном листе книжки ставится штамп или делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Вкладыш без трудовой книжки недействителен, поэтому его вшивают и хранят вместе с ней. Каждый следующий вкладыш требует отдельной отметки.
Вносится ли в трудовую книжку запись о дисциплинарном взыскании
Сведения о взысканиях в книжку не вносятся. Единственное исключение — случай, когда дисциплинарным взысканием является само увольнение: тогда в книжке появляется запись об увольнении с основанием по соответствующему пункту статьи 81 ТК РФ. Выговор и замечание в книжке не отражаются никогда, даже по требованию руководителя.
Что делать с трудовыми книжками работников, которые перешли на электронные сведения
Книжка выдаётся работнику на руки, у работодателя она больше не хранится, и ответственность за её сохранность с работодателя снимается. Выдача фиксируется записью в книге учёта движения трудовых книжек и распиской работника. Перед выдачей в книжку вносится запись о том, что работник подал письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Кто исправляет запись, если организация, допустившая ошибку, ликвидирована
При наличии правопреемника исправление вносит он. Если правопреемника нет, запись исправляет текущий работодатель по последнему месту работы, но только на основании документа: архивной справки, копии приказа из архива или решения суда об установлении факта работы. Без такого документа исправление вносить нельзя, даже когда ошибка очевидна.
Обязан ли работодатель выдать дубликат, если книжку потерял сам работник
Да. Дубликат выдаётся по письменному заявлению работника в течение 15 рабочих дней со дня его подачи, и вина работника в утрате на эту обязанность не влияет. Заявление подаётся по последнему месту работы. Сведения о стаже переносятся в дубликат только по подтверждающим документам, поэтому собирать справки с прежних мест работы придётся самому работнику.
