Трудовая книжка работника хранится у работодателя по основному месту работы: в сейфе или металлическом шкафу кадровой службы, отдельно от чистых бланков. Отвечает за сохранность работодатель как организация, а конкретные действия выполняет сотрудник, назначенный приказом, — он ведёт, учитывает, хранит и выдаёт книжки. Главное различие определяет, есть ли у вас вообще предмет хранения. У тех, кто написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажный документ выдан на руки, и работодатель освобождён от ответственности за его ведение и хранение. У тех, кто заявление не подавал, книжка лежит в кадрах до дня увольнения.
Разберём, каким приказом закрепляется ответственный, какие две книги учёта работодатель теперь разрабатывает сам, как оборудовать место хранения и что делать с книжками, которые уволенные так и не забрали. Покажем, откуда берутся 50 и 75 лет хранения и почему невостребованная книжка не уничтожается через год. Сроки выдачи на руки, порядок оформления дубликата, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, стоимость перевода остальных кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где физически лежит трудовая книжка: четыре сценария
Место хранения зависит не от размера компании и не от отрасли, а от того, какой выбор работник сделал по своей трудовой книжке и в каком статусе он находится сейчас. Ниже — четыре ситуации, которые закрывают почти всю практику.
| Ситуация работника | Где лежит бумажная книжка | Кто отвечает за сохранность |
|---|---|---|
| Работает, заявление о переходе на ЭТК не подавал | У работодателя по основному месту работы | Работодатель и назначенное приказом лицо |
| Подал заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде | На руках у работника, выдана в день подачи заявления с итоговой записью | Работник. Работодатель освобождён от ответственности по части 3 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ |
| Уволен, книжку в день увольнения не получил | У последнего работодателя, до востребования | Последний работодатель по пункту 43 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н |
| Впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года | Бумажной книжки нет, сведения ведутся только в информационных ресурсах Социального фонда России | Предмета хранения нет |
Отдельная ситуация — совместительство. Книжка совместителя остаётся у основного работодателя, а запись о работе по совместительству по желанию работника вносит тот же основной работодатель на основании документа, подтверждающего работу. Требовать книжку у совместителя нельзя: у второй компании нет ни оснований её принимать, ни права её хранить.
Работнику, который не помнит, что именно он выбрал в 2020-2021 годах, проще всего свериться с первоисточником: выписка из электронной трудовой книжки на сайте Социального фонда России показывает, ведутся ли по нему сведения о трудовой деятельности в электронном виде и какие кадровые мероприятия работодатель туда передал.
Кто отвечает за сохранность книжек и как это оформляется приказом
Ответственность распределена на двух уровнях. Обязанность вести и хранить трудовые книжки лежит на работодателе как на организации: штраф от государственной инспекции труда приходит юридическому лицу и его руководителю. Внутри компании работу выполняет конкретный человек, и он назначается приказом (распоряжением) работодателя — это прямое требование Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Приказ работает, только если в нём есть четыре элемента: фамилия, имя, отчество и должность ответственного; перечень поручаемых действий (ведение, учёт, хранение, выдача книжек и вкладышей); лицо, замещающее ответственного на время отпуска, болезни и командировки; дата, с которой полномочия начинаются. Пункт про замещение пропускают чаще всего, и он же даёт расхождение при проверке: книжку выдал один сотрудник, а по приказу отвечал другой, который был в отпуске.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Трудовой кодекс обязывает организацию хранить кадровые документы, но не описывает, как именно это делать: технику хранения задаёт архивное законодательство. Практический вывод простой — требования, которые вы привыкли применять к бумажному архиву, действуют и здесь. В конце календарного года подразделение формирует дела по утверждённой номенклатуре и передаёт их на хранение, и трудовые книжки уволенных попадают в этот же контур, а не остаются лежать в ящике стола до бесконечности.»
Полезно знать: трудовые книжки, приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, перевести в электронный вид нельзя ни при каких настройках системы. Остальные кадровые документы закон разрешает вести электронно без дублирования на бумаге.
Материальная ответственность самого кадровика ограничена трудовым законодательством и должностной инструкцией: взыскать с него штраф, наложенный на организацию, нельзя. Поэтому единственная работающая защита компании — не поиск виноватого после проверки, а порядок доступа к шкафу и учёт выдачи, зафиксированные до неё.
Как оборудовать место хранения и что смотрит инспектор
Приказ № 320н не описывает мебель и не называет марку сейфа. Он ставит результат: работодатель обязан обеспечить сохранность книжек, а бланки трудовой книжки и вкладыша хранятся как документы строгой отчётности и выдаются ответственному лицу по его заявке. Дальше подключается 152-ФЗ: трудовая книжка целиком состоит из персональных данных, поэтому доступ к ней ограничивается кругом лиц, определённым работодателем.
Практический минимум складывается из пяти вещей: запираемый металлический шкаф или сейф; помещение, которое закрывается на время отсутствия кадровой службы; перечень лиц с правом доступа, утверждённый работодателем; раздельное хранение заполненных книжек и чистых бланков; отдельное место для книжек уволенных, которые не забрали документ. Чистые бланки обычно держит бухгалтерия и передаёт ответственному по заявке — это не формальность, а способ развести учёт материальной ценности и учёт документа работника.
Что проверить до того, как к вам придут: чек-лист по хранению
- Приказ о назначении ответственного действует, должность в нём совпадает с фактической, замещающее лицо указано.
- Фактическое количество книжек сверено с книгой учёта движения: расхождение в одну книжку означает, что документ работника лежит вне учёта.
- Книжки уволенных отделены от книжек работающих, по каждой видно, направлялось ли уведомление о явке.
- Чистые бланки пересчитаны и сверены с приходно-расходной книгой, испорченные списаны актом.
- Перечень лиц с доступом к шкафу утверждён, у уволенных кадровиков доступ снят.
- Записи о выдаче подтверждены подписью работника или его распиской.
Расхождение по любому из шести пунктов чинится за один рабочий день до проверки и не чинится вовсе после неё, потому что инспектор фиксирует состояние на дату осмотра. В проектах Добыто мы начинаем внедрение именно с этой сверки: пока фактический остаток книжек не сходится с учётом, переносить в электронный вид остальные документы бессмысленно — расхождение всплывёт при первой же выгрузке данных из кадровой системы.
Учёт трудовых книжек: две книги, которые работодатель разрабатывает сам
Учёт с 1 сентября 2021 года ведётся по двум направлениям: учёт бланков трудовой книжки и вкладыша и учёт движения самих трудовых книжек. Формы этих книг работодатель разрабатывает самостоятельно — типовые бланки, которые кадровики покупали десятилетиями, перестали быть обязательными вместе с отменой прежних правил. Использовать привычную форму можно, но теперь как собственную, утверждённую внутренним документом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В книге учёта движения по каждому работнику должно читаться: дата приёма книжки, фамилия и инициалы владельца, серия и номер бланка, должность и подразделение, дата и номер приказа о приёме, подпись принявшего книжку ответственного, дата выдачи при увольнении и подпись работника о получении. Приходно-расходную книгу ведёт тот, кто закупает бланки: в неё попадают поступление партии с серийными номерами, выдача бланков ответственному и списание испорченных.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «В среднем один специалист по кадрам ведёт 400-500 человек, и на каждого из них за год приходится порядка 30 кадровых документов. При такой нагрузке книга учёта движения трудовых книжек заполняется последней, уже после закрытия месяца, и именно в ней копятся пропуски. Мы советуем привязывать запись в книге не к концу месяца, а к моменту издания приказа о приёме или увольнении: тогда сверка перед проверкой занимает час, а не два дня.»
Факт: на одного сотрудника приходится около 30 кадровых документов в год, а доставка одного пакета документов курьером по городу стоит от 400 рублей. Трудовая книжка в этот поток не входит: она оформляется один раз и лежит в сейфе, а расходы создают все остальные документы.
В практике Добыто мы разделяем эти два учёта между разными людьми: движение книжек ведёт кадровая служба, бланки — бухгалтерия. Совмещение в одних руках удобно ровно до первой инвентаризации, когда некому подтвердить остаток бланков независимо от того, кто их расходовал.
Приказы, книги учёта и расписки для организации хранения трудовых книжек
Комплект закрывает весь цикл от назначения ответственного до списания испорченного бланка; начинать стоит с приказа, потому что без него остальные документы никому не поручены.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Скачать |
Сколько хранить трудовые книжки, книги учёта и бланки
Сроки задаёт не Трудовой кодекс, а архивное законодательство: 125-ФЗ об архивном деле и Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Разделительная дата — 1 января 2003 года: документы по личному составу, законченные делопроизводством после неё, хранятся 50 лет, законченные до неё — 75 лет.
| Объект хранения | Срок | С какого момента считается |
|---|---|---|
| Трудовая книжка работающего сотрудника | Весь период работы | До дня прекращения трудового договора |
| Невостребованная книжка уволенного, дело закончено после 01.01.2003 | 50 лет | От даты увольнения, книжка хранится до востребования владельцем |
| Невостребованная книжка, дело закончено до 01.01.2003 | 75 лет | От даты окончания делопроизводства по документу |
| Книга учёта движения трудовых книжек | 50 лет | После внесения последней записи и закрытия книги |
| Книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша | 5 лет | После окончания книги |
Из таблицы следует практическое правило комплектования: книжки уволенных нельзя держать в одной пачке с книжками работающих, потому что у них разный режим и разная дата отсчёта. Уничтожение по истечении срока проводится не решением кадровика, а по акту после экспертизы ценности документов.
Когда трудовую книжку выдают на руки и в какие сроки
Держать книжку у себя постоянно работодатель не обязан и не вправе: закон называет четыре случая, когда документ уходит работнику.
- День прекращения трудового договора. Статья 84.1 ТК РФ: книжку выдают в последний рабочий день вместе с окончательным расчётом.
- Заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Работодатель вносит запись о подаче заявления и выдаёт книжку в день обращения. С этого дня он не отвечает за её ведение и хранение.
- Письменное заявление для целей обязательного социального страхования. Статья 62 ТК РФ: книжку выдают не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, работник обязан вернуть её не позднее трёх рабочих дней.
- Письменное обращение уже уволенного работника. Книжку выдают не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.
Копии документов, связанных с работой, и выписки из трудовой книжки выдаются по той же статье 62 в трёхдневный срок и заверяются надлежащим образом. Оригинал по любому другому поводу — для банка, для визы, для подтверждения стажа — на руки не выдаётся, потому что за его сохранность в этот период никто не отвечает.
Как закрыть выдачу книжки, если уволенный за ней не пришёл: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте факт: составьте акт о том, что в день прекращения трудового договора работник отсутствовал или отказался получать книжку. Акт подписывают двое свидетелей из числа работников.
- Шаг 2. Направьте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие на её отправку по почте. Отправляйте заказным письмом с уведомлением по адресу из личной карточки.
- Шаг 3. Сохраните доказательство отправки: опись вложения и квитанцию. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
- Шаг 4. Отметьте в книге учёта движения, что книжка не выдана, и укажите реквизиты уведомления. Уберите книжку в отдельную ячейку для невостребованных.
- Шаг 5. Отправляйте книжку почтой только после получения письменного согласия работника. Без согласия пересылка запрещена, а утрата при пересылке ляжет на работодателя.
- Шаг 6. Получив обращение бывшего работника, выдайте книжку в течение трёх рабочих дней и возьмите расписку о получении.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «При проверке инспектор запрашивает не всю папку, а именно тот документ, которого, по его предположению, не хватает: расписку, уведомление, подпись в книге учёта. В бумажном кадровом учёте это самая частая точка отказа — документ существует, но подписи на нём нет или он не найден в срок. Поэтому расписку о получении книжки имеет смысл подшивать в личное дело сразу, а не складывать в общую стопку до конца месяца.»
Утрата, порча и дубликат трудовой книжки
Работник, потерявший книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, где внесена последняя запись. Дубликат оформляет именно этот работодатель, а не тот, кто когда-то заводил документ. Срок — не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.
В дубликат вносятся сведения об общем и непрерывном стаже до поступления к данному работодателю, подтверждённые документами: справками прежних работодателей, приказами, трудовыми договорами, выписками из ЭТК. Суммарный стаж указывается общим числом лет, месяцев и дней без расшифровки по компаниям, а затем расписываются периоды, по которым есть подтверждающие документы. Испорченный при заполнении бланк уничтожается по акту, а его номер списывается в приходно-расходной книге.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сколько стоит ошибка в хранении трудовых книжек
Прямая цена нарушения задана частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей, на индивидуального предпринимателя от 1000 до 5000 рублей, на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 стоит дороже: должностному лицу от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, юридическому лицу от 50 000 до 70 000 рублей.
Вторая часть цены не административная. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает работнику не полученный им заработок, если тот лишился возможности трудиться из-за задержки выдачи трудовой книжки. Для сотрудника со средней зарплатой два месяца поиска работы превращаются в сумму, которая перекрывает штраф, а спор о ней рассматривает суд. Отдельно считается стоимость восстановления: сбор справок от прежних работодателей для дубликата занимает недели, а по ликвидированным компаниям подтверждение стажа приходится добывать через архивы.
Чего КЭДО не решает: почему сейф останется
Кадровый электронный документооборот не отменяет бумажную трудовую книжку. Статья 22.1 ТК РФ прямо исключает из электронного оборота трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Компания, у которой остались сотрудники с бумажными книжками, продолжает держать сейф, вести две книги учёта и назначать ответственного приказом — независимо от того, насколько глубоко у неё автоматизировано всё остальное.
Внимание: работники, принятые до 31 декабря 2021 года, дают письменное согласие на переход на кадровый электронный документооборот. Отказ от КЭДО не является основанием для увольнения или иных санкций: для отказавшихся работодатель продолжает вести документы на бумаге.
Если вы работодатель и читаете это с мыслью, что бумажная книжка тянет за собой весь остальной бумажный документооборот, — связь обратная. Книжка оформляется один раз, а нагрузку создают те самые 30 документов в год на человека, которые закон разрешает вести электронно. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: сначала одно подразделение, потом остальные. Дольше всего идёт не техника, а организационная часть — разработать положение о КЭДО, утвердить его и собрать согласия работников.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Интеграция с 1С:ЗУП занимает считаные минуты, а сбор согласий на КЭДО — недели, и это соотношение не меняется от численности. Поэтому проект надо планировать от даты, к которой у вас будут подписаны согласия, а не от даты установки модуля. Проверьте по своей базе, сколько сотрудников принято до 31 декабря 2021 года: именно с ними придётся работать отдельно.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма собирается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес». Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются без отдельной оплаты, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса и 152-ФЗ о персональных данных, а сменить тариф можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Бумажная трудовая книжка лежит у работодателя по основному месту работы под ответственностью назначенного приказом сотрудника, а после увольнения остаётся у последнего работодателя до востребования — 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства. Организация хранения складывается из четырёх элементов: приказ с указанием замещающего лица, запираемый шкаф с ограниченным доступом, две книги учёта собственной разработки и раздельное хранение книжек, бланков и невостребованных документов. Выдача на руки допустима в четырёх случаях, и каждый из них подтверждается подписью или распиской.
Сама книжка в электронный вид не переводится, но всё, что вокруг неё, — приказы, заявления, уведомления, согласия, ЛНА — закон разрешает вести без бумаги. Мы в Добыто выстраиваем этот контур так, чтобы кадровая служба тратила время на учёт книжек и архив, а не на печать и разноску документов, которые давно можно подписывать электронной подписью.
Частые вопросы
Может ли работник забрать бумажную книжку насовсем, не переходя на электронную?
Нет. Пока работник не подал заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, бумажная книжка остаётся у работодателя до дня увольнения. Единственное исключение — выдача по статье 62 ТК РФ для целей обязательного социального страхования: книжку выдают не позднее трёх рабочих дней, и работник обязан вернуть её в тот же трёхдневный срок. Для банка, визового центра или суда достаточно заверенной копии или выписки, которые тоже выдаются за три рабочих дня.
Кто хранит книжку дистанционного работника?
Запись в бумажную книжку дистанционного сотрудника вносится по его желанию и только при условии, что он предоставил документ, в том числе направив его по почте заказным письмом с уведомлением. Если книжку он не передавал, у работодателя её нет и хранить нечего: сведения о работе формируются в информационных ресурсах Социального фонда России. Пересылать книжку обратно почтой без письменного согласия работника нельзя.
Что делать с невостребованными книжками при ликвидации компании?
Уничтожать их нельзя: до истечения 50 или 75 лет это документы по личному составу. При ликвидации организации документы по личному составу передаются в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив на условиях договора, а обязанность по передаче лежит на ликвидационной комиссии или конкурсном управляющем. Бывший работник после этого запрашивает сведения о стаже уже в архиве, а не у несуществующего работодателя.
Можно ли хранить трудовые книжки филиала в головном офисе?
Можно, если такой порядок закреплён внутренним документом и в каждом месте понятно, кто отвечает за книжки. Здесь важнее не адрес, а два условия: приказ о назначении ответственного распространяется на работников филиала, и книга учёта движения ведётся так, чтобы по ней читалось фактическое местонахождение каждой книжки. Проблемы начинаются, когда книжки лежат в филиале, а ответственный назначен только в головном офисе.
Обязательно ли покупать типографские бланки книжек и кто их оплачивает?
Бланк трудовой книжки и вкладыша — документ строгой отчётности, работодатель обязан постоянно иметь их необходимый запас и выдавать ответственному лицу по заявке. Стоимость бланка при выдаче работнику работодатель вправе компенсировать за счёт работника, кроме случаев, когда бланк испорчен по вине самого работодателя. Испорченный при заполнении бланк не выбрасывается, а списывается актом с указанием серии и номера.
Что делать, если книжки пострадали при затоплении или пожаре в офисе?
Порядок тот же, что при утрате: работодатель по последнему месту работы оформляет дубликаты по заявлениям работников в срок не позднее 15 рабочих дней. Стаж восстанавливается по подтверждающим документам — приказам, трудовым договорам, справкам прежних работодателей, выпискам о трудовой деятельности из Социального фонда. Факт повреждения фиксируется актом с перечнем пострадавших книжек: этот акт становится основанием для массового оформления дубликатов и для объяснений при проверке.
Нужно ли вести книгу учёта движения, если бумажных книжек в компании не осталось?
Пока в организации нет ни одной бумажной книжки, движения нет и записи не появляются, но закрывать книгу и уничтожать её нельзя: срок хранения 50 лет отсчитывается после внесения последней записи. Книга сдаётся в архив в общем порядке. Если позже придёт сотрудник с бумажной книжкой, принятый на работу до 2021 года и не переходивший на электронный формат, учёт возобновляется, а обязанность назначить ответственного приказом возвращается вместе с ним.
