Трудовая книжка и стаж онлайн собираются из трёх источников, и ни один из них не покрывает всю трудовую биографию человека целиком. Сведения о трудовой деятельности с 2020 года лежат в информационных ресурсах Социального фонда России: работник берёт их на Госуслугах формой СТД-СФР, работодатель выдаёт свою часть формой СТД-Р — в день увольнения либо не позднее трёх рабочих дней с даты письменного заявления. Периоды до 1 января 2020 года в электронном виде не появились: их подтверждает бумажная трудовая книжка или выписка из индивидуального лицевого счёта. Главное различие, от которого зависит расчёт: для пособия по нетрудоспособности считают страховой стаж по правилам приказа Минтруда № 585н, для ежегодного отпуска — стаж по статье 121 ТК РФ, и совпадают эти два числа редко.
Разберём, какой источник закрывает какую задачу кадровика: приём, больничный, отпуск, увольнение и трудовой спор требуют разных выписок. Покажем порядок получения сведений онлайн, сроки подраздела 1.1 формы ЕФС-1 и цену опоздания — 500 рублей за каждого работника по части 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ. Во второй половине статьи — сценарная таблица по типовым ситуациям, чек-лист сверки данных перед расчётом, тарифы на КЭДО и ответы на частые вопросы.
Какие данные о трудовой деятельности доступны онлайн и за какой период
Трудовая биография одного человека сейчас разложена по четырём хранилищам, и у каждого свой горизонт. Информационные ресурсы Социального фонда России держат кадровые мероприятия с 2020 года. Индивидуальный лицевой счёт помнит периоды и взносы с момента регистрации человека в системе персонифицированного учёта. Бумажная трудовая книжка остаётся единственным носителем записей за девяностые и нулевые. Личное дело у бывшего работодателя хранит приказы и договоры, из которых восстанавливают спорный период.
Ниже сведены источники, которые кадровик реально запрашивает в работе, с указанием формы, периода и срока получения.
| Источник | Что содержит | Период | Срок и основание |
|---|---|---|---|
| СТД-Р от работодателя | Приём, переводы, увольнение у этого работодателя, должность, основание | Период работы в компании | В день прекращения трудового договора; в период работы — не позднее 3 рабочих дней с даты заявления. Форма по приказу Минтруда от 10.11.2022 № 713н |
| СТД-СФР из Социального фонда | Кадровые мероприятия по всем работодателям, которые подали ЕФС-1 | С 2020 года | Госуслуги, МФЦ, территориальный орган СФР. Форма по приказу Минтруда № 713н |
| Выписка из индивидуального лицевого счёта | Периоды работы, страховые взносы, работодатели, пенсионные коэффициенты | С регистрации в системе персонифицированного учёта | Приходит в личный кабинет Госуслуг в течение дня |
| Бумажная трудовая книжка | Записи о работе, награждениях, вкладыш | Вся история до 2020 года и далее у тех, кто сохранил бумажную форму | На руках у работника либо у работодателя. Порядок ведения — приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, действует до 01.09.2027 |
| Приказы и договоры из личного дела | Даты, должность, условия, основание кадрового мероприятия | Пока действует срок хранения | По запросу к работодателю или в архив |
Из таблицы видно, где проходит граница скорости: за минуту закрываются две верхние строки и лицевой счёт, а всё, что старше 2020 года и требует подтверждения документом, идёт через запросы и бумагу. В практике Добыто именно на этой границе рушатся сроки: кадровик рассчитывает собрать данные к вечеру, а упирается в период работы у организации, которой уже нет.
Электронная трудовая книжка: что в ней есть и чего в ней нет
Электронная трудовая книжка — это не файл и не документ, который где-то лежит. Статья 66.1 ТК РФ описывает её как сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в Социальный фонд, а фонд хранит на индивидуальном лицевом счёте работника. Отсюда следует практическое ограничение: в электронном формате фиксируются только сведения начиная с 2020 года, информация о работе до этого периода хранится в бумажной трудовой книжке. Тем, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не заводят вовсе. Тот, кто подал заявление о сохранении бумажной формы, получает записи параллельно в обе версии.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге — основание статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно: заявление работник подаёт электронно, приказ и ознакомление уходят на бумагу.
Бумажная трудовая книжка попала в короткий перечень документов, которые закон оставил вне электронного кадрового документооборота, вместе с актом о несчастном случае, приказом об увольнении и подтверждением инструктажа по охране труда.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о сведениях, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанной от руки страницы трудовой книжки и файл СТД-Р, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Важный нюанс из практики: электронная форма кадрового документа появляется у работодателя не сама по себе, а вместе с введённым КЭДО. Показательна история с расчётными листками: сам по себе листок электронно не отправляется, но при введённом по правилам ТК РФ кадровом электронном документообороте отправляется. Меняется не документ, а правовое основание для электронного взаимодействия в целом.
Как получить сведения онлайн: СТД-Р, СТД-СФР и выписка из лицевого счёта
Три маршрута отличаются тем, кто инициирует запрос. СТД-Р формирует работодатель по своим кадровым данным. СТД-СФР работник получает сам через личный кабинет на Госуслугах, в МФЦ или в территориальном органе фонда. Выписка из лицевого счёта заказывается там же и приходит в личный кабинет в течение дня. Работодатель напрямую в базу фонда за историей кандидата не ходит: сведения о трудовой деятельности запрашиваются у самого человека, и обработка этих данных подчиняется 152-ФЗ.
Внимание: статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на взаимодействие через КЭДО. Без согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, а ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке.
Как собрать сведения о трудовой деятельности работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, какой стаж считаете. Для пособия по нетрудоспособности нужен страховой стаж за всю трудовую жизнь, для отпуска — стаж работы у текущего работодателя по статье 121 ТК РФ. Объём запроса зависит от ответа.
- Шаг 2. Возьмите у работника письменное согласие на обработку персональных данных и уточните, сохранил ли он бумажную трудовую книжку. От этого зависит, чем подтверждается период до 2020 года.
- Шаг 3. Попросите работника заказать сведения о трудовой деятельности из ресурсов фонда и выписку из индивидуального лицевого счёта через личный кабинет на Госуслугах. Выписка приходит в кабинет в течение дня.
- Шаг 4. Сверьте электронные сведения с бумажной книжкой построчно: даты приёма и увольнения, наименование организации, основание увольнения. Расхождение в одной дате смещает весь расчёт.
- Шаг 5. Закройте разрывы. Периоды, которых нет ни в выписке, ни в книжке, подтверждаются трудовым договором, приказом, справкой прежнего работодателя или архивной справкой.
- Шаг 6. Зафиксируйте расчёт письменно с указанием источника по каждому периоду. Через год ни вы, ни проверяющий не восстановите, откуда взялась конкретная дата.
Официальное описание состава сведений и способов их получения ведомство держит на странице про электронную трудовую книжку на сайте Социального фонда России: там же указано, что при увольнении сведения выдаются в день прекращения трудового договора, а в период работы — не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
Заказ полной выписки удобнее делать через сервис выписки из лицевого счёта в СФР: она показывает не только кадровые мероприятия, но и периоды, за которые начислялись страховые взносы. Разрыв между этими двумя срезами — первый признак того, что данные придётся достраивать документами.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте электронную подпись на выписке о трудовой деятельности
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Важный нюанс из практики: когда электронный кадровый документ доходит до суда, доказывают четыре обстоятельства подряд — получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли электронную подпись, получил ли электронный документ. Сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Границы электронных данных: что онлайн не соберётся
Онлайн-сбор перестаёт работать в пяти ситуациях, и все они встречаются в обычной кадровой практике. Периоды до 1 января 2020 года в электронных сведениях отсутствуют. Работа у организации, которая ликвидирована, подтверждается только архивной справкой. Периоды без начисленных страховых взносов в лицевом счёте не появятся. Льготный и специальный стаж требует отдельных документов о характере работ. Записи с ошибками в датах и наименованиях фонд отражает ровно такими, какими их подал работодатель.
Сроки хранения кадровых документов задают горизонт, на котором пробел ещё можно закрыть бумагой. После истечения срока восстановление периода уходит в архивные запросы и суд.
Полезно знать: требования к хранению бумажных документов переносятся на электронный документооборот целиком. ГОСТ Р 57762-2017 задаёт стратегию долговременной сохранности: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
От сведений к стажу: страховой и отпускной считаются по разным правилам
Собранные даты сами по себе стажем не становятся. Одни и те же периоды по-разному попадают в расчёт в зависимости от того, для чего считают.
| Вид стажа | Для чего считают | Чем подтверждается | Норматив |
|---|---|---|---|
| Страховой стаж | Размер пособия: до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, от 8 лет — 100% среднего заработка | Трудовая книжка, трудовые договоры, выписка из лицевого счёта, справки прежних работодателей | Статья 16 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, приказ Минтруда от 09.09.2020 № 585н |
| Стаж для ежегодного отпуска | Количество накопленных дней отпуска, компенсация при увольнении | Кадровые документы текущего работодателя: приказы, табели, приказы об отпусках без сохранения зарплаты | Статья 121 ТК РФ |
| Стаж, учтённый на лицевом счёте | Пенсионные права работника | Выписка из индивидуального лицевого счёта | Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
| Стаж по должности и квалификации | Допуск к должности, надбавки, аттестация | Записи о должностях, трудовые договоры, документы об образовании | Отраслевые требования и ЛНА работодателя |
Отпускной стаж живёт по собственной арифметике: часть периодов из него выпадает, и работник, проработавший календарный год, накапливает меньше 28 дней.
Отдельная ловушка — неполные даты в старых записях. Правила подсчёта закрывают этот случай прямо: если в документе о периоде работы указаны только годы без точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года; если не указано число месяца, таким числом считается 15-е. Правило применяется независимо от того, 28, 29, 30 или 31 день в месяце. Кадровики регулярно ставят в таких случаях первое число и получают расхождение в две недели, которое всплывает при проверке расчёта пособия.
ЕФС-1: почему данные появляются в системе и сколько стоит опоздание
Электронные сведения о трудовой деятельности наполняет сам работодатель через подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Новая форма и порядок её заполнения действуют с 30 декабря 2025 года, они утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Сроки внутри подраздела разные: при приёме и увольнении сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, при остальных кадровых мероприятиях — не позднее 25-го числа следующего месяца. По договорам гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются взносы, сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения либо прекращения договора. Сведения о стаже идут отдельно, в подразделе 1.2.
Порядок представления и актуальные разъяснения фонд публикует в базе знаний по представлению ЕФС-1 для страхователей.
Цена опоздания считается не за отчёт, а за человека. Финансовая санкция составляет 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому сведения поданы с нарушением срока, — часть 3 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Дополнительно должностному лицу выносят предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ. Для отдела кадров на 300 человек единичный пропуск срока по одному приёму — это 500 рублей, а сорванная выгрузка за месяц по всей численности превращается в шестизначную сумму. Второй слой убытка тише и дороже: работник, чьё кадровое мероприятие не ушло в фонд, приходит с претензией к следующему работодателю или в суд, а восстанавливать период приходится справками и перепиской.
В практике Добыто выгрузка кадровых мероприятий закрывается тем же маршрутом, что и подписание: приказ проходит согласование, подписывается и попадает в архив с фиксацией даты, а ответственный видит в едином окне, по каким документам срок подачи истекает завтра.
Ошибки в записях, из-за которых стаж не сходится
Расхождение между бумажной книжкой и электронными сведениями чаще всего сводится к четырём типам: неверная дата приёма или увольнения, неправильное наименование организации после переименования, ошибочная формулировка основания увольнения со ссылкой на статью, пропущенный перевод. Каждая из этих ошибок безобидна до момента расчёта: в пособии она даёт неверный процент, в компенсации при увольнении — лишние или недостающие дни.
Способ исправления зависит от того, кто и где ошибся: свою запись работодатель правит сам, чужую — на основании документа от прежнего работодателя, а при ликвидации организации — на основании архивной справки.
Лайфхак: журнал действий в системе стоит смотреть до того, как спор начался, а не после. Сверку по журналу подписания разумно проводить перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт.
Кейс из практики: работник оспорил увольнение по заявлению, поданному через систему кадрового электронного документооборота. У работодателя было положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета. Районный суд отказал, апелляция устояла, кассационный суд общей юрисдикции акты отменил и вернул дело: в материалах не нашлось сведений о порядке идентификации, а при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства — подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, фактически подписывал за него другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Образцы документов по трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности
Комплект закрывает учёт, выдачу и исправление записей; начинать стоит с формы СТД-Р, если ближайшая задача — выдать работнику сведения.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
Сценарии: какие данные нужны под конкретную задачу
Универсальный запрос всей истории трудовой деятельности тормозит работу и собирает лишние персональные данные. Под каждую типовую задачу критичен свой срез.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Приём на работу | Форма ведения книжки (бумажная или электронная), последнее основание увольнения, наличие действующего трудового договора | Полная история за все годы |
| Расчёт пособия по нетрудоспособности | Все периоды страхового стажа без разрывов, включая работу до 2020 года | Должности и переводы внутри одного работодателя |
| Предоставление отпуска и компенсация | Кадровые данные текущего работодателя, отпуска без сохранения зарплаты, периоды отсутствия | Стаж у прежних работодателей |
| Увольнение | Выдача СТД-Р в день прекращения договора либо бумажной книжки под расписку | Расчёт страхового стажа |
| Трудовой спор | Приказы, договоры, журнал действий в системе, подтверждение получения документа работником | Выписка из лицевого счёта |
Чек-лист сверки перед расчётом стажа
- Совпадают ли даты приёма и увольнения в бумажной книжке и в электронных сведениях по каждому месту работы.
- Есть ли между периодами разрывы, которые нечем подтвердить, и какие документы их закроют.
- Приведены ли неполные даты к правилу 1 июля и 15-го числа.
- Исключены ли из отпускного стажа периоды по статье 121 ТК РФ.
- Подтверждено ли, что все кадровые мероприятия по работнику ушли в фонд и приняты без ошибок.
- Зафиксирован ли источник по каждому периоду в письменном расчёте.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что сверять записи вручную по бумажным книжкам придётся ещё несколько лет, отдельный архивариус для этого не нужен. В Добыто карточка работника, подписанные документы и электронный архив открываются в одном окне, с фильтрами по сотруднику, типу документа и дате создания.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»
Стоимость перехода на КЭДО и электронные подписи для сотрудников
Стоимость складывается из численности работников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно | по запросу |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Перейти на другой тариф можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Онлайн закрывается только часть задачи: кадровые мероприятия с 2020 года берутся из ресурсов Социального фонда за минуты, а всё, что старше, подтверждается бумажной трудовой книжкой, договорами и архивными справками. Страховой стаж и стаж для отпуска считаются по разным нормам и почти никогда не совпадают, поэтому расчёт начинается с вопроса, для чего он нужен. Наполняет систему сам работодатель через подраздел 1.1 ЕФС-1, и пропущенный срок стоит 500 рублей за каждого работника плюс административный штраф должностному лицу.
Мы в Добыто выстраиваем кадровый электронный документооборот так, чтобы кадровое мероприятие, его подписание и срок подачи сведений были видны в одном месте, а подписанные документы оставались доступными в электронном архиве вместе с журналом действий. Это снимает большую часть ручной сверки, из-за которой расчёты стажа расходятся с данными фонда.
Частые вопросы
Можно ли добавить в электронные сведения периоды работы до 2020 года
Да. Человек, у которого по состоянию на 31 декабря 2019 года был стаж по трудовому договору, вправе обратиться в Социальный фонд с заявлением о включении в электронную трудовую книжку сведений о трудовой деятельности за периоды до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в бумажной книжке. Автоматически эти периоды не переносятся, и без заявления они останутся только на бумаге.
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку с записями за девяностые
Работник подаёт заявление о выдаче дубликата последнему работодателю. Дубликат оформляется по правилам приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н: суммарный стаж вносится общей записью, а расшифровка по каждому периоду делается на основании документов — трудовых договоров, приказов, справок прежних работодателей или архивных справок. Периоды, которые нечем подтвердить, в дубликат не попадают.
Обязан ли работодатель выдавать СТД-Р тому, кто сохранил бумажную трудовую книжку
При увольнении такому работнику выдаётся сама бумажная книжка, а не форма СТД-Р. В период работы сведения предоставляются по письменному заявлению работника независимо от выбранной формы ведения, срок — не позднее трёх рабочих дней с даты заявления. Способ выдачи работник указывает в заявлении: на бумаге либо в электронной форме, подписанной усиленной квалифицированной подписью.
Видна ли в сведениях о трудовой деятельности работа по договору ГПХ
С 2023 года по договорам гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы, заказчик подаёт подраздел 1.1 ЕФС-1 при заключении и при прекращении договора — не позднее следующего рабочего дня. При этом исполнитель по договору ГПХ не является работником: правила о трудовой книжке, отпускном стаже и кадровых приказах на него не распространяются, а в трудовую книжку такой период не вносится.
Как считать стаж, если в записи указан только год без числа и месяца
Правила подсчёта страхового стажа задают фиксированные значения: при указании только года датой считается 1 июля этого года, при указании месяца и года без числа — 15-е число этого месяца. Правило применяется одинаково к месяцам любой длины. Собственные допущения вроде первого числа месяца дают расхождение до двух недель и всплывают при проверке расчёта пособия.
Что делать, если периода работы нет ни в выписке, ни у работодателя, потому что организация ликвидирована
Период подтверждается документами из архива: организация при ликвидации передаёт документы по личному составу на хранение, и архивная справка о работе имеет ту же силу, что и справка работодателя. Если документы в архив не поступили, остаётся судебный порядок установления факта работы. Заранее проверить, какие периоды учтены, помогает выписка из индивидуального лицевого счёта: она показывает начисленные взносы по каждому страхователю.
Нужно ли согласие работника, чтобы запросить сведения о его трудовой деятельности
Сведения из ресурсов фонда работодатель напрямую не получает: их предоставляет сам человек. Любая обработка этих данных — хранение копии выписки, внесение периодов в расчёт, передача в бухгалтерию — подчиняется требованиям 152-ФЗ и требует письменного согласия на обработку персональных данных с указанием цели. Хранить выписку дольше, чем нужно для расчёта, оснований нет.
