Электронная трудовая книжка: что сдавать в СФР в 2026

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель формирует и передаёт в Социальный фонд России по форме ЕФС-1 (статья 66.1 ТК РФ). Ежемесячная часть обязанности закрывается подразделом 1.1 раздела 1: постоянные переводы, установление и отмена неполного рабочего времени, переименование работодателя и заявления работников о выборе формы книжки сдаются не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Приём, увольнение, заключение и прекращение договора ГПХ, приостановление и возобновление трудового договора идут отдельным потоком — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Срок определяется видом кадрового мероприятия, а не численностью персонала и не отраслью: у компании на 12 человек и на 12 000 сроки одинаковые.

Разберём, какие мероприятия попадают в месячный отчёт, а какие требуют реакции на следующий день, и как собрать из этого рабочий кадровый календарь. Покажем, какие коды подраздела 1.1 исчезли с 30 декабря 2025 года, из-за чего отчёт возвращается с отрицательным протоколом и как оформляется отменяющая запись. Размеры штрафов по каждому подразделу, порядок выдачи СТД-Р, сценарная таблица по категориям работников, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что работодатель сдаёт по электронной трудовой книжке: месячный контур и суточный

Обязанность распадается на два потока с разной логикой. Суточный поток привязан к дате приказа: пропустить его нельзя даже на один день, потому что срок считается в рабочих днях от конкретного документа. Месячный поток накапливается в течение календарного месяца и уходит одним отчётом до 25-го числа следующего месяца. Оба потока идут через одну форму ЕФС-1, но собираются по разным правилам, и именно на их смешении чаще всего теряется срок.

Из таблицы видно, чем на практике различаются два потока: суточные мероприятия привязаны к одному документу и одному человеку, месячные накапливаются пачкой и уходят общим файлом. Отдельно стоит подраздел 1.3 — зарплата и условия оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений: он сдаётся ежемесячно не позднее 25-го числа независимо от того, были ли кадровые события. Коммерческие компании этот подраздел не заполняют вовсе.

Ещё одна ежемесячная форма живёт рядом, но к электронной трудовой книжке отношения не имеет: персонифицированные сведения о физических лицах сдаются в налоговую инспекцию по пункту 7 статьи 431 НК РФ, тоже до 25-го числа. За последний месяц квартала их можно не сдавать, если вовремя подан расчёт по страховым взносам с заполненным разделом 3. Совпадение даты приводит к тому, что кадровая служба считает отчётность закрытой после того, как бухгалтерия отчиталась перед ФНС, и подраздел 1.1 остаётся неотправленным.

Что изменилось в подразделе 1.1 с 2026 года

Форма ЕФС-1 обновлена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, форматы сведений — приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Новая редакция действует с 30 декабря 2025 года и применяется к отчётности начиная с декабря 2025 года. Изменения затронули состав кодов кадровых мероприятий, и часть привычных отчётных поводов из формы исчезла.

Коды ДИСТ и НДОМ исключены. Перевод работника на дистанционную или надомную работу больше не отражается отдельным кодом в подразделе 1.1: сам по себе такой перевод перестал быть отчётным событием. Взамен появились коды НЕПД и НЕПН — неполный рабочий день и неполная рабочая неделя, то есть установление и отмена неполного рабочего времени теперь фиксируются в форме явно. Для иностранных граждан, работающих по международным соглашениям, введён код МДИГ, для командировок за пределы зоны радиоактивного загрязнения — код ЧАЭСКОМ.

Практический результат: кадровый регламент, написанный в 2024 году, в 2026 году даёт ошибки в обе стороны. Компания продолжает подавать сведения о переводах дистанционных сотрудников, которых от неё уже не ждут, и не подаёт сведения об установлении неполного рабочего времени, которые от неё теперь ждут до 25-го числа. Первое даёт лишние строки и расхождения, второе — пропущенный срок.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, откуда берётся код трудовой функции для ЕФС-1, поэтому смена наименования или кода должности тянет за собой приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Сверьте наименования должностей в штатном расписании с классификатором до того, как отправите ближайший подраздел 1.1: расхождение всплывёт именно на отчёте.»

Кому вы ведёте бумажную книжку, а кому только электронные сведения

Право выбора закрыто по срокам и работает в одну сторону. Работники, подавшие до 31 декабря 2020 года заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, продолжают вести её параллельно с электронными сведениями. Те, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года, бумажную книжку не получают вовсе: требовать её при приёме нельзя. Работник с сохранённой бумажной книжкой вправе в любой момент отказаться от неё, а обратный переход законом не предусмотрен.

Сведения о том, какие данные попадают в систему персонифицированного учёта и как работник видит их у себя, собраны в разделе электронная трудовая книжка на сайте Социального фонда России: туда полезно отправлять работников, которые спорят о содержании записи, вместо того чтобы пересылать им скриншоты из кадровой программы.

Строка про ГПХ в этой таблице ошибочно перекрывается чаще остальных: исполнителю оформляют СТД-Р и вносят запись в книжку, а потом получают довод работника о фактических трудовых отношениях, подкреплённый кадровыми документами самого заказчика. Разделение здесь не формальное: работник и исполнитель имеют разный набор прав, и документы у них разные.

Ежемесячный регламент кадровой службы: что делать до 25-го числа

Месячный отчёт собирается не 24-го числа, а весь месяц. Работающая схема выглядит как накопительный реестр, куда кадровик заносит каждое событие в день издания приказа, и одна сверка перед отправкой. В практике Добыто самая частая причина пропуска срока не забывчивость, а разрыв между тем, кто издаёт приказ, и тем, кто формирует отчёт: приказ о переводе подписан в подразделении, до кадровой службы дошёл в следующем месяце.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как закрыть месяц по подразделу 1.1: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выгрузите из кадровой программы все приказы за отчётный месяц по переводам, неполному рабочему времени и переименованию работодателя, а также заявления работников о выборе формы трудовой книжки.
2. Шаг 2. Отделите мероприятия суточного потока: приём, увольнение, договоры ГПХ, приостановление и возобновление трудового договора. Проверьте, что по каждому из них отчёт ушёл в свой срок, а не попал в месячную пачку.
3. Шаг 3. Сверьте наименования должностей и коды трудовых функций с действующим штатным расписанием. Расхождение наименования в приказе и в штатке даст ошибку при загрузке.
4. Шаг 4. Проверьте по каждому работнику из пачки, ведётся ли ему бумажная книжка. Если ведётся, запись в книжке вносится теми же формулировками, что уходят в СФР.
5. Шаг 5. Подпишите ЕФС-1 усиленной квалифицированной подписью и отправьте. Дату и время отправки зафиксируйте в реестре.
6. Шаг 6. Дождитесь протокола приёма. Отправленный отчёт и принятый отчёт — разные состояния: срок считается закрытым только по положительному протоколу.
7. Шаг 7. При отрицательном протоколе исправьте сведения и отправьте заново, не дожидаясь конца следующего месяца.

Что настроить до первого отчётного месяца

Разовая подготовка снимает большую часть последующих ошибок. Проверьте пять позиций до того, как встанет вопрос о сроке.

• Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек: без него ответственность за пропуск срока размывается между кадровиком и бухгалтером.
• Книга учёта движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по учёту бланков: они нужны и после отказа большинства работников от бумаги, пока в компании остаётся хотя бы одна бумажная книжка.
• Действующая усиленная квалифицированная подпись, которой подписывается ЕФС-1, и машиночитаемая доверенность, если отчёт подписывает не руководитель.
• Актуальная версия формы в кадровой программе: с 30 декабря 2025 года отчёты по старому формату не принимаются.
• Список работников, сохранивших бумажную книжку: по ним ведётся двойной учёт, и именно на них возникают расхождения между записью и сведениями в СФР.

Образцы кадровых документов по трудовым книжкам

Комплект закрывает бумажную часть работы, которая остаётся у работодателя параллельно с электронными сведениями; начинать удобнее с приказа об ответственном.

Ошибки в сведениях: как отменить запись и что делать с протоколом

Исправление в подразделе 1.1 делается не правкой строки, а отменой. Сначала в новом отчёте дословно повторяются ранее отправленные неверные сведения, в графе «Признак отмены записи» ставится «Х». Следом, в отдельной строке того же отчёта, вносится корректное мероприятие. Одна строка с исправленными данными без отменяющей записи оставляет в системе персонифицированного учёта две записи вместо одной.

Отрицательный протокол означает, что отчёт не принят, а не что он принят с замечаниями. Пока протокол отрицательный, обязанность считается неисполненной, и срок продолжает течь. Отсюда практическое правило: отправка за день до 25-го числа лишает вас времени на исправление, и мы закладываем отправку на 20-е или раньше именно для этого запаса.

Бумажная часть исправляется по своим правилам, и совпадения с логикой ЕФС-1 здесь нет. В книжке неверная запись не зачёркивается: вносится запись о признании предыдущей недействительной и следом правильная. Если ошибку допустил прежний работодатель, исправление делает либо он, либо текущий работодатель на основании документа прежнего. Расхождение между исправленной книжкой и неисправленными сведениями в СФР всплывает у работника при назначении пенсии, то есть через годы после увольнения, когда восстанавливать первичные документы уже трудно.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Система, которую внедряли ради доказательности, показывает всё: и подтверждение отправки документа, и дату выдачи ключа подписи, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Журнал не выборочный. Проверьте по своей системе, что выгрузка журнала действий по конкретному документу вообще возможна и что вы умеете её получать без обращения к вендору.»

Сколько стоит ошибка: штрафы по ЕФС-1 и трудовым книжкам

Цена пропущенного срока по подразделу 1.1 выглядит небольшой ровно до того момента, пока нарушение не становится системным или пока к нему не добавляется проверка ГИТ по трудовому законодательству. Санкции идут по разным нормам и складываются.

Основные деньги теряются не на штрафе, а на последствиях. Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении или внесение неправильной формулировки причины увольнения даёт работнику право на возмещение неполученного заработка за весь период задержки: месяц простоя при средней зарплате в 80 000 руб. стоит дороже, чем все перечисленные административные санкции вместе. Требования к работодателю по срокам выдачи и по составу записей собраны в памятке работодателю о трудовых книжках Государственной инспекции труда, и её удобно раздать линейным руководителям, которые подписывают приказы.

СТД-Р: когда выдавать и в какой форме

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н и в 2026 году действует без изменений. Работнику, отказавшемуся от бумажной книжки, СТД-Р выдаётся в день прекращения трудового договора. Работнику, сохранившему бумажную книжку, в последний рабочий день выдаётся сама книжка, и обязанности выдавать СТД-Р у работодателя нет. По заявлению работника в период работы сведения предоставляются в течение трёх рабочих дней со дня обращения, способом, который работник указал в заявлении: на бумаге с заверением либо в форме электронного документа.

Способ выдачи выбирает работник, а не работодатель. Электронный вариант подписывается усиленной квалифицированной подписью, и подмена его сканом подписанной от руки бумаги создаёт другой по правовому режиму документ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанной от руки бумаги и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Отдельная строка расходов возникает при увольнении работника, до которого невозможно дозвониться. Уведомление явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку почтой снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи. Без такого уведомления период задержки считается от дня увольнения, и доказывать, что работник сам не пришёл, придётся уже в суде.

Что из этой обязанности можно перевести в электронный вид, а что нет

Кадровый электронный документооборот закрывает подготовительную часть работы, но не заменяет ни бумажную книжку, ни отчётность в СФР. Заявление работника о выборе формы трудовой книжки, заявление о выдаче СТД-Р, согласие на отправку книжки почтой оформляются в системе и подписываются электронной подписью. Сама бумажная книжка остаётся бумажной, и подраздел 1.1 всё равно уходит в фонд отдельным каналом.

В сервисе Добыто эти три заявления чаще всего и становятся первыми документами, которые компания переводит в электронный вид: они короткие, подписываются работником со смартфона и сразу дают кадровой службе датированное подтверждение вместо служебной записки в мессенджере.

Когда КЭДО не решает задачу по трудовым книжкам

Если в компании десять человек и все отказались от бумажных книжек, отдельная система под эту задачу не окупается: месячный отчёт собирается вручную за полчаса. КЭДО начинает давать эффект там, где приказы издаются в подразделениях, а отчёт формируется в центре, и где количество кадровых событий в месяц перестаёт помещаться в память одного человека. Компании, у которой нет ни территориально распределённых подразделений, ни удалённых сотрудников, ни текучести, переход на КЭДО ради подраздела 1.1 не нужен.

Хранение электронных документов подчиняется тем же срокам, что и бумажных, и это отдельная статья затрат при отказе от бумаги.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Распечатка электронного документа остаётся копией и требует заверения оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Стоимость подключения КЭДО для ведения кадровых сведений

Стоимость зависит от численности персонала, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

УКЭП, которой подписывается сама форма ЕФС-1, выпускается отдельно: подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф, квалифицированная подпись оформляется через партнёров-удостоверяющие центры.

Выводы

Обязанность по электронной трудовой книжке держится на разделении двух потоков: события с приказом уходят в СФР на следующий рабочий день, накопительная часть закрывается подразделом 1.1 до 25-го числа следующего месяца. С 30 декабря 2025 года форма обновлена, коды ДИСТ и НДОМ из неё исчезли, а установление и отмена неполного рабочего времени, наоборот, стали отчётным событием. Бумажная книжка остаётся у тех, кто сохранил её заявлением до конца 2020 года, и записи в ней должны совпадать со сведениями в фонде дословно. Отправленный отчёт закрывает срок только после положительного протокола.

Мы в Добыто подключаем компании к кадровому электронному документообороту и настраиваем маршруты так, чтобы приказ из подразделения не терялся по дороге к тому, кто формирует отчёт, а заявления работников о выборе формы книжки и о выдаче СТД-Р собирались в системе, а не в переписке.

Частые вопросы

Нужно ли подавать сведения о переводе работника на дистанционную работу в 2026 году?

Нет. Коды ДИСТ и НДОМ исключены из подраздела 1.1 приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, и перевод на дистанционную или надомную работу перестал быть отчётным событием. Если ваша кадровая программа продолжает формировать такие строки, обновите её до действующей версии формы: лишние мероприятия в отчёте дают расхождения при загрузке. Само дополнительное соглашение о дистанционной работе оформляется в обычном порядке, менять его из-за отмены кода не нужно.

Отражается ли в ЕФС-1 временный перевод на другую работу?

Нет. Статья 66.1 ТК РФ и подраздел 1.1 оперируют переводами на другую постоянную работу, поэтому временный перевод сроком до года по статье 72.2 ТК РФ в сведения о трудовой деятельности не попадает. Если временный перевод стал постоянным, отчётным событием будет именно это изменение: срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Нужно ли сдавать подраздел 1.1, если в месяце не было кадровых событий?

Нет, нулевой подраздел 1.1 не сдаётся: он подаётся только по факту мероприятия. Не путайте его с подразделом 1.3, который государственные и муниципальные учреждения сдают ежемесячно до 25-го числа независимо от кадровых событий, и с персонифицированными сведениями о физических лицах в налоговую инспекцию по пункту 7 статьи 431 НК РФ. Совпадение даты 25-го числа у трёх разных форм создаёт больше путаницы, чем любые изменения самой формы.

Может ли работник вернуться на бумажную трудовую книжку после отказа от неё?

Нет. Выбор в пользу электронных сведений необратим: после подачи заявления работодатель вносит запись, выдаёт книжку на руки под расписку и прекращает её вести. У следующего работодателя обязанность оформлять бумажную книжку такому работнику тоже не возникает, даже если он принесёт старую книжку с собой. Расписку о получении книжки храните: она подтверждает исполнение обязанности по выдаче.

Что делать, если последний день срока подачи выпал на выходной?

Срок переносится на ближайший следующий рабочий день. По суточным мероприятиям это работает автоматически: приказ, изданный в пятницу, отчитывается в понедельник, потому что срок исчисляется в рабочих днях. По месячным мероприятиям 25-е число, выпавшее на субботу или воскресенье, сдвигается на понедельник. Опираться на этот перенос как на плановый запас рискованно: при отрицательном протоколе времени на исправление не остаётся.

Оформлять ли трудовую книжку работнику, который впервые устраивается на работу в 2026 году?

Нет. Тем, кто впервые начал трудовую деятельность с 1 января 2021 года, бумажная книжка не оформляется, и требовать её при приёме нельзя. Единственный носитель сведений о стаже у такого работника — данные в системе персонифицированного учёта, поэтому корректность подраздела 1.1 по нему критична: ошибка в дате приёма или в основании увольнения больше нигде не продублирована и не будет замечена до момента, когда работник запросит выписку.