Работа по трудовой книжке — это трудовые отношения по статьям 15 и 16 ТК РФ: компания берёт человека в штат, ведёт по нему сведения о трудовой деятельности и отвечает за весь набор гарантий, от ежегодного отпуска в 28 календарных дней до выходного пособия. Договор ГПХ по главам 37 и 39 ГК РФ оформляет результат работы или услугу: записи в трудовой книжке по нему нет, отпуска и отпускного стажа тоже. Главное различие сместилось из области отчислений: с 2023 года вознаграждение по договору ГПХ облагается взносами на пенсионное, медицинское и социальное страхование по тому же единому тарифу, что и зарплата. Расходятся эти формы в трудовых гарантиях, в составе отчётности и в риске переквалификации по статье 19.1 ТК РФ.
Разберём оформление по трудовой книжке от комплекта документов по статье 65 ТК РФ до сведений в Социальный фонд России, покажем, что остаётся на бумаге, и какие признаки превращают договор ГПХ в трудовой глазами инспектора. Отдельно посчитаем цену ошибки на одном человеке. Признаки нелегальной занятости из приказа Минтруда № 40н, сценарная таблица выбора формы, тарифы на электронное оформление и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Трудовой договор и договор ГПХ: что различается для компании
Разграничение проходит по предмету договора. Трудовой договор по статье 56 ТК РФ оформляет трудовую функцию: человек регулярно выполняет работу по должности из штатного расписания, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, а работодатель обеспечивает условия труда и платит не реже чем каждые полмесяца. Договор подряда или возмездного оказания услуг оформляет результат: объём, срок сдачи, акт, цена за работу целиком. Исполнитель сам определяет, как и когда работать, если иное не следует из существа обязательства.
Ниже сведены параметры, по которым две формы расходятся на практике, а не в теории.
| Параметр | Работа по трудовой книжке | Договор ГПХ |
|---|---|---|
| Предмет договора | трудовая функция по должности, статья 56 ТК РФ | результат работы или услуга, главы 37 и 39 ГК РФ |
| Запись в трудовой книжке и сведения по статье 66.1 ТК РФ | вносится | не вносится |
| Отчётность в СФР | ЕФС-1, подраздел 1.1, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме | ЕФС-1, подраздел 1.1, не позднее следующего рабочего дня после заключения и после прекращения договора |
| Взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование | единый тариф 30% до предельной базы 2 979 000 ₽, свыше — 15,1% | тот же единый тариф с 2023 года |
| Взносы на травматизм | уплачиваются всегда | только если обязанность прямо записана в договоре, 125-ФЗ |
| Ежегодный оплачиваемый отпуск | 28 календарных дней, статья 115 ТК РФ | не предоставляется |
| Нижняя граница выплаты | не ниже МРОТ при полной норме времени: 27 093 ₽ по стране, 32 916 ₽ в Москве на 2026 год | цена договорная, МРОТ не применяется |
| Прекращение отношений | только по основаниям ТК РФ, с уведомлениями, сроками и выплатами | по правилам ГК РФ и условиям самого договора |
| Стаж | идёт в стаж для отпуска по статье 121 ТК РФ и в страховой стаж | в отпускной стаж не идёт, в страховой стаж для пенсии идёт |
| Основной риск | претензий к самой форме отношений нет | переквалификация по статье 19.1 ТК РФ и часть 4 статьи 5.27 КоАП |
Экономия на взносах, ради которой договор ГПХ выбирали до 2023 года, из таблицы почти исчезла: остались только взносы на травматизм и отсутствие трудовых гарантий. Реальная экономия сохраняется в схеме с самозанятыми, и именно к ней у налоговой и Роструда больше всего вопросов.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «К второму чтению закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ обсуждались новые признаки трудовых отношений и право Роструда идти в суд при их выявлении, в том числе по отношениям с самозанятыми. В итоговый текст эти нормы не вошли, но материалы, написанные весной, до сих пор описывают их как принятые. Перед тем как строить аргументацию на такой норме, откройте действующую редакцию и убедитесь, что она там есть.»
Трудовая книжка в 2026 году: бумага, электронные сведения и что видит СФР
Бумажная трудовая книжка ведётся только у тех, кто до 31 декабря 2020 года подал заявление о её сохранении. Всем, кто впервые вышел на работу с 1 января 2021 года, бумажная книжка не заводится вообще: по Федеральному закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ их трудовая деятельность существует только в электронных сведениях по статье 66.1 ТК РФ. Форма, порядок ведения и хранения бумажных книжек установлены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
Практический вывод для кадровой службы: в одной компании одновременно живут два режима. По части штата вы физически заполняете бланк, ведёте книгу учёта движения трудовых книжек и храните бланки в сейфе. По остальным ничего не заполняете, но обязаны вовремя передать сведения в Социальный фонд России и выдать форму СТД-Р в день прекращения трудового договора.
Полезно знать: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью увести увольнение в электронный вид нельзя даже при работающем КЭДО.
Сама трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности выведены из кадрового электронного документооборота частью 3 статьи 22.1 ТК РФ. Компания может подписывать электронно трудовой договор, приказы, заявления и локальные нормативные акты, но записи в книжке останутся ручными, а сведения по статье 66.1 пойдут в СФР по своим правилам.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Компания рассчитывает убрать бумагу из кадрового цикла целиком, а получает гибрид: заявление работник подаёт электронно, приказ об увольнении и ознакомление с ним всё равно уходят на бумагу. Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Посмотрите свой перечень кадровых документов и заранее отметьте те, которые останутся в бумажном контуре.»
В практике Добыто чаще всего спотыкаются на смешанном штате: сотрудник с бумажной книжкой уходит в отпуск через личный кабинет, а при увольнении кадровик вспоминает, что запись надо внести от руки и книжку выдать в день прекращения договора по статье 84.1 ТК РФ.
Как оформить работника по трудовой книжке: порядок и документы
Оформление держится на трёх опорных точках: комплект документов по статье 65 ТК РФ, письменный трудовой договор в двух экземплярах по статье 67 ТК РФ и сведения в СФР на следующий рабочий день. Всё остальное — производные от них.
Что проверить до первого рабочего дня
- Должность есть в штатном расписании и её наименование совпадает с тем, что вы напишете в договоре и в трудовой книжке.
- Наименование должности сверено с классификатором ОК 016-2025, который действует с 1 января 2026 года взамен ОК 016-94.
- Определена форма трудовой книжки: ведёте бумажную, потому что работник сохранил её заявлением до конца 2020 года, или только электронные сведения.
- Проверены ограничения по должности: обязательный медосмотр, справка об отсутствии судимости, допуск, возрастные ограничения.
- Готовы локальные нормативные акты для ознакомления до подписания договора: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных.
- Подготовлено согласие на обработку персональных данных и определён срок его действия.
Как оформить приём на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Принять от кандидата документы по статье 65 ТК РФ: паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, документ воинского учёта, документ об образовании, при необходимости — справку об отсутствии судимости.
- Шаг 2. Ознакомить под подпись с локальными нормативными актами, которые связаны с трудовой деятельностью работника. Это делается до подписания трудового договора, а не после.
- Шаг 3. Подписать трудовой договор в двух экземплярах. Если человека фактически допустили к работе раньше, договор оформляется не позднее трёх рабочих дней со дня допущения.
- Шаг 4. Издать приказ о приёме на работу. С ноября 2021 года статья 68 ТК РФ оставляет это на усмотрение работодателя, но приказ удобен как основание для табеля и как точка отсчёта срока по ЕФС-1.
- Шаг 5. Внести запись в бумажную трудовую книжку, если работник её сохранил, и зарегистрировать книжку в книге учёта движения трудовых книжек.
- Шаг 6. Подать в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме.
- Шаг 7. Открыть личное дело и карточку учёта, поставить работника на воинский учёт при наличии такой обязанности, выдать доступы и провести инструктаж по охране труда.
Важный нюанс из практики: новый классификатор ОК 016-2025 задел не только новые договоры. Если наименование или код должности изменились, требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, дополнительные соглашения к действующим трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе, включая 1С:ЗУП. Классификатор связан с ОКЗ, который используется для кода трудовой функции в ЕФС-1, поэтому расхождение вылезет в отчётности.
Соберите трудовой договор под свою ситуацию
Конструктор собирает договор по заданным условиям: срок, режим работы, испытание, характер работы, порядок оплаты.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда оформление переводят в электронный вид, оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Если за человека документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, вся доказательственная конструкция рассыпается. Мы поэтому закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и проверяем, что новичок дошёл до подписания сам.»
Образцы документов для приёма и ведения трудовых книжек
Комплект закрывает весь цикл приёма: начните с трудового договора, остальное подтягивается под него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
Что компания делает после оформления: отчётность, хранение, трудозатраты
Обязанности не заканчиваются подписанным договором. По каждому кадровому событию компания отчитывается в Социальный фонд России: приём и увольнение — подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, перевод и выбор формы трудовой книжки — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Действующие форматы, контрольные соотношения и порядок сдачи опубликованы в базе знаний страхователя на сайте Социального фонда России по форме ЕФС-1.
По договору ГПХ отчётность тоже есть, но события другие: подраздел 1.1 подаётся при заключении и при прекращении договора, тоже не позднее следующего рабочего дня. Записи в трудовой книжке при этом не появляется, и для человека это означает, что подтверждать период придётся самим договором и актами.
Факт: с 1 сентября 2026 года субъект малого предпринимательства вправе заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон при численности до 70 человек вместо прежних 35. Порог поднят Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ.
Второй пласт обязанностей — хранение. Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Графики отпусков и табели — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Перевод документов в электронный вид сроки не сокращает.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Мы поэтому смотрим журнал до того, как спор начался: перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.»
Сколько времени уходит на оформление одного сотрудника
Трудозатраты кадровой службы зависят не от формы отношений, а от уровня автоматизации. При ручном учёте приём одного человека растягивается на несколько дней согласований и подписей, при связке кадровой системы с электронной подписью цикл сжимается до подписания в личном кабинете. Разница видна при численности от нескольких сотен человек и при удалённых сотрудниках, к которым комплект документов иначе едет курьером. В Добыто маршрут приёма собирается один раз: кадровик грузит комплект, система рассылает его новичку и держит статусы подписания по каждому документу отдельно.
Важный нюанс из практики: мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты значимого кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно.
Переквалификация договора ГПХ в трудовой: признаки, штрафы, реестр
Статья 19.1 ТК РФ позволяет признать гражданско-правовые отношения трудовыми — по заявлению исполнителя, по предписанию инспектора труда или через суд. Неустранимые сомнения толкуются в пользу трудовых отношений, а признанные трудовыми отношения считаются возникшими со дня фактического допущения к работе, а не с даты решения. Задним числом закрыть период договором уже не получится.
На переквалификацию работают конкретные обстоятельства: исполнитель встроен в производственный процесс и подчиняется графику компании, работает на её оборудовании и территории, выполняет не разовый объём, а постоянную функцию, получает вознаграждение регулярно и примерно одинаковыми суммами, а в договоре описана не работа с результатом, а должность и обязанности.
Внимание: поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд при их выявлении без трудового договора обсуждались, но в текст Федерального закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ не вошли. Ссылаться на эти нормы как на действующие нельзя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный контур — профилактический. Приказ Минтруда России от 02.02.2024 № 40н задал признаки, по которым сведения о работодателе передаются в межведомственную комиссию по противодействию нелегальной занятости: более 10 договоров с самозанятыми, у которых среднемесячный доход превышает 20 000 рублей, а средняя продолжительность работы в компании больше 3 месяцев за год; выплата зарплаты ниже МРОТ более чем 10 работникам при доле таких работников не менее 10%; отклонение среднемесячной зарплаты от среднеотраслевой по региону более чем на 35%. С 1 января 2025 года действует и публичный реестр работодателей с выявленными фактами нелегальной занятости, правила ведения которого утверждены постановлением Правительства РФ от 27.12.2024 № 1927; попадание в него возможно после вступившего в силу постановления по части 4 статьи 5.27 КоАП.
Во что обходится ошибка на одном человеке
Считать нужно не разницу в ставках, а полный шлейф последствий. Административный штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ за заключение договора ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 5 000 до 10 000 рублей на индивидуального предпринимателя, от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо. Повторное нарушение по части 5 — от 100 000 до 200 000 рублей на юридическое лицо и дисквалификация должностного лица на срок от одного до трёх лет.
Дальше идут деньги, которые компания не платила. Возьмём самозанятого с вознаграждением 100 000 рублей в месяц, который работал год: 1 200 000 рублей выплат. При переквалификации на эту сумму начисляются страховые взносы по единому тарифу 30% — это 360 000 рублей, плюс НДФЛ, который компания как налоговый агент не удерживала, плюс пени за весь период и штраф по Налоговому кодексу. Сверху — компенсация за 28 неиспользованных календарных дней отпуска и доплаты, которые полагались работнику по ТК РФ. Даже без учёта пеней сумма по одному человеку уходит за 500 000 рублей, и это до штрафа по КоАП.
С обычным договором ГПХ картина мягче: взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование компания и так платила с 2023 года, доначислять придётся взносы на травматизм и трудовые гарантии. Основная зона доначислений сегодня — работа с плательщиками налога на профессиональный доход, где страховых взносов нет вовсе.
Когда трудовой договор избыточен, а договор ГПХ уместен
Договор ГПХ законен, когда компании действительно нужен результат, а не присутствие человека в процессе. Разовая разработка сайта, аудит, проектная экспертиза, ремонт помещения, перевод текста, сезонная приёмка — здесь понятен объём, есть срок сдачи и подписывается акт. Исполнитель сам распоряжается своим временем, не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и не занимает должность в штатном расписании.
Трудовой договор избыточен ещё в двух ситуациях. Первая: работа нужна нерегулярно и в объёме, который не складывается даже в неполную ставку. Вторая: исполнитель работает с несколькими заказчиками и не готов к режиму, распорядку и подчинению — оформление его в штат создаст формальные отношения, которые не отражают реальность и разойдутся с документами при первой проверке.
Сценарная таблица: какая форма подходит под задачу
| Сценарий | Что критично | Подходящая форма |
|---|---|---|
| Постоянная функция, график и рабочее место компании | подчинение распорядку, регулярная оплата, должность в штатном расписании | трудовой договор, запись или электронные сведения |
| Разовый проект с понятным результатом и актом | срок сдачи, измеримый объём, отсутствие графика | договор ГПХ |
| Пиковая нагрузка на несколько месяцев | основание для срочности по статье 59 ТК РФ; для малого бизнеса — лимит 70 человек | срочный трудовой договор |
| Удалённый специалист на постоянной функции | способ подписания документов, вид электронной подписи, доставка комплекта | трудовой договор о дистанционной работе, глава 49.1 ТК РФ |
| Более 10 самозанятых с доходом свыше 20 000 ₽ и работой дольше 3 месяцев | признак из приказа Минтруда № 40н, передача сведений в комиссию | пересобрать отношения: либо реальный проектный формат, либо штат |
| Совмещение работы у другого работодателя | запись в книжке вносится по желанию работника по месту основной работы | трудовой договор по совместительству |
Проверить себя можно одним вопросом: если убрать из отношений график, рабочее место и подчинение, останется ли предмет договора. Если нет — перед вами трудовые отношения независимо от названия документа.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Самое уязвимое состояние — промежуточное, когда порядок обмена документами в компании сложился, но нигде не описан. Суды признают такой обмен, только если он системный и закреплён локальным актом, а не разовый. Если у вас документы годами ходят по почте или в мессенджере, этот порядок нужно либо закрепить локальным актом, либо переводить в КЭДО.»
В практике Добыто перевод оформления в электронный вид обычно начинают с пилотной группы одного подразделения, а не со всей компании: на пилоте вылезают расхождения в штатном расписании и в перечне локальных актов, которые дешевле починить до массового запуска.
Стоимость перевода кадрового оформления в электронный вид
Цена складывается из численности штата, набора функций и вида электронной подписи для сотрудников.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли кастомные шаблоны, интеграция с учётной системой и электронный архив. Условия по каждому пакету и состав функций указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же видно, что входит в подключение без отдельной оплаты.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Работа по трудовой книжке и договор ГПХ различаются не ставкой отчислений, а объёмом обязательств компании: штат означает гарантии по ТК РФ, отчётность по каждому кадровому событию и хранение документов десятилетиями, договор ГПХ — результат, акт и отсутствие записи о стаже. С 2023 года взносы по обеим формам считаются по единому тарифу, поэтому выбор упирается в характер работы, а не в экономию. Формальный признак прост: если без графика, рабочего места и подчинения предмет договора исчезает, отношения трудовые, и статья 19.1 ТК РФ прочитает их именно так.
Оформление по трудовой книжке само по себе несложное, тяжёлым его делает объём ручных операций: комплект документов, ознакомление с локальными актами, приказ, запись, отчётность на следующий рабочий день. Мы в Добыто переводим этот цикл в электронный вид с сохранением бумажного контура там, где закон его требует, — по трудовым книжкам, приказам об увольнении и инструктажам.
Частые вопросы
Можно ли оформить одного человека и в штат, и по договору ГПХ в одной компании?
Можно, если предмет договора ГПХ не совпадает с трудовой функцией по должности и работа выполняется за пределами рабочего времени. Проверяющие смотрят именно на совпадение: если менеджер по продажам в штате по договору ГПХ оказывает той же компании услуги по продажам, договор с высокой вероятностью признают частью трудовых отношений. Безопасный вариант — разовый проект другого профиля с актом и измеримым результатом.
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?
Работник подаёт письменное заявление по последнему месту работы, а работодатель выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления. Порядок установлен приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. В дубликат вносятся сведения об общем стаже до поступления к этому работодателю на основании подтверждающих документов, а также все записи по текущему месту работы.
Обязателен ли приказ о приёме на работу, если трудовой договор уже подписан?
С ноября 2021 года статья 68 ТК РФ говорит, что приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать. На практике приказ оставляют: от даты его издания считается срок подачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1, и он служит основанием для табеля и расчётов. Если приказа нет, срок отчётности отсчитывается от даты заключения трудового договора.
Вносится ли запись в трудовую книжку при работе по совместительству?
Запись вносится по желанию работника и только по месту основной работы, на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Сам работодатель по совместительству трудовую книжку не ведёт и не хранит. В электронных сведениях по статье 66.1 ТК РФ совместительство отражается на общих основаниях: сведения подаёт каждый работодатель.
Можно ли перевести исполнителя по ГПХ в штат задним числом, чтобы закрыть риск?
Нет. По статье 19.1 ТК РФ отношения, признанные трудовыми, считаются возникшими со дня фактического допущения человека к работе, независимо от того, какой датой оформлен трудовой договор. Переоформление текущей датой не убирает прошлый период и не отменяет доначислений и штрафа по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ за уже истекшее время.
Как проверить, что сведения о приёме действительно ушли в Социальный фонд?
Работодатель видит статус отчёта в личном кабинете страхователя: принят, принят частично или отклонён по контрольным соотношениям. Работник проверяет себя сам — через выписку из индивидуального лицевого счёта и сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Расхождение между отчётом и записями обычно всплывает при увольнении, когда работник запрашивает форму СТД-Р, поэтому сверять данные удобнее сразу после подачи, а не через год.
