Журнал учёта обучения персонала — документ, в котором фиксируются все мероприятия по подготовке, переподготовке и повышению квалификации сотрудников организации. Без него кадровик не восстановит историю обучения конкретного работника, не подтвердит расходы на подготовку персонала перед налоговой и не предъявит ГИТ доказательства выполнения требований ст. 196 и 197 ТК РФ. Ниже разберём, какие формы журнала существуют, как их заполнять, сколько лет хранить и чем отличается учёт обучения по охране труда от учёта повышения квалификации. Общие принципы организации кадрового электронного документооборота применимы и к этому участку работы — учёт обучения тоже переводят в цифру.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Зачем вести журнал учёта обучения персонала
Статья 196 ТК РФ возлагает на работодателя определение необходимости подготовки работников и дополнительного профессионального образования. Статья 197 ТК РФ закрепляет за работником право на обучение. Но ни в одной из этих норм не сказано прямо: заведите журнал. И в этом нюанс — закон не устанавливает унифицированную форму журнала учёта обучения. Работодатель разрабатывает её сам. Утверждает приказом. Назначает ответственного за ведение.
Другое дело — обучение по охране труда. Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 прямо требует фиксировать факт проведения обучения и проверки знаний. Здесь журнал из рекомендуемого становится обязательным для тех категорий обучения, которые попадают под действие постановления.
На практике журнал нужен для решения конкретных задач: подтверждение факта прохождения обучения при проверке ГИТ, обоснование расходов на подготовку персонала (ст. 264 НК РФ), контроль исполнения плана обучения за год, формирование индивидуальных планов развития сотрудников, анализ эффективности вложений в подготовку кадров.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Когда у компании 50 сотрудников — журнал обучения ведут в экселе или вообще в тетрадке. Но как только штат переваливает за 200 человек, без нормальной системы учёта начинается бардак. Кто прошёл обучение, кто нет, у кого сертификат заканчивается через месяц — кадровик тонет. Мы в Добыто сразу рекомендуем закладывать учёт обучения в КЭДО, потому что 70% документов по обучению — приказы, согласия, протоколы — всё равно подписываются электронно.»
Виды журналов учёта обучения: какой нужен вашей организации
Единого журнала на все случаи жизни нет. В зависимости от характера обучения, отрасли и внутренних регламентов компании используются разные формы. Можно выделить несколько основных типов.
Журнал учёта обучения по охране труда
Регулируется Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Обязательной формы в законе нет — организация разрабатывает её сама. Но содержание регламентировано: ФИО обучаемого, должность, подразделение, дата обучения, наименование программы, количество часов, результат проверки знаний, подпись обучаемого и обучающего. За ведение журнала отвечает руководитель учебной группы или специалист по охране труда.
Журнал учёта повышения квалификации и профессиональной переподготовки
Ведётся кадровой службой. Фиксирует направление работников на внешние курсы, семинары, программы ДПО. Типовые графы: ФИО сотрудника, должность, наименование учебного заведения/провайдера, тема программы, количество часов, даты начала и окончания, номер и дата приказа о направлении, реквизиты документа об обучении (удостоверение, диплом, сертификат), стоимость обучения.
Журнал учёта внутреннего (корпоративного) обучения
Документирует тренинги, мастер-классы, наставничество, обучение на рабочем месте. Форма полностью на усмотрение работодателя. Здесь часто добавляют графы: тренер/наставник, формат обучения (очный, дистанционный, смешанный), оценка результата.
Журнал учёта обучения по оказанию первой помощи
Выделен отдельно в Постановлении № 2464. Учёт проведения обучения по первой помощи пострадавшим на производстве ведётся по тем же принципам, что и обучение по охране труда, но в отдельном журнале — так удобнее при проверках.
Журнал инструктажей на рабочем месте
Строго говоря, инструктажи — не обучение в классическом смысле, но они часто входят в общую систему учёта подготовки персонала. Форма регламентирована ГОСТ 12.0.004-2015 (Приложение А).
В сервисе Добыто мы реализовали модуль учёта обучения, который позволяет кадровику вести все перечисленные журналы в едином интерфейсе — без переключения между таблицами и без дублирования данных на бумаге.
Обязательные графы журнала учёта обучения
Какие именно столбцы включить в журнал — зависит от типа обучения. Но есть базовый набор, который встречается практически во всех формах.
| Графа | Содержание | Обязательность |
|---|---|---|
| Порядковый номер записи | Сквозная нумерация | Да |
| ФИО работника | Полностью, без сокращений | Да |
| Должность | По штатному расписанию | Да |
| Структурное подразделение | Наименование отдела/цеха/филиала | Да |
| Наименование программы обучения | Тема курса, тренинга, программы ДПО | Да |
| Даты обучения | Начало и окончание | Да |
| Количество часов | Объём программы | Да |
| Обучающая организация / тренер | Наименование провайдера или ФИО внутреннего тренера | Рекомендуется |
| Реквизиты документа об обучении | Номер и дата удостоверения, сертификата, диплома | Рекомендуется |
| Номер приказа о направлении | Реквизиты приказа работодателя | Рекомендуется |
| Подпись работника | Подтверждение факта обучения | Для ОТ — да |
| Примечание | Результат, оценка, дополнительные сведения | Нет |
Правила ведения журнала учёта обучения
Журнал на бумажном носителе прошивается, нумеруется, скрепляется печатью организации (при наличии) и подписью ответственного лица. На обложке указываются полное наименование организации, название журнала, дата начала и окончания ведения, ФИО и должность ответственного за ведение.
Записи вносятся чернилами синего или чёрного цвета. Помарки, подчистки, использование корректора — нежелательны. При допущении ошибки запись зачёркивается одной линией, рядом пишется верная информация с пометкой «исправленному верить», датой и подписью ответственного. Пропуск строк не допускается. Каждая строка соответствует одному факту обучения одного работника.
Для организаций с разветвлённой структурой и филиалами разумно вести отдельный журнал по каждому подразделению — это упрощает навигацию и снижает риск потери данных.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«На одном из проектов внедрения КЭДО (ритейл, 3200 сотрудников) мы обнаружили 14 бумажных журналов обучения — по числу филиалов. Три из них оказались утеряны, два заполнены с нарушениями. Когда перевели учёт в электронный вид, все данные свели в одну базу за две недели. Теперь кадровик видит историю обучения любого сотрудника за пару кликов.»
Сроки хранения документов по обучению персонала
Сроки определяются Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Этот перечень — основной ориентир для кадровой службы и архива организации. Разные типы документов по обучению хранятся разное время.
Планы повышения квалификации работников — 5 лет. Отчёты о выполнении планов повышения квалификации — 5 лет. Списки работников, направленных на обучение — 5 лет. Документы (графики, программы, протоколы) по аттестации и повышению квалификации — 5 лет. Договоры об обучении — 5 лет после окончания срока действия. Журналы, книги учёта инструктажа по технике безопасности — 45 лет. Документы по обучению работников охране труда — 5 лет (по общему правилу), но журналы инструктажей на рабочем месте — 45 лет.
Обратите внимание на принцип: сроки хранения для документов по охране труда существенно длиннее. Это связано с тем, что данные из журналов инструктажей используются при расследовании несчастных случаев — даже спустя десятилетия.
Как подписать документ электронной подписью онлайн
Электронный журнал учёта обучения: переход с бумаги в КЭДО
Бумажный журнал учёта обучения — не из тех документов, которые ТК РФ запрещает переводить в электронный вид. Это не журнал инструктажей по охране труда (там отдельная история с подписями), не акт о несчастном случае, не приказ об увольнении. Учёт повышения квалификации и профессиональной переподготовки переводится в электронный формат без ограничений — при условии, что соблюдены требования 63-ФЗ и 377-ФЗ к электронной подписи.
Электронный формат ведения журнала решает несколько проблем одновременно. Во-первых, централизация: все данные в одной базе, доступной из любой точки. Во-вторых, поиск: кадровик находит запись по фамилии, подразделению, дате обучения за секунды. В-третьих, отчётность: система автоматически формирует сводки — кто обучался, кто нет, у кого заканчивается срок действия удостоверения.
В сервисе Добыто приказ о направлении на обучение подписывается УКЭП руководителя, а работник знакомится с ним через мобильное приложение и ставит подпись ПЭП или УНЭП. После прохождения обучения кадровик вносит данные о результатах — и вся цепочка зафиксирована с отметками времени. При проверке ГИТ выгружается архив с подписями за 30 секунд.
Если в вашей компании журнал учёта обучения до сих пор ведётся в тетрадке или экселе — на первой же проверке ГИТ возникнут вопросы к полноте и достоверности данных. Перевод учёта обучения в КЭДО снимает этот риск: каждая запись фиксируется с электронной подписью и меткой времени.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Мы закладываем 2-3 дня на настройку модуля учёта обучения при внедрении КЭДО. Кадровик загружает список программ обучения, привязывает их к должностям, и система сама напоминает — у кого через месяц заканчивается удостоверение по охране труда, кого пора направить на переподготовку. Экономия времени — порядка 15-18 часов в месяц при штате от 200 человек.»
Типичные ошибки при ведении журнала учёта обучения
Первая ошибка — отсутствие журнала как такового. Компания проводит обучение, оплачивает курсы, отправляет сотрудников на семинары, но нигде это не фиксирует централизованно. Результат: при проверке невозможно подтвердить, что обучение проведено. Штраф по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП за допуск к работе без обучения по охране труда — от 110 000 до 130 000 руб. на юрлицо.
Вторая ошибка — журнал есть, но не прошит, не пронумерован, без подписи ответственного. ГИТ трактует такой документ как ненадлежащим образом оформленный. Это не штраф, но предписание — и дополнительная работа для кадровика.
Третья ошибка — ведение одного журнала «на все случаи» без разделения по видам обучения. Обучение по охране труда, повышение квалификации по профессии и корпоративные тренинги — три разных процесса с разными требованиями к документированию и разными сроками хранения. Смешивать их в одном журнале — создавать себе проблемы при проверке.
Четвёртая ошибка — отсутствие подписей работников. Для обучения по охране труда подпись обучаемого — обязательный элемент. Без неё запись в журнале не подтверждает факт обучения.
Пятая ошибка — хранение журнала менее установленного срока. Уничтожили журнал инструктажей через 5 лет, а требуется 45 — при расследовании несчастного случая документальное подтверждение обучения работника отсутствует.
Образцы кадровых документов для организации обучения персонала
Открыть список документов
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Образец штатного расписания | Скачать |
| Образец личной карточки работника (Т-2) | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Приказ о КЭДО | Скачать |
| Шаблон соглашения по ЭДО | Скачать |
| Примерная форма трудового договора | Скачать |
| Образец табеля рабочего времени | Скачать |
| Руководство пользователя Добыто КЭДО | Скачать |
Как заполнить журнал учёта обучения: пошаговая инструкция
Как оформить и заполнить журнал учёта обучения персонала: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Определите виды обучения, которые проводятся в вашей организации: охрана труда, пожарная безопасность, повышение квалификации, профессиональная переподготовка, корпоративные тренинги, наставничество. Для каждого вида подготовьте отдельный журнал.
- Шаг 2. Разработайте форму журнала. Включите обязательные графы (порядковый номер, ФИО, должность, подразделение, тема обучения, даты, часы, результат, подпись). Добавьте графы, специфичные для вашей организации (стоимость, провайдер, реквизиты документа об обучении).
- Шаг 3. Утвердите форму приказом руководителя. В приказе укажите ответственного за ведение журнала, порядок внесения записей, место хранения.
- Шаг 4. Оформите титульный лист: наименование организации, название журнала, дата начала ведения, ФИО и должность ответственного. Пронумеруйте страницы, прошейте журнал, скрепите печатью.
- Шаг 5. Вносите записи по факту каждого обучения. Заполняйте все графы без пропусков. Для обучения по охране труда — берите подпись работника в журнале. Для внешнего обучения — прикладывайте копию сертификата/удостоверения к личному делу сотрудника, а реквизиты документа записывайте в журнал.
- Шаг 6. По окончании журнала (или календарного года) укажите дату окончания на титульном листе, передайте в архив организации с соблюдением установленных сроков хранения.
Стоимость перехода на электронный учёт обучения в системе КЭДО
Стоимость электронного ведения журналов учёта обучения зависит от численности персонала и выбранного тарифа системы КЭДО. Перевод учёта обучения в электронный вид не требует отдельных лицензий — функция входит в состав кадрового электронного документооборота.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Старт — для небольших компаний | от 30 ₽ за сотрудника / мес | До 25 сотрудников |
| Бизнес — для среднего бизнеса | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Неограниченно сотрудников |
| Корпорация — для крупного бизнеса | По запросу | SLA 99.9%, выделенный сервер |
Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее. В тариф «Бизнес» включена интеграция с 1С, кастомные шаблоны документов, электронный архив и приоритетная поддержка.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Нюанс при переводе учёта обучения в КЭДО — не все документы требуют УКЭП. Приказ о направлении на обучение со стороны работодателя подписывается квалифицированной электронной подписью, а ознакомление работника — ПЭП или УНЭП. Это совсем другие денежки для работодателя по сравнению с выпуском УКЭП на каждого сотрудника.»
Особенности учёта обучения для разных категорий работников
Для работников рабочих профессий журнал учёта обучения на рабочем месте ведётся непосредственным руководителем (мастером, бригадиром, начальником участка). Здесь фиксируется наставничество, стажировка, освоение новых операций. Компания Megamate, к примеру, внедрила систему обучения TWI с картами операций — и каждый факт обучения фиксировался в журнале производственного обучения с привязкой к конкретной операции.
Для специалистов и руководителей ведётся отдельный учёт программ повышения квалификации и профессиональной переподготовки. Здесь важно фиксировать не только факт обучения, но и реквизиты полученного документа — удостоверения о повышении квалификации (16-250 часов) или диплома о профессиональной переподготовке (от 250 часов). Эти данные вносятся в личную карточку работника (форма Т-2, раздел «Повышение квалификации»).
Для работников опасных производственных объектов обучение и проверка знаний регламентируются отраслевыми нормативами. Компания «Норникель», обучая более 50 000 сотрудников в год, использует систему дистанционного тестирования с прокторингом — и каждый результат автоматически фиксируется в электронном журнале. Ручное ведение при таких объёмах невозможно.
Для удалённых сотрудников учёт обучения ведётся только в электронном виде — это единственный рабочий вариант, когда работник находится в другом городе или даже стране. Закон 377-ФЗ разрешает подписание кадровых документов электронной подписью, включая документы по обучению. Наши специалисты в Добыто настраивают маршрут подписания так, чтобы удалёнщик получал уведомление о направлении на обучение в мобильном приложении и подтверждал ознакомление одним нажатием.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самая частая ошибка — путать учёт обучения по охране труда и учёт повышения квалификации. Это разные журналы, разные сроки хранения, разные ответственные. По охране труда журнал инструктажей хранится 45 лет, а план повышения квалификации — 5 лет. Путаница приводит к тому, что при проверке ГИТ или при расследовании несчастного случая документов просто нет — их уничтожили раньше срока.»
Выводы: журнал учёта обучения персонала
Журнал учёта обучения персонала — документ, который работодатель разрабатывает самостоятельно (за исключением журналов по охране труда, где содержание регламентировано Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464). Минимальный набор граф: ФИО, должность, подразделение, тема обучения, даты, количество часов, результат, подпись обучаемого. Сроки хранения определяются Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляют от 5 лет (планы повышения квалификации) до 45 лет (журналы инструктажей по охране труда).
Перевод учёта обучения в электронный вид через систему КЭДО — рабочее решение для организаций с численностью от 50 сотрудников. Электронный журнал исключает утерю данных, ускоряет поиск информации о подготовке конкретного работника и автоматизирует формирование отчётности. При проверке ГИТ электронные документы с усиленной электронной подписью принимаются наравне с бумажными — это закреплено в ст. 22.1-22.3 ТК РФ.
Для обучения по охране труда и инструктажей переход в электронный формат пока ограничен — журналы инструктажей на рабочем месте требуют собственноручной подписи работника. Но учёт повышения квалификации, профессиональной переподготовки и корпоративного обучения переводится в КЭДО полностью и без ограничений. Минтруд на портале mintrud.gov.ru публикует разъяснения по электронному кадровому документообороту, включая вопросы документирования обучения.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли вести журнал учёта обучения персонала?
Какой срок хранения журнала учёта обучения по охране труда?
Можно ли вести журнал учёта обучения в электронном виде?
Кто отвечает за ведение журнала учёта обучения?
Какие графы обязательны в журнале учёта обучения?
Нужно ли прошивать и нумеровать журнал учёта обучения?
Как исправить ошибку в журнале учёта обучения?
Какой штраф за отсутствие журнала учёта обучения по охране труда?
Чем журнал учёта обучения отличается от журнала инструктажей?
Нужно ли вести отдельный журнал для каждого вида обучения?
Где хранить журнал учёта обучения персонала?
Как учитывать стоимость обучения персонала в журнале?
Журнал учёта обучения персонала — документ, который рано или поздно запрашивает ГИТ, налоговая или внутренний аудит. Сервис КЭДО Добыто позволяет вести учёт обучения в электронном виде, подписывать приказы о направлении на обучение квалифицированной электронной подписью и хранить все документы в едином архиве с доступом за секунды. За время работы сервиса мы подключили более 500 компаний — и в каждом проекте модуль учёта обучения запускался в первую очередь.
- Поддержка всех трёх видов подписей — ПЭП, УНЭП, УКЭП — для любого кадрового процесса
- Готовый коннектор с 1С (ЗУП, КА, ERP, бухгалтерия) — ставится за час без привлечения разработчиков
- Электронный архив с хранением документов до 50 лет — доступ к архиву сохраняется даже при расторжении договора
- Автосбор комплекта документов под должность — система сама определяет, какие инструкции подписывать конкретному сотруднику
- Юридическая значимость по 63-ФЗ и 377-ФЗ — электронный документ равносилен бумажному
- Виджеты исполнительской дисциплины — кадровик видит, кто не подписал документ, у кого заканчивается подпись
- Скорость внедрения от 1 дня для небольших компаний