Реестр обученных лиц — государственная база в составе ЕИСОТ, куда с 1 марта 2023 года попадают сведения о каждой проверке знания требований охраны труда. Проверить работника можно двумя способами: в открытой части реестра по номеру протокола вместе с фамилией и именем либо в личном кабинете работодателя, где поиск идёт по СНИЛС, ИНН, ФИО или должности. Порядок зависит от того, кто обучал. Аккредитованная организация вносит сведения сама, а работодатель, который обучает работников своими силами, сначала проходит уведомительную регистрацию в отдельном реестре индивидуальных предпринимателей и юридических лиц и только после этого получает возможность создавать записи.
Разберём, какие данные должны совпасть в записи, чтобы она закрывала требование Правил № 2464, и какие виды подготовки в реестр не попадают вовсе: инструктажи, стажировка, обучение микропредприятий в рамках инструктажа на рабочем месте. Покажем шесть причин, по которым запись не находится, и порядок восстановления сведений через повторный импорт xlsx. Периодичность программ с учётом поправок, действующих с 1 сентября 2026 года, размеры штрафов по статье 5.27.1 КоАП, сценарная таблица сверки и образцы документов — во второй половине статьи.
Реестр обученных лиц: что в нём хранится и кто передаёт сведения
Пункт 104 Правил обучения по охране труда, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, закрепляет за Минтрудом три отдельных реестра: организаций и предпринимателей, оказывающих услуги по обучению; индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, обучающих собственных работников; обученных лиц. Первые два отвечают на вопрос, имел ли право обучать тот, кто обучал. Третий отвечает на вопрос, зафиксирован ли конкретный работник как прошедший проверку знания.
Запись в реестре обученных лиц содержит фамилию, имя и отчество работника, СНИЛС, должность или профессию, наименование программы, дату проверки знания, результат и номер протокола. Регистрационный номер записи возвращается работодателю и вносится в протокол проверки знания. С 1 сентября 2026 года допускается второй вариант: номер не вписывают в протокол, а прикладывают к нему выгрузку из реестра.
Сведения о работниках, обученных в аккредитованной организации, передаёт эта организация. Если работодатель проводит обучение сам, он направляет уведомление в Минтруд через личный кабинет, и министерство вносит его в реестр в течение 5 рабочих дней (пункт 108 Правил). До появления организации в этом реестре кнопка создания записей об обученных работниках недоступна, поэтому в компаниях, которые переходят на самостоятельное обучение, разрыв между первой проверкой знания и первой записью в реестре измеряется неделями.
Жёсткого срока передачи сведений об обученных Правила № 2464 не устанавливают, вопреки распространённому утверждению про 3 рабочих дня. Минтруд в письме от 28.04.2023 № 15-2/ООГ-2006 описал последовательность: сначала оформляется и нумеруется протокол проверки знания, затем сведения уходят в реестр, затем регистрационный номер записи попадает в протокол. Пока номера нет, комплект документов по работнику считается незавершённым.
| Вид подготовки | Попадает в реестр обученных лиц | Чем подтверждается у работодателя |
|---|---|---|
| Проверка знания по программам «а», «б», «в» | Да | Протокол с регистрационным номером записи |
| Обучение по оказанию первой помощи пострадавшим | Да | Протокол, перечень работников, программа |
| Обучение по использованию средств индивидуальной защиты отдельной программой | Да | Протокол, перечень применяемых СИЗ |
| Вводный, первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктаж | Нет | Журнал регистрации инструктажа с подписями |
| Стажировка на рабочем месте | Нет | Распоряжение о стажировке и отметка о её завершении |
| Обучение микропредприятия в рамках инструктажа на рабочем месте | Нет | Программа инструктажа и журнал |
| Корпоративные программы вне перечня Правил № 2464 | Нет | Внутренний протокол или журнал учёта обучения |
Из таблицы следует практический критерий поиска: если работника обучали в формате инструктажа, искать его в реестре бесполезно, и отсутствие записи нарушением не является. Спор с инспектором в такой ситуации выигрывает журнал инструктажа, а не выгрузка из ЕИСОТ.
Внимание: инструктаж по охране труда и акт о несчастном случае относятся к документам, которые нельзя перевести в кадровый электронный документооборот. Работник расписывается за инструктаж очно и на бумаге, а в электронный контур уходят приказ о комиссии, программа обучения и протокол проверки знания.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Разделяйте два потока документов по охране труда. Инструктаж подписывается очно на бумаге, и электронной подписью его не закрыть. Всё, что вокруг инструктажа, спокойно живёт в электронном виде: приказ о комиссии, программа, протокол проверки знания, перечень работников. Если эти два потока смешаны в одной папке, при проверке кадровик тратит день на то, чтобы собрать по работнику полный комплект.»
Как проверить работника в реестре обучения по охране труда
Открытая часть реестра работает без авторизации, но требует точных исходных данных: номера протокола проверки знания, фамилии и имени работника и кода с картинки. Сервис проверки сведений об обучении по охране труда в ЕИСОТ отвечает либо карточкой с программой, датой и результатом, либо сообщением о том, что сведения не найдены. Поиск по одной фамилии в открытой части невозможен, и это первое, обо что спотыкается кадровик, которому принесли удостоверение без протокола.
Полноценный поиск доступен работодателю в личном кабинете по охране труда на портале Минтруда с входом через ЕСИА. Там признаком поиска может быть одно значение: ИНН, СНИЛС, ФИО или профессия. Значение вводится ровно так, как оно попало в реестр, без сокращений и без замены буквы «ё» на «е», иначе система вернёт пустой результат при существующей записи.
В практике Добыто HR-специалисты чаще всего теряют время на первом шаге: удостоверение у работника есть, протокола в личном деле нет, и проверка упирается в запрос номера у обучающей организации. Поэтому при приёме мы забираем в личное дело именно протокол или выписку из него, а удостоверение считаем приложением к нему.
Как проверить сведения об обучении работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Возьмите из личного дела протокол проверки знания требований охраны труда и выпишите его номер, дату и наименование программы. Если протокола нет, а есть только удостоверение, запросите протокол или выписку из него у обучающей организации: с 1 сентября 2026 года такое право прямо закреплено за работодателем.
- Шаг 2. Проверьте организацию, которая обучала. Аккредитованные учебные центры ищутся по ИНН в реестре организаций, оказывающих услуги в области охраны труда, работодатели, обучающие своих работников, — в реестре индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.
- Шаг 3. Откройте открытую часть реестра обученных лиц, введите номер протокола, фамилию и имя работника, код с картинки и запустите поиск.
- Шаг 4. Сверьте карточку записи с документом: программа, дата проверки знания, результат и данные работодателя должны совпасть с протоколом. Расхождение в наименовании программы означает, что запись относится к другому виду подготовки.
- Шаг 5. Проверьте, не истёк ли срок. Для программ «а» и «б», обучения первой помощи и обучения по использованию СИЗ отсчёт идёт от даты проверки знания и составляет 3 года.
- Шаг 6. Если запись не найдена, повторите поиск в личном кабинете работодателя по СНИЛС, а затем по ФИО. Часть записей не отдаётся открытой формой из-за расхождения в номере протокола.
- Шаг 7. Зафиксируйте результат сверки: дата проверки, кто проверял, что найдено. Скриншот или выгрузка из реестра прикладывается к протоколу и снимает вопрос о происхождении регистрационного номера.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Держите внутренний журнал учёта обучения, в котором рядом с фамилией стоят номер протокола и регистрационный номер записи. Открытая часть реестра ищет по номеру протокола, и без него проверка превращается в переписку с учебным центром. Один аккуратно заполненный журнал экономит кадровику несколько дней при подготовке к плановой проверке.»
Что смотреть в найденной записи: программа, дата и периодичность
Наличие записи закрывает вопрос только вместе с её содержанием. Работник может числиться обученным по программе «а», но выполнять работы повышенной опасности, для которых нужна программа «в». Общая продолжительность обучения требованиям охраны труда по Правилам № 2464 составляет не менее 16 часов, а программа обучения первой помощи при самостоятельном обучении — не менее 8 часов.
| Программа | Кого касается | Периодичность | Что изменилось с 1 сентября 2026 года |
|---|---|---|---|
| «а» — общие вопросы охраны труда и функционирования системы управления охраной труда | Руководители, специалисты по охране труда, члены комиссий по проверке знания | Не реже 1 раза в 3 года | Периодичность сохранена |
| «б» — безопасные методы и приёмы работ при воздействии вредных и опасных производственных факторов | Работники по перечню работодателя, сформированному с учётом условий труда | Не реже 1 раза в 3 года | Программа учитывает результаты СОУТ и оценки профессиональных рисков |
| «в» — безопасные методы и приёмы выполнения работ повышенной опасности | Работники, допускаемые к работам повышенной опасности | Не реже 1 раза в 3 года | До 1 сентября 2026 года обучение проводилось ежегодно; иная периодичность может быть установлена отраслевыми требованиями |
| Обучение по оказанию первой помощи пострадавшим | Работники, включённые в перечень по пункту 33 Правил № 2464 | Не реже 1 раза в 3 года | К проведению занятий допускаются инструкторы по первой помощи |
| Обучение по использованию средств индивидуальной защиты | Работники, применяющие СИЗ, использование которых требует навыков | Не реже 1 раза в 3 года | Практические занятия проводятся очно, без дистанционных технологий |
Перевод программы «в» с ежегодного цикла на трёхлетний снимает с кадровой службы самую частую просрочку, но добавляет новую задачу: записи 2025 года и записи 2026 года живут по разным правилам, и при сверке приходится смотреть на дату проверки знания, а не только на факт наличия записи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: у компаний с корпоративными университетами норма обучения составляет 40 часов на сотрудника в год, а расходы на обучение — около 1,3% ФОТ. Обязательная подготовка по охране труда укладывается в этот объём, и отдельного бюджета под неё чаще всего не выделяют.
Образцы документов для учёта обучения по охране труда
Комплект закрывает внутреннюю часть процедуры, которую реестр не подтверждает; начните с журнала учёта обучения, в него удобно вносить регистрационные номера записей.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Журнал учёта обучения персонала | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| Протокол аттестационной комиссии | Скачать |
| Тест проверки знаний после обучения | Скачать |
| Положение об обучении персонала | Скачать |
Записи нет: шесть причин и порядок действий
Отсутствие карточки в открытой части реестра само по себе не означает, что работник не обучен. Разбор идёт от самой частой причины к самой редкой.
- Неточный номер протокола. Открытая форма сверяет строку символ в символ. Дефисы, дробные части номера и лишние пробелы дают пустой результат при существующей записи.
- Ошибка в персональных данных. Чаще всего расходится СНИЛС или написание фамилии через «е» вместо «ё». В личном кабинете поиск ведётся по одному признаку, поэтому проверяется поочерёдно по СНИЛС, ФИО и должности.
- Обучающая организация не передала сведения. Работник получил удостоверение, а запись не создана. Право запросить у обучающей организации протокол или выписку из него закреплено за работодателем.
- Работодатель не зарегистрирован в реестре предпринимателей и юридических лиц. Обучение своими силами проведено, комиссия отработала, а внести сведения технически невозможно до включения организации в реестр.
- Запись аннулирована. Аннулирование в личном кабинете выполняется наборами записей целиком, поэтому вместе с ошибочной строкой из реестра пропадает вся партия, загруженная в тот же день.
- Обучение относится к видам, которые в реестр не вносятся. Инструктаж, стажировка, обучение микропредприятия в рамках инструктажа и корпоративные программы вне перечня Правил № 2464 в ЕИСОТ не отражаются.
Пропавшие записи восстанавливаются повторным импортом. Работодатель скачивает шаблон xlsx, заполняет поля по работнику, работодателю, обучающей организации, протоколу и результату проверки, загружает файл через функцию повторного импорта и подписывает набор. Успешно восстановленные строки получают статус «Создано повторно». Проверять после этого нужно обе части: карточку в личном кабинете и выдачу открытой формы по номеру протокола.
Важный нюанс из практики: в практике Добыто самая дорогая по времени ошибка приходит со стороны кадрового учёта. Работник переведён на другую должность, попал под работы повышенной опасности, а запись у него старая, по программам «а» и «б». Формально она действует, фактически допуск к работам не закрыт. Сверку реестра поэтому привязывают к кадровому событию: приём, перевод, изменение условий труда по результатам СОУТ.
Когда сведений в реестре быть не должно
Микропредприятия вправе проводить обучение требованиям охраны труда, обучение по оказанию первой помощи и обучение по использованию СИЗ в рамках инструктажа по охране труда на рабочем месте. При таком порядке сведения в реестр обученных лиц не передаются, и требование инспектора показать выгрузку из ЕИСОТ по такому работнику не основано на Правилах № 2464. Подтверждением служат программа инструктажа и журнал регистрации инструктажа.
Второй случай — работники, которые обучались до 1 марта 2023 года. Реестр начал наполняться с этой даты, более ранние протоколы в нём не отражены. Третий случай — корпоративное обучение вне обязательного перечня: продуктовые тренинги, программы по внутренним стандартам, курсы повышения квалификации. Они оформляются протоколом или удостоверением работодателя и в государственную базу не попадают.
Отдельно проверяется перечень работников, подлежащих обучению по оказанию первой помощи. Он формируется по подпунктам «а» — «ж» пункта 33 Правил № 2464, и работник попадает в него при срабатывании любого из условий. Подпункт «ж» позволяет включить работника решением работодателя, и на практике именно эта строка перечня расходится с фактическим составом обученных.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Сверку реестра встраивайте в онбординг, а не в подготовку к проверке. Базовая адаптация нового работника занимает 3-5 дней, и проверка записи по охране труда спокойно помещается в этот срок вместе с оформлением документов. Если работник выходит на работы повышенной опасности, а действующей записи нет, дешевле сдвинуть дату допуска, чем объяснять расхождение при расследовании.»
Сколько стоит незакрытая запись в реестре
Допуск работника к исполнению трудовых обязанностей без прохождения обучения и проверки знания требований охраны труда влечёт штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ: на должностное лицо и на предпринимателя от 15 000 до 25 000 рублей, на организацию от 110 000 до 130 000 рублей. Непередача сведений и другие нарушения государственных нормативных требований охраны труда квалифицируются по части 1 той же статьи: от 2 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 50 000 до 80 000 рублей на организацию.
Санкции считаются по каждому работнику, в отношении которого выявлено нарушение, поэтому арифметика меняется на масштабе: незакрытые записи по 10 работникам производственного участка при минимальной санкции дают 1 100 000 рублей. Повторное нарушение по части 5 статьи 5.27.1 добавляет дисквалификацию должностного лица на срок от 1 года до 3 лет либо приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Вторая часть цены не связана со штрафом. При расследовании несчастного случая работодатель ссылается на пройденное обучение как на выполненную обязанность. Если записи в реестре нет, а протокол оформлен позже даты происшествия, довод разваливается, и дальше идут выплаты, регрессные требования и проверка в отношении должностных лиц.
Факт: годовые расходы на обучение линейного сотрудника составляют 22 845 рублей, а замена уволившегося обходится в 6-9 месячных окладов. При окладе 60 000 рублей это 360 000-540 000 рублей, то есть годовое обучение дешевле замены в 16-24 раза.
Как выстроить сверку реестра и не проверять всех вручную
Разовая сверка всей численности перед проверкой ГИТ занимает у кадровой службы несколько дней и устаревает через месяц. Работающая схема строится на двух опорах: список работников, для которых обучение обязательно, и триггеры, по которым запись проверяется заново.
Перед запуском регулярной сверки проверьте пять позиций: (1) утверждён ли перечень работников, подлежащих обучению по программам «а», «б», «в», первой помощи и использованию СИЗ; (2) сформирована ли комиссия по проверке знания и обучены ли её члены; (3) зарегистрирована ли организация в реестре предпринимателей и юридических лиц, если обучение идёт своими силами; (4) есть ли в личном деле каждого работника протокол с регистрационным номером записи; (5) закреплён ли в локальном нормативном акте порядок хранения протоколов и учёта времени обучения.
| Ситуация | Что критично проверить | Что вторично |
|---|---|---|
| Приём работника с удостоверением от прошлого работодателя | Наличие записи по номеру протокола, наименование программы, дата проверки знания | Внешний вид и бланк удостоверения |
| Обучение проводил сторонний учебный центр | Наличие центра в реестре организаций и факт передачи записи | Количество часов, указанное в договоре |
| Обучение своими силами | Регистрация в реестре предпринимателей и юрлиц, состав комиссии, регистрационный номер в протоколе | Внутренняя нумерация протоколов |
| Перевод на работы повышенной опасности | Действующая запись по программе «в» на дату допуска | Запись по программам «а» и «б» |
| Микропредприятие, обучение в рамках инструктажа | Программа инструктажа и журнал регистрации инструктажа | Поиск записи в реестре обученных лиц |
| Расследование несчастного случая | Соотношение даты записи в реестре и даты допуска к работе | Бумажное удостоверение работника |
Таблица показывает, что универсальной проверки не существует: для микропредприятия критичен журнал, для перевода на опасные работы — конкретная программа, для расследования — хронология. Сверка по одному шаблону для всех категорий даёт ложное ощущение закрытого вопроса.
Кейс из практики: производственная компания на 1800 человек с распределёнными площадками. Протоколы хранились у специалистов по охране труда на местах, регистрационные номера записей в личные дела не попадали, сверка перед проверкой занимала около двух недель. После переноса протоколов и перечней в электронный архив с привязкой к карточке работника подготовка комплекта по одному человеку сократилась до нескольких минут: кадровик открывает карточку и видит программу, дату и номер записи.
В практике Добыто электронный архив закрывает именно эту задачу: протокол, программа и перечень работников хранятся рядом с трудовым договором и дополнительными соглашениями, а маршруты согласования собирают подписи ответственных без бумажного оборота между площадками. Бумажным остаётся только журнал инструктажа.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Программа сверки без сроков не работает. Мы закладываем контроль на уровне регламента: кто проверяет, с какой периодичностью и что считается результатом проверки. Без этого сверка реестра всегда проигрывает текучке и всплывает за неделю до прихода инспектора. Достаточно закрепить проверку записи как обязательный шаг при приёме и переводе.»
Стоимость перевода кадровых документов по обучению в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: видов электронной подписи, интеграции с учётной системой и наличия электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников: ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | без отдельной оплаты |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и способа размещения: тариф «Старт» ограничен 25 сотрудниками, тариф «Бизнес» численность не ограничивает, но имеет минимальный годовой платёж. Условия по каждому пакету, состав функций и порядок перехода между пакетами приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Проверка работника в реестре обученных лиц опирается на три элемента: точный номер протокола, совпадение программы с фактическими условиями труда и дату, от которой отсчитывается трёхлетний срок. Отсутствие карточки в открытой части реестра означает либо ошибку в исходных данных, либо непереданные сведения, либо вид подготовки, который в ЕИСОТ не отражается. Разделять эти три ситуации нужно до того, как инспектор задаст вопрос, потому что цена нарушения считается по каждому работнику отдельно.
Сервис КЭДО Добыто закрывает ту часть задачи, которая живёт у работодателя: протоколы, программы, перечни работников и приказы о комиссиях хранятся в электронном архиве с привязкой к карточке сотрудника, а подписи собираются по маршруту согласования без пересылки бумаг между площадками. Журнал инструктажа при этом остаётся бумажным, как того требуют правила.
Частые вопросы
Чем удостоверение о проверке знания отличается от сертификата и от записи в реестре
Удостоверение и сертификат — документы, которые выдаёт обучающая организация или работодатель; их форма нормативно не унифицирована, и юридическую силу им придаёт протокол проверки знания. Запись в реестре обученных лиц — государственное подтверждение факта проверки знания с регистрационным номером. При расхождении между красивым бланком и пустой выдачей реестра инспектор ориентируется на реестр и протокол. Сертификат о прохождении корпоративного курса вне перечня Правил № 2464 в реестр не попадает вовсе.
Можно ли проводить обучение по охране труда дистанционно и в асинхронном формате
Теоретическая часть допускает дистанционные технологии, включая асинхронный формат, когда работник изучает материал в удобное время без одновременного присутствия преподавателя. Практические занятия с 1 сентября 2026 года проводятся только очно, без применения дистанционных технологий. Синхронный вебинар при этом не заменяет отработку приёмов: для программ, где предусмотрены практические занятия, потребуется очный блок и очное присутствие обучающего.
Кто из руководителей и специалистов обязан иметь подготовку в области экологической безопасности
Требование установлено статьёй 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды»: подготовку в области охраны окружающей среды и экологической безопасности должны иметь руководители организаций и специалисты, ответственные за принятие решений при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Эта подготовка идёт по линии дополнительного профессионального образования и в реестр обученных лиц по охране труда не вносится, поэтому искать её там бессмысленно.
Что делать, если работник принёс удостоверение, а записи в реестре нет
Запросить у обучающей организации протокол проверки знания или выписку из него, повторить поиск по точному номеру протокола, затем проверить организацию в реестре тех, кто вправе обучать. Если организация в реестре отсутствует или отказывается передавать сведения, обучение придётся провести заново: допуск к работе без подтверждённой проверки знания квалифицируется по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ.
Сколько хранятся сведения в реестре и нужно ли дублировать их внутренним журналом
Записи, внесённые с 1 марта 2023 года, из реестра не удаляются, кроме случаев аннулирования работодателем. Внутренний журнал учёта обучения нужен по другой причине: реестр не хранит номер вашего внутреннего протокола в удобном для поиска виде, а открытая форма ищет именно по нему. Матрица обучения с колонками «программа», «дата», «срок действия» и «регистрационный номер» превращает разовую сверку в проверку одного столбца.
Проверяет ли ГИТ реестр самостоятельно
Инспектор имеет доступ к сведениям ЕИСОТ и сверяет их с представленными документами: приказом о комиссии, программами, перечнями работников и протоколами. Расхождение между бумажным комплектом и реестром чаще всего вскрывается на этапе сопоставления дат, а не на этапе поиска записи. Поэтому в комплект по каждому работнику включают протокол с регистрационным номером записи или приложенную к нему выгрузку из реестра.
