Трудовая книжка через Госуслуги доступна работнику как выписка из электронной трудовой книжки по форме СТД-СФР: заказывается в личном кабинете, приходит файлом PDF, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица СФР. В выписке видны сведения с 1 января 2020 года: приём, переводы, увольнения, наименование работодателя, должность, код трудовой функции и основание кадрового действия. Периодов до 2020 года там нет: таблицу по ним исключили приказом Минтруда от 08.08.2025 № 489н, изменение применяется с 22 сентября 2025 года. Главное различие в том, кто запрашивает сведения: работник получает СТД-СФР сам, а работодатель доступа к базе СФР не имеет и видит только тот документ, который принёс кандидат.
Разберём, чем СТД-СФР отличается от СТД-Р, который выдаёт работодатель, и когда нужны оба документа. Покажем, как проверить подпись СФР на скачанном файле, из-за чего запись о приёме появляется в выписке не сразу и как добавить стаж до 2020 года через корректировку лицевого счёта. Сроки подачи ЕФС-1 по видам кадровых мероприятий, сценарная таблица действий при ошибке в записи, образцы кадровых документов и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Электронная трудовая книжка: что хранится в СФР и в каких документах это выдают
Электронная трудовая книжка — это не файл и не отдельный документ, а набор сведений о трудовой деятельности на индивидуальном лицевом счёте в Социальном фонде России. Работодатель передаёт туда кадровые мероприятия через подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Сам работник этот счёт не ведёт и записи в него не вносит: он только получает выписку и вправе требовать её исправления.
Источников сведений о трудовой деятельности три, и они закрывают разные периоды. Путаница между ними даёт большую часть отказов при трудоустройстве и при оформлении пенсии.
| Документ | Кто выдаёт и за какой период | Чем подтверждён и в какой срок |
|---|---|---|
| Бумажная трудовая книжка | Работодатель, который её хранит. Весь стаж за всю трудовую жизнь, включая периоды до 2020 года, награждения и поощрения | Подписи и печать работодателя. Выдаётся на руки в день прекращения трудового договора |
| СТД-Р | Работодатель. Только период работы у этого работодателя | Заверение на бумаге или УКЭП работодателя. Не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, при увольнении — в день прекращения договора |
| СТД-СФР | Социальный фонд России через Госуслуги, МФЦ или клиентскую службу. Все работодатели, но только с 1 января 2020 года | УКЭП уполномоченного должностного лица при формировании через портал Госуслуг. Формируется по запросу работника |
Форма СТД-Р и форма СТД-СФР утверждены приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н и с тех пор дважды правились: приказ от 08.08.2025 № 489н убрал из СТД-СФР таблицу с периодами до 31 декабря 2019 года, а приказ от 25.06.2026 № 271н, действующий с 8 августа 2026 года, закрепил требование подписывать сформированную через портал выписку усиленной квалифицированной подписью уполномоченного должностного лица. Практический смысл второй поправки в том, что выписка с Госуслуг — полноценный электронный документ, а не скан справки.
Сама бумажная трудовая книжка в электронный вид не переводится. Это одно из ограничений, о котором работодатели узнают уже на внедрении КЭДО: часть кадровых документов закон оставил на бумаге независимо от того, как настроена система.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно даже при идеально настроенной системе.
Порядок ведения электронной трудовой книжки и перечень включаемых сведений Социальный фонд описывает на своей странице про электронную трудовую книжку: там же перечислены способы получения сведений и условия перехода. Проверить по этому перечню стоит один момент: сведения передаются на всех работников, включая тех, кто сохранил бумажную книжку, поэтому выписка формируется и у них.
Как заказать выписку на Госуслугах и что проверить до запроса
Услуга называется «Выписка из электронной трудовой книжки» и оказывается Социальным фондом. Нужна подтверждённая учётная запись: без подтверждения личности сведения индивидуального лицевого счёта не выдаются. Результат приходит в личный кабинет, оттуда скачивается файл выписки и отдельный файл подписи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как получить сведения о трудовой деятельности через Госуслуги: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте статус учётной записи. Подтверждённая запись нужна и для самой выписки, и для последующей подачи заявления о корректировке лицевого счёта.
- Шаг 2. Сверьте СНИЛС и написание ФИО в профиле с теми, что указаны в трудовой книжке. Расхождение в одной букве даёт неполную выборку по лицевому счёту.
- Шаг 3. Откройте услугу «Выписка из электронной трудовой книжки» и отправьте запрос. Дополнительные документы прикладывать не требуется: сведения берутся из реестра.
- Шаг 4. Дождитесь результата в личном кабинете и скачайте оба файла: сам документ и файл подписи с расширением .sig. Без второго файла подпись проверить нельзя.
- Шаг 5. Сверьте записи с бумажной трудовой книжкой и приказами: наименование работодателя, даты приёма и увольнения, должность, код трудовой функции, основание.
- Шаг 6. Если последнее кадровое событие произошло на этой неделе, сверяйте не саму запись, а срок её подачи работодателем. Разбор сроков — в разделе про ЕФС-1.
Заказ выписки на портале доступен и в мобильном приложении, описание услуги и состав сведений опубликованы на странице выписки из электронной трудовой книжки. Тот же документ выдают в МФЦ и в клиентской службе СФР, но там он будет на бумаге с заверением, без файла подписи.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В инструкциях и видеороликах 2024 года до сих пор встречается форма СЗВ-ТД, хотя с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1. Мы не берём из таких источников сроки, названия форм и реквизиты, только логику и перечни, которые меняются реже. Если в найденной вами инструкции упомянута СЗВ-ТД, проверяйте в ней всё остальное: обычно устарела не одна деталь.»
Как убедиться, что выписка настоящая, а не подрисованный PDF
Выписка с портала приходит парой файлов: документ и отдельный файл откреплённой подписи. Подпись принадлежит уполномоченному должностному лицу фонда, и именно она отличает выданный государством документ от файла, который кто угодно может собрать в редакторе. Работодателю, получившему выписку от кандидата по почте, проверка подписи занимает меньше минуты и закрывает вопрос о подлинности целиком.
Проверьте подпись СФР на скачанной выписке
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Результат проверки показывает владельца сертификата, время подписания и статус самой подписи. Расхождение по любому из трёх пунктов означает, что файл менялся после подписания либо подпись к нему не относится.
Внимание: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка выписки что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки документа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Чего в выписке нет и где это брать
Три группы сведений в СТД-СФР не попадают, и ни одна из них не является сбоем системы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Периоды до 1 января 2020 года. Формирование сведений о трудовой деятельности ведётся с этой даты. Таблицу по более ранним периодам из формы исключили, применяется это с 22 сентября 2025 года. Источник по такому стажу — бумажная трудовая книжка, трудовые договоры, приказы и архивные справки.
- Награждения и поощрения. В электронную трудовую книжку они не заносятся. Подтверждаются бумажной книжкой или приказом о награждении.
- Общий стаж одной цифрой. Выписка содержит перечень кадровых мероприятий, а не готовый подсчёт. Стаж считается по датам приёма и увольнения, и за периоды до 2020 года считать придётся по бумажному документу.
Периоды до 2020 года можно перенести на лицевой счёт по заявлению. Для этого в СФР подаётся заявление о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учёта с приложением подтверждающих документов: трудовой книжки или её заверенной копии, трудового договора, приказа о приёме на работу, архивной справки. После корректировки эти периоды отражаются на лицевом счёте, но в саму форму СТД-СФР таблица по ним не вернётся.
Полезно знать: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, из которого берётся код трудовой функции для ЕФС-1, поэтому наименование должности в новых записях выписки может отличаться от формулировки в старой трудовой книжке.
Записи нет или она неверная: сроки ЕФС-1 и порядок исправления
Запись появляется в выписке не в момент подписания приказа, а после того, как работодатель сдаст подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Сроки разные для разных кадровых мероприятий, и это основная причина, по которой человек видит в выписке не то, что ожидал.
| Кадровое мероприятие | Срок подачи подраздела 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|
| Приём на работу | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Приостановление и возобновление трудового договора | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Перевод на другую постоянную работу | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем мероприятия |
| Установление или присвоение квалификации | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем мероприятия |
| Запрет занимать должность по решению суда | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем мероприятия |
Отсюда практический вывод для работника: запись о приёме должна появиться в течение нескольких дней, а запись о переводе может законно ждать до 25-го числа следующего месяца. В практике Добыто расхождение выписки с фактическим положением дел чаще всего обнаруживается именно на переводах: сотрудник уже месяц работает в новой должности, а в выписке стоит прежняя.
Что делать в конкретной ситуации
| Ситуация | Куда обращаться | Что приложить |
|---|---|---|
| Нет записи о приёме, приказ издан вчера | Никуда, срок подачи ещё не истёк | Повторный запрос выписки через 2-3 дня |
| Нет записи о переводе, приказ прошлого месяца | К работодателю, заявление на СТД-Р | Заявление, срок выдачи 3 рабочих дня |
| Ошибка в должности или дате, работодатель действует | К работодателю: он подаёт корректирующую ЕФС-1 | Заявление, копия приказа или трудового договора |
| Работодатель ликвидирован, запись неверна | В СФР, заявление о корректировке лицевого счёта | Трудовая книжка или заверенная копия, архивная справка |
| Нужен стаж до 2020 года | В СФР, заявление о корректировке лицевого счёта | Трудовая книжка, трудовые договоры, приказы, архивные справки |
| Нужны сведения о награждениях | К работодателю или в архив | Бумажная трудовая книжка, приказ о награждении |
Образцы кадровых документов по трудовой книжке и сведениям о работе
Комплект для тех случаев, когда выписки недостаточно и приходится работать с бумажным документом; начинать стоит с формы СТД-Р.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
Что видит работодатель и что он обязан выдать
Работодатель не имеет доступа к лицевому счёту кандидата и не может запросить его сведения в СФР. Единственный законный путь — документ, который кандидат принёс сам: бумажная трудовая книжка, СТД-Р от прошлого работодателя или СТД-СФР с Госуслуг. Перечень документов при приёме закрыт статьёй 65 ТК РФ, и сведения о трудовой деятельности входят в него наравне с трудовой книжкой.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Требовать документы, не предусмотренные законом, указом Президента и постановлениями Правительства, нельзя. Перечень в статье 65 не единственный, но расширить его могут только эти три источника, а не приказ министерства, не письмо ведомства и не внутренний регламент компании. Когда служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику, законного основания нет: кандидат может отказать, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя.»
Свою часть сведений работодатель обязан отдать работнику по форме СТД-Р. Срок по статье 66.1 ТК РФ: не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления в период работы и в день прекращения трудового договора при увольнении. Способ выбирает работник: бумажный документ с заверением или электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью. Обязанность выдавать СТД-Р касается работников, на которых бумажная трудовая книжка не ведётся; тем, кто книжку сохранил, в день увольнения выдают её саму.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что СТД-Р у вас собирают вручную по каждому заявлению, отдельная штатная единица для этого не нужна: в сервисе Добыто кадровые документы формируются по шаблону, подписываются онлайн и уходят в электронный архив, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа.
Сколько стоит ошибка со сведениями о трудовой деятельности
Нарушение срока подачи подраздела 1.1 ЕФС-1 и ошибки в нём влекут предупреждение или штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ. Сумма небольшая, но нарушение массовое: штраф считается по каждому работнику, а не по отчёту целиком.
Невыдача СТД-Р в срок квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. К этому добавляется риск по статье 234 ТК РФ: задержка выдачи документов, лишившая работника возможности трудиться, возмещается как неполученный заработок.
Важный нюанс из практики: мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Перед увольнениями, на которых ожидается конфликт, мы отдельно сверяем журнал подписания.
Когда выписки из электронной трудовой книжки недостаточно
Выписка закрывает не все задачи, и в четырёх ситуациях на неё опираться не стоит.
- Подтверждение стажа для пенсии за периоды до 2020 года. Этих данных в форме нет. Работает бумажная трудовая книжка и корректировка лицевого счёта.
- Подтверждение квалификации и наград. Электронная трудовая книжка их не содержит: нужны приказы, дипломы и свидетельства.
- Документ для организации, которая принимает только бумагу. Распечатка остаётся копией, её заверяют отдельно.
- Сведения о совсем свежем кадровом событии. Пока не истёк срок подачи ЕФС-1, выписка покажет прежнее состояние. Быстрее получить СТД-Р у работодателя.
Важный нюанс из практики: при найме на должность, где важен непрерывный опыт, СТД-СФР даёт полную картину только с 2020 года. Кандидат со стажем 25 лет принесёт выписку на две страницы, и это не признак короткой карьеры. Сверять такие анкеты нужно с бумажной книжкой, а не с выпиской.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы 2026
Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от численности и набора функций: интеграции с 1С, электронного архива и видов доступных подписей.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для сотрудника через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и того, нужны ли кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка. Полный состав пакетов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Данные по стоимости действительны на дату публикации.
Выводы
Выписка из электронной трудовой книжки закрывает период с 1 января 2020 года и приходит с портала как подписанный электронный документ, а не как справка-картинка. Всё, что было раньше, живёт в бумажной книжке и переносится на лицевой счёт только через заявление о корректировке. Работодатель своей выписки по кандидату не получит: он видит ровно то, что человек принёс, и обязан взамен выдать СТД-Р в трёхдневный срок или в день увольнения.
Мы в Добыто ежедневно собираем эти сведения с двух сторон: подаём кадровые мероприятия в срок и отдаём работнику подписанный комплект без бумажной пересылки. Когда процесс настроен, вопрос «почему в выписке нет моей должности» перестаёт возникать у кадровой службы вообще.
Частые вопросы
Как получить сведения о трудовой деятельности без подтверждённой учётной записи на Госуслугах
Тот же документ выдают в МФЦ и в клиентской службе Социального фонда по паспорту, а также работодатель по форме СТД-Р за период работы у него. В МФЦ и СФР выписка будет бумажной с заверением, без файла электронной подписи. Работодатель обязан выдать СТД-Р не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Можно ли сейчас отказаться от бумажной трудовой книжки и вернуться обратно
Заявление о переходе на электронное ведение сведений подаётся работодателю в любое время. После этого бумажная книжка выдаётся на руки с записью о поданном заявлении, и работодатель освобождается от её ведения и хранения. Обратный переход не предусмотрен: выданную книжку нужно хранить самостоятельно, она остаётся единственным подтверждением стажа до 2020 года.
Отражается ли в выписке работа по совместительству
Да. Работодатель по совместительству тоже страхователь и подаёт подраздел 1.1 ЕФС-1 на приём и увольнение, поэтому такие периоды попадают в выписку автоматически. В бумажной трудовой книжке запись о совместительстве вносится по основному месту работы только по желанию работника, из-за чего два документа у одного человека могут выглядеть по-разному.
Подойдёт ли выписка из ЭТК для банка, визового центра или суда
Электронный файл с подписью уполномоченного должностного лица принимают организации, работающие с электронными документами. Если требуется бумага, распечатка выписки остаётся копией электронного документа и заверяется отдельно: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо организацией с отметкой о верности копии. Для инстанции, которой нужен полный стаж, к выписке добавляют бумажную трудовую книжку.
Что делать, если работодатель вообще не подавал сведения о работнике
Сначала запрашивается СТД-Р: работодатель обязан выдать его за свой период работы независимо от того, сдал он ЕФС-1 или нет. Затем подаётся заявление о корректировке лицевого счёта в СФР с приложением трудового договора, приказа о приёме и копии трудовой книжки. Нарушение срока подачи подраздела 1.1 наказывается по статье 15.33.2 КоАП РФ штрафом от 300 до 500 рублей на должностное лицо.
Почему в выписке указана должность, которой нет в трудовом договоре
В ЕФС-1 передаётся не только наименование должности, но и код трудовой функции по ОКЗ. С 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст, и при приведении штатного расписания в соответствие с ним наименования должностей меняются. Расхождение устраняется дополнительным соглашением к трудовому договору и корректирующей формой, а не спором с фондом.
Сколько времени хранятся сведения на лицевом счёте и можно ли их потерять
Сведения о трудовой деятельности ведутся на индивидуальном лицевом счёте бессрочно и не зависят от ликвидации работодателя: переданные им мероприятия остаются в реестре. Потерять можно только то, что туда не попало, то есть периоды до 2020 года и незаявленные корректировки. Поэтому бумажную трудовую книжку после выдачи на руки хранят как основной документ по раннему стажу.
