Трудовая книжка при увольнении по собственному желанию закрывается в последний рабочий день: кадровик вносит запись с формулировкой «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», заверяет её подписью ответственного лица и печатью при наличии и выдаёт книжку работнику под роспись в книге учёта движения трудовых книжек. Приказ об увольнении при этом оформляется на бумаге, а подпись работника в самой книжке с 1 сентября 2021 года не требуется. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 уходит в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Главное различие: работнику с бумажной книжкой выдают книжку, работнику, отказавшемуся от неё, — справку СТД-Р, и срок в обоих случаях один, это день прекращения трудового договора.
Разберём заполнение всех четырёх граф, порядок заверения записи и действия кадровика, когда работник не явился за книжкой или отказался её получать. Покажем, какие документы закон оставляет на бумаге даже при полностью внедрённом КЭДО и во сколько обходится запись, внесённая с опозданием. Сценарная таблица по пяти ситуациям последнего дня, порядок исправления ошибочной записи, образцы уведомления и расписки, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что кадровик делает с трудовой книжкой в последний день работы
День прекращения трудового договора по статье 84.1 ТК РФ — это последний день работы, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы. Все действия с книжкой привязаны именно к этой дате, а не к дате подачи заявления и не к дате издания приказа. Двухнедельный срок предупреждения по статье 80 ТК РФ отсчитывается со дня, следующего за днём получения заявления работодателем.
Ниже собран перечень того, что закрывается в этот день, с нормой и сроком по каждому документу.
| Документ или действие | Что делает кадровик | Срок | Основание |
|---|---|---|---|
| Запись в трудовой книжке | Внести запись об увольнении, заверить подписью ответственного лица и печатью при наличии | День прекращения трудового договора | Ст. 84.1 ТК РФ, приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н |
| Выдача книжки на руки | Выдать работнику под роспись в книге учёта движения трудовых книжек | День прекращения трудового договора | Ст. 84.1 ТК РФ, приказ № 320н |
| Справка СТД-Р | Выдать работнику, который отказался от ведения бумажной книжки | День прекращения трудового договора | Ст. 66.1 ТК РФ, форма по приказу Минтруда от 10.11.2022 № 713н |
| Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 | Направить сведения об увольнении в Социальный фонд России | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Форма по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462 |
| Приказ об увольнении | Издать на бумаге и ознакомить работника под подпись | До дня прекращения договора включительно | Ст. 22.1 ТК РФ, письмо Минтруда от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97 |
| Уведомление явиться за книжкой | Направить, если работник отсутствует или отказался получать книжку | В день, когда выдать книжку не удалось | Ст. 84.1 ТК РФ |
Из таблицы видно, что единственный срок, который выходит за пределы последнего рабочего дня, — это ЕФС-1, и он привязан не к дате увольнения, а к дате приказа. Если приказ издан заранее, например 20 числа при увольнении 25 числа, отчёт в Социальный фонд России уходит 21 числа, а не 26-го.
Как закрыть трудовую книжку при увольнении: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите заявление работника и зафиксируйте дату его получения. От этой даты отсчитывается двухнедельный срок предупреждения по статье 80 ТК РФ, а заодно определяется последний рабочий день.
- Шаг 2. Издайте приказ о прекращении трудового договора на бумаге и ознакомьте с ним работника под подпись. Приказ становится документом-основанием для записи в книжке, его дата и номер уходят в графу 4.
- Шаг 3. Проверьте, ведётся ли на работника бумажная книжка. Если он подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, записи в бумажной уже не ведутся и закрывать нечего: выдаётся справка СТД-Р.
- Шаг 4. Внесите запись об увольнении в четыре графы раздела «Сведения о работе» и заверьте её подписью работодателя или ответственного за ведение книжек лица и печатью при наличии.
- Шаг 5. Выдайте книжку работнику в последний рабочий день и получите его роспись в книге учёта движения трудовых книжек. Расписку о получении на отдельном бланке имеет смысл оформлять, когда книжка передаётся не лично в кадровой службе.
- Шаг 6. Направьте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
Запись об увольнении: четыре графы и формулировка
Часть пятая статьи 84.1 ТК РФ требует вносить основание и причину прекращения трудового договора в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона со ссылкой на статью, часть статьи и пункт статьи. Для увольнения по собственному желанию используется формулировка «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Вариант со ссылкой на статью 80 без указания пункта 3 части первой статьи 77 считается дефектом записи: именно статья 77 содержит перечень оснований прекращения договора.
Заполнение идёт по четырём графам раздела «Сведения о работе»: графа 1 — порядковый номер записи, графа 2 — дата увольнения, графа 3 — формулировка основания, графа 4 — наименование, дата и номер приказа. Дата в графе 2 совпадает с последним рабочим днём и с датой в приказе. Запись делается без сокращений, но приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н разрешает вносить записи полностью или частично с помощью печатей и штампов.
После записи об увольнении все записи, внесённые за время работы у этого работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью при её наличии. Подпись самого увольняемого работника в трудовой книжке с вступлением в силу приказа № 320н не нужна: работник расписывается только в книге учёта движения трудовых книжек при получении документа на руки.
Факт: статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на кадровый электронный документооборот. Без согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, и ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах об увольнении через электронную систему суд идёт по порядку: сначала проверяет, вправе ли компания вообще вести кадровые документы электронно, и только потом смотрит на конкретный документ. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Поэтому перед конфликтным увольнением проверяйте не подпись под заявлением, а комплект по КЭДО: приказ о введении, положение, перечень документов и согласие этого работника.»
Кому книжку не выдают: электронная трудовая книжка и СТД-Р
Работник, подавший заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, бумажную книжку получил на руки ещё при переходе, и записи в неё с тех пор не вносятся. При увольнении такому работнику выдаётся справка по форме СТД-Р, утверждённой приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. Срок тот же — день прекращения трудового договора, основание — статья 66.1 ТК РФ. Проверить, какие сведения о его стаже есть у государства, работник может сам через раздел об электронной трудовой книжке на сайте Социального фонда России, и расхождения между СТД-Р и выпиской из лицевого счёта закрываются до увольнения, а не после.
Если в день прекращения договора выдать СТД-Р невозможно из-за отсутствия работника или его отказа получить документ, работодатель направляет сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением. Согласия работника на такую отправку, в отличие от пересылки бумажной трудовой книжки, не требуется.
Когда закрывать трудовую книжку не нужно вовсе
Три ситуации, в которых процедура из этой статьи не применяется. Первая: работник перешёл на электронную трудовую книжку, бумажная выдана ему на руки, и вносить запись некуда. Вторая: человек впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка ему не заводилась, сведения ведутся только в электронном виде. Третья: договор с исполнителем гражданско-правового характера или самозанятым, где трудовых отношений нет, книжка не ведётся и СТД-Р не выдаётся. Смешивать эти случаи с увольнением по трудовому договору нельзя: перечень выдаваемых документов и сроки в них разные.
Что при увольнении остаётся на бумаге даже при работающем КЭДО
Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Бумажная трудовая книжка в электронный вид тоже не переводится. Заявление об увольнении при этом работник вправе подать через систему КЭДО, и в этой части процесс остаётся электронным.
Важный нюанс из практики: полностью увести увольнение внутрь КЭДО невозможно. Компания рассчитывает убрать бумагу из процесса, а получает гибрид: заявление приходит электронно, приказ и ознакомление с ним уходят на бумагу, книжка закрывается вручную. На внедрении это почти всегда оказывается неожиданностью, поэтому в проектах Добыто мы проговариваем гибридный сценарий увольнения до запуска, а не после первого конфликта.
Внимание: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска. В одном из разобранных дел суд учёл, что заявление могло быть сформировано истцом ошибочно при первичном использовании системы, и указал: работодатель должен был выяснить причины увольнения и разъяснить право отозвать заявление. Увольнение признано незаконным, работник восстановлен.
Соберите приказ об увольнении по форме Т-8
Что проверить до последнего рабочего дня
Большинство ошибок в записи об увольнении закладывается не в день выдачи книжки, а раньше: в дате приказа, в наличии самой книжки в сейфе, в незакрытых прошлых записях. Проверка занимает 15 минут и снимает необходимость исправлять запись задним числом.
- Дата последнего рабочего дня. Отсчитайте две недели со дня, следующего за днём получения заявления, и сверьте результат с датой в приказе и с табелем.
- Форма ведения сведений. Посмотрите, подавал ли работник заявление о переходе на электронную трудовую книжку. От этого зависит, что вы выдаёте: книжку или СТД-Р.
- Наличие и состояние бланка. Убедитесь, что книжка физически есть, вкладыш вшит, а прошлые записи заверены. Незаверенная запись предыдущего работодателя — не ваша зона ответственности, а вот пропущенная запись о переводе внутри вашей компании исправляется до увольнения.
- Полномочия подписанта. Запись заверяет работодатель или лицо, назначенное ответственным за ведение трудовых книжек приказом. Если ответственный в отпуске, приказ о временном возложении обязанностей издаётся заранее.
- Комплект по КЭДО, если заявление пришло электронно. Проверьте согласие работника на электронное взаимодействие, ознакомление с локальным нормативным актом о КЭДО и журнал действий по спорному документу.
Пятый пункт проверяется не по журналу ознакомления, а по фактическим действиям работника в системе. В сервисе Добыто выгрузка журнала по конкретному сотруднику собирается из браузера за пару минут и показывает, кто и когда открывал документ, а кто только числился ознакомленным.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическую способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: на пилоте видно, кто из сотрудников реально не справляется с подписанием.»
Полезно знать: информационная система должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника. Журнал не выборочный: он покажет и то, что работает против работодателя, — дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе.
Образцы кадровых документов для закрытия трудовой книжки
Комплект под увольнение по собственному желанию: начните с уведомления, если работник не пришёл за книжкой в последний день, — именно оно снимает с работодателя ответственность за дальнейшую задержку.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
Работник не пришёл за книжкой и другие нестандартные сценарии
Когда в день прекращения трудового договора выдать книжку невозможно из-за отсутствия работника или его отказа от получения, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Отправить книжку почтой без письменного согласия работника нельзя: это самостоятельное нарушение, а не ускорение процедуры.
Если работник обратился за книжкой уже после увольнения, срок выдачи — не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. Невостребованные книжки хранятся у работодателя и в макулатуру не уходят: сроки хранения кадровых документов определяются архивным законодательством, а не внутренним решением.
| Сценарий последнего дня | Что выдаётся | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|---|
| Работник с бумажной книжкой вышел в последний день | Трудовая книжка под роспись в книге учёта | Точность формулировки и заверение записи | Форма отдельной расписки |
| Работник перешёл на электронную трудовую книжку | Справка СТД-Р | Подтверждение факта выдачи и полнота сведений | Записи в бумажной книжке не вносятся |
| Работник отсутствует в последний день | Уведомление явиться за книжкой | Дата направления уведомления: с неё снимается ответственность за задержку | Причина отсутствия |
| Работник отказался получать книжку | Уведомление, книжка остаётся на хранении | Письменное согласие на пересылку до отправки почтой | Устные договорённости о дате визита |
| Дистанционный работник на КЭДО | СТД-Р либо книжка почтой при согласии | Согласие работника на КЭДО и регламент действий по заявлению об увольнении | Канал, по которому пришло заявление |
Во всех сценариях, кроме первого, решающим документом становится не сама книжка, а подтверждение того, что работодатель сделал всё, что от него требовалось, и в какой день.
Важный нюанс из практики: обмен кадровыми документами по электронной почте суды признают, но только при двух условиях — обмен системный и устойчивый, а не разовый, и порядок такого обмена закреплён локальным нормативным актом. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но нигде это не описано, самое уязвимое. Если в компании исторически сложился обмен по почте, его либо закрепляют локальным актом, либо переводят в КЭДО.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ошибка в записи об увольнении и порядок её исправления
Зачёркивать запись в разделе «Сведения о работе» нельзя. Неверная запись признаётся недействительной новой записью: в графе 1 ставится следующий порядковый номер, в графе 2 — дата внесения исправления, в графе 3 пишется, что запись за таким-то номером недействительна, и сразу вносится правильная формулировка, в графе 4 повторяется ссылка на приказ. Если работник уже уволился, исправление вносит либо прежний работодатель, либо новый на основании официального документа прежнего.
Отдельный случай — испорченный бланк вкладыша или самой книжки при первичном заполнении. Такие бланки не выбрасываются, а уничтожаются с составлением акта, а движение бланков отражается в приходно-расходной книге по учёту бланков трудовой книжки. Когда книжка утрачена, работник подаёт заявление о выдаче дубликата, и дубликат оформляется по сведениям, которые работодатель может подтвердить документально.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие кадровые документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Цена ошибки при задержке книжки и неверной записи
Задержка выдачи трудовой книжки оплачивается работодателем дважды. Первое — средний заработок за всё время задержки по статье 234 ТК РФ: работник вправе требовать возмещения, если из-за отсутствия книжки не смог трудоустроиться. Второе — административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ: для организации это от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении суммы выше, а руководителю грозит дисквалификация.
Неверная формулировка записи стоит дешевле в моменте, но дороже в перспективе: работник, которому отказали в приёме на новом месте из-за спорной записи, идёт в суд с требованием изменить формулировку и взыскать заработок за время вынужденного прогула. Отдельная статья расходов — восстановление на работе по спору о том, как оформлено само заявление об увольнении. Здесь цена ошибки измеряется не штрафом, а зарплатой за весь период разбирательства.
Важный нюанс из практики: журнал подписания в системе КЭДО нужно смотреть до того, как спор начался, а не после. В Добыто мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидается конфликт: расхождение между датой выдачи ключа и датой заявления видно за минуту, а в процессе оно всплывает уже как доказательство против работодателя.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Лайфхак: чек-лист доказательной базы по электронному увольнению закрывается десятью документами, и два последних — бумажные приказ об увольнении и акт ознакомления с ним. Если в папке по спорному увольнению их нет, остальные восемь позиций уже не спасают.
Стоимость перевода кадровых документов в КЭДО: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с 1С. Трудовые книжки и приказы об увольнении остаются на бумаге при любом тарифе: в электронный вид уходят заявления, уведомления, согласия и ознакомления с локальными актами.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту УЦ |
| Интеграция с 1С:ЗУП через готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: для компании до 25 человек хватает базовых шаблонов, а интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив начинаются с тарифа «Бизнес». Актуальные условия по каждому набору функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
Смена тарифа возможна в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому пилотную группу можно запускать на минимальном наборе и расширяться после первой волны подписаний.
Выводы
Закрытие трудовой книжки при увольнении по собственному желанию держится на трёх датах: последний рабочий день, когда вносится запись и книжка уходит на руки, дата приказа, от которой отсчитывается срок ЕФС-1, и дата направления уведомления, если работник за книжкой не пришёл. Формулировка записи привязана к пункту 3 части первой статьи 77 ТК РФ, заверение — к подписи ответственного лица и печати при наличии, а работник расписывается не в книжке, а в книге учёта движения трудовых книжек. Работнику, перешедшему на электронную трудовую книжку, вместо записи выдаётся справка СТД-Р в тот же срок.
Электронный документооборот сокращает бумажную часть процедуры, но не отменяет её целиком: приказ об увольнении, акт ознакомления и сама бумажная книжка остаются вне системы. В Добыто мы выстраиваем маршрут увольнения с учётом этого гибрида и заранее проверяем комплект по КЭДО, чтобы электронное заявление работника не превратилось в спор о том, кто и когда его подписал.
Частые вопросы о трудовой книжке при увольнении
Можно ли внести запись об увольнении заранее, до последнего рабочего дня?
Дата в графе 2 должна совпадать с днём прекращения трудового договора, поэтому запись, датированная будущим числом, некорректна. Практическая сложность в том, что работник вправе отозвать заявление до истечения срока предупреждения, и тогда заранее сделанную запись придётся признавать недействительной отдельной записью. Технически книжку готовят заранее, а запись вносят в день увольнения.
Нужно ли выдавать СТД-Р работнику, у которого ведётся бумажная трудовая книжка?
Автоматически — нет: ему выдаётся книжка. Но по письменному заявлению работник вправе получить сведения о трудовой деятельности у этого работодателя, и тогда СТД-Р оформляется наравне с книжкой. Срок выдачи документов по заявлению работника — не позднее трёх рабочих дней.
Что делать, если работник просит переслать книжку курьером или через мессенджер?
Пересылка книжки допускается почтой и только после письменного согласия работника на такую отправку. Скан книжки в мессенджере юридической силы не имеет и от обязанности выдать оригинал не освобождает. До получения согласия книжка хранится у работодателя, а работнику направляется уведомление о необходимости явиться за ней.
Кто исправляет запись, если ошибку нашли уже после увольнения?
Исправление вносит работодатель, допустивший ошибку. Если работник к нему обратиться не может, запись исправляет новый работодатель, но только на основании официального документа прежнего: копии приказа, справки или выписки. Без такого документа новый работодатель менять чужую запись не вправе.
Как быть, если книжка утрачена работодателем?
Работник подаёт заявление о выдаче дубликата, и работодатель оформляет дубликат по сведениям, которые может подтвердить документально: приказами, трудовыми договорами, справками прежних мест работы. Стаж, который подтвердить нечем, в дубликат не переносится, поэтому сбор подтверждающих документов ложится на обе стороны.
Отчитываться по ЕФС-1 нужно, если работник уволился в выходной день?
Срок привязан к дате издания приказа, а не к дате увольнения: сведения подаются не позднее следующего рабочего дня после приказа. Если приказ издан в пятницу, отчёт уходит в понедельник. Дата самого увольнения при этом указывается в отчёте такой, какая стоит в приказе.
Обязательно ли вести книгу учёта движения трудовых книжек в бумажном виде?
Форма книги с 1 сентября 2021 года работодателем определяется самостоятельно, обязательный образец из прежней инструкции не действует. Ключевое требование сохраняется: в книге фиксируется факт выдачи книжки на руки с подписью работника. Именно эта подпись подтверждает, что документ выдан в день увольнения, а не позже.
