Запись в трудовой книжке о приёме на работу вносится не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа, а запись об увольнении — в день увольнения: это пункт 9 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. В графе 3 сначала идёт заголовок с наименованием работодателя, затем запись о приёме с должностью и подразделением по штатному расписанию, в графе 4 — вид документа-основания, его дата и номер. В графе 2 стоит день начала работы; дата приказа туда не переносится. Бумажную книжку вы ведёте только тем, кто до 31 декабря 2020 года подал заявление о её сохранении; у всех, кто впервые вышел на работу после этой даты, записи существуют только как сведения в Социальном фонде России и передаются подразделом 1.1 формы ЕФС-1.
Разберём каждую графу и формулировки для приёма, перевода, совместительства, переименования компании и увольнения, а также две развилки исправления ошибки: своей записи и записи прошлого работодателя. Покажем, где срок записи в книжке расходится со сроком подраздела 1.1 ЕФС-1: кадровик успевает по книжке и опаздывает в СФР. Сроки по каждому событию, размеры штрафов, образцы формулировок, шаблоны книг учёта и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Кому в 2026 году вы ещё ведёте бумажную трудовую книжку
Трудовая книжка установленного образца остаётся основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (статья 66 ТК РФ). Ведёт её работодатель на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, если работа у него основная. Работодатель — физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, записи в трудовые книжки не вносит вообще: это прямой запрет статьи 309 ТК РФ.
Право выбора формата закрылось 31 декабря 2020 года по Федеральному закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Кто написал заявление о сохранении бумажной книжки, тот продолжает её вести и может передумать в любой момент, перейдя на электронную. Обратного хода нет: после перехода на сведения о трудовой деятельности книжка выдаётся на руки, и работодатель больше ничего в неё не пишет. Тем, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется.
| Кто работник | Бумажная книжка | Подраздел 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|---|
| Основное место работы, заявление о сохранении бумажной книжки подано до 31.12.2020 | Ведётся, вносятся все записи | Подаётся |
| Основное место работы, работник выбрал электронную трудовую книжку | Выдана на руки, записи не вносятся | Подаётся |
| Впервые устроился на работу после 31.12.2020 | Не оформляется | Подаётся |
| Совместитель | Запись вносит основной работодатель по желанию работника | Подаёт работодатель по совместительству |
| Исполнитель по договору ГПХ | Не ведётся | Подаётся на заключение и расторжение договора |
Из таблицы следует практическое правило сортировки: обязанность отчитаться в СФР есть по каждой строке, а обязанность взять ручку — только по первой и частично по четвёртой.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные кадровые документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Бумажная трудовая книжка остаётся вне контура КЭДО, а часть документов закон и позиция Минтруда прямо оставили на бумаге. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, сколько у вас работников с сохранённой бумажной книжкой: именно эта цифра определяет, сколько бумаги останется в кадровой службе после внедрения.»
Когда запись в бумажную книжку вносить не нужно
Четыре ситуации, в которых кадровик открывает книжку зря. Первая: работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, книжка ему возвращена, а вы вносите запись о новом переводе. Вторая: договор ГПХ или самозанятый исполнитель, здесь трудовых отношений нет и раздел «Сведения о работе» не заполняется. Третья: временный перевод по статье 72.2 ТК РФ, он в книжку не попадает, в отличие от постоянного. Четвёртая: дисциплинарное взыскание, кроме увольнения, в трудовую книжку не вносится.
Какие записи вносит кадровик и в какой срок
Пункт 9 Порядка 320н задаёт единый срок для записей о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и награждениях: не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа. Отдельно стоит запись об увольнении, она вносится в день увольнения. Срок отсчитывается от даты приказа, а не от даты события, поэтому приказ, изданный задним числом, сокращает вам запас времени.
| Событие | Срок записи в книжке | Срок подраздела 1.1 ЕФС-1 | Основание |
|---|---|---|---|
| Приём на работу | Не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа | Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа | Приказ о приёме |
| Перевод на другую постоянную работу | Не позднее 5 рабочих дней | До 25-го числа следующего месяца | Приказ о переводе |
| Присвоение разряда, класса, категории | Не позднее 5 рабочих дней | До 25-го числа следующего месяца | Приказ |
| Переименование организации | Отдельной строкой в разделе «Сведения о работе» | До 25-го числа следующего месяца | Решение или приказ о переименовании |
| Награждение | Не позднее 5 рабочих дней | Не подаётся | Приказ о награждении |
| Увольнение | В день увольнения | Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа | Приказ об увольнении |
Важный нюанс из практики: расхождение в первой и последней строке таблицы даёт самую частую просрочку. Кадровик помнит про 5 рабочих дней на книжку и в этот же ритм ставит подраздел 1.1, хотя по приёму и увольнению у него есть только один рабочий день. Сначала отчёт в СФР, потом перо.
Как внести запись о приёме на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте формат: есть ли у работника действующая бумажная книжка или он перешёл на электронную. Если книжка на руках у работника по его заявлению, записи не вносятся.
- Шаг 2. Сверьте наименование должности с действующим штатным расписанием и трудовым договором. Расхождение придётся исправлять отдельной процедурой.
- Шаг 3. Издайте приказ о приёме и зафиксируйте его дату и номер: они уйдут в графу 4.
- Шаг 4. Если это первая запись у данного работодателя, впишите в графу 3 заголовком полное наименование организации и сокращённое при его наличии.
- Шаг 5. Внесите порядковый номер записи в графу 1, дату приёма в графу 2, текст о приёме в графу 3, реквизиты приказа в графу 4. Уложитесь в 5 рабочих дней со дня приказа.
- Шаг 6. Отразите движение книжки в книге учёта и подайте подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Соберите приказ о приёме по форме Т-1 перед внесением записи
В практике Добыто половина спорных записей начинается не в книжке, а в приказе: должность в приказе не совпадает со штатным расписанием, дата приказа опережает дату выхода, номер приказа проставлен вручную и дублируется. Запись просто наследует ошибку основания.
Графы 1-4: как выглядит правильная запись
Раздел «Сведения о работе» состоит из четырёх граф, и каждая имеет собственное содержание. Графа 1 — порядковый номер записи, сквозной внутри раздела. Графа 2 — дата события арабскими цифрами: число и месяц двузначные, год четырёхзначный. Графа 3 — содержание: наименование работодателя заголовком без номера и даты, затем формулировка о приёме, переводе, квалификации или увольнении. Графа 4 — наименование документа-основания, его дата и номер, например «Приказ от 02.03.2026 № 17-к».
Наименование должности берётся из штатного расписания. Если с работой связаны компенсации, льготы или досрочное назначение пенсии, наименование должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам: это требование части 2 статьи 57 ТК РФ, и именно на нём чаще всего спотыкаются производственные компании. Полный текст Порядка ведения и хранения трудовых книжек и обе формы приложений опубликованы в карточке приказа Минтруда России № 320н на сайте министерства, там же виден статус документа и дата регистрации в Минюсте.
Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо новая редакция штатного расписания, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам. Запись в книжку вносится уже по новому наименованию.
Пишут в книжке шариковой, перьевой или гелевой ручкой светостойкими чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета. Порядок 320н допускает также печатный способ, штампы и комбинацию способов, поэтому печать записи на принтере нарушением не является. Сокращения в тексте записи не используются: «пр.» вместо «приказ» и «ген. дир.» вместо «генеральный директор» инспектор читает как дефект оформления.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Одно требование старых Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в новом Порядке не воспроизведено: знакомить работника с каждой внесённой записью под подпись в личной карточке больше не нужно. Сама личная карточка Т-2 с 1 сентября 2021 года перестала быть обязательной, хотя многие компании продолжают её вести как удобный внутренний реестр.
Перевод, совместительство, переименование и квалификация
Запись о переводе вносится только при переводе на другую постоянную работу: изменилась должность, подразделение или трудовая функция на постоянной основе. Временный перевод по статье 72.2 ТК РФ в книжку не попадает, но если он стал постоянным, запись вносится с даты начала перевода.
Совместительство — единственный вид записи, который зависит от воли работника. Вносит её работодатель по основному месту работы, по желанию работника и на основании документа, подтверждающего работу по совместительству: копии приказа или справки. Записи можно делать последовательно по хронологии либо блоком после записи об основной работе.
Переименование организации оформляется отдельной строкой в графе 3 без номера в графе 1: указывается прежнее и новое наименование и дата переименования, в графе 4 — реквизиты решения или приказа. Пропуск такой записи создаёт разрыв: работника приняли в одну компанию, а уволили из другой, и при назначении пенсии этот разрыв придётся закрывать архивной справкой.
Присвоение нового разряда, класса или категории вносится как запись о квалификации в тот же пятидневный срок. Сведения о профессии или специальности, полученной в ходе обучения, отражаются на титульном листе, а не в разделе «Сведения о работе».
Запись об увольнении и выдача книжки
Формулировка записи об увольнении воспроизводит формулировку приказа и содержит ссылку на основание: пункт, часть и статью ТК РФ (статья 84.1 ТК РФ). «Уволен по собственному желанию» без ссылки на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ — это дефект, который работник использует в суде. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя при её наличии.
Книжка выдаётся работнику в день прекращения трудового договора. Если работник отсутствует или отказался её получать, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку по почте; со дня направления такого уведомления ответственность за задержку выдачи снимается.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью электронного увольнения не существует даже при внедрённом КЭДО.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Компания рассчитывает убрать бумагу из увольнения целиком, а получает гибрид: заявление работник подаёт электронно, приказ и ознакомление с ним уходят на бумагу, запись в бумажной книжке тоже остаётся ручной. Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Проверьте свой регламент увольнения: если в нём нет бумажного блока, регламент придётся переписывать до, а не после первой проверки.»
Образцы кадровых документов по трудовым книжкам
Комплект закрывает четыре задачи: исправление записи, учёт бланков и движения книжек, выдачу книжки и сведений о трудовой деятельности; начните с приказа об ответственном, без него остальные документы не на кого оформить.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Ошибка в записи: две развилки исправления
Зачёркивать записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» запрещено пунктом 12 Порядка 320н. Механика другая: следующим порядковым номером вносится запись «Запись за номером таким-то недействительна», а сразу за ней — правильная запись с тем же основанием или с новым приказом, если менялось само решение. На титульном листе логика обратная: там неверные сведения аккуратно зачёркиваются одной чертой, а рядом или на внутренней стороне обложки указываются верные данные со ссылкой на документ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Своя ошибка и ошибка прошлого работодателя
Собственную ошибку вы исправляете сами и по своим документам: приказ, трудовой договор, штатное расписание. Ошибку предыдущего работодателя исправляет тот, кто её допустил, либо текущий работодатель, но только на основании официального документа прежнего: копии приказа, справки, архивной выписки. Исправлять чужую запись со слов работника нельзя: пока подтверждающего документа нет, запись не трогается.
Если исправить записи в книжке невозможно или книжка утрачена, работник подаёт письменное заявление, а работодатель по последнему месту работы выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (пункт 27 Порядка 320н). В дубликат переносятся общий стаж суммарно по документам и все записи по последнему месту работы.
Сколько стоит ошибка в записи
Нарушение порядка ведения трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей, на индивидуального предпринимателя от 1000 до 5000 рублей, на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит юридическому лицу от 50 000 до 70 000 рублей, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет.
Дороже обходится другой сценарий. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает работнику неполученный заработок, если в трудовую книжку или в сведения о трудовой деятельности внесена неправильная либо не соответствующая законодательству формулировка причины увольнения. Расчёт идёт по среднему заработку за всё время, пока человек не мог трудоустроиться из-за такой записи.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровые документы мы сверяем до того, как начался спор, а не после. Перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт, отдельно смотрим связку приказ — запись — отчёт: расхождение в дате или в формулировке всплывает именно в этой тройке. Возьмите 5 последних уволенных и сверьте у них дату приказа, дату записи в книжке и дату подачи подраздела 1.1: это занимает полчаса и показывает реальное состояние учёта.»
Трудовая книжка и ЕФС-1: две параллельные обязанности
Запись в книжке и сведения в СФР живут по разным правилам и по разным срокам. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся по новой форме, утверждённой приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, которая действует с 30 декабря 2025 года. По приёму, увольнению, заключению и расторжению договора ГПХ срок составляет один рабочий день после издания приказа, по переводу, переименованию и установлению квалификации — до 25-го числа следующего месяца. Порядок представления и сроки по каждому кадровому мероприятию описаны в базе знаний СФР по форме ЕФС-1, там же публикуются актуальные форматы файлов.
За непредставление сведений персонифицированного учёта или за недостоверные сведения предусмотрен штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ, плюс от 300 до 500 рублей на должностное лицо по статье 15.33.2 КоАП РФ. Сумма умножается на численность: на компании в 300 человек ошибка в одном общем отчёте превращается в 150 000 рублей.
Сведения о трудовой деятельности выдаются работнику по форме СТД-Р, утверждённой приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н: по письменному заявлению в срок не позднее 3 рабочих дней, а при увольнении — в день прекращения трудового договора (статья 66.1 ТК РФ). Способ выбирает работник: на бумаге с заверением или электронным документом, подписанным УКЭП.
Сроки по книжке, по СТД-Р и по ЕФС-1 удобнее вести из одной точки. Мы подключаем готовый модуль для 1С:ЗУП, он устанавливается и настраивается за один день, после чего кадровые документы и статусы подписания синхронизируются автоматически, а ручная сверка дат остаётся только по бумажному блоку.
Лайфхак: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила при подаче в банк, в суд или в СФР, её заверяют: оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанной от руки бумаги и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой СТД-Р: если в файле есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, и его придётся заверять как копию, а не выдавать как электронный документ.»
Учёт, хранение и ответственный за трудовые книжки
Ответственность за организацию работы с книжками лежит на работодателе, а ведёт, хранит, учитывает и выдаёт книжки уполномоченное лицо, назначенное приказом. Без такого приказа любая претензия инспектора адресуется руководителю напрямую, и объяснение «этим занимается бухгалтер по совместительству» не работает.
Учётных книг две: книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей и приходно-расходная книга по учёту бланков. С 1 сентября 2021 года их формы работодатель разрабатывает сам, унифицированных бланков больше нет. Книги нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя и печатью при её наличии. Испорченные при заполнении бланки списываются актом об уничтожении.
Невостребованные книжки остаются у работодателя на хранении. Общий ориентир по документам по личному составу задаёт статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ: 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 2003 года, и 75 лет для более ранних. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию и в этот же период проводим сверку книги учёта: на 200 сотрудников расхождения находятся почти всегда, чаще всего по выданным на руки книжкам работников, перешедших на электронный формат.
Важный нюанс из практики: в спорах по КЭДО суд проверяет четыре обстоятельства: получено ли согласие работника, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли он электронную подпись и получил ли он электронный документ. Бумажный блок с трудовыми книжками живёт по своей логике, и смешивать эти два комплекта доказательств в одной папке не стоит.
Стоимость перевода кадровых документов в КЭДО: тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужного набора подписей и наличия интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск электронных подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | без отдельной оплаты |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа, а переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
УКЭП в тарифы не входит и оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Бумажные трудовые книжки остаются вне контура системы независимо от тарифа: их ведут, учитывают и хранят по Порядку 320н.
Выводы
Бумажная книжка сегодня обслуживает ограниченный круг работников, но правила для неё не смягчились: 5 рабочих дней на запись о работе, день в день на увольнение, никаких зачёркиваний в разделе «Сведения о работе», должность строго из штатного расписания. Параллельно по тем же событиям идёт подраздел 1.1 ЕФС-1 со своими, более жёсткими сроками, и именно на этом стыке возникает большая часть просрочек. Цена расхождения измеряется не только штрафом по статье 5.27 КоАП, но и средним заработком по статье 234 ТК РФ, если пострадала формулировка увольнения.
Мы в Добыто переводим в электронный вид ту часть кадрового документооборота, которую закон разрешает, и отдельно описываем бумажный блок: трудовые книжки, приказ об увольнении и акт ознакомления с ним. Такой разделённый контур закрывает вопрос инспектора о том, где лежит оригинал, за одну выгрузку.
Частые вопросы
Можно ли распечатать запись на принтере вместо того, чтобы писать от руки
Да. Порядок 320н допускает заполнение книжки не только ручкой со светостойкими чернилами, но и печатным способом, штампами или комбинацией способов. Требования к содержанию при этом не меняются: те же графы, тот же запрет сокращений, та же подпись ответственного лица. Практическое ограничение одно: бланк должен корректно проходить через принтер, иначе испорченный бланк придётся списывать актом.
Работник просит внести запись о работе по совместительству за прошлые годы. Обязаны ли мы это сделать
Запись вносится по основному месту работы по желанию работника и только на основании документа, подтверждающего работу по совместительству: копии приказа, справки или трудового договора с другим работодателем. Хронология при этом может нарушаться: записи о совместительстве допустимо вносить блоком после текущих записей. Без подтверждающего документа запись не вносится, даже если работник настаивает.
Что делать, если книжка заполнена до конца, а работник продолжает работать
Оформляется вкладыш в трудовую книжку, он ведётся и учитывается в том же порядке, что и сама книжка, и без неё недействителен. На титульном листе книжки ставится штамп или надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера. Движение вкладышей отражается в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей, а бланки вкладышей проходят по приходно-расходной книге.
Организация, которая внесла запись, ликвидирована. Кто исправляет ошибку
Исправление вносит текущий работодатель на основании официального документа: архивной справки, копии приказа из архивного фонда или решения суда. Работник запрашивает такие документы в государственном или муниципальном архиве, куда передавались документы по личному составу ликвидированной организации. Со слов работника или по копии без реквизитов запись исправлять нельзя.
Как подтвердить стаж, если записи в книжке противоречат сведениям СФР
Периоды работы до регистрации гражданина в системе индивидуального персонифицированного учёта подтверждаются трудовой книжкой по Правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015. Периоды после регистрации подтверждаются сведениями персонифицированного учёта. При расхождении фонд запрашивает первичные документы работодателя: приказы, лицевые счета, ведомости, поэтому сохранность архива по личному составу за 50 лет имеет прямое денежное значение для работника.
Нужно ли вносить запись о службе в армии и кто это делает
С 1 сентября 2021 года записи о военной службе вносятся по месту её прохождения, а не работодателем по гражданскому месту работы. Работник предъявляет военный билет, сведения о службе учитываются при подсчёте стажа, отдельного заявления и приказа для этого не требуется. Работодателю остаётся проверить, что период службы не создаёт пробела между записями о работе.
Работник перешёл на электронную книжку, но мы по ошибке внесли новую запись. Как это исправить
Запись признаётся недействительной следующим порядковым номером в разделе «Сведения о работе», новая правильная запись при этом не вносится: после перехода на сведения о трудовой деятельности книжка работником уже получена и работодателем не ведётся. Событие отражается только в подразделе 1.1 ЕФС-1 в свой срок. Факт возврата книжки на руки должен быть зафиксирован распиской работника и отметкой в книге учёта движения.
