Выписка из трудовой книжки — это отдельный документ, куда работодатель переносит часть записей о работе сотрудника: данные титульного листа и нужные строки из раздела «Сведения о работе». Выдают её по письменному заявлению, бесплатно, заверенной надлежащим образом и не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, как требует статья 62 ТК РФ. Главное различие, от которого зависит весь порядок, — ведётся ли на работника бумажная трудовая книжка. Если ведётся, кадровая служба готовит выписку и заверяет её по ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметкой «Верно». Если работник перешёл на электронную трудовую книжку или впервые устроился после 31 декабря 2020 года, выписывать нечего: вместо неё выдают сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Разберём, что писать в заявлении, с какого дня отсчитывать срок, какие записи переносить и когда нужна отметка «Работает по настоящее время». Покажем, чем выписка отличается от копии книжки и от СТД-Р и какие требования работника выполнять не обязательно. Сценарная таблица по типовым запросам, разбор ошибок со штрафами по статье 5.27 КоАП РФ, тарифы на перевод выдачи документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Выписка, копия трудовой книжки и СТД-Р: что именно просит работник
В заявлении работник почти всегда пишет одно, а нужно ему другое. Формулировку «прошу выдать копию трудовой книжки» пишут по привычке, а банку для кредита достаточно выписки с последними записями, консульству нужна заверенная копия всех заполненных страниц, для подтверждения периода после 2020 года подойдёт только СТД-Р. Эти документы различаются по содержанию, основанию и способу заверения.
Выписка содержит выборку: титульные данные плюс те записи о приёме и переводах, которые работник попросил. Копия трудовой книжки воспроизводит все заполненные страницы целиком. СТД-Р — это утверждённая форма из приложения № 1 к приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н, и в ней отражается период работы у этого работодателя по данным, переданным в информационную систему Социального фонда России.
| Документ | Что содержит | Основание и срок | Как заверяется |
|---|---|---|---|
| Выписка из трудовой книжки | Данные титульного листа и выбранные записи о приёме и переводах | Статья 62 ТК РФ, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления | Отметка «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата по ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
| Копия трудовой книжки | Все заполненные страницы, включая титульный лист | Статья 62 ТК РФ, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления | Та же отметка о заверении, на каждом листе или на последнем листе прошитой копии |
| СТД-Р | Приём, переводы на другую постоянную работу и увольнение за период работы у этого работодателя | Статья 66.1 ТК РФ, форма по приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н; 3 рабочих дня, при увольнении — в день прекращения договора | На бумаге — заверение надлежащим образом, в электронной форме — УКЭП работодателя |
| СТД-СФР | ФИО, дата рождения, СНИЛС, отметка о выбранном варианте ведения книжки и записи с индивидуального лицевого счёта | Приказ Минтруда России от 10.11.2022 № 713н; выдаёт Социальный фонд или МФЦ | Заверяет Социальный фонд, работодатель к этому документу отношения не имеет |
Из таблицы следует практический вывод для кадровой службы: до подготовки документа надо уточнить у работника, для какой организации он его берёт. Банк и работодатель по совместительству обычно принимают выписку, а консульство и суд чаще запрашивают полную копию.
Образцы документов по трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности
Комплект закрывает весь цикл работы с книжкой и сведениями о трудовой деятельности, начать стоит с формы СТД-Р: именно её выдают вместо выписки большинству сотрудников.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
Кому выписку выдать нельзя: электронная книжка и новички после 2020 года
Статья 62 ТК РФ содержит оговорку, которую пропускают при подготовке ответа работнику: выписки из трудовой книжки выдаются, за исключением случаев, когда книжка на работника не ведётся. Две категории сотрудников под эту оговорку попадают целиком, и подготовить им выписку не из чего.
Первая категория — те, кто впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года. Бумажная трудовая книжка им не оформляется вовсе, сведения о работе ведутся только в электронном виде. Вторая категория — работники, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Бумажный бланк им выдан на руки под расписку, у работодателя он не хранится, и физически перенести из него записи кадровик не может. Обеим категориям вместо выписки выдают СТД-Р за период работы у этого работодателя.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ. Позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97, поэтому полностью безбумажного увольнения не бывает даже при внедрённом КЭДО.
Отдельно стоит предупредить работника о границе данных. Электронная трудовая книжка содержит записи начиная с 2020 года, поэтому стаж за более ранние периоды подтверждается бумажным бланком, который лежит у самого человека. Проверить, что именно видит государство, сотрудник может сам: сведения из электронной трудовой книжки на сайте Социального фонда России доступны через личный кабинет, портал госуслуг, клиентскую службу фонда и МФЦ, и запрашивать их у работодателя для этого не нужно.
Заявление работника: срок три рабочих дня и форма выдачи
Заявление обязательно письменное, но форма свободная: утверждённого бланка нет. Чтобы не готовить документ дважды, в заявлении стоит зафиксировать пять позиций: какой документ нужен (выписка, копия или СТД-Р), за какой период, сколько экземпляров, способ получения и дата с подписью. Цель получения работник указывать не обязан, и требовать объяснений работодатель не вправе.
Трёхдневный срок отсчитывается от дня подачи заявления, а не от дня, когда руководитель поставил резолюцию, и не от дня, когда документ дошёл до кадровой службы. Поэтому заявление регистрируют в журнале входящих в день получения, а на втором экземпляре работника ставят отметку с датой. При споре именно эта отметка определяет, уложилась компания в срок или нет. Выдача бесплатная, удерживать деньги за бланк, печать или почтовую пересылку статья 62 ТК РФ не позволяет.
Способ выдачи выбирает работник. Для сведений о трудовой деятельности статья 66.1 ТК РФ формулирует это прямо: работодатель предоставляет их способом, указанным в заявлении, — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Промежуточных вариантов норма не знает: файл, подписанный простой или неквалифицированной подписью, требованию статьи 66.1 не отвечает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: спор по электронным кадровым документам всегда сопровождается доказыванием четырёх обстоятельств: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли работник электронную подпись и получил ли он электронный документ. Сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — подписание конкретного файла.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан заверенной бумажной выписки и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи и оттиск печати, перед вами электронный образ, а не электронный документ».
Отсканированная бумажная выписка с отметкой «Верно» — это электронный образ, и он годится там, где принимающая сторона согласна на скан. Сведения по форме СТД-Р в электронном виде — это электронный документ, и подписывать его надо УКЭП организации. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности нет.
Подпишите СТД-Р электронной подписью перед отправкой работнику
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
В практике Добыто запрос на выписку часто закрывается не бумагой, а файлом, который принимает банковское приложение. Мы закладываем в маршрут два варианта выдачи сразу: заверенную бумагу для тех, кому документ нужен в консульстве или в суде, и подписанный УКЭП файл для остальных случаев.
Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе электронного документооборота — зона повышенного риска, и любое значимое действие в этот период стоит подтверждать вне системы. Если работник впервые заходит в личный кабинет и сразу отправляет заявление, кадровой службе разумно продублировать получение по телефону или письмом.
Как оформить выписку: состав записей, заверение и отметки
Выписка готовится на бланке организации и начинается с заголовка с номером и датой. В неё переносятся данные титульного листа книжки — фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия или специальность, — а затем нужные строки из раздела «Сведения о работе». Записи переносятся дословно, с сохранением исходной нумерации, дат и реквизитов приказов: номер и дата приказа о приёме или переводе в выписке должны совпадать с тем, что стоит в книжке, иначе принимающая сторона вернёт документ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отметка о заверении оформляется по пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и состоит из слова «Верно», должности заверившего лица, его подписи, расшифровки подписи и даты. Если выписка уходит в стороннюю организацию, отметка дополняется надписью о месте хранения подлинника с номером и датой документа и заверяется печатью. Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе работать без печати по Федеральному закону от 06.04.2015 № 82-ФЗ: такая организация заверяет выписку подписью и надписью о месте хранения подлинника, а отсутствие оттиска дефектом не считается.
Когда работнику нужно подтвердить, что он работает в компании сейчас, под последней перенесённой записью ставят текущую дату и надпись «Работает по настоящее время», а ниже — должность, подпись, расшифровку и печать при её наличии. Без этой отметки выписка подтверждает только факт приёма, и банк или визовый центр попросит документ заново.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Прежде чем отдавать работнику распечатку СТД-Р, посмотрите, чья отметка на ней стоит».
Как оформить и выдать выписку из трудовой книжки: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите заявление, зарегистрируйте его в журнале входящих и проставьте дату на экземпляре работника. От этой даты идут три рабочих дня.
- Шаг 2. Проверьте по личной карточке и книге учёта движения трудовых книжек, ведётся ли на работника бумажная книжка. Если не ведётся, готовьте СТД-Р, а не выписку.
- Шаг 3. Уточните у работника состав записей и период. Для банка обычно достаточно приёма и текущей должности, для подтверждения стажа нужны все записи о работе.
- Шаг 4. Перенесите на бланк организации данные титульного листа и выбранные записи дословно, с исходной нумерацией и реквизитами приказов.
- Шаг 5. Проставьте отметку «Верно» с должностью, подписью, расшифровкой и датой на каждом листе либо на последнем листе прошитой и пронумерованной выписки.
- Шаг 6. Добавьте надпись о месте хранения подлинника и печать, если документ предназначен сторонней организации, и отметку «Работает по настоящее время», если нужно подтвердить текущую занятость.
- Шаг 7. Выдайте документ под роспись в журнале учёта выданных документов и сохраните заявление работника в личном деле.
При подготовке выписки чаще всего и обнаруживаются дефекты самой книжки: неверная дата приказа, пропущенная запись о переводе, ошибка в наименовании должности. Исправлять их в выписке нельзя, потому что выписка воспроизводит книжку, а не заменяет её. Сначала запись исправляется в самой трудовой книжке по правилам приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, и только после этого готовится выписка.
Учёт выдачи и хранение: что придётся показать при проверке
Книга учёта движения трудовых книжек фиксирует движение самих бланков: приём при трудоустройстве, выдачу на руки при переходе на электронную трудовую книжку, выдачу при увольнении. Выписки и копии в неё не заносятся, для них ведётся отдельный журнал учёта выданных работникам документов. Журнал не обязателен по закону, но при проверке именно он доказывает, что трёхдневный срок соблюдён: без записи о дате выдачи подтвердить это нечем.
Лайфхак: информационная система должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника — тогда факты отправки, доставки и открытия документа подтверждаются выгрузкой. Смотреть журнал подписания стоит до того, как спор начался, а не после.
Мы проводим такую сверку перед плановыми проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт. Заявление работника хранится вместе с копией выданного документа: заявление с датой входящего и отметка о выдаче закрывают вопрос инспектора о сроке без дополнительных пояснений.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность».
Сроки хранения у заявления работника и у копии выданной выписки разные: заявление относится к документам по личному составу, а копия выписки — вспомогательный документ, который хранится по номенклатуре дел организации. Общая логика сроков по кадровым документам не меняется от того, ведутся они на бумаге или в электронном виде.
Ошибки при выдаче выписки и во что они обходятся
Первая и самая дорогая ошибка — пропущенный трёхдневный срок. Нарушение подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении применяется часть 2 той же статьи: для должностного лица это штраф 10 000-20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, для организации — 50 000-70 000 рублей. К штрафу добавляется предписание инспектора с собственным сроком исполнения, и документ всё равно приходится готовить, только уже под контролем надзорного органа.
Вторая ошибка — выдача выписки третьему лицу без письменного согласия работника. Банк, страховая компания или новый работодатель иногда запрашивают сведения напрямую. Статья 88 ТК РФ запрещает сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия, и такой запрос без согласия исполнять нельзя.
Третья ошибка — неверное заверение. Выписка без должности заверившего лица, без расшифровки подписи или без даты не соответствует пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, и принимающая сторона возвращает её работнику. Отдельного состава под дефект заверения в КоАП нет, но работник приходит второй раз, а срок по статье 62 ТК РФ по новому заявлению отсчитывается заново.
Внимание: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к трудовым договорам, иначе запись в книжке разойдётся со штатным расписанием и с кодом трудовой функции в ЕФС-1.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Та же система, которая фиксирует действия работника, покажет и то, что работает против работодателя: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности при формально подписанном документе. Журнал не выборочный, он показывает всё. Поэтому выгрузку по спорному документу мы смотрим до начала конфликта, а не в день получения иска».
Работнику, которому выписку не выдали в срок или выдали с дефектами заверения, имеет смысл начать с письменного повторного заявления с отметкой о вручении. Если это не сработало, обращение подаётся в государственную инспекцию труда, в том числе через сервис онлайнинспекция.рф, где есть отдельная категория обращений по невыдаче документов, связанных с работой.
Важный нюанс из практики: если в компании исторически сложился обмен кадровыми документами по электронной почте, его нужно либо закрепить локальным нормативным актом, либо переводить в КЭДО. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но нигде это не описано, — самое уязвимое при споре.
Когда выписка не нужна и чем её заменить
Выписка решает узкую задачу: показать записи из бумажной книжки, которая хранится у работодателя. Во многих типовых ситуациях она избыточна или бесполезна, и кадровой службе выгоднее сразу предложить работнику подходящий документ, чем готовить бумагу, которую у него не примут.
| Ситуация работника | Что выдавать | Что критично |
|---|---|---|
| Бумажная книжка ведётся, нужен кредит в банке | Выписка с записью о приёме и текущей должности | Отметка «Работает по настоящее время» с текущей датой |
| Работник перешёл на электронную трудовую книжку | СТД-Р за период работы у этого работодателя | Форма по приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н, срок 3 рабочих дня |
| Нужен весь стаж, включая прежних работодателей | СТД-СФР через госуслуги, МФЦ или клиентскую службу фонда | Данные в фонде есть с 2020 года, более ранний стаж — только по бумажному бланку |
| Оформление визы или подача в суд | Заверенная копия всех заполненных страниц книжки | Отметка о заверении на каждом листе либо на прошитой копии, надпись о месте хранения подлинника |
| День увольнения, работник просит документы | Трудовая книжка на руки либо СТД-Р, расписка о получении | Срок — день прекращения трудового договора, а не 3 рабочих дня |
| Запрос пришёл от банка или страховой, а не от работника | Ничего до получения письменного согласия работника | Статья 88 ТК РФ запрещает передачу персональных данных третьей стороне без согласия |
Отдельный случай — бывший работник. Книжка выдана ему на руки в день увольнения, поэтому выписку из неё компания сделать физически не может. Уволенному выдают СТД-Р за период работы и заверенные копии приказов о приёме, переводах и увольнении, которые остались в личном деле.
Стоимость перевода выдачи кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронные подписи для работников входят в тариф, интеграция с 1С и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес», а выделенный сервер и SLA считаются отдельно.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по мере подключения сотрудников |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора подписей и потребности в интеграции с учётной системой: компании до 25 человек укладываются в тариф «Старт», а при численности от 50 сотрудников считать нужно от годового минимума. Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в каждый из трёх тарифов.
Отдельная строка расходов в тарифах не появляется: выдача СТД-Р и других документов по статье 62 ТК РФ идёт внутри обычного маршрута подписания и дополнительной платы за документ не требует.
Выводы
Порядок действий определяется одним вопросом: лежит ли бумажная книжка у работодателя. При бумажной книжке готовится выписка на бланке организации с отметкой «Верно» по ГОСТ Р 7.0.97-2016, при электронной — СТД-Р по форме приказа Минтруда России от 10.11.2022 № 713н. Срок в обоих случаях один: три рабочих дня со дня подачи письменного заявления, а в день увольнения документы выдаются сразу. Способ получения выбирает работник, и для электронного варианта статья 66.1 ТК РФ требует усиленной квалифицированной подписи работодателя.
Мы в Добыто выстраиваем маршруты так, чтобы заявление, подготовка документа, подписание и отметка о выдаче фиксировались в одной системе с выгружаемым журналом действий. Это снимает основную часть вопросов инспектора о сроках и снижает количество повторных обращений работников за тем же документом.
Частые вопросы
Можно ли получить выписку за период работы у прежнего работодателя?
У текущего работодателя — нет. Он вправе заверять только те записи, которые внёс сам, и подтверждать сведения за свой период работы. Записи прежних работодателей воспроизводятся в копии всей трудовой книжки, если бумажный бланк хранится у нынешнего работодателя. Сведения за периоды начиная с 2020 года по всем местам работы человек получает самостоятельно в форме СТД-СФР через портал госуслуг, МФЦ или клиентскую службу Социального фонда России.
Обязан ли работодатель отправить выписку по электронной почте, если работник просит именно так?
Статья 62 ТК РФ требует выдать заверенную надлежащим образом копию и способ доставки не регулирует. Отправка скана по почте закрывает бытовую потребность, но юридически это электронный образ документа, а не заверенная копия. Если порядок обмена по электронной почте закреплён локальным нормативным актом организации, такая отправка защищена лучше. Для сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ работает другое правило: электронный вариант подписывается усиленной квалифицированной подписью.
Сколько экземпляров выписки можно запросить и ограничено ли число обращений?
Количество экземпляров и частота обращений законом не ограничены, плату брать нельзя. По каждому новому письменному заявлению отсчитываются свои три рабочих дня. Если работник регулярно запрашивает один и тот же документ, кадровой службе проще выдавать сразу два экземпляра и фиксировать выдачу в журнале: при проверке это подтверждает соблюдение сроков по каждому обращению.
Нужна ли доверенность, если выписку забирает родственник работника?
Да. Выписка содержит персональные данные, а статья 88 ТК РФ запрещает передавать их третьей стороне без письменного согласия работника. Родственник получает документ по доверенности, оформленной работником, либо по письменному согласию работника с указанием лица, которому передаются сведения. Паспорт получателя проверяется и его данные вносятся в журнал выдачи.
Что делать, если ошибку в трудовой книжке нашли уже после выдачи выписки?
Сначала исправляется запись в самой книжке по правилам приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н: ошибочная строка признаётся недействительной, верные сведения вносятся следующим номером. Затем готовится новая выписка с исправленными данными и новым номером. Ранее выданный экземпляр отзывать не нужно, но работника стоит письменно уведомить, что документ заменён, особенно если он уже подал его в банк или в суд.
Считаются ли три рабочих дня по календарю компании или по производственному календарю?
По графику работы организации. Точкой отсчёта служит день подачи заявления, а сами три рабочих дня идут со следующего рабочего дня: при пятидневной неделе заявление, поданное в пятницу, отрабатывается до среды включительно. При шестидневной неделе счёт другой, и это стоит один раз зафиксировать в локальном акте о порядке выдачи документов, связанных с работой, чтобы кадровая служба и работники считали срок одинаково.
Можно ли выдать выписку в день обращения, без письменного заявления?
Выдать можно, запрета нет: три рабочих дня — предельный срок, а не обязательный. Но заявление всё равно лучше взять и зарегистрировать. Без письменного обращения в деле не остаётся документа, подтверждающего дату запроса, и при споре о задержке доказывать соблюдение срока будет нечем.
