Трудовая книжка в 2026 году ведётся в одном из двух форматов, и право выбора есть не у каждого. Работник, который впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, бумажный бланк не получает: сведения о его трудовой деятельности работодатель передаёт в Социальный фонд России по статье 66.1 ТК РФ. У того, кто работал раньше и сохранил бумажную книжку, выбор остаётся бессрочно: пока заявление о переходе не подано, работодатель обязан вести бумажный бланк и параллельно сдавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Заявление о переходе на электронный формат необратимо: обратного заявления закон не предусматривает, а стаж до 1 января 2020 года в базе Социального фонда не отражён и подтверждается только бумажной книжкой.
Разберём три группы работников и то, что каждый формат даёт и отнимает: подтверждение стажа до 2020 года, записи о награждениях и совместительстве, порядок исправления ошибок, доступ к данным после увольнения. Покажем текст заявления, запись, которую работодатель вносит в книжку перед выдачей на руки, и момент, после которого он перестаёт отвечать за её хранение. Работодателю материал даёт порядок действий при приёме и сроки подраздела 1.1 формы ЕФС-1. Сравнительная таблица форматов, образцы кадровых документов, стоимость перевода кадрового контура в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто в 2026 году выбирает формат трудовой книжки, а кто нет
Право выбора закреплено статьёй 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ и зависит от одного обстоятельства: был ли у человека стаж по трудовому договору до 2021 года. Кампания по сбору заявлений шла по 31 декабря 2020 года включительно, но она не закрыла вопрос навсегда. Работник, который тогда выбрал бумажный бланк или вообще ничего не подавал, вправе перейти на электронный формат в любой момент. Обратного механизма в законе нет.
Отдельно урегулированы те, кто в 2020 году физически не мог подать заявление: болел, был в отпуске, был отстранён от работы. Часть 6 статьи 2 439-ФЗ даёт им право подать заявление в любое время, и работодатель обязан его принять без ссылок на истёкшую кампанию.
| Ситуация работника | Что ведётся фактически | Есть ли выбор сейчас |
|---|---|---|
| Первое трудоустройство после 31 декабря 2020 года | Только сведения по статье 66.1 ТК РФ в базе СФР | Нет. Бумажная книжка не оформляется (часть 8 статьи 2 439-ФЗ) |
| Подано заявление о продолжении ведения бумажной книжки | Бумажный бланк у работодателя плюс сведения в СФР | Да. Перейти на электронный формат можно в любой момент |
| Заявление не подавалось вообще | Бумажный бланк у работодателя плюс сведения в СФР | Да. Заявление о переходе принимается без ограничения по сроку |
| В 2020 году не мог подать заявление: болезнь, отпуск, отстранение | Бумажный бланк до момента подачи заявления | Да, в любое время (часть 6 статьи 2 439-ФЗ) |
| Подано заявление о предоставлении сведений по статье 66.1 ТК РФ | Только сведения в СФР, бумажный бланк на руках у работника | Нет. Возврат к ведению бумажной книжки законом не предусмотрен |
Из таблицы следует практический признак: если бумажная книжка лежит в кадровой службе, выбор ещё не сделан и остаётся открытым. Если она на руках у работника с записью о подаче заявления, решение принято окончательно.
В практике Добыто при приёме сотрудника чаще всего спотыкаются именно на определении группы: кадровая служба видит бумажную книжку без записи о переходе и оформляет её как обычно, хотя человек уже подавал заявление на прошлом месте работы и запись туда не внесли.
Чем бумажная книжка отличается от электронных сведений
Перечень данных для электронного формата закреплён статьёй 66.1 ТК РФ и короче того, что содержит бумажный бланк. В базу СФР попадают сведения о работнике, даты приёма, перевода и увольнения, наименование работодателя, должность, профессия, специальность, основание кадрового мероприятия и причина прекращения трудового договора. Сведений о награждениях за успехи в работе в этом перечне нет, хотя статья 66 ТК РФ требует вносить их в бумажную книжку.
| Параметр | Бумажная трудовая книжка | Сведения по статье 66.1 ТК РФ |
|---|---|---|
| Кто ведёт | Работодатель по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н | Социальный фонд России по данным подраздела 1.1 формы ЕФС-1 |
| Где физически находится | В кадровой службе работодателя до дня увольнения | В информационной системе СФР, носителя нет |
| За какой период есть данные | Весь стаж с первой записи | С 1 января 2020 года |
| Сведения о награждениях | Вносятся по статье 66 ТК РФ | В перечень статьи 66.1 ТК РФ не входят |
| Работа по совместительству | Вносится по желанию работника основным работодателем | Попадает автоматически: отчёт сдаёт работодатель по совместительству |
| Как получить выписку | Копия или заверенная выписка по статье 62 ТК РФ | СТД-Р у работодателя, СТД-СФР через Госуслуги, СФР или МФЦ |
| Срок выдачи по заявлению | 3 рабочих дня (статья 62 ТК РФ) | 3 рабочих дня для СТД-Р, в день увольнения без заявления |
| Что будет при утрате | Оформляется дубликат по последнему месту работы | Восстанавливать нечего, данные хранятся в базе СФР |
Решающая строка здесь третья. Электронный формат надёжнее по сохранности и удобнее по доступу, но он описывает только то, что происходило с 2020 года. Всё, что было раньше, живёт исключительно в бумажном бланке.
Факт: трудовая книжка входит в закрытый перечень документов, которые нельзя перевести в электронный вид ни при каком кадровом документообороте. Вместе с ней в этом перечне акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Работник, который выбирает электронный формат, обычно думает о бумажном бланке как о лишней папке в отделе кадров. На деле это единственный документ, который подтверждает его стаж до 2020 года, потому что в базу Социального фонда сведения пошли только с января 2020-го. Прежде чем подавать заявление, пролистайте книжку и посчитайте, сколько лет вашего стажа останутся подтверждёнными только ею.»
Что работник теряет при переходе на электронный формат
Переход выглядит как смена носителя, но меняет он больше. Пять последствий, о которых редко пишут в инструкциях по подаче заявления.
Решение необратимо. Часть 4 статьи 2 439-ФЗ сохраняет право перейти на электронный формат за теми, кто выбрал бумагу. Симметричной нормы в законе нет: подав заявление по статье 66.1 ТК РФ, работник лишается права требовать ведения бумажного бланка у любого будущего работодателя.
Бумажный бланк уходит навсегда. Работодатель выдаёт книжку на руки и, по части 3 статьи 2 439-ФЗ, освобождается от ответственности за её ведение и хранение. Дальше сохранность документа — забота работника. Если он потеряет книжку через десять лет, ему придётся собирать подтверждение стажа до 2020 года по архивам прежних работодателей, а не просить дубликат.
Награждения перестают фиксироваться. Перечень статьи 66.1 ТК РФ закрыт, и сведений о поощрениях в нём нет. Для большинства должностей это безразлично, но для соискателей на позиции, где учитывается ведомственная награда или звание, запись в бумажной книжке остаётся единственным кадровым подтверждением.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Совместительство фиксируется по-другому. В бумажную книжку запись вносит основной работодатель по желанию работника и на основании документа с места совместительства. В электронном формате сведения попадают в базу напрямую от работодателя-совместителя, и скрыть вторую работу от будущего нанимателя, который запросит выписку, уже не получится.
Полнота данных зависит от дисциплины работодателя. Бумажную запись работник видит своими глазами при увольнении. Электронную он не видит, пока не закажет выписку. Если работодатель не сдал подраздел 1.1 формы ЕФС-1, период работы в базе просто отсутствует.
Кому переходить на электронный формат сейчас не стоит
Большая часть стажа заработана до 2020 года и подтверждается только бумажной книжкой, а до назначения пенсии осталось немного: держать бланк у работодателя спокойнее, чем хранить дома. Работа связана с наградами, званиями и квалификационными записями, которые в перечень статьи 66.1 ТК РФ не входят. В отрасли работает несколько прежних работодателей, к которым сложно обратиться за архивной справкой, а записи в книжке уже сделаны. Наконец, часть работодателей в малом бизнесе по-прежнему просит бумажный бланк при приёме, хотя права требовать его при выбранном электронном формате у них нет: спорить на собеседовании об этом никто не любит.
Обратная ситуация тоже понятна. Весь стаж начался после 2020 года, работа дистанционная, а книжка лежит в другом городе: смысла удерживать бумажный документооборот ради одной записи нет.
Как оформить выбор формата: заявление и действия работодателя
Заявление подаётся в свободной форме, требований к бланку закон не устанавливает. Существенны два элемента: прямое указание на статью 66.1 ТК РФ и дата подачи, которую работодатель потом переносит в отчётность. Рабочая формулировка выглядит так: «Прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и выдать трудовую книжку на руки».
Как перейти на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Закажите у работодателя сведения по форме СТД-Р и сверьте их с записями в бумажной книжке за период с 2020 года. Расхождения проще исправить до подачи заявления.
- Шаг 2. Сфотографируйте или отсканируйте все развороты бумажной книжки. Скан не имеет юридической силы, но экономит время при восстановлении стажа, если оригинал потеряется.
- Шаг 3. Подайте работодателю письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Второй экземпляр с отметкой о принятии оставьте себе.
- Шаг 4. Получите бумажную книжку на руки. Перед выдачей работодатель вносит в неё запись о подаче заявления по части 3 статьи 2 439-ФЗ, а факт выдачи фиксирует в книге учёта движения трудовых книжек и распиской работника.
- Шаг 5. Проверьте, что работодатель отразил дату подачи заявления в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Срок для этого мероприятия — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи.
- Шаг 6. Через месяц закажите выписку СТД-СФР на Госуслугах и убедитесь, что отметка о выборе электронного формата отражена в базе.
Работодатель отказать в приёме заявления не вправе, а вот отложить выдачу книжки на практике может: бланк нужно найти, внести запись, оформить книгу учёта. Разумный срок здесь тот же, что и для выдачи документов по статье 62 ТК РФ, — 3 рабочих дня.
Образцы кадровых документов по трудовым книжкам
Комплект закрывает весь цикл работы с бумажным бланком, от назначения ответственного до выдачи на руки; работнику первой нужна форма СТД-Р.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки на руки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Отдельная категория, о которой забывают при переводе кадровых процессов в цифру, — сотрудники старшего возраста без компьютера и электронной почты. Для них мы продолжаем вести бумажный контур и не давим на заявление о переходе: отказ работника от электронного взаимодействия не повод для санкций и не основание для увольнения. Если у человека есть хотя бы телефон, начинайте с уведомлений на номер, а не с личного кабинета.»
Что делает работодатель при приёме на работу в 2026 году
Формат определяется документами кандидата, а не желанием кадровой службы. Если человек приносит бумажную книжку без записи о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ, работодатель обязан вести её дальше. Если книжки нет и в СТД-Р или СТД-СФР с прошлого места стоит отметка о выборе электронного формата, бумажный бланк не заводится. Если человек устраивается впервые, книжка не оформляется в силу части 8 статьи 2 439-ФЗ, независимо от того, просит он её или нет.
Дальше включается отчётность. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при приёме и увольнении сдаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. По остальным мероприятиям, включая отметку о поданном заявлении о выборе формата, срок другой — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Это самая частая ошибка в кадровом учёте: два срока в одной форме путают между собой.
Полезно знать: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому наименования должностей в штатном расписании и кадровых программах нужно сверить до подачи отчёта.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сколько стоит ошибка в формате книжки
Нарушение порядка ведения трудовых книжек проверяется государственной инспекцией труда и квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит дороже: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, от 50 000 до 70 000 рублей на организацию.
Непредставление или недостоверность сведений персонифицированного учёта наказывается отдельно, по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ: 500 рублей за каждое застрахованное лицо. К этому добавляется предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей на должностное лицо за нарушение срока подачи. На компании в 300 человек разовая несдача подраздела 1.1 превращается в 150 000 рублей санкции по одному эпизоду.
Отдельная статья расходов не административная. Задержка выдачи трудовой книжки в день увольнения по вине работодателя обязывает возместить работнику средний заработок за весь период задержки по статье 234 ТК РФ. При зарплате 80 000 рублей и месячной задержке компания платит работнику ещё один оклад сверх расчёта при увольнении.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что в вашей компании сроки ЕФС-1 держатся на памяти одного кадровика, отдельный сотрудник для контроля не нужен: в сервисе Добыто кадровые мероприятия фиксируются в момент подписания документа, а не в конце месяца.
Где посмотреть сведения о трудовой деятельности
Источников два, и они не равнозначны. Форму СТД-Р выдаёт работодатель: в день увольнения без заявления, а в период работы — в течение 3 рабочих дней со дня, когда работник направил заявление. В ней только сведения этого работодателя. Форма СТД-СФР охватывает всю трудовую деятельность с 2020 года по данным всех страхователей.
Выписку СТД-СФР получают на портале Госуслуг, в территориальном органе Социального фонда России, в МФЦ или у работодателя по последнему месту работы. Услуга предоставляется экстерриториально: обращаться по месту регистрации не нужно. Состав сведений и порядок их получения описаны в разделе об электронной трудовой книжке на сайте Социального фонда России, там же указаны сроки, в которые работодатель обязан передавать данные.
Работникам, которые ведут бумажный бланк, выписка СТД-СФР тоже доступна. Сведения о них поступают в фонд ровно так же: выбор формата влияет на то, ведётся ли бумажная книжка, а не на то, сдаёт ли работодатель отчётность.
Как исправить неверные сведения
Расхождение между бумажной книжкой и базой СФР исправляется через того работодателя, который допустил ошибку. Он подаёт корректирующую форму ЕФС-1 с отменой неверного мероприятия и внесением правильного. Если организация ликвидирована, работник обращается в территориальный орган фонда с подтверждающими документами: трудовой книжкой, договором, приказами, справками из архива.
Ошибка в самом бумажном бланке правится по другому механизму — через признание записи недействительной и внесение верной, а в отдельных случаях через оформление дубликата. Выбор способа зависит от того, где именно допущена ошибка и кто её допустил.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре о стаже суд смотрит не на формат книжки, а на то, чем подтверждается каждый период. Электронная выписка закрывает время с 2020 года, дальше в дело идут бумажный бланк, трудовые договоры, приказы и архивные справки. Поэтому совет один и для работника, и для кадровой службы: сверяйте СТД-Р с бумажными записями в момент увольнения, а не когда спор уже начался.»
Трудовая книжка и КЭДО: что остаётся на бумаге
Кадровый электронный документооборот введён статьями 22.1-22.3 ТК РФ и позволяет вести большинство кадровых документов без дублирования на бумаге. Трудовая книжка в этот периметр не входит. Вместе с ней за пределами КЭДО остаются приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним, акт о несчастном случае на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Практическое следствие для работодателя: полностью безбумажного увольнения не существует. Заявление работник подаёт электронно, согласование идёт в системе, а приказ и ознакомление с ним всё равно печатаются. Если у работника бумажная книжка, к этому добавляется запись об увольнении и выдача бланка на руки в последний рабочий день.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Сведения о трудовой деятельности при этом с КЭДО связаны напрямую. Приказ о приёме, подписанный в системе, становится основанием для подраздела 1.1 формы ЕФС-1, и дата издания приказа запускает однодневный срок отчётности. В практике Добыто внедрение начинается с пилотной группы одного подразделения: это снимает основную часть ошибок в маршрутах и датах до того, как система разворачивается на всю компанию.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Компании приходят с расчётом убрать бумагу из кадрового процесса целиком и получают гибрид: часть документов законом закреплена за бумажным носителем. Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Планируйте бумажный контур как отдельный процесс с ответственным и книгой учёта, а не как остаток, который рассосётся сам.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Ведение самих трудовых книжек работодатель оплачивает бланками и рабочим временем кадровой службы. Стоимость электронного контура считается иначе — по численности сотрудников и набору функций. Тарифы Добыто КЭДО на дату публикации выглядят так.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | период 1 год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | включено на всех тарифах |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | включено |
Итоговая сумма зависит от численности, набора подписей и потребности в интеграции с учётной системой: при переходе с тарифа на тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав функций по каждому пакету опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Формат трудовой книжки в 2026 году определяется не предпочтением, а датой первого трудоустройства и тем, подавал ли работник заявление по статье 66.1 ТК РФ. У тех, кто начал работать после 31 декабря 2020 года, выбора нет вовсе. У остальных он сохраняется бессрочно, но срабатывает только в одну сторону: вернуться к бумажному бланку после перехода закон не позволяет. Решающий аргумент при выборе — период стажа до 2020 года, которого в базе Социального фонда нет, и который подтверждается исключительно бумажной книжкой.
Работодателю обе схемы придётся вести параллельно ещё долго: бумажные бланки у части сотрудников, электронные сведения по всем. Мы в Добыто выстраиваем кадровый контур так, чтобы электронная часть закрывала подписание, маршруты и архив, а бумажные исключения были описаны отдельным регламентом с ответственным и сроками, а не оставались зоной ручной памяти кадровика.
Частые вопросы
Заводят ли трудовую книжку при работе по договору ГПХ или с самозанятым
Нет. Трудовая книжка ведётся только в рамках трудовых отношений. При этом по договору ГПХ с физическим лицом без статуса самозанятого заказчик сдаёт подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в тот же срок, что и при приёме на работу: не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения договора. Эти сведения попадают в электронную выписку, но записью в бумажной книжке не становятся и стаж по трудовому договору не образуют.
В выписке СТД-СФР нет периода работы с 2021 года. Что делать
Обратитесь к работодателю, у которого вы в этот период работали, с письменным заявлением об исправлении сведений. Он подаёт корректирующую форму ЕФС-1 с отменой неверного мероприятия и внесением правильного. Если организация ликвидирована, вопрос решается через территориальный орган Социального фонда России по подтверждающим документам: трудовому договору, приказам, бумажной книжке, архивным справкам.
Нужна ли бумажная книжка при устройстве по совместительству
Работодателю по совместительству трудовая книжка не предъявляется и не ведётся. Запись о совместительстве по статье 66 ТК РФ вносит основной работодатель, и только по желанию работника, на основании документа с места совместительства. В электронной выписке эти сведения появляются автоматически, потому что подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдаёт каждый работодатель по своему договору.
Сохраняется ли право на бумажную книжку, если человек несколько лет не работал
Да, если заявление о переходе на сведения по статье 66.1 ТК РФ он не подавал. Перерыв в работе на право выбора не влияет: значение имеет только наличие стажа до 2021 года и отсутствие поданного заявления. При трудоустройстве такой работник предъявляет бумажную книжку, и новый работодатель обязан вести её дальше.
Работник потерял бумажную книжку и хочет сразу перейти на электронную
Сначала оформляется новый бумажный бланк. Работник подаёт заявление, в котором указывает, что трудовая книжка утрачена, работодатель заводит бланк по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н и учитывает его в приходно-расходной книге. Только после этого принимается второе заявление — о предоставлении сведений по статье 66.1 ТК РФ. Оформить электронный формат в обход бумажного бланка законом не предусмотрено.
Может ли работодатель отказать в выдаче трудовой книжки на руки при переходе
Нет. Часть 3 статьи 2 439-ФЗ прямо обязывает выдать бланк работнику, внеся в него запись о подаче заявления. Задержка выдачи по вине работодателя влечёт возмещение среднего заработка по статье 234 ТК РФ за весь период задержки, а нарушение порядка ведения книжек проверяется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ со штрафом на организацию от 30 000 до 50 000 рублей.
