Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию вносится одной строкой в графе 3: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Текст обязан дословно совпадать с приказом, сокращения запрещены. Вносят запись в день увольнения, заверяют подписью работодателя или ответственного за трудовые книжки лица и печатью при её наличии. Подпись самого работника под записью Порядок, утверждённый приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, не требует. Главное различие: у работника, перешедшего на электронную трудовую книжку, бумажной записи не будет вообще, вместо неё в день увольнения выдаётся форма СТД-Р, а сведения уходят в Социальный фонд России подразделом 1.1 формы ЕФС-1.
Разберём, где формулировка расходится с приказом и почему такое расхождение проигрывается в суде, какие варианты записи допустимы при выходе на пенсию, что делать с уже внесённой ошибочной записью. Покажем чек-лист проверки до внесения записи и порядок действий, если работник не явился за книжкой. Сроки по ЕФС-1, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, сценарная таблица спорных ситуаций, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Формулировка записи об увольнении по собственному желанию: что писать в графе 3
Графа 3 заполняется без сокращений. «Ст.», «п. 3 ч. 1», «ТК РФ» в записи не пишутся: Порядок ведения и хранения трудовых книжек требует вносить записи в точном соответствии с формулировками кодекса и со ссылкой на статью, часть статьи, пункт части статьи. Остальные графы разворота «Сведения о работе» заполняются так же строго: в графе 1 порядковый номер записи внутри раздела, в графе 2 дата увольнения арабскими цифрами в формате 00.00.0000, в графе 4 вид документа-основания с датой и номером, например «Приказ от 12.03.2026 № 17-к».
Кодекс даёт два равнозначных способа назвать одно и то же основание, и оба встречаются в кадровой практике.
| Ситуация | Запись в графе 3 | Норма |
|---|---|---|
| Общий случай, работник увольняется по своей инициативе | Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | п. 3 ч. 1 ст. 77, ст. 80 ТК РФ |
| Тот же случай, вариант формулировки по тексту пункта | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
| Работник увольняется в связи с выходом на пенсию | Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | ч. 3 ст. 80 ТК РФ |
| Работник отозвал заявление до истечения срока предупреждения | Запись не вносится, приказ об увольнении отменяется | ч. 4 ст. 80 ТК РФ |
Выбор между первой и второй строкой таблицы делается один раз и закрепляется как единый стандарт для всей организации: разнобой в книжках одного работодателя инспектор читает как отсутствие порядка ведения. Третья строка отличается от первой не стилистикой, а объёмом сведений: причина попадает в книжку только тогда, когда она же указана в заявлении и в приказе.
Действующую редакцию Порядка и обе формы бланка удобно сверять по карточке приказа Минтруда России № 320н на сайте министерства: там опубликован текст, по которому проверяющий будет читать вашу запись. Порядок применяется с 1 сентября 2021 года и действует до 1 сентября 2027 года.
Заявление, приказ и запись: три документа, которые должны совпасть
Запись вносится на основании приказа и должна точно соответствовать его тексту. Отсюда практическое следствие: спор о формулировке в книжке почти никогда не решается правкой книжки. Сначала проверяется приказ, потом заявление, и только потом сама запись. Если в заявлении работник написал «прошу уволить по соглашению сторон», а приказ издан по пункту 3 части первой статьи 77, дефект сидит в приказе, и исправление одной книжки его не закроет.
Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри кадрового электронного документооборота поэтому невозможно: заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление с ним всё равно уходят на бумагу.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «На внедрении это почти всегда оказывается неожиданностью: компания рассчитывает убрать бумагу из процесса увольнения полностью, а получает гибрид. Заявление приходит электронно, приказ и акт ознакомления остаются бумажными, и запись в книжке делается с бумажного приказа. Проверьте у себя, что маршрут увольнения в системе заканчивается не подписанием приказа, а выгрузкой его на печать.»
Факт: электронные кадровые документы признаются доказательствами, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. Сначала доказывается право компании вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан.
Соберите приказ об увольнении по форме Т-8
Что проверить до того, как вносить запись
Запись в книжке необратима в том смысле, что аккуратно стереть её нельзя: любая правка оставляет след в виде записи о недействительности. Поэтому проверка идёт до внесения, а не после.
- Заявление работника. Есть подпись, дата подачи и понятная воля на увольнение по своей инициативе. Срок предупреждения по статье 80 ТК РФ отсчитывается со следующего дня после получения заявления.
- Дата увольнения. Последний день работы совпадает в заявлении, приказе, табеле и записке-расчёте. Расхождение хотя бы в одном документе превращает спор о формулировке в спор о дате.
- Отзыв заявления. Работник не отозвал заявление до истечения срока предупреждения, а на его место не приглашён в письменной форме другой работник, которому нельзя отказать в приёме.
- Указание причины. Причина попадает в запись, только если она названа в заявлении и перенесена в приказ. Дописывать «в связи с выходом на пенсию» по устной просьбе работника нельзя.
- Форма книжки. Работник не отказывался от ведения бумажной трудовой книжки. Если отказался, вместо записи оформляется СТД-Р.
- Предыдущие записи. В разделе «Сведения о работе» нет незакрытых или ошибочных записей этого же работодателя: их исправляют до внесения записи об увольнении.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете даже при технически исправной подписи.»
Как внести запись об увольнении по собственному желанию: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ об увольнении по форме Т-8 или по своей форме и ознакомьте с ним работника под подпись на бумаге.
- Шаг 2. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, продолжающий нумерацию раздела «Сведения о работе».
- Шаг 3. В графе 2 укажите дату увольнения арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным.
- Шаг 4. В графе 3 внесите формулировку без сокращений, дословно повторяющую основание из приказа, со ссылкой на пункт, часть и статью.
- Шаг 5. В графе 4 укажите вид документа-основания, его дату и номер: «Приказ от 00.00.0000 № 00».
- Шаг 6. Заверьте все записи за период работы у этого работодателя подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек лица и печатью, если печать у организации есть.
- Шаг 7. Выдайте книжку работнику в день прекращения трудового договора под подпись в книге учёта движения трудовых книжек.
Каждый шаг фиксируется датой: инспектор при проверке сверяет дату приказа, дату записи и дату получения книжки работником между собой.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию. На пилоте видно, кто из сотрудников не способен подать заявление сам, и этот список потом экономит работодателю спор об увольнении.
Когда записи в трудовой книжке не будет вовсе
С 2020 года работник мог подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Для него бумажная книжка не ведётся: сведения о трудовой деятельности формируются по статье 66.1 ТК РФ, а при увольнении работодатель выдаёт форму СТД-Р. Отдельная категория — те, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года: бумажная книжка им не оформляется вообще, и вопрос формулировки для них закрывается на уровне приказа и подраздела 1.1 формы ЕФС-1.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Дистанционный работник по Порядку № 320н получает записи в бумажную книжку по своему желанию и при условии, что он её предъявил. Если книжка работодателю не передавалась, записи не вносятся, а сведения о работе подтверждаются формой СТД-Р. Для кадровой службы это означает, что перед увольнением дистанционного сотрудника проверяется не текст формулировки, а факт наличия книжки на хранении.
Перед подключением компании в Добыто мы отдельно выгружаем список работников, сохранивших бумажные книжки: маршрут увольнения для них отличается от маршрута для тех, кто перешёл на электронную книжку, и в системе это разные сценарии.
Полезно знать: статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на кадровый электронный документооборот. Без согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, а ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке.
Важный нюанс из практики: расчётный листок сам по себе электронно не отправляется, но при введённом по правилам КЭДО — отправляется. Документ при этом не меняется, меняется правовое основание для электронного взаимодействия в целом. Та же логика работает и с уведомлением работника о необходимости явиться за трудовой книжкой: пока КЭДО не введён, оно уходит почтой на бумаге.
Бланки и формы для оформления увольнения
Комплект закрывает весь цикл от заявления до выдачи книжки; если работник не явился в день увольнения, начинайте с уведомления.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
Сроки: когда вносить запись, выдавать книжку и сдавать ЕФС-1
Запись об увольнении отличается от остальных записей сроком. Сведения о приёме, переводе и награждении вносятся не позднее 5 рабочих дней с даты приказа, а запись об увольнении — в день увольнения.
| Действие | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Предупредить работодателя об увольнении | Не позднее чем за 2 недели, срок течёт со следующего дня после получения заявления | ст. 80 ТК РФ |
| Отозвать заявление | До истечения срока предупреждения | ч. 4 ст. 80 ТК РФ |
| Внести запись об увольнении в бумажную книжку | В день увольнения | Порядок № 320н |
| Выдать книжку или форму СТД-Р | В день прекращения трудового договора | ст. 84.1, ст. 66.1 ТК РФ |
| Направить уведомление явиться за книжкой, если работник не пришёл | В день прекращения трудового договора; со дня направления работодатель освобождается от ответственности за задержку | ст. 84.1 ТК РФ |
| Подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении | форма утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 |
Из таблицы следует расписание одного дня: приказ, запись, расчёт и выдача книжки укладываются в последний рабочий день, а отчёт в Социальный фонд России уходит уже на следующий рабочий день. Форма ЕФС-1 применяется в редакции, действующей с 30 декабря 2025 года, поэтому шаблоны выгрузки из кадровой программы стоит сверить до первого увольнения в году.
Ошибка в формулировке: как исправляют запись
Зачёркивать неверную запись об увольнении нельзя. Исправление идёт через новую запись: под следующим порядковым номером вносится «Запись за номером таким-то недействительна», затем правильная формулировка, а в графе 4 указывается приказ, послуживший основанием для исправления. Старая запись остаётся видимой, и именно это чаще всего смущает работников.
Образец исправления и типовые дефекты записи
Дефекты, из-за которых запись приходится признавать недействительной, повторяются из компании в компанию: ссылка на статью 80 вместо пункта 3 части первой статьи 77, сокращения вида «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ», дата увольнения на день позже последнего рабочего дня, номер приказа из черновика, дописанная причина увольнения, которой нет в приказе. Отдельная группа — записи, внесённые задним числом после того, как работник уже забрал книжку: такую правку без явки работника внести некуда.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы закладываем 2-3 дня на проверку комплекта перед подачей, и в увольнении этот принцип работает так же: приказ, табель, записка-расчёт и запись сверяются между собой до того, как книжка уйдёт работнику. Расхождение в одном реквизите даёт либо переписку с работником, либо спор. Сверьте дату увольнения по четырём документам сразу, а не по приказу отдельно.»
Во что обходится неверная формулировка
Цена ошибки не сводится к переписыванию строки. Нарушение порядка ведения трудовых книжек подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо, при повторном нарушении по части 2 той же статьи — от 50 000 до 70 000 рублей, а для должностного лица добавляется дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Вторая часть цены лежит в трудовом споре. Статья 234 ТК РФ обязывает работодателя возместить работнику не полученный им заработок за задержку выдачи трудовой книжки, задержку предоставления сведений о трудовой деятельности и за внесение неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения. Если суд признает формулировку неправильной, он обязан изменить её и указать основание и причину увольнения в точном соответствии с кодексом по статье 394 ТК РФ, а при доказанности того, что формулировка помешала поступлению на другую работу, взыскивается средний заработок за всё время вынужденного прогула.
Сроки обращения работника короткие: по спорам об увольнении установлен один месяц со дня вручения копии приказа либо со дня выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности. Проверить основания для обращения и задать вопрос инспектору труда работник может через памятку Роструда о трудовых книжках на сервисе «Онлайнинспекция.рф», где собраны типовые ситуации по записям и выдаче книжки.
Внимание: в спорах об увольнении через КЭДО суд доказывает четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли он электронную подпись, получил ли он электронный документ. Если первое рассыпается, до оценки самой подписи дело не доходит.
Частные сценарии: что критично в каждом
Требования к записи одинаковы для всех, но объём проверки меняется в зависимости от того, как оформлен работник и как он подал заявление.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Работник сохранил бумажную книжку | Дословное совпадение записи с приказом, заверение подписью и печатью, выдача в день увольнения | Кто технически вносит запись: от руки или штампом |
| Работник перешёл на электронную трудовую книжку | Выдача СТД-Р в день увольнения и подраздел 1.1 ЕФС-1 на следующий рабочий день | Формулировка в бумажной книжке: записи нет |
| Дистанционный работник | Предъявлял ли он книжку работодателю и есть ли согласие на отправку по почте | Регион фактического нахождения работника |
| Заявление подано через систему КЭДО | Порядок идентификации в локальном акте, дата выдачи подписи, выгрузка журнала действий | Интерфейс личного кабинета работника |
| Работник не явился за книжкой | Уведомление о явке либо о согласии на отправку по почте, направленное в день увольнения | Канал, по которому работник ответит |
| Первый рабочий день сотрудника в системе КЭДО | Подтверждение значимого действия вне системы и разрыв между выдачей подписи и заявлением | Скорость подписания |
Последние две строки объясняют, почему в практике Добыто журнал подписания смотрят до того, как спор начался: сверка проводится перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета — всё было оформлено. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации, а работодателю надлежало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении работник выиграл и был восстановлен. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Лайфхак: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска: суд прямо рассматривает первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибка вероятна. Любое значимое действие в этот период подтверждайте вне системы, особенно заявление об увольнении.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и потребности в интеграции с 1С. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | по мере подключения |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа, а по тарифу «Бизнес» действует порог минимальной оплаты, поэтому компании до 50 человек считают стоимость иначе, чем крупные. Актуальный состав функций по каждому пакету и условия перехода между пакетами опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Перевод кадровых документов в электронный вид не отменяет бумажных участков увольнения: приказ и акт ознакомления остаются на бумаге, поэтому расчёт экономии строится на заявлениях, соглашениях, уведомлениях и ЛНА, а не на всём цикле целиком.
Выводы
Формулировка записи об увольнении по собственному желанию не изобретается кадровиком: она переносится из приказа в графу 3 без сокращений, со ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ, и вносится в день увольнения. Причина указывается только тогда, когда она названа в заявлении и в приказе. Работнику на электронной трудовой книжке записи не делают, ему выдают СТД-Р, а сведения уходят в СФР подразделом 1.1 формы ЕФС-1 на следующий рабочий день после приказа. Ошибку исправляют не зачёркиванием, а записью о недействительности и новой правильной формулировкой.
Мы в Добыто разбираем такие увольнения с двух сторон сразу: сверяем комплект кадровых документов между собой и смотрим, что показывает журнал подписания в системе. Этот же подход мы закладываем при внедрении КЭДО, разделяя во времени выдачу электронной подписи и первые кадровые действия с ней.
Частые вопросы
Нужно ли указывать причину увольнения, если работник уходит без двухнедельной отработки?
Причина попадает в запись, если заявление обусловлено невозможностью продолжения работы: зачисление в образовательную организацию, выход на пенсию и другие случаи по статье 80 ТК РФ. Тогда и в заявлении, и в приказе, и в графе 3 формулировка расширяется: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Если стороны просто договорились об увольнении раньше срока предупреждения, причина не пишется: дата увольнения меняется, основание остаётся прежним.
Что писать в графе 4, если приказ об увольнении отменили и издали новый?
Графа 4 всегда содержит реквизиты действующего приказа. Если запись уже внесена по отменённому приказу, её признают недействительной: под следующим номером вносится запись о недействительности, затем правильная формулировка, а в графе 4 указывается новый приказ с его датой и номером. Приказ об отмене предыдущего приказа в графе 4 не указывается, он остаётся в кадровом деле как основание для исправления.
Как оформить запись при отпуске с последующим увольнением?
Днём увольнения считается последний день отпуска по части 2 статьи 127 ТК РФ, и именно эта дата ставится в графе 2. Трудовую книжку, окончательный расчёт и другие документы работник получает в последний рабочий день перед началом отпуска, поскольку после ухода в отпуск он на работе не появляется. Запись вносится до выдачи книжки, но датируется последним днём отпуска.
Обязательна ли печать под записью, если организация от печати отказалась?
Все записи за период работы у данного работодателя заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя при её наличии. Если общество отказалось от печати, достаточно подписи ответственного лица; полномочия этого лица подтверждаются приказом о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек. Подпись самого увольняемого работника под записью по Порядку № 320н не требуется.
Работник отказался получать трудовую книжку и не подписал расписку. Что делать?
Составляется акт об отказе в присутствии свидетелей, а работнику в день прекращения трудового договора направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи по статье 84.1 ТК РФ. Копия уведомления и подтверждение отправки хранятся вместе с книжкой: без них работник вправе требовать возмещения не полученного заработка по статье 234 ТК РФ.
Нужно ли переносить запись во вкладыш, если страницы раздела «Сведения о работе» закончились?
Записи продолжаются во вкладыше, который вшивается в книжку и без неё недействителен. В титульный лист книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Нумерация записей во вкладыше продолжает сквозную нумерацию раздела, а не начинается заново, поэтому запись об увольнении получает следующий порядковый номер после последней записи в книжке.
