Трудовая книжка: можно ли отказаться от бумажной в 2026

Трудовая книжка на бумаге ведётся только по заявлению самого работника: отказаться от неё можно в любой рабочий день, и выбор формы закон оставил работнику. Заявление подаётся по основному месту работы в свободной форме со ссылкой на статью 66.1 ТК РФ. Работодатель в течение трёх рабочих дней вносит запись о сделанном выборе и выдаёт книжку на руки, а само событие уходит в Социальный фонд России по форме ЕФС-1 не позднее 25-го числа следующего месяца. Главное различие проходит по дате начала трудовой биографии: те, кто работал до 2021 года, выбирают между бумагой и электронными сведениями, а тем, кто впервые устроился после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не заводят вовсе.

Разберём, что отказ от бумаги означает на практике: обратного перехода закон не предусматривает, а стаж до 1 января 2020 года в электронных сведениях не отражается. Покажем, чем подтверждать стаж без книжки, какие записи проверить до подачи заявления и что делать, если работодатель не сдал ЕФС-1. Работодателю материал даёт порядок оформления и границы его полномочий. Сценарная таблица по категориям работников, размеры штрафов, стоимость и сроки подключения КЭДО на 2026 год, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Готовый текст заявления о переходе на электронные сведения: скопируйте его, подставьте свои данные и передайте в кадровую службу по основному месту работы.

Кто решает форму трудовой книжки и почему это не работодатель

Право выбора закреплено за работником и не зависит от позиции компании. Работодатель не может ни обязать сотрудника перейти на электронные сведения, ни отказать ему в переходе, ни поставить это условием приёма на работу. Решение работодателя ограничено сроками и оформлением: принять заявление, зарегистрировать его, внести запись, выдать книжку и отчитаться в СФР.

Категорий работников сейчас три, и правила для них разные. Первая — те, кто до конца 2020 года выбрал бумажную книжку или не подал заявления вообще: у них ведутся обе формы одновременно, и право отказаться от бумаги сохраняется бессрочно. Вторая — те, кто уже перешёл на электронные сведения: книжка у них на руках, работодатель её не ведёт и не хранит. Третья — те, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года: бумажный бланк им не оформляется, выбирать не из чего.

Из таблицы следует практический вывод для кадровой службы: единого режима по компании не бывает. В одном штате одновременно живут работники с двумя формами учёта, работники только с электронными сведениями и дистанционные сотрудники со своим порядком по статье 312.2 ТК РФ. Книга учёта движения трудовых книжек при этом ведётся только по тем, чьи бланки физически лежат у работодателя.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Вопрос «может ли работодатель перевести всех на электронные книжки одним приказом» мы слышим на каждом втором внедрении. Приказом это не делается: по каждому работнику нужно его собственное письменное заявление, и отказ подавать такое заявление не влечёт для работника никаких последствий. Проверьте у себя, есть ли на каждого сотрудника, чью книжку вы уже не ведёте, зарегистрированное заявление со ссылкой на статью 66.1 ТК РФ.»

Как отказаться от бумажной трудовой книжки: процедура и сроки

Заявление подаётся по основному месту работы, форма свободная. Обязательный минимум реквизитов: кому адресовано, от кого, просьба предоставлять сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ, дата и личная подпись. Кадровая служба регистрирует заявление во входящих: номер и дата регистрации потом попадают в графу 4 записи в книжке.

Что проверить до подачи заявления

После выдачи книжки на руки исправлять в ней ошибки будет сложнее: работодатель уже не ведёт этот бланк, а часть организаций к моменту обращения успевает ликвидироваться. Пять позиций, которые стоит сверить заранее:

1. Периоды до 1 января 2020 года. В электронных сведениях их нет вообще, подтверждать их будет нечем, кроме книжки и архивных справок.
2. Формулировки оснований увольнения. Запись должна дословно повторять норму ТК РФ и ссылаться на конкретный пункт статьи.
3. Незаверенные исправления и записи без реквизитов приказа. Зачёркивания в разделе сведений о работе недопустимы, ошибочная запись признаётся недействительной отдельной записью.
4. Совпадение периодов с выпиской из СФР. Расхождение на один день в дате приёма или увольнения обнаруживается при назначении пенсии, а не при трудоустройстве.
5. Наличие спора, визы или кредитной заявки. Если книжка нужна как доказательство в ближайшие месяцы, перенесите подачу заявления.

Как отказаться от бумажной трудовой книжки: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Передайте заявление в кадровую службу по основному месту работы и убедитесь, что ему присвоены входящий номер и дата. Работа по совместительству на этот порядок не влияет: заявление подаётся только основному работодателю.
2. Шаг 2. Дождитесь внесения записи в раздел сведений о работе. В графе 1 ставится очередной номер, в графе 2 — дата выдачи книжки, в графе 3 — запись о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ, в графе 4 — дата и регистрационный номер заявления.
3. Шаг 3. Получите книжку на руки в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления и распишитесь в книге учёта движения трудовых книжек. Отдельная расписка о получении снимает спор о дате выдачи.
4. Шаг 4. Проверьте, что работодатель отразил ваш выбор в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Срок для этого события — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
5. Шаг 5. Закажите выписку о трудовой деятельности через месяц после подачи и сверьте её с книжкой. Расхождение исправляется корректирующей формой, которую подаёт работодатель.
6. Шаг 6. Уберите книжку на хранение вместе с дипломами и архивными справками. Она остаётся единственным документом о стаже за период до 1 января 2020 года.

В практике Добыто заявление о выборе формы трудовой книжки приходит одним из первых после запуска личных кабинетов: сотрудники видят электронные документы и делают вывод, что бумажный бланк компании больше не нужен. Само заявление при этом остаётся обычным кадровым документом и подписывается в общем порядке, а вот книжку всё равно приходится выдавать физически, из рук в руки.

Обратного перехода на бумагу не предусмотрено

Возобновить ведение бумажной трудовой книжки после подачи заявления по статье 66.1 ТК РФ нельзя. Механизма возврата в законе нет: ни у прежнего работодателя, ни у нового, ни через СФР. Работник, передумавший через год, получит отказ на любом уровне, и отказ этот будет правомерным.

Обратная развилка работает только в одну сторону. Тот, кто в 2020 году выбрал бумагу, сохраняет право подать заявление об электронных сведениях в любой момент. Тот, кто выбрал электронные сведения, распорядился выбором окончательно.

Практическая цена решения складывается из двух вещей. Первая — ответственность за сохранность бланка переходит к работнику: при утрате книжки восстановить записи можно только через архивные справки от бывших работодателей, а по ликвидированным организациям — через архивы или суд. Вторая — часть организаций по привычке просит показать бумажную книжку при трудоустройстве, и объяснять ситуацию придётся справкой, а не документом привычного вида.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа. Прежде чем отказываться от бумажной книжки, посмотрите, какие периоды вашей работы существуют только в ней и чем вы подтвердите их, если бланк потеряется.»

Чем подтверждать стаж и трудовую деятельность без книжки

Вместо бумажного бланка работают две формы сведений о трудовой деятельности. СТД-Р выдаёт работодатель: по письменному заявлению работника в период работы и в обязательном порядке в день прекращения трудового договора. СТД-СФР формирует Социальный фонд из своих информационных ресурсов, её получают через личный кабинет на портале госуслуг, в клиентской службе фонда или в МФЦ. Подробный порядок получения выписки и состав сведений описаны на странице фонда про электронную трудовую книжку.

Состав электронных сведений уже бумажной записи по одним параметрам и шире по другим. Туда попадают данные о работнике, даты кадровых событий, место работы, должность, специальность, квалификация, вид поручаемой работы, код трудовой функции и причина прекращения трудового договора. Записей о награждениях там нет, как нет и периодов работы до 1 января 2020 года.

Сверка выписки с собственными приказами закрывает самый неприятный сценарий: работодатель не подал сведения, работник узнаёт об этом через несколько лет, а организации к тому моменту уже нет. Проверка занимает пару минут и не требует обращения к бывшему работодателю.

На внедрениях в Добыто мы сверяем книгу учёта движения трудовых книжек с фактически поданной отчётностью до запуска личных кабинетов. Расхождения по датам приёма и переводов находятся почти всегда, и закрывать их проще до того, как сотрудники начнут массово подавать заявления о переходе.

Кадровые документы, которые понадобятся при отказе от бумажной книжки

Комплект собран под процедуру выдачи книжки на руки; начните с формы СТД-Р, если сведения нужны работнику прямо сейчас.

Когда отказываться от бумажной трудовой книжки не стоит

Отказ выгоден не всем и не всегда. Ситуации, в которых бумажный бланк лучше пока оставить у работодателя:

• Идёт или назревает трудовой спор. Пока книжка ведётся работодателем, к ней применяются правила хранения и выдачи, а претензии по записям адресуются организации. После выдачи на руки часть аргументов уходит.
• Большой стаж до 2020 года у ликвидированных работодателей. Книжка становится единственным подтверждением, а ответственность за её сохранность полностью ложится на работника.
• Записи в книжке содержат ошибки. Исправление силами текущего работодателя возможно, пока бланк у него.
• Работа связана с частым подтверждением стажа. Северный стаж, льготные пенсионные основания, допуски и лицензирование чаще проверяют по совокупности документов, а не по одной выписке.
• В компании нет выстроенного кадрового учёта. Если работодатель срывает сроки отчётности, электронные сведения просто не сформируются, и подтверждать период будет нечем.

Отказ ничего не ускоряет и сам по себе не даёт работнику дополнительных прав. Он снимает с работодателя обязанность вести и хранить бланк, а работнику упрощает получение сведений в электронном виде. Тем, у кого нет ни одной записи до 2020 года, терять при переходе практически нечего.

Что решает работодатель и что решать не вправе

Полномочия работодателя в этой процедуре узкие. Он обязан принять и зарегистрировать заявление, внести запись, выдать книжку в трёхдневный срок, отразить событие в ЕФС-1 и продолжить передавать сведения о кадровых событиях. Он не вправе отказать в переходе, затянуть выдачу, требовать объяснений мотива, обусловить переход подключением к КЭДО или поставить его условием повышения.

Отдельная линия — переход компании на кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. КЭДО и электронная трудовая книжка живут по разным правилам и не заменяют друг друга: сведения о трудовой деятельности ведёт Социальный фонд, а КЭДО регулирует обмен кадровыми документами между работником и работодателем. Согласие на КЭДО и заявление по статье 66.1 ТК РФ — два разных документа с разными последствиями.

Важный нюанс из практики: полностью уволить сотрудника внутри КЭДО невозможно. Заявление работник подаёт электронно, а приказ об увольнении и акт ознакомления с ним оформляются исключительно на бумаге — это статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Компании, рассчитывающие убрать бумагу из процесса увольнения целиком, получают гибридную процедуру.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что перевод кадрового обмена в электронный вид потребует отдельного проекта на год, типовое подключение КЭДО в Добыто занимает от нескольких минут до одного дня, а основное время уходит на организационную часть: разработку положения о КЭДО, приказ о введении и сбор согласий работников.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Согласие на КЭДО и заявление о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности путают постоянно, причём в обе стороны. Работник подписывает согласие на КЭДО и считает, что отказался от бумажной книжки, а кадровая служба видит согласие и перестаёт вести бланк. Проверьте по каждому сотруднику наличие двух отдельных документов: если второго нет, книжку вы обязаны вести дальше.»

Ошибки работодателя и цена этих ошибок

Три нарушения встречаются чаще остальных, и каждое имеет свою цену.

Книжка не выдана в трёхдневный срок. Мотив обычно бытовой: ответственный в отпуске, бланк лежит в сейфе другого офиса, заявление потерялось между подразделениями. Нарушение подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении по части 2 той же статьи сумма для юридического лица поднимается до 50 000-70 000 рублей, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.

Сведения не ушли в СФР или ушли с опозданием. За непредставление сведений персонифицированного учёта предусмотрен штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, плюс административная ответственность должностного лица по статье 15.33.2 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей. На штате в 300 человек арифметика становится заметной: одна пропущенная отчётная кампания даёт 150 000 рублей.

Книжка ведётся после подачи заявления. Записи, внесённые в бланк после перехода работника на электронные сведения, юридической силы не имеют и создают расхождение между книжкой и данными фонда. Разбирать его придётся при назначении пенсии, через корректирующие формы и архивные запросы.

Важный нюанс из практики: первые дни работы сотрудника в системе КЭДО — зона повышенного риска. Суды прямо рассматривают первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибочное действие вероятно, и в разобранных спорах это становилось основанием для восстановления работника. Любое значимое действие в этот период стоит подтверждать вне системы.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Значительная часть материалов о кадровых поправках написана в будущем времени, потому что готовилась до вступления норм в силу, и наоборот — обсуждаемые инициативы Минтруда подаются как уже принятые правила. Прежде чем строить процедуру по статье из интернета, сверьте дату вступления нормы в силу и её текущую редакцию. Для трудовой книжки это особенно заметно: порядок выбора формы не менялся с момента введения статьи 66.1 ТК РФ.»

Стоимость и сроки подключения КЭДО в Добыто

Стоимость зависит от численности персонала и набора функций: интеграции с учётной системой, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к размещению. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, выбранного тарифа и наличия интеграции с учётной системой, поэтому расчёт по конкретному штату удобнее смотреть на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Ведение трудовых книжек в неё при этом не переносится: этот участок остаётся за кадровой службой и отчётностью в Социальный фонд.

Выводы

Форму трудовой книжки выбирает работник, а работодатель исполняет это решение в трёхдневный срок и отчитывается в фонд. Переход необратим, поэтому до подачи заявления имеет смысл сверить записи с приказами и выпиской СФР, а саму книжку после выдачи хранить как единственное подтверждение стажа до 2020 года. Работодателю процедура почти не оставляет усмотрения: отказ, задержка выдачи и просрочка отчётности стоят от 500 рублей за человека до 70 000 рублей на организацию.

Мы в Добыто занимаемся кадровым электронным документооборотом и регулярно разбираем на внедрениях границу между тем, что уходит в электронный вид, и тем, что закон оставляет на бумаге. Трудовая книжка относится ко второй группе, и выстроенный вокруг неё учёт остаётся ручным участком даже в компании с полностью работающим КЭДО.

Частые вопросы

Можно ли подать заявление о переходе на электронные сведения по месту работы по совместительству?

Заявление подаётся по основному месту работы: именно там ведётся бумажный бланк и именно оттуда он выдаётся на руки. Сведения о работе по совместительству вносятся в книжку по желанию работника основным работодателем на основании подтверждающего документа. При этом каждый работодатель, включая работодателя по совместительству, самостоятельно передаёт сведения о кадровых событиях в Социальный фонд по форме ЕФС-1.

Что делать, если бумажная книжка утеряна работодателем до перехода?

Работник подаёт заявление о выдаче дубликата, и работодатель оформляет дубликат с записями об общем стаже на основании подтверждающих документов: приказов, справок, выписок, экземпляров трудовых договоров. Подавать заявление по статье 66.1 ТК РФ логичнее после оформления дубликата, иначе периоды до 2020 года останутся без подтверждения. Восстановление записей по ликвидированным организациям идёт через государственные архивы.

Нужна ли бумажная трудовая книжка дистанционному работнику?

По статье 312.2 ТК РФ сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку по соглашению сторон, а при заключении трудового договора впервые книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и стаже становится экземпляр трудового договора. Соглашение фиксируется письменно, устной договорённости недостаточно.

Новый работодатель требует бумажную книжку при приёме. Что предъявлять?

Работник, перешедший на электронные сведения, предъявляет СТД-Р от предыдущего работодателя или выписку СТД-СФР. Требовать бумажный бланк у такого кандидата работодатель не вправе, а отказ в приёме по этому основанию попадает под статью 64 ТК РФ как необоснованный. В самой книжке при этом стоит запись о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ, и её можно показать как подтверждение сделанного выбора.

В выписке из СФР отсутствует период работы. Как его восстановить?

Сначала письменно обращаются к работодателю, который этот период не отразил: исправление вносится корректирующей формой ЕФС-1 по подразделу 1.1. Если организация ликвидирована или отказывается подавать корректировку, период подтверждается бумажной книжкой, приказами и архивными справками при обращении в фонд. Спор о факте работы разрешается судом, и электронный документ признаётся письменным доказательством наравне с бумажным.

Сохраняется ли право отказаться от бумаги у того, кто не подал заявление до 31 декабря 2020 года?

Право сохраняется бессрочно: заявление подаётся в любое время по основному месту работы. До этого момента работодатель ведёт обе формы одновременно — бумажный бланк и передачу сведений в фонд. Никаких дополнительных обоснований или объяснений причины от работника не требуется.

Электронная трудовая книжка — это электронная копия бумажного бланка?

Это не копия и не скан: электронная трудовая книжка представляет собой сведения о трудовой деятельности, которые Социальный фонд формирует из отчётности работодателей. Бланк в электронный вид не переводится, и внутри системы КЭДО трудовая книжка не ведётся. Состав электронных сведений отличается от бумажной записи: там нет данных о награждениях и нет периодов работы до 1 января 2020 года.