Трудовая книжка при приёме сотрудника проверяется в первый рабочий день по семи точкам: титульный лист, серия и год выпуска бланка, непрерывность нумерации записей, соответствие записей реквизитам приказов, печати и подписи прежних работодателей, наличие вкладыша и корректность ранее сделанных исправлений. Запись о приёме вносится работнику, проработавшему свыше 5 дней, и только если работа для него основная: это пункт 2 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Главное различие определяется тем, в каком виде работник ведёт свой стаж: при бумажной книжке вы принимаете документ на хранение и вносите записи сами, при электронной трудовой книжке работник приносит СТД-Р или выписку СТД-СФР, книжку вы не берёте и записей не делаете.
Разберём, как по принесённым документам отличить три категории новичков, какие расхождения в книжке останавливают оформление, а какие исправляются позже, и как исправить чужую ошибку, не получив недействительную запись. Покажем таблицу серий бланков по годам выпуска, по которой сверяется подлинность, и сроки подачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1. Чек-лист первого дня, образцы кадровых документов для скачивания, стоимость перевода приёма в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто из новичков обязан принести трудовую книжку, а кто нет
Перечень документов при приёме закрыт статьёй 65 ТК РФ: паспорт с отметкой о регистрации по месту пребывания либо справка из МВД при её отсутствии, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учёта, документ об образовании, а для работников образования, торговли, медицины и общественного питания — медицинская книжка. Требовать сверх перечня нельзя, и расширить его могут только указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства и не внутренний регламент компании.
Факт: источников, расширяющих перечень статьи 65 ТК РФ, всего три: сам кодекс, указ Президента и постановление Правительства. Справка о доходах с прошлого места работы и характеристика в этот список не входят, и отказать в приёме за их непредоставление нельзя.
Сама книжка есть не у каждого. С 1 января 2021 года лицам, впервые поступающим на работу, бумажная трудовая книжка не оформляется: по 439-ФЗ от 16.12.2019 их стаж ведётся только в электронном виде. Работники, подавшие в 2020 году заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности, получили книжку на руки, и она у них остаётся личным документом. Внешний совместитель книжку не предъявляет вовсе: запись о работе по совместительству вносит основной работодатель по желанию работника.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит кандидата донести справку о доходах с прошлого места или характеристику, а кадровик ставит оформление на паузу до их получения. Законного основания для такого требования нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя. Прежде чем задерживать оформление, проверьте, из какого именно нормативного акта вы выводите обязанность принести документ.»
Ниже — разбор по сценариям: что новичок приносит и что кадровик с этим делает в первый день. Таблица покрывает шесть типовых ситуаций, включая утраченную книжку и иностранного работника.
| Ситуация новичка | Что он приносит | Действие кадровика в первый день |
|---|---|---|
| Бумажная книжка ведётся, работа основная | Трудовую книжку, паспорт, СНИЛС, документы воинского учёта | Принять, проверить, зарегистрировать в книге учёта движения трудовых книжек. Запись о приёме — после 5 дней работы |
| Работник перешёл на электронную трудовую книжку | СТД-Р от прежнего работодателя или выписку СТД-СФР, книжка остаётся у него | Стаж брать из СТД, книжку на хранение не принимать, записей не вносить |
| Устраивается на работу впервые после 31.12.2020 | Книжки нет и не должно быть | Бумажную книжку не заводить, оформить только сведения о трудовой деятельности |
| Внешнее совместительство | Книжку не предъявляет. На вредные работы дополнительно — справку с основного места | Запись не вносить. Её делает основной работодатель по желанию работника |
| Книжка утрачена или повреждена работником | Письменное заявление с указанием причины отсутствия | Оформить новую книжку по статье 65 ТК РФ. Дубликат со стажем выдаёт работодатель по последнему месту работы |
| Иностранный работник | Патент или разрешение на работу, постоянно проживающий — вид на жительство | Проверить срок действия документа. Книжка ведётся только российского образца |
Из таблицы следует практическое правило первого дня: сначала определяется категория работника, и только потом берётся в руки бланк. Приняв книжку у того, кто от неё отказался, вы создаёте себе обязанность хранить чужой личный документ без правового основания.
Внимание: при приёме совместителя на вредное производство или опасные виды работ запросите справку с основного места. Смысл нормы в том, что нельзя работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству. Если вы не спросили и человек отработал два года в двойной вредности, ответственность будет ваша, а не его.
Семь точек проверки бумажной книжки в первый день
Титульный лист. Фамилия, имя, отчество и дата рождения сверяются с паспортом посимвольно. Расхождение в одну букву означает, что стаж по этой книжке при назначении пенсии работнику зачтут не автоматически. Если фамилия менялась, на титульном листе должна быть прежняя запись, зачёркнутая одной чертой, новая фамилия рядом и ссылка на документ-основание на внутренней стороне обложки. Отсутствие такой ссылки — дефект, который исправляет работодатель, вносивший изменение.
Серия и год выпуска бланка. Серия печатается на бланке Гознака и жёстко привязана к периоду выпуска. Книжка, заведённая в 2009 году на бланке серии ТК-V, физически существовать не может: эта серия начала выпускаться в октябре 2015 года. Сверка серии с датой первой записи закрывает большую часть подделок за минуту.
| Период выпуска | Серия трудовой книжки | Серия вкладыша |
|---|---|---|
| 1974-1976 | АТ-I | АТ-I (1974-1980) |
| 1977-1979 | АТ-II | АТ-II (1981-1987) |
| 1980-1982 | АТ-III | АТ-III (1988-1994) |
| 1983-1985 | АТ-IV | АТ-IV (1995-2003) |
| 1986-1989 | АТ-V | ВТ (2004-2012) |
| 1990-1992 | АТ-VI | ВТ-I (2013-2019) |
| 1993-1997 | АТ-VII | ВТ-II (2020-2022) |
| 1998-2000 | АТ-VIII | ВТ-III (с 2023) |
| 2001 — июнь 2003 | АТ-IX | |
| июль — декабрь 2003 | АТ-X | |
| 2004-2005 | ТК | |
| 2006-2007 | ТК-I | |
| 2008 — июнь 2010 | ТК-II | |
| июль 2010 — 2012 | ТК-III | |
| 2013 — октябрь 2015 | ТК-IV | |
| октябрь 2015 — сентябрь 2018 | ТК-V | |
| октябрь 2018 — декабрь 2022 | ТК-VI | |
| с января 2023 | ТК-VII |
Расхождение серии с датой первой записи само по себе не даёт права отказать в приёме. Оно даёт основание запросить у работника подтверждение стажа: выписку СТД-СФР, справки от прежних работодателей, копии приказов.
Нумерация записей. Номера в графе 1 идут сплошным рядом по всей книжке, включая вкладыш. Пропуск номера, повтор номера, запись без номера — это следы либо небрежности прежнего кадровика, либо вписанного задним числом периода.
Реквизиты приказов. Графа 4 каждой записи содержит наименование документа, его дату и номер. Пустая графа 4 делает запись уязвимой при подтверждении стажа: подтверждать период придётся справкой из архива, а не книжкой.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Печати и подписи. Каждая запись об увольнении заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации при её наличии. Наименование организации в записи о приёме должно совпадать с оттиском печати в записи об увольнении по тому же месту работы.
Вкладыш. Когда раздел «Сведения о работе» заполнен, вшивается вкладыш, и на титульном листе книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера. Вкладыш без такого штампа и вкладыш, лежащий в книжке отдельно, юридической связи с книжкой не имеют.
Прежние исправления. В разделе «Сведения о работе» зачёркивания не допускаются. Неверная запись признаётся недействительной новой записью со ссылкой на номер исправляемой, после чего вносится верная.
Лайфхак: после оформления приёма сведения уходят по двум адресам, а не по одному: отчёт о приёме в Социальный фонд России и данные о военнообязанных в военкомат. Второй адрес забывают чаще первого.
Как принять книжку и оформить приём: порядок действий
Приём книжки и оформление кадровых документов идут параллельно, но у них разные сроки. Книжку вы принимаете и регистрируете в день выхода работника, приказ издаёте в день начала работы, сведения в СФР подаёте на следующий рабочий день, а запись в книжку вносите позже, когда человек отработает свыше 5 дней.
Как принять трудовую книжку у нового сотрудника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите категорию работника: бумажная книжка, электронная трудовая книжка или первое трудоустройство. От этого зависит, берёте вы документ на хранение или нет.
- Шаг 2. Сверьте титульный лист с паспортом, серию бланка — с датой первой записи, а нумерацию записей — на непрерывность.
- Шаг 3. Зарегистрируйте книжку в книге учёта движения трудовых книжек. Форму книги работодатель разрабатывает самостоятельно по пункту 40 Порядка № 320н, унифицированного бланка с 1 сентября 2021 года нет.
- Шаг 4. Уберите книжку в сейф или запираемый шкаф. Ответственный за ведение, хранение, учёт и выдачу книжек назначается отдельным приказом работодателя.
- Шаг 5. Издайте приказ о приёме и ознакомьте с ним работника под подпись, а также с локальными нормативными актами, действующими у работодателя.
- Шаг 6. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме.
- Шаг 7. Внесите запись о приёме, когда работник проработает свыше 5 дней, при условии что работа для него основная.
Соберите приказ о приёме по форме Т-1 под своего новичка
Важный нюанс из практики: компании, переводящие кадровый документооборот в электронный вид, обычно рассчитывают убрать бумагу из процесса приёма полностью, а получают гибрид. Трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности прямо исключены из КЭДО статьёй 22.1 ТК РФ вместе с приказом об увольнении, актом о несчастном случае на производстве и документами о прохождении инструктажей по охране труда. В практике Добыто это первое, что мы проговариваем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью.
Что делать, если в книжке нашлась ошибка прежнего работодателя
Ошибку в чужой записи новый работодатель не исправляет по своему усмотрению. Основанием для исправления служит официальный документ работодателя, эту ошибку допустившего: справка, копия приказа, выписка из документов о личном составе. Если организация ликвидирована, документ запрашивается у правопреемника или в архиве.
Развилка простая. Либо работник обращается к прежнему работодателю и тот вносит исправление сам, либо приносит вам подтверждающий документ, и тогда исправление вносите вы. Третий путь появляется, когда прежней организации нет и документы не сохранились: подтверждение стажа переходит в плоскость выписки из СФР и справок из архива, а книжка остаётся с дефектной записью.
Как признать неверную запись недействительной
Механика исправления одинаковая для любой записи в разделе «Сведения о работе». Зачёркивать нельзя. Следующим порядковым номером вносится запись о том, что запись за таким-то номером недействительна, затем верная формулировка, в графе 4 — реквизиты документа-основания. Тот же порядок применяется, когда ошибку допустили вы сами в первый день и заметили её через неделю.
Отдельный случай — книжки нет вовсе. При утрате или повреждении работник пишет заявление с указанием причины отсутствия, и новый работодатель оформляет ему новую книжку по статье 65 ТК РФ. Прежний стаж в неё не переносится. Чтобы стаж восстановить, работник обращается за дубликатом к работодателю по последнему месту работы: дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Расхождение книжки с резюме кандидаты объясняют по-разному, и само по себе оно ничего не доказывает. Проверять стоит не совпадение дат, а то, чем период подтверждается: есть ли он в выписке СТД-СФР, есть ли реквизиты приказа в графе 4. Запросите у кандидата выписку из СФР до выхода, а не в первый день, тогда у вас будет время сверить периоды без остановки оформления.»
Образцы документов для работы с трудовыми книжками
Комплект закрывает первый день и последующее ведение: начните с приказа о назначении ответственного, без него остальные документы повисают в воздухе.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Электронная трудовая книжка: СТД-Р, СТД-СФР и сроки ЕФС-1
Сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ работодатели формируют в электронном виде и передают для хранения в информационные ресурсы Социального фонда России. Работник получает их в двух формах: СТД-Р выдаёт работодатель, СТД-СФР предоставляет фонд. Обе формы утверждены приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н и применяются с 1 января 2023 года. Выписку о состоянии индивидуального лицевого счёта и порядок её получения через личный кабинет, МФЦ или клиентскую службу описывает раздел об электронной трудовой книжке на сайте Социального фонда России.
Практическое ограничение СТД в том, что фонд ведёт сведения с 1 января 2020 года. Стаж до этой даты в выписке будет отражён только в объёме, который работодатель передал при первичной подаче сведений. Поэтому для работника с длинным стажем бумажная книжка остаётся основным доказательством периодов до 2020 года, даже если сейчас он ведёт электронную трудовую книжку.
Полезно знать: ИНН при приёме требовать нельзя, и налоговая не вправе отказать в приёме отчётности из-за его отсутствия в сведениях о получателях доходов. Если работник принёс ИНН сам, работать с ним проще, но условием оформления это не является. Свидетельства о рождении детей тоже не документ для приёма: их место в бухгалтерии, где оформляется налоговый вычет.
Срок подачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 при приёме — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Это единственное кадровое событие вместе с увольнением, где действует суточный срок: остальные изменения подаются до 25-го числа следующего месяца.
Суточный срок и создаёт основную нагрузку при массовом наборе: приказ, ознакомление с локальными актами и отправка сведений должны уложиться в два дня по каждому новичку. В Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и на ней видно, кто из работников фактически не может пользоваться системой. Оценивается именно способность работать в системе, а не подпись в журнале ознакомления.
Что об этом думает ГИТ: при выездной проверке инспектор просит показать основание кадрового события одним комплектом, а не ссылками на разные информационные системы. Компаниям с частично переведённым документооборотом это создаёт дополнительную работу: часть комплекта приходится выгружать и распечатывать к моменту проверки. Мы сверяем выгрузку журнала действий до проверки, а не после того, как инспектор задал вопрос.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первые дни работы человека в системе кадрового электронного документооборота — зона повышенного риска, и суды это учитывают: первичное использование системы прямо рассматривается как обстоятельство, при котором ошибка вероятна. Мы разводим во времени выдачу электронной подписи и первые кадровые действия с ней. Проверьте по своей системе, что дата выдачи подписи работнику не совпадает с датой подписания значимого для него документа.»
Цена ошибки в первый день
Нарушение порядка ведения трудовых книжек попадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение стоит дороже: до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, до 70 000 рублей на организацию.
Просроченный подраздел 1.1 ЕФС-1 оценивается отдельно и считается по каждому работнику, сведения о котором поданы с опозданием. Размер штрафа на должностное лицо — от 300 до 500 рублей за человека. Для компании, принявшей за месяц 40 новичков и подавшей сведения одним пакетом в конце квартала, сумма перестаёт быть символической.
Дороже штрафа обходятся последствия, которые проявляются позже. Незаверенная запись, пустая графа 4 или несовпадение наименования организации с оттиском печати всплывают при назначении пенсии через 10-20 лет, и подтверждать период работник будет через архив и суд. Если запись вносили вы, участвовать в подтверждении придётся вам.
Когда трудовая книжка кадровику вообще не нужна
Книжка не заводится и не ведётся в четырёх ситуациях, и заведённый про запас бланк создаёт лишнюю обязанность хранения чужого документа.
- Первое трудоустройство после 31 декабря 2020 года. Бумажный бланк не оформляется, стаж ведётся только в электронном виде.
- Работник перешёл на сведения о трудовой деятельности. Книжка выдана ему на руки и стала личным документом, обратный переход законом не предусмотрен.
- Внешнее совместительство. Записи по совместительству вносит основной работодатель по желанию работника и на основании документа с места совместительства.
- Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый. Трудовых отношений нет, книжка не ведётся, сведения о трудовой деятельности не формируются. Переносить на исполнителя требования, установленные для работника по трудовому договору, нельзя.
Отдельно про дистанционных работников: сам по себе дистанционный характер работы книжку не отменяет. По статье 312.2 ТК РФ книжка ведётся в общем порядке, а по соглашению сторон сведения о дистанционной работе в неё могут не вноситься. Условие о том, что книжка не ведётся, фиксируется в трудовом договоре, а не подразумевается.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Аргумент вида «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и кадровые документы можно так же» в трудовых отношениях не работает. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ задают свой перечень документов и свои требования к виду подписи, и простая электронная подпись допустима не для всего. Когда мы встречаем такую логику у клиента, это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.»
Стоимость перевода кадрового оформления приёма в электронный вид
Стоимость КЭДО считается по численности сотрудников и по составу функций: вид подписи, шаблоны документов, интеграция с учётной системой, электронный архив. Трудовые книжки в электронный вид не переводятся ни на одном тарифе, поэтому сравнивать имеет смысл остальную часть комплекта приёма: трудовой договор, приказ, согласия и ознакомление с локальными нормативными актами.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Итоговая сумма зависит от численности, выбранного набора функций и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а условия перехода между тарифами и состав каждого пакета перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, понижение тоже доступно в любое время. Для компании с сезонным набором персонала это означает, что платить за пиковую численность круглый год не придётся.
Выводы
Первый день с трудовой книжкой сводится к трём решениям: определить, ведётся ли у этого работника бумажный бланк вообще, проверить его по титульному листу, серии, нумерации, реквизитам приказов, печатям, вкладышу и прежним исправлениям, а затем поставить на учёт и выдержать сроки. Запись о приёме появляется после 5 дней работы, подраздел 1.1 ЕФС-1 уходит на следующий рабочий день после приказа, и эти два срока путать нельзя. Ошибку прежнего работодателя исправляют по его официальному документу, а не по устным объяснениям работника.
Сама книжка в электронный вид не переводится, но весь остальной комплект приёма переводится: трудовой договор, приказ, согласия, ознакомление с локальными нормативными актами. В Добыто мы собираем такой комплект в один маршрут подписания, чтобы у кадровика на бумаге оставалось ровно то, что закон оставить обязал.
Частые вопросы
Можно ли принять книжку у работника до его первого рабочего дня
Закон не запрещает принять документ раньше, но обязанность ведения возникает с началом работы. Регистрировать книжку в книге учёта движения до фактического выхода человека рискованно: если работник не приступит к работе, трудовой договор аннулируется, а запись в учётной форме уже сделана. Практичнее принимать книжку в день выхода, а копии документов и выписку СТД-СФР запрашивать заранее, чтобы успеть проверить периоды.
Работник принёс книжку с записями на украинском или казахском языке. Что делать
Трудовая книжка иностранного государства в России не ведётся и не продолжается. Новый бланк российского образца оформляется по статье 65 ТК РФ, прежние периоды в него не переносятся. Для подтверждения иностранного стажа при назначении пенсии работник обращается в Социальный фонд России отдельно, с переводом документа, заверенным нотариально.
Нужно ли снимать копию трудовой книжки в личное дело
Обязанности хранить копию нет, и по 152-ФЗ объём обрабатываемых персональных данных должен соответствовать цели обработки. Копия правомерна, если цель зафиксирована: подтверждение стажа для расчёта надбавок, подтверждение квалификационных требований к должности. Держать копии всех разворотов книжек всего персонала без описанной цели в положении об обработке персональных данных не стоит.
Что делать, если книжка выглядит подлинной, но серия не совпадает с годом первой записи
Отказать в приёме на этом основании нельзя: статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ. Запросите у работника выписку СТД-СФР и справки, подтверждающие спорный период, и сделайте отметку в личном деле о том, какие документы вы проверили. Если период не подтверждается ничем, кроме записи, при расчёте стажевых надбавок его лучше не учитывать, чем учитывать без основания.
Сколько бланков трудовых книжек и вкладышей держать в запасе
Нормы запаса законом не установлены. Ориентир задаёт число сотрудников, которым бланк реально может понадобиться: работники без книжки, впервые трудоустроенные до 2021 года, и те, у кого заполнен раздел «Сведения о работе». Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге, испорченные бланки уничтожаются по акту с указанием серий и номеров.
Работник требует выдать ему книжку на руки во время работы. Обязаны ли мы её отдать
Выдать оригинал на руки работающему сотруднику можно только для целей обязательного социального страхования или пенсионного обеспечения, и работник обязан вернуть её в течение трёх рабочих дней со дня получения в органе, куда он её представлял. Во всех остальных случаях выдаётся заверенная копия или выписка. Если работник перешёл на электронную трудовую книжку, книжка уже у него, и возвращать её работодателю он не должен.
Кто отвечает за книжки, если кадровик в отпуске
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек несёт лицо, назначенное приказом работодателя. На период отпуска или болезни издаётся приказ о временном возложении обязанностей на другого работника с передачей книжек по акту. Без такого приказа записи, внесённые замещающим сотрудником, формально сделаны неуполномоченным лицом.
