Бумажная трудовая книжка в 2026 году ведётся только на тех работников, которые до 31 декабря 2020 года письменно заявили о её сохранении и позже не отозвали этот выбор. Тем, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года, книжка не оформляется вовсе: сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде, это часть 8 статьи 2 закона 439-ФЗ. Форма, порядок ведения и хранения книжек установлены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, он действует до 1 сентября 2027 года. Объём работы по этим группам разный: по работнику с сохранённой бумажной книжкой вы ведёте саму книжку, две книги учёта и сдаёте ЕФС-1, по остальным — только ЕФС-1, а при увольнении выдаёте СТД-Р.
Разберём три категории работников и то, что по каждой требуется при приёме и при увольнении. Покажем, как оформить приказ об ответственном, как вести книгу учёта движения трудовых книжек и приходно-расходную книгу бланков, какие записи запрещено зачёркивать и в какой срок выдаётся дубликат. Сроки выдачи книжки по статье 84.1 ТК РФ, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, сроки хранения невостребованных книжек, образцы кадровых документов для скачивания и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку в 2026 году
Обязанность определяется выбором, который работник сделал один раз и который за ним закреплён. Категорий три, и по каждой отличается комплект документов и то, что человек получает на руки при увольнении.
Первая категория — работники, подавшие до 31 декабря 2020 года заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Книжка ведётся дальше в полном объёме, при этом сведения о кадровых мероприятиях всё равно уходят в Социальный фонд России. Двойной контур по таким работникам предусмотрен законом.
Вторая категория — работники, подавшие заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Книжку такому работнику выдают на руки, и с этого момента работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение (часть 3 статьи 2 закона 439-ФЗ). В графе 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись о подаче заявления, в графе 4 — дата и номер регистрации заявления. Заявление работник может подать в любое время работы, обратного перехода закон не предусматривает.
Третья категория — те, кто впервые начал работать после 31 декабря 2020 года. Бумажная книжка им не оформляется, и завести её по просьбе самого работника тоже нельзя. При приёме на работу по статье 65 ТК РФ соискатель предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, поэтому кандидат, начавший карьеру в 2021 году и позже, приходит без книжки и приносит форму СТД-Р или СТД-СФР.
В практике Добыто на старте внедрения почти всегда расходятся два списка: кто по кадровому учёту числится с бумажной книжкой и чьи книжки физически лежат в сейфе. Сверка книги учёта движения трудовых книжек с содержимым сейфа занимает полдня и закрывает большую часть будущих вопросов инспектора.
| Категория работника | Бумажная книжка | Что уходит в СФР | Что выдаётся при увольнении |
|---|---|---|---|
| Сохранил бумажную книжку заявлением до 31.12.2020 | Ведётся, хранится у работодателя | Подраздел 1.1 ЕФС-1 | Книжка с записью об увольнении |
| Подал заявление по статье 66.1 ТК РФ | Выдана на руки под запись, работодатель за неё не отвечает | Подраздел 1.1 ЕФС-1 | СТД-Р |
| Впервые трудоустроен после 31.12.2020 | Не оформляется | Подраздел 1.1 ЕФС-1 | СТД-Р |
Из таблицы видно, куда уходит бюджет времени кадровой службы: отчётность в СФР одинакова для всех трёх категорий, а бумажный контур существует ровно из-за первой строки.
Что закон оставляет на бумаге, даже если вся кадровая работа идёт в КЭДО
Статья 22.1 ТК РФ прямо выводит из электронного документооборота четыре позиции: трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Всё остальное — трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков, табели, уведомления и согласия — переводится в электронный вид без дублирования на бумаге.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Практический вывод для планирования: полностью электронного увольнения не бывает. Заявление работник подаёт через систему, а приказ, ознакомление с ним и запись в книжке уходят на бумагу. Если в проекте перехода на КЭДО заложена экономия на процессе увольнения, её надо пересчитать.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Компания рассчитывает полностью убрать бумагу из увольнения, а получает гибрид: заявление электронное, приказ и ознакомление с ним бумажные, трудовая книжка бумажная. Посмотрите свой перечень документов для КЭДО и вычеркните из него эти четыре позиции ещё на этапе подготовки.»
Бумажный контур: ответственный, две книги учёта и место хранения
Порядок ведения и хранения трудовых книжек установлен приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Он действует с 1 сентября 2021 года по 1 сентября 2027 года, а бланки нового образца применяются с 1 января 2023 года. Книжки прежнего образца, уже заполненные, действительны и обмену на новые не подлежат.
Ответственный за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек назначается приказом руководителя. Без такого приказа ответственность остаётся на руководителе лично, и при проверке приказ запрашивают вместе с самими книжками.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Учётных книг две, и они закрывают разные задачи. Книга учёта движения трудовых книжек фиксирует движение самих книжек и вкладышей: кому, когда и на каком основании выданы, получены обратно, выданы на руки при переходе на электронные сведения. Приходно-расходная книга по учёту бланков отвечает за бланки: приход, расход, испорченные экземпляры. Формы обеих книг работодатель вправе разработать самостоятельно, а вот требования к оформлению жёсткие: листы нумеруются, книги прошнуровываются, заверяются подписью руководителя и печатью организации, если компания от печати не отказалась (пункты 40-41 Порядка № 320н).
| Документ бумажного контура | Основание | Требование к оформлению |
|---|---|---|
| Приказ о назначении ответственного | Порядок № 320н | Свободная форма, подпись руководителя, ознакомление ответственного |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Пункты 40-41 Порядка № 320н | Форма своя, листы пронумерованы, книга прошнурована и заверена |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Пункты 40-41 Порядка № 320н | Форма своя, те же требования к нумерации и заверению |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Порядок № 320н | Составляется комиссией, номера и серии испорченных бланков перечисляются |
Сами книжки хранятся как документы строгой отчётности: сейф или запираемый металлический шкаф с ограниченным доступом. Невостребованные книжки уволенных лежат отдельно от книжек действующих работников, иначе их легко выдать по ошибке и потом доказывать, что человек её уже получал.
Важный нюанс из практики: мы при внедрении КЭДО фиксируем в положении о кадровом электронном документообороте отдельный перечень документов, которые остаются на бумаге, и отдельный список работников с сохранённой бумажной книжкой. Перечень документов и категорий работников суды проверяют в первую очередь, когда спор касается электронного оформления.
Образцы документов для ведения бумажных трудовых книжек
Комплект собран под бумажный контур целиком: начинать стоит с приказа об ответственном, дальше по нему выстраиваются обе книги учёта.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Записи, исправления и дубликат: где ошибаются чаще всего
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивать неверные записи запрещено. Ошибка исправляется иначе: вносится запись о том, что запись под определённым номером недействительна, после неё — правильная запись. На титульном листе логика обратная: там неверные данные зачёркиваются, а рядом пишется корректный вариант с указанием документа-основания.
Дубликат выдаёт тот работодатель, который внёс в книжку последнюю запись, — это может быть и прошлая компания. Срок жёсткий: не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления с указанием причины (пункт 27 Порядка № 320н). Работник, утративший книжку, обязан немедленно заявить об этом по месту работы, где внесена последняя запись.
Отдельный источник путаницы — вкладыш. Он вшивается в книжку, ведётся и выдаётся вместе с ней, а без книжки недействителен (пункты 32, 33 Порядка № 320н). При выдаче каждого вкладыша на титульном листе книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера. Если места на титульном листе не осталось, запись делается на титульном листе первого вкладыша.
Полезно знать: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения к трудовым договорам, а новое наименование попадает и в книжку, и в подраздел 1.1 ЕФС-1.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Смена классификатора выглядит технической задачей, пока дело не доходит до записей. Наименование должности в трудовой книжке и в штатном расписании должно совпадать, а код трудовой функции в ЕФС-1 берётся из ОКЗ, который связан с новым классификатором. Прежде чем вносить запись о переводе или переименовании, сверьте должность со штатным расписанием и с приказом, которым оно утверждено.»
Увольнение: что выдать на руки и в какие сроки
Бумажная трудовая книжка выдаётся работнику в день прекращения трудового договора. Если выдать её в этот день невозможно из-за отсутствия работника или его отказа получать, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку по почте (статья 84.1 ТК РФ). После отправки такого уведомления работодатель за задержку выдачи не отвечает. По письменному обращению работника, не получившего книжку при увольнении, она выдаётся не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.
Работнику, перешедшему на электронные сведения, вместо книжки в день увольнения выдаётся СТД-Р. Форма утверждена приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н и применяется с 1 января 2023 года; тем же приказом утверждена форма СТД-СФР, которую работник получает из информационных ресурсов Социального фонда России.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Задержка выдачи книжки оборачивается прямыми выплатами работнику. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает работнику не полученный им заработок, если тот был лишён возможности трудиться, и задержка выдачи трудовой книжки прямо попадает под эту норму.
Как выдать бумажную трудовую книжку при увольнении: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ об увольнении на бумаге и ознакомьте с ним работника под подпись. Электронный приказ здесь не работает даже при введённом КЭДО.
- Шаг 2. Внесите в книжку запись об увольнении: дату, основание со ссылкой на статью ТК РФ, реквизиты приказа. Заверьте запись подписью ответственного и печатью, если организация её использует.
- Шаг 3. Сверьте нумерацию записей и наименование должности со штатным расписанием. Ошибку проще исправить до выдачи книжки, чем вызывать человека обратно.
- Шаг 4. Выдайте книжку в день прекращения трудового договора и получите подпись работника в книге учёта движения трудовых книжек. Расписку о получении оформляйте, если книжка выдаётся не в день увольнения или через представителя по доверенности.
- Шаг 5. Если работник не пришёл или отказался получать книжку, направьте уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку по почте, и сохраните доказательство отправки.
- Шаг 6. Отправьте подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении, а невостребованную книжку переложите в отдельную ячейку сейфа.
ЕФС-1: бумажная книжка не отменяет отчётность в Социальный фонд России
Бумажная книжка не уменьшает объём электронной отчётности. Сведения о трудовой деятельности подаются в составе подраздела 1.1 формы ЕФС-1 на всех работников по трудовым договорам, включая совместителей и дистанционных. По приёму и увольнению срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. По переводам на другую постоянную работу и переименованию работодателя — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем мероприятия. Состав подразделов и порядок представления сведений опубликованы в базе знаний страхователя о форме ЕФС-1 на сайте Социального фонда России, там же указано, какие мероприятия относятся к каждому сроку.
Два контура удобнее разделить и в регламенте, и в контрольном списке. Бумажная книжка — документ работника, он забирает её при увольнении. Подраздел 1.1 — отчётность работодателя, из неё формируются электронные сведения о стаже, которые человек видит на портале госуслуг. Запись в книжке без отправленного ЕФС-1 нарушения по книжке не создаёт, но создаёт нарушение по отчётности, и наоборот.
Мы сводим дату приказа и дату отправки подраздела 1.1 в один контрольный список по каждому кадровому мероприятию: срок в один рабочий день не оставляет запаса на то, чтобы вспомнить об отчёте в конце недели.
Цена ошибки: штрафы, средний заработок и проигранный спор
Нарушения по трудовым книжкам квалифицируются по статье 5.27 КоАП РФ как нарушение трудового законодательства. Размер определяется тем, первое это нарушение или повторное.
| Ситуация | Норма | Размер |
|---|---|---|
| Нарушение порядка ведения или хранения книжек, первый раз | Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ | Предупреждение либо штраф: должностное лицо 1 000-5 000 руб., ИП 1 000-5 000 руб., организация 30 000-50 000 руб. |
| То же нарушение повторно | Часть 2 статьи 5.27 КоАП РФ | Должностное лицо 10 000-20 000 руб. либо дисквалификация на 1-3 года, ИП 10 000-20 000 руб., организация 50 000-70 000 руб. |
| Задержка выдачи книжки при увольнении | Статья 234 ТК РФ | Возмещение не полученного заработка за период, когда работник был лишён возможности трудиться |
Дисквалификация руководителя на срок до трёх лет включается по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ, то есть при повторном однородном нарушении. Два похожих эпизода по разным работникам получают именно такую квалификацию, если первое уже закончилось наказанием.
Кейс из практики: спор об увольнении по заявлению, поданному через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд в 2022 году отказал работнику: положение о кадровом электронном документообороте было разработано, перечень документов и категорий работников утверждён, согласие работника получено за день до перехода. Кассация акты отменила, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника при подписании. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл, и перевесили три обстоятельства: электронную подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а собственная система работодателя это зафиксировала. Итог — восстановление на работе и выплаты за время вынужденного прогула.
Хранение и архив: сроки, которые придётся выдержать
Организация вправе самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов — это пункт 2 статьи 13 закона 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
По невостребованным книжкам порядок двухступенчатый. Сначала книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся два года в кадровой службе отдельно от книжек действующих работников. Затем они передаются в архив организации: 50 лет, если делопроизводством завершены после 1 января 2003 года, и 75 лет, если до этой даты (пункт 449 Перечня).
Внимание: требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные. По правилам организации хранения, учёта и использования документов, утверждённым приказом Минкультуры № 526, электронные документы хранятся на материальных носителях: их записывают на носитель, присваивают шифр и размещают в архиве с соблюдением температуры и влажности.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Бумажная книжка при переходе на КЭДО: что уходит в электронный вид
Переход на кадровый электронный документооборот бумажную книжку не отменяет и её ведение не упрощает. Меняется всё вокруг: трудовые договоры, допсоглашения, заявления, приказы по личному составу кроме увольнения, ЛНА, графики, табели, уведомления и согласия уходят в электронный контур. Книжка, приказ об увольнении с ознакомлением, акт о несчастном случае и подтверждение инструктажей по охране труда остаются на бумаге.
Юридическая рамка перехода — статьи 22.1-22.3 ТК РФ. Статья 22.2 требует письменного согласия каждого работника, принятого до перехода; отказ работника не даёт оснований ни для увольнения, ни для иных санкций. Работников, у которых нет трудового стажа на дату перехода, достаточно уведомить: согласие по ним не требуется.
Когда КЭДО не нужен
Есть ситуации, в которых переход не даст выигрыша. Небольшая компания, где все работники сидят в одном офисе: подписание занимает один проход по коридору, расходов на курьера нет вовсе. Коллектив, который не работает ни со смартфоном, ни с браузером: часть работников всё равно останется на бумаге, и вы получите два параллельных процесса. Компания в процессе смены учётной системы: интеграцию придётся переделывать после миграции. И работодатель, у которого не приведён в порядок бумажный контур: КЭДО не исправит незаверенную книгу учёта и отсутствующий приказ об ответственном, а добавит к ним ещё один предмет проверки.
Важный нюанс из практики: для работников, которые не пользуются электронными сервисами, документы продолжают вести на бумаге — это штатный сценарий внедрения. Смартфон нужен не каждому: подписание доступно и через браузер на компьютере. По опыту внедрений временные затраты кадровой службы снижаются минимум втрое, но считать экономию надо по тем документам, которые реально ушли в электронный вид.
Что проверить до запуска КЭДО, если у вас есть бумажные книжки
- Список работников с сохранённой бумажной книжкой сверен с фактическим содержимым сейфа.
- Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки издан и актуален по фамилии и должности.
- Обе книги учёта пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя.
- Перечень документов для КЭДО не содержит четыре бумажные позиции из статьи 22.1 ТК РФ.
- Порядок идентификации работника при подписании описан в локальном нормативном акте.
- Даты выдачи электронных подписей разведены с датами первых кадровых действий по ним.
- Регламент действий при поступлении электронного заявления об увольнении утверждён.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическую способность работать в системе. Когда за человека документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию целиком. Мы поэтому закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и смотрим, кто из работников в ней не справился.»
Стоимость перехода на КЭДО: тарифы и сроки подключения
Стоимость считается по численности работников и по составу функций: виды электронной подписи, шаблоны документов, интеграция с учётной системой, электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнеса», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | в рамках подключения |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности, выбранного тарифа и того, нужны ли УКЭП и кастомные шаблоны: УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров, ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах. Условия по каждому тарифу и состав функций перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.
Расходы на бумажный контур при этом не исчезают: бланки, сейф, книги учёта и время ответственного остаются в бюджете, пока в компании есть хотя бы один работник с сохранённой бумажной книжкой.
Выводы
Бумажная книжка в 2026 году — обязанность не перед всеми, а перед конкретным списком работников: теми, кто сохранил её заявлением до 31 декабря 2020 года и не передумал. По ним держится весь контур: приказ об ответственном, две заверенные книги учёта, сейф, записи по правилам Порядка № 320н, выдача в день увольнения и архивное хранение до 50 или 75 лет. Отчётность в Социальный фонд России при этом одинакова для всех, а цена нарушения складывается из штрафа по статье 5.27 КоАП РФ и возмещения заработка по статье 234 ТК РФ.
КЭДО убирает бумагу из всего, кроме четырёх позиций статьи 22.1 ТК РФ, и мы в Добыто на внедрениях начинаем с разделения этих двух контуров: что уходит в электронный вид, что остаётся в сейфе и кто за это отвечает по приказу.
Частые вопросы о бумажных трудовых книжках
Можно ли вести книгу учёта движения трудовых книжек только в электронном виде
Форму книги работодатель разрабатывает сам, но требования пунктов 40-41 Порядка № 320н — пронумеровать листы, прошнуровать книгу и заверить её подписью руководителя и печатью при её наличии — выполнимы на бумажном носителе. Электронный реестр удобен для поиска и сверки, но книгу учёта он не заменяет: при проверке запрашивают именно заверенную книгу.
Работник потерял книжку, которую получил на руки при переходе на электронные сведения. Что делать работодателю
С момента выдачи книжки на руки работодатель освобождён от ответственности за её ведение и хранение по части 3 статьи 2 закона 439-ФЗ, поэтому восстанавливать документ он не обязан. Дубликат по письменному заявлению выдаёт работодатель, внёсший последнюю запись, не позднее 15 рабочих дней. Если весь стаж работника уже отражён в электронных сведениях, дубликат ему для подтверждения стажа не нужен: достаточно формы СТД-СФР.
Нужно ли принимать книжку у нового сотрудника, если он перешёл на электронные сведения
Нет. Такой работник предъявляет сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р от прежнего работодателя или СТД-СФР. Если он принёс книжку с записью о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ, книжка остаётся у него, запись о приёме в неё не вносится, а хранить её у себя работодатель не должен.
Книжка заполнена до конца: завести новую или вшить вкладыш
Вшивается вкладыш: он ведётся и выдаётся вместе с книжкой и без неё недействителен (пункты 32, 33 Порядка № 320н). На титульном листе книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером, а если места нет — на титульном листе первого вкладыша. Выдачу вкладыша фиксируют в приходно-расходной книге по учёту бланков и в книге учёта движения.
Может ли работник вернуться от электронных сведений к бумажной книжке
Обратного перехода закон 439-ФЗ не предусматривает. Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности подаётся один раз, и право на электронный формат сохраняется за работником при трудоустройстве к другим работодателям. Просьбу работника вернуть книжку на хранение в кадровую службу удовлетворить нельзя даже по письменному заявлению.
Записи в книжке расходятся со сведениями в СФР. Чем закрывать расхождение
Опорой служат первичные документы: приказы по личному составу и трудовые договоры с дополнительными соглашениями. Запись в книжке исправляется по правилам Порядка № 320н — признанием недействительной и внесением правильной, а сведения в Социальном фонде России корректируются повторной подачей подраздела 1.1 ЕФС-1 с исправленными данными. Начинать стоит со сверки приказа по личному составу: он определяет, какая из двух версий верна.
Что делать с невостребованной книжкой, если работник не выходит на связь годами
Два года книжка лежит в кадровой службе отдельно от книжек действующих работников, затем передаётся в архив организации на 50 лет, если делопроизводством завершена после 1 января 2003 года. Уничтожить её досрочно нельзя. Доказательством добросовестности работодателя служит направленное уведомление о необходимости явиться за книжкой с подтверждением отправки — его стоит подшить к делу вместе с книжкой.
