Электронная трудовая книжка сотрудника хранится в информационных ресурсах Социального фонда России, и прямого доступа к ней у работодателя нет. Сведения о трудовой деятельности вы получаете из четырёх источников: выписка СТД-СФР, которую работник заказывает сам; справка СТД-Р от прежнего работодателя; собственные сведения компании в кабинете страхователя СФР; бумажная трудовая книжка, если работник её сохранил. Запросить СТД-СФР за работника нельзя: по статье 66.1 ТК РФ фонд выдаёт эти сведения самому застрахованному лицу. Главное различие, от которого зависит порядок действий, — период. С 1 января 2020 года сведения ведутся в электронном виде и лежат в подразделе 1.1 формы ЕФС-1, а всё, что было раньше, ищется в бумажной книжке и в выписке из индивидуального лицевого счёта.
Разберём, какой источник закрывает какую задачу, что делать, если у кандидата нет ни книжки, ни выписки, и как отличить подлинную выписку от отредактированного файла. Покажем, какие сведения работодатель вправе требовать по статье 65 ТК РФ, а какие запросы уже выходят за рамки 152-ФЗ. Отдельно разберём исправление ошибочной записи и отмену кадрового мероприятия в подразделе 1.1. Сроки подачи сведений, размеры штрафов, образцы кадровых документов и тарифы на подключение КЭДО — во второй половине статьи.
Что содержит электронная трудовая книжка и с какого года она ведётся
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника по статье 66.1 ТК РФ, которые Социальный фонд России ведёт с 1 января 2020 года. Фонд не заводит их сам: база наполняется из подраздела 1.1 формы ЕФС-1, который подаёт каждый страхователь по своим кадровым мероприятиям. Если прежний работодатель сведения не подал или подал с ошибкой, в выписке работника этого периода просто не будет.
Состав сведений закрытый. В электронной трудовой книжке есть информация о работнике, даты приёма, перевода и увольнения, место работы и наименование работодателя, должность, профессия или специальность, основание кадрового мероприятия и причина прекращения трудового договора. Развёрнутое описание состава и способов получения выписки фонд публикует в разделе об электронной трудовой книжке на сайте СФР.
Для кадровой задачи важнее другое: разные сведения лежат в разных местах, и одна выписка редко закрывает весь вопрос.
| Что нужно узнать | Где эти сведения | Кто вправе получить |
|---|---|---|
| Места работы и кадровые мероприятия с 2020 года | Электронная трудовая книжка, выписка СТД-СФР | Работник лично |
| Периоды работы до 2020 года | Бумажная трудовая книжка, выписка из индивидуального лицевого счёта | Работник лично, книжку предъявляет работодателю |
| Работа в вашей компании | Ваши поданные подразделы 1.1 ЕФС-1, кабинет страхователя СФР | Работодатель по своим сведениям |
| Работа у прежнего работодателя | Справка СТД-Р, выданная тем работодателем | Работник, затем передаёт её вам |
| Договоры ГПХ | Подраздел 1.1 ЕФС-1: заключение и прекращение договора подаются отдельными мероприятиями | Заказчик по своим договорам |
Из таблицы следует практический вывод для найма: по одной выписке СТД-СФР нельзя посчитать общий страховой стаж работника старше тридцати лет. Она покажет только хвост карьеры с 2020 года.
Чего в электронной трудовой книжке нет
Бумажная трудовая книжка не переводится в электронный вид вместе с остальным кадровым документооборотом. Даже компания, полностью перешедшая на КЭДО, продолжает хранить бумажные книжки тех работников, кто не подал заявление о переходе на электронные сведения, и вести их по прежним правилам. То же касается приказа об увольнении и акта об ознакомлении с ним.
Полезно знать: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, и эту позицию Минтруд подтвердил письмом от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью уволить работника внутри системы КЭДО не получится: заявление он подаёт электронно, а приказ и ознакомление уходят на бумагу.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Трудовая книжка работника, который от неё не отказался, остаётся у вас на руках, а приказ об увольнении и акт ознакомления с ним печатаются независимо от того, насколько глубоко у вас внедрён КЭДО. Прежде чем планировать отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Четыре источника, из которых работодатель законно получает сведения
Ни один из четырёх источников не даёт работодателю доступ к чужой базе. Три из них проходят через работника, и только четвёртый — собственные сведения компании.
Справка СТД-Р. Её выдаёт работодатель за период работы именно у себя. Форма утверждена приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н. По статье 66.1 ТК РФ работник получает её в период работы не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении — в день прекращения трудового договора, способом, указанным в заявлении: на бумаге с заверением или электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Кандидат приносит вам СТД-Р от прежнего работодателя, а не заказывает её в фонде.
Выписка СТД-СФР. Это сведения о трудовой деятельности из информационных ресурсов Социального фонда, форма обновлена приказом Минтруда России от 25.06.2026 № 271н. Работник заказывает её сам: в личном кабинете на Госуслугах, в клиентской службе фонда или через МФЦ. Онлайн выписка формируется в течение дня, результат приходит в двух форматах — PDF для чтения и XML для проверки, заверенный электронной подписью фонда. Услуга по выдаче выписки из электронной трудовой книжки доступна работнику с подтверждённой учётной записью.
Кабинет страхователя СФР. Здесь вы видите то, что подали сами: принятые подразделы 1.1, протоколы приёма, отказы и ошибки. Чужие периоды работы этого же человека кабинет не покажет.
Бумажная трудовая книжка. Для работников, которые не перешли на электронные сведения, она остаётся основным документом о стаже. Тем, кто впервые поступил на работу с 1 января 2021 года, бумажная книжка не оформляется вовсе: по части 8 статьи 2 закона 439-ФЗ на них ведутся только электронные сведения. Отсутствие книжки у кандидата 2003 года рождения — норма, а не сигнал тревоги.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что критично в каждом сценарии, зависит от того, кто перед вами.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Кандидат сохранил бумажную книжку | Записи до 2020 года, отметка о выборе электронных сведений | Выписка СТД-СФР: почти всё продублировано в книжке |
| Кандидат отказался от бумажной книжки | СТД-СФР за период с 2020 года плюс книжка, закрытая при переходе | СТД-Р от последнего работодателя, если СТД-СФР уже получена |
| Кандидат впервые устраивается с 2021 года | СНИЛС и корректная подача вашего первого подраздела 1.1 | Поиск бумажной книжки: её не существует |
| Действующий работник просит сведения | Срок 3 рабочих дня и способ выдачи из заявления | Причина запроса: обосновывать её работник не обязан |
| Расчёт страхового стажа для больничного | Периоды до 2020 года из книжки или выписки лицевого счёта | Электронные сведения за последние годы |
Как получить сведения о трудовой деятельности кандидата: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Запросите документы по статье 65 ТК РФ: трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Формулировка закона допускает оба варианта, поэтому отсутствие книжки основанием для отказа в приёме не является.
- Шаг 2. Возьмите письменное согласие на обработку персональных данных до того, как начнёте что-либо проверять. Без него любая работа со сведениями кандидата нарушает 152-ФЗ.
- Шаг 3. Если книжки нет, попросите кандидата заказать выписку СТД-СФР на Госуслугах и передать вам оба файла: PDF и XML. Требовать выписку вы не вправе, но предложить её принести можете.
- Шаг 4. Сверьте период до 2020 года: он в бумажной книжке. Если книжка утрачена, работник запрашивает дубликат или выписку из индивидуального лицевого счёта.
- Шаг 5. Проверьте электронную подпись на выписке и сверьте даты кадровых мероприятий с резюме и анкетой. Расхождения уточняйте у кандидата, а не додумывайте.
- Шаг 6. После приказа о приёме подайте подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня. С этого момента ваша компания сама становится источником данных в электронной трудовой книжке работника.
В практике Добыто на этом шаге чаще всего спотыкаются компании, где кадровик и бухгалтер работают в разных системах: приказ издан, а подраздел 1.1 ушёл через сутки после срока.
Как убедиться, что выписка подлинная
Выписка СТД-СФР приходит работнику в двух форматах, и юридически значим только один из них. PDF читается глазами и редактируется в любом редакторе. XML-файл сопровождается электронной подписью фонда, и именно эта пара подтверждает, что содержимое не менялось после выгрузки. Работник, который пересылает вам скриншот из личного кабинета или распечатку, передаёт изображение, а не документ.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки листа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на присланный вам файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи или печати, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Проверьте электронную подпись на выписке из трудовой
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Справка СТД-Р в электронной форме подчиняется тому же правилу: статья 66.1 ТК РФ прямо называет усиленную квалифицированную подпись. Если прежний работодатель прислал работнику PDF без подписи, это копия документа, и её доказательственный вес в споре о стаже будет обсуждаться отдельно.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Аргумент вида «банки подписывают договоры кодом из SMS, значит и мы можем так оформлять кадровые документы» в трудовых отношениях не работает. В статьях 22.1-22.3 ТК РФ есть свой перечень документов и свои требования к виду подписи, и простая электронная подпись допустима не для всего. Когда мы встречаем такую логику у клиента, это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.»
Границы законного интереса: что работодателю смотреть нельзя
Работодатель не вправе обратиться в Социальный фонд за сведениями о трудовой деятельности конкретного человека: ТК РФ предусматривает выдачу СТД-СФР только самому застрахованному лицу. Просить работника принести выписку можно, обязать предоставить — нет. Отказ в приёме на работу с мотивировкой «не принёс выписку из фонда» упирается в статью 64 ТК РФ, потому что перечень документов в статье 65 закрытый.
Второе ограничение касается объёма. Сведения о трудовой деятельности — персональные данные, и обрабатывать их можно в целях, заявленных в согласии. Проверка судимости, исполнительных производств и аффилированности к электронной трудовой книжке отношения не имеет и оформляется отдельным основанием. Если проверку ведёт подрядчик, он должен состоять в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора, а согласие кандидата — охватывать передачу данных этому подрядчику.
Лайфхак: автоматические сервисы проверки физлиц регулярно выдают чужие результаты из-за совпадения фамилии, имени и даты рождения. В практике встречались случаи, когда человеку приписывали штрафы всех однофамильцев по стране. Любое расхождение сверяйте минимум по двум реквизитам и уточняйте у кандидата, прежде чем делать вывод.
Когда запрашивать выписку у кандидата избыточно
Если кандидат принёс бумажную трудовую книжку с непрерывными записями и последняя запись закрыта увольнением, выписка СТД-СФР добавит к картине немного: периоды с 2020 года в книжке продублированы, пока работник от неё не отказался. Просить дополнительно выписку имеет смысл в трёх ситуациях: книжка утрачена или содержит исправления, кандидат отказался от бумажной формы, между записями видны пробелы, которые он объясняет работой по договору ГПХ.
Для линейных позиций без материальной ответственности глубокая сверка стажа обычно не окупается. Мы советуем выстраивать процесс от риска должности, а не проверять всех одинаково: сведения о трудовой деятельности нужны для кадрового оформления и расчёта пособий, а не для оценки кандидата как такового.
Свои сотрудники: кабинет страхователя и сверка с ЕФС-1
Электронная трудовая книжка работника наполняется вашими отчётами, поэтому первый объект проверки — собственные данные. В кабинете страхователя видно, какие подразделы 1.1 приняты, какие отклонены и с какой формулировкой. Отклонённый отчёт означает, что кадрового мероприятия в базе фонда нет, даже если приказ у вас подписан и подшит.
Форма ЕФС-1, действующая с 2026 года, утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Сроки подачи подраздела 1.1 зависят от вида мероприятия.
| Кадровое мероприятие | Срок подачи подраздела 1.1 |
|---|---|
| Приём на работу | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Заключение и прекращение договора ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора |
| Перевод на другую постоянную работу | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа |
| Подача заявления о выборе формы ведения сведений | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления |
Разные сроки для приёма и перевода создают типичную ошибку: кадровик, привыкший закрывать отчётность помесячно, пропускает суточный срок по приёму и увольнению. Календарь подачи удобнее вести не по датам отчётности, а по событиям кадрового учёта.
В сервисе Добыто кадровое мероприятие и подготовка сведений связаны с приказом: подписанный приказ о приёме сразу формирует задачу на подачу подраздела 1.1, а не отдельную строку в чужом списке дел.
Образцы кадровых документов по трудовым книжкам и сведениям о работе
Комплект закрывает выдачу сведений и работу с бумажными книжками, которые остались у части работников; начните с формы СТД-Р.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
Ошибки в сведениях и сколько стоит их исправление
Непредставление подраздела 1.1 в срок обходится в 500 рублей за каждое застрахованное лицо по части 3 статьи 17 закона 27-ФЗ о персонифицированном учёте. Должностное лицо дополнительно штрафуют по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ на сумму от 300 до 500 рублей. При массовом наборе арифметика меняется: сорванный срок по 40 принятым за день работникам — это 20 000 рублей санкции за один эпизод плюс штраф на кадровика.
Вторая часть цены ошибки не в деньгах. Неверная запись всплывает у работника через несколько лет, когда он оформляет пособие или устраивается на новое место, и восстанавливать её приходится через прежнего работодателя. Отменить ошибочное мероприятие можно: фонд принимает отмену кадрового мероприятия с последующей подачей корректных сведений. Порядок отмены и правила заполнения граф фонд разбирает в ответах на вопросы по подразделу 1.1 формы ЕФС-1, включая ситуацию с продлением срочного договора, где отмена и новое мероприятие подаются одновременно.
Внимание: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он затрагивает штатное расписание, трудовые договоры и должностные инструкции, а через ОКЗ — код выполняемой функции в ЕФС-1. При изменении наименования или кода должности нужны приказ по штатному расписанию и дополнительные соглашения с работниками.
Ошибка в бумажной книжке исправляется по своим правилам, и способ зависит от того, кто её допустил и в каком разделе.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Журналы и отчётность мы смотрим до того, как начался спор, а не после. Перед проверкой и перед увольнением, на котором ожидаем конфликт, имеет смысл сверить, что в базе фонда лежит ровно то, что вы подавали, и в те даты, которые указаны в приказах. Расхождение, найденное за неделю до разбирательства, исправляется отменой мероприятия, а найденное в процессе — объясняется инспектору.»
Стаж до 2020 года: где его брать для больничного и для кадровой карточки
Страховой стаж для пособия по временной нетрудоспособности считается за всю трудовую жизнь работника, а электронные сведения начинаются с 2020 года. Разрыв закрывается двумя документами: бумажной трудовой книжкой и выпиской из индивидуального лицевого счёта, которую работник получает на Госуслугах или в клиентской службе фонда. Выписка из лицевого счёта полезнее книжки в одном случае: когда записи в книжке утрачены, а страхователь взносы за работника платил.
Считать стаж придётся вручную или средствами кадровой программы: готового сервиса, который сложил бы периоды из выписки автоматически, фонд не даёт. При подсчёте по книжке ориентируйтесь на даты приёма и увольнения из записей, а спорные периоды без подтверждения взносами уточняйте у работника до того, как назначите пособие.
Отдельная история — работник, который потерял книжку и не помнит своих мест работы до 2020 года. Он подаёт заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы, а периоды подтверждает справками прежних работодателей и выпиской из лицевого счёта. Мы сталкиваемся с этим при онбординге возрастных кандидатов: процесс занимает недели, поэтому запускать его лучше до даты выхода, а не после.
Стоимость подключения КЭДО и работы со сведениями о трудовой деятельности
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора подписей и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и SLA считаются отдельно. Условия по каждому пакету и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Перейти с одного тарифа на другой можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Прямого окна в электронную трудовую книжку у работодателя нет и не появится: выписку из ресурсов фонда получает только сам работник, а компания видит лишь то, что подала сама. Рабочая схема складывается из трёх действий — взять у кандидата книжку и сведения по статье 65 ТК РФ, проверить подпись на присланной выписке и держать собственный подраздел 1.1 в сроках, суточных для приёма и увольнения и месячных для перевода. Период до 2020 года в электронных сведениях не ищется вовсе: он закрывается бумажной книжкой и выпиской из лицевого счёта.
Мы в Добыто ежедневно работаем со стыком кадрового оформления и отчётности: подписанный приказ сразу превращается в задачу по сведениям, а не теряется между кадровиком и бухгалтерией. Такая связка снимает основную часть ошибок, за которые платят по 500 рублей за человека.
Частые вопросы
Что делать, если кандидат отказывается предоставлять сведения о трудовой деятельности
Отказ в приёме на работу по этому основанию рискован: перечень документов в статье 65 ТК РФ закрытый, а выписку из фонда работник предоставлять не обязан. Оформляйте приём по документам, которые он принёс, и подавайте свой подраздел 1.1 ЕФС-1 в срок. Если сведения о прошлых периодах нужны для расчёта пособия, они запрашиваются позже и добросовестность работника здесь роли не играет: без подтверждённого стажа пособие считается по минимальному проценту.
Виден ли в электронной трудовой книжке период работы по совместительству
Каждый страхователь подаёт подраздел 1.1 ЕФС-1 по своим кадровым мероприятиям, поэтому работодатель по совместительству отражает приём и увольнение самостоятельно. В бумажной книжке запись о совместительстве вносится по желанию работника основным работодателем, и этим бумажный и электронный контуры различаются.
Как быть, если прежний работодатель ликвидирован и сведения за период не поданы
Восстанавливать запись через ликвидированную организацию некому. Работник подтверждает период выпиской из индивидуального лицевого счёта, где видны начисленные взносы, справками из архива и бумажной книжкой, если она сохранилась. Новый работодатель такие периоды в свои сведения не вносит: подраздел 1.1 заполняется только по собственным кадровым мероприятиям.
Нужно ли выдавать СТД-Р работнику, у которого сохранилась бумажная книжка
При увольнении такому работнику выдаётся бумажная книжка, а СТД-Р — по его письменному заявлению. В период работы заявление тоже возможно: тогда срок выдачи не позднее трёх рабочих дней со дня подачи, а форму и способ работник указывает сам, на бумаге с заверением или электронным документом с усиленной квалифицированной подписью.
Отражаются ли в сведениях о трудовой деятельности периоды самозанятости
Договор с самозанятым исполнителем не является трудовым, и кадровые мероприятия по нему не формируются. В подраздел 1.1 попадают договоры гражданско-правового характера, по которым заказчик уплачивает взносы на обязательное пенсионное страхование, и сведения о них подаются не позднее следующего рабочего дня после заключения или прекращения договора. Периоды работы в статусе плательщика налога на профессиональный доход в электронной трудовой книжке не появляются.
Можно ли хранить полученную от кандидата выписку в его личном деле
Хранение допустимо, если цель обработки указана в согласии на обработку персональных данных, а срок хранения определён вашим локальным нормативным актом. Отказавшему кандидату документы возвращаются или уничтожаются по истечении срока, заявленного в согласии: держать выписки всех, кто когда-то присылал резюме, 152-ФЗ не позволяет.
Как считать страховой стаж, если в книжке есть период без печати организации
Период с дефектом оформления подтверждается дополнительно: выпиской из индивидуального лицевого счёта, справкой прежнего работодателя или архивной справкой. До получения подтверждения спорный период в расчёт пособия не включается, а после — пособие пересчитывается. Решение лучше фиксировать письменно в расчёте, чтобы при проверке было видно, на каком документе основан каждый включённый период.
