Бланки трудовых книжек компания покупает у изготовителя защищённой полиграфической продукции либо у распространителей, информация о которых размещается на официальном сайте изготовителя: это пункт 6 Порядка, утверждённого приказом Минфина России от 11.04.2022 № 55н. Бланк относится к защищённой полиграфической продукции уровня защиты «В», поэтому случайный канцелярский магазин источником закупки не является. После оплаты бланк ставится на учёт: приходно-расходная книга бланков, книга учёта движения трудовых книжек, приказ об уполномоченном лице и ежемесячный отчёт в бухгалтерию по пунктам 40-42 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Главное различие по составу персонала: тем, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют вообще, а бланк расходуется только на вкладыш и дубликат для тех, кто сохранил бумажный формат.
Дальше показываем, как проверить продавца до оплаты, сколько бланков держать в запасе и какие четыре документа по учёту бланков смотрит инспектор ГИТ. Разбираем, кто платит за бланк при порче по вине кадровика, нужно ли начислять НДС при выдаче книжки работнику и чем исправление записи отличается от уничтожения бланка по акту. Сценарная таблица, образцы приходно-расходной книги и акта об уничтожении, тарифы на перевод кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому в 2026 году нужны бланки трудовых книжек, а кому нет
Бумажная трудовая книжка перестала быть документом по умолчанию 31 декабря 2020 года. По части 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ на лиц, впервые поступающих на работу после этой даты, трудовые книжки не оформляются, а сведения о трудовой деятельности формируются по статье 66.1 ТК РФ. Запас бланков нужен не всей компании, а конкретным работникам из списка тех, кто бумажную книжку сохранил.
Масштаб перехода виден по статистике фонда: почти 27 млн работников ведут сведения о трудовой деятельности в цифровом формате, и за год начиная с августа 2025-го число обладателей электронных трудовых книжек выросло на 3,6 млн человек. Бумажные книжки при этом используются параллельно: они содержат сведения о стаже до 2020 года, и работник обязан их хранить.
Бланк расходуется в четырёх ситуациях из семи типовых: вкладыш, дубликат, замена испорченного бланка и восстановление книжек после массовой утраты.
| Ситуация | Нужен бланк | Основание и что делает кадровая служба |
|---|---|---|
| Работник впервые устроился на работу после 31.12.2020 | Нет | Часть 8 статьи 2 439-ФЗ: книжка не оформляется, сведения ведутся по статье 66.1 ТК РФ |
| Работник выбрал электронный формат и забрал книжку на руки | Нет | Выдача фиксируется в книге учёта движения, дальнейшие записи в книжку не вносятся |
| Принят работник с бумажной книжкой от прежнего работодателя | Нет | Книжка принимается и регистрируется в книге учёта движения (пункт 40 Порядка 320н) |
| В одном из разделов книжки закончились страницы | Да, вкладыш | Пункт 32 Порядка 320н: книжка дополняется вкладышем |
| Работник заявил об утрате книжки | Да, дубликат | Пункт 27: дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления |
| Бланк испорчен при заполнении не по вине работника | Да, за счёт компании | Пункт 45: стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель |
| Массовая утрата книжек из-за чрезвычайной ситуации | Да, на всех пострадавших | Пункт 31 Порядка 320н регулирует восстановление сведений в таком случае |
Из таблицы следует практический ориентир по объёму закупки: количество бланков считается не от штатной численности, а от числа работников с бумажными книжками плюс запас на вкладыши и дубликаты.
Где компания легально покупает бланки: изготовитель и распространители
Порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей действует с 1 января 2023 года и утверждён приказом Минфина России от 11.04.2022 № 55н. Изготовителем бланка трудовой книжки и вкладыша названо АО «Гознак» (пункт 3 Порядка). Обеспечивать работодателей бланками вправе организации и индивидуальные предприниматели — распространители (пункт 5). Работодатель обращается к изготовителю либо к распространителям, информация о которых размещается на официальном сайте изготовителя в сети «Интернет» (пункт 6). Сам приказ принят со сроком действия до 1 сентября 2027 года, то есть до этой даты порядок закупки будет переутверждаться.
Бланк — защищённая полиграфическая продукция уровня защиты «В», и доставка идёт службами доставки защищённой полиграфической продукции либо по соглашению между продавцом и работодателем. Отсюда два практических следствия. Первое: продавец обязан присутствовать в перечне на сайте изготовителя, и сверка перечня до оплаты занимает пару минут. Второе: бланки продают юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, счёт выставляется на реквизиты компании, поэтому покупка «на карту физического лица» и розничные площадки без договора с изготовителем исключены.
Цена бланка и вкладыша определяется договором с изготовителем или распространителем и отличается у разных продавцов, поэтому ориентироваться нужно на действующий прайс выбранного контрагента, а не на цифры из статей прошлых лет.
Как закупить бланки трудовых книжек: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Посчитайте потребность: число работников с бумажными книжками, из них тех, у кого заканчиваются страницы в разделе о работе или о награждениях, плюс резерв на дубликаты и испорченные при заполнении бланки.
- Шаг 2. Откройте официальный сайт изготовителя и найдите актуальный перечень распространителей. Продавца, которого в перечне нет, из рассмотрения исключите.
- Шаг 3. Запросите у выбранного продавца счёт на реквизиты организации или ИП с раздельными позициями «бланк трудовой книжки» и «бланк вкладыша в трудовую книжку»: разделение нужно для учёта в приходно-расходной книге.
- Шаг 4. Согласуйте способ доставки: службой доставки защищённой полиграфической продукции либо по соглашению с продавцом.
- Шаг 5. При приёмке сверьте количество и серии с накладной, проверьте целостность упаковки и внесите поступление в приходно-расходную книгу по учёту бланков с указанием даты, документа поступления, серии и номера каждого бланка.
- Шаг 6. Передайте бланки уполномоченному лицу, назначенному приказом работодателя, и поместите их в место хранения для документов строгой отчётности.
- Шаг 7. По окончании месяца получите от ответственного отчёт о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки, и сверьте остаток с данными бухгалтерии.
Сколько бланков держать в запасе
Пункт 44 Порядка 320н сформулирован без цифр: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в неё. Необходимое количество определяет сама компания, и проверить себя можно по книге учёта движения трудовых книжек: она показывает, сколько бумажных книжек фактически лежит у работодателя и сколько работников забрали их после перехода на электронный формат. Нулевой остаток бланков при наличии работников с бумажными книжками — это состояние, при котором очередное увольнение или заявление о дубликате упрётся в отсутствие бланка.
Учёт бланков: четыре документа, которые спросит инспектор
Учёт бланков держится на четырёх документах, и требования к их оформлению заданы пунктами 40-42 Порядка 320н. Формы книг работодатель разрабатывает самостоятельно: унифицированных бланков, обязательных к применению, сейчас нет.
| Документ | Что фиксирует | Требование нормы |
|---|---|---|
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Все операции с бланками: поступление, расход, остаток, серии и номера | Пункт 40: пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и печатью организации |
| Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей | Книжки, принятые от работников при поступлении на работу, и их выдачу | Пункт 40: те же требования к нумерации, шнуровке и заверению |
| Приказ о назначении уполномоченного лица | Кто ведёт, хранит, учитывает и выдаёт трудовые книжки | Пункт 42: лицо назначается приказом или распоряжением работодателя |
| Ежемесячный отчёт в бухгалтерию | Наличие бланков и суммы, полученные за оформленные трудовые книжки | Пункт 41: представляется по окончании каждого месяца |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Уничтожение бланков, испорченных при заполнении | Пункт 41: уничтожение оформляется соответствующим актом |
Требование прошнуровать книгу и заверить её подписью руководителя означает бумажную форму ведения: воспроизвести шнуровку и печать в файле нельзя. Электронная таблица допустима как рабочий инструмент кадровика, но роль учётного документа выполняет прошнурованная книга.
В практике Добыто разбор бумажного блока идёт первым пунктом на старте внедрения: книги учёта, приказ об ответственном и фактический остаток бланков чаще всего расходятся между собой у компаний, которые не меняли кадровика несколько лет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Учётные документы мы смотрим до проверки, а не после. Такую сверку имеет смысл проводить перед плановой проверкой и перед увольнением, на котором ожидается конфликт: расхождение остатка бланков с приходно-расходной книгой лечится за день, пока никто его не зафиксировал. Поднимите свою книгу учёта движения и сверьте её с реальной пачкой книжек в сейфе.»
Образцы документов по учёту бланков и трудовых книжек
Комплект собран под задачу учёта: начните с приказа об ответственном, без него остальные документы не к кому привязать.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
Плата за бланк, НДС и проводки
Старые Правила ведения и хранения трудовых книжек обязывали работодателя взимать с работника плату за бланк. В действующем Порядке 320н такой обязанности нет: компания вправе брать плату в размере расходов на приобретение бланка, но может и не брать, закрепив решение в локальном нормативном акте. Пункт 41 при этом требует, чтобы ответственный ежемесячно отчитывался о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки, то есть механизм платы в Порядке сохранён как возможный.
Случай, когда плату брать нельзя, назван прямо. По пункту 45 при неправильном заполнении трудовой книжки или вкладыша, а также при их порче не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель. Ошибка кадровика в первой же записи — это расход компании, а не удержание из зарплаты.
Налоговая сторона вопроса обычно всплывает позже, у бухгалтерии. Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша признаётся реализацией и облагается НДС: Минфин России подтвердил это письмом от 16.07.2019 № 03-07-09/52577. Порядок не зависит от того, берёт компания плату или выдаёт бланк бесплатно: безвозмездная передача тоже облагается. Начисленный налог оформляется счётом-фактурой в одном экземпляре, который регистрируется в книге продаж. Расчёты с работником отражаются на счёте 73, а при удержании стоимости бланка из заработной платы — на счёте 70.
Испорченный бланк: исправить запись или уничтожить по акту
Две ситуации, которые в кадровой работе путают чаще всего, разводятся по моменту ошибки. Если неверная запись внесена в книжку, которая уже находится в обороте и содержит предыдущие записи, применяется порядок исправления записи. Если бланк испорчен при первичном заполнении и в оборот ещё не пошёл, он не исправляется, а уничтожается с составлением акта по пункту 41 Порядка 320н, и его серия и номер списываются в приходно-расходной книге.
Списание испорченного бланка без акта создаёт разрыв между фактическим остатком и приходно-расходной книгой. Разрыв обнаруживается не в момент возникновения, а на проверке или при передаче дел новому кадровику, когда восстановить обстоятельства уже некому.
Внимание: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Хранение бланков и невостребованных трудовых книжек
Пункт 41 Порядка 320н относит бланки трудовой книжки и вкладыша к документам строгой отчётности и требует хранить их у работодателя в этом режиме. Практический минимум — запираемый металлический шкаф или сейф, доступ только у уполномоченного лица из приказа, отдельное место от заполненных книжек работников. То же подтверждает памятка Роструда о трудовых книжках, где режим хранения бланков и обязанность вести обе учётные книги названы в одном ряду.
Отдельный вопрос — книжки, которые работник не забрал при увольнении. Они хранятся у работодателя до востребования по архивному законодательству, а сроки для кадровых документов заданы перечнем Росархива.
Полезно знать: пункт 2 статьи 13 Федерального закона 125-ФЗ «Об архивном деле» даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение документов. В конце календарного года подразделения формируют дела по утверждённой номенклатуре и передают их в архив.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение документов остаётся самой зарегламентированной частью кадровой работы, и требования к бумажному документообороту переносятся на электронный, а не отменяются им. Электронный архив кадровых документов входит у нас в тариф «Бизнес», но номенклатуру дел и сроки хранения компания всё равно утверждает сама. Начните с того, чтобы открыть свою номенклатуру и найти в ней позицию по невостребованным трудовым книжкам.»
Ошибки при закупке и учёте бланков и цена этих ошибок
Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо, от 1000 до 5000 рублей на индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Доходят до этой статьи обычно через пять типовых ошибок, у каждой из которых есть своя прямая цена.
- Покупка у продавца вне перечня. Мотив понятен: быстрее и дешевле. Результат — бланки неподтверждённого происхождения в обороте компании и записи о стаже работника в документе, законность которого невозможно доказать при споре.
- Нулевой остаток бланков. Запас не закупают, пока он не понадобится. При увольнении работника с бумажной книжкой отсутствие бланка задерживает выдачу, а задержка выдачи трудовой книжки влечёт материальную ответственность работодателя по статье 234 ТК РФ в виде возмещения неполученного заработка.
- Книги учёта не прошнурованы и не заверены. Экономия часа работы превращает учётный документ в обычную тетрадь: пункт 40 требует нумерацию, шнуровку, подпись руководителя и печать организации.
- Нет приказа об уполномоченном лице. Ведение и выдачу книжек фактически осуществляет кадровик, но формально ответственность ни на кого не возложена. При проверке это отдельное нарушение пункта 42, а при утрате книжки — невозможность установить ответственного.
- Испорченные бланки выбрасывают без акта. Расхождение остатка с приходно-расходной книгой накапливается годами и всплывает при передаче дел.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Когда закупать бланки не нужно
Обязанность постоянно иметь необходимое количество бланков из пункта 44 не означает обязательного запаса в каждой компании. Необходимое количество определяется составом персонала, а не нормативом.
Закупка бланков не требуется, если все работники впервые устроились на работу после 31 декабря 2020 года: на них книжки не оформляются в принципе. Она не требуется и там, где сотрудники с бумажными книжками выбрали электронный формат и забрали документы на руки: новые записи в такие книжки не вносятся, вкладыш не понадобится. Проверить своё положение можно по двум источникам: книге учёта движения трудовых книжек и заявлениям работников о продолжении ведения бумажной книжки либо о переходе на электронные сведения.
Обратная ситуация встречается у компаний с длинным стажем персонала: там доля работников с бумажными книжками остаётся высокой, и запас бланков вкладышей расходуется быстрее, чем запас самих книжек, потому что раздел о работе заполняется первым.
Что можно убрать с бумаги, а что закон оставляет в бумажном виде
Кадровый электронный документооборот вводится по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и снимает бумагу с большинства кадровых документов: трудовых договоров и дополнительных соглашений, приказов, заявлений, ЛНА, графиков отпусков, уведомлений и согласий. Бумажная трудовая книжка в этот периметр не входит, и работа с бланками сохраняется параллельно электронному контуру.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге на основании статьи 22.1 ТК РФ. Позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Важный нюанс из практики: компания заходит во внедрение с расчётом полностью убрать бумагу из процесса увольнения, а получает гибрид: заявление работник подаёт электронно, а приказ, акт ознакомления и запись в бумажную книжку остаются на бумаге. Мы объясняем это на первой же встрече по внедрению, и почти всегда это оказывается неожиданностью для кадровой службы.
Бумажная книжка не отменяет и отчётность: сведения о приёме и увольнении подаются в Социальный фонд России по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, независимо от того, ведётся у работника бумажная книжка или только электронные сведения.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Минтруд разработал законопроект о документообороте между работником и работодателем через отечественный мессенджер MAX, там же обсуждается заключение договоров с дистанционными работниками через неквалифицированную подпись. На дату публикации это проект, а не действующая норма. Виды подписи, допустимые для конкретного кадрового документа, до принятия закона определяются статьями 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ, и планировать процессы нужно по ним.»
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на пилоте становится видно, какая часть процесса остаётся бумажной и сколько людей в подразделении сохранили бумажные книжки.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и способа интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | на всех тарифах |
| Получение УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | с момента подключения |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и необходимости интеграции с 1С, а условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними описаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Расходы на бумажный блок в эту сумму не входят и остаются у компании: бланки трудовых книжек и вкладышей закупаются отдельно у изготовителя или распространителя по их прайсу.
Выводы
Закупка бланков сводится к трём решениям: посчитать потребность по числу работников с бумажными книжками, выбрать продавца из перечня на сайте изготовителя и поставить поступление на учёт в приходно-расходной книге в день приёмки. Учётный контур держится на прошнурованных книгах, приказе об уполномоченном лице, ежемесячном отчёте в бухгалтерию и акте об уничтожении испорченных бланков. Плата с работника за бланк — право компании, а не обязанность, но при порче не по вине работника бланк оплачивает работодатель, и передача бланка облагается НДС независимо от возмездности.
Бумажная трудовая книжка остаётся вне периметра электронного документооборота, и это не мешает перевести в электронный вид всё остальное — договоры, приказы, заявления и ЛНА. В Добыто мы разбираем оба контура сразу: что уходит в электронный вид, а что остаётся в сейфе с бланками строгой отчётности, чтобы кадровая служба не обнаружила бумажный остаток уже после внедрения.
Частые вопросы о бланках трудовых книжек
Можно ли купить бланки в обычном канцелярском магазине
Пункт 6 Порядка, утверждённого приказом Минфина России от 11.04.2022 № 55н, называет два законных источника: изготовитель и распространители, информация о которых размещается на официальном сайте изготовителя. Распространителями вправе выступать организации и индивидуальные предприниматели (пункт 5). Розничная точка, которой нет в перечне на сайте изготовителя, таким источником не является, а бланк относится к защищённой полиграфической продукции уровня защиты «В».
Что делать с остатками бланков старого образца
Бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца действительны и используются без ограничения срока: это установлено постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250, а порядок применения бланков напоминало письмо Минтруда России от 01.09.2021 № 14-6/В-1049. Имеющиеся у работников книжки прежнего образца обмену на новые не подлежат. Новая форма, утверждённая приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, применяется с 1 января 2023 года, но старый бланк можно использовать в том числе для оформления дубликата.
Нужен ли вкладыш, если страницы закончились только в разделе о награждениях
Да. Пункт 32 Порядка 320н привязывает оформление вкладыша к заполнению всех страниц одного из разделов, а не книжки целиком. Вкладыш оформляется и в том случае, когда в разделе о работе страницы ещё остались. Вкладыш ведётся и хранится вместе с книжкой и без неё недействителен, поэтому в приходно-расходной книге бланки вкладышей учитываются отдельной позицией.
Можно ли вести книгу учёта движения трудовых книжек в электронном виде
Пункт 40 Порядка 320н требует пронумеровать и прошнуровать книги, заверить их подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя и печатью организации. Выполнить эти требования в файле нельзя, поэтому учётные книги ведутся на бумаге. Электронная таблица допустима как вспомогательный инструмент кадровика, но статусом учётного документа не обладает.
В какой срок выдаётся дубликат, если работник потерял книжку
Пункт 27 Порядка 320н устанавливает срок: дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления. Отсчёт идёт от заявления, а не от момента, когда кадровая служба соберёт подтверждающие документы о стаже, поэтому запрос справок у прежних работодателей и поиск бланка ведутся параллельно. Отсутствие свободного бланка от соблюдения срока не освобождает.
Кто платит за бланк, если книжку испортил кадровик при первичном заполнении
Работодатель. По пункту 45 Порядка 320н при неправильном заполнении трудовой книжки или вкладыша, а также при их порче не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель. Испорченный бланк не исправляется, а уничтожается с составлением акта по пункту 41, и его серия и номер списываются в приходно-расходной книге.
