Устройство на работу и оформление трудовой книжки требуют от кадровика двух действий с разными сроками. Первое — запись о приёме в бумажную книжку, если она ведётся. Второе — передача сведений о приёме в Социальный фонд России в подразделе 1.1 ЕФС-1. Запись вносят на основании приказа или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, если работа основная и сотрудник проработал свыше 5 дней. ЕФС-1 о приёме сдают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа об оформлении. Впервые поступившим на работу после 31.12.2020 бумажную книжку не оформляют и ведут только электронные сведения. Сотруднику, который сохранил бумажную книжку, кадровик вносит запись и сдаёт ЕФС-1.
В материале разобраны сценарии приёма: первое трудоустройство, совместитель, дистанционный работник, работодатель-физлицо без статуса ИП. Покажем, как заполнить графы 1-4 записи и какие реквизиты ставить в основание, если приказ о приёме не издавали. Отдельно — кто исправляет ошибку прежнего работодателя и почему штраф 500 рублей за застрахованное лицо по 27-ФЗ к сведениям о приёме не относится. Таблица сроков, штрафы по КоАП, образцы журналов и заявлений, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы о стаже до 2020 года — во второй половине статьи.
Какую трудовую книжку сотрудника ведёт работодатель: сценарии приёма
Формат сведений о трудовой деятельности определяет история работника, и кадровик его не выбирает. Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, часть 8 статьи 2 которого применяется с 01.01.2021, разделил работников на две группы. Тем, кто выбрал продолжение бумажной книжки, её сохранили. Тем, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020, формируют только электронные сведения. Работник, сохранивший бумажный формат, сохраняет это право и у следующих работодателей. Электронные сведения по статье 66.1 ТК РФ работодатель формирует и передаёт в Социальный фонд России для всех работников, в том числе для тех, у кого есть бумажная книжка. Сценарии приёма различаются тем, что происходит с бумажным бланком.
Таблица показывает, что кадровик делает с бумажной книжкой в каждой из семи ситуаций нового сотрудника.
| Ситуация сотрудника | Что кадровик делает с бумажной трудовой книжкой | Норма |
|---|---|---|
| Впервые поступает на работу после 31.12.2020 | Бумажную книжку не оформляют, ведут только электронные сведения. Если человек не зарегистрирован в системе персонифицированного учёта, сведения для регистрации направляет работодатель | ч. 8 ст. 2 439-ФЗ; ст. 65 ТК РФ |
| Сохранил бумажную книжку, работа основная | Работник предъявляет книжку. Запись о приёме вносят не позднее 5 рабочих дней после приказа или иного решения, если сотрудник проработал свыше 5 дней | ст. 66 ТК РФ; п. 9 Порядка 320н |
| Выбрал электронные сведения | Бумажную книжку ему выдали на руки, записи в неё дальше не ведут. О прежней работе он предъявляет сведения о трудовой деятельности | ч. 2 ст. 2 439-ФЗ; ст. 65 ТК РФ |
| Внешний совместитель | Книжку не предъявляет, если она ведётся по основному месту работы либо по закону не оформлялась. Запись о совместительстве вносят по желанию работника на основном месте по документу, подтверждающему совместительство | ст. 283, ч. 5 ст. 66 ТК РФ |
| Дистанционный работник | Сведения вносят в бумажную книжку по желанию работника, если он её предоставит, в том числе заказным письмом с уведомлением | ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ |
| Работодатель — физическое лицо без статуса ИП | Записи не вносит и книжку впервые не оформляет. Период работы подтверждает письменный трудовой договор. На ИП правило не распространяется | ч. 2 ст. 309 ТК РФ |
| Книжка должна вестись, но её нет: утрата, повреждение, иная причина | Работодатель оформляет новую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины отсутствия | ч. 5 ст. 65 ТК РФ |
Запись о приёме обязательна, когда работа у вас основная и бумажная книжка на сотрудника ведётся или оформляется заново по заявлению. При совместительстве и дистанционной работе запись зависит от желания работника и от того, предъявит ли он книжку.
При приёме внешнего совместителя на вредные производства или опасные виды работ пакет документов расширяется: к нему добавляется справка с основного места работы. Без неё работодатель не знает, в каких условиях человек трудится на основной работе.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя. Поэтому, принимая внешнего совместителя на вредное производство, работодатель обязан выяснить, какие условия у человека на основном месте. Если этого не сделать и сотрудник отработает два года с двойной вредностью, ответственность ляжет на работодателя, а не на работника. Справку с основного места запрашивайте в момент оформления приёма.»
Когда бумажную книжку не заводят и запись в неё не вносят
По статье 66 ТК РФ книжку ведут на работника, если работа у этого работодателя основная и сотрудник проработал свыше 5 дней. Если человек отработал 5 дней или меньше, обязанности вести на него бумажную книжку у работодателя нет. Кадровик также не вправе по своей инициативе завести бумажную книжку тому, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020. Таким работникам её не оформляют, даже если человек об этом просит.
Важный нюанс из практики: до оформления определяют, какие задачи будет выполнять человек: постоянная работа, совместительство или временная работа под конкретную задачу. Для разовой задачи возможен договор гражданско-правового характера. Выбор между трудовым договором и ГПХ определяет существо отношений, удобство сторон основанием для него не служит. Исполнителю по ГПХ запись в трудовую книжку не вносят: книжку ведут на работника по трудовому договору.
Учёт бланков и движения трудовых книжек
Если хотя бы на одного сотрудника ведётся бумажная книжка, работодатель организует их учёт по пунктам 39-42 Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н. Бланки хранят как документы строгой отчётности. Журналы учёта пронумеровывают и прошнуровывают. Работу с книжками ведёт уполномоченное лицо, которое назначает работодатель. Бланки старого образца действительны и обмена не требуют, новые бланки введены с 01.01.2023. Перед первым приёмом проверьте две вещи: подписан ли приказ о назначении ответственного и заведена ли книга учёта движения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы приказа, журнала учёта и заявлений для работы с трудовыми книжками
Комплект закрывает учёт и исправления по бумажным книжкам. Начните с приказа о назначении ответственного: без уполномоченного лица работу с бланками не организовать.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом заполнения | Скачать |
Какие документы о трудовой деятельности кандидат предъявляет при приёме
Статья 65 ТК РФ устанавливает закрытый перечень. При заключении трудового договора кандидат предъявляет:
- документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
- документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, в том числе в электронном виде;
- документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
- документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний;
- специальные справки в случаях, предусмотренных законом, в том числе справку об отсутствии судимости для должностей, к которым не допускаются лица с судимостью или подвергавшиеся уголовному преследованию; такую справку выдают в электронном или бумажном виде.
Работник, выбравший электронный формат, подтверждает прежнюю работу сведениями о трудовой деятельности. Это СТД-Р от прежнего работодателя или СТД-СФР из Социального фонда. Отсутствие пластиковой карточки СНИЛС не означает, что человек не зарегистрирован в системе персонифицированного учёта: документ о регистрации бывает электронным. Если кандидат устраивается впервые и в системе не зарегистрирован, сведения для регистрации направляет работодатель.
Для отдельных категорий перечень дополняют специальные документы. Для несовершеннолетних это согласие родителя или органа опеки. Для работы в местностях, приравненных к Крайнему Северу, — медицинское заключение. Для иностранных граждан — патент, разрешение на работу или вид на жительство. Требовать другие документы запрещено, если их не предусматривают ТК РФ, другие федеральные законы, указы Президента РФ или постановления Правительства РФ.
Мария Ж, HR-эксперт, занимается наймом персонала более 13 лет: «Расширить перечень статьи 65 могут только закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании такого права не дают. Если служба безопасности просит справку о доходах с прошлого места или характеристику, законного основания для этого нет. Кандидат вправе их не приносить, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»
Полезно знать: ИНН и свидетельства о рождении детей работник приносит по своей инициативе, требовать их при приёме нельзя. Налоговая не может отказать работодателю в приёме отчётов, где у получателя дохода не указан ИНН. Свидетельства о рождении нужны бухгалтерии для налогового вычета, в личное дело их не кладут.
Перед выходом нового сотрудника сверьте памятку для кандидатов со списком статьи 65 и уберите из обязательных позиций то, чего в перечне нет.
Основание записи: трудовой договор, приказ о приёме и ознакомление с ЛНА
По статье 68 ТК РФ приём на работу оформляют трудовым договором. Приказ о приёме работодатель вправе издать на основании договора, но по общему правилу приказ не обязателен. Порядок, утверждённый приказом Минтруда № 320н, требует вносить записи на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя. Если приказ не издавали, Минтруд в письме от 13.12.2021 № 14-6/ООГ-11862 разъясняет, что в основание можно внести реквизиты трудового договора.
Трудовой договор заключают в письменной форме в 2 экземплярах, один из них передают работнику. Если сотрудника фактически допустили к работе без оформленного договора, письменный договор оформляют не позднее 3 рабочих дней со дня допуска (статья 67 ТК РФ). С ЛНА, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, работника знакомят под подпись до подписания договора (статья 68 ТК РФ). В сервисе Добыто лист ознакомления с ЛНА и трудовой договор подписываются онлайн. Кадровику остаётся проверить, что ознакомление подписано раньше договора.
Решение, издавать ли приказ, кадровик принимает до выхода сотрудника. От него зависят реквизиты в графе 4 бумажной книжки и день, от которого считают срок подачи ЕФС-1. Этот срок отсчитывают от приказа, иного документа или решения, подтверждающего оформление трудовых отношений.
Как внести запись о приёме в трудовую книжку по приказу 320н
Форму записей устанавливает приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, зарегистрированный 01.06.2021 под № 63748. Приказ действует с 01.09.2021 до 01.09.2027. Формулировки граф и пункты порядка проверяют по официальному тексту приказа № 320н на сайте Минтруда. Записи о работе вносят не позднее 5 рабочих дней после издания приказа или принятия иного решения, а при увольнении — в день увольнения. Текст записи соответствует документу-основанию.
В бумажную книжку вносят сведения о работнике, выполняемой работе, постоянных переводах, увольнении с его основанием и о награждениях. Дисциплинарное взыскание в книжку не вносят, кроме случая, когда взысканием стало увольнение. Запись о приёме строится по пунктам 9-10 Порядка: сначала заголовок с наименованием работодателя, затем строка с номером, датой, должностью и основанием.
Как оформить трудовую книжку при устройстве на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Убедитесь, что запись нужна: работа у вас основная, сотрудник предъявил бумажную книжку и не выбирал электронный формат сведений.
- Шаг 2. Зарегистрируйте принятую книжку в книге учёта движения трудовых книжек.
- Шаг 3. Возьмите документ-основание: приказ (распоряжение) о приёме или иное решение работодателя. Если приказ не издавали, используйте реквизиты трудового договора.
- Шаг 4. В графе 3 напишите заголовок: полное наименование работодателя и сокращённое, если оно есть.
- Шаг 5. Под заголовком заполните графы 1-3. В графе 1 — порядковый номер записи, в графе 2 — дата приёма. В графе 3 — подразделение с конкретным наименованием, если условие о нём включено в трудовой договор, а также должность, работа, специальность или профессия с указанием квалификации.
- Шаг 6. В графе 4 укажите дату и номер документа-основания и сверьте текст записи с формулировками приказа или договора.
- Шаг 7. Внесите запись не позднее 5 рабочих дней после издания приказа или принятия решения. Сведения о приёме в подразделе 1.1 ЕФС-1 отправьте в СФР не позднее следующего рабочего дня.
Важный нюанс из практики: запись в книжке и её регистрация в книге учёта закрывают только бумажную часть приёма. После оформления остаются ещё два действия. Сведения о военнообязанном сотруднике направляют в военкомат, а отчёт о приёме — в Социальный фонд России. Проверьте, что в чек-листе приёма оба действия стоят отдельными пунктами.
Электронная трудовая книжка: сведения о приёме в СФР по форме ЕФС-1
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже на индивидуальном лицевом счёте работника в СФР. Скан бумажной книжки такими сведениями не становится. По статье 66.1 ТК РФ в сведения входят работодатель, трудовая функция, постоянные переводы, увольнение и его основание. Работодатель формирует их на каждого сотрудника, включая тех, у кого сохранилась бумажная книжка. Официальные разъяснения о форматах, выборе работника и получении выписок собраны в разделе СФР об электронной трудовой книжке.
Сведения о приёме подают в подразделе 1.1 ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, иного документа или принятия решения, подтверждающего оформление трудовых отношений (статья 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Этот срок не связан со сроком бумажной записи. По приказу, изданному в понедельник, ЕФС-1 сдают до вторника включительно, а запись в книжку можно внести позднее, в пределах 5 рабочих дней.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1. Форма СЗВ-ТД, которая встречается в старых инструкциях и обучающих роликах, больше не применяется.
В 2026 году применяется форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (зарегистрирован 18.12.2025 № 84665). С отчётности за май 2026 года форму и порядок заполнения применяют в редакции приказа СФР от 15.04.2026 № 389. Срок и состав подраздела 1.1 СФР разъясняет в базе знаний страхователя по форме ЕФС-1.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в обучающем материале устарела одна деталь, проверять приходится все остальные. Сроки, названия форм и реквизиты мы не берём из роликов и пересказов. Оттуда можно брать только логику и перечни, они меняются реже. Перед тем как внести срок в чек-лист приёма, сверьте его с действующей редакцией нормы.»
Работник получает свои сведения в двух формах, обе утверждены приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. СТД-Р выдаёт работодатель о периоде работы у него: по заявлению не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора. Исключение — случаи, когда на работника ведётся бумажная книжка. СТД-СФР формируется из ресурсов фонда по индивидуальному лицевому счёту. С 08.08.2026 приказ Минтруда от 25.06.2026 № 271н изменил порядок получения электронной СТД-СФР. Теперь её запрашивают через Госуслуги, личный кабинет на сайте СФР из порядка исключён.
Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, модуль Добыто для этой системы устанавливается и настраивается за один день. Документы между КЭДО и учётной системой синхронизируются автоматически. Дату и номер приказа в подразделе 1.1 перед отправкой сверяйте с подписанным документом.
Ошибка в записи трудовой книжки: кто и как исправляет
Как исправить неверную запись о приёме
По пункту 12 Порядка 320н ошибочную запись о работе не зачёркивают: её признают недействительной и вносят правильную. Исправляет работодатель, который допустил ошибку. Запись соответствует документу-основанию. Поэтому, если ошибка сидит в самом приказе, сначала исправляют приказ, а затем запись в книжке.
Кто исправляет запись прежнего работодателя
Сам переход сотрудника к новому работодателю не даёт права исправлять чужие записи. Исправляет работодатель, допустивший ошибку, а при его реорганизации — правопреемник. Если организация ликвидирована или ИП прекратил деятельность, исправление вносит новый работодатель либо работодатель по месту последней записи. Основанием служит соответствующий документ (пункт 30 Порядка).
Дубликат и новая книжка — разные процедуры. Дубликат с восстановленной историей выдаёт работодатель по месту последней записи не позднее 15 рабочих дней со дня заявления (пункт 27 Порядка). Сведения о стаже у прежних работодателей в дубликате подтверждают документально. Новую книжку по части 5 статьи 65 ТК РФ оформляют при приёме, если прежней нет из-за утраты, повреждения или по иной причине, а бумажная книжка на сотрудника должна вестись. Перед тем как оформлять документ, уточните у сотрудника, что ему нужно: восстановить историю или завести книжку заново.
Что из оформления приёма можно перевести в КЭДО
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает из кадрового электронного документооборота трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности. Переход на КЭДО не отменяет ни записей в бумажной книжке тех, кто её сохранил, ни передачи ЕФС-1 в СФР.
Внимание: в КЭДО переводят трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы (кроме приказа об увольнении), заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия. Трудовая книжка в этот перечень не входит и остаётся на бумаге.
Письменное согласие работника на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ по общему правилу обязательно. Закон делает исключения, в частности для впервые поступающих на работу после 31.12.2021. Этот порог не совпадает с датой для электронных трудовых книжек. Дата 31.12.2020 относится к формату сведений о трудовой деятельности, дата 31.12.2021 — к согласию на электронный документооборот.
В Добыто трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности в КЭДО не переносятся: платформа работает в рамках статей 22.1-22.3 ТК РФ и требований 377-ФЗ. Бумажную книжку и подраздел 1.1 ЕФС-1 кадровик ведёт отдельно от маршрута подписания. Перед запуском проверьте, что в шаблоне приёма эти два действия не заменены электронным документом.
Сроки и штрафы при оформлении трудовой книжки и сведений о приёме
Сроки по приёму и трудовой книжке установлены ТК РФ, законом 27-ФЗ и Порядком 320н.
| Действие | Срок | Норма |
|---|---|---|
| Письменный трудовой договор при фактическом допуске к работе | не позднее 3 рабочих дней со дня допуска | ст. 67 ТК РФ |
| Ознакомление с ЛНА, непосредственно связанными с работой | до подписания трудового договора | ст. 68 ТК РФ |
| Подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме | не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, иного документа или принятия решения | ст. 11 закона 27-ФЗ |
| Запись о приёме в бумажную книжку | не позднее 5 рабочих дней после приказа или иного решения | п. 9 Порядка 320н |
| Запись об увольнении | в день увольнения | п. 9 Порядка 320н |
| СТД-Р по заявлению работника | не позднее 3 рабочих дней; при увольнении — в день прекращения договора | ст. 66.1 ТК РФ |
| Дубликат трудовой книжки | не позднее 15 рабочих дней со дня заявления | п. 27 Порядка 320н |
Сроки отсчитывают от разных событий: допуска к работе, издания приказа или заявления работника. Дату приказа и дату фактического допуска в карточке приёма фиксируют отдельно.
Общая норма для нарушений трудового законодательства — часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Она предусматривает предупреждение или штраф: для должностного лица и ИП от 1 000 до 5 000 руб., для юридического лица от 30 000 до 50 000 руб. Применение нормы к конкретной ошибке с книжкой зависит от квалификации нарушения.
За сведения о трудовой деятельности действует отдельная норма. Подраздел 1.1 ЕФС-1 могут не подать в срок или подать с неполными либо недостоверными сведениями. За это часть 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ предусматривает для должностного лица предупреждение или штраф от 300 до 500 руб. Примечание к статье исключает из ответственности по ней граждан, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
Финансовая санкция 500 руб. за каждое застрахованное лицо по части 3 статьи 17 закона 27-ФЗ к сведениям о приёме не применяется. Норма прямо исключает сведения о трудовой деятельности по подпункту 4 пункта 2 статьи 11. Для сведений по договорам ГПХ и других подразделов отчётности правила иные. Их фонд разъясняет на странице СФР о финансовых санкциях по ЕФС-1.
Перед отправкой подраздела 1.1 сверьте дату и номер приказа в отчёте с подписанным документом: расхождение реквизитов делает сведения недостоверными.
Стоимость КЭДО для оформления приёма на работу
Стоимость КЭДО считают за сотрудника в месяц. Она зависит от численности, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С. Это цены электронного документооборота: оформление бумажной книжки, бланк и передачу ЕФС-1 они не описывают.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма определяется численностью и набором функций. УКЭП и интеграция с 1С есть только в тарифе «Бизнес», а минимальный годовой платёж по нему считают от 50 сотрудников. Состав пакетов и условия смены тарифа приведены на странице тарифы КЭДО Добыто, цены проверены на 18.10.2026.
Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разницу пересчитывают пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Работа с трудовой книжкой при приёме начинается с вопроса о формате сведений. Впервые поступившему после 2020 года бумажную книжку не заводят. Сохранившему её вносят запись по Порядку 320н, а совместителю и дистанционному работнику — по их желанию. Основанием записи служит приказ или иное решение работодателя, запись вносят в пределах 5 рабочих дней, а подраздел 1.1 ЕФС-1 подают по собственному, более короткому сроку. Ошибку исправляет тот, кто её допустил, и к новому работодателю это право переходит только при ликвидации организации или прекращении деятельности ИП.
Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности остаются вне КЭДО, а договор, приказ и ознакомление с ЛНА переводятся в электронный вид. Добыто ведёт эту электронную часть приёма в рамках статей 22.1-22.3 ТК РФ, а для компаний, где кадровый учёт идёт в 1С:ЗУП, документы синхронизируются с учётной системой.
Частые вопросы о трудовой книжке при приёме на работу
Можно ли внести запись в иностранную трудовую книжку?
Роструд разъясняет, что для записей принимают трудовые книжки российского или советского образца. Иностранный документ сам по себе российской трудовой книжкой для записей по Порядку 320н не считается, поэтому запись о работе у российского работодателя в него не вносят. Учёт зарубежного стажа зависит от страны, статуса документа и международных правил. Универсального правила для всех иностранных книжек нет.
Как подтвердить стаж до 2020 года, которого нет в электронной трудовой книжке?
Исходно электронные записи отражают периоды с 2020 года, поэтому более ранняя история в них может отсутствовать. Бумажную книжку за ранние годы сохраняют как подтверждение стажа, даже если работник перешёл на электронный формат. Работник вправе обратиться в СФР, чтобы дополнить индивидуальный лицевой счёт сведениями до 2020 года на основании бумажной книжки. Это предусматривает пункт 2 статьи 12 закона 27-ФЗ.
Что делать, если прежний работодатель ликвидирован, а стаж не попал на лицевой счёт?
Новый работодатель чужую отчётность не исправляет. Подтверждающие документы ищут в архивах и организациях, у которых хранятся документы ликвидированного работодателя. Если СФР запросит дополнительные документы, рассмотрение корректировки лицевого счёта может приостанавливаться не более чем на 3 месяца.
Можно ли получить сведения о трудовой деятельности из СФР на бумаге?
Да. Бумажная выдача СТД-СФР в СФР и МФЦ сохранена частью 4 статьи 66.1 ТК РФ и пунктом 18 Порядка, утверждённого приказом 713н. Электронный документ заверяется электронной подписью, бумажный — территориальным органом фонда. Приказ 271н с 08.08.2026 изменил только электронный запрос: его подают через Госуслуги.
Нужно ли менять трудовую книжку старого образца?
Нет. Бланки трудовых книжек старого образца действительны и обмена не требуют, новые бланки введены с 01.01.2023. Записи в книжку старого образца вносят по тем же правилам Порядка 320н, что и в новую, включая срок 5 рабочих дней для записи о приёме.
Обязан ли индивидуальный предприниматель вести трудовые книжки работников?
Да, если работа у ИП для сотрудника основная, он проработал свыше 5 дней и бумажная книжка на него ведётся. Статья 66 ТК РФ освобождает от этой обязанности только работодателя — физическое лицо без статуса ИП, и запрет части 2 статьи 309 ТК РФ на предпринимателей не распространяется. За общее нарушение трудового законодательства ИП грозит предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
