Запись в трудовой книжке о приеме на работу состоит из четырех элементов: порядкового номера, даты приема, текста о принятии на должность и реквизитов приказа. Перед первой записью у нового работодателя отдельной строкой без номера и даты идет заголовок — полное и сокращенное наименование организации. Срок на внесение записи — не позднее 5 рабочих дней со дня приема на работу, это Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Сведения о приеме в Социальный фонд России подаются быстрее: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 отправляют не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. Порядок действий определяет выбор самого работника: тем, кто сохранил бумажную книжку, запись вносят на бумаге и параллельно сдают ЕФС-1; тем, кто перешел на электронную трудовую книжку или устраивается на работу впервые, бумажная запись не оформляется вовсе, остается только ЕФС-1.
Ниже готовая формулировка, которую можно скопировать и подставить свои данные, разбор каждой графы и ситуации, когда запись не вносится совсем: совместительство, работа меньше пяти дней, договор ГПХ. Отдельно показываем, как признать ошибочную запись недействительной, не зачеркивая ее. Сроки подачи ЕФС-1, размеры штрафов по статьям 5.27 и 15.33.2 КоАП, образцы приказа о приеме и книги учета движения трудовых книжек, а также стоимость перевода кадровых документов в электронный вид — во второй половине статьи.
Готовая формулировка записи о приеме на работу: скопируйте текст и замените наименование, должность и реквизиты приказа на свои.
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)
Графа 1: 3
Графа 2: 12.01.2026
Графа 3: Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам
Графа 4: Приказ от 12.01.2026 № 5-кЧто писать в каждой графе трудовой книжки при приеме на работу
Раздел «Сведения о работе» разлинован на четыре графы, и у каждой свой формат. Сначала без номера и без даты вписывают наименование работодателя: полное и, если оно есть в уставе, сокращенное. Вместо заголовка допустима печать организации, если она используется. Дальше идет сама запись: номер по порядку сквозной по всему разделу, дата приема арабскими цифрами в формате 12.01.2026, текст о принятии и реквизиты приказа. Записи вносятся без сокращений: не «ст. 77 ТК РФ», не «нач. отдела», не «ООО» вместо расшифровки в заголовке.
| Элемент записи | Что вносится | Частая ошибка |
|---|---|---|
| Заголовок перед записью | Полное и сокращенное наименование организации отдельной строкой | Заголовку присваивают порядковый номер и дату |
| Графа 1 | Порядковый номер записи, сквозной по разделу «Сведения о работе» | Нумерацию начинают заново у каждого нового работодателя |
| Графа 2 | Дата приема на работу арабскими цифрами: число и месяц двузначные, год четырехзначный | Ставят дату приказа или дату фактического внесения записи вместо даты начала работы |
| Графа 3 | Запись о принятии: структурное подразделение, если оно включено в трудовой договор, должность, специальность, профессия с указанием квалификации | Должность пишут не так, как в штатном расписании и трудовом договоре |
| Графа 4 | Дата и номер приказа или иного решения работодателя | Ссылаются на трудовой договор вместо приказа |
Три графы из четырех переписываются из приказа о приеме, и расхождение между ними проверяющий видит сразу. Поэтому запись имеет смысл вносить не по памяти, а с приказом перед глазами: дата в графе 2 берется из условия о дате начала работы, а не из даты подписания приказа, и совпадает с ней не всегда.
Пример формулировки записи о приеме на работу в разных ситуациях
Текст графы 3 меняется в зависимости от того, что записано в трудовом договоре. Базовая конструкция начинается с глагола «принят» или «принята», дальше идет подразделение в предложном падеже и должность в винительном.
- Без структурного подразделения: «Принят на должность менеджера по продажам».
- С подразделением, если условие о нем есть в трудовом договоре: «Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам».
- Рабочая профессия с разрядом: «Принят в цех № 2 электрогазосварщиком 4-го разряда».
- С испытательным сроком: «Принят на должность менеджера по продажам». Условие об испытании в трудовую книжку не переносится, оно живет в трудовом договоре и приказе.
- По совместительству, когда работник попросил внести запись: «Принята на должность бухгалтера по совместительству».
- Временный перевод оформлять записью о приеме нельзя: если человека берут на место декретницы, в книжке все равно запись о приеме на должность, а срочность договора в ней не отражается.
Если с работой связаны льготы, досрочная пенсия или ограничения, наименование должности берется не произвольно, а из квалификационного справочника или профессионального стандарта, как требует часть 2 статьи 57 ТК РФ. Формулировка «менеджер клиентского сервиса» вместо «диспетчер» в такой ситуации оборачивается спором о праве на льготный стаж через 20 лет, когда восстановить документы уже сложно.
Факт: трудовая книжка или сведения о предыдущей трудовой деятельности входят в перечень обязательных документов при приеме по статье 65 ТК РФ наряду с паспортом, СНИЛС, документами воинского учета, дипломом и медицинской книжкой для отдельных сфер. Исключения два: сотрудник устраивается на работу впервые либо оформляется по совместительству.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов при приеме закрытый, и расширить его могут только закон, указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и тем более не внутренний регламент компании. Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приеме на этом основании нельзя. Прежде чем запрашивать документ, проверьте, назван ли он в статье 65 ТК РФ.»
Когда запись о приеме на работу не вносится вообще
Бумажная трудовая книжка ведется не на каждого работника. Статья 66 ТК РФ связывает обязанность с двумя условиями: работа для человека основная и он проработал у вас свыше пяти дней. К этому добавился выбор, который работники сделали в 2020 году, и правило для тех, кто выходит на рынок труда впервые. Разберите ситуацию нового сотрудника по таблице до того, как возьмете в руки бланк.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Ситуация | Запись в бумажную книжку | Что делается вместо нее |
|---|---|---|
| Работник сохранил бумажную книжку, работа основная | Вносится в течение 5 рабочих дней | Плюс подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР |
| Работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку | Не вносится, книжка выдана ему на руки | Только ЕФС-1, по запросу работника — СТД-Р |
| Первое трудоустройство: стажа до 31.12.2020 не было | Не вносится, бумажная книжка не заводится | Только ЕФС-1, учет ведется в электронном виде |
| Совместительство | Вносится по основному месту работы и только по желанию работника | ЕФС-1 подает работодатель по совместительству |
| Работник отработал у вас 5 дней или меньше | Не вносится | ЕФС-1 подается на общих основаниях |
| Договор ГПХ или исполнитель со статусом самозанятого | Не вносится, трудовых отношений нет | Сведения о договоре ГПХ подаются по своим правилам |
Две нижние строки путают чаще остальных. Сотрудника на договоре ГПХ нельзя вписать в трудовую книжку «для стажа»: такая запись не подтверждает трудовые отношения, а показывает проверяющему, что гражданско-правовой договор прикрывал трудовой. Обратная ошибка тоже встречается: работник просит внести запись о совместительстве, а кадровик отказывает, хотя закон это допускает — запись вносит основной работодатель на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Полезно знать: ИНН и свидетельства о рождении детей при приеме требовать нельзя. Налоговая не может отказать в приеме отчетов, в которых нет ИНН физического лица, а свидетельства о рождении работник приносит сам в бухгалтерию ради налогового вычета. Это документы для расчетов, а не для личного дела.
Срок внесения записи и сведения о приеме в Социальный фонд России
Сроков два, и они не совпадают. Запись в бумажную книжку вносится не позднее 5 рабочих дней со дня приема на работу. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 со сведениями о приеме подается в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа: это требование Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном персонифицированном учете. То есть отчет уходит раньше, чем истекает срок на бумажную запись, и держать оба срока в голове как один нельзя.
Работник видит результат подачи в своем личном кабинете: сведения о трудовой деятельности, которые накапливаются на индивидуальном лицевом счете, доступны в разделе «Электронная трудовая книжка» на сайте Социального фонда России, там же заказывается выписка. Если через несколько дней после приема запись о новом работодателе в кабинете не появилась, отчет либо не отправлен, либо не принят фондом.
Внимание: в роликах и статьях, записанных даже в 2024 году, сведения о приеме до сих пор называют формой СЗВ-ТД. С 2023 года они подаются в составе единой формы ЕФС-1, и старое название в документах и внутренних инструкциях пора заменить.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Устаревшая форма в источнике — это индикатор, а не мелочь. Если в материале устарела одна деталь, проверять надо все остальные: сроки, названия форм, реквизиты. Мы из таких источников берем только логику процедуры и перечни, которые меняются реже, а цифры и наименования сверяем с действующей редакцией нормативного акта. Прежде чем внести запись по чужому образцу из интернета, посмотрите дату публикации и сверьте номер приказа, на который он ссылается.»
Как внести запись о приеме на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, ведется ли на работника бумажная книжка: он сохранил ее и работа у вас основная. При переходе на электронную трудовую книжку и при первом трудоустройстве шаги 3-5 пропускаются.
- Шаг 2. Издайте приказ о приеме и сверьте в нем три реквизита: дату начала работы, наименование должности по штатному расписанию и структурное подразделение, если оно включено в трудовой договор.
- Шаг 3. Впишите заголовок с полным и сокращенным наименованием организации отдельной строкой, без номера и даты.
- Шаг 4. Внесите запись: номер по порядку, дату приема, текст о принятии на должность, дату и номер приказа. Ручка черная, синяя или фиолетовая, сокращений нет.
- Шаг 5. Зарегистрируйте книжку в книге учета движения трудовых книжек: форму работодатель утверждает сам, обязательного бланка с 2021 года нет.
- Шаг 6. Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа отправьте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России и проверьте протокол приема.
- Шаг 7. По письменному запросу работника выдайте ему СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности у вас.
Образцы документов, которые понадобятся при оформлении приема
Комплект собран под одну процедуру: первым смотрите приказ о приеме, потому что из него переписываются три графы записи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец приказа о приеме на работу | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Книга учета движения трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Личная карточка Т-2 | Скачать |
Ошибка в записи о приеме: как исправить, не зачеркивая
Зачеркивать неверную запись в разделе «Сведения о работе» нельзя. Ошибку закрывают новой записью: под следующим порядковым номером в графе 3 пишут «Запись за номером таким-то недействительна», а затем в той же графе вносят правильный текст. В графе 4 указывают реквизиты документа, на основании которого исправляют: приказа о приеме, если ошиблись при переписывании, или приказа об исправлении. Корректор, подчистка и заклеивание превращают книжку в документ, который придется объяснять отдельно.
Разные ошибки закрываются по-разному. Неверная дата приема, перепутанная должность, пропущенное подразделение и ссылка на несуществующий приказ исправляются признанием записи недействительной. Пропущенная запись вносится следующим по порядку номером с фактической датой приема в графе 2: задним числом в середину раздела вписывать нечего, свободных строк там не бывает. Ошибка в наименовании организации в заголовке исправляется записью о том, что предыдущий заголовок внесен ошибочно, с указанием верного наименования.
Отдельный вопрос — кто исправляет чужую ошибку. Если неверную запись внес прошлый работодатель, исправить ее может как он сам, так и новый работодатель, но только на основании официального документа от организации, допустившей ошибку. Устной просьбы работника недостаточно: нужна копия приказа или справка. Если организация ликвидирована, исправление вносится на основании документа ее правопреемника или архивной справки.
Важный нюанс из практики: ознакомление работника с каждой внесенной записью под роспись в личной карточке Т-2 перестало быть обязательным требованием. Сама карточка Т-2 с 2021 года необязательна, но компании продолжают ее вести как удобный внутренний реестр кадровых событий. Это выбор работодателя, а не обязанность.
Цена ошибки в записи о приеме: штрафы и спор о стаже
Нарушение порядка ведения трудовых книжек проверяющие квалифицируют по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит дороже: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на срок от одного года до трех лет, от 50 000 до 70 000 рублей на юридическое лицо. Просрочка со сведениями персонифицированного учета идет по отдельной статье 15.33.2 КоАП РФ: от 300 до 500 рублей на должностное лицо за каждое непредставленное в срок сведение.
Дороже штрафа обходится спор о стаже. Запись с должностью, которой нет в квалификационном справочнике, или с датой, не совпадающей с трудовым договором, всплывает при назначении пенсии и при подтверждении льготного стажа, то есть через 10-20 лет после приема. К этому моменту кадровика в компании уже нет, приказ хранится в архиве, а восстанавливать факт работы приходится через суд и архивные справки. Поэтому сверка записи с приказом и штатным расписанием в день приема стоит несопоставимо дешевле любой последующей процедуры.
Трудовая книжка и КЭДО: что закон оставляет на бумаге
Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ охватывает почти все документы, связанные с работой, но трудовая книжка и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности выведены из него прямо. Туда же отнесены акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Приказ о приеме, трудовой договор, заявления, ЛНА и согласия подписываются электронно, а запись в бумажную книжку вносится рукой.
Практический вывод для оформления приема: бумажная книжка не мешает перевести в электронный вид все остальное. Трудовой договор, приказ, согласие на обработку персональных данных и ознакомление с ЛНА подписываются до первого рабочего дня, а кадровик заполняет книжку одним действием, когда работник приносит ее лично или направляет почтой. В практике Добыто такая гибридная схема — обычный режим работы компаний, у которых часть сотрудников сохранила бумажные книжки, а часть давно перешла на электронные.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что перевод кадровых документов в электронный вид — это долгий проект, типовое подключение занимает минуты, а дольше всего идет не техника, а сбор согласий работников и подготовка ЛНА. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней видно, какие шаги сотрудники проходят сами, а где нужна инструкция.
Кейс из практики: компания бухгалтерского аутсорсинга на 235 сотрудников, три четверти из которых работают удаленно, перешла на электронный кадровый документооборот за 2 недели от объявления сотрудникам до первых подписаний. Срок оформления кадровых документов сократился с 3-5 дней, которые уходили на курьера, до половины дня, а экономия только на курьерской доставке за первые месяцы составила 60 000 рублей. В оформлении приема вместо трех человек — HR, офис-менеджера и бухгалтера — остался один.
Какой подписью подписывают документы при приеме на работу
Виды электронной подписи по 63-ФЗ не взаимозаменяемы, и для кадровых документов они разведены статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Трудовой договор и дополнительные соглашения со стороны работника подписываются усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной подписью, тогда как заявления, согласия и ознакомление с ЛНА закрываются простой электронной подписью. Со стороны работодателя в большинстве сценариев используется УКЭП. Универсальная связка для компании выглядит так: УНЭП у работника, УКЭП у работодателя.
Отдельная деталь касается момента выдачи подписи новому сотруднику. Подпись выпускается до первого кадрового действия, а не в тот же час, когда работник подписывает трудовой договор. В практике Добыто выпуск ПЭП и УНЭП занимает минуты и делается из браузера, поэтому развести эти события по времени технически несложно.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Стоимость КЭДО и электронных подписей при оформлении приема
Стоимость зависит от численности сотрудников и от набора функций: интеграции с учетной системой, электронного архива, видов подписи и уровня поддержки.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа, а не из количества подписанных документов: электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчетом разницы.
Выводы
Запись о приеме собирается из приказа: дата начала работы, должность по штатному расписанию и реквизиты приказа переносятся в графы 2, 3 и 4, а перед ними отдельной строкой идет наименование организации. На бумаге запись появляется в течение 5 рабочих дней, в Социальном фонде России сведения оказываются быстрее — на следующий рабочий день после издания приказа. Бумажная книжка нужна не всем: при переходе на электронную трудовую книжку и при первом трудоустройстве остается только ЕФС-1. Ошибку в записи не зачеркивают, а признают недействительной и вносят правильный текст следующим номером.
Трудовая книжка остается единственным кадровым документом при приеме, который закон держит на бумаге, все остальное подписывается электронно. Мы в Добыто выстраиваем оформление приема так, чтобы трудовой договор, приказ, согласия и ознакомление с ЛНА закрывались до первого рабочего дня, а бумажная часть сводилась к одной записи и регистрации книжки в журнале учета.
Частые вопросы о записи в трудовой книжке при приеме на работу
Что делать, если новый сотрудник потерял трудовую книжку?
Работник пишет заявление об оформлении дубликата последнему работодателю, а если тот ликвидирован — новому. Дубликат выдается в течение 15 рабочих дней со дня подачи заявления. В него вносится общий стаж до поступления к текущему работодателю суммарно, без расшифровки по организациям, если подтверждающих документов нет, и записи о работе по каждому периоду, подтвержденному приказами, справками или архивными выписками. Запись о приеме к вам вносится в дубликат по общим правилам.
Можно ли вносить запись, если работник принес книжку через месяц после приема?
Да. Срок в 5 рабочих дней исчисляется со дня приема, но внести запись в документ, которого нет на руках у кадровика, невозможно. Запись вносится в день поступления книжки, дата в графе 2 остается фактической датой приема, а не датой заполнения. Срок подачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 от этого не сдвигается: отчет уходит не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, независимо от того, где находится бумажная книжка.
Что делать, если в разделе «Сведения о работе» закончились строки?
Оформляется вкладыш в трудовую книжку. Он ведется по тем же правилам и действителен только вместе с самой книжкой. В трудовой книжке ставится штамп или запись «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Нумерация записей во вкладыше продолжается сквозной, а не начинается заново. Вклеивать дополнительные листы или заводить вторую книжку нельзя.
Заверяется ли запись о приеме подписью и печатью работодателя?
Нет. Отдельная подпись под записью о приеме не ставится. Записи, внесенные за время работы у данного работодателя, заверяются при увольнении: подписью работодателя или ответственного за ведение книжек лица, печатью при ее наличии и подписью самого работника. На титульном листе подпись работодателя появляется при первичном оформлении книжки и при изменении анкетных данных.
Можно ли вернуться к бумажной книжке, если работник выбрал электронную?
Нет. Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде необратимо: книжка выдана работнику на руки, работодатель освобожден от ответственности за ее ведение и хранение, а новые записи в нее не вносятся. При переходе к другому работодателю такой сотрудник предъявляет СТД-Р от прежнего работодателя или СТД-СФР из Социального фонда России. Бумажную книжку он хранит сам как документ о стаже до 2020 года.
Обязан ли работодатель выдавать СТД-Р при приеме на работу?
При приеме — нет. СТД-Р выдается в день увольнения и в период работы по письменному заявлению работника, срок на выдачу — 3 рабочих дня со дня подачи заявления. Форма содержит сведения о трудовой деятельности только у этого работодателя. Полную картину по всем периодам с 2020 года дает СТД-СФР, которую работник получает сам через личный кабинет Социального фонда России или через Госуслуги.
