Восстановить трудовую книжку работника кадровая служба может одним способом — оформить дубликат по разделу V Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Дубликат выдаёт работодатель, у которого в книжку внесена последняя запись, не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления работником. В дубликат переносят записи о работе и награждениях по последнему месту работы, а стаж у прежних работодателей вносят суммарно и по периодам только в той части, которую подтверждают документы. При утрате или порче книжки дубликат оформляет работодатель по месту последней записи, при записи об увольнении или переводе, признанной недействительной, — работодатель, который внёс неправильную запись, или его правопреемник.
Материал рассчитан на специалиста по кадрам, который получил заявление о дубликате или принимает сотрудника без книжки. Покажем, какие документы принимать для подтверждения стажа, как бумажный дубликат соотносится с выпиской СТД-СФР и сведениями ЕФС-1 и в каких ситуациях дубликат не нужен. Пошаговая инструкция, образцы заявления и книг учёта, ответственность по статье 5.27 КоАП РФ и ответы на частные вопросы — во второй половине статьи.
Кто выдаёт дубликат трудовой книжки и в какой срок
Работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где внесена последняя запись. Этот работодатель выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления — так установлено пунктом 27 Порядка. Срок считается в рабочих днях: при пятидневной неделе без праздников это три календарные недели. Отсчёт идёт от даты заявления, поэтому заявление регистрируют в день поступления.
Порядок введён Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», зарегистрированным в Минюсте 1 июня 2021 года под № 63748. Приказ действует с 1 сентября 2021 года до 1 сентября 2027 года, то есть применяется и на дату публикации этой статьи. Он заменил Инструкцию по заполнению трудовых книжек из постановления Минтруда № 69 от 10.10.2003 и постановление № 50 от 24.06.1994 о стаже при утрате документов в чрезвычайных ситуациях. Форма бланка из приложения № 1 к приказу введена с 1 января 2023 года.
Последней записью у работника, который перешёл на электронную трудовую книжку, чаще всего оказывается запись о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ. По пункту 35 Порядка работодатель вносит её в графу 3 при выдаче бумажной книжки на руки: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Если работник потерял книжку после этого, за дубликатом он приходит к работодателю, который сделал эту запись, даже когда тот уже не хранит его бумажную книжку.
При массовой утрате книжек в результате чрезвычайной ситуации — техногенной или экологической катастрофы, стихийного бедствия, массовых беспорядков — действует отдельный порядок из пункта 31. Стаж устанавливает комиссия, которую создаёт орган исполнительной власти субъекта РФ, по документам работника: сведениям о трудовой деятельности от работодателя и из информационных ресурсов фонда. При отсутствии документов комиссия опирается на показания двух и более свидетелей, знавших работника по совместной работе у одного работодателя или в одной системе. По итогам составляется акт с периодами работы, профессией и продолжительностью стажа, и уже на его основании работодатель выдаёт дубликат.
Внимание: трудовая книжка входит в число 4 документов, которые нельзя перевести в КЭДО, вместе с приказом об увольнении, инструктажем по охране труда и актом о несчастном случае. Дубликат заполняют только на бумажном бланке.
Прежде чем принимать заявление к исполнению, сверьтесь с книгой учёта движения трудовых книжек: по пункту 43 книжки, не полученные при увольнении, хранятся у работодателя до востребования, и утраченная книжка нередко находится в собственном архиве организации.
Три основания для дубликата: утрата, порча и недействительная запись
Раздел V Порядка разводит ситуации по тому, что случилось с книжкой, и от основания зависит, кто оформляет дубликат и какие записи в него попадают. В таблице собраны все случаи, для которых Порядок 320н предусматривает выдачу дубликата.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Ситуация | Кто оформляет дубликат | Что вносится | Пункт Порядка |
|---|---|---|---|
| Работник потерял трудовую книжку | Работодатель по месту работы, где внесена последняя запись | Стаж до поступления к работодателю, подтверждённый документами; записи о работе и награждении по последнему месту работы | 27-29 |
| Книжка или вкладыш пришли в негодность: обгорели, порваны, испачканы | В том же порядке, что и при утрате | Те же сведения, что при утрате | 31 (абзац 7) |
| Запись об увольнении или переводе признана недействительной | Работодатель, внёсший неправильную запись; при реорганизации — правопреемник; при ликвидации организации или прекращении деятельности ИП — работодатель по новому месту работы или по месту последней записи | Все записи книжки, кроме признанной недействительной; только по письменному заявлению работника | 30 |
| Увольнение или отстранение в связи с незаконным осуждением или привлечением к уголовной ответственности | Работодатель по письменному заявлению работника | Записи без той, что признана недействительной | 24 |
| Массовая утрата книжек работодателем при чрезвычайной ситуации | Работодатель на основании акта комиссии по установлению стажа | Периоды работы, профессия (должность), продолжительность стажа из акта | 31 |
При утрате и порче порядок один и тот же, а при недействительной записи обязанность может перейти к другому работодателю: если организация, внёсшая неправильную запись, ликвидирована, дубликат оформляет новый работодатель или работодатель по месту последней записи на основании документа, подтверждающего недействительность. В этом сценарии прежняя книжка оформляется и возвращается владельцу.
Для записи, признанной недействительной, у работника есть выбор. Зачёркивать записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» пункт 12 запрещает, поэтому ошибку оформляют новой записью о недействительности в той же книжке. Дубликат без спорной записи выдают, только если работник подал письменное заявление: без него кадровая служба ограничивается исправлением.
При выдаче дубликата по любому основанию в правом верхнем углу его первой страницы пишут «Дубликат». Если прежняя книжка сохранилась, на её титульном листе делают надпись «Взамен выдан дубликат» с серией и номером нового бланка.
Что вносят в дубликат и какими документами подтверждают стаж
Дубликат заполняют по тем же правилам, что и обычную книжку (главы I-IV Порядка). Титульный лист оформляют по паспорту: фамилия, имя и отчество полностью, без инициалов, дата рождения полностью. Образование записывают только по аттестату, диплому или удостоверению, профессию и специальность — по документам об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Работник подписью на титульном листе заверяет правильность сведений, затем расписывается лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и ставится печать организации или кадровой службы при её наличии.
Стаж до поступления к вашей организации вносят в раздел «Сведения о работе» в два приёма. Сначала в графу 3 записывают общий стаж суммарно: количество лет, месяцев и дней без указания работодателей, периодов и должностей. Затем тот же стаж расписывают по периодам: в графе 2 дата приёма, в графе 3 наименование организации, структурное подразделение и должность с квалификацией, переводы у того же работодателя, если они подтверждены, дата увольнения и его причина, если она есть в документе. В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, по которому сделана запись. После этого переносят записи о работе и награждении, которые вносились в книжку по последнему месту работы.
Если документы подтверждают стаж не полностью, в дубликат вносят только те сведения, которые в них есть: достраивать периоды по словам работника пункт 29 не разрешает. Оригиналы документов после снятия копий и их заверения работодателем или кадровой службой возвращают владельцу. Когда книжка утрачена по вине работодателя, он обязан помочь работнику получить документы о стаже, предшествующем поступлению к нему.
Документы о прежнем стаже работник собирает из разных источников, и каждый закрывает свою часть трудовой истории. Сравнение ниже поможет понять, какой документ запросить под конкретный период.
| Документ | Что подтверждает | Где и в какой срок получить |
|---|---|---|
| Сведения о трудовой деятельности СТД-Р | Периоды работы у выдавшего их работодателя | У работодателя по заявлению: в период работы — не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора |
| Сведения о трудовой деятельности СТД-СФР | Сведения электронной трудовой книжки, только начиная с 2020 года | Личный кабинет на Госуслугах, мобильное приложение, территориальный орган СФР или МФЦ; экстерриториально |
| Трудовые договоры, выписки из приказов, справки прежних работодателей | Даты приёма, переводов и увольнения, должность, основание увольнения | У работника или по запросу у прежнего работодателя |
| Архивная справка | Периоды работы в организации, которая ликвидирована и передала документы по личному составу в архив | Государственный или муниципальный архив, куда переданы документы организации |
| Акт комиссии по установлению стажа | Периоды работы, профессия и продолжительность стажа при массовой утрате книжек в чрезвычайной ситуации | Комиссия органа исполнительной власти субъекта РФ |
| Решение суда | Стаж, в том числе установленный по свидетельским показаниям, если документы не сохранились | Суд по заявлению работника |
Электронная трудовая книжка фиксирует сведения только с 2020 года, поэтому периоды до 2020 года выписка СФР не закрывает: для них нужны бумажные документы, архивные справки или решение суда. Порядок получения выписки и сроки описаны на странице Социального фонда о сведениях о трудовой деятельности из электронной трудовой книжки — эту ссылку удобно передать работнику вместе с перечнем недостающих документов.
Что проверить до заполнения бланка дубликата
- Основание дубликата: утрата, порча или недействительная запись, и обязана ли по пунктам 27 или 30 выдавать его именно ваша организация.
- Внесена ли последняя запись в книжку вашей организацией, включая запись о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ.
- Нет ли книжки среди невостребованных, которые хранятся до востребования по пункту 43.
- Какие периоды работник может подтвердить выпиской СТД-СФР, а для каких нужны документы до 2020 года.
- Совпадают ли фамилия, имя и отчество в документах о стаже с паспортом; при расхождении нужны свидетельства о браке, о перемене имени и другие документы по пункту 7.
- Есть ли в наличии бланки трудовой книжки (пункт 44) и назначено ли приказом лицо, ответственное за ведение книжек (пункт 42).
Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите письменное заявление работника с указанием причины — утрата, порча или недействительная запись — и зарегистрируйте его в день поступления: от этой даты идут 15 рабочих дней.
- Шаг 2. Проверьте книгу учёта движения трудовых книжек и хранилище невостребованных книжек.
- Шаг 3. Составьте перечень периодов, которые нужно подтвердить, и запросите у работника документы; если книжка утрачена по вине работодателя, помогите получить их.
- Шаг 4. Получите бланк у ответственного лица по заявке и зафиксируйте его серию и номер в книге учёта бланков.
- Шаг 5. Заполните титульный лист по паспорту и документам об образовании, сделайте надпись «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы, получите подпись работника и ответственного лица, поставьте печать при её наличии.
- Шаг 6. Внесите общий стаж суммарно, затем по периодам, затем записи о работе и награждении по последнему месту работы, в графе 4 укажите реквизиты документов-оснований.
- Шаг 7. Снимите и заверьте копии документов о стаже, оригиналы верните работнику.
- Шаг 8. Если прежняя книжка сохранилась, сделайте на её титульном листе надпись «Взамен выдан дубликат» с серией и номером.
- Шаг 9. Внесите дубликат в книгу учёта движения трудовых книжек с серией и номером.
Образцы заявления, форм и журналов для восстановления трудовой книжки
Комплект закрывает оформление дубликата и учёт бланков; начните с заявления работника о выдаче дубликата — от его даты считается срок.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом заполнения | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
Когда прежнего работодателя нет или книжку потеряли до приёма на работу
Кандидат приходит без трудовой книжки и говорит, что потерял её. Для этой ситуации действует статья 65 ТК РФ: при отсутствии книжки в связи с утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению поступающего, где указана причина, оформить новую трудовую книжку. Исключение — случаи, когда по закону трудовая книжка на работника не ведётся. Новая книжка по статье 65 и дубликат по разделу V Порядка — разные документы: дубликат со стажем и записями выдаёт работодатель по месту последней записи, и за ним кандидат может обратиться параллельно с трудоустройством.
В КЭДО Добыто заявление по статье 65 или заявление о дубликате сотрудник подписывает ПЭП или УНЭП из личного кабинета: заявления относятся к документам, которые можно вести в электронном виде, а бумажным остаётся только сам бланк книжки.
Сложнее, когда последнего работодателя уже нет. Для недействительной записи пункт 30 прямо называет замену: при ликвидации организации — работодатель по новому месту работы или по месту последней записи, при прекращении деятельности ИП — так же. Для утраты книжки при ликвидированном последнем работодателе Порядок 320н исполнителя не называет. В этой ситуации стаж восстанавливают через архивную справку по документам ликвидированной организации и выписку СТД-СФР за период с 2020 года, а если документы не сохранились — в судебном порядке, который пункт 31 допускает и для стажа, подтверждённого свидетельскими показаниями.
Когда дубликат трудовой книжки не нужен
- Работник впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года: по статье 66 ТК РФ трудовые книжки таким лицам не оформляются, сведения ведутся только в электронном виде.
- Новому работодателю нужна только трудовая история с 2020 года: её подтверждает выписка СТД-СФР, и дубликат ради этих периодов не требуется.
- Сотрудник работает у вас по совместительству: книжку ведёт работодатель, у которого работа является основной и длится свыше 5 дней (пункт 2 Порядка), запись о совместительстве вносится по месту основной работы (пункт 11).
- Работодатель — физическое лицо без статуса ИП: такие работодатели трудовые книжки не ведут (пункт 2).
- В книжке ошибочная запись, но сама книжка цела и работник не просит дубликат: ошибку исправляют записью о недействительности без замены книжки.
Электронная трудовая книжка, СТД-Р и КЭДО: что остаётся на бумаге
Работник, выбравший электронную трудовую книжку по статье 66.1 ТК РФ, получает бумажную книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, а если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения — не позднее дня увольнения (пункт 35 Порядка). С этого момента за сохранность книжки отвечает сам работник, и при её утрате периоды до 2020 года восстанавливаются только через дубликат. Периоды с 2020 года видны в СТД-СФР: работодатель передаёт сведения о приёме и увольнении в Социальный фонд в составе ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
Электронная книжка не восстанавливается и не дублируется: при расхождении в выписке работник обращается к работодателю, который подавал сведения, и тот направляет в СФР корректирующие данные ЕФС-1. Бумажный дубликат при этом не меняется, так как в него переносятся только записи, внесённые в бумажную книжку.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: в электронном виде можно вести трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков, табели, уведомления и согласия. Бумажными остаются акт о несчастном случае, приказ об увольнении, журнал инструктажей и трудовая книжка.
В практике Добыто кадровая служба держит бумажный контур вокруг трудовых книжек отдельно от КЭДО: сами книжки, книги учёта и бланки строгой отчётности ведутся на бумаге, а заявления работников, СТД-Р и приказы по личному составу, кроме приказов об увольнении, проходят маршрут согласования в сервисе. Модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы с учётной системой, поэтому данные для ЕФС-1 и записи о приёме и переводе совпадают в обоих контурах.
Ответственность работодателя и цена ошибки при восстановлении книжки
Пропуск 15 рабочих дней, отказ выдать дубликат или внесение в него неподтверждённых сведений квалифицируются как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное аналогичное нарушение по части 2 той же статьи стоит должностному лицу от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификации на срок от 1 года до 3 лет, юридическому лицу — от 50 000 до 70 000 рублей.
Штраф — не единственная статья расходов. Если трудовая книжка задержана при увольнении или утрачена работодателем и работник из-за этого не может устроиться на новое место, по статье 234 ТК РФ работодатель возмещает неполученный заработок за весь период. От ответственности за задержку освобождает уведомление по пункту 37 Порядка: если в день увольнения книжку выдать нельзя из-за отсутствия работника или его отказа, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте. Утрата по вине работодателя добавляет обязанность помочь работнику собрать документы о прежнем стаже (пункт 29), а стоимость бланка, испорченного не по вине работника, оплачивает работодатель (пункт 45).
Большую часть этих рисков снимает учёт по главе VIII Порядка. Работодатель ведёт две книги: учёта движения трудовых книжек и вкладышей и учёта бланков с серией и номером каждого бланка. Обе книги нумеруют, прошнуровывают и заверяют подписью руководителя и печатью при её наличии. Бланки хранятся как документы строгой отчётности, ответственное лицо назначается приказом и ежемесячно отчитывается перед бухгалтерией о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши. Испорченные при заполнении бланки уничтожают по акту.
Сканы книг учёта и копии документов о стаже, которые кадровик снимает при оформлении дубликата, удобно хранить в электронном архиве: в Добыто он входит в тариф «Бизнес», а бумажные оригиналы при этом остаются в организации в установленном порядке.
Стоимость КЭДО для кадровой службы: тарифы Добыто на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и нужных интеграций; бумажный контур трудовых книжек в тариф не входит и ведётся по Порядку 320н.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Интеграция с 1С: модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
УКЭП выпускается через партнёров — удостоверяющие центры, тариф можно повысить или понизить в любое время, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по численности и функциям собраны на странице тарифов Добыто КЭДО, цены указаны на дату публикации.
Выводы
Утраченную или испорченную трудовую книжку заменяет дубликат, и выдаёт его организация, сделавшая в книжке последнюю запись, в пределах 15 рабочих дней от заявления. Для недействительной записи круг обязанных работодателей шире: правопреемник, новый работодатель или работодатель по месту последней записи. Прежний стаж попадает в дубликат суммарно и по периодам лишь в объёме, подтверждённом документами, а выписка СФР закрывает только годы начиная с 2020, поэтому более ранние периоды восстанавливают архивными справками, документами прежних работодателей или через суд.
Бланк дубликата и книги учёта остаются бумажными, а заявления работников, сведения СТД-Р и кадровые приказы кроме приказа об увольнении Добыто переводит в электронный контур с подписями ПЭП и УНЭП для сотрудников, что сокращает бумажную часть работы кадровой службы до самих трудовых книжек.
Частые вопросы о восстановлении трудовой книжки
Платит ли работник за бланк дубликата трудовой книжки?
Порядок 320н исходит из того, что за оформленные книжки и вкладыши работодатель может получать оплату: по пункту 41 ответственное лицо ежемесячно отчитывается перед бухгалтерией о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы. Размер платы Порядок не устанавливает. Если бланк испорчен при заполнении или пришёл в негодность не по вине работника, его стоимость оплачивает работодатель (пункт 45).
Что делать, если в дубликате закончились страницы раздела «Сведения о работе»?
Дубликат дополняют вкладышем, который оформляется и ведётся в том же порядке и без книжки недействителен (пункт 32). На титульном листе ставят штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером вкладыша; если места для записи о следующем вкладыше нет, её делают на титульном листе первого вкладыша (пункт 33). Во вкладыше раздел «Сведения о работе» занимает 12 разворотов, «Сведения о награждениях» — 5.
Переносятся ли в дубликат записи о работе по совместительству?
Если запись о совместительстве вносилась по последнему месту работы, она переносится вместе с остальными сведениями о работе по пункту 28. Если такой записи не было, по желанию работника её вносят по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Записи о приёме, переводе и увольнении допускается вносить в хронологическом порядке или блоком после увольнения, в том числе когда совместительство было до трудоустройства к основному работодателю (пункт 11).
Можно ли заполнить дубликат на принтере или штампом?
Да, пункт 3 Порядка допускает записи, полностью или частично произведённые техническими средствами путём переноса красителей или оттиском штампа. При ручном заполнении рекомендованы светостойкие чернила, паста или гель чёрного, синего или фиолетового цвета. Сокращения запрещены: нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Даты пишут арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным.
Как отразить смену фамилии, если работник сменил её после выдачи дубликата?
Изменение вносят на титульный лист по паспорту, свидетельству о браке, о расторжении брака, о перемене имени или другому документу. Прежнюю фамилию зачёркивают одной чертой и записывают новую, а ссылку на номер, дату и орган, выдавший документ, делают на внутренней стороне обложки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации или кадровой службы при её наличии (пункт 7).
Кому выдают трудовую книжку умершего работника?
После записи о прекращении трудового договора книжку выдают на руки члену семьи, предъявившему свидетельство о смерти, под расписку, либо высылают по почте по письменному заявлению одного из родственников (пункт 38). Если родственники за книжкой не обратились, она хранится у работодателя до востребования по правилам главы IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (пункт 43).
