Отправить трудовую книжку почтой работодатель вправе только с согласия работника: это прямое требование части 6 статьи 84.1 ТК РФ и пункта 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Ответственность за задержку снимает не пересылка книжки, а уведомление о необходимости явиться за ней или дать согласие на отправку по почте: со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности. Если уволенный работник обратится письменно, книжку выдают не позднее 3 рабочих дней со дня обращения. У работника с бумажной книжкой без согласия пересылка запрещена, а работнику, который перешёл на электронную трудовую книжку, в день увольнения предоставляют сведения о трудовой деятельности, и их при неявке направляют заказным письмом.
Материал помогает кадровой службе пройти процедуру так, чтобы на руках остались доказательства: что писать в уведомлении, каким отправлением его направить, как оформить согласие и какие отметки сделать в книге учёта движения трудовых книжек. Работник найдёт порядок действий, если книжку не выдали в день увольнения. Размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, разбор ошибки, которую инспекция признала нарушением, пошаговая инструкция, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда работодатель вправе отправить трудовую книжку почтой
В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесённой записью об увольнении, а записи за период работы заверить подписью работодателя или ответственного лица и печатью, если она есть (пункт 36 Порядка 320н). Почта появляется в процедуре только в одном случае: выдать книжку в последний день работы невозможно, потому что работник отсутствует или отказывается её получать.
Для этого случая часть 6 статьи 84.1 ТК РФ даёт работодателю один инструмент — уведомление. В нём работнику предлагают два варианта: явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте. Направление трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Отправить книжку на адрес регистрации по собственной инициативе, даже заказным письмом, работодатель не вправе.
Порядок действий зависит от того, что происходит в последний день работы. Ниже — сценарии, которые встречаются в кадровой практике, и норма для каждого из них.
| Ситуация в день увольнения | Что делает работодатель | Норма |
|---|---|---|
| Работник на месте и забирает книжку | Выдаёт книжку с заверенной записью об увольнении, фиксирует выдачу в книге учёта движения трудовых книжек | ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 и 40 Порядка 320н |
| Работник отсутствует или отказывается получать книжку | Направляет уведомление: явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте. Со дня направления ответственность за задержку снята | ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка 320н |
| Работник дал согласие на отправку | Отправляет книжку почтой по адресу, который указал работник | п. 37 Порядка 320н |
| Работник не ответил на уведомление | Хранит книжку у себя до востребования, почтой не отправляет | п. 43 Порядка 320н |
| Уволенный работник обратился письменно | Выдаёт книжку не позднее 3 рабочих дней со дня обращения | ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ |
| Работник умер | Выдаёт книжку члену семьи, предъявившему свидетельство о смерти, под расписку или высылает по почте по письменному заявлению одного из родственников | п. 38 Порядка 320н |
| Трудовая книжка на работника не ведётся (электронная трудовая книжка) | Предоставляет сведения о трудовой деятельности, при неявке направляет их заказным письмом | ч. 4 и ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ |
Почта в таблице встречается дважды, и оба раза по воле работника или его родственника. Инициатива работодателя ограничена уведомлением, а решение о пересылке принимает адресат.
Что об этом думает ГИТ: в разборе типовой ситуации на портале Роструда работник не вышел в день увольнения, работодатель на следующий день отправил ему уведомление явиться за книжкой в течение 7 рабочих дней, а после неявки выслал книжку почтой. Инспекция признала уведомление правомерным, но квалифицировала два нарушения: в уведомлении не было варианта дать согласие на пересылку, а книжку отправили без такого согласия. Правильный порядок и размеры штрафов разобраны в разборе выдачи трудовой книжки на портале Онлайнинспекция.РФ: без письменного согласия книжка остаётся на хранении у работодателя.
Когда отправка трудовой книжки почтой не подходит
Пересылка по почте — исключение для одной ситуации, и в ряде случаев её применять нельзя или незачем:
- Согласия нет. Работник не ответил на уведомление или ответил, что приедет сам. Книжка хранится у работодателя до востребования в соответствии с главой IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (пункт 43 Порядка 320н).
- Работник выбрал электронную трудовую книжку. При подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ бумажную книжку выдают на руки не позднее 3 рабочих дней, а если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения — не позднее дня увольнения (пункт 35 Порядка 320н). К моменту увольнения книжка обычно уже у работника, пересылать нечего.
- Работник на месте, но отказывается расписываться. Отказ от получения — основание для уведомления, а не для отправки книжки почтой. Факт отказа фиксируют актом, затем направляют уведомление.
- Работник умер. Согласие самого работника получить невозможно. Книжку высылают по почте только по письменному заявлению одного из родственников (пункт 38 Порядка 320н).
Если ваша ситуация попадает в один из этих пунктов, почтовый маршрут не применяется: проверьте, какая норма из таблицы выше описывает ваш случай.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку: что написать и как направить
Со дня направления уведомления, а не со дня его получения работником, работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Поэтому в споре значение имеют два обстоятельства: когда уведомление ушло и что в нём было написано. Оба нужно подтвердить документом.
Уведомление составляют в свободной форме, обязательное содержание вытекает из части 6 статьи 84.1 ТК РФ и позиции инспекции:
- фамилия, имя, отчество работника, дата увольнения и реквизиты приказа о прекращении трудового договора;
- сообщение, что трудовая книжка не выдана в день увольнения из-за отсутствия работника или его отказа от получения;
- первый вариант — явиться за книжкой: адрес кадровой службы, часы приёма, контактный телефон;
- второй вариант — дать письменное согласие на отправку книжки почтой с указанием адреса, по которому её направить;
- подпись руководителя или уполномоченного лица и дата.
Ошибка из разбора инспекции встречается чаще остальных: в уведомлении есть только «явитесь за трудовой книжкой». Такой документ ответственность снимает, но не даёт права отправить книжку почтой, пока работник не ответит согласием.
Вид почтового отправления ТК РФ и Порядок 320н не устанавливают. Доказательную силу дают почтовые документы с датой и перечнем вложения: ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении подтверждает одновременно дату направления, адрес и то, что в конверте лежало именно уведомление. Адрес берут из личного дела: последний адрес, который работник сообщил работодателю. Проверьте перед отправкой, что квитанция, второй экземпляр описи со штампом отделения и копия уведомления сложены в личное дело: именно их вы предъявите инспектору или суду.
Как отправить трудовую книжку почтой: пошаговая инструкция
- Шаг 1. В последний день работы внесите в книжку запись об увольнении в точном соответствии с приказом и заверьте записи за период работы подписью и печатью при её наличии (пункты 9, 15 и 36 Порядка 320н).
- Шаг 2. Если работник не пришёл или отказался получать книжку, в этот же день подготовьте уведомление с двумя вариантами: явиться за книжкой или дать согласие на отправку почтой.
- Шаг 3. Направьте уведомление ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Сохраните квитанцию и экземпляр описи со штампом отделения связи.
- Шаг 4. Дождитесь письменного согласия работника с адресом для отправки. До его получения книжка хранится у работодателя.
- Шаг 5. Отправьте книжку по адресу из согласия ценным письмом с описью вложения, где указаны серия и номер трудовой книжки, и уведомлением о вручении.
- Шаг 6. Отразите выдачу в книге учёта движения трудовых книжек: дату отправки, способ выдачи и реквизиты почтового отправления. Квитанцию, опись и вернувшееся уведомление о вручении приложите к личному делу.
- Шаг 7. Если согласия нет, оставьте книжку на хранении до востребования. При письменном обращении работника выдайте её не позднее 3 рабочих дней со дня обращения.
Образцы уведомления, расписки и учётных форм для выдачи трудовой книжки
Начните с уведомления: это документ, с даты направления которого снимается ответственность, остальные формы закрывают выдачу и учёт.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
В шаблон уведомления добавьте второй вариант — согласие на отправку по почте, если его там нет: без него уведомление не открывает дорогу к пересылке.
Согласие работника на отправку трудовой книжки: форма и способы получения
Пункт 37 Порядка 320н допускает пересылку «только с его согласия», а инспекция в разборе ситуации говорит о письменном согласии. Устное «присылайте» по телефону в споре ничего не подтверждает. В согласии указывают фамилию, имя, отчество, почтовый адрес с индексом, просьбу направить трудовую книжку почтой по этому адресу, дату и подпись.
Срок получения согласия закон не ограничивает. Работник, который увольняется по собственному желанию и заранее знает, что не сможет прийти в последний день, вправе приложить согласие к заявлению об увольнении. Тогда уведомление в день увольнения уже не требуется: книжку отправляют по адресу из согласия.
Частая практическая проблема — согласие приходит фотографией в мессенджере или сканом на корпоративную почту. Такой файл содержит изображение собственноручной подписи, то есть это электронный образ бумажного документа. Надёжнее попросить работника прислать оригинал почтой вместе с ответом на уведомление или подписать согласие электронной подписью в системе КЭДО, если он в ней работает.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первым делом я выясняю, в каком режиме создан документ. Скан бумаги, подписанной от руки, и файл с криптографической подписью подчиняются разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте присланный файл: если в нём видно изображение подписи от руки, у вас электронный образ, а не электронный документ.»
Согласия, заявления и уведомления относятся к документам, которые переводятся в кадровый электронный документооборот. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому согласие на пересылку трудовой книжки работник подписывает в личном кабинете, а кадровая служба видит его в тот же момент и сразу отправляет книжку.
Полезно знать: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности нет.
Проверьте до отправки книжки: есть ли у вас согласие с адресом в форме, которую вы сможете предъявить, — оригинал на бумаге или документ, подписанный электронной подписью по правилам вашего положения о КЭДО.
Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки и когда её нет
Невыданная в день увольнения трудовая книжка без направленного уведомления — нарушение трудового законодательства, за которое ГИТ привлекает по статье 5.27 КоАП РФ. Параллельно у работника возникает право на возмещение заработка по статье 234 ТК РФ: работодатель обязан возместить заработок, не полученный работником в результате задержки выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности.
| Кто отвечает | Первичное нарушение, ч. 1 ст. 5.27 КоАП | Повторное нарушение, ч. 2 ст. 5.27 КоАП |
|---|---|---|
| Должностное лицо | Предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. | Штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация от 1 года до 3 лет |
| Индивидуальный предприниматель | Штраф от 1 000 до 5 000 руб. | Повышенная санкция по ч. 2 ст. 5.27 КоАП |
| Юридическое лицо | Штраф от 30 000 до 50 000 руб. | Штраф от 50 000 до 70 000 руб. |
Штраф за задержку ограничен суммой из таблицы, а возмещение по статье 234 ТК РФ суммой не ограничено: работник взыскивает заработок, не полученный за время задержки. Уведомление, направленное в день увольнения, закрывает оба риска с этой даты.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Часть 6 статьи 84.1 ТК РФ называет случаи, когда работодатель не отвечает за задержку и без уведомления: последний день работы не совпадает с днём оформления прекращения трудовых отношений при увольнении за прогул (подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ), при прекращении договора по пункту 4 части 1 статьи 83 ТК РФ в связи с осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, и при увольнении женщины, срок трудового договора с которой продлевался до окончания беременности или отпуска по беременности и родам по части 2 статьи 261 ТК РФ. В остальных случаях защищает только уведомление.
Сколько стоит ошибка при пересылке трудовой книжки
Книжка, отправленная без согласия, — самостоятельное нарушение порядка выдачи, даже если работник её получил: инспекция квалифицирует это отдельно от задержки. Если такое письмо потерялось, работодателю придётся оформлять дубликат: утрата заявляется работодателю по месту последней записи, дубликат выдают не позднее 15 рабочих дней со дня заявления (пункт 27 Порядка 320н), а стаж до поступления к этому работодателю вносят только по подтверждающим документам (пункт 29). Когда утрата произошла по вине работодателя, он обязан содействовать работнику в получении документов о предшествующем стаже.
Перед закрытием увольнения проверьте по списку:
- запись об увольнении внесена в день увольнения и дословно совпадает с приказом;
- записи за период работы заверены подписью и печатью, если она есть;
- при неявке работника уведомление с двумя вариантами направлено в последний день работы;
- квитанция и опись вложения к уведомлению лежат в личном деле;
- книга учёта движения трудовых книжек отражает выдачу или отправку;
- при отправке почтой есть письменное согласие с адресом.
Электронная трудовая книжка и СТД-Р при увольнении: что отправлять вместо книжки
Если трудовая книжка на работника не ведётся — он подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ или впервые поступил на работу после 31.12.2020, — в день увольнения работодатель предоставляет сведения о трудовой деятельности у данного работодателя по форме СТД-Р. Работник получает их на бумаге, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного УКЭП, если она есть у работодателя.
Правила пересылки у СТД-Р другие. Если в день увольнения работник отсутствует или отказывается получать сведения, работодатель направляет их по почте заказным письмом на бумажном носителе, и согласие работника на это не требуется. Со дня направления письма работодатель освобождается от ответственности за задержку так же, как при направлении уведомления о трудовой книжке.
Сведения о приёме и увольнении параллельно уходят в Социальный фонд России в составе формы ЕФС-1. Работник проверяет, что увольнение отражено, по выписке из электронной трудовой книжки: файл формируется онлайн на портале Госуслуг. Бумажная книжка, выданная при переходе на электронный формат, остаётся у работника и подтверждает стаж за периоды до перехода, поэтому хранить её нужно наравне с другими личными документами.
Факт: в электронный вид нельзя перевести четыре вида кадровых документов: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу. Посмотрите, какие документы у вас существуют только на бумаге и только в электронном виде, и чем вы подтвердите подлинность каждого.»
Работнику с электронной трудовой книжкой почтовая процедура с согласием не нужна: проверьте, какой формат ведения выбран, по его заявлению в личном деле до того, как готовить уведомление.
Увольнение через КЭДО: где электронная процедура заканчивается
Заявление об увольнении работник может подписать электронной подписью в системе кадрового электронного документооборота. Приказ об увольнении и трудовая книжка остаются на бумаге. Поэтому даже в компании, где весь кадровый документооборот электронный, выдача книжки при неявке работника проходит через бумажное уведомление и почту.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд в 2022 году отказал работнику: у работодателя были положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника. Кассационный суд общей юрисдикции решения отменил: сведений о порядке идентификации в деле не оказалось, а работодателю надлежало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, за работника подписывал другой человек, и это зафиксировала система работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Доказать, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно проверяет, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте такой порядок не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи.»
В практике Добыто выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней разводим во времени: совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд оценивает не в пользу работодателя. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, чтобы проверить, что работники действительно умеют пользоваться системой.
Внимание: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Её заверяют оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом либо сама организация с отметкой о верности копии.
Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.
Если вы уволились и не получили трудовую книжку
Работник вправе получить книжку в любой день после увольнения — лично или по почте. Для пересылки достаточно ответить на уведомление работодателя письменным согласием и указать адрес. Если уведомление не приходило, направьте работодателю письменное обращение о выдаче трудовой книжки: по части 6 статьи 84.1 ТК РФ её выдают не позднее 3 рабочих дней со дня обращения. Сохраните копию обращения с отметкой о приёме или почтовую квитанцию с описью вложения: с этой даты считается срок.
Работнику, у которого трудовая книжка не ведётся, в том же порядке выдают сведения о трудовой деятельности: не позднее 3 рабочих дней со дня обращения способом, указанным в обращении, — на бумаге, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного УКЭП, если она есть у работодателя.
Если работодатель не выдаёт книжку и после обращения, работник может подать жалобу в государственную инспекцию труда субъекта, где зарегистрирован работодатель, лично или через портал Онлайнинспекция.РФ, либо обратиться в суд. Отдельно работник вправе требовать возмещения заработка, не полученного из-за задержки, по статье 234 ТК РФ. Для этого понадобятся документы, которые показывают, что задержка помешала устроиться на работу, — например, отказ нового работодателя принять без трудовой книжки.
Стоимость КЭДО для оформления увольнений и кадровых документов в 2026 году
Стоимость электронного кадрового документооборота зависит от численности сотрудников, видов электронной подписи и нужных интеграций. Трудовая книжка и приказ об увольнении остаются на бумаге, а заявления, согласия и уведомления проходят через систему.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности сотрудников в системе и выбранного набора функций, а тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом. Состав каждого тарифа и условия минимальной оплаты указаны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Ответственность за задержку трудовой книжки снимается датой направленного уведомления, в котором работнику предложены оба пути: прийти самому или согласиться на пересылку. Почтой книжку отправляют только по письменному согласию и на адрес, который назвал работник, а без согласия она хранится у работодателя до востребования. Для работников с электронной трудовой книжкой действует упрощённый порядок: СТД-Р направляют заказным письмом без согласия. Доказательства процедуры — опись вложения, почтовая квитанция и отметка в книге учёта движения трудовых книжек.
Бумажная трудовая книжка и приказ об увольнении остаются вне электронного документооборота, но заявление об увольнении, согласие на пересылку и уведомления сотрудники Добыто подписывают электронной подписью в личном кабинете, а кадровая служба получает датированный документ, который потом предъявляет при проверке.
Частые вопросы о выдаче и пересылке трудовой книжки
Сколько хранить трудовую книжку, которую работник так и не забрал?
Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении, а также не полученные ближайшими родственниками умершего работника, хранятся у работодателя до востребования в соответствии с главой IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (пункт 43 Порядка 320н). Уничтожать невостребованную книжку или отправлять её почтой без согласия владельца нельзя.
Может ли дистанционный работник передать трудовую книжку работодателю по почте?
Да. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку при условии, что он её предоставит, в том числе заказным письмом с уведомлением (пункт 2 Порядка 320н). Исключение — случаи, когда трудовая книжка на работника по закону не ведётся.
В какой срок работающему сотруднику выдают трудовую книжку по заявлению?
По письменному заявлению работника работодатель выдаёт трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), кроме случаев, когда книжка на работника не ведётся (пункт 34 Порядка 320н).
Что делать, если в трудовой книжке неправильная запись об увольнении?
Зачёркивать неточные записи в разделе «Сведения о работе» запрещено. По письменному заявлению работника по месту работы, где внесена неправильная запись, выдают дубликат, в который переносят все записи, кроме признанной недействительной (пункты 12 и 30 Порядка 320н). Если организация реорганизована, исправление вносит правопреемник, при ликвидации — работодатель по новому месту работы или по месту последней записи.
Попадают ли в трудовую книжку сведения о дисциплинарных взысканиях?
Нет. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (пункт 5 Порядка 320н). Запись о причине увольнения вносят в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона со ссылкой на статью, часть и пункт (пункт 15 Порядка 320н).
В какой срок вносят записи о приёме и переводе в трудовую книжку?
Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и награждениях вносят на основании приказа или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а запись об увольнении — в день увольнения. Текст записи должен точно соответствовать тексту приказа (пункт 9 Порядка 320н).
