Трудовая книжка впервые как оформить работника у которого её нет

Трудовая книжка впервые с 2021 года не оформляется: тем, кто поступает на работу впервые после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ, бумажный бланк не заводится (часть 8 статьи 2 закона 439-ФЗ). Такой работник при приёме не предъявляет ни книжку, ни сведения о трудовой деятельности. Работодатель заключает трудовой договор, издаёт приказ и не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, подаёт в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1. Если лицевой счёт в СФР на человека не открыт, работодатель дополнительно передаёт сведения для его регистрации. Порядок зависит от причины отсутствия книжки: при первом трудоустройстве бумажная книжка не ведётся вовсе, а при утрате книжки, которую вели до 2021 года, новый работодатель по письменному заявлению с указанием причины оформляет новую.

Материал помогает специалисту по кадрам определить, какую из ситуаций он видит, какие документы вправе запросить по статье 65 ТК РФ и где заканчивается закрытый перечень. Покажем, чем новая книжка отличается от дубликата и кто выдаёт каждую, как оформить совместителя и исполнителя по ГПХ. Пошаговая инструкция приёма, штрафы по статье 5.27 КоАП РФ и статье 17 закона 27-ФЗ, образцы документов, тарифы на электронное оформление и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кому трудовую книжку оформляют, а кому нет: шесть ситуаций при приёме

Отсутствие трудовой книжки у кандидата в 2026 году чаще всего означает не утрату, а то, что книжки у него никогда не было: всем, кто впервые устроился после 31 декабря 2020 года, сведения формирует только СФР на основании отчётности работодателей. Бумажная книжка сохраняется у тех, кто работал до 2021 года и не подавал заявление о переходе на электронную форму. Первый вопрос кандидату поэтому звучит так: работали ли вы по трудовому договору до 2021 года и подавали ли заявление о ведении сведений в электронном виде.

Статья 65 ТК РФ требует предъявить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности по статье 66.1, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые. Для остальных ситуаций порядок разный, и его удобнее сверить по таблице.

Из шести ситуаций бумажная книжка у нового работодателя появляется только в двух: при утрате ранее выданной книжки и при выборе бумажной формы человеком, который вернулся к работе после перерыва. Во всех остальных строках кадровик работает только со сведениями в электронном виде.

Когда бумажную трудовую книжку заводить нельзя

Желание работника или привычка кадровой службы оснований для бумажной книжки не создают. Её не заводят человеку, который впервые устраивается после 2020 года, даже если он просит об этом письменно: часть 8 статьи 2 закона 439-ФЗ прямо исключает оформление книжки для этой группы. Её не ведут работнику, который ранее подал заявление о предоставлении сведений в электронном виде: закон предусматривает переход с бумаги на электронную форму, обратного перехода нет. Её не оформляют исполнителю по договору ГПХ и самозанятому: требования статей 65 и 66 ТК РФ относятся только к работникам по трудовому договору.

Если в отделе кадров остался запас чистых бланков, завести на них книжку выпускнику 2026 года — нарушение порядка ведения трудовых книжек, а не забота о работнике. Проверить, к какой группе относится кандидат, можно по его выписке о трудовой деятельности: если сведений до 2021 года нет, книжка не оформляется.

Какие документы требовать у кандидата без трудовой книжки по статье 65 ТК РФ

Перечень статьи 65 ТК РФ закрытый, и при отсутствии книжки он не расширяется. Обязательными для всех остаются паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (кроме первого трудоустройства и совместительства), документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта (СНИЛС), в том числе в электронном виде, документы воинского учёта для военнообязанных и подлежащих призыву, документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний. Медицинскую книжку предъявляют работники образования, торговли, медицины и общественного питания.

Читайте также:  Образец заполнения трудовой книжки для кадровика который делает это впервые

Полезно знать: если в паспорте нет отметки о регистрации, у кандидата запрашивают справку из МВД о регистрации по месту пребывания. Для компаний, которые нанимают приезжих, это рабочая деталь, которую в типовых перечнях пропускают.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Для отдельных должностей список дополняется: справка об отсутствии судимости нужна там, где к работе не допускаются лица с судимостью или уголовным преследованием, в первую очередь в педагогике; её принимают в электронном или бумажном виде. Иностранный работник предъявляет патент или разрешение на работу, постоянно проживающий — вид на жительство.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень статьи 65 не единственный, но расширить его могут только указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и тем более внутренний регламент компании такого права не дают. Когда служба безопасности просит справку о доходах с прошлого места или характеристику, законного основания для этого нет: кандидат вправе не приносить документ, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Сверьте свою анкету кандидата с перечнем статьи 65 и уберите из неё всё лишнее.»

Важный нюанс из практики: ИНН и свидетельства о рождении детей работник приносит сам, требовать их при приёме нельзя. Налоговая не вправе отказать в приёме отчётности, где у физического лица не указан ИНН, поэтому его отсутствие отчётность не блокирует. Свидетельства о рождении нужны для налогового вычета и дополнительных гарантий: их место в бухгалтерии, а не в личном деле.

Что выяснить у кандидата до оформления

Пять вопросов до подписания договора определяют, какой комплект документов готовить и нужна ли бумажная книжка:

1. Работал ли кандидат по трудовому договору до 1 января 2021 года. Если нет, книжка не оформляется.
2. Подавал ли он заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Если да, книжка не ведётся, сведения подтверждаются выпиской.
3. Если бумажная книжка велась — где она сейчас: утрачена, повреждена, осталась у прежнего работодателя. От ответа зависит, оформлять новую книжку или ждать дубликат.
4. Есть ли у него СНИЛС или открытый лицевой счёт в СФР. Если нет, работодатель подаёт сведения для регистрации.
5. Какая форма занятости: основное место, совместительство или разовая задача, для которой возможен договор ГПХ. Выбор определяется существом отношений, а не удобством сторон.

Ответы стоит зафиксировать в анкете или в заявлении кандидата: при проверке ГИТ они объясняют, почему книжка не заведена или почему оформлена новая.

Образцы документов для приёма работника без трудовой книжки

Комплект закрывает оформление от договора до сведений о трудовой деятельности; первым откройте трудовой договор по основному месту работы.

Как оформить работника, у которого нет трудовой книжки

Сроки при таком приёме задают три нормы. Трудовой договор оформляется письменно не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допущения к работе (статья 67 ТК РФ). Приказ о приёме объявляется работнику под подпись в течение 3 рабочих дней со дня фактического начала работы, а с локальными нормативными актами работника знакомят до подписания договора (статья 68 ТК РФ). Сведения о приёме уходят в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (пункт 6 статьи 11 закона 27-ФЗ). Если бумажная книжка ведётся, запись о приёме вносится по приказу не позднее 5 рабочих дней (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Как принять на работу сотрудника без трудовой книжки: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите ситуацию кандидата по таблице выше: первое трудоустройство, электронная форма, утрата книжки, перерыв в работе на 31.12.2020, совместительство или ГПХ.
2. Шаг 2. Проверьте документы по статье 65 ТК РФ: паспорт, СНИЛС или сведения о регистрации в персонифицированном учёте, документы воинского учёта, документ об образовании, справки для отдельных должностей. Документы сверх перечня не запрашивайте.
3. Шаг 3. Если книжка утрачена или повреждена, получите письменное заявление с указанием причины её отсутствия. Если человек вернулся к работе после перерыва, получите заявление о выборе формы ведения сведений.
4. Шаг 4. Ознакомьте работника с локальными нормативными актами, подпишите трудовой договор и согласие на обработку персональных данных, издайте приказ о приёме и ознакомьте с ним работника под подпись.
5. Шаг 5. Если книжка ведётся или оформляется новая, внесите запись о приёме не позднее 5 рабочих дней с даты приказа и зарегистрируйте книжку в книге учёта движения трудовых книжек.
6. Шаг 6. Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, подайте в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1. Если лицевой счёт на работника не открыт, передайте сведения для его регистрации в системе персонифицированного учёта.
7. Шаг 7. Для военнообязанных и подлежащих призыву направьте сведения о приёме в военкомат.

Состав подраздела 1.1, коды кадровых мероприятий и порядок сдачи СФР описывает на странице о предоставлении формы ЕФС-1 в базе знаний для страхователей: её стоит сверять перед первой отправкой, если отчётность готовит новый сотрудник кадровой службы.

Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Если в обучающем ролике или чужом образце устарела одна деталь, например вместо ЕФС-1 названа СЗВ-ТД, проверять нужно всё остальное. Мы не берём из таких источников сроки, названия форм и реквизиты, только логику и перечни документов: они меняются реже. Перед тем как использовать инструкцию по приёму, сверьте её даты и формы с действующей редакцией закона 27-ФЗ и приказа Минтруда № 320н.»

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, приказ о приёме и сведения для ЕФС-1 формируются там же. В Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль, документы между системами синхронизируются автоматически, поэтому приказ, оформленный в учётной системе, уходит работнику на подпись без отдельной загрузки.

Трудовая книжка утеряна: новая книжка или дубликат

Кандидат, который вёл бумажную книжку и потерял её, может получить документ двумя путями, и выдают их разные работодатели. Дубликат выдаёт только работодатель по месту работы, где внесена последняя запись: человек обязан немедленно заявить ему об утрате, а дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (приказ Минтруда России № 320н). В дубликат переносятся сведения о прежней работе, поэтому для подтверждения стажа он удобнее.

Новую трудовую книжку оформляет новый работодатель. По статье 65 ТК РФ он обязан сделать это по письменному заявлению лица, в котором указана причина отсутствия книжки: утрата, повреждение или иная причина. Исключение — случаи, когда трудовая книжка на работника по закону не ведётся, то есть первое трудоустройство после 2020 года и ранее выбранная электронная форма. В новую книжку записи о прежних местах работы не переносятся: она начинается с приёма к новому работодателю.

Ждать дубликат, чтобы оформить приём, не нужно. Практичный порядок такой: работник параллельно подаёт заявление о дубликате прежнему работодателю, а новый работодатель оформляет приём по сведениям о трудовой деятельности. Если дубликат пришёл после приёма, работник приносит его, и дальнейшие записи вносятся в дубликат; новая книжка в этом случае не заводится.

Как подтвердить стаж, если трудовой книжки нет

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде формируются с 2020 года. Работник получает выписку СТД-СФР через Госуслуги, в территориальном органе СФР или в МФЦ экстерриториально, без привязки к месту жительства; перечень каналов и условия СФР публикует в разделе об электронной трудовой книжке на сайте Социального фонда России. Работодатель по заявлению работника выдаёт сведения по форме СТД-Р за период работы у него: в период работы не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, при увольнении — в день прекращения договора (статья 66.1 ТК РФ).

Периоды до 2020 года в выписке не отражены. Их подтверждают бумажная трудовая книжка или её дубликат, трудовые договоры, справки прежних работодателей и архивов. Поэтому при утрате книжки, где есть записи до 2020 года, работнику выгоднее добиваться дубликата, а не довольствоваться новой книжкой.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Совместитель и исполнитель по ГПХ: что предъявляется и что подаётся в СФР

Совместитель трудовую книжку новому работодателю не предъявляет: её ведёт работодатель по основному месту работы. Работодатель-совместитель заключает трудовой договор с указанием, что работа по совместительству, издаёт приказ и подаёт ЕФС-1 так же, как по основному работнику. Запись о работе по совместительству вносится в книжку по основному месту работы, если этого хочет работник, на основании подтверждающего документа.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Справку с основного места работы при приёме совместителя на вредное или опасное производство компании пропускают регулярно. Смысл нормы в том, что человек не может работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству. Если работодатель не выяснил условия на основном месте и принял совместителя, который два года отработал в двойной вредности, ответственность лежит на работодателе, а не на работнике. Запросите справку до подписания договора и подшейте её в личное дело.»

Исполнитель по договору ГПХ работником не является, требования статей 65 и 66 ТК РФ на него не распространяются, и трудовую книжку ему не оформляют. При этом сведения о дате заключения и прекращении договора ГПХ подаются в подразделе 1.1 ЕФС-1. За непредставление в срок, неполные или недостоверные сведения СФР применяет финансовую санкцию 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица по статье 17 закона 27-ФЗ. Если по существу отношения трудовые (постоянная работа, подчинение графику, оплата за процесс, а не результат), договор ГПХ не снимает обязанностей работодателя.

Во что обходится ошибка при оформлении работника без трудовой книжки

Нарушения при приёме квалифицируются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ как нарушение трудового законодательства. Сюда относятся заведение бумажной книжки лицу, которому она не оформляется, отказ оформить новую книжку по заявлению, запись о приёме позже 5 рабочих дней, требование документов сверх статьи 65 ТК РФ. Санкции по этой части: для должностного лица и индивидуального предпринимателя — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для юридического лица — предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Ошибки в отчётности считаются отдельно. Сведения о приёме, поданные позже рабочего дня, следующего за днём издания приказа, или с неверными данными дают санкцию СФР 500 рублей на каждого работника по статье 17 закона 27-ФЗ. У компании, которая за месяц приняла 20 человек и отправила сведения одним пакетом в конце месяца, это 10 000 рублей только за один месяц, даже если все данные верные.

Дороже штрафов обходится отказ в приёме из-за отсутствия книжки или непредставления документа, который закон не требует. Такой отказ работник вправе обжаловать как необоснованный по статье 64 ТК РФ, а в суде работодатель должен доказать деловую причину отказа. Проверить свои риски можно по двум точкам: сколько дней проходит у вас между приказом и отправкой ЕФС-1 и какие документы указаны в анкете кандидата сверх статьи 65.

Приём без бумажной книжки в КЭДО: какие документы подписываются электронно

Работник без трудовой книжки — удобный случай для кадрового электронного документооборота: сведения о его трудовой деятельности и так существуют только в электронном виде. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ позволяют оформлять в КЭДО трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков, табели, уведомления и согласия.

Какой подписью оформляется трудовой договор с новым работником

В КЭДО работодатель подписывает документы УКЭП, работник — УНЭП или ПЭП в пределах, которые допускает статья 22.3 ТК РФ. Виды подписи не взаимозаменяемы: ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются по способу создания и по тому, какие документы ими можно подписать. Для работника УНЭП в приложении Госключ выпускается бесплатно; на 15.04.2026 технологию в КЭДО использовали более 1000 компаний, а согласие на КЭДО дали 6 млн работающих граждан.

В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП работник получает через партнёров — удостоверяющие центры. Для приёма это означает, что новому работнику не нужно заранее покупать подпись: её выпускают в процессе подключения к системе.

Когда выдавать подпись работнику, который только пришёл

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, сам он системой пользоваться не умел, и за него подписывал другой человек.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Суд оценивает не подпись в журнале ознакомления, а фактическую способность человека работать в системе: когда за работника подписывает кто-то другой, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию. Проверьте в своей системе, что дата выдачи подписи не совпадает с датой значимого кадрового заявления.»

Для приёма из этого следуют три проверки: описан ли в ЛНА о КЭДО порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, подписывает ли новый сотрудник документы сам, а не через кадровика.

Стоимость электронного оформления приёма: тарифы Добыто КЭДО на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников в системе, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой.

Цены указаны на дату публикации. Итог для компании определяется численностью и выбранным пакетом подписей, а тариф можно повысить или понизить в любой момент с пропорциональным пересчётом разницы; актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО для кадрового документооборота.

Выводы

Отсутствие трудовой книжки у кандидата в 2026 году — штатная ситуация, а не повод для отказа. Тем, кто впервые работает после 2020 года или выбрал электронную форму, книжку не заводят, и весь учёт идёт через ЕФС-1 со сроком до следующего рабочего дня после приказа. Новая книжка нужна только тому, кто утратил ранее выданную, и оформляется по его письменному заявлению с причиной, а дубликат с прежним стажем остаётся за последним работодателем.

Для компаний, где сведения о трудовой деятельности уже электронные, логичный следующий шаг — электронный договор и приказ. Добыто выстраивает такой приём в КЭДО: с бесплатными ПЭП и УНЭП для сотрудников, синхронизацией с 1С:ЗУП и порядком выдачи подписи, который выдерживает проверку в суде.

Частые вопросы

Какие документы нужны, если впервые устраивается несовершеннолетний?

Помимо документов по статье 65 ТК РФ нужны согласия: для работника младше 15 лет — согласие родителя или иного законного представителя, для лица младше 14 лет — ещё и разрешение органа опеки и попечительства. Для сироты или ребёнка до 14 лет согласие даёт представитель или орган опеки. Трудовую книжку подростку, который впервые устраивается после 2020 года, не оформляют: его сведения ведутся только в электронном виде.

Может ли работник с бумажной книжкой перейти на электронную при приёме и вернуться обратно?

Перейти может: работник, у которого ведётся бумажная книжка, вправе подать работодателю письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Работодатель вносит в книжку запись о подаче заявления, выдаёт книжку на руки и освобождается от ответственности за её хранение. Обратного перехода закон 439-ФЗ не предусматривает, поэтому перед подачей заявления работнику стоит убедиться, что книжка с записями до 2020 года сохранена.

Как подтвердить стаж до 2020 года, если бумажная книжка утеряна, а дубликат получить не удаётся?

Выписка СТД-СФР отражает сведения с 2020 года, поэтому более ранние периоды подтверждаются иными документами: трудовыми договорами, справками прежних работодателей, архивными справками. Для периодов после регистрации в системе персонифицированного учёта сведения о стаже хранятся на индивидуальном лицевом счёте в СФР. Новая трудовая книжка, оформленная работодателем по статье 65 ТК РФ, стаж до приёма не подтверждает.

Можно ли отказать кандидату, если он не принёс трудовую книжку?

При первом трудоустройстве, при электронной форме ведения сведений и при совместительстве книжка не предъявляется, и её отсутствие основанием для отказа не является. При утрате книжки работодатель обязан по письменному заявлению оформить новую. Отказ по причинам, не связанным с деловыми качествами, работник вправе обжаловать по статье 64 ТК РФ, а работодатель должен сообщить причину отказа письменно, если кандидат этого потребует.

Нужны ли медицинская книжка и справка о несудимости при первом трудоустройстве?

Зависит от должности, а не от того, первая ли это работа. Медицинскую книжку предъявляют работники образования, торговли, медицины и общественного питания. Справка об отсутствии судимости нужна для должностей, к которым не допускаются лица с судимостью или уголовным преследованием, прежде всего в педагогике; её принимают в электронном виде или на бумаге с подписью представителя МВД.