Трудовая книжка работника в 2026 году существует в двух режимах: бумажном — для тех, кто до 31 декабря 2020 года подал заявление о ее сохранении, и электронном — для всех остальных. Оформить книжку официально означает четыре действия: заполнить титульный лист при первом трудоустройстве, внести запись о приеме не позднее 5 рабочих дней со дня приказа, сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня и поставить книжку на учет у ответственного лица. Главное различие, от которого зависит весь порядок: если бумажная книжка у работника сохранена, вы ведете обе формы одновременно, а если человек впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка ему не оформляется вообще и единственный официальный носитель сведений — база СФР.
Дальше разберем, кому бумажная книжка положена, а кому ее заводить нельзя, как заполняются титульный лист и первая запись, что делать с ошибкой в уже внесенной записи и когда работнику нужен дубликат. Отдельно покажем, как выдать книжку в день увольнения и чем закрывается ситуация, когда работник за ней не пришел. Таблица сроков с основаниями, чек-лист перед проверкой ГИТ, разбор того, что закон оставляет на бумаге при переходе на КЭДО, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому в 2026 году нужна бумажная трудовая книжка, а кому ее нельзя оформлять
Бумажную книжку работодатель ведет только тем, кто сохранил ее по своему заявлению до 31 декабря 2020 года. Работникам, впервые поступившим на работу после этой даты, бумажная книжка не оформляется: сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде. Это правило установлено Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ и не имеет исключений ни для малых предприятий, ни для отдельных отраслей. Если кадровик по привычке купил бланк и завел книжку выпускнику вуза, у которого стажа до 2021 года нет, такой документ юридической силы не приобретает, а расходы на бланк оказываются потраченными зря.
Отдельная категория — работники, у которых стаж до 2021 года есть, но заявление они не подавали: не работали в тот период, находились в отпуске по уходу за ребенком, отсутствовали по болезни. За ними право выбора сохраняется, и сделать его они могут в любое время, в том числе при трудоустройстве к вам. Обратная дорога закрыта: работник, однажды выбравший электронный формат, вернуться к бумажной книжке не может.
Ниже — разбор по типовым ситуациям, которые встречаются в одной и той же кадровой службе одновременно.
| Ситуация работника | Что ведет работодатель | Что критично не пропустить |
|---|---|---|
| Подал заявление о сохранении бумажной книжки до 31.12.2020 | Бумажную книжку и сведения в СФР одновременно | Запись в книжке и подраздел 1.1 ЕФС-1 не заменяют друг друга, нужны оба действия |
| Впервые поступил на работу после 31.12.2020 | Только сведения о трудовой деятельности в электронном виде | Бумажную книжку не заводят даже по просьбе самого работника |
| Стаж до 2021 года есть, заявление не подавал | Зависит от выбора работника при трудоустройстве | Выбор фиксируется письменным заявлением, а не устной договоренностью |
| Перешел на электронный формат в любой момент после 2021 года | Только электронные сведения, книжка выдается работнику на руки | В книжке делается запись о подаче заявления, выдача фиксируется в книге учета |
| Совместитель | Сведения в СФР ведет каждый работодатель, книжку — только основной | Запись о работе по совместительству вносится в книжку по желанию работника основным работодателем |
| Дистанционный работник с сохраненной бумажной книжкой | Книжку можно не вести по соглашению сторон | Соглашение об этом нужно письменное, сведения в СФР сдаются в общем порядке |
Практический вывод из таблицы один: в организации со стажем работы больше пяти лет параллельно живут минимум три режима, и ошибки чаще возникают не в самих записях, а на входе — когда кадровик не выяснил, какой режим у конкретного человека. Проверить это можно по выписке из электронной трудовой книжки, которую работник получает на Госуслугах за пару минут.
Что работник предъявляет при приеме и что делать, если книжки нет
Статья 65 ТК РФ требует от соискателя предъявить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Формулировка «или» означает, что оба документа одновременно требовать нельзя: работник с электронной книжкой приносит либо выписку по форме СТД-Р от прошлого работодателя, либо СТД-СФР из базы фонда, либо выгрузку с Госуслуг. Требовать у него бумажную книжку, которой по закону не существует, — нарушение порядка приема, и именно на этом инспекторы ловят кадровые службы, которые не перестроили анкету и внутренний чек-лист найма.
Бумажная книжка потеряна работником — оформляется дубликат по последнему месту работы, а не по новому. Если работник пришел к вам без книжки и заявляет, что она утрачена, вы вправе оформить новую книжку по его письменному заявлению с указанием причины отсутствия. Здесь есть нюанс, который стоит проверять до оформления: если стаж до 2021 года у человека был и заявление о сохранении бумажной формы он не подавал, проще и безопаснее оформить ему электронный формат, чем заводить новый бланк и наследовать чужие пробелы в записях.
Первая запись в книжке без приказа не вносится: основанием служит приказ о приеме на работу, а его реквизиты попадают в третью графу раздела «Сведения о работе». В практике Добыто это самая частая причина расхождений при кадровом аудите: запись в книжке есть, а приказа с такой датой и номером в деле нет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, а для простой и неквалифицированной подписи равнозначности нет без соглашения между участниками обмена и локального акта, где описаны правила определения лица по его подписи.
Титульный лист и первая запись: как заполняется трудовая книжка сотрудника
Форму книжки, порядок ее ведения и хранения задает приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, который действует вместо прежних правил и впервые ввел жесткие сроки внесения записей. Записи о приеме, переводе и награждении вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа, запись об увольнении — в день увольнения. До 320н сроков не было вовсе, и кадровики годами вносили записи пачкой в конце месяца. Сейчас такая практика превращается в нарушение, которое видно по датам приказов.
Заполнять книжку разрешено чернилами черного, синего или фиолетового цвета либо с помощью печатающих устройств. Даты пишутся арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырехзначными. Наименование работодателя ставится заголовком над записями, без номера и без даты. Запись об увольнении содержит ссылку на конкретную норму — статью, часть и пункт ТК РФ, а не общую формулировку «по собственному желанию».
Как оформить трудовую книжку при приеме на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выясните режим: есть ли у работника бумажная книжка, подавал ли он заявление о переходе на электронный формат. Запросите выписку из электронной трудовой книжки, если книжки на руках нет.
- Шаг 2. Если книжка оформляется впервые и такое право у работника сохранилось, заполните титульный лист: фамилию, имя, отчество и дату рождения — по паспорту, образование — по документу об образовании, профессию или специальность — по тому же документу. Работник заверяет титульный лист своей подписью, рядом подписывается ответственный за ведение книжек.
- Шаг 3. Издайте приказ о приеме на работу и сверьте в нем должность и подразделение с трудовым договором. Расхождение между приказом, договором и записью в книжке — готовое основание для спора о фактически занимаемой должности.
- Шаг 4. Внесите запись в раздел «Сведения о работе» не позднее 5 рабочих дней со дня приказа: номер по порядку, дату приема, сведения о приеме с наименованием должности и структурного подразделения, в третьей графе — наименование, дату и номер приказа.
- Шаг 5. Зарегистрируйте книжку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а прием книжки на хранение подтвердите подписью работника в этой книге.
- Шаг 6. Сдайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме. Этот шаг обязателен и для тех работников, у кого бумажная книжка сохранена.
Соберите приказ о приеме, на основании которого вносится запись
Реквизиты приказа попадают в третью графу книжки дословно, поэтому проще формировать приказ и запись из одного набора данных.
СФР и электронная трудовая книжка: как сведения попадают в базу фонда
Электронная трудовая книжка — не файл и не документ, который можно распечатать и подписать. Это сведения о трудовой деятельности из статьи 66.1 ТК РФ, которые формируются в информационной системе СФР из отчетности работодателя. Единственный способ их туда передать — подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1. В 2026 году применяется форма, утвержденная приказом СФР от 17.11.2025 № 1462: структура подраздела 1.1 сохранилась, но коды «ДИСТ» и «НДОМ» для дистанционной и надомной работы больше не используются, а для иностранных граждан добавлен статус «МДИГ».
Срок зависит от кадрового мероприятия, и это то место, где чаще всего теряются деньги. Прием и увольнение — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Перевод, переименование организации, приостановление трудового договора, начало и окончание работы по договору ГПХ — не позднее 25-го числа следующего месяца. Непредставление сведений в срок или подача неполных и недостоверных сведений обходятся в 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, а на должностное лицо дополнительно накладывается штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ. На компании с массовым приемом линейного персонала это складывается в пятизначные суммы за один пропущенный день.
Порядок заполнения, форматы и контрольные соотношения фонд публикует в базе знаний по ЕФС-1 для страхователей: там же лежат образцы по конкретным кадровым мероприятиям. Сверять стоит не только сроки, но и кодировку графы 6, потому что отказ по формату означает, что сведения не сданы вовсе.
Работник видит результат ваших действий в выписке из электронной трудовой книжки на Госуслугах. Расхождение между записью в бумажной книжке и данными СФР он обнаруживает сам, обычно при оформлении кредита или пенсии, и приходит с претензией через несколько лет после события.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о документе, — в каком режиме он создавался. Скан подписанной от руки книжки или справки и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нем есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Из этого следует практическое ограничение, о котором забывают при переходе на электронные процессы: скан трудовой книжки в кадровой папке не заменяет ни саму книжку, ни сведения в СФР. Он полезен как рабочая копия и бесполезен как доказательство.
Ниже — сроки, которые инспектор сверяет по датам приказов и по отчетности, без ссылок на внутренние регламенты компании.
| Действие | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Запись о приеме, переводе, награждении | не позднее 5 рабочих дней со дня приказа | Порядок ведения книжек, приказ Минтруда № 320н |
| Запись об увольнении | в день увольнения | Приказ Минтруда № 320н |
| Выдача книжки на руки при увольнении | в день прекращения трудового договора | Статья 84.1 ТК РФ |
| Выдача сведений по форме СТД-Р по заявлению работника | не позднее 3 рабочих дней | Статьи 62 и 66.1 ТК РФ |
| Выдача дубликата книжки | не позднее 15 рабочих дней со дня заявления | Приказ Минтруда № 320н |
| Подраздел 1.1 ЕФС-1 при приеме и увольнении | не позднее следующего рабочего дня после приказа | Форма ЕФС-1, приказ СФР № 1462; 27-ФЗ |
| Подраздел 1.1 ЕФС-1 при переводе и по договорам ГПХ | не позднее 25-го числа следующего месяца | Форма ЕФС-1, приказ СФР № 1462; 27-ФЗ |
Сроки по книжке и по отчетности не совпадают, и это создает ловушку: запись в книжку можно внести на пятый день и остаться в рамках приказа 320н, а подраздел 1.1 к этому моменту уже будет просрочен на четыре дня. Привязывайте отчетность к дате приказа, а не к дате внесения записи.
Учет, хранение и ответственный: что смотрит ГИТ помимо самих записей
Ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом работодателя. Без такого приказа любая запись формально сделана неуполномоченным лицом, и это первое, что запрашивают при проверке: не книжку, а приказ о назначении и книгу учета. Приказ 320н требует вести учет трудовых книжек и вкладышей, но форму книги учета работодатель с 1 сентября 2021 года разрабатывает сам — прежние обязательные формы больше не действуют. Свобода формы не означает свободу от учета: отсутствие книги учета инспектор фиксирует как нарушение порядка ведения.
Хранить книжки нужно так, чтобы исключить доступ третьих лиц: сейф или запирающийся металлический шкаф у ответственного лица, а не ящик общего стола в открытом кабинете. Невостребованные книжки уволенных работников хранятся у работодателя 50 лет по статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ — выбросить их через три года после увольнения нельзя, даже если человек не выходит на связь.
Отдельный риск — доступ к кадровому массиву. Персональные данные из книжек и кадровых дел относятся к чувствительным: там сведения о семье, здоровье, доходах.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Доступ ко всему кадровому массиву сразу у всей кадровой службы — ситуация типовая и одновременно типовое нарушение. Требование разграничения доступа работает и для бумажного архива, и для электронного. Если вы выбираете внешнюю систему, задайте вендору прямой вопрос: не «защищенно ли хранятся данные», а перечислите всех, кто получит к ним доступ. Обычно в этом списке не одна компания, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»
Цепочка здесь юридическая, а не техническая. Как только кадровые документы уходят внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача данных ему должна опираться на согласие работника на обработку персональных данных с указанием, кому именно данные передаются.
Лайфхак: при выборе системы для кадровых документов спрашивайте не «хранит ли она комплект», а выгружает ли она его целиком: сам документ, файл подписи отдельно и машиночитаемую доверенность, если документ подписан по ней. При проверке, в споре или при смене оператора нужны файлы, а не картинка на экране.
Чек-лист перед проверкой: что проверить до прихода инспектора
Проверка по кадровым документам начинается с формальных реквизитов, поэтому сверять стоит именно их, а не содержание записей.
- Есть приказ о назначении ответственного за ведение и хранение книжек, и этот человек по-прежнему работает в компании.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей заведена, записи в ней доведены до текущей даты, выдача книжек подтверждена подписями работников.
- По каждому работнику определен режим: бумажная книжка плюс сведения в СФР либо только электронные сведения. Заявления работников о выборе формы лежат в кадровых делах.
- Даты записей о приеме не расходятся с датами приказов больше чем на 5 рабочих дней, записи об увольнении датированы днем увольнения.
- Подразделы 1.1 ЕФС-1 по приемам и увольнениям сданы на следующий рабочий день, отказов по формату в личном кабинете страхователя нет.
- Невостребованные книжки уволенных лежат отдельно, с описью и сроком хранения 50 лет.
- Книжки хранятся в запираемом шкафу, доступ имеют только ответственный и его заместитель на время отсутствия.
Образцы и формы для работы с трудовыми книжками
Комплект закрывает четыре обязательных точки контроля, и начинать стоит с приказа об ответственном: без него остальные документы висят в воздухе.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учета движения трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Ошибка в записи, исправление и дубликат трудовой книжки
Зачеркивать неверную запись в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» нельзя. Порядок другой: после последней записи ставится следующий номер по порядку, указывается дата внесения, вносится текст «Запись за номером таким-то недействительна», а затем правильная запись. Ссылка на приказ в третьей графе обязательна и в исправляющей записи.
На титульном листе логика обратная: при смене фамилии старая запись зачеркивается одной чертой, рядом пишется новая, а на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание — свидетельство о браке или о смене имени, с его реквизитами. Титульный лист — единственное место в книжке, где зачеркивание допустимо.
Ошибку, допущенную прошлым работодателем, исправляет тот работодатель, который ее внес. Новый работодатель вправе внести исправление, только если располагает официальным документом от прежнего: справкой, копией приказа, выпиской. Практика показывает, что на восстановление такой справки по ликвидированной организации уходят месяцы работы с архивом, поэтому спорную запись лучше подтверждать документами сразу при трудоустройстве, а не когда работник собирает документы на пенсию.
Дубликат выдается, если книжка утрачена, пришла в негодность или содержит запись об увольнении, признанную недействительной. Срок — не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления работником. В дубликат вносится общий стаж работы суммарно, без расшифровки по работодателям, а затем записи по каждому периоду, который подтвержден документами. Сведения, которые подтвердить нечем, в дубликат не попадают — и это основная причина, по которой работники с утраченной книжкой теряют часть стажа до 2002 года.
Важный нюанс из практики: стаж после 1 января 2002 года подтверждается данными персонифицированного учета, поэтому его потеря при утрате книжки маловероятна. Уязвим именно ранний период, по которому есть только бумажные носители. Работнику с длинным стажем стоит заранее заказать выписку из электронной трудовой книжки и сверить ее с бумажной: расхождение по ранним периодам лучше закрывать справками, пока организации из тех записей существуют.
Выдача книжки при увольнении и сведения по форме СТД-Р
Книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора, одновременно с окончательным расчетом — это статья 84.1 ТК РФ. Запись об увольнении датируется днем увольнения, содержит ссылку на статью, часть и пункт ТК РФ и заверяется подписью ответственного лица и подписью самого работника. Печать ставится при ее наличии у работодателя.
Работник не явился или отказался получать книжку — в тот же день направьте ему уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. По почте книжку отправляют только при письменном согласии работника: отправка без согласия сама становится нарушением. Если работник обратился за книжкой позже, выдать ее нужно не позднее 3 рабочих дней со дня обращения.
Тем, у кого бумажной книжки нет, в день увольнения выдаются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Форма утверждена приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н. В период работы СТД-Р выдается по письменному заявлению работника в срок не позднее 3 рабочих дней — на бумаге с подписью или в электронном виде, подписанном усиленной квалифицированной подписью, если она у работодателя есть.
Сколько стоит ошибка с выдачей книжки
Задержка выдачи трудовой книжки — это незаконное лишение работника возможности трудиться, и по статье 234 ТК РФ работодатель возмещает ему неполученный за это время заработок. Считается весь период задержки, а не разница в доходе: месяц просрочки при зарплате 80 000 рублей стоит примерно одного среднего месячного заработка плюс проценты по статье 236 ТК РФ. Сверху идет ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет, от 50 000 до 70 000 рублей на организацию.
Стаж по трудовой книжке и по данным СФР
Трудовая книжка подтверждает стаж, но не считает его. Страховой стаж после 1 января 2002 года формируется из данных персонифицированного учета: сведений, которые работодатель сдает в СФР, и уплаченных взносов. Записи в книжке за этот период играют вспомогательную роль. Периоды до 2002 года подтверждаются именно книжкой, а при ее дефектах — справками работодателей, архивными выписками, приказами.
Считается стаж календарно: от даты приема до даты увольнения включительно, периоды по разным работодателям суммируются. Работа по совместительству идет параллельно основной и стаж не удваивает. Договор ГПХ записи в книжке не дает, но в подраздел 1.1 ЕФС-1 попадает и в страховой стаж при уплате взносов входит. Отдельные периоды — вредные условия, вахта, районы Крайнего Севера — работодатель показывает в подразделе 1.2 ЕФС-1 один раз в год, до 25 января.
Работнику, который сверяет свой стаж, порядок такой: заказать выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги, сверить ее с бумажной книжкой построчно и по спорному периоду запросить справку у работодателя. Расхождение закрывается корректирующими сведениями, которые подает работодатель, а не заявлением работника в фонд.
Что закон оставляет на бумаге при переходе на КЭДО
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ прямо исключает из электронного документооборота четыре группы документов: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Перевести книжку в систему КЭДО нельзя ни с УНЭП, ни с УКЭП: запрет касается самого документа, а не вида подписи. В практике Добыто этот перечень приходится фиксировать в положении о КЭДО отдельным пунктом, иначе кадровая служба через полгода начинает подписывать электронно приказы об увольнении.
Остальной кадровый поток в электронный вид уходит, и разница по срокам заметна сразу. Кейс из практики: сервис бухгалтерского аутсорсинга на 235 сотрудников, из которых три четверти работают удаленно, перешел на электронный кадровый документооборот за 2 недели с момента объявления сотрудникам, на подключение всей численности ушло 2 дня, экономия на курьерах и бумаге за первые месяцы составила 60 000 рублей, а срок оформления кадровых документов сократился с 3-5 дней до полудня. Численность кадрового блока в процессе уменьшилась с трех человек до одного.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны работодателя трудовой договор неквалифицированной подписью подписать нельзя, а работнику для части документов достаточно простой подписи. Поэтому в одном и том же документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов, и это законно. Проверьте по своему положению о КЭДО, что перечень документов и допустимые для каждого виды подписи у вас разведены: если в нем написано «электронная подпись» без уточнения, спор вы проиграете.»
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно потому, что цена ошибки в электронном процессе выше, чем в бумажном: дефект настройки повторяется на всей численности сразу.
Внимание: в одном из трудовых споров работодатель проиграл не из-за электронной формы и не из-за вида подписи: положение о КЭДО и перечень документов у него были. Решающими оказались три обстоятельства — подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, фактически подписывал другой человек, и все это зафиксировала собственная система работодателя.
Когда переход на электронные кадровые документы вопрос с книжками не закрывает
Если основная проблема компании — разрозненные записи в бумажных книжках и пробелы в учете, КЭДО ее не решает. Книжка останется бумажной, книга учета останется бумажной или табличной, а ответственный за хранение по-прежнему будет нужен. Внедрять систему ради трудовых книжек смысла нет: эффект дают заявления, ознакомление с ЛНА, приказы о приеме, командировки и расчетные листки. Полный отказ от бумажного архива тоже не получится.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Распечатка электронного документа остается копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, ее заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и необходимости интеграции с учетной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 руб. за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 руб. за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 руб. в год | 12 месяцев |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и интеграция с 1С доступны с тарифа «Бизнес», а выделенный сервер и SLA — только в «Корпорации». Условия по каждому тарифу и состав включенных функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что подписи для сотрудников считать отдельной статьей расходов не нужно.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для компании, которая сначала переводит в электронный вид заявления и ознакомление с ЛНА, а кадровый учет оставляет как есть, стартовый тариф закрывает задачу без переплаты.
Выводы
Официальное оформление трудовой книжки в 2026 году держится на трех вещах: правильно определенном режиме для конкретного работника, соблюдении сроков по приказу 320н и совпадении данных книжки с тем, что вы передали в СФР подразделом 1.1 формы ЕФС-1. Бумажная книжка заводится только тем, кто сохранил ее заявлением до конца 2020 года; остальным электронные сведения заменяют ее полностью. Ошибки в записях исправляются без зачеркиваний, дубликат выдается за 15 рабочих дней, а книжка при увольнении отдается в день прекращения договора — иначе работодатель платит работнику неполученный заработок.
Трудовая книжка из электронного документооборота исключена законом, но весь остальной кадровый поток — заявления, ознакомление с локальными актами, приказы о приеме, командировки, расчетные листки — в него уходит. Добыто занимается именно этой частью: выпуском подписей сотрудникам, маршрутами согласования и электронным архивом, из которого комплект документа выгружается в том виде, в котором его запрашивают при проверке и в споре.
Частые вопросы о трудовой книжке
Можно ли вести трудовую книжку внутри системы КЭДО?
Нет. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности из электронного документооборота между работником и работодателем. Бумажная книжка остается бумажной, а электронные сведения существуют только в базе СФР и передаются туда подразделом 1.1 формы ЕФС-1. Скан книжки в системе — рабочая копия, которая не заменяет ни один из этих носителей.
Нужно ли вносить запись о работе по договору ГПХ или о сотрудничестве с самозанятым?
Нет, книжка отражает только трудовые отношения. При этом начало и окончание работ по договору ГПХ с физическим лицом, которое не является ИП или самозанятым, показываются в подразделе 1.1 ЕФС-1 в срок не позднее 25-го числа следующего месяца. С самозанятым исполнителем ни записи, ни сведений о трудовой деятельности не возникает: он сам платит налог и сдает отчетность о себе.
Как работник получает выписку из электронной трудовой книжки и что делать при расхождении?
Выписка формируется через Госуслуги по данным персонифицированного учета. Если период работы отражен неверно или отсутствует, заявление в фонд от самого работника проблему не решает: корректирующие сведения подает работодатель, который эти данные передал. Работнику нужно письменно обратиться к работодателю за справкой и корректировкой, а по ликвидированной организации — собирать архивные документы за период до 2002 года, поскольку именно он не закрыт персонифицированным учетом.
Что делать, когда в книжке закончились страницы раздела «Сведения о работе»?
Оформляется вкладыш, он вшивается в книжку и без нее недействителен. В книжку ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера каждого выданного вкладыша. Вкладышей может быть несколько, и каждый учитывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Заводить вторую книжку вместо вкладыша нельзя.
Можно ли выдать работнику книжку на руки, пока он работает?
В период работы книжка выдается в двух случаях: для предъявления в органы обязательного социального страхования, и тогда работник возвращает ее в течение 3 рабочих дней со дня получения документов от этих органов, либо при переходе на электронные сведения по его заявлению — в этом случае книжка отдается навсегда, а работодатель фиксирует выдачу записью и подписью работника в книге учета. По иным причинам, в том числе «для банка», выдается не книжка, а заверенная копия или сведения по форме СТД-Р.
Чем грозит отсутствие книги учета движения трудовых книжек?
Это нарушение порядка ведения книжек по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. При повторном нарушении суммы вырастают до 10 000-20 000 рублей для должностного лица с возможной дисквалификацией на 1-3 года и до 50 000-70 000 рублей для организации. Форму книги с 1 сентября 2021 года работодатель разрабатывает сам, но сам факт учета обязателен.
