Дата в трудовой книжке стоит в двух местах одной записи и берётся из разных документов: в графу 2 идёт дата самого кадрового события, в графу 4 — дата и номер приказа, на основании которого запись внесена. Совпадать они не обязаны. Запись о приёме, переводе, квалификации и награждении вносится не позднее 5 рабочих дней, запись об увольнении — в день увольнения, и текст должен точно соответствовать приказу (пункт 9 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н). Даты во всех разделах пишутся арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным, без сокращений. Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением.
Разберём, какая дата берётся из какого документа по каждому виду записи, где кадровые сроки расходятся со сроками подачи ЕФС-1 и что делать, когда неверное число уже стоит в книжке: зачёркивать его в разделе «Сведения о работе» нельзя. Отдельно соберём сценарии, где дата увольнения не совпадает с датой приказа: отпуск с последующим увольнением, окончание срочного договора в выходной, смерть работника. Сценарная таблица дат увольнения, порядок исправления, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Четыре даты, которые кадровик путает между собой
В одной записи трудовой книжки сходятся четыре разные даты, и каждая живёт по своему правилу. Дата события — число, с которого работник приступил к работе, перешёл на другую должность или отработал последний день. Дата приказа — число, которым распорядительный документ подписан. Дата внесения записи — день, когда ответственный взял книжку и заполнил графы. Дата заполнения титульного листа — число, которое проставляется при оформлении бланка или дубликата и заверяется подписью работника.
Ошибка почти всегда одна и та же: в графу 2 переносится дата приказа. Приказ о приёме подписан 27 января, работник выходит 1 февраля — в графе 2 должно стоять 01.02, а 27.01 уходит в графу 4 вместе с номером. Обратная ситуация встречается при увольнении: приказ издан 14 сентября, а последним рабочим днём по заявлению названо 18 сентября, и в графу 2 идёт 18.09.
Ниже — разбор по видам записей: откуда берётся число для графы 2 и в какой срок запись должна появиться в книжке.
| Событие | Что идёт в графу 2 | Что идёт в графу 4 | Срок записи |
|---|---|---|---|
| Приём на работу | День начала работы по трудовому договору | Дата и номер приказа о приёме | Не позднее 5 рабочих дней |
| Перевод на другую постоянную работу | День, с которого работник выполняет новую трудовую функцию | Дата и номер приказа о переводе | Не позднее 5 рабочих дней |
| Присвоение квалификации: разряда, класса, категории | Дата присвоения, указанная в приказе | Дата и номер приказа | Не позднее 5 рабочих дней |
| Награждение | Дата награждения по документу о поощрении | Дата и номер приказа или решения | Не позднее 5 рабочих дней |
| Увольнение | Последний день работы, если иное не установлено законом, договором или соглашением | Наименование документа, его дата и номер | В день увольнения |
| Переименование организации | Пункт 13 Порядка требует отдельной строки в графе 3 | Дата и номер документа о переименовании | Срок отдельно не установлен |
Из таблицы видно главное расхождение: срок на запись отсчитывается от приказа, а число в графе 2 — от события. Поэтому запись о приёме, сделанная 5 февраля по приказу от 27 января, нарушением не является, а вот число 27.01 в графе 2 — является.
Факт: с 1 января 2026 года применяется новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к трудовым договорам, а сам классификатор связан с ОКЗ, который используется для кода трудовой функции в ЕФС-1.
Дата приёма: откуда берётся число и с какого дня считать 5 рабочих дней
В графу 2 записи о приёме идёт день, с которого работник приступил к работе по трудовому договору. Это число согласовано сторонами в договоре, продублировано в приказе по форме Т-1 в поле «с» и не зависит от того, когда договор подписали. Договор подписан 20 января с датой начала работы 3 февраля — в книжке 03.02.
Пятидневный срок из пункта 9 Порядка отсчитывается от приказа, а не от выхода работника. Проверяется это элементарно: сверьте графу 4 записи с датой на приказе и посчитайте рабочие дни до дня, когда запись фактически внесена. Если ответственный кадровик был в отпуске и книжка пролежала две недели, срок нарушен, даже когда все числа в записи верные.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный сюжет — работники, у которых бумажной книжки нет вовсе. На лиц, впервые поступивших на работу после 31 декабря 2020 года, трудовая книжка не оформляется: сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ. Спор о дате приёма здесь переезжает целиком в ЕФС-1 и в форму СТД-Р, и цена ошибки не меньше.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Дату начала работы мы сверяем по трём документам сразу: трудовому договору, приказу и записи в книжке. Расхождение между договором и приказом кадровик обычно замечает, а вот расхождение между приказом и графой 2 всплывает уже при увольнении, когда работник считает стаж. Возьмите личные дела за последний квартал и сверьте эти три числа подряд: правится за минуту, пока работник не ушёл.»
Записи вносятся только по закрытому перечню событий: приём, перевод на другую постоянную работу, присвоение квалификации, награждение, увольнение. Перемещение внутри той же трудовой функции, изменение оклада, командировка и отпуск в книжку не попадают, и даты для них искать не нужно.
Внимание: больничный не входит в срок испытания, срок продлевается на дни болезни, а уволить по итогам испытания в период нетрудоспособности нельзя. Если уведомление вручено до больничного по старой дате окончания испытания, даты уехали и увольнение окажется преждевременным: пересчитывайте срок каждый раз, когда в испытательном периоде появился листок нетрудоспособности.
Дата увольнения: пять сценариев, где число не равно дате приказа
Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением (пункт 16 Порядка № 320н, статья 84.1 ТК РФ). В обычном увольнении по собственному желанию всё сходится: заявление подано 1 октября, две недели истекают 15 октября, это и есть последний рабочий день, и он же стоит в графе 2. Расхождения появляются там, где работник в последний день фактически не работал, но место за ним сохранялось.
Пять ситуаций, в которых кадровики ставят не то число:
| Сценарий | Какое число в графе 2 | Что критично проверить |
|---|---|---|
| Отпуск с последующим увольнением | Последний день отпуска (часть 2 статьи 127 ТК РФ) | Книжка и расчёт выдаются в последний рабочий день перед отпуском, а в графе 2 стоит более поздняя дата |
| Срочный договор истекает в выходной | Ближайший следующий рабочий день (часть 4 статьи 14 ТК РФ) | Производственный календарь и региональные праздники на год увольнения |
| Смерть работника | Дата смерти по свидетельству, основание — пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ | Приказ издаётся позже события: дата приказа и дата в графе 2 не совпадут |
| Последний день приходится на отпуск по уходу за ребёнком или больничный по инициативе работника | Согласованный сторонами день прекращения договора, работник при этом не работает | Основание увольнения: по инициативе работодателя в период нетрудоспособности увольнять запрещено |
| Увольнение по соглашению сторон | День, прямо названный в соглашении | Соглашение, приказ и графа 2 должны содержать одно и то же число |
Общее правило проверки: сначала определите последний день работы по документу-основанию, и только потом издавайте приказ. Обратный порядок — когда приказ выпущен «сегодняшним» числом, а дата увольнения подгоняется под него — и даёт большинство споров о датах.
Соберите приказ об увольнении с правильной датой
Запись об увольнении вносится в день увольнения, а не в течение 5 рабочих дней: пункт 9 Порядка выделяет её отдельно. В тот же день книжка выдаётся работнику (пункт 36 Порядка, статья 84.1 ТК РФ). Если работник отсутствует или отказался получать книжку на руки, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку по почте, и дата отправки такого уведомления фиксируется: с этого дня ответственность за задержку выдачи снимается.
Полезно знать: совпадение даты выдачи электронной подписи работнику и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Мы разводим эти два события во времени и проверяем, что работник действительно умеет пользоваться системой.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре об увольнении через систему КЭДО решает не вид подписи, а процедура. Суд отдельно смотрит, описан ли у работодателя порядок идентификации работника и зафиксирован ли он, и при технически исправной подписи спор можно проиграть именно на этом. Проверьте по своей системе две вещи: даты выдачи подписи и первого кадрового действия с ней не должны совпадать, а порядок идентификации должен быть прописан в локальном акте.»
Образцы документов, из которых кадровик берёт даты для записи
Комплект собран под сверку чисел: начните с приказа о приёме по форме Т-1, в нём поле «с» задаёт число для графы 2.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
Как писать само число: формат, которого требует пункт 3 Порядка
Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным. Правильно — 05.02.2026. Неправильно — 5.2.26, 5 февраля 2026 г., 05.02.26. Римские цифры, прописная форма месяца и двузначный год формату не соответствуют, даже если содержательно дата верна.
Пункт 3 добавляет требования к самому письму: записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами, пастой, краской или гелем чёрного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Гелевая ручка, которая выцветает за три года, формально требованию не противоречит, но через десять лет запись читается плохо, а книжка хранится десятилетиями.
Что проверить до того, как взять ручку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте документ-основание и найдите в нём дату события: поле «с» в приказе о приёме, дату начала новой работы в приказе о переводе, день прекращения договора в приказе об увольнении. Именно это число пойдёт в графу 2.
- Шаг 2. Сверьте дату события с трудовым договором, дополнительным соглашением или заявлением работника. Расхождение между основанием и приказом правится до записи в книжке, а не после.
- Шаг 3. Проверьте по производственному календарю, рабочий ли это день, если речь об увольнении или об окончании срочного договора.
- Шаг 4. Посмотрите на дату и номер приказа: они идут в графу 4 отдельно от даты события и никогда не дублируются в графу 2.
- Шаг 5. Посчитайте, сколько рабочих дней прошло с даты приказа. Для приёма, перевода, квалификации и награждения запас — 5 рабочих дней, для увольнения запаса нет вовсе.
- Шаг 6. Сверьте формулировку записи с текстом приказа дословно и проверьте формат: две цифры, две цифры, четыре цифры.
- Шаг 7. После внесения записи об увольнении заверьте её подписью ответственного и печатью работодателя, выдайте книжку и внесите дату выдачи в книгу учёта движения трудовых книжек.
Важный нюанс из практики: когда ответственный за книжки в отпуске или на больничном, руководитель вправе назначить уполномоченное лицо приказом. В приказе указывается конкретный перечень полномочий: формулировка «возложить исполнение обязанностей» без перечня порождает спор о том, был ли заместитель вправе подписывать именно эту запись.
Неверная дата уже внесена: два способа исправления и один запрет
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивание ранее внесённых неточных, неправильных или признанных недействительными записей не допускается (пункт 12 Порядка). Замазка, аккуратная правка цифры пастой и переписывание строки поверх старой превращают книжку в документ с признаками подделки. Запись с неверной датой признаётся недействительной, и следом вносится правильная.
Титульный лист живёт по другому правилу. Дата рождения, фамилия, имя и отчество исправляются на основании документа, удостоверяющего личность: прежние данные зачёркиваются одной чертой и рядом записываются новые, со ссылкой на документ. То есть зачёркивание запрещено в разделе сведений о работе и прямо предусмотрено на первой странице. Путаница между этими двумя правилами — вторая по частоте причина испорченных бланков после ошибок в графе 2.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ошибку, допущенную прежним работодателем, исправляет текущий, но только на основании официального документа: справки, копии приказа, выписки из него. Восстанавливать чужую дату по словам работника нельзя, а если организация ликвидирована и документы не сохранились, работник идёт за подтверждением стажа в Социальный фонд России или в суд.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Неверную дату в книжке дешевле всего найти до того, как её найдёт работник при оформлении пенсии. Мы закладываем сверку личного дела с записями при любом кадровом событии: приняли, перевели, наградили — открыли книжку и сверили три числа. Возьмите записи за последний год и проверьте по одному критерию: совпадает ли число в графе 2 с датой события в приказе, а не с датой самого приказа.»
Если книжка утрачена, работник немедленно заявляет об этом работодателю, а дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (пункт 27 Порядка). В дубликате правильность внесённых сведений работник заверяет своей подписью на титульном листе после указания даты заполнения.
Даты в ЕФС-1 и СТД-Р: где кадровый срок расходится с отчётным
Срок внесения записи в книжку и срок подачи сведений в Социальный фонд России считаются по-разному, и это второй источник рассинхрона дат. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 по приёму и увольнению подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. По переводу и другим кадровым мероприятиям — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Сроки и состав разделов формы опубликованы в базе знаний страхователя на сайте СФР, там же указан порядок представления отчёта.
Практический вывод для кадровика: по приёму на бумажную запись есть 5 рабочих дней, а на отчёт — один. Приказ подписан в пятницу — ЕФС-1 уходит в понедельник, независимо от того, дошли ли руки до книжки. По переводу картина обратная: запись в книжке срочнее отчёта.
Работнику, отказавшемуся от бумажной книжки, вместо записи выдаётся форма СТД-Р, и даты кадровых мероприятий в ней берутся из тех же приказов. Расхождение между СТД-Р и данными СФР работник увидит в личном кабинете на портале госуслуг быстрее, чем кадровик — в своей базе.
В сервисе Добыто кадровые события и сроки по ним видны в одном реестре со статусами, поэтому приказ, по которому ещё не подан подраздел 1.1, не теряется между кадровиком и бухгалтерией.
Во что обходится одна неверная цифра
Нарушение правил ведения трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Для организации это штраф в диапазоне от 30 000 до 50 000 рублей, для должностного лица — от 1 000 до 5 000 рублей, при повторном нарушении суммы вырастают, а руководителю грозит дисквалификация. Инспектор ГИТ смотрит книжки выборочно и сверяет графу 2 с приказами: несовпадение чисел видно за минуту и не требует экспертизы.
Второй счёт крупнее административного. Задержка выдачи книжки и неправильная формулировка причины увольнения дают работнику право на возмещение неполученного заработка по статье 234 ТК РФ. Если дата увольнения в книжке позже фактической и человек из-за этого не смог оформиться на новое место, спор идёт уже о среднем заработке за весь период, а не о фиксированном штрафе.
Третий счёт отложенный и самый неприятный для работника: неверная дата приёма или увольнения искажает страховой стаж. Всплывает это при назначении пенсии, через десять или двадцать лет, когда организации может уже не существовать. Восстанавливать стаж работник будет через Социальный фонд России или суд, а претензию адресует последнему работодателю, у которого книжка была на руках.
Когда даты в бумажной книжке вести уже не нужно
Бумажная трудовая книжка ведётся не на всех. На лиц, впервые поступивших на работу после 31 декабря 2020 года, она не оформляется вовсе. Работники, подавшие заявление о переходе на электронные сведения, книжку получили на руки, и работодатель за неё больше не отвечает: вместо записи им выдаётся СТД-Р. Для обеих категорий разбор про графу 2 и графу 4 неприменим, а все даты живут в подразделе 1.1 ЕФС-1.
Обратная граница тоже есть. Трудовую книжку нельзя перевести в электронный вид через кадровый электронный документооборот: она входит в короткий перечень исключений вместе с приказом об увольнении, журналом инструктажей по охране труда и актом о несчастном случае. Компания, которая перевела в КЭДО весь кадровый блок, продолжает держать сейф с бумажными книжками и вести книгу учёта их движения.
Лайфхак: перед переводом кадровых процессов в электронный вид запускайте пилотную группу и только потом разворачивайте систему на всю компанию. Так проверяется фактическая способность работников пользоваться системой, а не отметка в журнале ознакомления: именно её оценивает суд.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом: чтобы она что-то значила, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
В практике Добыто бумажные книжки и электронный контур обычно уживаются так: приказы, заявления и ознакомления подписываются в системе, а записи в книжку вносит ответственный по распечатанному приказу в тот же день. Реестр документов при этом показывает, по какому приказу запись ещё не закрыта.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива и уровня поддержки. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в рамках тарифа |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а переход между тарифами возможен в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отдельная статья расходов при бумажном учёте в смету обычно не попадает: время ответственного на внесение записей, доставку документов удалённым работникам и поиск документа в архиве при проверке ГИТ.
Выводы
В графу 2 идёт дата кадрового события, в графу 4 — дата и номер приказа, и подменять первое вторым нельзя. На запись о приёме, переводе, квалификации и награждении отводится 5 рабочих дней от приказа, на запись об увольнении — тот же день, когда книжка выдаётся работнику. Днём увольнения считается последний день работы, а отпуск с последующим увольнением, срочный договор с окончанием в выходной и смерть работника сдвигают это число. Ошибочную дату в разделе сведений о работе не зачёркивают: запись признают недействительной и вносят верную, тогда как на титульном листе исправление делается как раз зачёркиванием одной чертой.
Бумажная книжка остаётся вне электронного документооборота, но приказы, заявления и ознакомления, из которых кадровик берёт даты, давно живут в электронном виде. Мы в Добыто собираем кадровый контур так, чтобы дата события, дата приказа и срок отчётности были видны в одном месте: тогда сверка перед внесением записи занимает минуту, а не превращается в разбор архива.
Частые вопросы
Можно ли внести запись о приёме до того, как работник вышел на работу
Запись вносится на основании приказа, и формально срок в 5 рабочих дней позволяет сделать её заранее. Практического смысла в этом нет: если работник не приступил к работе в день начала работы, работодатель вправе аннулировать трудовой договор по части 4 статьи 61 ТК РФ, и уже внесённую запись придётся признавать недействительной. Дождитесь фактического выхода.
Ставится ли дата в графе 2 при переименовании организации
Пункт 13 Порядка № 320н требует внести отдельной строкой в графу 3 запись о переименовании, а дату и номер документа-основания — в графу 4. Самостоятельным кадровым событием со своей датой в графе 2 переименование не является: трудовая функция и условия работы не меняются.
Работник отозвал заявление об увольнении, а запись уже внесена
Работник вправе отозвать заявление до истечения срока предупреждения по части 4 статьи 80 ТК РФ. Приказ отменяется отдельным приказом, а запись об увольнении признаётся недействительной по правилам пункта 12 Порядка: зачёркивать её нельзя, вносится строка о недействительности со своим номером и датой.
В какой срок выдать книжку уволенному, который не забрал её в день увольнения
По письменному обращению работника, не получившего книжку после увольнения, работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения (статья 84.1 ТК РФ). До обращения действует другой механизм: уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте, дата направления которого снимает с работодателя ответственность за задержку.
Входит ли день увольнения в стаж
Последний день работы — это полноценный рабочий день: в нём работник трудится, получает расчёт и книжку. Он включается в период работы, и именно поэтому дата в графе 2 не должна быть сдвинута на день назад «для округления». Сдвиг на один день в каждом месте работы за тридцать лет даёт заметную разницу в страховом стаже.
Нужно ли вести даты дважды, если у работника есть и бумажная книжка, и электронные сведения
Если работник не подавал заявление о переходе на электронные сведения, работодатель ведёт бумажную книжку и одновременно подаёт подраздел 1.1 формы ЕФС-1 по каждому кадровому мероприятию. Даты в обоих контурах берутся из одного приказа, но сроки разные: по приёму и увольнению отчёт уходит не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
