Запись в трудовой книжке о переходе на электронные сведения вносится дословно по пункту 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н). В графе 3 пишут: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 1 ставят порядковый номер, в графе 2 — дату выдачи книжки, в графе 4 — дату и регистрационный номер заявления работника. Запись заверяет работодатель или ответственный за ведение книжек, печать ставится при наличии. Срок выдачи зависит от ситуации. Работающему сотруднику книжку выдают не позднее 3 рабочих дней со дня заявления. Если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, книжку выдают не позднее дня увольнения.
Материал отвечает на практические вопросы кадровика и работника: какую дату ставить в графе 2, почему в записи нет сокращений «ст.» и «ЭТК», нужна ли подпись работника, как отразить заявление в ЕФС-1 и исправить ошибку без зачёркивания. Сценарная таблица показывает, чем отличается порядок при увольнении, совместительстве и отпуске. Во второй половине статьи — что происходит со стажем до 2020 года, чем заявление о выборе электронных сведений отличается от согласия на КЭДО, тарифы на дату публикации и ответы на частые вопросы.
Формулировка записи о переходе на электронные сведения: что писать в каждой графе
Текст графы 3 и состав данных в графах 1, 2 и 4 задаёт пункт 35 Порядка, утверждённого приказом № 320н. Пункт 3 того же Порядка запрещает сокращать слова в записях, поэтому формулировку переносят в книжку полностью, слово в слово. Вот как заполняются графы и кто заверяет запись:
| Графа или реквизит | Что вносится | Основание |
|---|---|---|
| Графа 1 | Порядковый номер записи | п. 35 Порядка № 320н |
| Графа 2 | Дата выдачи трудовой книжки работнику | п. 35 Порядка № 320н |
| Графа 3 | «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» — полностью, без сокращений | пп. 3 и 35 Порядка № 320н |
| Графа 4 | Заявление работника: дата и номер регистрации | п. 35 Порядка № 320н |
| Заверение записи | Подпись работодателя либо лица, ответственного за ведение трудовых книжек; печать работодателя или кадровой службы — при наличии печатей | п. 35 Порядка № 320н |
| Подпись работника под записью | Не требуется: пункт 35 её не предусматривает | п. 35 Порядка № 320н |
Даты в графах 2 и 4 могут не совпадать. В графе 2 стоит день, когда книжку отдали работнику, в графе 4 — дата регистрации заявления, а на выдачу у работодателя есть до 3 рабочих дней. Если вписать в обе графы дату заявления, а выдать книжку позже, запись перестанет соответствовать пункту 35.
Формулировку по пункту 3 Порядка не сокращают. Вместо «ЭТК» и «ст. 66.1 ТК РФ» в графе 3 должно стоять полное «в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». То же правило действует для слов «заявление» и «сведения»: в записи не допускаются никакие сокращения.
Приказ № 320н зарегистрирован в Минюсте России 01.06.2021 под № 63748 и действует с 01.09.2021 по 01.09.2027. Реквизиты и срок действия документа перед внесением записи можно сверить по официальной карточке приказа № 320н на сайте Минтруда России.
После этой записи работодатель выдаёт книжку на руки и больше её не ведёт и не хранит. Обратный переход от электронных сведений к продолжению бумажной книжки не предусмотрен: это следует из частей 3 и 5 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, которым в ТК РФ введено формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде. До внесения записи проверьте две вещи: заявление подано письменно именно о выборе электронных сведений, и у него есть регистрационный номер для графы 4.
Внимание: бумажная трудовая книжка входит в четыре документа, которые нельзя перевести в КЭДО. Остальные три — приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда и акт о несчастном случае. Запись о переходе на электронные сведения делается только в бумажном бланке.
Как оформить переход: заявление, выдача книжки и отчёт в СФР
Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, перейти на электронные сведения он может в любое время. Тем, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют, поэтому записи о переходе у них не бывает. Заявление о выборе формата подают работодателю по основному месту работы: там хранится и ведётся трудовая книжка сотрудника.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Книжку с внесённой записью выдают не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, срок сдвигается: выдать книжку нужно не позднее дня увольнения. Кроме того, часть 4 статьи 84.1 ТК РФ требует выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в день прекращения трудового договора.
Выдачу фиксируют в журнале (книге) учёта движения трудовых книжек по пункту 40 Порядка № 320н. Унифицированной формы у журнала нет, работодатель разрабатывает её сам. В журнале отмечают принятые и выдаваемые книжки с сериями и номерами. Сам журнал нумеруют, прошнуровывают и заверяют подписью руководителя и печатью при её наличии. Подпись работника в графе о получении пункт 40 прямо не устанавливает. Расписка или подпись в журнале — это способ доказать, что книжку выдали в срок, а не обязательный реквизит записи о переходе.
Лайфхак: для выдачи книжки в комплекте образцов есть два готовых шаблона — книга учёта движения трудовых книжек в формате .xlsx и расписка о получении трудовой книжки в формате .docx.
В СФР сведения о поданном заявлении передают в подразделе 1.1 ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления. Этот срок касается только отчёта: книжку выдают по своему сроку, который считается в рабочих днях. Дату заявления указывают в поле «Дата подачи». Сведения о трудовой деятельности в СФР работодатель передаёт и по тем работникам, которые сохраняют бумажную книжку.
Форма ЕФС-1 и порядок её заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и применяются с 30.12.2025. По ссылке доступен исходный текст приказа. На дату публикации действует редакция приказа СФР от 15.04.2026 № 389. Её изменения применяются с 30.05.2026 и касаются классификатора должностей и профессий, а также форматных положений.
Ошибочную «Дату подачи» исправляют по пункту 40 порядка заполнения: в сведениях указывают новую дату. Отмена ранее поданных сведений — отдельная операция: в ней указывают прежнюю дату и ставят отметку X в поле «Признак отмены». Корректировка отчёта не отменяет выбор работника и не возвращает его к бумажной книжке.
Действующие форматы и разъяснения СФР по форме опубликованы в базе знаний СФР по ЕФС-1 для страхователей. Перед сдачей отчёта сверьте с ней версию формата в своей учётной программе.
Для компаний, которые ведут учёт в 1С:ЗУП, у Добыто есть готовый модуль: документы между КЭДО и 1С синхронизируются автоматически. Кадровые документы из электронного контура не нужно переносить в учётную систему вручную. Сдача ЕФС-1 при этом остаётся обязанностью работодателя, и отчёт подаётся в срок до 25-го числа.
Как внести запись о переходе на электронные сведения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите письменное заявление работника и зарегистрируйте его: дата и номер регистрации понадобятся для графы 4. Убедитесь, что вы работодатель по основному месту работы, где хранится книжка.
- Шаг 2. Внесите запись. В графе 1 — порядковый номер, в графе 2 — дата выдачи книжки, в графе 3 — формулировка из пункта 35 полностью, без сокращений, в графе 4 — дата и номер заявления.
- Шаг 3. Заверьте запись подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если у организации есть печать работодателя или кадровой службы, поставьте её.
- Шаг 4. Выдайте книжку не позднее 3 рабочих дней со дня заявления. Если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, выдайте её не позднее дня увольнения. Отметьте выдачу в журнале учёта движения трудовых книжек.
- Шаг 5. Передайте сведения о заявлении в СФР в подразделе 1.1 ЕФС-1 не позднее 25-го числа следующего месяца. Дату заявления укажите в поле «Дата подачи».
Шаблоны для выдачи трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности
Комплект закрывает выдачу книжки, исправление записи и выдачу сведений по запросу; первой стоит заполнить книгу учёта движения трудовых книжек.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
Когда порядок отличается: увольнение, совместительство, отпуск, новый работодатель
Общий порядок задают пункт 35 Порядка № 320н и статья 2 закона № 439-ФЗ. В ряде ситуаций меняется срок, адресат заявления или сама необходимость записи:
| Ситуация | Что делает работодатель | Срок, условие, основание |
|---|---|---|
| Работник продолжает работать | Вносит запись, выдаёт книжку, отражает заявление в ЕФС-1 | Книжка — не позднее 3 рабочих дней со дня заявления; ЕФС-1 — до 25-го числа следующего месяца |
| Заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения | Вносит запись и выдаёт книжку | Не позднее дня увольнения (п. 35 Порядка № 320н, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ) |
| Внешний совместитель | Заявление о выборе формата принимает работодатель по основному месту работы, где книжка хранится и ведётся. ЕФС-1 каждый работодатель сдаёт по своему трудовому договору | Запись о совместительстве в книжке — по желанию работника (ч. 5 ст. 66 ТК РФ, ч. 6 ст. 2 закона № 439-ФЗ, п. 4 порядка № 1462) |
| На 31.12.2020 работник был на больничном, в отпуске или в другом периоде с сохранением места работы | Принимает заявление, поданное позднее, по основному месту работы | ч. 6 ст. 2 закона № 439-ФЗ |
| Человек со стажем, который на 31.12.2020 не состоял в трудовых отношениях | Принимает заявление по основному месту работы после трудоустройства | ч. 6 ст. 2 закона № 439-ФЗ |
| Работник уже выбрал электронные сведения у прежнего работодателя | Бумажную книжку не возобновляет, приём отражает в подразделе 1.1 ЕФС-1 | ч. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ, п. 4 порядка № 1462 |
| Работник впервые поступил на работу после 31.12.2020 | Бумажную книжку не оформляет, записи о переходе нет | с 01.01.2021 |
Нужна ли запись, определяется историей работника: была ли у него бумажная книжка и не сделал ли он выбор у прежнего работодателя. Это видно по самой книжке. Если в ней уже есть запись о поданном заявлении по статье 66.1 ТК РФ, повторно её не вносят, а приём оформляют только через ЕФС-1. Для совместителя в первую очередь проверьте, кто его работодатель по основному месту: заявление, принятое не по основному месту, не даёт оснований вносить запись.
Ошибки в записи о переходе: как исправить и во что они обходятся
Чаще всего ошибки касаются граф 2-4 и порядка заверения. Каждую из них видно сразу при сверке записи с пунктом 35:
- Дата заявления в графе 2. В этой графе по пункту 35 указывают дату выдачи трудовой книжки, а дату заявления — в графе 4.
- Сокращённая формулировка. «ЭТК», «ст.», «ТК РФ» в графе 3 нарушают пункт 3 Порядка, который запрещает сокращения в записях.
- Графа 4 без регистрационного номера. Пункт 35 требует указать и дату, и номер регистрации заявления.
- Подпись работника вместо подписи работодателя. Запись заверяет работодатель или лицо, ответственное за ведение книжек; подпись работника под ней пункт 35 не предусматривает.
- Зачёркивание неверного текста. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивать неправильные или неточные записи нельзя (пункт 12 Порядка).
- Нарушен срок выдачи. Книжку отдали позже 3 рабочих дней со дня заявления или позже дня увольнения.
За нарушение трудового законодательства, для которого нет специального состава, часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение либо штраф. Для должностного лица и ИП он составляет от 1 000 до 5 000 руб., для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб. Неточность в переходной записи автоматически не считается задержкой выдачи книжки в день увольнения по части 4 статьи 84.1 ТК РФ. Но если ошибку обнаружили после выдачи, работнику придётся снова принести книжку работодателю, чтобы её исправили.
Для электронных кадровых документов в Добыто есть базовые шаблоны, на тарифе «Бизнес» — кастомные, поэтому формулировки в приказах и заявлениях заданы заранее. На бумажную книжку это не распространяется: запись о переходе кадровик вносит в бланк вручную и сверяет с пунктом 35.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Исправление записи до выдачи книжки
Пока книжка у работодателя, неверную запись не зачёркивают. По пункту 12 Порядка № 320н её исправляют последующей записью: в следующей строке ошибочную запись признают недействительной, затем вносят правильную. Правило касается разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»; изменения титульного листа оформляются иначе. Перед исправлением сверьтесь с образцом исправления записи из комплекта шаблонов.
Исправление записи, если книжка уже выдана
После выдачи работодатель книжку не хранит, а исправить бумажную запись без оригинала нельзя: отдельной нормы для такого случая Порядок № 320н не содержит. Работник приносит книжку работодателю, который внёс запись, и тот исправляет её по правилам пункта 12. Если ошибка затронула и отчётность, «Дату подачи» в ЕФС-1 корректируют отдельно по пункту 40 порядка заполнения.
Стаж и записи до 2020 года после перехода на электронные сведения
По умолчанию электронная трудовая книжка показывает сведения с 2020 года. Заявление о выборе электронных сведений не переносит прежнюю бумажную историю автоматически. Поэтому выданную бумажную книжку работнику нужно сохранить: по ней подтверждаются периоды работы до 2020 года. Как формируется электронная трудовая книжка и что в неё попадает, СФР разъясняет на странице СФР об электронной трудовой книжке для граждан.
Если на 31.12.2019 у человека уже был стаж, электронную трудовую историю можно дополнить записями о работе до 01.01.2020. Это право установлено частью 6.1 статьи 2 закона № 439-ФЗ. Старые кадровые записи вносятся в раздел трудовой деятельности индивидуального лицевого счёта, из которого формируется электронная трудовая книжка.
Дополнение подают через услугу «Скорректировать ЭТК», вариант «Дополнить ЭТК сведениями из бумажной трудовой»; для периодов до 2020 года в ней предусмотрен отдельный вариант. К заявлению прикладывают страницы бумажной книжки и подтверждающие документы. Пока это не сделано, в расчёте стажа по трудовой книжке и электронным сведениям бумажный оригинал остаётся источником данных за ранние годы.
Переход на электронные сведения и КЭДО: две разные процедуры
Заявление о выборе электронных сведений и согласие на КЭДО регулируются разными статьями ТК РФ. Сведения о трудовой деятельности в электронном виде ведутся по статье 66.1. Электронное оформление кадровых документов регулируют статьи 22.1-22.3, которые внёс Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Заявление о переходе на электронную трудовую книжку не является согласием на КЭДО, и одно не заменяет другое.
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в СФР. Цифровой скан бумажной книжки такими сведениями не является. Требования к электронному оформлению кадровых документов Минтруд России разъясняет на странице об электронном кадровом документообороте.
В Добыто бумажная трудовая книжка остаётся вне электронного документооборота: закон оставляет её на бумаге. Электронно в сервисе оформляют трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков, табели, уведомления и согласия. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Стоимость КЭДО для кадровых документов вокруг трудовой книжки
Запись о переходе вносится в бумажную книжку, и отдельной цены за неё на странице тарифов нет. Стоимость КЭДО для остальных кадровых документов зависит от тарифа и численности сотрудников.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | помесячно |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | помесячно |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ | в год |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | не указан |
| Интеграция с 1С:ЗУП (готовый модуль) | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Внесение записи в бумажную трудовую книжку | отдельной цены нет | не указан |
Итоговая сумма зависит от тарифа и числа сотрудников, а для тарифа «Бизнес» установлен минимальный годовой платёж. Тариф можно повысить или понизить в любое время; при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия на дату публикации приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Переход на электронные сведения оформляется одной нормативной формулировкой в графе 3, которую нельзя сокращать. В графе 2 указывают день выдачи книжки, в графе 4 — реквизиты зарегистрированного заявления, а заверяет запись работодатель. После выдачи книжки вернуться к бумажному формату нельзя, но сама книжка остаётся нужна для подтверждения стажа до 2020 года, пока эти периоды не перенесены в электронную историю. У процедуры два срока: выдача книжки считается в рабочих днях, а отчёт в ЕФС-1 привязан к 25-му числу следующего месяца.
Добыто ведёт в электронном виде кадровые документы, которые закон разрешает оформлять без бумаги, и выпускает сотрудникам ПЭП и УНЭП в рамках тарифа. Бумажная книжка с записью о переходе при этом остаётся в зоне ответственности кадровика.
Частые вопросы о записи о переходе на электронные сведения
Какую запись вносить первой, если заявление подано в день увольнения?
Пункт 35 Порядка № 320н не устанавливает, какая запись идёт первой: об увольнении или о выборе электронных сведений. Он фиксирует только срок: если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, книжку выдают не позднее дня увольнения. По части 4 статьи 84.1 ТК РФ книжку выдают в день прекращения трудового договора, поэтому обе записи вносят до выдачи.
Нужно ли отдельное заявление на СТД-Р после перехода на электронные сведения?
Пункт 35 Порядка № 320н предусматривает запись и выдачу бумажной книжки, но не обязывает автоматически выдавать СТД-Р. В период работы СТД-Р выдают по заявлению работника не позднее 3 рабочих дней (часть 4 статьи 66.1 ТК РФ), при увольнении — в день прекращения трудового договора. Если в заявлении о выборе электронных сведений работник сразу запросил СТД-Р и указал способ получения, второе заявление не нужно.
Работник потерял книжку после перехода: вернётся ли он к бумажному формату?
Нет. О потере книжки работник сразу сообщает работодателю по месту последней записи, и дубликат выдают не позднее 15 рабочих дней со дня заявления (пункт 27 Порядка № 320н). Дубликат нужен для подтверждения прежнего стажа. Выбор электронных сведений он не отменяет, и бумажную книжку дальше не ведут.
Сколько хранить журнал учёта движения трудовых книжек и заявление о переходе?
Книги и журналы учёта движения трудовых книжек хранятся по статье 463(в) Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок составляет 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 01.01.2003, и 75 лет, если до этой даты. Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника относятся к статье 450 того же Перечня. Отдельного пункта именно для заявления о выборе электронных сведений в Перечне нет.
Кто исправляет ошибку в электронных сведениях о трудовой деятельности?
Если сведения неполные или неверные, работник подаёт работодателю письменное заявление. По статье 66.1 ТК РФ работодатель обязан исправить или дополнить сведения и передать их в СФР. Для периодов до 2020 года, которых нет в электронной истории, используется отдельная процедура дополнения ЭТК по данным бумажной книжки.
Чем СТД-Р отличается от СТД-СФР?
СТД-Р выдаёт работодатель: в форме только сведения за период работы у него. СТД-СФР формируется из информационных ресурсов СФР и показывает данные по всем работодателям, которые передали сведения. Обе формы утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н и применяются с 01.01.2023.
