Как найти электронную трудовую книжку сотрудника в кадровой системе компании: в «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) редакции 3 откройте «Кадры» — «Электронные трудовые книжки» и найдите документы нужного работника. Для выдачи сведений используется СТД-Р, для проверки передачи кадровых событий в Социальный фонд России (СФР) — подраздел 1.1 единой формы сведений ЕФС-1. Карточка работника и сохраненный файл выписки решают разные задачи. Работодатель формирует сведения за свой период работы; историю у других работодателей сотрудник получает по форме СТД-СФР и передает в компанию. Обязательная выдача СТД-Р предусмотрена для работников, на которых бумажная трудовая книжка не ведется: по заявлению в период работы — не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора.
Порядок поиска позволяет определить, что именно отсутствует: карточка сотрудника, кадровое мероприятие, принятый фондом отчет или полученная от работника выписка. Для 1С:ЗУП приведены названия разделов и последовательность проверки без изменения учетных данных; для других систем — ориентиры по назначению документов. Во второй половине материала находятся таблица причин отсутствия записей, порядок выдачи сведений, ограничения расчета стажа и стоимость кадрового электронного документооборота (КЭДО). Настройка прав доступа рассматривается отдельно от исправления кадровой отчетности: выдача дополнительных прав сама по себе не добавляет отсутствующие сведения.
Какие сведения можно найти в кадровой системе работодателя
Электронная трудовая книжка представляет собой сведения о трудовой деятельности, которые хранятся в информационных ресурсах СФР. В программе работодателя находятся кадровые данные и документы, на основании которых эти сведения формируют и передают. Единого обязательного файла с названием «Трудовая книжка сотрудника» в каждой кадровой системе нет. Поиск только по такому названию может оставить без внимания нужную СТД-Р или отчет ЕФС-1.
Порядок установлен статьей 66.1 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ. Передача сведений началась с 2020 года после принятия Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Работодатель передает сведения и о работниках, сохранивших бумажную трудовую книжку. Поэтому отсутствие заявления о переходе на электронные сведения само по себе не объясняет отсутствие кадровых событий в отчетности.
Документ для поиска выбирают по результату, который требуется получить.
| Что нужно найти | Где проверять | Граница результата |
|---|---|---|
| Прием, постоянный перевод или увольнение у своего работодателя | Кадровые документы и сведения о трудовой деятельности | Наличие записи в программе не подтверждает ее прием СФР |
| Сведения для выдачи работнику | Документ СТД-Р | Сведения за период работы у выдавшего документ работодателя |
| Переданное кадровое мероприятие | Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и результат его приема | Нужно проверить конкретного работника и событие в отчете |
| История, имеющаяся в ресурсах СФР | Выписка СТД-СФР, предоставленная сотрудником | Не появляется у работодателя автоматически по СНИЛС (страховому номеру индивидуального лицевого счета) |
Открытая карточка подтверждает, что сотрудник есть в локальной базе. Для ответа о передаче сведений фонду нужен результат приема отчетности, а для проверки нескольких мест работы — документ из ресурсов СФР. До поиска фиксируются требуемое событие и период, чтобы не принять найденный файл за ответ на другую задачу.
Почему СТД-СФР может отсутствовать в карточке сотрудника
Работодатель не получает доступ ко всей электронной трудовой книжке человека только потому, что знает его фамилию, имя, отчество (ФИО) и СНИЛС. Сотрудник самостоятельно получает сведения из ресурсов СФР, например через Госуслуги, и передает их работодателю. Если выписку не предоставляли и не сохраняли в системе компании, искать ее среди вложений бессмысленно.
В разъяснениях СФР об электронной трудовой книжке на 2026 год отдельно описаны получение выписки и доступ работодателя к сведениям, переданным самим работником. Для проверки общей истории запрашивается именно выписка, а не пароль от личного кабинета сотрудника.
Раздел «Трудовая деятельность» в карточке также может содержать информацию, ранее внесенную кадровой службой или импортированную из полученного файла. В 1С:ЗУП поддерживается импорт сведений о трудовой деятельности из файлов выписок. Наличие такого раздела не означает, что программа самостоятельно обновляет данные обо всех прежних работодателях. Перед использованием сведений проверяется, откуда они поступили и на какую дату сформирован документ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как найти записи сотрудника в 1С:ЗУП
В типовой 1С:ЗУП редакции 3 журнал «Электронные трудовые книжки» доступен из раздела «Кадры» или «Отчетность, справки». В нем работают со сведениями для сотрудника и кадровой отчетностью. Это ориентир для типовой конфигурации: состав команд зависит от установленного релиза, настроек интерфейса и прав пользователя. В другой кадровой программе совпадение названий разделов не гарантируется.
Карточку работника в ЗУП ищут в разделе «Кадры» — «Сотрудники». Если база обслуживает несколько организаций, сначала устанавливают работодателя по трудовому договору. Совпадение ФИО проверяют по СНИЛС и другим реквизитам, доступным в карточке в пределах служебных полномочий. Нельзя выбирать первую одноименную запись и выдавать ее сведения без проверки принадлежности.
Что проверить перед открытием трудовых сведений
Для поиска подготовьте ФИО, организацию, требуемый период и цель обращения. СНИЛС используется для проверки личности, если этот реквизит доступен вашей роли. Дата приема или увольнения помогает найти нужное трудовое отношение, когда у одного человека в базе несколько записей о работе. Полный доступ к кадровой базе для такой проверки не требуется.
- Уточните, в какой программе кадровая служба ведет приемы, переводы и увольнения. Личный кабинет КЭДО может содержать документы, но не весь кадровый учет.
- Проверьте доступ к сотрудникам нужной организации и к журналу трудовых сведений. Видимость карточки и возможность открыть отчет проверяются отдельно.
- Посмотрите действующие отборы по периоду, подразделению и состоянию занятости. Если предусмотрено скрытие уволенных сотрудников, оно может ограничивать результат поиска.
- Установите, нужны ли собственные сведения работодателя или выписка, которую предоставлял работник. Это определяет выбор журнала либо места хранения вложений.
В Добыто интеграция с 1С предусмотрена для работы с кадровыми документами. При таком обмене поиск исходного кадрового события и поиск файла в сервисе документооборота остаются отдельными операциями.
Факт: В схеме интеграции из КЭДО в 1С возвращаются подписанный документ и статус подписания. Кадровые данные и штатное расписание показаны на стороне 1С.
Как открыть сведения о трудовой деятельности: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте «Кадры» — «Сотрудники», найдите работника и проверьте организацию и реквизиты. Если нужен уволенный сотрудник, проверьте, не исключает ли его действующий отбор.
- Шаг 2. Перейдите в «Кадры» — «Электронные трудовые книжки» либо в одноименный журнал раздела «Отчетность, справки». Если команды не видно, используйте доступный поиск по названию документа и уточните права у администратора.
- Шаг 3. Для сведений, выдаваемых работнику, найдите СТД-Р по этому сотруднику. Проверьте работодателя, дату формирования и кадровые мероприятия. Если документа еще нет, его формирование поручается ответственному специалисту по кадрам.
- Шаг 4. Для проверки отправки откройте «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1» за нужное событие. Сопоставьте строку работника с кадровым документом и проверьте результат приема отчета.
- Шаг 5. Если требуются прежние места работы, проверьте наличие предоставленной сотрудником СТД-СФР среди документов, которые действительно хранятся в вашей системе. При отсутствии выписки запросите ее у работника; новый отчет своего работодателя эти сведения не добавит.
Как просматривать сведения без изменения учета
Для поиска уже оформленного документа не требуется создавать новое кадровое мероприятие. Сначала откройте существующие сведения и доступную форму просмотра или печати. В 1С команда «Создать» используется для оформления нового документа, а не для получения полной трудовой истории из СФР.
У документа проверьте дату кадрового события отдельно от даты его формирования. Выписка, созданная до перевода или увольнения, не ответит на вопрос о более позднем мероприятии. Если сведения проверяются для выдачи, сохраненная прежняя СТД-Р сравнивается с актуальными кадровыми документами; ее наличие не освобождает от подготовки актуальных сведений.
Поиск завершен, когда установлены нужный работник, работодатель, период и назначение найденного документа. Если обнаружено только трудовое отношение без нужного события, дальнейшая проверка проводится в кадровых документах и отчетности, без добавления неподтвержденных записей вручную.
Как проверить запись и ее передачу в СФР
Кадровое событие в программе, отправленный отчет и сведения в выписке СФР проверяются отдельно. Запись о приеме может уже присутствовать в учете работодателя, пока отчет еще не отправлен или не принят. Сравнение только экранной карточки с выпиской не показывает, на каком этапе возникло расхождение.
В текущей отчетности события передаются через подраздел 1.1 формы ЕФС-1. ЕФС-1 — единая форма сведений для индивидуального учета и сведений о начисленных страховых взносах на страхование от несчастных случаев. В 2026 году применяется форма, утвержденная приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, с изменениями от 15.04.2026 № 389. Старое название СЗВ-ТД можно встретить в архиве и прежних инструкциях; для текущего события проверяют актуальную форму ЕФС-1.
В найденном отчете сопоставляются СНИЛС, работодатель, дата и вид кадрового мероприятия, трудовая функция и реквизиты документа-основания. Для увольнения дополнительно сверяются основание и причина прекращения трудового договора. Просмотр результата отправки выполняется в той программе или у того оператора, через которого компания действительно сдавала отчет.
Отметка об отправке не заменяет положительный результат приема. Откройте ответ фонда и проверьте, принят ли отчет и относится ли результат к нужному мероприятию. При отрицательном результате выясняют причину отказа и исправляют сведения в установленном порядке. Повторная выгрузка той же ошибки не подтверждает исполнение обязанности.
Срок передачи определяется видом события по Федеральному закону от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учете. Для приема и увольнения сведения представляют не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление события. Для постоянного перевода — не позднее 25-го числа следующего месяца. Эти сроки относятся к представлению сведений работодателем, а не к обещанию обновить экран работника в тот же момент.
Если найден принятый отчет, а в свежей выписке события нет, сохраните реквизиты отчета и результат приема для уточнения у СФР. Если сведения не передавали, задача передается специалисту, ответственному за отчетность. Обращение в техническую поддержку кадровой программы само по себе не исправляет данные в ресурсах фонда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что делать, если сотрудник или нужная запись не найдены
Пустой список может быть результатом отбора или ограничения доступа. До вывода об отсутствии сведений сравните результат поиска в карточках сотрудников, кадровых документах и журнале трудовых сведений. В базе с несколькими организациями проверяется именно работодатель по трудовому договору, а не только подразделение, где человек фактически работает.
Разные результаты поиска требуют разных действий.
| Что обнаружено | Что проверить | Следующее действие |
|---|---|---|
| Не видна карточка работника | ФИО, организацию, отбор действующих сотрудников и права пользователя | Уточнить условия поиска и необходимый служебный доступ |
| Карточка есть, СТД-Р отсутствует | Оформлялся ли документ и за какой период нужны сведения | Поручить подготовку актуальной формы ответственному специалисту |
| Кадровое событие есть, прием отчета не подтвержден | Отправку ЕФС-1 и ответ фонда по нужному событию | Установить состояние отчетности, затем устранить причину отсутствия приема |
| Нет прежних мест работы | Предоставлял ли работник выписку СТД-СФР | Получить сведения от сотрудника и проверить их период |
| Обнаружена ошибка в принятом событии | Первичный документ и сведения, фактически переданные СФР | Исправить учет и отчетность, затем проверить результат приема |
Отсутствующую выписку получают, недоступный документ ищут с разрешенными правами, ошибочную отчетность исправляют. Универсальная выдача прав администратора не решает все перечисленные ситуации и открывает избыточный доступ к персональным данным.
Кому поручать исправление и проверку доступа
Статья 88 ТК РФ предусматривает доступ к персональным данным работников для специально уполномоченных лиц в пределах сведений, необходимых для конкретных функций. Руководителю подразделения не нужно предоставлять всю кадровую базу ради проверки одного документа. Запрос администратору должен содержать название раздела, организацию и действие, которое требуется выполнять.
При обнаружении неверных сведений работник вправе обратиться с письменным заявлением к работодателю, который их сформировал. Статья 66.1 ТК РФ обязывает работодателя исправить или дополнить сведения и передать их в СФР. Текущий работодатель не заменяет отчетность прежнего работодателя собственной записью о чужом периоде работы.
Исправленный файл СТД-Р не обновляет уже принятый фондом отчет. После исправления учетных данных отдельно проверяются необходимые отчетные действия и их результат, чтобы одинаковое расхождение не осталось в другой форме сведений.
Как выдать найденные сведения и проверить период работы
Для выдачи сведений работнику используется форма СТД-Р, утвержденная приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н о формах сведений о трудовой деятельности и порядке их заполнения. На дату подготовки, 3 октября 2026 года, учитываются изменения приказа от 25.06.2026 № 271н. Сохраненный в программе шаблон проверяется на соответствие действующей форме; старый образец трудовой книжки или скан бланка эту проверку не заменяют.
Работнику, на которого бумажная трудовая книжка не ведется, СТД-Р предоставляется в период работы не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, при увольнении — в день прекращения трудового договора. Работник указывает способ получения сведений. Бумажный документ заверяется надлежащим образом, электронный подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя при ее наличии. Простая электронная подпись (ПЭП) и усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) не заменяют это требование.
Для работника с продолжающей вестись бумажной книжкой обязательная выдача СТД-Р по этому порядку статьи 66.1 ТК РФ не предусмотрена. Копии связанных с работой документов можно запросить по статье 62 ТК РФ, а сведения из ресурсов СФР получить независимо от выбора бумажного учета. Специалист по кадрам сначала устанавливает режим ведения книжки, затем оформляет результат обращения.
Найденные даты работы не всегда позволяют сразу рассчитать нужный стаж. Период у одного работодателя, страховой стаж для пособий и сведения для пенсионного обеспечения имеют разное назначение. Калькулятор стажа по трудовой книжке выполняет расчет по введенным данным, но не подтверждает полноту этих данных. До расчета определяется вид стажа и собираются подтверждающие документы; пропуск записи в локальной базе не превращается автоматически в отсутствие подтвержденного периода.
Когда поиск в архиве КЭДО не решает задачу
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности из общего порядка кадрового электронного документооборота. Возможность найти трудовой договор, заявление или подписанный кадровый документ в КЭДО не означает, что там доступна вся электронная трудовая книжка. Для СТД-Р сохраняются отдельные требования статьи 66.1 к выдаче и подписи.
В Добыто кадровые документы представлены в отдельном реестре. Этот реестр помогает работать с документами компании, но его статусы согласования и подписания нельзя использовать как подтверждение приема ЕФС-1 фондом.
Полезно знать: В интерфейсе реестра документов предусмотрены вкладки «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив».
Перед выдачей найденного файла проверяются его вид, актуальность и способ удостоверения. Если задача состоит только в получении СТД-СФР сотрудником, внедрять КЭДО ради этого не требуется: выписку получают из ресурсов фонда.
Стоимость КЭДО для работы с кадровыми документами
Бюджет КЭДО зависит от численности, выбранного тарифа и условий интеграции. Это стоимость документооборота компании; она не является платой за поиск электронной трудовой книжки в СФР или гарантией получения чужой трудовой истории. Тарифные условия сопоставлены на дату подготовки — 3 октября 2026 года.
| Тариф или условие | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Старт: до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | Не указаны |
| Бизнес | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Не указаны |
| Минимальная оплата тарифа Бизнес: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | Годовой период оплаты |
| Корпорация | По запросу | Не указаны |
Условие минимальной оплаты и состав функций проверяются на странице тарифов Добыто КЭДО: месячная ставка за сотрудника не заменяет указанную годовую минимальную оплату. Для готового модуля интеграции с 1С:ЗУП в описании указан срок установки и настройки за один день; отдельная цена модуля не опубликована. Этот срок относится к модулю, а не к переносу всей кадровой базы или исправлению сведений СФР.
Выводы
Поиск начинается с выбора нужного результата: сведения своего работодателя, подтверждение приема отчетности или предоставленная работником выписка СФР. В 1С:ЗУП для этого проверяют карточку сотрудника и журнал электронных трудовых книжек, сохраняя различие между СТД-Р и подразделом 1.1 ЕФС-1. Найденный документ используется после проверки работодателя, периода и актуальности; ошибки в ресурсах фонда устраняются через отдельные отчетные действия.
Добыто обеспечивает кадровый документооборот, электронный архив и интеграцию с 1С. Эти возможности относятся к работе с документами компании и не заменяют получение сотрудником СТД-СФР или выполнение работодателем требований к трудовым сведениям.
Частые вопросы
Можно ли дополнить электронную трудовую книжку работой до 2020 года?
Да, работник вправе обратиться в СФР с заявлением о включении сведений о прежних периодах, записи о которых есть в бумажной трудовой книжке. Это отдельная процедура дополнения сведений фонда. Загрузка скана старой книжки в кадровую систему компании сама по себе такую процедуру не выполняет.
Что делать, если ошибочную запись передал уже ликвидированный работодатель?
Если организация ликвидирована, для исправления сведений можно обратиться в СФР с документами, подтверждающими работу и содержание правильной записи. Новый работодатель не исправляет чужой период простым изменением собственной карточки сотрудника. Порядок подтверждения зависит от сохранившихся документов; при необходимости используются сведения архивов.
Должна ли в электронной трудовой книжке быть запись об учебе или службе в армии?
Включение этих периодов в электронные сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ не предусмотрено. Отсутствие такой строки в СТД-СФР не доказывает, что период нельзя учесть для пенсионного обеспечения. Для оценки страхового стажа проверяются соответствующие подтверждающие документы и сведения индивидуального лицевого счета.
Как получить СТД-Р, если ее не выдали при увольнении?
Работник, на которого бумажная трудовая книжка не ведется, обращается к бывшему работодателю письменно или по электронной почте в установленном работодателем порядке. По статье 84.1 ТК РФ сведения предоставляются не позднее 3 рабочих дней со дня обращения, способом, который указан в нем. В обращении полезно зафиксировать требуемый документ и вариант получения.
Нужно ли искать трудовую книжку исполнителя по договору ГПХ?
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) не создает трудовых отношений и не предполагает ведение трудовой книжки как у работника по трудовому договору. При этом сведения о начале и окончании отдельных договоров ГПХ передаются в подразделе 1.1 ЕФС-1 по правилам персонифицированного учета. Такой отчет проверяется как сведения об исполнителе; требования о выдаче СТД-Р работнику нельзя автоматически переносить на него.
Меняется ли порядок поиска сведений для дистанционного работника?
Удаленный формат работы не дает работодателю доступа к общей истории сотрудника в СФР. В кадровой системе проверяются сведения своего работодателя и документы, предоставленные работником. По статье 312.2 ТК РФ сведения в сохраняемую бумажную книжку вносятся по желанию дистанционного работника при условии, что он предоставил ее работодателю. Это правило бумажного учета не отменяет формирования электронных сведений о трудовой деятельности.
