Трудовая книжка после перехода на электронные сведения остаётся у работника: новые кадровые события работодатель передаёт в Социальный фонд России, а подтверждение работы выдают по формам СТД-Р и СТД-СФР. Для отказа от ведения бумажного бланка нужно письменное заявление работодателю; книжку возвращают не позднее 3 рабочих дней со дня его подачи. Прежние записи сохраняют значение, поэтому оригинал нельзя выбрасывать. Для человека, впервые поступившего на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку вообще не оформляют; для работника с прежним стажем сохранение бумажного учёта остаётся возможным, пока он не выбрал электронные сведения.
Перед переходом полезно сопоставить выписку СФР с бумажными записями и установить, кто исправляет обнаруженные расхождения. Это позволяет отделить отсутствующую запись от отсутствующего стажа и подготовить документы для следующего работодателя. Во второй половине статьи — проверка периодов до 2020 года, порядок исправления бумажных и электронных записей, границы применения КЭДО и его стоимость. Отдельно разобраны ситуации совместителей, дистанционных работников и работников, которые не получили сведения при увольнении.
Какие сведения заменяют бумажную трудовую книжку
Электронная трудовая книжка (ЭТК) представляет собой сведения о трудовой деятельности в информационных ресурсах СФР. Их формирует работодатель: передаёт информацию о приёме, постоянных переводах и увольнении, трудовой функции, месте работы и других предусмотренных законом событиях. Работник получает выписку из этих данных. Загруженный в кадровую систему скан старой книжки не создаёт записей в СФР.
Правовой порядок установлен статьями 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ и Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Электронные сведения начали формировать с 1 января 2020 года, в том числе для работников, сохранивших бумажную трудовую книжку. Выбор касается дальнейшего ведения бланка, а обязанность работодателя передавать сведения сохраняется при любом выборе.
Режим учёта определяется прежним выбором работника и датой его первого трудоустройства.
| Ситуация работника | Что ведёт работодатель | Где хранится бумажная книжка |
|---|---|---|
| Бумажная книжка сохранена, заявление о предоставлении электронных сведений не подано | Бумажную книжку и электронные сведения | У работодателя по основному месту работы |
| Подано заявление о предоставлении сведений по статье 66.1 ТК РФ | Дальнейшие сведения только в электронном виде | У работника после выдачи |
| Первое трудоустройство после 31 декабря 2020 года | Только электронные сведения с начала работы | Бланк не оформляется |
Для работника с сохранённым бумажным учётом сведения СФР существуют параллельно с бланком. После отказа от бумажного учёта новый работодатель не возобновляет его, даже если прежняя книжка предъявлена для подтверждения стажа.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) регулирует обмен кадровыми документами внутри компании. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает из общего режима КЭДО трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности. Перевод трудовых договоров и заявлений в КЭДО проводится отдельно от выбора способа ведения книжки. Инфографика показывает, почему отказ от одного бумажного бланка не означает отказа от всех бумажных кадровых документов.
Перед подачей заявления проверяется, есть ли в вашей книжке запись о прежнем выборе электронных сведений: повторно отказываться от бумажного учёта не требуется.
Как оформить переход на сведения о трудовой деятельности
Работник, ранее выбравший продолжение ведения бумажной книжки, вправе впоследствии подать заявление о предоставлении сведений по статье 66.1 ТК РФ. Срок выбора в 2020 году не означает, что переход закрыт в 2026 году. Работодатель не может заменить личный выбор работника общим приказом о цифровизации кадрового учёта.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как перейти на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Установите свой режим учёта. Если бумажная книжка уже выдана при переходе, дальнейший учёт ведётся электронно. При первом трудоустройстве после 31 декабря 2020 года выбирать отказ от бумажного бланка не нужно.
- Шаг 2. Получите сведения СФР и сопоставьте их с книжкой. Проверьте работодателей, даты приёма и увольнения, должности. Отсутствие полного перечня работ до 2020 года само по себе ещё не свидетельствует об ошибке.
- Шаг 3. Подайте работодателю по основному месту работы письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ. Сохраните подтверждение подачи с датой.
- Шаг 4. Получите бумажную книжку с записью о заявлении. Работодатель выдаёт её не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления и оформляет выдачу по установленному порядку.
- Шаг 5. Проверьте отражение выбора в сведениях СФР. Работодатель передаёт информацию о заявлении не позднее 25-го числа следующего месяца; выдача книжки и передача отчётности имеют разные сроки.
- Шаг 6. Сохраните выданный оригинал и выписку. Для следующего трудоустройства подготовьте сведения о трудовой деятельности, а для подтверждения прежних периодов — бумажные записи либо дополненные сведения СФР.
Какую запись вносят в трудовую книжку при переходе
Порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. В разделе «Сведения о работе» ставят следующий порядковый номер записи, дату выдачи книжки и реквизиты заявления. Формулировка в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Такая запись фиксирует изменение способа учёта и не является записью об увольнении. Получение бланка на руки не прекращает трудовой договор. При проверке выданной книжки сопоставляются дата выдачи, содержание записи и дата заявления.
Какая выписка нужна при приёме и увольнении
СТД-Р содержит сведения за период работы у конкретного работодателя, а СТД-СФР — сведения, имеющиеся в информационных ресурсах фонда. Формы утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н о предоставлении сведений о трудовой деятельности работодателем и СФР. Получение СТД-Р у последнего работодателя не заменяет проверку всей истории работы.
Документ выбирают по тому, какой период и какое событие требуется подтвердить.
| Документ | Что подтверждает | Ограничение |
|---|---|---|
| СТД-Р | Работу у выдавшего документ работодателя | Не содержит автоматически сведения всех прежних работодателей |
| СТД-СФР | Переданные и включённые в ресурсы СФР сведения | Полная история до 2020 года требует отдельного дополнения, если её ещё нет |
| Прежняя бумажная трудовая книжка | Сохранённые записи о работе, включая периоды до 2020 года | После перехода не пополняется новыми кадровыми записями |
Для подтверждения последнего увольнения проверяется СТД-Р, для сопоставления нескольких мест работы — СТД-СФР. Если старая работа не отражена в выписке, её проверяют по сохранившимся документам, прежде чем делать вывод об отсутствии стажа.
Как получить и передать сведения новому работодателю
Сведения СФР можно запросить через Госуслуги, в клиентской службе фонда или МФЦ. В личном кабинете получают электронный документ, в клиентской службе и МФЦ доступен бумажный. Официальный порядок получения сведений о трудовой деятельности описывает результат услуги и необходимые документы для обращения.
Работодатель выдаёт СТД-Р работнику, на которого бумажная книжка не ведётся: в период работы — не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, при увольнении — в день прекращения трудового договора. В заявлении на выдачу указывают выбранную форму: надлежащим образом заверенный бумажный документ или электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), при её наличии у работодателя.
Сохранение бумажной книжки исключает обязанность выдавать СТД-Р по этому порядку статьи 66.1 ТК РФ. Копии документов, связанных с работой, запрашивают по статье 62 ТК РФ; выписку СТД-СФР работник получает независимо от того, отказался ли он от бумажного бланка.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «При работе с цифровыми файлами я сначала устанавливаю, как создан документ. Электронная копия подписанной бумаги и документ, изначально оформленный электронно, проверяются по разным правилам. Перед передачей файла проверьте его происхождение и способ удостоверения.»
Важный нюанс из практики: Скан бумажного документа остаётся электронным образом его оригинала. Электронную СТД-Р удостоверяют УКЭП работодателя; простая подпись или усиленная неквалифицированная подпись не заменяют это требование статьи 66.1 ТК РФ. Для нового места работы сохраняют полученный электронный оригинал с подписью либо предъявляют оформленный бумажный документ.
В сервисе Добыто подписанные кадровые документы можно скачать на своё устройство. Для выдачи СТД-Р отдельно проверяются требования к её форме и подписи: возможность выгрузки файла сама по себе не подтверждает выполнение статьи 66.1 ТК РФ.
При подготовке документа можно использовать бланк СТД-Р. Содержание сверяется с кадровыми документами работодателя; пустой бланк не подтверждает трудовую деятельность.
Когда записи попадают в СФР
Кадровые мероприятия передаются в составе подраздела 1.1 формы ЕФС-1. Сроки устанавливает Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте. В 2026 году применяется форма, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, с изменениями от 15.04.2026 № 389. Для текущих событий нельзя использовать прежнюю форму СЗВ-ТД.
Срок сдачи определяется событием; его не отсчитывают от дня, когда сотрудник увидел запись в личном кабинете.
| Событие | Срок представления сведений |
|---|---|
| Приём на работу | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа |
| Увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа |
| Постоянный перевод | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа или иного документа |
| Заявление о выборе электронных сведений | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления |
Выдачу СТД-Р при увольнении нельзя откладывать до приёма отчёта фондом. Работодатель оформляет документ на основании собственных кадровых сведений, а обязанность передать отчётность исполняет отдельно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
На странице СФР о представлении отчётности ЕФС-1 можно проверить сроки для других кадровых мероприятий и действующие требования к электронной отправке. При контроле сдачи сохраняется протокол проверки, а не только подтверждение отправления файла.
Если вы работодатель, которому нужно организовать обработку кадровых документов, в Добыто доступны шаблоны, маршруты согласования и контроль статусов. Эти функции описывают работу с документами внутри компании; контроль представления ЕФС-1 в СФР выделяется в отдельную задачу.
Чем оплачивается ошибка в сведениях
Непредставление сведений в срок либо передача неполной или искажённой информации может повлечь административную ответственность должностного лица по статье 15.33.2 КоАП РФ; размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей. Эту меру нельзя автоматически пересчитывать как штраф организации за каждого работника.
Если задержка выдачи сведений или неправильная формулировка увольнения лишила работника возможности трудиться, статья 234 ТК РФ предусматривает возмещение неполученного заработка. Итоговая сумма зависит от установленных обстоятельств и периода потери заработка. До выдачи СТД-Р проверяется совпадение основания увольнения с приказом, а после отправки ЕФС-1 — результат приёма сведений фондом.
Как сохранить стаж и исправить расхождения
Переход на электронные сведения не аннулирует прежние периоды работы. Однако наличие кадровых событий в ЭТК и полнота индивидуального лицевого счёта в СФР проверяются отдельно. Выписка о трудовой деятельности показывает кадровую историю, а для пенсионного расчёта проверяются также сведения, используемые при определении страхового стажа.
Как дополнить историю работы до 2020 года
Сведения за старые периоды не переносятся целиком из бумажной книжки при подаче заявления работодателю. Для их включения работник обращается в СФР. В электронной услуге корректировки можно выбрать дополнение ЭТК сведениями из бумажной трудовой книжки и приложить все её страницы с прежними периодами, включая титульный лист.
Выбор нужного обращения описан в официальных пояснениях СФР о дополнении электронной трудовой книжки прежними записями. Когда нужно подтвердить страховой стаж, проверить заработок или другие учитываемые периоды, требуется проверить данные индивидуального лицевого счёта; заполнение ЭТК не заменяет эту задачу.
Калькулятор стажа по трудовой книжке помогает с подсчётом указанных интервалов, но не подтверждает достоверность записей и не устанавливает право на пенсию. До расчёта сопоставляют даты и документы; вопрос о включении спорного периода решают по правилам соответствующего вида стажа. Пропуск в выписке сначала проверяется по бумажной книжке, трудовому договору или архивной справке.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Я заранее проверяю, какие бумажные подлинники могут понадобиться при споре об электронных копиях. Суд вправе истребовать оригинал, если он необходим для подтверждения обстоятельств, а сомнения в подлинности могут потребовать экспертизы. До отказа от бумажного архива проверьте, чем будет подтверждаться подлинность документов.»
Оригинал выданной трудовой книжки сохраняют и после дополнения ЭТК. Перед следующим трудоустройством проверяются обе границы каждого периода: запись о начале работы и запись о её прекращении, а также совпадение работодателя и трудовой функции.
Что делать с ошибкой в бумажной трудовой книжке
Неверную запись о работе исправляют по правилам приказа № 320н. Зачёркивать её в разделе «Сведения о работе» нельзя: запись признают недействительной и вносят правильные сведения. Исправление выполняет работодатель, допустивший ошибку, либо новый работодатель на основании его официального документа. При реорганизации обращаются к правопреемнику.
Визуальный образец показывает, как сохраняется первоначальная запись и оформляется последующая исправляющая запись. Он относится к бумажному бланку; изменение файла выписки СФР вручную этим способом недопустимо.
Для подготовки исправления доступен образец исправления записи трудовой книжки. Номер ошибочной записи и документ-основание определяют по вашей ситуации, без переноса условных реквизитов образца.
Факт: Распечатка электронного документа остаётся его копией. Для представления такой копии в споре проверяют её надлежащее заверение и сохраняют исходный электронный документ.
Исправление старой бумажной записи после перехода на электронные сведения не означает возобновления бумажного учёта новых событий. Для соответствующего периода отдельно проверяется, не воспроизведена ли ошибка в сведениях СФР.
Куда обращаться, если ошибка находится в СФР
Статья 66.1 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника исправить неверную или неполную информацию и представить её фонду. В обращении обозначают конкретное расхождение: работодателя, событие, ошибочную дату или формулировку. Подтверждающие документы позволяют проверить основание исправления.
Если ранее переданное событие нужно изменить, работодатель отменяет неправильные сведения и представляет правильные по порядку заполнения ЕФС-1. Исправление бумажной книжки само по себе не исправляет электронные данные. Если прежняя организация ликвидирована, вопрос корректировки сведений решается через СФР с документами, подтверждающими период работы.
Результат проверяется по новой выписке СТД-СФР. Сохранённая переписка с работодателем подтверждает обращение, но не заменяет проверку того, что исправленные сведения действительно появились в фонде.
Что работодателю автоматизировать и что оставить отдельно
Выбор электронных сведений о трудовой деятельности не требует покупки кадрового сервиса. Работодатель может исполнить обязанности по статье 66.1 ТК РФ независимо от внедрения КЭДО. Для работника согласие на КЭДО и заявление о способе ведения трудовой книжки имеют разные предметы: одним документом нельзя подтверждать волеизъявление по другому вопросу.
Общий режим КЭДО введён Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ. Исключения из этого режима учитываются при подготовке перечня документов компании. Бумажную книжку работника, сохранившего её ведение, нельзя заменить карточкой в кадровой системе.
Что проверить в процедуре электронного подписания
При электронном обмене проверяют полномочия подписанта, предусмотренный для документа вид подписи и идентификацию работника. Технически сформированная подпись не доказывает сама по себе, что человек самостоятельно выразил волю. Эти вопросы относятся к кадровому обмену и не меняют порядок включения сведений в СФР.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы отделяем выдачу подписи от первых кадровых действий с ней и проверяем, что работник умеет пользоваться системой самостоятельно. Перед распространением процесса на весь штат закладываем пилотную группу. При проверке готовности учитывайте фактическую способность человека подписывать документы.»
Кейс из практики: Обезличенный трудовой спор о заявлении об увольнении через КЭДО прошёл 4 этапа: первую инстанцию, апелляцию, кассацию и новое рассмотрение. После первоначального отказа работнику кассация потребовала исследовать идентификацию и обстоятельства подписания. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись была выдана в день заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система фиксировала выдачу и контроль подписи. Этот судебный пример касается процедуры увольнения, без вывода о законности выбора электронной трудовой книжки.
Полезно знать: В Добыто отображаются цепочка согласования и статусы участников маршрута. После исполнения документ сохраняется во вкладке «Архив», а подписанный файл можно скачать.
До запуска электронного обмена проверяются предусмотренные законом способы оформления конкретных документов. Для кадровой службы отдельно фиксируются ответственность за выдачу сведений работнику и контроль отчётности СФР: завершённое подписание кадрового документа не заменяет проверку принятия отчёта.
Стоимость КЭДО при переходе на электронные кадровые документы
Для оценки затрат на 2 октября 2026 года используются тарифные условия кадрового сервиса. Стоимость зависит от численности подключённых работников, набора функций и интеграции с учётной системой. Это расходы на КЭДО компании, которые не являются платой работника за выбор электронной трудовой книжки. Простая электронная подпись (ПЭП) и усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) сотрудников включены в тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | Срок полного внедрения не указан |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Срок полного внедрения не указан |
| Тариф «Корпорация» | По запросу | Срок полного внедрения не указан |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | Интеграция с 1С включена в тариф «Бизнес» | Установка и настройка за 1 день |
По тарифу «Бизнес» действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Состав функций и условия оплаты проверяют по тарифам Добыто КЭДО. Срок настройки модуля 1С:ЗУП не означает завершения всех юридических и организационных действий по внедрению.
Выводы
Для замены дальнейшего бумажного учёта электронными сведениями оформляют выбор работника и выдачу прежней книжки; для впервые трудоустроенных с 2021 года бумажный бланк не создают. Историю работы проверяют по подходящей выписке, а старые периоды подтверждают сохранившимися документами или дополняют ими сведения фонда. Исправления в бумажной книжке и в отчётности СФР выполняются по отдельным процедурам.
В Добыто кадровые документы проходят маршруты согласования и подписания с последующим сохранением в электронном архиве. При организации такого обмена мы отделяем работу с кадровыми файлами от исполнения обязанностей по сведениям о трудовой деятельности.
Частые вопросы
Нужно ли совместителю выбирать электронную трудовую книжку у каждого работодателя?
Выбор способа ведения бумажной книжки оформляют по основному месту работы. Работодатели передают сведения о трудовой деятельности и в отношении совместителей. По статье 66 ТК РФ бумажную запись о совместительстве вносят по желанию работника на основании подтверждающего документа; электронная отчётность работодателя по совместительству не зависит от такого желания.
Меняется ли порядок учёта, если сотрудник работает дистанционно?
Дистанционный характер работы не освобождает работодателя от формирования сведений по статье 66.1 ТК РФ. Если человек впервые трудоустроился после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку ему не оформляют и при дистанционной работе. Правила электронного взаимодействия дистанционных работников не позволяют автоматически считать ранее выбранный бумажный учёт прекращённым.
Означает ли запись о договоре ГПХ работу по трудовой книжке?
СФР получает сведения и о предусмотренных законом договорах гражданско-правового характера, в том числе о датах их заключения и прекращения. Это не превращает исполнителя в работника по трудовому договору и не создаёт запись о приёме на работу в бумажной книжке. Для квалификации отношений проверяют договор и фактическую организацию работы, а не только наличие сведений в отчётности.
Почему в ЭТК нет учёбы и службы в армии из старой книжки?
Статья 66.1 ТК РФ описывает сведения о трудовой деятельности; внесение в ЭТК периодов учёбы и службы в Вооружённых Силах РФ как таких периодов не предусмотрено. Проверка их значения для соответствующего вида стажа проводится отдельно. Отсутствие такой строки в ЭТК само по себе не означает, что подтверждающие документы утратили значение для проверки пенсионных данных.
Может ли новый работодатель получить всю историю работы только по СНИЛС?
СНИЛС идентифицирует человека в системе персонифицированного учёта и не предоставляет работодателю свободный доступ ко всей его ЭТК. При трудоустройстве работник предъявляет сведения о трудовой деятельности в порядке статьи 65 ТК РФ. Выписку получают и передают как документ с персональными данными; доступ к кадровому сервису не заменяет её предоставление.
Что делать, если при увольнении работник не получил СТД-Р?
Если выдача невозможна из-за отсутствия работника или отказа от получения, работодатель направляет надлежащим образом заверенные сведения на бумаге заказным письмом с уведомлением. Для отправки именно сведений отдельное согласие, предусмотренное для пересылки бумажной книжки, не требуется. По последующему обращению работника, не получившего сведения после увольнения, их выдают не позднее 3 рабочих дней способом, указанным в обращении, по статье 84.1 ТК РФ.
