Трудовая книжка уволенного работника с записью об увольнении выдаётся ему в последний рабочий день. Запись вносится в день увольнения дословно по формулировке ТК РФ и тексту приказа, заверяется подписью ответственного лица и печатью, если она есть. Работник не пришёл или отказался забирать документ — работодатель направляет ему уведомление: явиться за книжкой или дать согласие на отправку почтой. Со дня отправки уведомления ответственность за задержку снимается. Невостребованная книжка хранится у работодателя до востребования, в архиве организации — 50 лет, если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Если работник перешёл на электронную трудовую книжку, хранить работодателю нечего: бумажную книжку выдали ему на руки ещё при подаче заявления, а сведения о стаже ведёт СФР.
Материал нужен кадровику, у которого в сейфе осталась чужая книжка, и бывшему работнику, который хочет её вернуть. Здесь есть готовые формулировки записи по основаниям увольнения, порядок уведомления с доказательствами отправки и сценарии, при которых работодатель за задержку не отвечает. Во второй половине — сроки и место хранения невостребованных книжек, действия при ликвидации компании, стоимость КЭДО на 2026 год, образцы уведомления и книги учёта, ответы на частые вопросы.
Запись об увольнении в трудовой книжке: формулировка, дата, заверение
Порядок записи задаёт приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Он действует до 1 сентября 2027 года. Запись об увольнении вносится в день увольнения, тогда как для остальных записей у работодателя есть 5 рабочих дней (п. 9 Порядка). Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением сторон (п. 16).
Запись делается в разделе «Сведения о работе» по четырём графам (п. 15 Порядка):
- графа 1 — порядковый номер записи;
- графа 2 — дата увольнения арабскими цифрами: число и месяц двузначные, год четырёхзначный;
- графа 3 — причина увольнения в точном соответствии с формулировкой Трудового кодекса РФ или иного федерального закона со ссылкой на статью, часть, пункт;
- графа 4 — наименование, дата и номер приказа, на основании которого внесена запись.
Сокращения запрещены: писать «пр.» вместо «приказ» или «ст.» вместо «статья» нельзя (п. 3). Зачёркивать неточную запись тоже нельзя. Её признают недействительной отдельной строкой и вносят правильную (п. 12).
Типовые формулировки записи по основаниям увольнения
Формулировка в графе 3 зависит от статьи ТК РФ, по которой прекращён договор: статья 77 для общих оснований, статья 81 для инициативы работодателя, статья 83 для обстоятельств, не зависящих от воли сторон (пп. 17-19 Порядка).
| Основание | Запись в графе 3 |
|---|---|
| Собственное желание | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Соглашение сторон | Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Истечение срочного договора | Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Перевод к другому работодателю | Уволен в порядке перевода по просьбе работника (или с его согласия) в [наименование организации], пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (п. 21 Порядка требует указать порядок перевода и нового работодателя) |
| Сокращение штата | Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Прогул | Трудовой договор расторгнут за прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Смерть работника | Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации |
Графа 4 во всех строках одинаковая: «Приказ от ДД.ММ.ГГГГ № …». Расхождение между графой 3 и текстом приказа — частая причина выдачи дубликата: по пункту 30 Порядка дубликат без недействительной записи выдаёт тот работодатель, который её внёс.
Заверение и ознакомление
При увольнении все записи, сделанные за время работы у этого работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации или кадровой службы, если печать есть (п. 36). Если книжка велась на двух языках — на русском и на государственном языке республики, заверяются оба текста. Подпись работника под записью Порядок 320н не требует. Факт выдачи фиксируют подписью в книге учёта движения трудовых книжек или отдельной распиской.
Что работник получает в последний рабочий день
По части 4 статьи 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель выдаёт трудовую книжку или предоставляет сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 и производит окончательный расчёт. Набор документов зависит от того, какую форму учёта выбрал работник:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- сохранил бумажную книжку — получает её с записью об увольнении и сведения по форме СТД-Р за период работы у этого работодателя;
- перешёл на электронную трудовую книжку — получает только СТД-Р, на бумаге или в форме электронного документа, подписанного УКЭП работодателя.
Параллельно кадровая служба сдаёт в Социальный фонд России подраздел 1.1 формы ЕФС-1 о прекращении договора не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Эти сведения попадают в электронную трудовую книжку независимо от того, ведётся ли у работника бумажная.
Приказ об увольнении и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге и в КЭДО: статья 22.2 ТК РФ выводит их из электронного документооборота вместе с актами о несчастных случаях и документами об инструктажах по охране труда. В сервисе Добыто работник подписывает в личном кабинете остальные документы увольнения, которые закон разрешает оформлять электронно, а приказ и книжку кадровик готовит на бумаге и выдаёт лично.
Внимание: из четырёх видов кадровых документов, которые нельзя перевести в КЭДО, два относятся к увольнению: приказ об увольнении и бумажная трудовая книжка. Электронная подпись работника на уведомлении или заявлении не заменяет выдачу оригинала книжки.
В последний рабочий день кадровая служба закрывает не только выдачу документов, но и всё, что требует подписи уходящего сотрудника. Если у работника была электронная подпись с машиночитаемой доверенностью от компании, порядок действий смещается на день раньше.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первой при увольнении отзывается машиночитаемая доверенность: это делается через личный кабинет, самостоятельно и мгновенно, в день принятия решения об увольнении. Заявление на отзыв сертификата подаётся в последний рабочий день, пока человек ещё на месте, потому что у части удостоверяющих центров для отзыва требуется его личная явка. Проверьте свой чек-лист увольнения: пункт про доверенность должен стоять отдельной строкой и раньше пункта про сертификат.»
Проверить готовность к последнему дню можно по трём позициям: запись в книжке соответствует приказу, СТД-Р сформирован, ЕФС-1 запланирован на следующий рабочий день.
Работник не забрал трудовую книжку: порядок действий работодателя
Если в день увольнения выдать книжку невозможно из-за отсутствия работника или его отказа её получить, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её по почте (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка 320н). Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Отправить саму книжку почтой без согласия работника нельзя: пересылка по указанному им адресу допускается только с его согласия.
Закон считает моментом освобождения от ответственности день направления уведомления, а не день его получения. Поэтому доказательством служит почтовый документ с датой отправки, а не устная договорённость или сообщение в мессенджере.
Как уведомить уволенного работника о трудовой книжке: пошаговая инструкция
- Шаг 1. В последний рабочий день внесите запись об увольнении и заверьте её, даже если работника нет на месте. Если работник пришёл, но отказался брать книжку, составьте акт об отказе с подписями двух-трёх сотрудников.
- Шаг 2. Подготовьте уведомление с датой и основанием увольнения и двумя вариантами на выбор: явиться лично в указанные часы по адресу отдела кадров или прислать письменное согласие на отправку книжки почтой с указанием адреса.
- Шаг 3. Отправьте уведомление в день увольнения заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении на адрес из личного дела. Если работник указывал фактический адрес проживания, отправьте второе письмо и туда.
- Шаг 4. Сохраните в деле копию уведомления, опись с отметкой почты, кассовый чек и затем возвратное уведомление или вернувшийся конверт.
- Шаг 5. Получив письменное согласие, снимите копии заполненных страниц книжки и отправьте оригинал ценным письмом с описью по адресу из согласия. Выдачу отметьте в книге учёта движения трудовых книжек.
- Шаг 6. Если ответа нет, книжка остаётся на хранении у работодателя до востребования, а при обращении работника выдаётся не позднее 3 рабочих дней со дня обращения.
Трёхдневный срок установлен той же статьёй 84.1: по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель выдаёт её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. Письменное согласие на отправку почтой — тоже письменное обращение, поэтому отправку лучше укладывать в эти три дня.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Когда документ передаётся работнику не в обычном порядке, я работаю с доказательствами. Фиксирую, как документ был передан, что у работника была возможность и время с ним ознакомиться, и что решение было добровольным, лучше всего перепиской, где человек сам его подтверждает. Проверьте, что у вас в деле лежит не только копия уведомления, но и документ, подтверждающий сам факт и дату передачи.»
Сценарии: где остаётся книжка и что делать кадровику
Действия работодателя и срок хранения зависят от того, как повёл себя работник или его семья.
| Ситуация | Что делает работодатель | Срок и норма |
|---|---|---|
| Работник пришёл в последний день | Выдаёт книжку под подпись в книге учёта или по расписке | День увольнения, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ |
| Работник не пришёл или отказался | Направляет уведомление явиться или согласиться на почту; при отказе составляет акт | Ответственность снимается со дня отправки, ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ |
| Работник прислал письменное согласие на почту | Отправляет книжку по адресу из согласия | Не позднее 3 рабочих дней со дня обращения |
| Работник пришёл через месяцы или годы | Выдаёт книжку из хранения, в том числе из архива организации | Не позднее 3 рабочих дней со дня письменного обращения |
| Смерть работника | Вносит запись по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, выдаёт книжку члену семьи по свидетельству о смерти под расписку или высылает почтой по письменному заявлению родственника | П. 38 Порядка 320н |
| Никто не обратился | Хранит книжку до востребования, затем передаёт в архив организации | П. 43 Порядка 320н, 125-ФЗ; в архиве 50 или 75 лет |
Во всех строках, кроме первой, книжка какое-то время лежит у работодателя. Поэтому порядок хранения нужен любой компании с бумажными книжками, а не только той, где уже есть невостребованные.
Что делать бывшему работнику, который не забрал книжку
Бывшему работнику достаточно подать работодателю письменное заявление о выдаче трудовой книжки: лично, через канцелярию или заказным письмом. В заявлении стоит сразу указать способ получения — лично или почтой по конкретному адресу. Отсчёт трёх рабочих дней идёт со дня обращения. Если организация за это время книжку не выдала, работник вправе обратиться в ГИТ или в суд.
Важный нюанс из практики: бумажная книжка с записью об увольнении нужна уволенному не только для нового трудоустройства. Например, если у бывшего сотрудника остался сертификат электронной подписи, выпущенный для работы в компании, для отзыва сертификата он сам может представить в удостоверяющий центр скан приказа или страниц трудовой книжки с записью об увольнении. Копия с копии при этом заверяется.
Образцы документов для выдачи и хранения трудовой книжки уволенного
Начните с уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой: его отправка снимает ответственность за задержку, остальные документы закрывают учёт и выдачу.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки
Задержка выдачи книжки по вине работодателя обходится двумя видами расходов. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает работнику неполученный заработок за всё время незаконного лишения возможности трудиться, в том числе из-за задержки выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности. По части 1 статьи 5.27 КоАП РФ ГИТ штрафует за нарушение трудового законодательства:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей;
- индивидуального предпринимателя — от 1 000 до 5 000 рублей;
- юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
Повторное нарушение по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ стоит юрлицу от 50 000 до 70 000 рублей, а должностному лицу — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет. Компенсация по статье 234 считается из среднего заработка работника за весь период задержки, поэтому её размер растёт с каждым днём, а штраф от длительности не зависит.
Когда работодатель за задержку не отвечает
Часть 6 статьи 84.1 ТК РФ называет случаи, когда ответственность за задержку не наступает:
- работодатель направил уведомление явиться за книжкой или дать согласие на отправку почтой — со дня направления;
- последний день работы не совпадает с днём оформления увольнения при увольнении за прогул по подпункту «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ;
- то же несовпадение при прекращении договора по пункту 2 части первой статьи 83 ТК РФ — осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение работы;
- увольнение женщины, срочный трудовой договор с которой был продлён до окончания беременности или отпуска по беременности и родам по части второй статьи 261 ТК РФ.
Уведомление, отправленное через неделю после увольнения, освобождает от ответственности только с даты отправки: неделя задержки остаётся за работодателем. Сверьте дату на почтовой описи с датой приказа об увольнении.
Как хранить невостребованную трудовую книжку уволенного
Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении, а в случае смерти работника — его ближайшими родственниками, хранятся у работодателя до востребования в соответствии с главой IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (п. 43 Порядка 320н). Правило одинаково для организаций и индивидуальных предпринимателей. В Добыто подписанные электронные документы увольнения уходят во вкладку «Архив» системы, но бумажную книжку туда не переложить: её скан остаётся копией, а оригинал хранится в кадровой службе.
Ведение, хранение, учёт и выдачу книжек поручают уполномоченному лицу, назначенному приказом работодателя (п. 42). Без такого приказа вопрос, кто отвечает за потерю или задержку, решается уже в споре. Книгу учёта движения трудовых книжек работодатель разрабатывает сам. Она должна быть пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя организации или ИП и печатью, если печать есть (п. 40). В ней отражаются книжки, принятые от работников и выданные им, с серией и номером.
Сроки хранения: у работодателя и в архиве
Пока книжку могут востребовать, она лежит в кадровой службе. После экспертизы ценности документов её передают в архив организации, где действует статья 449 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236:
- 50 лет — если делопроизводство по документу закончено после 1 января 2003 года;
- 75 лет — если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года.
Передача в архив не прекращает право работника или его наследников получить книжку: её выдают из архива в тот же трёхдневный срок по письменному обращению. На практике невостребованные книжки держат в сейфе или запирающемся шкафу отдельной папкой, а рядом — копию уведомления, почтовую опись и возвратное уведомление: при выдаче через несколько лет эти бумаги подтверждают, что задержки по вине работодателя не было.
Факт: трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет, графики отпусков и табели — 5 лет, штатные расписания и ЛНА — постоянно. Для документов в КЭДО сроки хранения те же.
Что происходит с книжками при ликвидации или реорганизации
При ликвидации организации документы по личному составу, включая невостребованные трудовые книжки, передаются в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив по статье 23 125-ФЗ. Бывший работник после этого обращается за книжкой в архив, куда передан фонд организации. При реорганизации книжки переходят к правопреемнику, и уведомлять работника о выдаче после этого будет он. Если запись в книжке оказалась неверной, а организация ликвидирована, исправление вносит работодатель по новому месту работы или по месту последней записи на основании соответствующего документа (п. 30 Порядка).
Электронная трудовая книжка, СФР и стаж
Если работник подал заявление о ведении сведений о трудовой деятельности только в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ, работодатель выдаёт ему бумажную книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения — не позднее дня увольнения (п. 35 Порядка). В книжку вносится запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», заверенная подписью и печатью при наличии. Такая книжка у работодателя не остаётся и невостребованной стать не может.
Сведения электронной трудовой книжки ведёт Социальный фонд России по данным ЕФС-1 от работодателей. Работник видит их в личном кабинете на Госуслугах и может сформировать выписку онлайн, а на бумаге получить её у работодателя, в СФР или МФЦ. Описание сервиса, формы заявлений и порядок получения выписки собраны на странице СФР об электронной трудовой книжке.
Для стажа бумажная книжка остаётся нужной и после перехода на электронный учёт. За периоды до регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования основным документом о трудовом стаже служит трудовая книжка, а электронная книжка содержит сведения с 2020 года. Поэтому невостребованная книжка в сейфе работодателя — оригинал, от которого может зависеть подтверждение стажа при назначении пенсии.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Полезно знать: распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела вес, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Увольнение через КЭДО: где проходит граница
Заявление об увольнении работник может подписать в системе КЭДО, но приказ и трудовая книжка по-прежнему оформляются на бумаге. Суды при этом проверяют не столько вид подписи, сколько процедуру вокруг неё.
Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО, затем оспорил увольнение. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 ему отказал: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) отменил решение: в материалах не было сведений о порядке идентификации, а работодателю следовало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.
Мы в Добыто разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник способен пользоваться системой. Проверьте у себя три вещи: описан ли в ЛНА порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.
Когда хранить книжку уволенного работодателю не нужно
Обязанность хранить невостребованную книжку возникает только у того, кто её вёл. В нескольких ситуациях у работодателя книжки нет вовсе или она должна быть у другого лица:
- работник перешёл на электронную трудовую книжку — бумажную ему выдали при подаче заявления, при увольнении выдаётся только СТД-Р;
- работник — внешний совместитель — книжка лежит у основного работодателя; запись о совместительстве по желанию работника вносится по месту основной работы (п. 11 Порядка);
- исполнитель по договору ГПХ или самозанятый — трудового договора нет, книжка не ведётся, запись об увольнении не вносится;
- работодатель — физическое лицо без статуса ИП — трудовые книжки не ведёт (п. 2 Порядка);
- дистанционный работник — сведения вносятся в книжку по его желанию, только если он её предоставил, в том числе заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка); если книжку он не присылал, у работодателя её нет.
Перед отправкой уведомления сверьте с личным делом, в какой форме велись сведения о трудовой деятельности работника: заявление о выборе электронной книжки отменяет весь порядок хранения.
Стоимость КЭДО для оформления увольнений и кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграций с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и тарифа: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу и состав функций перечислены на странице тарифов Добыто КЭДО. Бумажная трудовая книжка и приказ об увольнении в стоимость электронного документооборота не входят: их оформление и хранение остаются в кадровой службе.
Выводы
Запись об увольнении вносится в последний рабочий день, дословно повторяет формулировку ТК РФ и текст приказа и заверяется ответственным лицом. Если работника в этот день нет или он отказывается забрать книжку, ответственность за задержку снимает только уведомление, отправленное с датой на почтовом документе. Книжка, за которой не пришли, остаётся у работодателя до востребования, затем переходит в архив на 50 или 75 лет и выдаётся по письменному обращению в течение трёх рабочих дней.
Добыто переводит в электронный вид ту часть увольнения, которую разрешает статья 22.2 ТК РФ, и фиксирует дату и маршрут каждой подписи. Кадровой службе остаётся бумажный минимум: приказ, трудовая книжка и её учёт.
Частые вопросы
Нужно ли отправлять СТД-Р, если работник не пришёл в день увольнения?
Да. Для сведений о трудовой деятельности часть 6 статьи 84.1 ТК РФ предусматривает отдельный вариант: работодатель направляет работнику заказным письмом с уведомлением СТД-Р за период работы на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Согласие работника на такую отправку не требуется, в отличие от отправки самой трудовой книжки.
Можно ли выдать трудовую книжку уволенного представителю по доверенности?
Порядок 320н выдачу представителю прямо не описывает. На практике книжку выдают по письменной доверенности, где прямо указано право получить трудовую книжку конкретного работника, а многие работодатели для снижения риска просят нотариально удостоверенную доверенность. Выдачу оформляют распиской представителя и записью в книге учёта движения трудовых книжек, копию доверенности оставляют в деле.
Уведомление вернулось с отметкой «истёк срок хранения». Что дальше?
По части 6 статьи 84.1 ТК РФ работодатель освобождается от ответственности со дня направления уведомления, а не со дня его вручения. Вернувшийся конверт не вскрывают и подшивают в дело вместе с описью и чеком: он подтверждает дату отправки и адрес. Книжка остаётся на хранении до востребования.
Можно ли уничтожить трудовую книжку, если за ней не приходят много лет?
Нет, пока не истёк срок хранения: 50 лет для книжек, делопроизводство по которым закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет — до этой даты. Уничтожение возможно только после экспертизы ценности документов с оформлением акта о выделении к уничтожению. До этого работник или его наследники вправе получить книжку в любой момент.
Что делать, если бывший работник пришёл за книжкой, а работодатель её потерял?
Работодатель оформляет дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка 320н). В дубликат переносят общий стаж до поступления к этому работодателю по подтверждающим документам и сведения о работе по последнему месту. Если книжка утрачена по вине работодателя, он обязан помочь работнику получить документы о прежнем стаже (п. 29).
Где искать трудовую книжку, если компания-работодатель ликвидирована?
Документы по личному составу ликвидированной организации передаются в государственный или муниципальный архив по месту её нахождения. Бывший работник направляет туда запрос с ФИО, датами работы и наименованием организации. Сведения о трудовой деятельности с 2020 года дополнительно видны в электронной трудовой книжке на Госуслугах.
