Работа по совместительству и трудовая книжка кто вносит запись сотруднику

Кто вносит запись о совместительстве в трудовую книжку

Запись вносит работодатель, у которого работа сотрудника основная, если сотрудник об этом попросил. Основание для записи — документ, подтверждающий работу по совместительству. Порядок закреплён в части 5 статьи 66 ТК РФ в редакции от 25.05.2026 и в пункте 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. Порядок утверждён приказом Минтруда № 320н (приложение № 2, регистрация в Минюсте 01.06.2021 № 63748) и действует с 01.09.2021 по 31.08.2027 включительно. Работодатель-совместитель записей в бумажную книжку не делает, и при приёме совместителя он её не требует.

По статьям 60.1 и 282 ТК РФ совместительство — другая регулярная оплачиваемая работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. При внутреннем совместительстве второй договор заключают с тем же работодателем, при внешнем — с другим. В трудовом договоре прямо указывают, что работа является совместительством. Общего ограничения на число работодателей-совместителей ТК РФ не устанавливает.

Запись о совместительстве делают только по желанию работника. Если сотрудник с просьбой не обращался, отсутствие записи в книжке нарушением не является. На отчётность это тоже не влияет: сведения о совместителе работодатель подаёт в СФР в любом случае.

Кто именно вносит запись, зависит от двух обстоятельств: работает ли человек на момент обращения и как ведётся его книжка.

Сам работодатель-совместитель на бумажную книжку влияет только через документ, который он выдаёт. Обратиться к нему непосредственно за записью пункт 11 разрешает одному работнику: тому, кто вообще не ведёт трудовую деятельность. Есть и неурегулированный случай: основная работа прекратилась, а совместительство продолжается. Пункт 11 его прямо не регулирует. Основного работодателя у человека формально нет, а норма о бывшем работодателе рассчитана на того, кто не работает совсем.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме закрытый. Расширить статью 65 ТК РФ могут указ Президента и постановление Правительства, а приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании такого права не дают. Типовая ситуация: служба безопасности просит справку о доходах с прошлого места или характеристику, хотя законного основания для этого нет. Кандидат, в том числе будущий совместитель, вправе отказать, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Сверяйте запрос документов с этими источниками до того, как отправлять его кандидату.»

Работнику с бумажной книжкой достаточно найти свою строку в таблице и подготовить подтверждающий документ для того, кто вносит запись. Работник на электронных сведениях проверяет период совместительства в выписке СТД-СФР.

Бумажная запись и сведения в СФР: что обязательно, а что по желанию

Совместительство отражается по двум независимым каналам, и правила у них разные.

Отсюда законная ситуация: период совместительства есть в ЕФС-1 и в выписке СТД-СФР, а в бумажной книжке его нет. Ошибки ни одной стороны здесь нет, если работник запись не запрашивал.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Обязанность отчитываться вытекает из части 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте»: каждый работодатель подаёт сведения о трудовой деятельности у себя, включая совместителей. С 30.12.2025 применяются форма ЕФС-1 и порядок её заполнения, которые утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (регистрация в Минюсте 18.12.2025 № 84665). Приём и увольнение совместителя отражают в подразделе 1.1.

Действующую форму, порядок заполнения и разъяснения по кадровым мероприятиям «Приём» и «Увольнение» СФР размещает в базе знаний по ЕФС-1 для страхователей. Если старая памятка расходится с этой страницей, применяется действующий порядок.

Бумажную книжку ведут не всем. По статье 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ её продолжают вести тем, кто выбрал сохранение бумажной книжки. Тем, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют. Работнику, перешедшему на электронные сведения, прежнюю книжку выдают на руки. Работодатель её больше не ведёт, поэтому новые записи, в том числе о совместительстве, в неё не вносятся.

Работодатель-совместитель по статье 66.1 ТК РФ выдаёт сведения о периоде работы у себя по форме СТД-Р. Если работник запрашивает их в период работы, срок — не позднее 3 рабочих дней. При увольнении СТД-Р выдают в день прекращения договора. Выписку по данным информационных ресурсов СФР формирует по форме СТД-СФР. Обе формы утверждены приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. Как получить выписку и что в ней отражается, СФР объясняет на странице об электронной трудовой книжке.

В практике Добыто трудовой договор совместителя и приказ о его приёме подписываются в КЭДО. Бумажная трудовая книжка остаётся вне электронного документооборота: закон оставляет её на бумаге вместе с приказом об увольнении, журналом инструктажей и актом о несчастном случае. Значит, и запись о совместительстве основной работодатель вносит вручную, и приказ об увольнении совместителя, на который потом сошлётся запись об увольнении, оформляют на бумаге.

Какой документ подтверждает совместительство и как его получить

Закрытого перечня подтверждающих документов нет. В письме Минтруда от 11.07.2023 № 14-6/ООГ-4614 названы справка от работодателя-совместителя, заверенная копия приказа и иной документ с необходимыми сведениями. Письмо — разъяснение ведомства, нормативным актом оно не является.

Документ должен закрывать все графы будущей записи. Для записи о приёме нужны:

• полное наименование работодателя-совместителя;
• дата приёма;
• должность, работа или профессия с квалификацией, а также подразделение, если оно указано в трудовом договоре;
• указание на совместительство;
• дата и номер приказа.

Для записи об увольнении нужны дата, основание со ссылкой на статью ТК РФ и реквизиты приказа. Справку, где есть только «работал с … по …», кадровик основного работодателя перенести в графы не сможет.

Получить документ помогает статья 62 ТК РФ. По письменному заявлению работодатель безвозмездно выдаёт надлежаще заверенные копии документов, связанных с работой, в том числе приказов и справки о периоде работы. Срок — не позднее 3 рабочих дней. Норма распространяется и на бывшего работодателя-совместителя: работник просит копии приказов о приёме и об увольнении.

Обязательной унифицированной формы заявления на внесение записи о совместительстве нет: ни статья 66 ТК РФ, ни пункт 11 Порядка № 320н её не устанавливают. Работник пишет заявление основному работодателю в свободной форме и прикладывает подтверждающий документ.

Если вы работодатель и к вам за справками приходят бывшие и действующие совместители, трёхдневный срок по статье 62 проще соблюдать, когда их приказы и договоры собраны в одном месте. В тарифе «Бизнес» Добыто подписанные кадровые документы хранятся в электронном архиве, поэтому для справки о периоде работы бумажные папки поднимать не нужно.

Как внести запись о совместительстве в трудовую книжку: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Работник определяет форму ведения книжки. Если бумажную книжку ведёт основной работодатель, процедура продолжается. Если работник перешёл на электронные сведения, запись не вносится, а период проверяют в выписке СТД-СФР.
2. Шаг 2. Работник подаёт работодателю-совместителю письменное заявление о выдаче справки о периоде работы или заверенной копии приказа о приёме. Если договор уже прекращён, он просит и копию приказа об увольнении. Документы выдают бесплатно, не позднее 3 рабочих дней.
3. Шаг 3. Работник передаёт основному работодателю заявление о внесении записи и подтверждающий документ. Если он нигде не работает, то обращается к работодателю, у которого работал совместителем.
4. Шаг 4. Специалист по кадрам сверяет документ с графами записи: наименование работодателя, должность, даты, номера и даты приказов. Если сведений не хватает, работник запрашивает дополнительный документ.
5. Шаг 5. Специалист вносит запись о приёме в раздел «Сведения о работе». Порядок — хронологический либо единым блоком после увольнения из организации-совместителя. В графе 3 указывают должность, слова «по совместительству» и наименование внешней организации, в графе 4 — реквизиты приказа работодателя-совместителя.
6. Шаг 6. Если договор о совместительстве прекращён, специалист вносит запись об увольнении: дату, основание в точной формулировке закона со ссылкой на статью, часть и пункт, реквизиты приказа.

Важный нюанс из практики: в типовом перечне действий после приёма стоят четыре пункта: внести запись в трудовую книжку или её электронный аналог, зарегистрировать книжку в форме учёта движения трудовых книжек, отправить данные о военнообязанных в военкомат и отчёт о приёме в социальный фонд. У работодателя внешнего совместителя первые два пункта не возникают, потому что книжку при приёме совместителя не предъявляют. Отчёт в СФР по форме ЕФС-1 сдаётся в обычном порядке.

Образцы приказа, сведений о трудовой деятельности и исправления записи

Начните с приказа Т-1: его дата и номер переносятся в графу 4 записи о приёме совместителя.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как заполнить графы записи о совместительстве

Пункт 10 Порядка № 320н распределяет сведения о приёме по четырём графам, а пункты 15 и 16 задают графы записи об увольнении. Работу по совместительству в записи обозначают словами «по совместительству».

Наименование внешней организации в графе 3 разводит периоды: без него совместительство читается как работа у основного работодателя, под чьим заголовком стоит запись. Общий пункт 10 предусматривает заголовок с полным и, при наличии, сокращённым наименованием работодателя. Пункты 11 и 15 отдельного заголовка перед каждой записью о внешнем совместительстве прямо не требуют, поэтому название организации указывают в тексте самой записи.

Такой подход встречался и раньше. Письмо Минтруда от 15.11.2018 № 14-2/В-913, выпущенное при прежнем порядке ведения книжек, допускало название организации в тексте записи об увольнении с внешнего совместительства. Письмо нормативным актом не является, но формулировку оно подтверждает.

Порядок внесения пункт 11 оставляет на выбор работодателя. Сведения о приёме, переводе и увольнении совместителя вносят хронологически по мере событий либо единым блоком после увольнения из каждой организации. Этот порядок с примерами пересказан в разъяснении прокуратуры Московской области о записях о совместительстве. Блок удобен, когда работник приносит одну справку сразу за весь период работы.

Отдельный случай — совместительство, которое закончилось до приёма к нынешнему основному работодателю. Пункт 11 разрешает внести и такую запись: она появится в разделе после записи о приёме на нынешнее место, и нарушением хронологии это не считается. Минтруд подтвердил эту возможность в письме от 11.07.2023 № 14-6/ООГ-4614. Перед внесением кадровику стоит сверить каждую графу с подтверждающим документом: если дата или номер приказа разойдутся, запись придётся признавать недействительной.

Ошибка в записи о совместительстве: исправление в книжке и ЕФС-1

Ошибку в бумажной книжке и ошибку в отчётности исправляют раздельно. Правка одного канала другой не исправляет: если в ЕФС-1 неверная дата приёма, верная запись в книжке её не перекроет, и наоборот.

Неверная запись в бумажной книжке

Пункт 12 Порядка № 320н запрещает зачёркивать неправильные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Неверную запись признают недействительной, а затем вносят правильную. Для исправления действуют те же требования пунктов 9-10, что и для обычной записи: у неё должно быть основание и правильно заполненные графы. Для совместительства это обычно новая справка или копия приказа работодателя-совместителя, если ошибка пришла из первоначального документа.

Ошибка в сведениях ЕФС-1 о совместителе

По приказу СФР № 1462 работодатель, который сам обнаружил ошибку, подаёт исправленный подраздел 1.1 вместе с титульным листом. Ошибочное мероприятие отменяют отметкой «X», при корректировке указывают верные сведения. Если о расхождениях работодателя уведомил СФР, на устранение даётся 5 рабочих дней. Работник со своей стороны вправе требовать исправления: по статье 66.1 ТК РФ ошибочные или неполные сведения работодатель исправляет по его письменному заявлению.

Порядок корректировки и сроки СФР собрал в памятке для работодателей о единой форме отчётности 2026 года.

У ошибки в отчётности есть цена. Финансовая санкция 500 рублей за каждое застрахованное лицо по части 3 статьи 17 закона № 27-ФЗ на сведения о трудовой деятельности не распространяется. За непредставление в срок, неполные или недостоверные сведения подраздела 1.1 применяется часть 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ: предупреждение либо штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей. Привлечение по этой части СФР относит к компетенции Роструда. Бумажная запись, которую работник не просил вносить, к этим составам отношения не имеет.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Инструкции по приёму работников могут сочетать верную логику с отменённой формой отчётности. Если в материале устарела одна деталь, проверять приходится все. Мы не берём из таких источников сроки, названия форм и реквизиты: оттуда годятся только логика и перечни, которые меняются реже. Срок подачи и состав сведений о совместителе сверяйте с действующим порядком заполнения ЕФС-1.»

В Добыто кадровые документы синхронизируются с 1С:ЗУП через готовый модуль, который устанавливается и настраивается за 1 день. Реквизиты приказа о приёме совместителя в подписанном документе и в учётной системе, из которой готовят отчётность, совпадают.

Когда запись о совместительстве не вносят: совмещение, ГПХ, вредные условия

При совмещении должностей второго договора нет. По статье 60.2 ТК РФ дополнительную работу выполняют в течение установленного рабочего дня наряду с основной, с письменного согласия работника и за дополнительную оплату. Отдельный трудовой договор не заключается, поэтому и записи о совместительстве в книжке не будет.

Договор ГПХ трудовых отношений не создаёт. В ЕФС-1 работодатель отражает начало и окончание такого договора, а записи о приёме в трудовую книжку не возникает. Если исполнитель позже попросит внести «совместительство» по договору подряда или оказания услуг, основания для такой записи не будет.

Важный нюанс из практики: форму договора с человеком, который работает у вас в свободное от основной работы время, определяет существо отношений, и удобство сторон критерием здесь не служит. Договор ГПХ возможен, когда задача конкретная и разовая. Регулярную работу по должности оформляют трудовым договором о совместительстве.

В Добыто внешний совместитель подписывает трудовой договор о совместительстве и приказ о приёме электронной подписью без визита в офис. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Для работы с вредными или опасными условиями действует запрет. По части 5 статьи 282 ТК РФ в редакции от 25.05.2026 совместительство на такой работе не допускается, если основная работа связана с такими же условиями. Статья 283 ТК РФ даёт работодателю право потребовать при приёме справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Это право, а безусловной обязанности запрашивать справку при каждом таком приёме закон не устанавливает.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Смысл запрета в статье 282 ТК РФ в том, что работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя. Поэтому при приёме совместителя на вредное производство выясняйте, какие условия у него на основном месте, и для этого используйте право запросить справку. Если этого не сделать и человек проработает в двойной вредности, ответственность за это несёт принявший его работодатель.»

Перед приёмом совместителя на работу с вредными или опасными условиями работодатель запрашивает справку с основного места. Работник, которому предлагают ГПХ вместо регулярной работы по должности, сверяет существо обязанностей с определением совместительства в статье 60.1 ТК РФ.

Стоимость КЭДО для оформления совместителей и кадровых документов

Стоимость зависит от тарифа и численности сотрудников, совместители учитываются наравне с остальными. Ведение бумажных трудовых книжек в тарифы не входит, отдельной платы за запись в бумажную книжку нет.

Цены приведены по странице тарифов Добыто КЭДО на 05.10.2026, срок действия прайса на странице не указан. Итог зависит от численности, нужных видов подписи и интеграций. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Модуль для 1С:ЗУП ставится за 1 день, но это только модуль: полный цикл внедрения КЭДО занимает больше времени.

Выводы

Запись о совместительстве в бумажной книжке делается по желанию работника. Вносит её основной работодатель по справке или заверенной копии приказа, а если основного места нет, то бывший работодатель-совместитель. Отчётность по ЕФС-1 от этой просьбы не зависит: каждый работодатель-совместитель подаёт сведения о приёме и увольнении на следующий рабочий день после приказа, и именно они попадают в выписку СТД-СФР. Ошибки в двух каналах исправляются по отдельности: в книжке запись признают недействительной, в отчётности подают исправленный подраздел 1.1.

В Добыто электронная часть этой работы проходит в КЭДО: трудовые договоры и приказы о приёме совместителей подписываются электронной подписью, хранятся в архиве и синхронизируются с 1С:ЗУП, а трудовая книжка остаётся на бумаге у основного работодателя.

Частые вопросы о совместительстве и трудовой книжке

Сколько совместительств можно отразить в одной трудовой книжке?

Общего ограничения числа работодателей-совместителей ТК РФ не устанавливает: с каждым заключается отдельный трудовой договор о совместительстве. Запись о каждом из них основной работодатель вносит по своему подтверждающему документу и только по желанию работника. Сведения в ЕФС-1 каждый работодатель-совместитель подаёт за свой период, поэтому в выписке СТД-СФР отражаются все совместительства, включая те, которых нет в бумажной книжке.

Засчитывается ли совместительство в страховой стаж дважды?

Нет. По статье 13 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ периоды, совпадающие по времени, в страховом стаже не суммируются: для назначения пенсии засчитывается один из них по выбору гражданина. Год, отработанный параллельно на основном месте и по совместительству, даёт один год стажа. Периоды работы после регистрации в системе персонифицированного учёта подтверждаются сведениями индивидуального лицевого счёта, и запись в бумажной книжке их не удлиняет.

Становится ли совместительство основной работой после увольнения с основного места?

Автоматически нет. Минтруд в письме от 17.05.2024 № 14-6/ООГ-3039 указал, что увольнение с основной работы договор о совместительстве не меняет. Возможны 2 варианта: изменить условия договора соглашением сторон либо прекратить договор о совместительстве и заключить новый. Точный порядок дополнительной записи в бумажной книжке о смене статуса без прекращения договора нормативно прямо не установлен, а письмо Минтруда нормативным актом не является.

Какой будет запись, если совместителя увольняют из-за приёма основного работника?

Статья 288 ТК РФ даёт дополнительное основание: договор с совместителем прекращают, когда на его место принимают работника, для которого эта работа будет основной. Основание применимо только к бессрочному трудовому договору, совместителя письменно предупреждают не менее чем за 2 недели. В графе 3 записи об увольнении указывают это основание со ссылкой на статью 288 ТК РФ, в графе 4 — наименование, дату и номер приказа. В бумажную книжку такую запись основной работодатель вносит, как и запись о приёме, по желанию работника.

В какой срок основной работодатель должен внести запись после заявления?

Пункт 9 Порядка № 320н устанавливает для обычных записей о работе и переводе срок не позднее 5 рабочих дней с даты приказа, а запись об увольнении вносят в день увольнения. Пункт 11 допускает внесение сведений о совместительстве позже и отдельного срока, отсчитываемого от заявления или от получения подтверждающего документа, не устанавливает. Применять 5-дневный срок пункта 9 к добровольной записи о давнем совместительстве без оговорок нельзя. Если запись нужна к определённой дате, эту дату лучше указать в заявлении.

Нужна ли запись при дистанционном совместительстве или по срочному договору?

Да, если работа оформлена трудовым договором о совместительстве. Дистанционная работа по трудовому договору остаётся трудовыми отношениями. Срочный трудовой договор требует подачи ЕФС-1 о приёме и увольнении. Для обоих вариантов действует общий порядок: запись в бумажную книжку вносит основной работодатель по заявлению работника и подтверждающему документу.