Трудовая книжка у работодателя ведётся одна и только по основному месту работы: этого требуют часть 3 статьи 66 ТК РФ и пункт 2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Если работник принёс две книжки, кадровик принимает для ведения одну, вторую возвращает владельцу и записи из неё не переписывает: процедуры объединения двух книжек Порядок 320н не содержит. Стаж при этом не теряется: СФР допускает учёт записей из нескольких книжек, если они внесены по правилам, действовавшим на дату записи. Какую книжку вести, зависит от того, откуда взялась вторая: новая книжка, заведённая после утраты первой, продолжается как основная, а при дубликате ведётся дубликат, а прежняя книжка с отметкой «Взамен выдан дубликат» остаётся у работника.
Материал закрывает рабочую задачу кадровика: как принять сотрудника, не нарушив Порядок 320н, по каким признакам выбрать основную книжку и когда вместо второй книжки нужен дубликат. Отдельно показываем, как связаны бумажная и электронная трудовая книжка, что уходит в СФР по форме ЕФС-1 и где работник берёт выписку СТД-СФР. Пошаговая инструкция, штрафы по статье 5.27 КоАП, образцы документов, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Откуда у работника две трудовые книжки: четыре типовые ситуации
Чаще всего вторая книжка появляется законно. Статья 65 ТК РФ обязывает работодателя, если у поступающего нет трудовой книжки из-за утраты, повреждения или по иной причине, принять его по письменному заявлению с указанием причины и оформить новую книжку. Через год старая находится в коробке с документами, и у человека на руках два подлинных документа с разными записями.
Реже вторую книжку заводит работодатель по совместительству, хотя пункт 2 Порядка 320н обязывает вести книжку только того, для кого работа основная, и только если сотрудник проработал более пяти дней. Третий источник — дубликат: прежнюю книжку работник сохраняет и приносит вместе с новой.
Таблица показывает, какую книжку принимать для ведения в каждой ситуации и что делать со второй.
| Ситуация | Что говорит норма | Какую книжку вести | Что со второй |
|---|---|---|---|
| Первую книжку потеряли, работодатель оформил новую, потом старая нашлась | Статья 65 ТК РФ: новая книжка оформляется по письменному заявлению работника с указанием причины | Новую: в ней идут текущие записи | Остаётся у работника как документ о стаже за прежние периоды |
| Вторую книжку завёл работодатель по совместительству | Пункт 2 Порядка 320н: книжку ведёт только основной работодатель; пункт 11: сведения о совместительстве вносятся по основному месту по желанию работника | Книжку с основного места работы | Возвращается работнику, записи из неё не переносятся |
| Книжка пришла в негодность, выдан дубликат | Пункт 31 Порядка 320н: на дубликате пишут «Дубликат», на прежней книжке — «Взамен выдан дубликат» с серией и номером | Дубликат | Прежняя книжка остаётся у работника |
| Дубликат выдан из-за недействительной записи об увольнении или переводе | Пункт 30 Порядка 320н: в дубликат переносятся все записи, кроме признанной недействительной | Дубликат | Прежняя книжка остаётся у работника |
Во всех четырёх строках у работодателя в ведении оказывается одна книжка. Различается только то, какая из двух считается действующей, и это определяется происхождением второй, а не тем, какая толще или новее по бланку.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если вторая книжка появилась у совместителя и человек устраивается к вам на вредное производство или опасные работы, выясните, что у него на основном месте. Работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству нельзя, поэтому при приёме такого совместителя вы запрашиваете справку с основного места работы. Не спросили — ответственность за двойную вредность ложится на работодателя, а не на работника.»
Сверьте происхождение второй книжки по записям и отметкам на первой странице до того, как оформлять приём: от этого зависит, какую книжку регистрировать в книге учёта.
Какую трудовую книжку принять основной: критерии выбора
Прямого правила, какую из двух сохранившихся книжек выбрать, ни ТК РФ, ни Порядок 320н не устанавливают. Выбор строится на нормах о ведении и дубликате, и в спорной ситуации его лучше закрепить письменным заявлением работника: так у кадровой службы остаётся документ, почему ведётся именно эта книжка.
- Дубликат старше прежней книжки по статусу. Книжка с отметкой «Взамен выдан дубликат» по пункту 31 Порядка 320н больше не ведётся, записи вносятся в дубликат.
- Книжка с основного места работы. Книжка, которую завёл работодатель по совместительству, основной не становится: по пункту 2 Порядка 320н её вообще не должны были оформлять.
- Последняя запись об увольнении. Запись о приёме к вам должна идти после записи об увольнении с последнего места работы. Если такая запись есть только в одной книжке, именно её продолжать логичнее всего: иначе хронология трудовой деятельности разрывается между двумя документами.
- Форма ведения сведений. Если в книжке есть запись о подаче заявления о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, бумажную книжку новый работодатель не ведёт ни одну.
Факт: трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности входят в обязательный перечень документов при приёме, но не предъявляются, если сотрудник устраивается впервые либо планирует работать по совместительству.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Требовать от работника, который принёс две книжки, дополнительные справки о стаже, характеристики или справку о доходах с прошлого места нельзя: перечень статьи 65 ТК РФ закрытый.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень в статье 65 ТК РФ не единственный, но расширить его могут только указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают. Если служба безопасности просит принести характеристику или справку о доходах, законного основания нет: кандидат может отказать, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя.»
Перед оформлением приёма разложите обе книжки рядом и пройдите по четырём критериям сверху вниз: первый совпавший определяет, какую книжку вы регистрируете.
Что сделать со второй трудовой книжкой и когда нужен дубликат
Вторая книжка возвращается работнику в день, когда вы приняли первую. Работодатель не обязан её хранить: пункт 2 Порядка 320н возлагает на него ведение одной книжки по основному месту работы, а учёт по пунктам 39-40 ведётся только по книжкам, принятым от работников и выданным им.
Переписывать записи из второй книжки в основную нельзя. Пункт 29 Порядка 320н разрешает вносить сведения о прежней работе только в дубликат и только по надлежаще оформленным документам: сначала общий стаж суммарно, затем подтверждённые периоды отдельно. Копии документов заверяет работодатель, оригиналы возвращаются работнику. Если данных не хватает, в дубликат вносятся только те сведения, которые подтверждены.
Сам факт наличия двух книжек основанием для дубликата не является. Пункты 27-31 Порядка 320н называют три основания: утрата книжки, книжка или вкладыш пришли в негодность (обгорели, порваны, испачканы) и запись об увольнении или переводе признана недействительной. При утрате дубликат выдаёт работодатель по последнему месту работы не позднее 15 рабочих дней со дня заявления работника. При недействительной записи дубликат оформляет работодатель, который её внёс.
В сервисе Добыто заявление работника о том, какую книжку он передаёт для ведения, и заявление о выдаче дубликата оформляются как обычные кадровые заявления и подписываются электронной подписью. Сама бумажная книжка в электронный контур не переводится, её принимают и выдают на бумаге под роспись в книге учёта.
Как принять работника с двумя трудовыми книжками: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте обе книжки: ФИО и дату рождения на титульном листе, серию и номер бланка, отметки «Дубликат» и «Взамен выдан дубликат», последнюю запись об увольнении.
- Шаг 2. Проверьте, нет ли в книжках записи о подаче заявления о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Если есть, бумажную книжку не принимаете, сведения о работе подаёте только в СФР.
- Шаг 3. Определите основную книжку по критериям выбора и получите от работника письменное заявление с указанием, какую книжку он передаёт для ведения и почему у него две.
- Шаг 4. Зарегистрируйте принятую книжку в книге учёта движения трудовых книжек с серией и номером, вторую книжку верните работнику.
- Шаг 5. Издайте приказ о приёме, внесите запись в основную книжку и подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
- Шаг 6. Если основания для дубликата есть (утрата, негодность, недействительная запись), примите заявление о дубликате и выдайте его в пределах 15 рабочих дней, внося прежние периоды только по подтверждающим документам.
Стаж по двум трудовым книжкам: что засчитает СФР
Письмо СФР от 17.08.2023 № 09-20/140554 разъясняет, что для подтверждения страхового стажа допустимо учитывать записи из нескольких трудовых книжек, если они оформлены по правилам, действовавшим на дату внесения записей. Работник, у которого остались две книжки, ничего не теряет: при назначении пенсии он предъявляет обе.
Совместительство и пересечение периодов стаж не удваивает. Часть 1 статьи 13 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» устанавливает календарное исчисление: при совпадении по времени нескольких периодов учитывается один из них по выбору заявителя. Если в двух книжках есть записи о работе в одни и те же месяцы, в стаж пойдёт календарный период один раз.
Что об этом думает ГИТ: на портале Онлайнинспекция.РФ Роструд ещё в 2017 году отвечал, что законодательство не запрещает иметь две трудовые книжки для подтверждения стажа. Ответ опирался на прежние правила ведения книжек, поэтому порядок работы с ними сегодня определяет Порядок 320н, но вывод о стаже совпадает с позицией СФР 2023 года.
Периоды работы после 2020 года подтверждаются не книжкой, а сведениями, которые работодатели передают в СФР. Работник получает их выпиской по форме СТД-СФР через Госуслуги, у работодателя — по форме СТД-Р за период работы у него. Как формируется электронная трудовая книжка и какие сведения в неё попадают, описано на странице СФР об электронной трудовой книжке.
Если работник сомневается, учтены ли периоды из второй книжки, ему стоит запросить выписку СТД-СФР и сверить её с записями: расхождения исправляются через работодателя, который подавал сведения.
Бумажная и электронная трудовая книжка: когда вторая книжка не нужна вовсе
Работник, который подал заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ, получает бумажную книжку на руки не позднее 3 рабочих дней, и в ней фиксируется подача заявления (пункт 35 Порядка 320н). Работодатель с этого момента освобождается от её ведения и хранения по статье 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Если такой сотрудник принёс две бумажные книжки, ни одну из них вы не ведёте: обе остаются у него как подтверждение стажа до перехода.
Лицам, которые впервые поступили на работу после 31.12.2020, бумажная книжка не оформляется (часть 8 статьи 2 закона № 439-ФЗ). Если у такого работника на руках бумажная книжка, заведённая позже этой даты, вести её нет оснований: сведения о его работе существуют только в электронном виде.
| Параметр | Бумажная трудовая книжка | Электронные сведения |
|---|---|---|
| Кто ведёт | Работодатель по основному месту работы (пункт 2 Порядка 320н) | СФР на основании сведений ЕФС-1 от всех работодателей |
| Где хранится | У работодателя, учёт в книге движения трудовых книжек | В информационных ресурсах СФР |
| Как получить сведения | Книжка выдаётся при увольнении | СТД-Р у работодателя за его период не позднее 3 рабочих дней после заявления, при увольнении — в день прекращения договора; СТД-СФР в СФР, МФЦ или через Госуслуги |
| Смена формы | Можно перейти на электронную форму заявлением по статье 66.1 ТК РФ | Обратный переход законом № 439-ФЗ не предусмотрен |
Для кадровика из таблицы следует простая проверка: если выбор работника в пользу электронной формы зафиксирован хотя бы в одной из книжек, вопрос о том, какую из них вести, снимается целиком.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сведения о приёме уходят в СФР по форме ЕФС-1 независимо от того, какую книжку вы ведёте. С 30.12.2025 форму и порядок её заполнения утверждает приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 вместо прежнего приказа № 2281, а с 01.07.2026 СФР принимает ЕФС-1 в новом электронном формате. Подраздел 1.1 о приёме подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Обучающие ролики и статьи по трудовым книжкам быстро устаревают: в материалах, записанных уже после 2023 года, до сих пор встречается форма СЗВ-ТД, хотя сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1. Если в источнике устарела одна деталь, проверять надо все. Сроки, названия форм и реквизиты сверяйте с действующей редакцией, а из таких материалов берите только логику и перечни.»
Полезно знать: бумажную трудовую книжку нельзя перевести в КЭДО. Вместе с ней на бумаге остаются приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда и акт о несчастном случае.
Образцы документов для приёма работника с двумя трудовыми книжками
Комплект закрывает регистрацию основной книжки, дубликат и выписку сведений о трудовой деятельности; начните с книги учёта движения трудовых книжек.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом заполнения | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности от работодателя | Скачать |
Учёт и хранение основной трудовой книжки
Пункт 39 Порядка 320н требует вести два учёта: бланков трудовых книжек и вкладышей и движения самих книжек. По пункту 40 в книге учёта движения отражаются принятые от работников и вновь выданные книжки с серией и номером, а в книге учёта бланков — получение и расходование бланков. Формы этих книг работодатель разрабатывает самостоятельно. Работнику с двумя книжками в книгу движения попадает только одна, принятая для ведения; вторая книга учёта не касается.
Учёт, хранение и выдачу книжек организует работодатель, а конкретное уполномоченное лицо назначается приказом или распоряжением (пункт 42 Порядка 320н). Без такого приказа ответственность за книжки не закреплена ни за кем, и при проверке ГИТ вопрос задают руководителю.
Важный нюанс из практики: после оформления приёма кадровая служба вносит запись в трудовую книжку или её электронный аналог, регистрирует книжку в книге учёта движения, направляет сведения о военнообязанных в военкомат и отчитывается о приёме в Социальный фонд России. Работник с двумя книжками этот порядок не меняет, меняется только то, какой документ попадает в книгу учёта.
Ошибка прежнего работодателя в основной книжке исправляется отдельно от вопроса о второй книжке. Исправление вносит работодатель, сделавший неточную запись, либо работодатель по новому месту работы на основании официального документа того, кто ошибся; переписывать запись по данным второй книжки нельзя.
В Добыто приказ о назначении ответственного за трудовые книжки и приказ о приёме подписываются электронной подписью, а готовый модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически. Бумажный контур при этом сводится к самой книжке и книгам учёта.
Ошибки кадровика с двумя трудовыми книжками и их цена
Каждая из типовых ошибок выглядит как экономия времени при приёме, а при проверке квалифицируется как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ или как недостоверные сведения в СФР.
- Работодатель по совместительству ведёт вторую книжку. Так делают, чтобы «у всех была книжка в сейфе». Пункт 2 Порядка 320н этого не предусматривает, а у работника появляется документ, который потом приходится объяснять следующему кадровику.
- Записи переписаны из второй книжки в основную. Мотив — собрать весь стаж в одном документе. Перенос допускается только в дубликат и только по подтверждающим документам (пункт 29 Порядка 320н), поэтому самодельное объединение даёт недействительные записи.
- Бумажная книжка ведётся после перехода работника на электронную форму. Причина — кадровик не заметил запись о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ. Сведения о работе при этом всё равно должны уйти в СФР по ЕФС-1.
- ЕФС-1 о приёме подана с опозданием. Пока выясняют, какую книжку вести, проходит срок подачи подраздела 1.1 — рабочий день, следующий за днём издания приказа.
Внимание: форма СЗВ-ТД больше не подаётся. С 2023 года сведения о трудовой деятельности направляются в составе единой формы ЕФС-1, и шаблоны с прежней формой нужно убрать из рабочих папок.
Санкции за эти ошибки собраны в таблице.
| Нарушение | Норма | Санкция |
|---|---|---|
| Нарушение порядка ведения трудовых книжек, впервые | Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ | Предупреждение или штраф: должностному лицу и ИП 1 000-5 000 руб., юрлицу 30 000-50 000 руб. |
| Повторное аналогичное нарушение | Часть 2 статьи 5.27 КоАП РФ | Должностному лицу 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года, ИП 10 000-20 000 руб., юрлицу 50 000-70 000 руб. |
| Несвоевременные, неполные или недостоверные сведения ЕФС-1 | Статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ | 500 руб. за каждое застрахованное лицо |
| Нарушение порядка электронной подачи сведений | Статья 17 закона № 27-ФЗ | 1 000 руб. |
Санкцию по ЕФС-1 можно не получить: СФР не применяет её к ошибкам, которые страхователь исправил сам до их обнаружения, и к исправлениям в течение 5 рабочих дней после уведомления СФР. По книжкам такого механизма нет, поэтому ошибку в выборе книжки дешевле предотвратить при приёме.
В Добыто заявление работника о выдаче дубликата или сведений о трудовой деятельности фиксируется с датой подписания, и от неё кадровая служба отсчитывает 15 рабочих дней на дубликат и 3 рабочих дня на СТД-Р.
Стоимость КЭДО для кадровых документов при приёме
Стоимость зависит от численности сотрудников и нужного набора подписей и интеграций; трудовая книжка остаётся бумажной, а заявления, приказы и согласия при приёме переводятся в электронный вид.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП сотрудникам | входит в тариф | на всех тарифах |
| Интеграция с 1С:ЗУП (готовый модуль) | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров — удостоверяющие центры, по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и выбранного тарифа; тариф можно повысить или понизить в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Две трудовые книжки у одного работника — законная ситуация, если вторая появилась после утраты первой или вместе с дубликатом. Работодатель ведёт одну книжку по основному месту работы, выбирает её по происхождению второй книжки и последней записи об увольнении, вторую возвращает владельцу и ничего из неё не переносит. Стаж по обеим книжкам сохраняется, а совпадающие периоды засчитываются один раз; если работник перешёл на электронную форму, бумажную не ведут вовсе.
Добыто закрывает электронную часть этой процедуры: заявления работника, приказы о приёме и о назначении ответственного подписываются онлайн с фиксацией даты, а бумажный контур остаётся только для самой трудовой книжки и книг учёта.
Частые вопросы о двух трудовых книжках
Нужны ли комиссия и акт, если работник потерял одну из книжек?
Нет. Письмо Минтруда России от 28.09.2021 № 14-6/ООГ-9180 разъясняет, что комиссия по установлению стажа создаётся при массовой утрате книжек в чрезвычайной ситуации. При индивидуальной утрате или порче дубликат оформляет работодатель по заявлению и документам работника, специальную комиссию создавать и акт оформлять не требуется.
Можно ли уволить работника, который не сообщил о второй трудовой книжке?
Пункт 11 части 1 статьи 81 ТК РФ позволяет уволить за представление подложных документов при заключении трудового договора, а статья 327 УК РФ требует, чтобы человек заведомо использовал поддельный документ. Две подлинные книжки, оформленные разными работодателями, подложными не являются, поэтому ни основанием для увольнения, ни поводом для уголовного преследования сами по себе не служат.
Может ли работник вернуться к бумажной книжке после выбора электронной?
Нет. Закон № 439-ФЗ разрешает работнику, сохранившему бумажную книжку, позднее перейти на электронные сведения, но обратного перехода не предусматривает. Бумажная книжка, выданная на руки по пункту 35 Порядка 320н, остаётся у работника как подтверждение стажа до момента перехода.
Как внести в основную книжку сведения о работе по совместительству?
По пункту 11 Порядка 320н запись о совместительстве вносит работодатель по основному месту работы по желанию работника на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Без заявления работника такая запись не делается, а работодатель по совместительству в свою книжку её не вносит, потому что книжку не ведёт.
Что делать с трудовой книжкой, которую уволенный работник не забрал?
Пункт 43 Порядка 320н предписывает хранить невостребованные при увольнении трудовые книжки и дубликаты до востребования по правилам главы IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Уничтожать книжку или отправлять её в СФР работодатель не вправе.
Нужно ли сообщать в СФР или ГИТ, что у работника две книжки?
Ни ТК РФ, ни Порядок 320н такой обязанности не устанавливают. В СФР уходят сведения о кадровых событиях по форме ЕФС-1: о приёме подраздел 1.1 подаётся не позднее рабочего дня после издания приказа, а сведения о книжках как документах в нём не отражаются.
